17. Jakich czynności rejestracyjnych i w jakich terminach powinien dokonać pracodawca względem ZUS, urzędu skarbowego i ew. innych instytucji, który po raz pierwszy zatrudnia 3 nowych pracowników na podstawie umowy o pracę? Do tej pory prowadził jednoosobową działalność gospodarczą. Pracodawca w terminie 7 dni od zawarcia pierwszej umowy o pracę powinien zgłosić do ZUS pracowników na formularzu ZUS ZUA oraz w tym samym terminie dokonać zgłoszenia siebie jako płatnika składek ZUS za pracowników na formularzu ZUS ZFA. Jeżeli przedsiębiorca rozpoczyna prowadzenie zakładu pracy zatrudniającego pracowników, powinien również w terminie 30 dni powiadomić właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy i Państwowej Inspekcji Sanitarnej o rozpoczęciu działalności. Zgodnie z art. 43 u.s.u.s., każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi (a więc pracownik) podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Powstanie obowiązku ubezpieczenia w przypadku zatrudnionego na podstawie umowy o pracę następuje z chwilą zawarcia takiej umowy. Zgłoszenia powinien dokonać płatnik, tj. pracodawca, na formularzu ZUS ZUA. Na tym samym dokumencie pracodawca wskazuje także tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego. Również sam pracodawca powinien dokonać zgłoszenia płatnika składek w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby. Zgłoszenia tego dokonuje się na formularzu ZUS ZFA. Wzory dokumentów ZUS zawiera rozp. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz. U. Nr 149, poz. 982). Samo zgłoszenie do ZUS może nastąpić w trojakiej formie: transmisji danych w formie dokumentu elektronicznego z programu informatycznego ZUS Płatnik (oprogramowanie jest dostępne bezpłatnie na stronie internetowej www.zus.pl), a od 21 lipca 2007 r. w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania, o którym mowa w art. 47a ust. 1 u.s.u.s., tj. z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami 34
Ubezpieczenia społeczne określonymi przez ZUS została potwierdzona poprzez testy akceptacyjne przeprowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, Dz. U. Nr 64 poz. 565 z późn. zm., wydruku z programu Płatnik, a od 21 lipca 2007 r. z ww. oprogramowania jeżeli rozlicza składki za nie więcej niż 5 osób, przez wypełnienie formularza druku ZUS ZUA i złożenie go we właściwym oddziale ZUS jeżeli rozlicza składki za nie więcej niż 5 osób. Odnośnie zobowiązań podatkowych, osoba prowadząca działalność gospodarczą, która zatrudnia pracowników, jest wobec nich płatnikiem podatku dochodowego. Ma więc obowiązek obliczenia i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń wszystkich swoich pracowników na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy wg miejsca zamieszkania płatnika (art. 38 u.p.d.o.f.). W związku z tym pracodawca powinien, w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, wpłacić łączną kwotę zaliczek na rachunek właściwego urzędu skarbowego. Poza tymi obowiązkami pracodawca, na podstawie art. 209 1 k.p., jest zobowiązany, w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności, zawiadomić na piśmie właściwego inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności jeżeli wcześniej takowego zgłoszenia nie dokonał. 18. Spółka cywilna rozpoczyna działalność od dnia 15 stycznia 2004 r. Jeden ze wspólników przebywa w tym czasie na zasiłku chorobowym z tytułu zatrudnienia, które ustało z dniem 31 grudnia 2003 r. (zaczął chorować jeszcze jako pracownik i kontynuuje chorobę po ustaniu zatrudnienia). Jakim ubezpieczeniom podlega wspólnik, który przebywa na zwolnieniu lekarskim? W przedstawionej sytuacji wspólnik ma prawo do zasiłku chorobowego z tytułu zatrudnienia do 31 grudnia 2003 r. Za okres od 1 do 15 stycznia 2004 r. natomiast nie ma prawa do tego świadczenia, gdyż po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego podjął działalność zarobkową jako wspólnik spółki cywilnej. Osoba ta, jeżeli zgłosi się do objęcia dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym z tytułu wykonywania działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej, nabędzie prawa do zasiłku chorobowego od 15 stycznia 2004 r. Okres zatrudnienia podlega zaliczeniu do okresu ubezpieczenia, od którego uzależnione jest prawo do zasiłku chorobowego, gdyż przerwa w ubezpieczeniu chorobowym nie jest dłuższa niż 30 dni. 35
Objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku o objęcie tym ubezpieczeniem, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został złożony. Jeśli chodzi o kwestie podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej, to możliwe i poprawne są dwa (do wyboru) tryby składania do ZUS dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych wspólników: a) gdy spółka pełni rolę płatnika składek za wspólników lub b) gdy wspólnicy spółki sami opłacają składki na własne ubezpieczenia społeczne. W pierwszym przypadku to spółka będzie zobowiązana rozliczać wszystkich wspólników w raportach ZUS RCA, ZUS RZA i ewentualnie ZUS RSA oraz w jednej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Jeśli wspólnicy spółki cywilnej sami opłacają składki na własne ubezpieczenia, to dokonują zgłoszenia na drukach ZUS ZFA oraz rozliczają składki w składanych samodzielnie deklaracjach ZUS DRA. Osoba prowadząca działalność gospodarczą podlega ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu obowiązkowo, a dobrowolnie, na swój wniosek, chorobowemu) od dnia rozpoczęcia działalności, w przedstawionej sytuacji od 15 stycznia 2004 r. do dnia jej zaprzestania. Z tego tytułu podlega również ubezpieczeniu zdrowotnemu. Składka na ubezpieczenie zdrowotne za styczeń 2004 r. powinna zostać opłacona od pełnej miesięcznej podstawy wymiaru tej składki. Magdalena Stojek-Siwińska 19. Spółka, której zarząd mieści się w Warszawie, posiada 3 zakłady produkcyjne na terenie Polski W każdym z tych zakładów zatrudnionych jest po ok. 200 osób. Spółka jest zarejestrowana w Warszawie. Gdzie i w jaki sposób powinni być zgłoszeni do ubezpieczeń (gdzie należy rozliczać składki) pracownicy? Każdy pracownik objęty obowiązkowo ubezpieczeniami: emerytalnym, rentowym, chorobowym i wypadkowym podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych należy do płatnika składek w przypadku spółki występującej w pytaniu będzie to siedziba zarządu w Warszawie. Płatnik składek jest zobowiązany powiadomić ZUS o każdej zmianie danych ubezpieczonego zawartych w dotychczasowym zgłoszeniu w terminie 7 dni od daty zaistniałych zmian. Magdalena Adamska 36
Ubezpieczenia społeczne 20. Czy student w wieku 24 lat, wykonujący pracę na podstawie umowy zlecenia (posiadający ważną legitymacją studencką do 31 października, obrona pracy magisterskiej jest planowana na 15 listopada), podlega z tego tytułu ubezpieczeniom, tj. społecznym i zdrowotnemu? Zgodnie z art. 6 ust. 4 u.s.u.s. nie podlegają ubezpieczeniom społecznym osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej, zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, jeżeli osoby te są uczniami gimnazjum, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych lub studentami do ukończenia 26. roku życia. W tym przypadku jednak uściślenia wymaga pojęcie student. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn. Dz. U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 z późn. zm.) w art. 63 stanowi, że rok szkolny we wszystkich szkołach i placówkach rozpoczyna się 1 września każdego roku, a kończy 31 sierpnia roku następnego. W związku z tym dla celów ubezpieczeń społecznych uznaje się, że studentem do 30 września każdego roku jest osoba, która: a) kontynuuje naukę na tej samej uczelni, b) ukończyła uczelnię i rozpoczyna naukę na innej uczelni, c) ukończyła studia i nie kontynuuje nauki. Tę zasadę stosuje się do studentów, którzy ukończyli studia przed 26. rokiem życia. Z tych powodów osoba która ma być zatrudniona na podstawie umowy zlecenia nie utraciła statusu studenta w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych i zachowa go do czasu obrony pracy magisterskiej. W związku z tym z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia nie podlega obowiązkowi ubezpieczeń. Anna Kostecka 21. Czy osoba będąca wolontariuszem podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, mimo że za swoją pracę nie otrzymuje wynagrodzenia? Wolontariusz nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Może on być zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego przez korzystającego. Podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne wolontariusza jest kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę, określona w odrębnych przepisach. 37
Osoby podlegające obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu są enumeratywnie wymienione w art. 6 ust. 1 u.s.u.s. Wolontariusz czyli osoba wykonująca nieodpłatne świadczenia, odpowiadające świadczeniu pracy na rzecz organizacji pozarządowych, instytucji kościelnych, stowarzyszeń, jednostek samorządu terytorialnego, organów administracji publicznej i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez organy administracji publicznej, prowadzących działalność pożytku publicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.) nie jest podmiotem wymienionym w art. 6 u.s.u.s. Także ustawa o wolontariacie nie wspomina o obowiązku zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego wolontariuszy. Oznacza to, że wolontariusze w zakresie wykonywanych przez siebie na rzecz ww. jednostek i instytucji prowadzących działalność pożytku publicznego nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Wolontariusz może być natomiast zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego przez korzystającego w rozumieniu przepisów ustawy o wolontariacie, na podstawie art. 68 ust. 2 u.