1. Informacje ogólne Główny Instytut Górnictwa w Katowicach, w ramach którego powstała i działa Jednostka Certyfikująca (GIG-JC), jest instytutem naukowo-badawczym funkcjonującym na podstawie ustawy z dnia 25 lipca 1985 r. o jednostkach badawczo-rozwojowych ( Dz. U. z 1991 r. Nr 44 poz.194 ). Organem nadzorującym działalność Głównego Instytutu Górnictwa jest Minister Gospodarki. Instytut utworzony został w dniu 16.06.1945 r. na podstawie Uchwały Rady Ministrów z dnia 11 kwietnia 1945 r., na bazie Centralnego Laboratorium Przemysłu Węglowego, w skład którego wchodziła reaktywowana Kopalnia Doświadczalna Barbara w Mikołowie. Otrzymał wówczas nazwę Instytut Naukowo - Badawczy Przemysłu Węglowego. Obecną nazwę nadano instytutowi 24 marca 1950 r., a statut w dniu 17.11.1951 r. Od początku swego istnienia Główny Instytut Górnictwa prowadzi działalność opiniodawczo-atestacyjną. Kopalnia Doświadczalna "Barbara" w Mikołowie zajmuje się głównie atestacją urządzeń przeznaczonych do stosowania w strefach zagrożonych wybuchem pyłów i gazów. W 1976 r. w GIG powstaje druga jednostka opiniodawczo-atestacyjna, o nazwie - Zakład Badań, Oceny i Atestacji Maszyn Górniczych, skupiająca pracowników zajmujących się pracami opiniodawczo-atestacyjnymi w zakresie maszyn, urządzeń i materiałów przeznaczonych dla górnictwa. W roku 1996, zarządzeniem Naczelnego Dyrektora GIG, Zakład Badań, Oceny i Atestacji Maszyn Górniczych, wraz z grupą pracowników KD "Barbara", zostaje przekształcony w Jednostkę Certyfikującą Wyroby (GIG-JCW). W lipcu 2001 roku, ze względu na poszerzenie zakresu działalności jednostki o certyfikację systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, zmieniona została jej nazwa na Jednostka Certyfikująca (GIG-JC). Od kilku lat GIG zajmuje się także zagadnieniami związanymi z systemami zarządzania: jakością, środowiskowego i BHP oraz zintegrowanymi systemami zarządzania. Instytut jest jednostką dysponującą kadrą wysokokwalifikowanych specjalistów systemów jakości, ujętych w rejestrze auditorów i kandydatów na auditorów Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji. Legitymują się oni certyfikatami uznanych zagranicznych jednostek certyfikujących takich jak: BSI IT, DGQ, RW TÜV Essen oraz EOQ. Działalność certyfikacyjna wyrobów prowadzona jest przez GIG-JC w oparciu o system certyfikacji, którego zasady wynikają z wymagań normy PN-EN 45011 oraz wytycznych i przepisów krajowego systemu certyfikacji wyrobów, organizowanego i nadzorowanego przez Polskie Centrum Akredytacji w Warszawie, min. z wykorzystaniem programów certyfikacji wyrobów 5 i 1b systemu certyfikacji. Działalność GIG-JC w dziedzinie certyfikacji wyrobów podlega nadzorowi Rady ds. Certyfikacji, działającej przy jednostce i reprezentującej wszystkie strony związane w sposób bezpośredni lub pośredni z procesem certyfikacji. Schemat organów certyfikujących GIG-JC przedstawia rys.1. Odpowiedzialnym za całokształt działalności GIG-JC jest Kierownik, podlegający bezpośrednio Naczelnemu Dyrektorowi GIG. Kierownik GIG-JC podejmuje ostateczne decyzje w sprawach wydania lub odmowy wydania certyfikatu oraz w kwestiach zawieszania, cofania, rozszerzania lub ograniczania już wydanych certyfikatów. Informator - Opis systemu dobrowolnej certyfikacji wyrobów, Katowice, kwiecień 2009 roku - strona 2 / stron 12
