KOMISJA EUROPEJSKA DYREKCJA GENERALNA DS. SPRAWIEDLIWOŚCI, WOLNOŚCI I BEZPIECZEŃSTWA Dyrekcja C: Sądownictwo cywilne, prawa i obywatelstwo Jednostka C4: Wsparcie finansowe dla sądownictwa cywilnego, praw i obywatelstwa PROGRAM DAPHNE III 2007-2013 PRZEWODNIK DLA SKŁADAJĄCYCH WNIOSKI O DOTACJĘ Nr referencyjny: JLS/DAP/2007-1 Termin składania wniosków: 22 kwietnia 2008 r.
Spis treści I. INFORMACJA O PROGRAMIE DAPHNE III...4 I.1. Czym jest Program Daphne III?...4 I.2. Cele i priorytety programu...4 I.2.1. Cele...4 1.2.2. Priorytety na 2007 r....4 II. KWALIFIKOWALNOŚĆ, WYBÓR I KRYTERIA PRZYZNAWANIA FINANSOWANIA...7 II.1. Kryteria kwalifikowalności...7 II.1.1. Kwalifikowalność wniosków...7 II.1.2. Kwalifikowalność partnerów (współbeneficjentów), partnerów stowarzyszonych i zainteresowanych stron...8 II.1.3. Kwalifikowalność działań...9 II.1.4. Kwalifikowalność wniosków o dotacje...11 II.2. Kryteria wyboru...12 II.3. Kryteria przyznawania...12 III. INSTRUKCJE DOTYCZĄCE WYPEŁNIANIA FORMULARZA BUDŻETU...15 III.1. Techniczne instrukcje dotyczące wypełniania formularza budżetu...16 III.2. Zasady dotyczące wydatków kwalifikowanych...16 III.2.1. Kwalifikowane koszty bezpośrednie...17 III.2.2. Kwalifikowane koszty pośrednie (koszty ogólne)...23 III.2.3. Wkłady rzeczowe...24 III.3. Koszty niekwalifikowane...24 III.4. Gwarancje współfinansowania...25 III.5. Formularz Analizy Kosztów Pracowniczych (SCA)...25 IIL6. Skrócony harmonogram działań...26 IIL7. Formularz Identyfikacji Finansowej (FIF)...26 IIL8. Formularz przeznaczony dla osób prawnych (LEF)...27 IV. CO NALEŻY SPRAWDZIĆ PRZED WYSŁANIEM FORMULARZA WNIOSKU O DOTACJĘ I FORMULARZA BUDŻETU?...27
Ważna uwaga Celem niniejszego przewodnika jest zapewnienie pomocy organizacjom ubiegającym się o finansowanie w ramach programu Daphne III w zakresie wypełniania formularzy w sposób ułatwiający ocenę i wybór wniosków. Zdecydowanie zalecamy uważne przeczytanie formularza wniosku i zwrócenie uwagi na fakt, że jest on corocznie aktualizowany, w oparciu o doświadczenia uzyskane każdego roku - dlatego też zawsze należy korzystać z aktualnego formularza. Podczas wypełniania każdej części formularza proszę jednocześnie korzystać z odpowiednich części tego Przewodnika. W przypadku niepodania wymaganych informacji lub niespełnienia określonych kryteriów, stosowny wniosek może zostać zdyskwalifikowany lub odrzucony. Proszę uważnie przeczytać cały tekst przewodnika przed przystąpieniem do wypełniania formularza wniosku. Zawarte są w nim bowiem informacje przydatne w zrozumieniu, jakie wymagania stawia Program Daphne III. Aby przygotować udany projekt, należy przestrzegać wszystkich technicznych zaleceń i poważnie podejść do porad praktycznych zawartych w niniejszym przewodniku i innych dokumentach zamieszczonych na poniższej stronie internetowej Daphne: http://ec.europa.eu/iustice home/funding/daphne3/funding daphne3 en.htm Treść niniejszego przewodnika została opracowana w oparciu o rozporządzenie finansowe Wspólnot Europejskich, odpowiednie przepisy wykonawcze i inne stosowne dokumenty. 1 TERMIN SKŁADANIA WNIOSKÓW O FINANSOWANIE W 2007 R. Wypełniony wniosek wraz z załącznikami musi zostać wysłany do Komisji do: dnia 22 kwietnia 2008 r. Wnioski złożone po terminie będą automatycznie odrzucane. Proszę zauważyć, że projekty wybrane do finansowania w 2007 r. prawdopodobnie rozpoczną się w ostatnim kwartale 2008 r. 1 Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1995/2006 z dnia 13 grudnia 2006 r. zmieniające rozporządzenie (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (Dz.U. L 390 z 30.12.2006, str. 1) i Rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 478/2007 z dnia 23 kwietnia 2007 r. zmieniające rozporządzenie (WE, Euratom) nr 2342/2002 (Dz.U. L 111 z 28.4.2007, str. 1).
