UMOWA WSPÓŁPRACY PARTNERSKIEJ Nr DOTYCZĄCA PODJĘCIA DZIAŁAŃ ZMIERZAJĄCYCH DO STWORZENIA I REALIZACJI PROJEKTU POD NAZWĄ zawarta w Miłakowie w dniu pomiędzy: Gminą Miłakowo ul. Olsztyńska 16 14-310 Miłakowo NIP 741-20-25-674 REGON: 510743692 reprezentowaną przez Aleksandra Gawryluka Burmistrza Miłakowa zwaną dalej Liderem projektu oraz ul.. NIP. REGON. zwanym dalej Partnerem projektu
1 Niniejsza Umowa obowiązuje od dnia jej podpisania do dnia ostatecznego zakończenia i rozliczenia projektu pod nazwą 2 CEL PARTNERSTWA W celu prawidłowego wykonania niniejszej Umowy, Strony postanawiają: 1. Wspólnie przygotować i zrealizować projekt pod nazwą dofinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet VII (Promocja integracji społecznej), działanie 7.3 (Inicjatywy lokalne na rzecz aktywnej integracji), zwany w dalszej części Umowy projektem. 2. Celem projektu będzie: Realizacja projektu przyczyniającego się do integracji społecznej mieszkańców terenów wiejskich gminy Miłakowo Projekt zakłada: 3. Realizacja wszystkich etapów określonych w projekcie obejmie okres od... do.. 4. Projekt, o którym mowa w punkcie 1,2 i 3, będzie zgodny z aktualnymi na dzień złożenia wniosku wytycznymi zawartymi w: Dokumentacji konkursowej dla projektów w ramach Priorytetu VII, działania 7.3 POKL Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL 2007-2013 Planie Działania, strategiami i planami rozwoju regionalnego i lokalnego, z prawodawstwem krajowym i wspólnotowym. 5. Od chwili podpisania przez Lidera projektu Umowy o dofinansowaniu projektu Strony niniejszej Umowy przystąpią do realizacji projektu w ramach powierzonych zadań i kompetencji określonych w dalszej części niniejszej Umowy. 6. Podczas wykonywania zadań i obowiązków Strony zobowiązują się do zachowania zasad najwyższej staranności.
3 OSOBY WYZNACZONE DO PRAC NAD PRZYGOTOWANIEM I REALIZACJĄ PROJEKTU 1. Osobą wyznaczoną do prac nad przygotowaniem projektu ze strony Lidera projektu jest... 2. Osobą wyznaczoną do prac nad przygotowaniem projektu ze strony Partnera Projektu jest.. 4 OBOWIĄZKI I KOMPETENCJE LIDERA PROJEKTU 1. Wyłączną odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu ponosi Lider 2. Do obowiązków Lidera projektu należy: a) zabezpieczenie prawidłowej obsługi organizacyjnej i merytorycznej w zakresie: zarządzania projektem, promocji i rekrutacji Beneficjentów Ostatecznych, organizacji pracy personelu prowadzenie dokumentacji projektu, obsługa organizacyjno-administracyjna Beneficjentów Ostatecznych projektu, płatności i rozliczenia uzyskanych transz dotacji, sprawozdawczość ze stopnia realizacji projektu, kontrola realizowanych zadań (w tym również przez Partnera projektu) pod kątem zgodności realizowanych działań z projektem, harmonogramem szkolenia, dokumentacją szkolenia, planem doradztwa, promocją projektu, innymi uzgodnieniami wewnętrznymi, przygotowanie dokumentacji szkolenia, przygotowanie sprawozdań z realizacji projektu, organizacja comiesięcznych spotkań z udziałem personelu, podczas których omawiane będą bieżące sprawy związane z realizacją
