POSTANOWIENIA WSPÓLNE ASPEKTY FINANSOWE

POSTANOWIENIA WSPÓLNE ASPEKTY FINANSOWE Slide n 1

Gratulacje Za uzyskanie dotacji UE partycypuje w kosztach UE nie płaci za usługi/produkty dostarczalne/inne produkty Skuteczne wykorzystanie kwoty dotacji zależy od: Udanego wdrożenia projektu Slide n 2 Jakości rachunków projektu / sprawozdania finansowego

Dokumeny referencyjne Umowa o udzielenie dotacji Postanowienia Wspólne (PW) Wytyczne do wniosku aplikacyjnego Formularze finansowe http://ec.europa.eu/environment/life/toolkit/pmtools/index.htm http://ec.europa.eu/enviornment/life/toolkit/pmtools/lifeplus/ documents/100630_circular_note_time_sheets.pdf Slide n 3

ZASADY DOFINANSOWANIA Umowa o udzielenie dotacji ustala dofinansowanie jako procent całkowitych kosztów kwalifikowalnych oraz jako maksymalną kwotę wkładu finansowego Unii (art. 23.1 and art. 23.2) Dotacja nie może przynosić zysku beneficjentom (art. 23.4) Wszystkie bezpośrednie zyski należy zgłaszać (art. 23.4) Komisja może proporcjonalnie zmniejszyć pierwotnie przewidziany wkład Unii stosownie do faktycznego wykonania działań (art. 18 and art. 23.5) Brak odzysku odsetek uzyskanych przez beneficjentów na zaliczkach, brak potrzeby posiadania specjalnego rachunku bankowego w celu identyfikacji środków wpłaconych przez Komisję Slide n 4

METODY DOKONYWANIA PŁATNOŚCI (art. 28) Zasada ogólna: 3 transze : Pierwsza płatność zaliczkowa = 40% kwoty wkładu maksymalnego Śródokresowa płatność zaliczkowa = 40% kwoty wkładu maksymalnego Płatność końcowa = pozostałość (maksymalnie 20%) Małe projekty z okresem realizacji < 24 miesiące lub wkładem Unii < 300 000 : Pierwsza płatność zaliczkowa wzrasta do 70% kwoty wkładu maksymalnego Płatność końcowa = pozostałość (maksymalnie 30%) Slide n 5

ŚRÓDOKRESOWA PŁATNOŚĆ ZALICZKOWA (art. 28.3) Gdy wykorzystane zostało co najmniej 150 % pierwszej płatności Płatność dokonywana jest po zaakceptowaniu przez Komisję : wniosku o płatność raportu śródokresowego wraz ze sprawozdaniem finansowym danych audytora Komisja dokonuje drugiej płatności w ciągu 90 dni od otrzymania sprawozdania śródokresowego Sprawozdanie śródokresowe musi być złożone nie później niż 9 miesięcy przed zakończeniem projektu Slide n 6

ŚRÓDOKRESOWA PŁATNOŚĆ ZALICZKOWA Wyjątek: 4 płatności Pierwsza zaliczkowa = 40% kwoty wkładu maksymalnego UE Pierwsza śródokresowa = 20% kwoty wkładu maksymalnego UE Druga śródokresowa = 20% kwoty wkładu maksymalnego UE Końcowa = pozostałość - maksymalnie 20% Gdy czas trwania projektu jest dłuższy niż 48 miesięcy i wkład UE przekracza 2 000 000 pierwsza płatność śródokresowa ma miejsce gdy wykorzystano 100% pierwszej płatności zaliczkowej; druga płatność śródokresowa gdy wykorzystano 100% pierwszej płatności zaliczkowej i pierwszej płatności śródokresowej. Slide n 7