NACZELNY DYREKTOR GIG Rada ds. Certyfikacji KIEROWNIK GIG-JC Sekretariat Komitet Techniczny Zespół Certyfikacji Systemów Zarządzania Zespół Certyfikacji Wyrobów - KATOWICE Zespół Certyfikacji Osób i Rozwoju Systemów Zespół Certyfikacji Wyrobów KD "Barbara" - Mikołów Rys. 1. Schemat organów certyfikujących GIG-JC Działalność certyfikacyjna, w zależności od rodzaju wyrobu, prowadzona jest przez specjalistów zatrudnionych w Zespole Certyfikacji Wyrobów Katowice. Do oceny WTO (warunków techniczno organizacyjnych czyli systemu jakości) dostawcy oraz oceny kompetencji laboratoriów badawczych wykorzystywany jest Zespół Certyfikacji Osób i Rozwoju Systemów, w skład którego wchodzą specjaliści z zakresu systemów zarządzania. Nadzór nad funkcjonowaniem GIG-JC, zgodnym z wymaganiami normy PN-EN 45011, sprawuje Rada ds. Certyfikacji, w skład której wchodzą przedstawiciele producentów wyrobów certyfikowanych w GIG-JC, reprezentanci użytkowników i urzędów administracji państwowej. Skład Rady ds. Certyfikacji zapewnia bezstronność działania GIG-JC i ochronę interesów wszystkich stron związanych z procesem certyfikacji. Powołany przez Naczelnego Dyrektora GIG, na wniosek Rady ds. Certyfikacji, Komitet Techniczny składa się z ekspertów reprezentujących dziedziny nauki i techniki związane z obszarem prowadzonej przez GIG-JC certyfikacji. Działalność Komitetu Technicznego w zakresie Certyfikacji Wyrobów sprowadza się do posiedzeń doradczych i opiniodawczych dotyczących nowych wyrobów (ocenianych po raz pierwszy), oraz wyrobów których ocena wymaga dodatkowo konsultacji z niezależnymi ekspertami. W takich przypadkach spośród stałych członków Komitetu Technicznego powoływane są Zespoły Ekspertów, których stanowisko wyrażane jest na piśmie w postaci orzeczeń przedstawianych Kierownikowi JC. Sprawną obsługę Klientów oraz zabezpieczenie działalności administracyjno-finansowej jednostki zapewnia Sekretariat GIG-JC. 2. Charakterystyka systemu certyfikacji System certyfikacji obowiązujący w GIG-JC oparty jest na zasadach certyfikacji zgodności wyrobów przeprowadzanej przez stronę trzecią i spełnia wymagania zawarte w następujących przepisach i normach: 1) Norma PN-EN 45011:2000 Wymagania ogólne dotyczące jednostek prowadzących systemy certyfikacji wyrobów, 2) Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 roku o zmianie i uchyleniu niektórych ustaw w związku z uzyskaniem przez Rzeczpospolitą Polską członkostwa w Unii Europejskiej (Dz. U. z 2004 roku nr 96 poz. 959). 3) Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności, (Tekst jednolity Dz. U. z 2004 roku nr 204 poz. 2087 wraz z późniejszymi zmianami). Informator - Opis systemu dobrowolnej certyfikacji wyrobów, Katowice, kwiecień 2009 roku - strona 3 / stron 12
W ramach działania Zespołu Certyfikacji Wyrobów - Katowice w zakresie certyfikacji dobrowolnej wyrobów realizowana jest: certyfikacja zgodności z wymaganiami norm krajowych, międzynarodowych, dokumentów normatywnych oraz norm lub dyrektyw organizacji regionalnych. Certyfikat zgodności z ww. dokumentami mogą otrzymać zarówno wyroby krajowe jak i zagraniczne spełniające wymagania określone w tych dokumentach. Podstawę certyfikacji zgodności stanowią wymagania ustalone we właściwych dla danego wyrobu normach krajowych, międzynarodowych, dokumentach normatywnych oraz normach lub dyrektywach organizacji regionalnych. B certyfikacja na znak bezpieczeństwa, wykonywana na wniosek dostawcy, na podstawie wymagań dotyczących bezpieczeństwa ustalonych w Polskich Normach lub właściwych przepisach prawnych W zakresie dobrowolnej certyfikacji wyrobów Klient (Producent, Importer) składa wniosek o przeprowadzenie procesu certyfikacji wyrobu, który nie podlega temu obowiązkowi z mocy prawa. Certyfikacja lub ocena zgodności w obszarze dobrowolnym może być również podstawą do wystawienia deklaracji zgodności WE dla wyrobów podlegających oznakowaniu CE (z wyjątkiem sytuacji, w której wymagany jest udział Jednostki notyfikowanej). Jednostka Certyfikująca prowadzi dobrowolną certyfikację i ocenę zgodności głównie dla następujących wyrobów: 1) Górnicza obudowa podporowa, stalowa: odrzwia, stojaki, stropnice, strzemiona, okładziny, siatki, rozpory, stopy podporowe i podporowo - łącznikowe. 