I. INFORMACJA O PROGRAMIE DAPHNE III I.1. Czym jest Program Daphne III? Program Daphne III (2007-2013) jest siedmioletnim programem realizowanym w ramach działań wspólnotowych, którego celem jest zapobieganie i zwalczanie przemocy wobec dzieci, młodzieży i kobiet oraz ochrona ofiar i grup ryzyka. I.2. Cele i priorytety programu I.2.1. Cele Ogólnym celem Programu Daphne III jest wspieranie ochrony dzieci, młodzieży i kobiet przed wszystkimi formami przemocy oraz osiągnięcie wysokiego poziomu ochrony zdrowia, dobrobytu i spójności społecznej. Program polega na wspieraniu rozwoju polityk Wspólnoty zwłaszcza dotyczących dzieci, młodzieży i kobiet w szczególności związanych ze zdrowiem publicznym, prawami człowieka i równością płci, jak również wspieraniu działań mających na celu ochronę praw dzieci oraz zwalczanie handlu ludźmi i wykorzystywania seksualnego. Szczególnym celem programu jest wspieranie zapobiegania i walki z wszystkimi formami przemocy wobec dzieci, młodzieży i kobiet występującymi w sferze publicznej i prywatnej, w tym z seksualnym wykorzystywaniem i handlem ludźmi, poprzez stosowanie środków profilaktycznych oraz zapewnianie wsparcia i ochrony ofiarom i grupom ryzyka. 1.2.2. Priorytety na 2007 r. W 2007 r. Komisja Europejska oczekuje w szczególności propozycji działań w zakresie priorytetowych obszarów opisanych poniżej. Wnioski powinny wyraźnie nawiązywać do tych priorytetowych kategorii, których dotyczą propozycje w nich przedstawione. Projekty, których tematyka nie jest zbieżna z tymi obszarami priorytetowymi, mogą zostać wzięte pod uwagę, ale tylko wówczas gdy nie powtarzają działań podjętych już lub w trakcie realizacji i cechują się innowacyjnością i/lub maja wyraźnie europejski zakres. 1) Programy resocjalizacyjne dla sprawców przemocy wobec dzieci, młodzieży i kobiet uwzględnienie prowadzonych obecnie w Europie badań i programów resocjalizacyjnych dla sprawców przemocy, w tym komparatywne analizy ilościowe i jakościowe ich wpływu oraz zalecenia odnośnie do przyszłych kierunków działania w tym obszarze na poziomach krajowym i europejskim; rozwój potencjału oraz wymiana i przekazywanie wiedzy w zakresie programów resocjalizacyjnych dla sprawców przemocy. 2) Przepisy krajowe w Europie dotyczące przemocy uwzględnienie obowiązujących przepisów, wprowadzonych przez państwa członkowskie UE oraz EFTA, państwa kandydujące, państwa Bałkanów Zachodnich, dotyczących każdej formy przemocy wobec dzieci, młodzieży i/lub kobiet; wyniki powinny zostać przedstawione w formie pozwalającej na łatwe uzupełnienie i szerokie rozprowadzenie i powinny również zawierać zalecenia na poziomie europejskim dotyczące przyszłych kierunków rozwoju ustawodastwa dotyczącego przemocy na poziomie UE; analiza oddziaływania i skuteczności krajowych przepisów dotyczących przemocy i ich egzekwowania;
wymiana doświadczeń i wniosków związanych z przepisami prawnymi i ich egzekwowaniem, mająca na celu rozwój potencjału organów ścigania, sądów i osób zajmujących się doradztwem prawnym, a także zgłaszanie praktycznych zaleceń odnośnie do przebudowy i ulepszenia systemu egzekwowania prawa. 3) Ukierunkowane zwiększanie świadomości, edukacja i informowanie ukierunkowane kampanie na rzecz zwiększania świadomości i działania informacyjne mające na celu uwrażliwienie określonych środowisk na szkodliwe skutki przemocy, zachęcające do postaw i zachowań opartych na zasadzie zero tolerancji wobec przemocy we wszystkich jej formach; ukierunkowane działania edukacyjne i informacyjne mające na celu zwiększanie świadomości i stopnia zrozumienia przepisów i polityk związanych z przemocą, możliwości zgłaszania przypadków przemocy i poszukiwania wsparcia oraz zadośćuczynienia; biorąc pod uwagę, że rok 2007 został ogłoszony europejskim rokiem równych szans dla wszystkich: działania edukacyjne i informacyjne wyraźnie ukierunkowane na zwiększenie rozumienia szczególnie szkodliwych skutków dyskryminacji i stereotypów (związanych z płcią, wiekiem, pochodzeniem etnicznym, cechami fizycznymi, orientacją seksualną, statusem społecznoekonomicznym, niepełnosprawnością itd.); opracowanie i testowanie pakietów szkoleń pracowników dotyczących zakresu, charakteru i oddziaływania przemocy w celu zwiększenia zdolności osób pracujących z dziećmi, młodzieżą, kobietami i rodzinami z grup ryzyka do zapobiegania przemocy i zapewnienia przed nią ochrony. 4) Studia, mapowanie i badania Badania i studia ilościowe i jakościowe poświęcone przemocy wobec dzieci i młodzieży w środowisku sportowym i rekreacyjnym, obejmujące zalecenia w zakresie strategii zapobiegania i mobilizacji oraz budowania zdolności osób, które mogą wpływać na zachowania w tych środowiskach; Badanie ilościowe i jakościowe w sprawie charakteru molestowania i wykorzystywania seksualnego w Europie w dziesięć lat po pierwszym Światowym Kongresie przeciw seksualnemu wykorzystywaniu dzieci w celach handlowych i uruchomieniu Programu Daphne; Określanie i analiza tendencji w i) prawodawstwie, ii) gromadzeniu danych, iii) politykach i strukturach ramowych i/lub iv) działalności służb wspierania ofiar wśród dzieci, młodzieży i kobiet, które doświadczyły molestowania lub wykorzystywania seksualnego lub były przedmiotem handlu ludźmi; Badania poświęcone istniejącym inicjatywom na rzecz wspierania ofiar handlu ludźmi, przestępstw związanych z naruszeniem czci i małżeństw zawieranych pod przymusem oraz określaniu dobrej praktyki na podstawie dowodów, mające na celu sformułowanie zaleceń dla przyszłych działań na poziomie krajowym i europejskim; Badania poświęcone przemocy wobec starszych kobiet w Europie, którego celem jest określenie charakteru takiej przemocy, profili potencjalnych ofiar, przyczyn powodujących takie zachowania, kategorii sprawców, czynników ryzyka, odpowiedzi i luk istniejących w obecnie obowiązujących przepisach/w obecnie dostępnym wsparciu. Badanie powinno określać zalecenia dla przyszłych działań w tym zakresie na poziomie krajowym i europejskim. 5) Wskaźniki i związane z nimi gromadzenie danych Aby przyczynić się do usprawnienia badań statystycznych poświęconych przemocy poprzez
