Dokumentacja czasu pracy

Dokumentacja czasu pracy Wyjaśnienia, obliczenia, przykłady i wzory Łukasz Prasołek Partnerem wydania jest firma producent oprogramowania optymalizującego proces zarządzania czasem pracy w firmie PlanQ

Skorzystaj z bezpłatnego dostępu do portalu Dziękujemy za zakup książki Dokumentacja czasu pracy. Do książki dołączyliśmy kod rabatowy, który umożliwi bezpłatne korzystanie z serwisu EkspertBeck.pl Kadry i płace w firmie. Zasady korzystania z kodu rabatowego: 1. Otwórz stronę www.ekspertbeck.pl/ksiazki 2. Wpisz swój kod ze zdrapki załączonej do książki i kliknij Dalej 3. W kolejnym kroku uzupełnij swoje dane i kliknij Zapisz W razie problemów skontaktuj się z Centrum.Klienta@beck.pl lub zadzwoń pod numer 22 311 22 22 Twój bezpłatny dostęp obejmuje pełną bazę wiedzy w module Kadry i płace w firmie. Będziesz miał dostęp do serwisu przez miesiąc od daty aktywowania konta. EkspertBeck/moduł kadry i płace w firmie to doskonałe narzędzie w pracy każdego działu kadr: Wsparcie ekspertów w indywidualnych sprawach porady telefoniczne oraz mailem w ciągu 48 godzin. Szybki dostęp do wiedzy obszerna baza wiedzy zawierająca porady, aktualności oraz narzędzia (wzory, kalkulatory, wskaźniki). Wysoka jakość i praktyczny charakter tekstów rzetelne i sprawdzone rozwiązania, którym można zaufać.

Łukasz Prasołek Dokumentacja czasu pracy Wyjaśnienia, obliczenia, przykłady i wzor y

Dokumentacja czasu pracy Stan prawny: grudzień 2013 r. Autor: Łukasz Prasołek Redaktor prowadzący: Marta Graboń-Krajewska Korekta: Monika Mielczarek Projekt okładki: Dariusz Ziach Zdjęcie: www.istockphoto.com Wydawnictwo C.H.Beck 2014 Wszelkie prawa zastrzeżone. Opinie zawarte w niniejszej publikacji wyrażają osobisty punkt widzenia Autorów. Wydawnictwo C.H. Beck nie ponosi odpowiedzialności za zawarte w niej informacje. Wydawnictwo C.H.Beck Sp. z o.o. ul. Bonifraterska 17, 00-203 Warszawa tel. : 22 31 12 222 faks: 22 33 77 601 www.beckinfobiznes.pl Skład i łamanie: Wydawnictwo C.H.Beck, Anna Skibicka Druk: Elpil, Siedlce ISBN: 978-83-255-5763-8 ISBN e-book 978-83-255-5764-5

Spis treści Wstęp... Wykaz skrótów... Wykaz piktogramów.... 1. Regulamin pracy i obwieszczenie o czasie pracy... 1 1.1. Wprowadzanie regulaminu pracy... 1 1.2. Postanowienia obligatoryjne regulaminu pracy... 3 1.2.1. Systemy czasu pracy, rozkład czasu pracy, okresy rozliczeniowe... 3 1.2.1.1. Systemy czasu pracy... 4 1.2.1.2. Rozkład i harmonogram czasu pracy... 7 1.2.1.3. Okresy rozliczeniowe... 13 1.2.2. Pora nocna... 15 1.2.3. Potwierdzanie obecności w pracy... 20 1.2.4. Warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy i po jej zakończeniu... 27 1.2.5. Usprawiedliwianie nieobecności... 30 1.2.6. Termin, miejsce i częstotliwość wypłat wynagrodzenia... 39 1.3. Postanowienia fakultatywne regulaminu pracy... 42 1.3.1. Niedziela i święto... 43 1.3.2. Limit godzin nadliczbowych... 49 1.3.3. Roczny kalendarz czasu pracy... 53 1.3.4. Wykorzystanie czasu pracy na pracę zawodową... 57 1.3.5. Okresy wliczane do czasu pracy... 60 1.3.6. Przerwy w pracy... 62 1.3.6.1. Przerwa śniadaniowa... 62 1.3.6.2. Przerwy przy pracy z monitorem... 64 1.3.6.3. Przerwa na lunch... 66 1.3.6.4. Przerwa na karmienie... 70 1.3.6.5. Przerwy dla niepełnosprawnych... 71 1.3.7. Praca zmianowa... 72 1.3.8. Wyjścia prywatne... 76 1.4. Obwieszczenie o czasie pracy... 79 1.5. Wzór regulaminu pracy... 82 Regulamin pracy.............................................................. 83 XI XIII XV V