2) Elementy dodatkowe górniczej obudowy podporowej, stalowej, np. elementy wzmacniające: belki podciągów, śruby hakowe, itp. 3) Obudowa kotwowa: kotwy, ładunki klejowe, spoiwa. 4) Materiały chemiczne i wyroby z tworzyw sztucznych: rury i armatura z tworzyw sztucznych, kleje do klejenia górotworu, materiały i tworzywa organiczne do wypełniania pustek oraz izolacji wyrobisk górniczych, folie i tkaniny powlekane, płótna z włókien sztucznych (do lutni, izolacji zrobów itp.), mieszanki gumowe, tworzywa na elementy części maszyn i uszczelnienia. 5) Opakowania z tworzyw sztucznych. 6) Okładziny cierne hamulcowe. 7) Oleje hydrauliczne. 8) Ciecze hydrauliczne. 9) Farby powłoki, żywice, kleje i organiczne materiały wiążące. 10) Kopalniane wozy urobkowe. 11) Wywroty boczne wozów. 12) Hamulce torowe, w tym hamulce torowe urządzeń przyszybowych. 13) Zapychaki. 14) Zapory torowe. 15) Prowadnice toczne. 16) Układy napędu, sygnalizacji i zabezpieczeń zmechanizowanych tam wentylacyjnych. 17) Kołowroty. Informator - Opis systemu dobrowolnej certyfikacji wyrobów, Katowice, kwiecień 2009 roku - strona 4 / stron 12
18) Kombajny górnicze ścianowe i chodnikowe. 19) Strugi węglowe, podzespoły i wyposażenie. 20) Ładowarki na podwoziach gąsienicowych i kołowych. 21) Maszyny górnicze do ładowania urobku. 22) Maszyny wiertnicze. 23) Przenośniki zgrzebłowe. 24) Przenośniki taśmowe, podzespoły i wyposażenie. 25) Hydrauliczne narzędzia specjalne. 26) Narzędzia górnicze ręczne do urabiania i prac pomocniczych. 27) Narzędzia do maszyn górniczych. 28) Kopalniane sprężarki powietrza. 29) Urządzenia chłodnicze przemysłowe dla górnictwa. 30) Wentylatory lutniowe, strumieniowe i kopalniane główne. 31) Urządzenia odpylające, zwilżające i zraszające. 32) Maszyny pompowo - podające. 33) Pompy górnicze. 34) Silniki i pompy hydrauliczne. 35) Siłowniki hydrauliczne. 36) Zawory hydrauliczne. 37) Zawory upustowe. 38) Filtry hydrauliczne. 39) Hydrauliczne agregaty zasilające. 40) Rozdzielacze hydrauliczne. 41) Rury dla rurociągów górniczych. 42) Hydrauliczne węże wysokociśnieniowe. 43) Węże z tworzyw sztucznych. 44) Kraty pomostowe. 45) Łańcuchy górnicze i techniczne. 46) Druty stalowe na liny i górnicze liny stalowe. 47) Uchwyty i zawiesia. 48) Śruby, wkręty i nakrętki, w tym śruby i nakrętki specjalne. 49) Pasy pędne. 50) Pożarnicze węże tłoczne dla górnictwa. 51) Odzież robocza dla górnictwa. 52) Inne urządzenia, maszyny i materiały prosimy o kontakt (tel. 32 259 23 51) UWAGA: Pojęcie certyfikacji dobrowolnej lub oceny zgodności dobrowolnej w odniesieniu do niektórych wyżej wymienionych wyrobów nie oznacza, że wyrób może zostać wprowadzony do obrotu bez przeprowadzenia wymaganej prawem procedury oceny zgodności. Dotyczy to szczególnie wyrobów podlegających procedurze wystawienia deklaracji zgodności WE i oznakowania CE. W przypadku wystąpienia wątpliwości w tym zakresie prosimy o kontakt (tel. 32 259 23 51). Certyfikacja wyrobów w GIG-JC prowadzona jest w oparciu o 5 i 1b systemu certyfikacji wyrobów według PKN-ISO/IEC Guide 67. Systemy certyfikacji wyrobów obowiązujące w GIG-JC zostały opisane w następujących programach certyfikacji: - Program certyfikacji wyrobów według modelu 5 systemu certyfikacji wyrobów - PCW- ISO/IEC-5, - Program certyfikacji wyrobów według modelu 5 systemu certyfikacji wyrobów - PCW- ISO/IEC-1b. Programy te są dostępne na stronie internetowej GIG-JC. Informator - Opis systemu dobrowolnej certyfikacji wyrobów, Katowice, kwiecień 2009 roku - strona 5 / stron 12
