zatwierdzam: do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 1 Dyrektora Wydziału Komunikacji Urzędu Miasta Olsztyn z dnia 21 czerwca 2004 r. Wewnętrzny Regulamin Organizacyjny Wydziału Komunikacji Urzędu Miasta O l s z t y n R o z d z i a ł I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Wewnętrzny regulamin organizacyjny zwany dalej regulaminem określa: 1/ zadania Wydziału, 2/ strukturę organizacyjną Wydziału i symbole używane w korespondencji, 3/ podział zadań na poszczególne referaty i stanowiska pracy, 4/ zasady obiegu dokumentów, znakowania i rejestracji oraz podpisywania pism i decyzji, 5/ zasady sprawowania kontroli wewnętrznej i zewnętrznej, 6/ postanowienia końcowe. R o z d z i a ł II ZADANIA WYDZIAŁU 2 Do podstawowego zakresu działania Wydziału należy: 1. przyjmowanie wniosków o wydanie i wymianę uprawnień do kierowania pojazdami, 2. wydawanie dokumentów stwierdzających uprawnienia do kierowania pojazdami oraz ich wtórników (prawa jazdy, międzynarodowe prawa jazdy), 3. przyjmowanie zawiadomień o zmianach dotyczących danych w ewidencji kierowców oraz wydawanie w związku z tym nowych dokumentów praw jazdy, 4. przyjmowanie zawiadomień oraz wydawanie decyzji o zatrzymaniu prawa jazdy, 5. cofanie, zwracanie oraz przywracanie uprawnień do kierowania pojazdami,
6. kierowanie osób posiadających uprawnienia do kierowania pojazdami na: a/ badania lekarskie w przypadkach nasuwających zastrzeżenia, co do ich stanu zdrowia, b/ kontrolne sprawdzenie kwalifikacji, 7. przyjmowanie do depozytu praw jazdy, 8. wydawanie decyzji o zatrzymaniu i cofnięciu prawa jazdy w związku z utratą kwalifikacji, stwierdzeniem przez lekarza uprawnionego do badań kierowców istnienia przeciwwskazań zdrowotnych do kierowania pojazdami bądź niepoddania się koniecznym badaniom lekarskim lub psychologicznym, 9. udzielanie uprawnionym organom informacji o kierowcach i posiadanych przez nich uprawnieniach; w tym potwierdzeń do ambasad, 10. prowadzenie archiwum akt kierowców, 11. prowadzenie ewidencji kierowców w postaci akt ewidencyjnych osób oraz w systemie informatycznym, 12. dokonywanie rejestracji pojazdów, wydawanie dowodów rejestracyjnych lub dokumentów dopuszczających czasowo pojazd do ruchu oraz tablic rejestracyjnych, 13. przyjmowanie od właściciela pojazdu zawiadomień o zbyciu pojazdu, zmianie stanu faktycznego wymagającego zmiany danych w dowodzie rejestracyjnym, 14. wyrejestrowanie pojazdu na wniosek właściciela, 15. zwracanie zatrzymanych dowodów rejestracyjnych lub odpowiadających im dokumentów, 16. wydawanie wtórników pozwoleń czasowych, 17. wydawanie wtórników i wymiana dowodów rejestracyjnych, 18. wymiana tablic rejestracyjnych oraz wydawanie wtórników tablic rejestracyjnych, 19. wpisywanie do dowodów rejestracyjnych zastrzeżeń dotyczących prawa własności pojazdu i innych mających wpływ na eksploatację pojazdu, 20. wydawanie kart pojazdów i ich wtórników, 21. dokonywanie wpisów w kartach pojazdów, 22. wydawanie skierowań na dodatkowe badania techniczne pojazdu, 23. wydawanie decyzji o nadaniu cech identyfikacyjnych pojazdu, 24. wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach dotyczących rejestracji pojazdów, 25. prowadzenie ewidencji tablic (tablicy) indywidualnych wydanych na obszarze województwa, 26. wyznaczanie w ramach województwa dla każdego organu rejestrującego pojemności rejestracyjnej tablic tymczasowych, w tym również tablic badawczych, 27. przekazywanie odpłatnie wojewodzie mazowieckiemu częściowo