Spis treści 2. Porozumienia z załogą... 89 2.1. Porozumienie o wydłużeniu okresów rozliczeniowych do 12 miesięcy... 89 2.1.1. Aspekty prawne... 89 2.1.2. Zalety i wady przedłużenia okresu rozliczeniowego... 91 2.1.3. Zasady wprowadzania wydłużonych maksymalnie do 12 miesięcy okresów rozliczeniowych... 99 2.1.4. Treść porozumienia... 102 2.2. Porozumienie o wprowadzeniu ruchomego czasu pracy... 107 2.2.1. Ruchomy czas pracy w systemie podstawowym i równoważnym... 107 2.2.2. Zasady wprowadzania ruchomego czasu pracy... 112 2.3. Porozumienie o wprowadzeniu przerywanego czasu pracy... 115 2.3.1. System przerywanego czasu pracy... 115 2.3.2. Zasady organizacji pracy w systemie przerywanym... 115 2.3.3. Wprowadzanie systemu przerywanego... 118 2.4. Wzory dokumentów... 120 Porozumienie w sprawie wprowadzenia 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego... 121 Porozumienie dotyczące wprowadzenia ruchomego czasu pracy... 122 Porozumienie w sprawie stosowania przerywanego czasu pracy... 123 3. Umowa o pracę i wnioski pracowników... 125 3.1. Postanowienia umowne dotyczące czasu pracy... 125 3.1.1. Podstawowe elementy umowne dotyczące każdego pracownika... 126 3.1.2. Limit godzin ponadwymiarowych niepełnoetatowców... 130 3.1.3. Pozostałe postanowienia umowne... 133 3.1.4. Czas pracy kadry kierowniczej... 134 3.2. Wnioski pracowników... 137 3.2.1. Wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy... 138 3.2.2. Wniosek o ruchomy czas pracy... 142 3.2.3. Wniosek o system weekendowy... 145 3.2.4. Wniosek o system skróconego tygodnia pracy... 148 3.2.5. Wniosek o wyjście prywatne... 150 3.2.6. Wniosek o odbiór czasu wolnego za nadgodziny... 155 3.2.7. Wniosek o poinformowanie PIP o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy... 157 3.3. Wzory dokumentów... 158 Wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy... 159 Wniosek o wprowadzenie ruchomego czasu pracy... 160 Wniosek o stosowanie weekendowego czasu pracy... 161 Wniosek o wprowadzenie systemu skróconego tygodnia pracy... 162 Wniosek o udzielenie zgody na wyjście prywatne z pracy... 163 Wniosek o udzielenie czasu wolnego za godziny nadliczbowe... 164 Wniosek o poinformowanie inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy... 165 4. Harmonogramy czasu pracy... 167 4.1. Zasady tworzenia harmonogramów czasu pracy... 167 VI