POZOSTAŁOŚĆ (PŁATNOŚĆ KOŃCOWA) (art. 28.4) W oparciu o zatwierdzenie przez Komisję: wniosku o płatność sprawozdania końcowego końcowego sprawozdania finansowego raportu z audytu finansowego, jeśli wymagany (por. art. 31) Realizacja płatności przez Komisję: 90 dni od otrzymania sprawozdania końcowego Sprawozdanie końcowe musi być złożone nie później niż 3 miesiące po zakończeniu projektu Slide n 8

PROCEDURA AUDYTU (art. 31) Niezależny audytor, wyznaczony przez beneficjenta koordynującego, weryfikuje końcowe sprawozdanie finansowe gdy maksymalny wkład finansowy > 300 000 zgodnie z wytycznymi i formatem dostępnym na stronie LIFE / zakładka toolkit Audytor weryfikuje m.in. : kwalifikowalność poniesionych kosztów + zgodność z PW zgodność z przepisami prawa krajowego i zasadami rachunkowości deklaracje przychodów projektu czy współfinasowanie nie pochodzi z innych instrumentów finansowych Unii Slide n 9

Odsetki z tytułu opóźnień w płatnościach (art. 28.10) Zgodnie z art. 111 Zasad Stosowania Regulacji Finansowych Obliczane są automatycznie i płacone beneficjentowi koordynującemu jeżeli jest to beneficjent "prywatny", stosuje się, gdy płatność jest opóźniona więcej niż 90 dni i naliczone odsetki > 200 Nie będą płacone beneficjentom ze statusem państwa członkowskiego Unii Slide n 10

SPRAWOZDAWCZOŚĆ - WYMAGANIA (1) (art. 29) Sprawozdania finansowe obejmują ten sam okres, co odpowiadające im sprawozdania techniczne Sprawozdania przedstawia się zgodnie z wytycznymi i szablonami dostępnymi na stronie LIFE / zakładka toolkit Zawierają skonsolidowane zestawienie kwot, jak również ich podział na kwoty przypadające na każdego beneficjenta Kwoty w Jeśli rachunki są prowadzone w innej walucie niż : kurs wymiany stosowany przez Europejski Bank Centralny w pierwszym dniu roboczym roku, w którym wydatki zostały poniesione Beneficjent koordynujący poświadcza, że zawarte informacje są pełne, rzetelne i prawdziwe, zgodne z PW, oraz że koszty zostały faktycznie poniesione, a wszystkie przychody zgłoszone Slide n 11

SPRAWOZDAWCZOŚĆ WYMAGANIA (2) (art. 29.6) Oprócz wymogów dotyczących sprawozdawczości określonych w art. 12, 28 i 29.1, w przypadku projektów, w których wkład finansowy UE jest większy niż 5 mln EUR a określony w art. 2 Postanowień Szczególnych okres realizacji przekracza 18 miesięcy, beneficjent koordynujący informuje Komisję do dnia 30 listopada każdego roku o łącznych wydatkach poniesionych przez beneficjentów od dnia rozpoczęcia działania. Informacje te są wymagane przez Komisję do celów jej księgowości i nie mogą być wykorzystywane do określania ostatecznej kwoty dotacji. Slide n 12

STANDARD PAYMENT REQUEST AND FINANCIAL STATEMENT/BENEFICIARY'S CERTIFICATE Project reference Legal name of coordinating beneficiary Address Reference period Eligiblity period From: To: Banking details: Name and address of the bank *) Bank account n I.B.A.N Bank account holder Payment reference (if necessary) Type of payment requested: Further pre-financing/interim payment Payment of the balance Declaration of interest yielded on the pre-financing amount **): Beneficiary's Certificate: I certify on my honour that the information contained in this payment request is full, reliable and true. I also certify that the costs incurred can be considered eligible in accordance with the applicable rules and that this request for payment is substantiated by adequete supporting documents that can be checked. Legal/statutory representative Name: Title: Function: Date: Project manager Name: Title: Function: Project manager Date: Signature: Signature: Enclosures: - Excel Workbook either on a diskette, CD-Rom or USB-key - External audit report if appropriate *) Bank account must be opened in the name of the Coordinating Beneficiary **) Only applicable for projects up to 2011 Slide n 13