5 OBOWIĄZKI I KOMPETENCJE PARTNERA PROJEKTU 1. Partner projektu ponosi odpowiedzialność w zakresie powierzonych mu zadań przed Liderem 2. Do obowiązków Partnera należy: a) wydelegowanie na stanowisko asystenta koordynatora (zatrudnionego na umowę zlecenie) do obsługi i realizacji zadań na rzecz projektu, o których mowa w niniejszym punkcie, b) stosowanie wytycznych i zaleceń przekazanych przez Lidera projektu wynikających z uzgodnień wewnętrznych i wytycznych Instytucji Wdrażającej Regionalnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Urzędzie Marszałkowskim województwa warmińsko - mazurskiego, c) obsługa beneficjentów ostatecznych (przyjmowanie zgłoszeń, udzielanie informacji) i wsparcie Lidera projektu w organizacji akcji promocyjnej na terenie objętym projektem, d) przestrzeganie terminów określonych w projekcie i dokumentacji projektowej, w tym również terminów rozliczeń finansowych, e) przedstawienie dowodów finansowych wraz z niezbędnymi załącznikami dokumentującymi poniesienie kosztów kwalifikowanych przewidzianych w budżecie projektu, których wykaz stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszej umowy. f) współpraca w zakresie promocji i rekrutacji. g) przeprowadzenie pomiarów produktów i rezultatów osiągniętych przy realizacji projektu monitoring h) rozliczenia finansowe pomiędzy Partnerem a Liderem projektu będą dokonywane za pośrednictwem not księgowych. i) koszty w budżecie projektu, którymi za wykonane zadania Partner projektu obciąży Lidera projektu zawiera Załącznik Nr 1 do niniejszej umowy. 3. W przypadku konieczności podjęcia decyzji dotyczącej realizacji projektu, która może w sposób istotny wpłynąć na przebieg projektu lub zmianę harmonogramu, dokumentacji projektu Partner musi uzyskać pisemną zgodę Lidera
6 PLAN FINANSOWY I ZASADY ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO 1. Zadania z zakresu zarządzania finansowego w projekcie realizuje Lider 2. Partner projektu z wydatków realizowanych w ramach projektu a związanych z: wynagrodzeniem Asystenta Koordynatora rozlicza się z Liderem projektu za pośrednictwem noty księgowej, do których dołącza dowody poniesionych wydatków. Wydatki te są zgodne z założeniami w budżecie projektu zawartym we wniosku aplikacyjnym. 3. Z poniesionych wydatków Partner rozlicza się niezwłocznie, nie częściej jednak niż raz w miesiącu. 4. Każdy z dowodów poniesionych wydatków, jakie Partner przedkłada do rozliczenia Liderowi projektu musi uwzględniać wymogi w zakresie opisu dokumentów określone w aktualnej na dzień rozliczenia z Liderem projektu instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność dla projektu finansowanego przez EFS. 5. Ponadto do dowodów wydatków poniesionych przez Partnera muszą być dołączone: Potwierdzenia dokonania opłat składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne Asystenta Koordynatora zatrudnionego przy realizacji projektu na podstawie umowy cywilno prawnej (umowy zlecenie), Potwierdzenia dokonania opłat składek na podatek dochodowy Asystenta Koordynatora zatrudnionego przy realizacji projektu na podstawie umowy cywilno prawnej (umowy zlecenie), 6. Za opis dokumentów rozliczeniowych wydatków związanych z realizacją projektu, poniesionych przez Partnera projektu odpowiada Asystent Koordynatora Projektu zatrudniony do realizacji projektu ze strony Partnera 7. Za weryfikację dokumentów rozliczeniowych przedstawionych przez Partnera odpowiada kierownik projektu i księgowy zatrudnieni przez Lidera 8. Lider projektu zastrzega sobie prawo do wstrzymania lub zaniechania rozliczenia wydatków: które nie zostały umieszczone w budżecie projektu, w tym wszelkich wydatków niekwalifikowalnych, niezgodnych z zakładanym stanem faktycznym (braki ilościowe lub uchybienia jakościowe), których opis jest niezgodny z aktualną na dzień przedstawienia rozliczenia instrukcją do wniosku beneficjenta o płatność dla projektu finansowanego przez EFS.