gromadzenie zharmonizowanych i porównywalnych danych, w zaproszeniu wskazuje się konieczność priorytetowego potraktowania opracowania wskaźników i związanego z nimi gromadzenia danych dotyczących: przemocy wobec dzieci w domu i w rodzinie; przemocy wobec dzieci, młodzieży i kobiet mieszkających i/lub pracujących na ulicach; przemocy wobec dzieci i młodzieży w szkołach i w placówkach edukacyjnych. 6) Wyodrębnienie kwestii strategicznych z rezultatów projektów finansowanych w ramach programu Daphne W oparciu o doświadczenia uzyskane w trakcie realizacji projektów finansowych w ramach programu Daphne, program niniejszy może przyczynić się do opracowania strategii na poziomie lokalnym, krajowym i/lub europejskim. Priorytetowo zostaną potraktowane studia wyodrębniające zagadnienia strategiczne w zakresie: przemocy wobec kobiet pracujących w przemyśle seksualnym w tym kobiet, które są zmuszane do pracy/są ofiarami handlu ludźmi. przemocy wobec migrującej młodzieży i/lub kobiet w miejscu/środowisku pracy. 7) Wymiana doświadczeń w zakresie stosowanych dobrych praktyk oraz ich wykorzystanie i adaptacja Oczekuje się, że projekty zgłaszane w ramach tej kategorii działania wykażą, w jaki sposób dobra praktyka została oceniona i zidentyfikowana oraz będą obejmować większość państw członkowskich, jeśli nie wszystkie. Priorytetowo zpstaną potraktowane projekty mające na celu: opracowanie, dostosowanie i wdrożenie istniejących pakietów szkoleniowych opracowanych w ramach programu Daphne; umożliwienie rozwoju potencjału oraz wymiany w zakresie wiedzy specjalistycznej dotyczącej dobrego rodzicielstwa oraz zachęcanie do pozbawionych przemocy relacji rodzinnych, zwłaszcza w rodzinach z grupy ryzyka; budowanie zdolności w zakresie wymiany informacji i wiedzy specjalistycznej, w celu zapobiegania molestowaniu, zaniedbywaniu i maltretowaniu niemowląt i małych dzieci w wieku przedszkolnym. Wszystkie złożone projekty muszą być zgodne zarówno z celami ogólnymi, jak i szczególnymi Programu Daphne III i będą oceniane według kryteriów określonych w zaproszeniu do składania wniosków i wymienionych poniżej w części 2.
II. KWALIFIKOWALNOŚĆ, WYBÓR I KRYTERIA PRZYZNAWANIA FINANSOWANIA II.1. Kryteria kwalifikowalności Projekty Daphne muszą być zgłaszane przez partnerstwa co najmniej dwóch organizacji (z czego jedna z nich może być organizacją wnioskującą) z co najmniej dwóch państw członkowskich UE. Zadaniem organizacji koordynującej projekt (wnioskodawcy) będzie zebranie zespołu partnerów (współbeneficjentów)/partnerów stowarzyszonych (zob. poniżej definicje tych terminów). II.1.1. Kwalifikowalność wniosków W formularzu wniosku o dotację stosuje się następujące definicje: Wnioskodawca/organizacja koordynująca/główna organizacja: partner wyznaczony przez wszystkich partnerów (współbeneficjentów) do przekazania Komisji wniosku o dotację. Organizacja ta odpowiada za ogólne zarządzanie projektem, koordynowanie działań, łączność z Komisją i zarządzanie budżetem. Wnioskodawca działa jako główna organizacja, a jeśli zostanie wybrany, jako umawiająca się strona ( Beneficjent ). Ponosi on umowną i finansową odpowiedzialność za projekt. Aby zakwalifikować się do wsparcia w ramach Programu Daphne III, wnioskodawcy muszą być: prywatnymi organizacjami typu non-profit lub organami administracji lub instytucjami publicznymi (właściwe władze samorządowe, wydziały uczelni wyższych i ośrodki badawcze - proszę zauważyć, że krajowe/centralne organy administracji nie kwalifikują się), działającymi na rzecz zapobiegania i zwalczania przemocy wobec dzieci, młodzieży i kobiet lub zapewnienia im ochrony przed taką przemocą, lub też zapewniającymi wsparcie ofiarom lub realizującymi działania ukierunkowane na promowanie odrzucenia takiej przemocy lub zachęcające do zmiany postawy i zachowania wobec grup ryzyka i ofiar przemocy. legalnie zarejestrowane/muszą istnieć w jednym z 27 państw członkowskich Unii Europejskiej. UWAGA: Z przyczyn niezależnych od Komisji Europejskiej organizacje z krajów EFTA/EOG (Islandia, Liechtenstein i Norwegia) nie mogą zostać objęte finansowaniem dotacji na działania w ramach JLS/DAP/2007-1. Program zakłada również możliwość uczestnictwa organizacji z krajów członkowskich stowarzyszonych z UE i z państw regionu Bałkanów Zachodnich, jednakże zanim będą mogły one zostać objęte finansowaniem, muszą zostać spełnione określone warunki (tj. wspomniane kraje muszą podpisać porozumienie o współpracy, by móc uczestniczyć w Programie, a także są objęte obowiązkiem przekazania środków finansowych na rzecz budżetu Wspólnot Europejskich). Wnioskodawcy mogą złożyć więcej niż jeden wniosek, jeżeli dotyczy on innego projektu, ale w każdym przypadku należy złożyć oddzielną i kompletną dokumentację wniosku.