wypełnionych dowodów rejestracyjnych, tablic rejestracyjnych i nalepek kontrolnych niezbędnych do rejestracji pojazdów, 28. przekazywanie do ewidencji pojazdów danych o terminie badania technicznego lub informacji o zatrzymaniu dowodu rejestracyjnego ze stacji kontroli pojazdów, nad którymi sprawowany jest nadzór, 29. prowadzenie ewidencji numerów rejestracyjnych przyznanych jednostkom wojskowym, Policji, ABW i Straży Granicznej, 30. prowadzenie archiwum akt pojazdów i ich właścicieli, 31. wydawanie zaświadczeń o posiadaniu pojazdu i uprawnień do kierowania pojazdem, 32. zamawianie tablic rejestracyjnych i druków komunikacyjnych, 33. wydawanie i cofanie zezwoleń na przeprowadzanie badań technicznych dla stacji kontroli pojazdów, 34. sprawowanie określonego nadzoru nad stacjami kontroli pojazdów, 35. wydawanie i cofanie uprawnień diagnostom, 36. organizowanie egzaminów w zakresie transportu drogowego taksówką., 37. wydawanie i cofanie zezwoleń na prowadzenie szkoleń kierowców i kandydatów na kierowców oraz informowanie o wydanym zezwoleniu ITS, 38. kontrolowanie dokumentacji i działalności ośrodków szkolenia, 39. wydawanie upoważnień do przeprowadzania kursów kwalifikacyjnych na instruktorów, 40. dokonywanie wpisów i skreśleń instruktorów z ewidencji oraz informowanie o tym ITS-u 41. kierowanie instruktorów na egzamin, 42. wydawanie i cofanie zezwoleń na krajowy transport drogowy osób - przewozy regularne i przewozy regularne specjalne, 43. uzgadnianie zezwoleń na prowadzenie regularnych przewozów na liniach komunikacyjnych obejmujących zasięgiem powiaty sąsiadujące, 44. udzielanie, zmiany lub cofanie licencji na wykonywanie zarobkowego transportu drogowego, 45. udzielanie promes, 46. przenoszenie uprawnień wynikających z licencji w razie: a/ śmierci osoby fizycznej posiadającej licencję i wstąpienia na jej miejsce spadkobiercy, w tym również osoby fizycznej będącej wspólnikiem spółki jawnej lub spółki komandytowej, b/ połączenia, podziału lub przekształceń, zgodnie z odrębnymi przepisami przedsiębiorstw posiadających licencje, 47. po zasięgnięciu opinii organizacji zrzeszających miejscowych taksówkarzy i organizacji, których statutowym celem jest ochrona praw konsumenta, przedkładanie wniosku Radzie Miasta o określenie na dany rok kalendarzowy limitu nowych licencji, 48. kontrolowanie działalności gospodarczej posiadaczy licencji i zezwoleń w
zakresie transportu drogowego, 49. wydawanie zaświadczeń i wypisów z zaświadczeń na przewozy drogowe na potrzeby własne, 50. wydawanie zaświadczeń potwierdzających zdanie egzaminu z zakresu wykonywania transportu drogowego taksówką, 51. prowadzenie rejestru wydanych zaświadczeń potwierdzających zdanie egzaminu z zakresu wykonywania transportu drogowego taksówką i przechowywanie ich kopii przez okres 50 lat, 52. informowanie właściwego ministra o liczbie udzielonych licencji i zezwoleń. R o z d z i a ł III STRUKTURA ORGANIZACYJNA I SYMBOLE UŻYWANE W KORESPONDENCJI 3 1. Pracą Wydziału Komunikacji kieruje Dyrektor Wydziału, którego zadania i obowiązki określa Rozdział V Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Olsztyn. 