Slide n 14

Consolidated Cost Statement for the Project Project reference Statement of expenditures Total real costs with nonrecoverable VAT Total eligible costs with nonrecoverable VAT Statement of income Personnel EU contribution Travel Contribution of the coordinating beneficiary External assistance Contribution of the associated beneficiaries Durable goods - Infrastructure Other sources of funding Durable goods - Equipment Direct income Durables goods - Prototypes Land/rightspurchase/lease Consumable material Other direct costs Overheads TOTAL ELIGIBLE COSTS 0,00 0,00 TOTAL 0,00 % of eligible costs Date Date and signature signature Slide n 15

Slide n 16

Contribution of associated beneficiaries Name of associated beneficiary Amount in national currency Year Exchange rate Amount of co-funding in 1,00000 1,00000 1,00000 1,00000 1,00000 Total 0,00 Other sources of funding Name of co-financer Amount in national currency Year Exchange rate 1,00000 1,00000 1,00000 1,00000 1,00000 Amount of co-funding in Total 0,00 Direct income Description of the direct income Amount in national currency Year Exchange rate 1,00000 1,00000 1,00000 1,00000 1,00000 Amount in Total 0,00 Slide n 17

KOSZTY KWALIFIKOWALNE (art. 24) Przewidziane w budżecie projektu lub zatwierdzone poprzez zmianę umowy o udzielenie dotacji Bezpośrednio związane z projektem i niezbędne dla jego realizacji Racjonalne, uzasadnione i zgodne z wymogami rzetelnego zarządzania finansami Zgodne z przepisami podatkowymi i socjalnymi Rzeczywiście poniesione w ciągu okresu trwania projektu: Prawne zobowiązanie do zapłaty zaciągnięte po dniu rozpoczęcia realizacji projektu lub po podpisaniu umowy o udzielenie dotacji przez Komisję Wykonywanie danego działania rozpoczęło się po dniu rozpoczęcia realizacji projektu i zostało zakończone przed dniem zakończenia realizacji Koszty zostały całkowicie pokryte przed przedstawieniem końcowego sprawozdania finansowego Slide n 18

KOSZTY ZATRUDNIENIA PERSONELU (art. 24.2 + okólnik) Związane z wynagrodzeniami pracowników (nie pomoc zewnętrzna) Obliczane na podstawie stawek godzinowych dzieląc rzeczywiste roczne wynagrodzenie brutto przez łączną liczbę godzin faktycznie przepracowanych przez pracownika Rzeczywiste roczne wynagrodzenie brutto obejmuje obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne i inne ustawowe koszty Godziny faktycznie przepracowane to wszystkie godziny robocze minus nieobecności (urlopy, dodatkowe dni wolne od pracy, chorobowe) Umowy z osobami fizycznymi: praca zgodnie z instrukcjami beneficjenta i, o ile nie ustalono inaczej, w siedzibie beneficjenta (karty czasu pracy) Koszty wynagrodzeń urzędników publicznych: suma wkładu finansowego organów publicznych musi przekraczać cn. o 2% sumę wynagrodzenia urzędników* * Definicja urzędników obejmuje wszystkich stałych pracowników instytucji publicznych Slide n 19

KOSZTY PERSONELU / REJESTRACJA CZASU (art. 24.2 + okólnik) Należy używać kart ewidencji czasu pracy lub równoważnego systemu ustanowionego i regularnie certyfikowanego przez pracodawcę i pracownika Pełny opis wymogów rejestracji czasu pracy: patrz okólnik z 08.12.2010 r. (A/917793) Pracownicy pracujący w pełnym wymiarze: dokument dotyczący indywidualnego oddelegowania może zastąpić karty czasu pracy Pracownicy pracujący przy projekcie przeciętnie mniej niż 2 pełne dni miesięcznie są wyłączeni z obowiązku rejestrowania czasu pracy Slide n 20