Spis treści 4.2. Porównanie systemów czasu pracy... 174 4.2.1. System podstawowy... 176 4.2.2. System 4-brygadowy i praca w ruchu ciągłym... 177 4.2.3. Systemy równoważne... 179 4.2.4. Systemy indywidualne... 181 4.2.5. Zadaniowy czas pracy... 182 4.2.6. Skrócony czas pracy... 183 4.2.7. Przerywany czas pracy... 184 4.3. Ogólne zasady tworzenia harmonogramów czasu pracy... 185 4.3.1. Wymiary czasu pracy... 187 4.3.2. Planowanie dni roboczych... 191 4.3.3. Odpoczynek dobowy i doba pracownicza... 194 4.3.4. Odpoczynki tygodniowe 35-godzinne... 199 4.3.5. Skrócone odpoczynki tygodniowe w grafiku... 202 4.3.6. Liczba dni pracy pod rząd w harmonogramie... 205 4.3.7. Planowanie dni wolnych od pracy w grafikach... 206 4.3.8. Jak zapewnić co 4. niedzielę wolną od pracy?... 210 4.3.9. Nierównomierny rozkład czasu pracy... 213 4.3.10. Czy trzeba tworzyć grafik niepełnoetatowcom?... 216 4.3.11. Kiedy tworzeniu nowego grafiku powinna towarzyszyć analiza poprzedniego?... 218 4.3.12. Harmonogram a ewidencja czasu pracy... 220 4.3.13. Jakie są konsekwencje błędów w grafiku?... 223 4.4. Przykładowe harmonogramy czasu pracy w różnych systemach czasu pracy... 225 4.4.1. Harmonogramy w systemie podstawowym... 225 4.4.2. Harmonogramy w 4-brygadówce... 232 4.4.3. Harmonogramy w ruchu ciągłym... 236 4.4.4. Harmonogramy w systemie równoważnego czasu pracy do 12h.......... 242 4.4.5. Harmonogramy w systemie równoważnego czasu pracy do 16h.......... 255 4.4.6. Harmonogramy w systemie równoważnego czasu pracy do 24h.......... 256 4.4.7. Harmonogramy w systemie skróconego tygodnia pracy... 261 4.4.8. Harmonogramy w systemie weekendowym... 265 4.4.9. Harmonogramy w systemie przerywanym... 269 5. Polecenia i pisma pracodawcy... 275 5.1. Polecenia pracodawcy... 275 5.1.1. Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych... 276 5.1.2. Polecenie odbioru czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika... 279 5.1.3. Polecenie odbioru dnia wolnego za niedzielę (święto)... 281 5.1.4. Polecenie pełnienia dyżuru... 283 5.1.5. Polecenie odbycia podróży służbowej... 285 5.2. Dokumenty uzgadniane z pracownikiem... 288 5.2.1. Przydział zadań w zadaniowym czasie pracy... 288 5.2.2. Uzgodnienie z pracownikiem odbioru dnia wolnego za sobotę... 291 5.2.3. Zgoda na pracę w godzinach nadliczbowych/nocnych pracownika opiekującego się dzieckiem... 293 VII