2. Dyrektorowi Wydziału bezpośrednio podlega referat rejestracji pojazdów. 3. W czasie nieobecności Dyrektora wszystkie jego zadania i kompetencje realizuje Zastępca Dyrektora Wydziału. 4. Zastępca Dyrektora uczestniczy w posiedzeniach Komisji Wspólnej, której zadaniem jest rozwiązywanie i sygnalizowanie odpowiednim urzędom problemów związanych z pracą taksówek osobowych w mieście Olsztynie. 5. Zastępcy Dyrektora Wydziału bezpośrednio podlega referat uprawnień do do kierowania pojazdami, transportu i szkolenia. 6.W Wydziale tworzy się następujące komórki i stanowiska pracy: 1. Wieloosobowe stanowisko ds. administracyjnych i informacji K.I.. 2. Referat uprawnień do kierowania pojazdami, transportu i szkolenia K.II.: 1) kierownik, 2) wieloosobowe stanowisko ds. uprawnień do kierowania pojazdami, 3) wieloosobowe stanowisko ds. transportu i szkolenia. 3. Referat rejestracji pojazdów K.III. :
1) kierownik, 2) wieloosobowe stanowisko ds. rejestracji pojazdów. R o z d z i a ł IV PODZIAŁ ZADAŃ NA POSZCZEGÓLNE STANOWISKA PRACY Ustala się następujący zakres działania poszczególnych stanowisk pracy: 4 1. Stanowisko ds. administracyjnych i informacji: 1/ obsługa kancelaryjna Wydziału w tym m.in.: a) przyjmowanie, rejestrowanie i rozdział korespondencji, b) wysyłanie sporządzonej w Wydziale korespondencji, c) zaopatrywanie w materiały biurowe i druki powszechnego użytku pracowników Wydziału, d) prowadzenie ewidencji przepracowanych godzin nadliczbowych oraz książki wyjść w godzinach pracy, e) prowadzenie rejestru otrzymanych zawiadomień f) prowadzenie rejestru skarg 2/ udzielanie informacji z zakresu spraw realizowanych przez Wydział, 3/ wypisywanie faktur. 2. Referat uprawnień do kierowania pojazdami, transportu i szkolenia: 1) kierownik referatu: a) koordynuje pracę referatu i sprawuje nadzór nad realizacją zadań przez poszczególnych pracowników, b) bezpośrednio realizuje zadania związane z egzekwowaniem prawomocnych wyroków sądowych w zakresie wykonywania środków karnych, c) kieruje kierowców na kontrolne sprawdzanie kwalifikacji oraz badania lekarskie w przypadkach nasuwających uzasadnione zastrzeżenia, d) wydaje decyzje o zatrzymaniu bądź cofnięciu uprawnień do kierowania pojazdami w związku z utratą kwalifikacji, stwierdzeniem przeciwwskazań zdrowotnych do kierowania pojazdami bądź nie poddania się wymaganym nadaniom 2) wieloosobowe stanowisko ds. uprawnień do kierowania pojazdami:
a) prowadzi ewidencję kierowców w postaci akt ewidencyjnych i systemie informatycznym oraz ewidencję osób bez uprawnień, weryfikuje akta, b) przyjmuje wnioski o wydanie lub wymianę uprawnień, c) wprowadza dane do systemu informatycznego, d) wydaje uprawnienia do kierowania pojazdami oraz ich wtórniki, e) występuje do innych urzędów o przesłanie akt kierowców, realizuje żądania w tym zakresie kierowane z innych urzędów, f) wydaje, cofa i przywraca uprawnienia do kierowania pojazdami, g) prowadzi archiwum akt kierowców, 3) wieloosobowe stanowisko ds. transportu i szkolenia: a) wydaje i cofa zezwolenia na przeprowadzenie przez stacje kontroli pojazdów badań technicznych, b) sprawuje nadzór nad działalnością stacji kontroli pojazdów, dokonuje ich kontroli, c) wydaje i cofa uprawnienia diagnostom, d) organizuje egzaminy w zakresie transportu drogowego