Project Reference Name of Beneficiary Name of staff member Is staff member employed Full-time or Part-time Calendar Year Calendar Month Wzór karty czasu pracy Calendar Day 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 In case of absence, indicate one of the reason codes below Hours worked on this project Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Hours worked on other projects* Other activities Total hours (including overtime) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 *indicate project reference Absences Summary for this month Weekend WE Hours worked on this project 0,0 Sick leave SL Hours worked on other projects* 0,0 Public holidays PH Hours worked on other projects* 0,0 Annual holidays AH Hours worked on other projects* 0,0 Other absence OA Hours worked on other projects* 0,0 Other activities 0,0 Total hours (including overtime) 0,0 Date and signature of staff member Date and signature of Project Manager/ Coordinator/Responsible "INSTRUCTIONS For any days during the month that you did not work enter the appropriate Absence Code, i.e. sickness, holiday, recuperation of overtime, etc. Enter the hours you worked for the Life project each day. If you work for more than one Life project be careful to enter the hours against the correct project. Enter the hours you worked on other (i.e. non-life) activities. After the last entry of the month, sign it and date it and pass it on to your line manager/supervisor for validation. Please ensure the timesheet is signed and dated by both yourself and your line manager/supervisor within the first two weeks after the month the timesheet relates to" Slide n 21

Slide n 22

KOSZTY PODRÓŻY (art. 24.3) Zasady Nalicza się zgodnie z wewnętrznymi zasadami beneficjentów Dokumenty uzupełniające Bilety lotnicze, rachunki hotelowe,. Podróże samochodem: na podst. odległości i wewnętrznych zasad Koszty poniesione przez pracowników (nie przez zewnętrznych konsultantów) Nie dotyczy podróży między domem i pracą Należy grupować niewielkie wydatki w jednej linii Slide n 23

Slide n 24

POMOC ZEWNĘTRZNA (art. 24.4 & Art. 8) Zasady Obowiązujące przepisy dotyczące przetargów Obejmuje koszty audytu Obejmuje krótkoterminową dzierżawę gruntów (kończącą się przed datą zakończenia projektu, dotyczy tylko LIFE+ NAT i LIFE+ BIO) Dokumenty uzupełniające Szczegółowe faktury wystawione przez podwykonawców, z wyraźnym odniesieniem do projektu LIFE+ oraz do zamówienia lub umowy Obejmuje wynajem sprzętu lub infrastruktury, ale nie koszty leasingu Slide n 25

Slide n 26

Pomoc zewnętrzna i dobra trwałego użytku / procedury przetargowe Beneficjenci publiczni: zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi (art. 8.3) Beneficjenci prywatni: konkurencyjne oferty od potencjalnych podwykonawców, jeśli > 125 000 ; przestrzegać zasad przejrzystości i równego traktowania (art. 8.3) Beneficjent koordynujący i współbeneficjenci nie występują w stosunku do siebie nawzajem w roli podwykonawcy (art. 6.6) Slide n 27

DOBRA TRWAŁEGO UŻYTKU (art. 24.5-24.10) Koszty amortyzacji dotyczące dóbr trwałego użytku uwzględnia się tylko wówczas, gdy są one : Umieszczone w inwentarzu dóbr trwałego użytku Traktowane jako nakłady inwestycyjne Nabywane lub brane w leasing po stawkach rynkowych Konieczne do realizacji projektu Oznakowane logo LIFE Koszty amortyzacji środków trwałych zakupionych przed datą rozpoczęcia projektu uznaje się za niekwalifikowalne Każdy beneficjent stosuje swoje wewnętrzne standardy rachunkowości / zasady do obliczania kwalifikowalnych odpisów amortyzacyjnych Slide n 28