Spis treści 5.3. Wykazy prac dających szczególne uprawnienia w zakresie czasu pracy... 296 5.3.1. Wykaz prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia... 297 5.3.2. Wykaz prac szczególnie niebezpiecznych... 301 5.4. Wzory dokumentów... 303 Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych... 304 Udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych... 305 Polecenie odbioru dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę lub święto... 306 Polecenie pełnienia dyżuru... 307 Polecenie wyjazdu służbowego... 308 Okresowy przydział zadań dla pracownika zatrudnionego w zadaniowym systemie czasu pracy.......................................................... 310 Uzgodnienie odbioru dnia wolnego... 311 Zgoda pracownika na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, planowanie przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8-godzinnej normy, zatrudnianie w systemie przerywanym oraz delegowanie poza stałe miejsce świadczenia pracy... 312 6. Lista obecności i ewidencja czasu pracy... 313 6.1. Lista obecności... 313 6.2. Ewidencja czasu pracy... 320 6.2.1. Podstawy prawne... 320 6.2.2. Wygląd ewidencji... 322 6.2.3. Sposób wypełniania ewidencji... 325 6.2.4. Ewidencja a dyżury pracownicze... 328 6.2.5. Ewidencja a podróże służbowe... 330 6.2.6. Ewidencjonowanie przerw w pracy... 332 6.2.7. Ewidencjonowanie minut pracy... 333 6.2.8. Rodzaj nieobecności w pracy... 333 6.2.9. Kierowcy... 335 6.2.10. Skutki nieprowadzenia ewidencji... 339 6.3. Wzóry karty drogowej... 340 7. Zgłoszenia do Państwowej Inspekcji Pracy... 343 7.1. Istota zgłoszeń... 343 7.2. Informacja o wydłużeniu okresu rozliczeniowego do maksymalnie 12 miesięcy.. 344 7.3. Informacja o wydłużeniu okresu rozliczeniowego w równoważnym czasie pracy.. 346 7.4. Informacja o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy... 349 7.5. Wzory dokumentów... 350 Powiadomienie o stosowaniu 3-miesięcznych okresów rozliczeniowych... 351 Informacjao zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy... 352 8. Regulamin wynagradzania a czas pracy... 353 8.1. Zasady ogólne z Kodeksu pracy... 353 8.2. Inne zasady rozliczania nadgodzin... 361 8.3. Ryczałty za noce lub nadgodziny... 365 8.4. Wyższe dodatki nocne... 367 8.5. Dodatki zmianowe i świąteczne................................................. 369 8.6. Zasady rekompensaty dyżurów pełnionych przez pracowników... 371 VIII

Spis treści 8.7. Wynagrodzenie za wezwanie do sądu/prokuratury etc.... 373 9. Czas pracy na liście płac... 375 9.1. Uwagi ogólne... 375 9.2. Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe... 376 9.2.1. Normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe... 377 9.2.2. Dodatki za godziny nadliczbowe... 380 9.2.3. Wpływ siatki płac na wynagrodzenie za nadgodziny... 381 9.2.4. Ryczałt za godziny nadliczbowe... 384 9.2.4.1. Zasady stosowania ryczałtu... 384 9.2.4.2. Sposób wprowadzania ryczałtu... 386 9.2.4.3. Kalkulacja wysokości ryczałtu... 387 9.2.4.4. Zalety wprowadzenia ryczałtu... 389 9.3. Wpływ udzielania czasu wolnego w zamian za nadgodziny na wynagrodzenie... 390 9.3.1. Rekompensata w tym samym miesiącu... 391 9.3.2. Rekompensata w innym miesiącu... 392 9.4. Wpływ wyjść prywatnych na wynagrodzenie... 397 9.5. Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe pracowników niepełnoetatowych.. 400 9.6. Wynagrodzenie za pracę w nocy... 402 9.7. Wynagrodzenie za dyżur... 405 9.8. Wynagrodzenie za przerwy w systemie przerywanym... 407 10. Stanowiska urzędowe... 409 10.1. Zmiany w harmonogramach czasu pracy... 409 10.2. Doba po dniu wolnym i zmiana harmonogramu... 410 10.3. Roczny limit nadgodzin... 411 10.4. Praca zmianowa... 413 10.5. Odpracowanie wyjścia prywatnego... 414 10.6. Nadgodziny kierowników... 415 10.7. Termin wniosku o czas wolny... 417 10.8. Doba pracownicza... 418 10.9. Doba i odpoczynek dobowy a praca zmianowa... 421 10.10. Równoważenie odpoczynku... 422 10.11. Pojęcie dnia wolnego wynikającego z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy... 424 10.12. Co 4. niedziela wolna... 426 10.13. Weekendowy czas pracy a nadgodziny... 427 10.14. Dzień wolny za pracę w sobotę... 427 10.15. Praca w sobotę... 428 10.16. Nadgodziny między dwiema dobami... 429 10.17. Nadgodziny w ruchomym czasie pracy... 430 10.18. Ryczałt za nadgodziny... 431 10.19. Czas wolny za dyżur a wynagrodzenie... 432 10.20. Obliczanie dodatku za nadgodziny... 435 10.21. Czas wolny za nadgodziny... 437 11. Adresy Okręgowe inspektoraty pracy, ich oddziały i biura terenowe.... 439 12. Przepisy prawne Dział szósty Kodeksu pracy... 443 IX