9. Wszystkie inne wydatki zawarte w budżecie projektu, nie określone w punkcie 2 realizowane są za pośrednictwem Lidera 10. Z wszystkich poniesionych wydatków (również przez Partnera projektu) jak również z otrzymanych transz dotacji, przed Instytucją Wdrażającą rozlicza się Lider 11. Wszelkie operacje finansowe dotyczące wydatków ponoszonych w ramach projektu będą dokonywane za pośrednictwem konta przeznaczonego do obsługi środków finansowych w ramach dotacji. 12. W zakresie zarządzania finansowego Partner projektu, każdorazowo zobowiązuje się do stosowania wytycznych i zaleceń Lidera 13. Lider projektu zobowiązuje się do refundacji wydatków poniesionych przez Partnera projektu w ciągu 21 dni od przedstawienia kompletnych, zgodnych z punktem 4 dokumentów rozliczeniowych. Termin ten może ulec wydłużeniu tylko w przypadku, gdy Lider projektu nie będzie dysponował środkami finansowymi na skutek opóźnień w wypłaceniu transzy dotacji przez Instytucję Wdrażającą. W takim przypadku Lider projektu zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Partnera projektu o okolicznościach, z których wynika zaistniałe opóźnienie. 14. Obsługa księgowa w ramach projektu, m.in.: a) sporządzanie wniosków o płatność, b) dokonywanie rozliczeń finansowych, c) prowadzenie rejestru finansowego, d) sporządzanie list płac, e) dekretacja i księgowanie kosztów, pozostaje w gestii Lidera 7 ZASADY KOMUNIKACJI I PRZEPŁYWU INFORMACJI 1. Wszelkie decyzje dotyczące realizacji projektu podejmuje Lider 2. Zarówno Lider, jak i Partnerzy projektu wyznaczają osoby odpowiedzialne za realizację postanowień niniejszej Umowy. Osoby te wskazane zostały w 3, pkt. 1 i 2. 3. O wszelkich okolicznościach lub zdarzeniach losowych mogących wpłynąć na realizację projektu Strony zobowiązują się wzajemnie informować niezwłocznie po wystąpieniu zdarzenia, a także podjąć niezbędne środki zaradcze. 4. Na początku każdego miesiąca Lider projektu zorganizuje spotkanie z udziałem Partnera projektu i osób zaangażowanych w realizację projektu w celu omówienia stopnia realizacji projektu, jak również przekazania niezbędnych informacji i zadań do realizacji.
8 ZASADY PODEJMOWANIA DECYZJI W PARTNERSTWIE 1. W każdym przypadku decyzje dotyczące realizacji projektu podejmuje Lider 2. W przypadku konieczności podjęcia decyzji przez Partnera, która skutkowałaby zmianą dotychczasowych ustaleń, w tym zmian w projekcie, dokumentacji projektu, harmonogramie projektu, bądź opóźnienia w terminowym przepływie informacji pomiędzy Liderem projektu a Instytucją Wdrażającą, Partner projektu zobowiązany jest uzyskać pisemną zgodę Lidera projektu na podjęcie decyzji. 3. W przypadkach konieczności podjęcia decyzji dotyczących realizacji projektu innych niż określone w pkt. 2 niniejszego paragrafu Lider projektu może wyrazić zgodę telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. 4. W celu przeprowadzenia sprawnej realizacji projektu Lider projektu wraz z Partnerem projektu stworzy biuro projektu z siedzibą w Miłakowie, w którym zatrudni: a) Koordynatora projektu (zatrudnienie przez Lidera projektu): koordynacja zarządzania merytorycznego, koordynacja i udział w procesie promocji i rekrutacji, zarządzanie jakością projektu, terminowa realizacja harmonogramu projektu, podejmowanie decyzji organizacyjnych i rekomendowanie decyzji finansowych, nadzór organizacyjny nad wskazanymi w projekcie działaniami, bezpośrednia współpraca z ROPS (sprawozdania, raportowanie, pilotaż wniosków płatności itp.) sprawozdawczość, monitoring i ewaluacja projektu, organizacja i nadzorowanie akcji informacyjno-promocyjnej, bieżąca kontrola realizacji zakładanych rezultatów projektu, organizacja i prowadzenie spotkań zespołu projektowego przygotowywanie dokumentacji projektowej, sprawozdawczość ze stopnia realizacji wszystkich etapów projektu, nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem biura projektu i pracą wszystkich pracowników projektu, zapewnienie prawidłowej ochrony danych osobowych i archiwizacji dokumentów. b) Asystenta Koordynatora projektu (zatrudnienie przez Lidera projektu): prowadzenie i archiwizacja dokumentacji projektu, obsługa biura projektu (w tym opracowanie wszystkich umów), opracowanie merytoryczne materiałów promocyjnych,