taksówkami, e) wydaje zaświadczenia potwierdzające zdanie egzaminu z zakresu wykonywania transportu drogowego taksówkami, prowadzi ich rejestr oraz przechowuje kopie, f) przygotowuje projekty uchwał organu stanowiącego w sprawie określenia na kolejny rok kalendarzowy limitu udzielenia nowych licencji, g) wydaje i cofa zezwolenia na krajowy transport drogowy osób (przewozy regularne i regularne specjalne), h) uzgadnia wydawanie zezwoleń na prowadzenie regularnych przewozów osób na liniach komunikacyjnych obejmujących miasto i powiaty sąsiadujące, i) udziela, odmawia udzielenia lub cofa licencje na wykonywanie krajowego zarobkowego transportu drogowego, udziela promesy, j) przenosi prawem przewidziane uprawnienia wynikające z licencji, k) wydaje zaświadczenia i wypisy z zaświadczeń na przewozy drogowe na potrzeby własne, l) kontroluje działalność posiadaczy licencji i zezwoleń w zakresie transportu drogowego, m) wydaje i cofa zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie szkolenia kierowców, kontroluje dokumentację i działalność ośrodków szkolenia, n) wydaje upoważnienia do przeprowadzenia kursów kwalifikacyjnych na instruktorów, o) dokonuje wpisów i skreśleń instruktorów z ewidencji, kieruje instruktorów na egzaminy,
p) przygotowuje niezbędne informacje o liczbie udzielonych licencji i zezwoleń. 3. Referat rejestracji pojazdów 1/ Kierownik Referatu, a) sprawuje nadzór nad pracą całego Referatu w zakresie określonym na stanowiskach poszczególnych pracowników, b) koordynuje pracę Referatu, c) przygotowuje decyzje administracyjne w indywidualnych sprawach dotyczących rejestracji pojazdów, d) wyznacza w ramach województwa dla każdego organu rejestrującego pojemność rejestracyjną tablic rejestracyjnych, w tym również tablic badawczych, e) prowadzi ewidencję tablic (tablicy) indywidualnych wydanych na obszarze województwa, f) przekazuje odpłatnie wojewodzie mazowieckiemu częściowo wypełnione dowody rejestracyjne, tablice rejestracyjne, nalepki kontrolne niezbędne do rejestracji, g) przekazuje do ewidencji pojazdów dane o terminie badania technicznego lub informacje o zatrzymaniu dowodu rejestracyjnego otrzymane ze stacji kontroli pojazdów, nad którymi sprawowany jest nadzór, h) prowadzi ewidencję numerów rejestracyjnych przyznanych jednostkom wojskowym, Policji, ABW i Straży Granicznej, i) zamawia tablice rejestracyjne i blankiety dokumentów komunikacyjnych oraz prowadzi stosowną ewidencję, j) realizuje sprawy związane z przyjmowaniem pojazdów na własność gminy, w tym przygotowuje projekty uchwał Rady Miasta o przyjęciu pojazdów na własność gminy w przypadkach nieodebrania pojazdów usuniętych na wyznaczony przez Prezydenta Miasta parking strzeżony, których usunięcie nastąpiło wskutek dyspozycji wydanych przez uprawnione jednostki i dla których nie ustalono właściciela. 2/ Wieloosobowe stanowisko d/s rejestracji pojazdów a) przyjmuje wnioski o rejestracje pojazdów, b) dokonuje rejestracji pojazdów, wydając dowody rejestracyjne lub pozwolenia czasowe dopuszczające pojazdy do ruchu, tablice rejestracyjne wraz z niezbędnymi nalepkami i znakami oraz ich wtórniki, c) zwraca zatrzymane dowody rejestracyjne lub odpowiadające im dokumenty,