Wstęp Czas pracy jest jednym z najtrudniejszych tematów z zakresu problematyki kadrowo- -płacowej, gdyż przepisy są w tym zakresie mocno nieprecyzyjne i budzą liczne wątpliwości. Stąd, aby nie popełnić błędu i nie narazić się na ryzyko naruszenia przepisów oraz związanego z tym wykroczenia, służby kadrowe muszą śledzić orzecznictwo Sądu Najwyższego i oficjalne stanowiska Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz Głównego Inspektoratu Pracy. Niestety nie są one jednolite i bardzo często prezentują odmienne sposoby rozwiązania danego problemu. W takich więc przypadkach pracodawca musi samodzielnie podjąć decyzję, licząc się z pewnym ryzykiem, a pomocą mogą służyć poglądy czy przykłady zawarte w tej publikacji. Niniejsza książka nie jest następną książką o czasie pracy, w której po prostu opisano kolejno wszystkie jego instytucje, gdyż tematykę czasu pracy połączono z dokumentami, powiązanymi z tą problematyką. Celem niniejszej publikacji jest jednak nie tylko pomoc pracodawcom, czy ich fachowym służbom kadrowo-płacowym w sporządzaniu poszczególnych dokumentów, ale też zasugerowanie niestandardowych rozwiązań, których wprowadzenie warto rozważyć, by usprawnić organizację czasu pracy w firmie. Poszczególne rozdziały książki dotyczą różnych dokumentów, jakie znajdziemy niemalże u każdego pracodawcy, a w treści których pojawiają się zagadnienia związane z czasem pracy. Starając się utrzymać pewną chronologię zdarzeń, czy wpływu poszczególnych dokumentów na kolejne z nich, książka rozpoczyna się od przedstawienia problematyki regulaminu pracy (obwieszczenia) oraz wprowadzonych od 23 sierpnia 2013 r. porozumień zawieranych z załogą, które w sposób ramowy określają zasady dotyczące czasu pracy w skali całej firmy. Następne rozdziały dotyczą umów i wniosków pracowników oraz poleceń pracodawcy, które kształtują wiele instytucji z zakresu czasu pracy. Bardzo obszerny rozdział dotyczy planowania harmonogramów czasu pracy, które w wielu firmach są podstawą organizacji pracy w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Zakończenie książki zawiera opisanie problematyki ewidencji czasu pracy i ściśle z nią powiązanej problematyki płacowej, gdyż w dwóch ostatnich rozdziałach opisano wpływ regulaminu wynagradzania na rozliczanie czasu pracy oraz zasady tego rozliczania i sposób ujęcia elementów związanych z czasem pracy na liście płac. XI

Wstęp Praktycznym walorem książki są liczne przykłady i wzory w zasadzie wszystkich dokumentów opisywanych na jej stronach. W niektórych miejscach zawarto również screeny z programu do zarządzania czasem pracy, które pokazują Czytelnikom, jak automatyzacja procesu planowania i rozliczania czasu pracy ułatwia bieżące funkcjonowanie organizacji. Niniejsza książka nie mogłaby mieć tak wielu przypadków, czy opisanych problemów, gdybym nie wykorzystał w niej doświadczeń ze szkoleń, czy z własnych działań doradczych. Dlatego z góry dziękuję i przepraszam, jeśli jakaś ze współpracujących ze mną osób znajdzie w treści swój case z rozwiązaniem. Bez nich jednak to dzieło byłoby po prostu bezwartościowe. Podziękowania bezwzględnie należą się również moim niezawodnym współpracownikom żonie Agacie i jej bratu Karolowi, którzy byli moimi konsultantami i pierwszymi, przed Czytelnikami, recenzentami tego dzieła. Na koniec muszę jeszcze podkreślić, że większość rozwiązań zaproponowanych w książce opiera się na orzecznictwie lub oficjalnych stanowiskach, jednak w tematach gdzie takowych się jeszcze nie doczekaliśmy, są to wyłącznie poglądy autora. Warszawa, grudzień 2013 r. Łukasz Prasołek XII