UWAGA: potencjalni wnioskodawcy nie mogą uczestniczyć w zaproszeniu do składania wniosków lub uzyskać dotacji, jeżeli ich sytuacja odpowiada jednej z opisanych w art. 93 ust. 1 i art. 114 rozporządzenia finansowego Wspólnot Europejskich i w Części VI zaproszenia do składania wniosków. Oświadczenie w sprawie kryteriów wyłączenia powinno być kompletne i zostać podpisane przez prawnego przedstawiciela wnioskodawcy (załącznik 9 formularza wniosku o dotację). II.1.2. Kwalifikowalność partnerów (współbeneficjentów), partnerów stowarzyszonych i zainteresowanych stron W formularzu wniosku o dotację stosuje się następujące definicje: Partnerzy (współbeneficjenci) Organizacje i instytucje, które we współpracy w organizacją koordynującą (wnioskodawcą) realizują działania przewidziane w projekcie zgodnie z umową dotacji. Organizacja koordynująca i partnerzy (współbeneficjenci) dzielą się zadaniami i finansami. Tym samym wszyscy muszą pochodzić z państw kwalifikujących się do finansowania w ramach Programu Daphne III w czasie składania wniosku. Partnerzy wnioskodawcy (współbeneficjenci) uczestniczą w planowaniu i realizacji działań, a koszty, jakie ponoszą zostają zakwalifikowane w ten sam sposób jak koszty poniesione przez beneficjenta. Aby kwalifikować się do wsparcia w ramach Programu Daphne III, wszyscy partnerzy (współbeneficjenci) muszą: spełniać te sama kryteria kwalifikowalności co wnioskodawcy (zob. powyżej część II.1.1). Organizacje nastawione na zysk mogą zostać zaakceptowane jako partnerzy, jeżeli uzasadnią charakter działania; a także wypełnić i podpisać deklarację partnera" (załącznik 2 do formularza wniosku o dotację). Formularz deklaracji jest dostępny na stronie Daphne w serwisie internetowym Komisji: http://ec.europa.eu/justice home/funding/daphne3/funding daphne3 en.htm Partnerzy stowarzyszeni Organizacje z innych krajów mogą uzyskać status partnerów stowarzyszonych, ale nie będą mogły być objęte finansowaniem wspólnotowym. Wszyscy partnerzy stowarzyszeni muszą: być prywatnymi organizacjami typu non-profit lub organami administracji lub instytucjami publicznymi (właściwe władze samorządowe, wydziały uczelni wyższych i ośrodki badawcze - proszę zauważyć, że krajowe/centralne organy administracji nie kwalifikują się), działającymi na rzecz zapobiegania i zwalczania przemocy wobec dzieci, młodzieży i kobiet lub zapewnienia im ochrony przed taką przemocą, lub też zapewniającymi wsparcie ofiarom lub realizującymi działania ukierunkowane na promowanie odrzucenia takiej przemocy lub zachęcające do zmiany postawy i zachowania wobec grup ryzyka i ofiar przemocy. a także wypełnić i podpisać deklarację partnera stowarzyszonego" (załącznik 2.b do formularza wniosku o dotację).
Inne zaangażowane strony Jeżeli projekt przewiduje korzystanie z pomocy usługodawców, takich jak środki przekazu, firmy projektujące strony internetowe lub przedsiębiorstwa badawcze itd., budżet musi obejmować wszystkie tego typu usługi, a jeśli znane są dane takich kontrahentów, wówczas wnioskodawca może je podać. Usługodawcy muszą posiadać siedzibę w państwach kwalifikujących się do finansowania w ramach Daphne III. Krajowe organy władzy publicznej (ministerstwa szczebla krajowego oraz inne władze krajowe szczebla krajowego) nie kwalifikują się do finansowania, ale mogą wnieść pomoc w naturze lub wkład finansowy na rzecz projektu. W tym ostatnim przypadku muszą podpisać deklarację współfinansowania obejmującą kwotę ich wkładu finansowego. Wkłady rzeczowe, jak i wkłady finansowe pochodzące od osób trzecich muszą zostać uwzględnione w budżecie. II.1.3. Kwalifikowalność działań Szczególny cel Daphne III zostanie osiągnięty za pomocą następujących działań: a) pomoc organizacjom pozarządowym i innym organizacjom działającym w tym obszarze oraz ich wspieranie; b) przygotowywanie i realizacja akcji uświadamiających skierowanych do określonych kręgów odbiorców, takich jak osoby wykonujące określone zawody, właściwe organy, określone części społeczeństwa i grupy ryzyka, mając na celu zarówno poprawę zrozumienia postawy zerowej tolerancji wobec przemocy i propagowania tej postawy, jak i zachęcanie do wspierania ofiar i zgłaszania przypadków przemocy właściwym organom; c) rozpowszechnianie wyników uzyskanych w ramach programów Daphne i Daphne II, wraz z ich dostosowaniem, przekazywaniem i wykorzystaniem przez innych beneficjentów lub na innych obszarach geograficznych; d) identyfikacja i intensyfikacja działań przyczyniających się do pozytywnego traktowania osób narażonych na przemoc, mianowicie postępowanie zachęcające do szacunku dla takich osób oraz wspierające ich dobre samopoczucie i samorealizację; e) tworzenie i wspieranie interdyscyplinarnych sieci, mając na celu wzmocnienie współpracy organizacji pozarządowych i innych organizacji działających w tym obszarze; f) zapewnienie gromadzenia informacji popartych dowodami i rozwoju bazy wiedzy, zapewnienie wymiany, identyfikacji i rozpowszechniania informacji i dobrych praktyk, w tym przez badania naukowe, szkolenia, wizyty studyjne oraz wymiany pracownicze; g) opracowywanie i testowanie materiałów uświadamiających i edukacyjnych dotyczących ochrony przed przemocą wobec dzieci, młodzieży i kobiet oraz uzupełnianie i dostosowywanie materiałów już dostępnych, tak aby mogły zostać wykorzystane na innych obszarach geograficznych lub w odniesieniu do innych kręgów odbiorców; h) badanie zjawisk związanych z przemocą i ich wpływu zarówno na ofiary, jak i na ogół społeczeństwa, w tym na opiekę zdrowotną, koszty społeczne i ekonomiczne, w celu zajęcia się przyczynami przemocy na wszystkich poziomach społecznych;
i) opracowywanie i realizacja programów wsparcia ofiar i osób zagrożonych przemocą oraz programów interwencyjnych dla sprawców przy zapewnieniu bezpieczeństwa ofiar.