Wstępny kontakt z Dostawcą; informacje o systemie certyfikacji, niezbędnej dokumentacji i badaniach kwalifikacyjnych wyrobu Badania kwalifikacyjne wyrobu Złożenie wniosku o certyfikację wraz z wymaganą dokumentacją i wynikami badań. Wstępna weryfikacja wniosku. Rejestracja wniosku. Ocena systemu jakości Dostawcy Przegląd i merytoryczna ocena zgromadzonego materiału Decyzja Kierownika GIG-JC o potrzebie zasięgnięcia opinii Zespołu Ekspertów; wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu Podpisanie umowy o nadzorze. Wydanie certyfikatu Nadzór GIG-JC nad posiadaczem certyfikatu. Badania kontrolne wyrobu, okresowa ocena systemu jakości, nadzór nad sposobem wykorzystywania certyfikatu Rys. 2. Schemat procedury certyfikacji wyrobów w GIG-JC. 3. Proces certyfikacji wyrobów 3.1. Informacje wstępne Główny Instytut Górnictwa Jednostka Certyfikująca zapewnia Dostawcom zainteresowanym przeprowadzeniem certyfikacji wyrobu w GIG-JC, udostępnienie wszelkich informacji dotyczących zasad certyfikacji oraz pomoc w sprawnym przeprowadzeniu tego procesu. Po skontaktowaniu się Dostawcy z GIG-JC, jednostka udziela mu informacji o: - przepisach krajowych dotyczących badań i certyfikacji, - rodzaju i zakresie badań laboratoryjnych niezbędnych do wykonania, - laboratoriach badawczych spełniających wymagania dotyczące wykonywania badań, - dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia certyfikacji, - zasadach oceny i kontroli systemu jakości dostawcy, - procedurze certyfikacji wyrobów GIG-JC, - zasadach nadzoru, - opłatach za certyfikację, - zasadach zawieszania i cofania certyfikatów, - możliwości odwołania się od decyzji podjętych przez GIG-JC. Dostawca wyrobów (wnioskodawca) otrzymuje formularze wniosku i kwestionariusz oceny dostawcy, wraz z informacją dotyczącą prawidłowego ich wypełniania. GIG-JC deklaruje współpracę oraz udzielenie pomocy i wszelkich niezbędnych wskazówek, umożliwiających Klientom pełne zrozumienie systemu certyfikacji i jego elementów. 3.2. Zgłoszenie wyrobu do badań Informator - Opis systemu dobrowolnej certyfikacji wyrobów, Katowice, kwiecień 2009 roku - strona 6 / stron 12
Dla celów certyfikacji Dostawca zobowiązany jest przeprowadzić badania pełne kwalifikacyjne wyrobu, obejmujące sprawdzenie wszystkich niezbędnych wymagań zawartych w normie lub innym dokumencie normatywnym, będącym podstawą certyfikacji. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi wymaganiami badania wykonywane są w niezależnych od dostawcy i odbiorcy, a zarazem akredytowanych we właściwym zakresie, laboratoriach badawczych. W przypadku, gdy brak w danym zakresie badawczym laboratorium akredytowanego możliwe jest wykonanie badań w laboratorium nie akredytowanym, jeśli GIG-JC uznała jego kompetencje techniczne. W szczególnych przypadkach, uzasadnionych specyfiką wyrobu lub metody badawczej, dopuszcza się przeprowadzanie badań na stanowiskach Dostawcy, ale tylko pod nadzorem GIG-JC. Dostawca ubiegający się o certyfikację ma prawo do korzystania z usług różnych laboratoriów akredytowanych przez Polskie Centrum Akredytacji i wykonujących badania o zakresie zgodnym z wymaganiami jednostki, dotyczącymi danego wyrobu. Wykaz takich laboratoriów udostępniany jest Klientom przez GIG-JC. 3.3. Złożenie wniosku o certyfikację. Rejestracja wniosku Zgłoszenie wyrobu do certyfikacji w GIG-JC dokonywane jest na specjalnym formularzu przekazywanym Klientowi przez jednostkę wraz z objaśnieniami dotyczącymi jego wypełnienia (wniosek - Wzór nr PC/W-01/1). Wniosek może obejmować jeden wyrób lub grupę wyrobów z zakresu wyrobów certyfikowanych przez GIG-JC i może być zgłoszony tylko przez jednego Dostawcę. Do wniosku powinny być dołączone dokumenty określone przez GIG-JC, którymi w zależności od wyrobu i rodzaju certyfikacji mogą być: - identyfikatory i dokumentacja techniczna wyrobu wraz z ogólnym opisem wyrobu, instrukcją obsługi i użytkowania (w języku polskim), - norma lub inny dokument normatywny przyjęty do stosowania lub wskazany przez dostawcę do certyfikacji zgodności; w przypadku certyfikacji na znak bezpieczeństwa dokumenty stanowiące podstawę certyfikacji wskazuje GIG-JC, - wypełniony przez Dostawcę kwestionariusz oceny dostawcy - na formularzu udostępnianym