Wykaz skrótów art.... artykuł br.... bieżącego roku Dz.U... Dziennik Ustaw ew.... ewentualnie GIP... Główny Inspektorat Pracy / Główny Inspektor Pracy KC... ustawa z 23.4.1964 r. Kodeks cywilny KK... ustawa z 6.6.1997 r. Kodeks karny KP... ustawa z 26.6.1974 r. Kodeks pracy KPA... ustawa z 14.6.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego lit... litera m.in... między innymi MEN... Ministerstwo Edukacji Narodowej MF... Ministerstwo Finansów MNiSW... Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego MPiPS... Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej MZ... Mister Zdrowia np.... na przykład NSA... Naczelny Sąd Administracyjny Nr... numer OSNAPiUS... Orzecznictwo Sądu Najwyższego, Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych OSNP... Orzecznictwo Sądu Najwyższego, Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych PIP... Państwowa Inspekcja Pracy PIS... Państwowa Inspekcja Sanitarna pkt... punkt XIII

Wykaz skrótów pkt.... punkty por.... porównaj poz.... pozycja r.... rok red.... redakcja RM... Rada Ministrów rozdz.... rozdział rozp.... rozporządzenie s.... strona (y) SN... Sąd Najwyższy sygn... sygnatura t.j... tekst jednolity tj... to jest TK... Trybunał Konstytucyjny tzn.... to znaczy ust.... ustęp w zw.... w związku wg... według ww.... wyżej wymieniony (a, e) zd... zdanie ze zm.... ze zmianami zob.... zobacz ZUS... Zakład Ubezpieczeń Społecznych zoz... Zakładowa Organizacja Związkowa... paragraf XIV

Wykaz piktogramów orzecznictwo podstawa prawna porada eksperta ważna informacja XV

1. Regulamin pracy i obwieszczenie o czasie pracy Nadrzędnym celem wprowadzenia regulaminu pracy jest ustalenie obowiązującego w zakładzie porządku i organizacji procesu pracy (art. 104 1 KP). Reguluje on bowiem wzajemne prawa i obowiązki stron pracowniczego zatrudnienia, a jego postanowienia oddziałują na stosunki pracy wszystkich pracowników firmy. 1.1. Wprowadzanie regulaminu pracy Nie każdy pracodawca musi jednak wprowadzać regulamin pracy, gdyż obowiązek ten dotyczy jedynie zakładów, które zatrudniają co najmniej 20 pracowników. Nie ma przy tym znaczenia wymiar ich zatrudnienia. Obowiązek utworzenia regulaminu pracy będzie bowiem ciążył zarówno na pracodawcy zatrudniającemu 20 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy (tj. na 1/1 etatu), jak i na tym, który zatrudnia 20 pracowników niepełnoetatowych (np. każdego na 1/2 etatu). Wyłączenia z obowiązku Drugą okolicznością, która zwalnia z konieczności tworzenia regulaminu pracy jest funkcjonowanie w zakładzie układu zbiorowego pracy, gdyż z uwagi na zbliżony zakres obu tych źródeł prawa, ustawodawca nie przewidział potrzeby dublowania ich postanowień. W praktyce oznacza to, że małe zakłady zatrudniające do 19 pracowników włącznie oraz firmy, w których doszło do zawarcia układów zbiorowych pracy, zostały zwolnione z obowiązku tworzenia regulaminu pracy. W przypadku tych pierwszych jego funkcję w odniesieniu do regulacji dotyczących czasu pracy pełni obwieszczenie o czasie pracy z art. 150 KP. Zakłady zatrudniające do 19 pracowników 1