Poniższe rodzaje działań nie kwalifikują się: działania, które przewidują wyłącznie lub głównie sponsoring indywidualny obejmujący udział w warsztatach, seminariach, konferencjach i kongresach; działania, które przewidują wyłącznie lub głównie stypendia indywidualne obejmujące studia lub kursy szkoleniowe; działania, które przewidują wyłącznie lub głównie podstawową (codzienną) działalność wnioskodawców lub ich partnerów; działania wspierające poszczególne partie polityczne; działania, poprzez które beneficjenci korzystają z budżetu projektu w celu przyznawania dotacji w ramach swoich własnych procedur i w ramach swoich uprawnień na rzecz osób trzecich. II.1.4. Kwalifikowalność wniosków o dotacje Wszystkie wnioski o dotacje zostaną ocenione zgodnie z następującymi kryteriami kwalifikowalności. Jeśli wniosek zostanie uznany za niekwalifikujący się nie zostanie on wzięte pod uwagę do oceny, a Komisja poinformuje wnioskodawców o takiej decyzji przed rozpoczęciem procesu oceny. Proszę zwrócić uwagę, że Komisja ściśle stosuje te kryteria i, przestrzegając zasady równego traktowania, nie pozwala wnioskodawcom na poprawianie lub uzupełnianie ich wniosków po terminie ich składania. Dlatego w przypadku niespełnienia któregokolwiek z tych kryteriów, propozycja zostanie uznana za niekwalifikującą się. a) Wniosek o dotację musi zostać przedłożony przed terminem podanym w rozdziale X poniżej, tzn. do dnia 22 kwietnia 2008 r. b) Wnioskodawca i każdy z partnerów (współbeneficjentów) i partnerów stowarzyszonych musi być uprawniony do uczestnictwa w Programie Daphne II (zob. części II.1.1. i II.1.2 powyżej). c) Oryginał formularza wniosku o dotację przekazany do Komisji musi być podpisany przez przedstawiciela prawnego organizacji wnioskującej. d) Wszystkie wymagane załączniki muszą zostać dołączone do formularza wniosku o dotację e) Dotacja wspólnotowa, której dotyczy wniosek, musi być mniejsza lub równa 80 % całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu i mieścić się pomiędzy 50.000 a 175.000 euro na każdy okres 12 miesięcy. f) Wnioskodawca musi zapewnić pisemny dowód, poprzez podpisanie: Formularza budżetu, Deklaracji partnerstwa i Deklaracji współfinansowania, że zapewnił współfinansowanie co najmniej 20% całkowitego kosztu kwalifikowanego projektu.
II.2. Kryteria wyboru Poniższe kryteria będą oceniane dla wszystkich propozycji uznanych za kwalifikujące się: a) Wniosek o dotację musi opisywać projekt spełniający cele programu Daphne III; b) Koordynator projektu (tj. organizacja wnioskująca) musi mieć odpowiedni potencjał operacyjny, finansowy i profesjonalny pozwalający na zarządzanie projektem i jego ukończenie; UWAGA: Weryfikacja zdolności finansowej wnioskujących dotyczy wszystkich organizacji z wyjątkiem uniwersytetów i administracji publicznej. Wnioskodawca składa deklarację w swoim imieniu i dostarcza dokumenty potwierdzające przewidziane w części 5.11 zaproszenia do składania wniosków (Zdolność finansowa wnioskodawcy). Jeżeli organizacja wnioskująca została ustanowiona w ostatnim czasie, a zatem nie ma możliwości złożenia sprawozdań finansowych za ostatnie 3 lata, wówczas należy wyjaśnić ten fakt w uwagach i dostarczyć wszelkich dostępnych informacji finansowych dotyczących organizacji (1 lub 2 sprawozdania roczne lub inny dokument pozwalający Komisji ocenić zdolność finansową wnioskodawcy). Organizacje, które na mocy prawa krajowego nie są zobowiązane do składania bilansu finansowego mogą złożyć wyciąg z konta bankowego potwierdzający ich zdolność finansową. c) Proponowany budżet musi być wystarczająco szczegółowy, aby pozwalać na ocenę wszystkich poszczególnych kosztów. Budżet musi być dostosowany do działań projektu. Powinien wykazywać, że dotacja, która ma być uzyskana, stanowi wymagane minimum pozwalające na zakończenie projektu. II.3. Kryteria przyznawania Kryteria przyznawania pozwalają ocenić jakość zgłaszanych propozycji w stosunku do ustalonych celów i priorytetów, a także umożliwiają przyznawanie dotacji działaniom zwiększającym maksymalną skuteczność zaproszenia do składania wniosków. Propozycje spełniające kryteria wyboru zostaną dokładnie ocenione na podstawie odpowiedzi na następujących 35 pytań, dla których maksymalna liczba punktów przyznana każdemu z kryteriów została określona poniżej: Maksymalny wynik A. Cele propozycji 20 1. Czy jasno i precyzyjnie określono problem, jakim zajmie się propozycja? 4 2. Czy cele propozycji zgadzają się z priorytetami Daphne na bieżący rok? 4
3. Czy projekt to nowe działanie (a nie kontynuacja lub kopia)? 4 4. Czy projekt jest innowacyjny lub, jeśli nie, czy można by go poprawnie opisać jako 4 nowy w odniesieniu do jego zakresu geograficznego, obszaru tematycznego, metodologii lub wyników? 5. Czy propozycja wykazuje odpowiednie i wystarczające działania przygotowawcze, w tym wystarczającą świadomość aktualnego stanu wiedzy i pracy już przeprowadzonej na określonym obszarze, jakim ma zająć się propozycja? 4 B. Cele propozycji 5 6. Czy beneficjenci (bezpośredni i pośredni) zostali wyraźnie określeni i czy są oni spójni z zakresem Programu Daphne III i problemem, którego dotyczy projekt? 7. Czy pośrednicy/grupy docelowe (ci odbiorcy działań, którzy z kolei będą mieli wpływ na beneficjentów, tacy jak nauczyciele, personel medyczny) zostali określeni i czy są odpowiedni i dostępni dla projektu? C. Projekt i środki propozycji 40 a) Działania i podejście 8. Czy zaproponowane działania są odpowiednie w stosunku do charakteru problemu i oczekiwanych wyników? 