przez jednostkę (załączniki kwestionariuszy - Wzór nr PC/W-01/2 i Wzór nr PC/W-01/2, odpowiednio dla producenta i importera), - sprawozdania z badań pełnych przeprowadzonych w laboratoriach badawczych spełniającym wymagania określone w punkcie 3.2., oraz egzemplarz wyrobu (jeżeli tak zostało to wcześniej ustalone między Dostawcą a jednostką) lub informacja o miejscu jego udostępnienia w celu przeprowadzenia oględzin. Wniosek wraz z załączoną dokumentacją podlega weryfikacji pod względem formalnym, w terminie do 7 dni od daty otrzymania. W przypadku pozytywnego wyniku wniosek zostaje zarejestrowany z datą jego wpływu. W przypadku negatywnego wyniku tej weryfikacji Dostawca zostaje wezwany do uzupełnienia wniosku w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania wezwania. Wniosek taki podlega rejestracji z datą wpływu uzupełnionych dokumentów. Nie uzupełnienie wniosku powoduje pozostawienie go bez rozpatrzenia. 3.4. Ocena systemu jakości dostawcy W przypadku wyrobów certyfikowanych wg 5 systemu certyfikacji wyrobów, jednostka przeprowadza ocenę systemu jakości dostawcy, na podstawie analizy dokumentacji systemu (w przypadku certyfikowanego systemu jakości) lub poprzez przeprowadzenie kontroli warunków organizacyjno-technicznych. Kontrole warunków organizacyjno-technicznych mogą być dokonywane przez GIG-JC na reprezentatywnych dla systemu jakości dostawcy zakładach, wydziałach lub stanowiskach. Ocena systemu jakości dostawcy przeprowadzana jest przez specjalistów Zespołu Certyfikacji Osób i Rozwoju Systemów, a jej wyniki zawarte są w protokole. O wynikach oceny informowany jest na bieżąco Informator - Opis systemu dobrowolnej certyfikacji wyrobów, Katowice, kwiecień 2009 roku - strona 7 / stron 12
zainteresowany Dostawca. Jednostka może zrezygnować z przeprowadzenia kontroli warunków organizacyjnotechnicznych, jeśli Dostawca posiada aktualny certyfikat na system zarządzania jakością wydany przez jednostkę certyfikującą systemy jakości. 3.5. Przegląd i merytoryczna ocena zebranego materiału Merytoryczną ocenę wyników przeprowadzonych badań kwalifikacyjnych, dokumentacji wyrobu, protokołu oceny systemu i innych elementów przewidzianych procedurą certyfikacji, przeprowadza specjalista wyznaczony przez Kierownika GIG-JC. Wynikiem tej oceny jest wniosek o wydanie lub odmowę wydania certyfikatu, kierowany do Kierownika jednostki. 3.6. Decyzja Kierownika GIG-JC Decyzję w kwestii wydania lub nie wydania certyfikatu podejmuje Kierownik GIG-JC, po zapoznaniu się z wnioskiem specjalisty i dokumentacją zgromadzoną w trakcie postępowania certyfikacyjnego. Po przeprowadzeniu analizy zgromadzonych materiałów Kierownik GIG-JC podejmuje decyzję o potrzebie zasięgnięcia opinii Komitetu Technicznego - Zespołu Ekspertów lub wydaniu certyfikatu bez potrzeby jego opiniowania. Wnioskodawca zostaje powiadomiony o podjętej decyzji. Wydanie decyzji odmownej związane jest z przesłaniem dostawcy wykazu niezgodności wraz z informacją o możliwości złożenia od tej decyzji odwołania. W przypadku podjęcia decyzji o potrzebie zasięgnięcia opinii Zespołu Ekspertów, wniosek przekazywany jest pod obrady Zespołu Ekspertów GIG-JC, w skład którego wchodzą eksperci z dziedzin związanych z wnioskowanym wyrobem. Stanowisko Zespołu Ekspertów GIG-JC przekazywane jest Kierownikowi GIG-JC w postaci orzeczenia, które załączane jest do wniosku specjalisty. W trakcie swej działalności Zespół Ekspertów zobowiązany jest do przestrzegania bezstronności, niezależności, rzetelności oraz poufności wydawanych orzeczeń (opinii i ocen). 