1. Regulamin pracy i obwieszczenie o czasie pracy Stanowisko GIP Powyższe nie oznacza jednak, że nie mogą oni (tj. mniejsi pracodawcy, zatrudniający poniżej 20 pracowników) dobrowolnie opracować i stosować w swoich firmach regulaminów pracy. Potwierdził to Główny Inspektorat Pracy w stanowisku z 20.5.2009 r. w sprawie możliwości wprowadzenia regulaminu pracy przez pracodawcę zatrudniającego mniej niż 20 pracowników (GPP-152-4560-31/09/PE/RP, Rzeczpospolita DF 2009/125/3). Na jego łamach wskazano, że art. 104 2 KP nie stanowi o niedopuszczalności wprowadzenia regulaminu pracy przez zakład zatrudniający mniej niż 20 pracowników. Ustanawia on jedynie konieczność wprowadzenia tego aktu przez większe zakłady, które nie są związane postanowieniami układu zbiorowego pracy. W praktyce oznacza to, że regulamin pracy może nadal obowiązywać w zakładzie, w którym stan zatrudnienia spadł poniżej liczby 20 pracowników, jak również może go dobrowolnie wprowadzić pracodawca, który od początku swego istnienia zatrudnia mniej liczną załogę. Wiążą się z tym konkretne korzyści. Mianowicie pracodawca, który mimo braku takiego obowiązku opracował regulamin pracy, nie musi już wydawać dodatkowo obwieszczenia wskazującego stosowane systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe. Co więcej, obowiązywanie regulaminu pracy pozwala ograniczyć zakres informacji o warunkach zatrudniania, którą w myśl art. 29 3 KP należy przekazać każdemu pracownikowi. W firmach, w których obowiązuje regulamin pracy, dokument ten nie musi już zawierać informacji o porze nocnej, miejscu i czasie wypłaty pensji oraz przyjętym sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy, czy usprawiedliwiania nieobecności. Wszystko to będzie bowiem wynikało z treści regulaminu pracy (art. 104 1 1 pkt 4, 5 i 9 KP), z którym pracodawca musi przecież zapoznać każdego pracownika przed dopuszczeniem go do pracy (art. 104 3 2 KP). Obowiązek konsultacji z zoz Z utworzeniem regulaminu pracy nie powinny mieć żadnych trudności te firmy, w których nie funkcjonują związki zawodowe. W ich przypadku bowiem pracodawca samodzielnie ustala treść tego aktu, nie będąc zobowiązanym do jego uzgadniania czy choćby konsultowania z jakimkolwiek podmiotem, w tym również z przedstawicielem pracowników (art. 104 2 2 KP). Nieco trudnej mają pracodawcy, u których działają zakładowe organizacje związkowe, gdyż muszą z nimi ustalać treść regulaminu (art. 104 2 1 KP). Dopiero jeśli w ustalonym przez pracodawcę i związkowców terminie nie uda się uzgodnić treści regulaminu pracy, szef zyskuje wolną rękę co oznacza, że może sam ustalić treść regulaminu (art. 104 2 2 KP). 2