świadczenie usług konsultacyjno-informacyjnych na rzecz BO (powiadamianie BO o terminach testów, rozmów kwalifikacyjnych, planach zajęć itp.), przygotowanie wniosków o płatność i rozliczeń, rozliczenie czasu pracy trenerów, logistyka szkoleń, zakup materiałów szkoleniowych, sprzętu do realizacji projektu, prowadzenie dokumentacji projektu, współpraca z księgowością projektu, 9 SPOSÓB KONTROLI I MONITOROWANIA PROJEKTU 1. W zakresie kontroli realizowanych działań w ramach projektu, Lider projektu zastrzega sobie prawo do kontroli i nieograniczonego wglądu w dokumentację projektu prowadzoną przez Partnera projektu na każdym etapie realizacji zadań. 2. Wewnętrzną kontrolę z zakresu stopnia realizacji projektu, zgodności projektu z zapisami wniosku o dofinansowanie, harmonogramem projektu, dokumentacją szkolenia, planem doradztwa, wytycznymi i zarządzeniami, promocji projektu przeprowadza kierownik projektu bądź osoby przez niego upoważnione. 3. Osoby wykonujące pracę na rzecz projektu na prośbę osoby kontrolującej zobowiązane są przedstawić całość dokumentacji dotyczącej realizowanych w ramach projektu zadań. 4. Lider projektu zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej realizowanego projektu również bez wcześniejszego podania terminu i zakresu kontroli. 5. Monitoring Projektu składał się będzie z 5 elementów: badanie poziomu potrzeb i satysfakcji BO przed projektem (kwestionariusz oczekiwań)w trakcie (wywiady z uczestnikami, kwestionariusze)i po zakończeniu(ocena efektywności) w celu bieżącego dostosowania do potrzeb i oczekiwań, badanie poziomu nabytych umiejętności stały monitoring aktywności BO (dziennik zajęć, lista obecności, zestawienie wydanych zaświadczeń o ukończeniu kursu i certyfikatów, okresowe raporty) działalność zespołu projektowego: bieżąca analiza wykonanego postępu, diagnozowanie ew. zagrożeń i zapobieganie im. Spotkania: raz na tydzień w trakcie realizacji
Ankieta ewaluacyjna 6 m-cy po zakończeniu projektu, która odpowie na pytanie, na ile realizowane w projekcie działania przyczyniły się do znalezienia przez BO zatrudnienia. 10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Na każdym etapie realizacji postanowień niniejszej Umowy Strony zobowiązują się do przekazywania informacji służących prawidłowemu przygotowaniu wniosku oraz realizacji projektu, w tym wytycznych i interpretacji otrzymanych z Instytucji Wdrażającej bez zbędnej zwłoki. 2. Żadna ze Stron Umowy nie może bez uzyskania zgody powierzyć całości lub części wykonania powierzonych jej zadań osobom trzecim. 3. W razie uzyskania takiej zgody, o której mowa w pkt. 2, Strona za działania lub zaniechania osób trzecich ponosi odpowiedzialność jak za własne działania lub zaniechania. 4. Partner projektu zobowiązuje się zachować poufność i nie ujawniać jakichkolwiek informacji osobom trzecim na każdym etapie realizacji postanowień niniejszej Umowy. 5. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 6. Rozwiązanie Umowy może nastąpić z miesięcznym terminem wypowiedzenia, jednak nie wcześniej jak do czasu przekazania dokumentacji związanej z projektem. 7. W przypadku zerwania lub niedotrzymania postanowień niniejszej Umowy przez Partnera projektu, które to spowoduje straty po stronie Lidera projektu w związku z nie wywiązaniem się z Umowy zawartej przez Lidera z Instytucją Wdrażającą, Partner projektu zobowiązany jest do pokrycia powstałego zobowiązania na rzecz Instytucji Wdrażającej. 8. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 9. Spory wynikłe na tle niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez Sąd właściwy dla siedziby Lidera 11 Zarówno Lider, jak i Partner są Beneficjentami uprawnionymi do aplikowania o środki w ramach Funduszy Strukturalnych.
12 Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron i jedna dla Instytucji Wdrażającej. 13 Umowa wchodzi w życie z datą jej podpisania przez Strony. Podpisy Stron: Lider projektu Gmina Miłakowo Partner projektu. Miłakowo 2009 rok