d) wyrejestrowuje pojazdy na wnioski właścicieli, e) dokonuje zmian w ewidencji pojazdów i dowodach rejestracyjnych dotyczących zbycia pojazdu, powodujących zmiany w opisie pojazdu lub dotyczącej właściciela, f) wpisuje do dowodów rejestracyjnych zastrzeżenia wynikające z prawa celnego oraz inne zastrzeżenia dotyczące prawa własności pojazdu i innych mających wpływ na eksploatację pojazdu, g) wydaje karty pojazdu i ich wtórniki dla pojazdów oraz dokonuje w nich odpowiednich wpisów, h) wydaje skierowania na dodatkowe badania techniczne pojazdu, i) wydaje decyzje o nadaniu cech indywidualnych pojazdu, j) wydaje wtórniki pozwoleń czasowych, k) wydaje wtórniki dowodów rejestracyjnych oraz dokonuje ich wymiany, l) wymienia tablice rejestracyjne oraz wydaje wtórniki tablic rejestracyjnych, ł) prowadzi archiwum dokumentów pojazdów i ich właścicieli, m) prowadzi elektroniczną ewidencję pojazdów i ich właścicieli. 5 1. Pracownicy Wydziału realizują zadania służbowe zgodnie z ustalonymi zakresami czynności, stanowiącymi załączniki do niniejszego regulaminu. 2. Pracownicy Wydziału, niezależnie od ustalonego im zakresu czynności, zobowiązani są załatwiać wszelkie inne czynności zlecone doraźnie przez Dyrektora Wydziału. 3. Zasady zastępstw pracowników określa się indywidualnie w ustalonych zakresach czynności. Do obowiązków pracowników Wydziału, bez względu na zajmowane stanowisko służbowe i wykonywane zadania, należy: 6 1. Utrzymywanie systematycznych i bezpośrednich kontaktów z innymi pracownikami Wydziału oraz współpraca z pozostałymi Wydziałami Urzędu w zakresie przepływu informacji niezbędnych do prawidłowej i terminowej realizacji zadań w zakresie organizacji pracy, 2. Uprzejme traktowanie i dokładne informowanie interesantów oraz służenie im radą i pomocą, 3. Stałe doskonalenie kwalifikacji zawodowych, występowanie z inicjatywą i
wnioskami zmierzającymi do usprawnienia pracy Wydziału, 4. Przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz porządku i dyscypliny pracy, 5. Dbałość o mienie Wydziału. R o z d z i a ł V ZASADY OBIEGU DOKUMENTÓW, ZNAKOWANIA I REJESTRACJI ORAZ PODPISYWANIA PISM I DECYZJI 1. Korespondencja wpływająca do Wydziału poddana zostaje następującej procedurze: 1/ ostemplowaniu pieczęcią wpływu, 2/ zadekretowaniu przez Dyrektora, 3/ przekazaniu merytorycznie wskazanemu w dekretacji referatowi lub pracownikowi. 2. Korespondencja wychodząca z Wydziału (poprawnie sporządzona i podpisana) przekazywana jest do Kancelarii Ogólnej. 7 8 1. W wydziale ustala się następujące zasady podpisywania pism i decyzji: 1/ Dyrektor Wydziału podpisuje pisma i decyzje nie zastrzeżone do podpisu Prezydenta, Zastępców Prezydenta i Sekretarza Miasta, wynikające z zakresu działania Wydziału oraz indywidualnego upoważnienia Prezydenta Miasta, 2/ Pracownicy Wydziału podpisują dokumenty i pisma zgodnie z upoważnieniem wynikającym z ich zakresu czynności, 3/ Dokumenty przedkładane do Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza Miasta wymagają podpisu Dyrektora Wydziału. 9 1. Każdy pracownik przechowuje akta spraw w następujących teczkach: 1/ podręcznych - sprawy do załatwienia