3.7. Podpisanie umowy o nadzorze. Wydanie certyfikatu W przypadku podjęcia decyzji o wydaniu certyfikatu wnioskodawca otrzymuje do zaakceptowania umowę o nadzorze. Umowa między GIG-JC a dostawcą określa jednoznacznie wzajemne prawa i zobowiązania oraz wymagania, których spełnienie warunkuje wydanie, a następnie posługiwanie się certyfikatem. Umowa precyzuje ustalenia konieczne do sprawowania nadzoru przez jednostkę certyfikującą, w tym zasady wzajemnego informowania o zaistniałych zmianach istotnych dla obu stron. Certyfikat wydawany jest po podpisaniu przez wnioskodawcę umowy o nadzorze oraz uregulowaniu zobowiązań finansowych wobec GIG-JC. Certyfikat wydaje się dla wyrobów certyfikowanych po raz pierwszy na okres trzech lat, z ważnością od dnia wydania certyfikatu. Jednostka certyfikująca może wydać swój certyfikat na podstawie certyfikatu wydanego przez inną jednostkę certyfikującą, z którą PCA lub GIG-JC z upoważnienia PCA zawarły umowę o wzajemnym uznawaniu certyfikatów, a także wówczas, gdy zobowiązanie o wzajemnym uznawaniu certyfikatów wynika z faktu przystąpienia Polski do międzynarodowych porozumień lub systemów. Czas trwania procesu certyfikacji od daty zarejestrowania wniosku do daty wydania certyfikatu nie przekracza 30 dni, pod warunkiem, że dokumentacja jest kompletna i wystarczająca dla potrzeb certyfikacji. 3.8. Nadzór nad posiadaczem certyfikatu GIG-JC sprawuje nadzór nad wydanymi przez siebie certyfikatami. Szczegółowe zasady Informator - Opis systemu dobrowolnej certyfikacji wyrobów, Katowice, kwiecień 2009 roku - strona 8 / stron 12
określa umowa o nadzorze zawierana pomiędzy Dostawcą a jednostką. Nadzór nad posiadaczem certyfikatu realizowany jest poprzez: - kontrole warunków organizacyjno-technicznych (5 system certyfikacji wyrobów), - badania kontrolne wyrobów pobranych u dostawcy i/lub u użytkownika (5 system certyfikacji wyrobów), - ocenę sposobu wykorzystywania certyfikatów przez dostawców (5 system certyfikacji wyrobów). W ramach nadzoru prowadzone są okresowe kontrole warunków organizacyjnotechnicznych, przeprowadzane przez specjalistów Zespołu Certyfikacji Osób i Rozwoju Systemów, zgodnie z ustalonym harmonogramem, na warunkach określonych procedurą obowiązującą w jednostce. Jednostka może odstąpić od przeprowadzania kontroli w przypadku, gdy posiadacz certyfikatu posiada aktualny certyfikat systemu jakości. Umowa o nadzorze ustala także warunki przeprowadzania badań kontrolnych próbek wyrobów pobranych u dostawcy i/lub u użytkownika. Badania wykonywane są w laboratoriach - zgodnie z zapisem punktu 3.2 powyżej, których zakres badawczy odpowiada potrzebom jednostki, a ich częstość i zasady pobierania próbek określa umowa o nadzorze. Jednostka Certyfikująca GIG, w myśl przepisów określających zasady certyfikacji, zobowiązana jest do sprawowania nadzoru nad sposobem wykorzystywania certyfikatów przez ich posiadaczy. Dotyczy to w szczególności prawidłowego posługiwania się certyfikatem w reklamach, właściwego oznaczania certyfikowanych wyrobów, nie wykorzystywania informacji o posiadaniu certyfikatu w stosunku do innych, nie certyfikowanych wyrobów itp. 4. Elementy związane z procesem certyfikacji wyrobów 4.1. Zawieszanie i cofanie certyfikatu Niespełnienie przez posiadacza certyfikatu wymagań wynikających z przepisów dotyczących certyfikacji lub zasad określonych umową między GIG-JC a posiadaczem certyfikatu, powoduje zastosowanie następujących sankcji: a) zawieszenie certyfikatu, b) cofnięcie certyfikatu i prawa do oznaczania wyrobów. GIG-JC podejmuje decyzję o zawieszeniu certyfikatu jego posiadaczowi na określony czas w przypadku: - stwierdzenia, że wyrób nie spełnia wymagań bezpieczeństwa - zawieszenie następuje w trybie natychmiastowym, - negatywnych wyników badań wyrobu lub kontroli przeprowadzonych w ramach nadzoru, - uniemożliwienia jednostce przeprowadzenia badań lub kontroli, - nie wywiązywania się dostawcy z zobowiązań dotyczących częstości badań i kontroli w trakcie nadzoru, - stwierdzenia niewłaściwego posługiwania się certyfikatem lub znakiem zgodności, - nie wywiązywania się