ś.o.z., jeżeli nie jest on objęty ubezpieczeniem zdrowotnym z innego tytułu. Brzmienie tego przepisu wskazuje jednak, że jest to uprawnienie, a nie obowiązek korzystającego. Oznacza to również w świetle unormowań art. 66 u.ś.o.z. że wolontariusz może być objęty dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym, czyli i w tym przypadku nie ma obowiązku zgłaszania go do ubezpieczenia zdrowotnego. Jeżeli jednak wolontariusz ma być zgłoszony do ubezpieczenia w NFZ, to obowiązują następujące zasady: 1) korzystający zgłasza wolontariusza do ubezpieczenia i podpisuje w tej kwestii stosowną umowę z właściwą jednostką NFZ, 2) objęcie wolontariusza ubezpieczeniem następuje z dniem podpisania umowy z NFZ, a ustaje z dniem jej rozwiązania bądź wystąpienia miesięcznej lub dłuższej przerwy w opłacaniu składek, 3) podstawę wymiaru składki zdrowotnej, opłacanej przez korzystającego, stanowi kwota odpowiadająca minimalnemu wynagrodzeniu za pracę (w 2007 r. 936 zł), 4) składka zdrowotna jest obliczana i opłacana od powyższej podstawy na zasadach ogólnych obowiązujących innych ubezpieczonych. Należy ponadto pamiętać, że wolontariuszowi, który wykonuje świadczenia przez okres nie dłuższy niż 30 dni, korzystający zobowiązany jest zapewnić ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. 38
Ubezpieczenia społeczne 22. Czy osoba ucząca się, która nie ukończyła 26. roku życia może podlegać ubezpieczeniom społecznym na własny wniosek, jeżeli zatrudniona jest na umowę zlecenie? Tak, ale pod warunkiem, że jest studentem lub doktorantem. Zgodnie z art. 6 ust. 4 u.s.u.s., zleceniobiorcy, z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia, nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli są uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 lat. Natomiast art. 7 pkt 4 u.s.u.s. stanowi, że prawo do dobrowolnego objęcia ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi przysługuje studentom oraz uczestnikom studiów doktoranckich, jeżeli nie podlegają ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z innego tytułu. Oznacza to, że zleceniobiorca, mający nieukończone 26 lat i pobierający naukę, może dobrowolnie zgłosić się do ubezpieczenia i podlegać dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym tylko wówczas, gdy jest studentem albo doktorantem. Uczniowie szkół ponadpodstawowych, gimnazjów i szkół ponadgimnazjalnych nie mogą podlegać tym ubezpieczeniom nawet dobrowolnie. 23. Czy student do ukończenia 26 lat, wykonujący pracę na podstawie umowy zlecenia, w okresie przebywania na urlopie dziekańskim podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym? Nie, chyba że wykonuje zlecenie na rzecz swojego pracodawcy, tj. podmiotu, z którym zawarł także umowę o pracę. Zgodnie z ogólną zasadą, określoną w art. 6 ust. 4 u.s.u.s., zleceniobiorcy i inne osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli są uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 lat. Ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365) mianem studenta określa osobę kształcącą się na stu- 39
diach pierwszego lub drugiego stopnia albo jednolitych studiach magisterskich (art. 2 pkt 20). W myśl natomiast art. 172 tej ustawy student może uzyskać urlop od zajęć na uczelni na zasadach i w trybie określonych w regulaminie studiów. W czasie korzystania z takiego urlopu student zachowuje prawa studenta, chyba że regulamin studiów lub przepisy o pomocy materialnej stanowią inaczej. Osoba przyjęta na studia nabywa bowiem status studenta z chwilą przyjęcia na studia, a prawa studenta z chwilą immatrykulacji i złożenia ślubowania, którego treść określa statut uczelni. Traci go zaś po ukończeniu studiów potwierdzonym odpowiednim dyplomem lub złożonymi egzaminami albo w wyniku skreślenia z listy studentów danej uczelni lub szkoły wyższej na podstawie decyzji kierownika właściwej podstawowej jednostki organizacyjnej uczelni czy szkoły wyższej (dziekana lub rektora). Oznacza to, że także w trakcie urlopu dziekańskiego student nadal spełnia warunki określone w art. 6 ust. 4 u.s.u.s. i nie podlega ubezpieczeniom społecznym. Jedynie w przypadku, gdy student w wieku poniżej 26 lat zawarł umowę zlecenia z własnym pracodawcą (lub wykonuje pracę na jego rzecz), uważany jest za pracownika w rozumieniu art. 8 ust. 2a u.s.u.s., tj. za osobę wykonującą pracę na podstawie: umowy agencyjnej, umowy zlecenia, innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z k.c. stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła ona z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Stosuje się wówczas art. 18 ust. 1a u.s.u.s., zgodnie z którym, w przypadku zleceniobiorców wykonujących zlecenie na rzecz swego pracodawcy, w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uwzględnia się również przychód z tytułu zawartej umowy cywilnoprawnej. Student-pracownik, wykonujący zlecenie dla swego pracodawcy, podlega wówczas z tej umowy zlecenia także ubezpieczeniu zdrowotnemu (art. 82 ust. 1 u.ś.o.z.). 40