1.2. Postanowienia obligatoryjne regulaminu pracy ZAPAMIĘTAJ Decydując się na wprowadzenie regulaminu pracy należy pamiętać, że jego postanowienia zaczną obowiązywać dopiero po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty w danym zakładzie (np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, wyłożenie w kadrach lub obok listy obecności). Powyższa zasada obowiązuje przy tym wszystkich pracodawców bez wyjątku, niezależnie od liczby zatrudnionych przez nich pracowników, jak i faktu posiadania lub nieposiadania zakładowych organizacji związkowych (art. 104 3 1 KP). Każdy pracodawca musi również zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy (art. 104 3 2 KP), zaś pisemne potwierdzenie spełnienia tego obowiązku powinno znaleźć się w części B akt osobowych ( 3 rozporządzenia MPiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Obowiązek poinformowania pracowników 1.2. Postanowienia obligatoryjne regulaminu pracy Postanowienia regulaminu pracy można podzielić na dwie podstawowe grupy: obligatoryjne i fakultatywne. W pierwszej z nich mieści się katalog wynikający z art. 104 1 KP obejmujący zagadnienia, które muszą znaleźć się w treści regulaminu. Chodzi tu o kwestie podstawowe i niezbędne z punktu widzenia organizacji pracy, rozliczania jej wykonania oraz prawidłowego naliczenia wynagrodzenia. 1.2.1. Systemy czasu pracy, rozkład czasu pracy, okresy rozliczeniowe Bez wątpienia organizowanie procesu pracy, w tym również ustalenie obowiązującego pracowników rozkładu czasu pracy, należy do uprawnień dyspozycyjnych kierownictwa zakładu pracy. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 25.3.1977 r. (I PZP 60/76, Legalis Nr 19987). To naturalna konsekwencja wyrażonej w art. 22 1 KP zasady, zgodnie z którą przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się m.in. wykonywać pracę w czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Instytucjami najbardziej wpływającymi na organizację czasu pracy w firmie są system, rozkład i okres rozliczeniowy. Bez wątpienia nadrzędnym spośród nich jest pojęcie systemu 3

1. Regulamin pracy i obwieszczenie o czasie pracy czasu pracy, od którego wyboru zależeć będą kolejne, tj. rozkład i okres rozliczeniowy. Kodeks pracy daje pracodawcom do wyboru aż 10 systemów czasu pracy, umożliwiając tym samym dostosowanie organizacji czasu pracy do potrzeb organizacyjnych, produkcyjnych i specyfiki zakładu pracy. 1.2.1.1. Systemy czasu pracy Wybór systemu czasu pracy Wybór systemu czasu pracy ma kluczowe znaczenie dla planowania czasu pracy pracowników. W zależności od wybranego systemu zatrudnieni mogą wykonywać pracę w stałym, ustalonym z góry rytmie (system podstawowy z art. 129 KP) lub np. jedynie w niektórych dniach, za to w podwyższonym wymiarze dobowym (systemy równoważne z art. 135 137 KP). Wybór systemu czasu pracy powinien być więc uzależniony od profilu działalności firmy, a co za tym idzie specyfiki pracy załogi. Potrzeby teatru, gdzie dniówki pracowników artystycznych są dzielone na 2 części z uwagi na konieczność zapewnienia im przerwy między przedstawieniami bądź próbami, muszą się różnić od oczekiwań elektrociepłowni, gdzie ze względu na rodzaj działalności praca musi być realizowana przez 24 godziny na dobę. W pierwszym z przedstawionych powyżej przypadków jedynym wyjściem jest stosowanie systemu przerywanego, pozwalającego wyłączyć z czasu pracy przerwę trwającą do 5 godzin, w drugim zaś pracodawca może wybierać między systemem podstawowym (art. 129 1 KP) lub równoważnym (art. 135 KP) i pracą na 2 bądź 3 zmiany (art. 146 KP), a systemem pracy w ruchu ciągłym (art. 138 KP). Zadania realizowane przez elektrociepłownię, nawet jeśli mogą być wstrzymane z uwagi na stosowaną technologię, są niezbędne z uwagi na konieczność ciągłego zaspokajania potrzeb ludności, co stanowi wystarczające uzasadnienie dla stosowania pracy w ruchu ciągłym. 16-godzinny wymiar czasu pracy Inne rozwiązania w systemie równoważnym Omawiając systemy równoważne warto pamiętać, że poza podstawowym wariantem, umożliwiającym planowanie przedłużenia dniówek do 12 godzin, ustawodawca przewidział jeszcze 2 odmiany tego rozwiązania. Pierwsza z nich znajdzie zastosowanie wobec pracowników zatrudnionych przy dozorze urządzeń lub wykonujących prace związane z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy. Wobec takich pracowników ustawodawca dopuszcza przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 16 godzin pod warunkiem, że po każdej takiej dniówce będą mieli zapewniony odpoczynek co najmniej równy liczbie przepracowanych godzin (art. 136 KP). 4