dostawcy z zobowiązań wynikających z innych ustaleń koniecznych do sprawowania nadzoru przez GIG-JC zawartych w umowie, - nie wywiązywania się dostawcy z zobowiązań finansowych związanych z nadzorem oraz prawem do posługiwania się certyfikatem. GIG-JC zawieszając ważność certyfikatu określa warunki, na jakich może nastąpić jej przywrócenie oraz termin ich wypełnienia, nie dłuższy niż 6 miesięcy. W czasie zawieszenia certyfikatu wyroby nie mogą być oznaczane znakiem zgodności a certyfikat nie może być wykorzystywany. GIG-JC zastrzega sobie prawo do podania do publicznej wiadomości informacji o zawieszeniu certyfikatu. Certyfikat może być przywrócony po spełnieniu przez dostawcę w określonym terminie warunków podanych przez jednostkę certyfikującą. Decyzję o cofnięciu certyfikatu i unieważnieniu prawa do oznaczania wyrobów jednostka Informator - Opis systemu dobrowolnej certyfikacji wyrobów, Katowice, kwiecień 2009 roku - strona 9 / stron 12
certyfikująca podejmuje w następujących przypadkach: - nadużycia przez dostawcę uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu, - niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przez GIG-JC przy zawieszeniu certyfikatu. Po cofnięciu certyfikatu, wyroby nie mogą być oznaczane znakiem bezpieczeństwa, a GIG-JC określa termin i sposób wycofania z rynku wyrobów oznaczonych tym znakiem. GIG-JC może podać informację o cofnięciu certyfikatu i prawa do oznaczania wyrobów znakiem bezpieczeństwa do publicznej wiadomości. Ponowne wydanie certyfikatu wymaga przeprowadzenia pełnego postępowania certyfikacyjnego. 4.2. Rozszerzenie posiadanego certyfikatu Rozszerzenie certyfikatu na odmiany lub wersje tego samego wyrobu, który posiada certyfikat, jest możliwe jeśli te odmiany lub wersje nie różnią się znacząco od wyrobu posiadającego certyfikat i spełniają wszystkie wymagania przypisane dla wyrobu podstawowego. GIG-JC może zdecydować o rozszerzeniu certyfikatu po przeprowadzeniu uproszczonego procesu certyfikacji, ustalając jego zakres i wymaganą do jego przeprowadzenia dokumentację. Jednostka certyfikująca może zdecydować się nie przeprowadzać oceny systemu jakości dostawcy. Rozszerzenie zakresu certyfikatu ma formę aneksu do certyfikatu na wyrób podstawowy, z takim samym terminem ważności. 4.3. Reklamacje i odwołania Szczegółowy tryb postępowania w przypadku wystąpienia spraw spornych reklamacji i odwołań od decyzji jednostki został ustalony w GIG-JC procedurą ogólną PO-07 Reklamacje, skargi i odwołania od decyzji jednostki. Procedura udostępniana jest na życzenie Klientów. Zgodnie z tą procedurą Wnioskodawca lub posiadacz certyfikatu ma prawo odwołać się od decyzji GIG-JC na każdym etapie procedury certyfikacyjnej lub w okresie ważności certyfikatu. Odwołanie powinno być wniesione do Kierownika GIG-JC, w terminie do 14 dni od daty otrzymania decyzji, z którą się nie zgadza. Po wstępnym zapoznaniu się z jego treścią, Kierownik GIG-JC decyduje o sposobie załatwienia sprawy i wyznacza osobę do jej przeprowadzenia. Klient zostaje poinformowany o wynikach postępowania odwoławczego. Po wyczerpaniu możliwości przewidzianych w powyższej procedurze, każda ze stron może zwrócić się do Sądu o ostateczne rozstrzygnięcie sporu. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów między stronami jest Sąd Powszechny właściwy według siedziby Głównego Instytutu Górnictwa. 4.4. Informowanie o zmianach GIG-JC zapewnia wszystkim stronom związanym i zainteresowanym procesem certyfikacji, że będą na bieżąco informowani o wszelkich zmianach przepisów, zasad oraz procedur dotyczących certyfikacji wyrobów. W przypadku zmian w wymaganiach lub zaistnienia konieczności wprowadzenia zmian w procedurach dotyczących procesu certyfikacji w GIG-JC, jednostka powiadamia o tym wszystkich zainteresowanych certyfikacją wraz z określeniem terminu wprowadzenia tych zmian, w celu umożliwienia wprowadzenia odpowiednich przekształceń w systemie jakości dostawcy i podjęcia koniecznych działań. Dostawcy posiadający certyfikat wydany przez GIG-JC zobowiązani są do informowania Informator - Opis systemu dobrowolnej certyfikacji wyrobów, Katowice, kwiecień 2009 roku - strona 10 / stron 12