9. Czy zaproponowane podejście i metodologia są odpowiednie do przeprowadzenia tych działań, w stosunku do charakteru problemu i oczekiwanych wyników? 10. Czy zaproponowane działania są możliwe do zrealizowania w zaproponowanym czasie? 11. Czy zaproponowane działania mogą być zrealizowane w ramach zaproponowanego budżetu? 12. Czy zaproponowane spotkania lub wydarzenia są wymagane by zapewnić postępy projektu i oczekiwane rezultaty? 13. Czy harmonogram i plan pracy są jasne, odpowiednie i realistyczne? 3 b) Partnerstwo 14. Czy różne rodzaje wiedzy i doświadczenia zapewniane przez parterów są wymagane i odpowiednie (czy jest to działanie wielodyscyplinarne)? 15. Czy wszyscy partnerzy uczestniczą w proponowanych działaniach (czy może niektórzy partnerzy są zbędni)? 16. Czy proponowane partnerstwo jest odpowiednie do przeprowadzania działań i uzyskania współpracy obejmującej zasięgiem wiele państw UE? 2 3 4 4 3 4 2 3 2 3
c) Koordynator projektu 17. Czy koordynator projektu (osoba) ma odpowiednią wiedzę i doświadczenie do zarządzania projektem i uzyskania oczekiwanych rezultatów? 18. Czy proponowane działania i zakresy odpowiedzialności zostały jasno i odpowiednio rozdzielone pomiędzy organizację prowadzącą a partnerów? d) Ryzyko i kontrola 19. Czy poświęcono dość uwagi wszelkim kwestiom etycznym związanym z wybraną metodologią? 20. Czy analiza ryzyka jest odpowiednia i czy w propozycję wbudowano odpowiednie procedury awaryjne? 21. Czy propozycja zawiera działania lub mechanizmy pozwalające na monitorowanie postępów, określanie problemów i, w razie potrzeby, modyfikowanie działań? 2 2 2 2 2 22. Czy zapewniono odpowiednie plany pozwalające na ocenę projektu podczas jego trwania (ocena zewnętrzna lub wewnętrzna, formalna lub nieformalna)? D. Oczekiwane wyniki i rezultaty propozycji 15 23. Czy oczekiwane wyniki projektu są odpowiednim rozwiązaniem określonego problemu? 24. Czy istnieje znaczne prawdopodobieństwo, że oczekiwane rezultaty projektu będą miały pozytywny wpływ na beneficjentów? 25. Czy oczekiwane rezultaty mogą stanowić przydatny wkład w europejskie zrozumienie określonego problemu? E. Działania następujące po projekcie, trwałość i widzialność 20 26. Czy wprowadzono skuteczne plany odpowiedniego i szybkiego rozpowszechnienia rezultatów lub dzielenia się nimi? 27. Czy wyniki i rezultaty projektu będą trwałe? 5 28. Czy istnieją plany zagwarantowania dalszego, odpowiedniego, finansowania po zakończeniu projektu? 29. Czy rozważono możliwość skopiowania lub zaadaptowania wyników w innych krajach/ innym kontekście? 30. Czy zaplanowano odpowiednie uwidocznienie (widzialność) wsparcia i wkładu Komisji? F. Polityka europejska i wartość dodana 50 31. Czy wybrane podejście jest zgodne z polityką UE i aktualnym podejściem na tym polu? 32. Czy zaproponowane działania mają znaczne szanse na przyczynienie się do rozwoju lub wdrożenia polityki lub inicjatyw UE? 33. Czy propozycja prezentuje wymiar europejski (zakres geograficzny lub 10 2 5 5 5 5 2 5 3 10 10
połączenie unikalnego doświadczenia lub koncepcja transeuropejska)? 34. Czy propozycja zasługuje na wsparcie na szczeblu europejskim (w porównaniu do lokalnego lub krajowego)? 35. Czy propozycja stanowi pozytywny wkład w rozwój Programu Daphne poprzez opieranie się na jego poprzednich doświadczeniach i ich dalszym rozwoju? Wynik końcowy 150 10 10 UWAGA: Po zakończeniu procedury oceny, w tym po odbiorze opinii Komitetu Programu i decyzji Komisji, Komisja poinformuje wszystkich wnioskodawców o ostatecznej podjętej decyzji, podając również powody odrzucenia, oraz o dalszych krokach. Wtedy Komisja uruchomi procedury wymagane do przygotowania umowy grantu (w tym dialog z wnioskodawcą na temat wszelkich wymaganych zmian technicznych i finansowych oraz procedur związanych ze zobowiązaniami do poniesienia nakładów). III. INSTRUKCJE DOTYCZĄCE WYPEŁNIANIA FORMULARZA BUDŻETU Wraz z podaniem beneficjent musi dostarczyć szczegółowy projekt budżetu w euro, zawierający informacje zarówno dotyczące planowanych wydatków i oczekiwanego przychodu (ze wskazaniem kwoty współfinansowania wnioskowanego od Komisji, własnego finansowania i innych środków). W tym celu wymagane jest stosowanie formularza budżetu ad hoc. Wkłady finansowe wnioskodawcy, partnerów (współbeneficjentów) i pochodzące z innych źródeł muszą być uwzględniane w odpowiednich pozycjach i muszą być spójne z deklaracją partnerstwa. Formularz budżetu jest plikiem Excel, który wnioskodawcy muszą wypełnić w celu dostarczenie wszystkich informacji dotyczących budżetu projektu. Składa się on z: części budżetowej z poszczególnymi arkuszami dla pozycji budżetowych (koszty pracownicze, koszty podróży itd.) i zbiorczego arkusza budżetowego; formularza analizy kosztów personelu z wyjaśnieniami; harmonogramu. PRZYPOMNIENIE Wkład Komisji będzie wynosił pomiędzy 50.000 a 175.000 euro na każdy okres 12 miesięcy i nie przekroczy 80 % całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Dlatego należy zatroszczyć się o dodatkowe źródła finansowania, aby zbilansować koszty projektu i wykazać to we wniosku. Wszelkie wkłady finansowe wnioskodawcy, partnerów (współbeneficjentów) i pochodzące z innych źródeł muszą być uwzględniane w odpowiednich pozycjach.