DOBRA TRWALEGO UŻYTKU (2) (art. 24.5-24.10) Kwalifikowalne odpisy amortyzacyjne ograniczone są do następujących pułapów: Koszty infrastruktury: 25% całkowitego kosztu zakupu Koszty sprzętu: 50% całkowitego kosztu zakupu Prototypy : 100% dla LIFE+ ENV i LIFE+ BIO (niekwalifikowalne dla LIFE+ INFO i LIFE+ NAT) Wyjątek dla LIFE+ NAT i BIO: Infrastruktura, sprzęt : 100% dla beneficjentów publicznych lub niekomercyjnych organizacji pozarządowych/prywatnych Slide n 29

Slide n 30

Total Prototype with non-recoverable VAT: 0,00 A B C D E F G H I J K Seq n Year Invoiced amount in Invoiced amount in Date of Number of national currency Exchange Invoiced amount Payment date Supplier Description of prototype national currency invoice invoice with non-recoverable rate in without VAT without VAT VAT 1 1,00000 2 1,00000 3 1,00000 4 1,00000 5 1,00000 6 1,00000 7 1,00000 8 1,00000 9 1,00000 10 1,00000 11 1,00000 12 1,00000 13 1,00000 14 1,00000 15 1,00000 16 1,00000 17 1,00000 18 1,00000 19 1,00000 20 1,00000 21 1,00000 22 1,00000 23 1,00000 24 1,00000 25 1,00000 26 1,00000 27 1,00000 28 1,00000 29 1,00000 30 0,00000 Total Slide n 31 0,00

ZAKUP GRUNTÓW LIFE+ Nature: (art. 25) Koszty zakupu gruntów/praw lub długoterminowej dzierżawy gruntów są kwalifikowalne tylko w projektach LIFE+ Przyroda Ceny zakupu powinny być zgodne ze stawkami rynkowymi Zobowiązanie do dalszego przeznaczenia nabytych aktywów na cele ochrony przyrody po zakończeniu projektu Beneficjent koordynujący dopilnowuje, aby wpis do rejestru gruntów zawierał gwarancję ostatecznego przeznaczenia gruntu na cele związane z ochroną przyrody Grunty zakupione przez organizacje prywatne: konieczna gwarancja przeniesienia własności gruntu na rzecz osoby prawnej, której podstawową działalnością jest ochrona przyrody (w przypadku rozwiązania organizacji prywatnej) Slide n 32

Slide n 33

INNE POZYCJE BUDŻETOWE Kategorie budżetowe MATERIAŁY ULEGAJĄCE ZUŻYCIU(art. 24.11) Jednakże, ogólne artykuły biurowe należy ująć w kosztach ogólnych (overheads) INNE KOSZTY (art. 24.12) Wszelkie koszty niezbędne dla projektu, niewchodzące w zakres zdefiniowanej kategorii + koszty gwarancji finansowej (art. 24.13) KOSZTY OGÓLNE (art. 24.14) maksymalnie 7% całkowitej wysokości rzeczywiście poniesionych kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich, z wyłączeniem kosztów zakupu/dzierżawy gruntów Dokumenty uzupełniające Szczegółowe faktury Szczegółowe faktury Faktury nie są konieczne Slide n 34

Slide n 35

0.00 A B C Overhead amount in national currency with nonrecoverable VAT attributed to the project Exchange rate Invoiced amount with nonrecoverable VAT attributed to the project in in (A/B) 1.00000 0.00 Notes Column Explanation A Amount of overheads. Remember to change it for the final report. The overhead amount could be a function of a fixed overhead rate of all the direct eligible costs except costs of land purchase and land lease. B Exchange rate Slide n 36

KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE Lista niepełna. Patrz art. 26 PW Koszty zaliczane do danej kategorii wydatków, przewyższające wydatki przewidziane w budżecie dla tejże kategorii o 10% i 30 000 (jak określono w art. 15.2) VAT (patrz art. 30) Koszty poniesione na działania nieprzewidziane w projekcie Koszty poniesione na zakup dóbr trwałego użytku lub w związku z produkcją materiałów informacyjnych nieoznaczonych logo LIFE (i logo Natura 2000, tam gdzie ma to zastosowanie) Koszty poniesione na działania finansowane w ramach innych instrumentów finansowych Unii Koszty, na pokrycie których beneficjent otrzymuje już od Komisji dotację operacyjną w danym okresie Wszelkie koszty związane z dowolnym działaniem, które można uznać za środek wyrównawczy, który jest obowiązkiem państwa członkowskiego Koszty związane z planami zarządzania, planami działań lub podobnymi, sporządzonymi lun zmodyfikowanymi w kontekście projektu LIFE+, jeżeli dany plan nie funkcjonuje LIFE+ 2013 w Spotkanie sensie Kick-Off, prawnym 29 Październik 2014, przed Warszawa zakończeniem projektu Slide n 37

Szczegółowe instrukcje sprawozdawczości finansowej Nie należy czekać z podsumowaniem wydatków do sprawozdania śródokresowego czy końcowego. Jest ono wymagane: We wszystkich sprawozdaniach (Art. 12.2 ) Przy okazji wizyt monitorujących Wskazane jest aktualizowanie tabeli wydatków co miesiąc i regularne przekazywanie dokumentów od partnera/-ów (umowa partnerska) Wszystkie pola/kolumny sprawozdania finansowego powinny być wypełnione Slide n 38

Szczegółowe instrukcje sprawozdawczości finansowej - VAT (art. 30) Potencjalnym błędem jest żądanie od dostawców faktury zwolnionej z VAT ze względu na projekt UE. Taka procedura nie ma zastosowania przy projektach LIFE. Jeśli beneficjent nie może odzyskać zapłaconego podatku VAT powinien wykazać to przy pomocy dokumentów wydanych przez odpowiednie organy, najpóźniej wraz z raportem śródokresowym Zamiast takich dokumentów prawnych Komisja może przyjąć wyraźną deklarację w niezależnym audycie finansowym, wymieniającą kwoty podatku VAT, który został zapłacony i nie może być odzyskany przez beneficjenta koordynującego i/lub współbeneficjentów Slide n 39

Szczegółowe instrukcje sprawozdawczości finansowej - VAT (art. 30) Płacony przez beneficjentów podatek od wartości dodanej uznaje się za kwalifikowalny z wyjątkiem: a) działań opodatkowanych lub zwolnionych z podatku, z prawem do jego odliczenia; b) działań, w które beneficjent jest zaangażowany jako organ publiczny w przypadku, jeśli jest to organ władzy centralnej, regionalnej lub lokalnej lub inny organ podległy prawu publicznemu. Slide n 40

KILKA PRZYPOMNIEŃ Wszyscy beneficjenci: Wnoszą wkład finansowy na rzecz projektu Prowadzą aktualne księgi rachunkowe i stosują analityczny system księgowy Zachowują dokumentację dotyczącą wydatków, przychodów i dochodów przez cn. 5 lat po ostatniej płatności Dbają o to by wszystkie faktury zawierały wyraźne odniesienie do projektu, łącząc je z analitycznym systemem księgowym Slide n 41

KILKA DALSZYCH WSKAZÓWEK Zagwarantuj, że współpraca między beneficjentem koordynującym a współbeneficjentem/ami będzie przebiegała dobrze (umowa partnerska) Upewnij się, że współbeneficjent/ci czytają Postanowienia Wspólne i rozumieją je Upewnij się, że współbeneficjent/ci regularnie przesyłają uzupełniające dokumenty finansowe do beneficjenta koordynującego Regularnie sprawdzaj wydatki i porównuj je z budżetem planowanym w umowie o udzielenie dotacji Nie ignoruj lub ukrywaj problemów. Poinformuj zespół monitorujący! Slide n 42

Powodzenia! http://ec.europa.eu/environment/life/toolkit/pmtools/index.htm Slide n 43 LIFE+ 2013 Spotkanie Kick-Off, 29 Pazdziernik 2014, Warszawa