- terminarz - do podpisu 2/ spraw ostatecznie załatwionych - zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. 2. W Wydziale prowadzi się następujące rejestry: 1/ rejestr skarg, 2/ rejestr wydanych druków ścisłego zarachowania 3/ rejestr wpływu podań o wydanie praw jazdy krajowych i międzynarodowych (w formie elektronicznej), 4/ rejestr osób bez uprawnień, 5/ rejestr wydanych druków międzynarodowych praw jazdy, 6/ rejestr zatrzymanych i cofniętych praw jazdy, 7/ rejestr otrzymanych i wydanych kart pojazdów, 8/ rejestr wniosków o rejestrację pojazdów, 9/ rejestr wysłanych zawiadomień o zarejestrowaniu pojazdów, 10/ rejestr otrzymanych zawiadomień o zarejestrowaniu pojazdów, 11/ ewidencja zatrzymanych dowodów rejestracyjnych, 12/ rejestr wydanych zaświadczeń potwierdzających zdanie egzaminu z zakresu wykonywania transportu drogowego taksówką. 3. Akta spraw załatwionych przygotowuje do przekazania do archiwum zakładowego, po upływie 1 roku kompletnymi rocznikami, każdy pracownik wg swojego zakresu działania. 4. Pracownicy Wydziału przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych zobowiązani są do przestrzegania Instrukcji kancelaryjnej. R o z d z i a ł VI ZASADY SPRAWOWANIA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ I ZEWNĘTRZNEJ 10 1. Kontrolę wewnętrzną w Wydziale sprawuje Dyrektor Wydziału i jego Zastępca oraz Kierownicy referatów w stosunku do pracowników bezpośrednio im podległych, w zakresie przyznanych im uprawnień. 2. Obowiązki Dyrektora Wydziału i jego Zastępcy oraz Kierownika referatu
w zakresie kontroli wewnętrznej polegają na sprawdzeniu prawidłowości stosowania przepisów prawa oraz przepisów regulujących postępowanie administracyjne, udzielanie im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzeniu: 1/ prawidłowości załatwienia spraw i właściwej obsługi interesantów, 2/ terminowości załatwienia spraw, 3/ prawidłowości obiegu dokumentów, 4/ prawidłowości prowadzenia spraw i rejestrów, 5/ prawidłowości pobierania opłaty skarbowej, 6/ przestrzegania dyscypliny pracy. 3. Kontrolę zewnętrzną wykonuje Dyrektor Wydziału i jego Zastępca oraz pracownicy realizujący zadania z zakresu transportu i szkolenia. Zakres kontroli określa Prezydent Miasta w formie upoważnienia. Dokumentację z kontroli przechowuje się w Wydziale. R o z d z i a ł VII POSTANOWIENIA KOŃCOWE 11 1. Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym mogą być dokonywane jedynie w trybie przewidzianym dla jego ustalenia. 2. Wszyscy pracownicy Wydziału mają obowiązek zapoznać się zarówno z Regulaminem organizacyjnym Urzędu Miasta Olsztyn jak też niniejszym regulaminem i potwierdzeniem tego własnoręcznym podpisem złożonym na przyjętym do wiadomości i stosowania zakresie obowiązków. Zarządzenie Wewnętrzne Nr 1 Dyrektora Wydziału Komunikacji
Urzędu Miasta Olsztyn z dnia 21 czerwca 2004 r. w sprawie ustalenia szczegółowej organizacji wewnętrznej Wydziału Komunikacji Urzędu Miasta Olsztyn. Na podstawie 12 ust. 4 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Olsztyn, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 90 Prezydenta Miasta Olsztyn z dnia 30 kwietnia 2004 r. zarządzam co następuje: 1 Ustalam regulamin organizacyjny Wydziału Komunikacji stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Traci moc Zarządzenie Wewnętrzne nr 1 Dyrektora Wydziału Komunikacji Urzędu Miasta Olsztyn z dnia 10 stycznia 2003 r. w sprawie ustalenia szczegółowej organizacji wewnętrznej Wydziału Komunikacji Urzędu Miasta Olsztyn. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Prezydenta Miasta Olsztyn.