III.1. Techniczne instrukcje dotyczące wypełniania formularza budżetu Formularz budżetu jest chroniony. Nie można zmieniać tytułów ani nazw kategorii lub pozycji. Formularz został zaprojektowany w sposób umożliwiający szczegółowe przedstawienie budżetu można dodać krótki komentarz w kolumnie wyjaśnienia, a pole notatki znajdujące się w każdym arkuszu pozwala na wprowadzenie dodatkowych uwag. Jeżeli tabela zawiera podtytułu (np. arkusz B ), podtytuły te mogą zostać przemieszczone do dowolnego wiersza tabeli. Nie można dodawać dodatkowych wierszy. W przypadku braku miejsca, proszę spróbować pogrupować i dodać stosowną uwagę w polu notatki lub w razie potrzeby wszelkie dodatkowe informacje mogą zostać wprowadzone do dodatkowego arkusza. Wszystkie koszty i dochody muszą być podane w euro. Jeżeli w państwie wnioskodawcy lub w państwach partnerów (współbeneficjentów) występuje inna waluta, proszę krótko wyjaśnić, jaki kurs wymiany został zastosowany. Należy zauważyć, że w umowie dotacji zostały określone przepisy szczególne. Wniosek zostaje potencjalnie uznany za niekwalifikujący się, jeśli w formularzu budżetu są błędy, a każdy budżet niespełniający ustanowionych zasad może zostać odrzucony. Pracownicy Należy zastosować wzór: liczba ludzi zgodnie z ich kwalifikacjami x liczba dni x koszty pracodawcy na dzień (wynagrodzenie plus składka na ubezpieczenie społeczne). Należy podawać rzeczywiste obecne koszty wynagrodzenia i podać status osoby (samozatrudniony, pracownik, etc.). Należy odnotować, czy osoba została specjalnie zatrudniona do pracy w projekcie na pełny etat lub w niepełnym wymiarze godzin. Tłumaczenie pisemne i ustne Należy podać cenę tłumaczenia na dany język za stronę Należy podać liczbę języków i prawdopodobną liczbę stron. Podróże i diety Należy podać średni koszt pomiędzy miejscem wyjazdu a miejscem docelowym, wykorzystane środki transportu, czas pobytu, etc. III.2. Zasady dotyczące wydatków kwalifikowanych Istnieją dwie główne kategorie wydatków: kwalifikowane koszty bezpośrednie i kwalifikowane koszty pośrednie (koszty stałe) Koszty uznawane za kwalifikowane do finansowania wspólnotowego w kontekście dotacji to te, które spełniają następujące kryteria:
muszą być bezpośrednio związane z działaniem projektu i muszą być przewidziane w szacowanym budżecie dołączonym do umowy o dotację; muszą być niezbędne do przeprowadzenia działania przewidzianego we wniosku; muszą być rozsądne i uzasadnione oraz zgodne z zasadami dobrego zarządzania finansowego, szczególnie, jeśli chodzi o stosunek jakości do kosztów i wydajność kosztową; muszą powstać podczas trwania działania zgodnie z postanowieniami artykułu I.2 umowy o dotację. Tylko wydatki poniesione po dacie rozpoczęcia działania i przed datą jego zakończenia są kwalifikowane. musiały zostać faktycznie poniesione przez beneficjenta lub jego partnerów (współbeneficjentów) w jednym z 27 państw członkowskich UE i udokumentowane w jego dokumentach księgowych lub dokumentach podatkowych oraz muszą być możliwe do identyfikacji i zweryfikowania. Środki wspólnotowe w żadnym wypadku nie mogą prowadzić do działalności komercyjnej lub dochodowej. III.2.1. Kwalifikowane koszty bezpośrednie Pozycja A Koszty pracownicze Wyłącznie koszty bezpośrednie, które odnoszą się do kategorii 2, 3 i 4 Analizy Kosztów Pracowniczych (patrz niżej, element 5) i są kwalifikowane do otrzymywania finansowania z Komisji Europejskiej oraz które pojawią się na arkuszu A formularza budżetu. Są to koszty pracowników przypisanych do działania obejmujące rzeczywiste wynagrodzenie plus składki na ubezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe zawarte w wynagrodzeniu, pod warunkiem że nie przekraczają one średnich stawek określonych przez Komisję Europejską. W przypadku programu Daphne III maksymalne dopuszczalne kwoty wynagrodzenia za pełny dzień pracy, ze wszystkimi składkami, przedstawiają się następująco: koordynator projektu: 450 euro, asystent/ka projektu: 270 euro, sekretarka/arz: 150 euro. Koszty pracownicze należy obliczać na podstawie rzeczywistej płacy dziennej/opłaty dla zatrudnionego pomnożonej przez liczbę dni przepracowanych w ramach projektu. Tam gdzie to możliwe, liczba ta musi zawierać wszystkie typowe składki płacone przez pracodawcę, takie jak składki na ubezpieczenie społeczne, ale nie może zawierać żadnych premii, wypłat motywujących lub wynikających z programów podziału zysków. Kwota może również zawierać inne opłaty związane z wykorzystaniem zasobów ludzkich, pod warunkiem, że podano to w zaproszeniu do składania wniosków. Wydatki związane z urzędnikami służby cywilnej i pracownikami administracji publicznej nie są uznawane za koszty kwalifikowane. Dotyczy to wszystkich osób zatrudnionych na stałe przez organizację wnioskującą, które uczestniczą we wdrażaniu projektu w ramach zadań będących częścią ich normalnych zadań w pracy. Takie koszty pracownicze są zatem uznawane za wkład rzeczowy