jednostki o wszelkich istotnych zmianach dotyczących ich systemu jakości lub zmianach mających związek z produkcją certyfikowanego wyrobu. 4.5. Bezstronność, kompetencje, poufność Główny Instytut Górnictwa Jednostka Certyfikująca zapewnia klientom wiarygodność i bezstronność świadczonych usług poprzez jednoznaczne wyznaczenie funkcji i zakresów odpowiedzialności, a w szczególności rozgraniczenie zależności między funkcjami badawczymi, kontrolnymi i certyfikacyjnymi. Kompetentny, wykwalifikowany i odpowiednio przeszkolony personel jednostki zobowiązany jest do wykonywania powierzonych zadań rzetelnie i obiektywnie oraz do przestrzegania prawa własności i poufności informacji, uzyskanych w trakcie działań związanych z procesem certyfikacji. Główny Instytut Górnictwa w skład którego wchodzi Jednostka Certyfikująca jest niezależną jednostką państwową. Nie prowadzi działalności projektowej, produkcyjnej i sprzedaży wyrobów będących przedmiotem certyfikacji. Bezstronność prowadzonych działań i udział stron, których interesy wiążą się z istotą i działaniem systemu certyfikacji zapewnia nadzór, sprawowany przez powołaną przy GIG- JC Radę ds. Certyfikacji. 4.6. Koszty i opłaty Koszty badań i postępowania certyfikacyjnego ponosi wnioskujący. Koszty badań laboratoryjnych pokrywa ubiegający się o certyfikat (posiadacz certyfikatu w okresie nadzoru) według osobnej umowy zawieranej z laboratorium badawczym. Opłaty na rzecz GIG-JC dotyczące przeprowadzonego procesu certyfikacyjnego są zawarte w Cenniku opłat za certyfikację wyrobów i ustalone zostały zgodnie z zasadami określonymi w procedurze PO-02 Procedura finansowa. Do kosztów przeprowadzonego postępowania certyfikacyjnego zalicza się koszty związane z przeprowadzeniem następujących czynności: - analiza wniosku i weryfikacja kompletności dokumentacji (opłata rejestracyjna), - ocena systemu jakości dostawcy, - analiza i ocena merytoryczna materiału zebranego w procesie certyfikacji oraz koszt orzecznictwa Komitetu Technicznego Zespołu Ekspertów. W okresie nadzoru nad posiadaczem certyfikatu, zobowiązany jest on do wnoszenia opłat związanych z kontrolą warunków organizacyjno-technicznych i kontrolą posługiwania się certyfikatem, przewidzianych w obowiązującym w jednostce cenniku. Cennik opłat udostępniany jest zainteresowanym postępowaniem certyfikacyjnym Klientom na każde ich życzenie. 4.7. Odpowiedzialność prawna Uzyskany przez dostawcę certyfikat wyrobu nie zwalnia go z odpowiedzialności za ten wyrób oraz skutki wynikające z użytkowania wyrobu niewłaściwej jakości, ani nie powoduje przeniesienia części tej odpowiedzialności na Główny Instytut Górnictwa Jednostkę Certyfikującą lub na Polskie Centrum Akredytacji. 5. Informacje dodatkowe Informator - Opis systemu dobrowolnej certyfikacji wyrobów, Katowice, kwiecień 2009 roku - strona 11 / stron 12
Informacji dodatkowych można uzyskać w Jednostce Certyfikującej Głównego Instytutu Górnictwa, Plac Gwarków 1, 40-166 Katowice. Sekretariat: tel. 32 259 23 51, fax. 32 259 22 09 Kierownik Zespołu Certyfikacji Wyrobów - Katowice, mgr inż. Grzegorz Drabik, tel. 032 259 25 66. Załączniki Wzór nr PC/W-01/1 Wzór nr PC/W-01/2 Wzór nr PC/W-01/3 Wniosek o przeprowadzenie certyfikacji dobrowolnej wyrobu w Zespole Certyfikacji Wyrobów Katowice. Kwestionariusz oceny producenta. Kwestionariusz oceny importera. Katowice, dnia 29.09.2009 r. Informator - Opis systemu dobrowolnej certyfikacji wyrobów, Katowice, kwiecień 2009 roku - strona 12 / stron 12