partnerów (współbeneficjentów) lub innych i nie są zawarte w budżecie w rubryce całkowitych kwalifikowanych kosztach bezpośrednich. Koszty personelu odpowiadającego za wdrażanie projektu lub jego części mogą być uznane za kwalifikowane i finansowane w ramach dotacji wspólnotowej, jeśli dana osoba (niezależnie, czy pełni obowiązki urzędnika służby cywilnej, czy nie) jest: Osobą zatrudnioną przez organizację tylko i wyłącznie w celu wdrażania projektu (kategoria 2 formularza SCA). Osobą zatrudnioną na stałe przez organizację wnioskującą i będzie wypełniać zadania związane w szczególności z wdrażaniem projektu na podstawie wynagrodzenia za nadgodziny (kategoria 3 formularza SCA). Osobą zatrudnioną na stałe przez organizację wnioskującą, oddelegowaną zgodnie z odpowiednio udokumentowaną decyzją organizacji do pełnienia zadań, które są związane w szczególności z wdrażaniem projektu i nie są częścią normalnego zakresu obowiązków tej osoby, i którą zastępuje w pełnieniu jej zwykłych zadań inna osoba zatrudniona przez organizację (kategoria 4 formularza SCA). Proszę pamiętać także, że aby poniższe koszty pracownicze mogły być uznane za kwalifikowane, muszą być finansowane z innych źródeł niż dotacja wspólnotowa. Osobą zatrudnioną na stałe przez organizację wnioskującą/partnerską, oddelegowaną zgodnie z odpowiednio udokumentowaną decyzją organizacji do pełnienia zadań, które są związane w szczególności z wdrażaniem projektu. Osoba ta będzie przydzielona do pracy przy projekcie na podstawie jasnej i weryfikowalnej metody (karty czasu pracy) (kategoria 5 formularza SCA). Osobą zatrudnioną na stałe przez organizację wnioskującą, która będzie wypełniać zadania związane z wdrażaniem projektu, a które są częścią normalnego zakresu obowiązków tej osoby (kategoria 6 formularza SCA). Proszę zauważyć, że jeśli osoba ta jest urzędnikiem służby cywilnej bądź urzędnikiem administracji publicznej zatrudnionym przez organizację, pensja tej osoby nie kwalifikuje się do finansowania jako koszt bezpośredni projektu, lecz uważana za wkład rzeczowy (ang. contribution in kind - patrz wyżej). Wnioskodawca musi przekazać te informacje na formularzu SCA (załączonym do formularza budżetu, który można pobrać ze strony internetowej), który stanowi obowiązkowy załącznik do wniosku. Proszę zwrócić uwagę, że koszty personelu nie mogą obejmować wydatków na tłumaczenie. Tłumaczenia należy zapisać w pozycji Inne koszty bezpośrednie (patrz poniżej). Pozycja B - Koszty podróży i utrzymania dla osób pracujących przy projekcie Ta cześć dotyczy tylko kosztów poniesionych na rzecz personelu projektu i nie dotyczy podróży związanych z konferencjami i seminariami, które należy wziąć pod uwagę w określonej pozycji Seminaria i konferencje.
Do finansowania wspólnotowego kwalifikują się tylko koszty podróży bezpośrednio związane z projektem i z konkretnymi, wyraźnie identyfikowalnymi działaniami. Należy wykazać, że wszelkie podróże do miejsc innych niż te, w których znajdują się partnerzy (współbeneficjenci), są wymagane przy realizacji projektu. Organizacje są zobowiązane do korzystania z najtańszych środków transportu. Należy dołożyć wszelkich starań, aby ponieść najniższe koszty (maksymalne kwota kwalifikowana = Opłaty lotnicze/klasa ekonomiczna lub, jeśli to możliwe, Apex, Pex, excursion (wycieczka) lub inne formuły ze zniżką; Samochód/koszty równe opłacie za przejazd pociągiem w pierwszej klasie). Wszystkie miejscowe koszty podróży są pokrywane z diet z wyjątkiem przejazdów z lotnisk/stacji kolejowych i na nie w celu odbycia podróży. Wydatki na jazdę samochodem, jeśli są uzasadnione i jeśli cena nie jest zbyt wysoka, będą refundowane w następujący sposób: w przypadku pojazdów prywatnych: na podstawie deklaracji co do maksymalnej wysokości odpowiadającej opłacie za przejazd pociągiem w pierwszej klasie (zwrócony zostanie jedynie koszt jednego biletu, nawet jeśli kilka osób podróżuje tym samym pojazdem). w przypadku samochodów wynajętych (maksymalnie kategorii B lub odpowiednik) lub taksówek: rzeczywisty koszt, jeśli nie jest zbyt wysoki w porównaniu z innymi środkami transportu. UWAGA: Partnerzy Stowarzyszeni nie są uprawnieni do korzystania z finansowania WE, a Komisja nie może zwracać żadnych kosztów poniesionych w krajach nie niebędących członkami Unii Europejskiej. Niemniej przedstawiciele partnerów stowarzyszonych mogą uczestniczyć w spotkaniach dotyczących projektu, konferencjach itp. organizowanych przez państwa UE, jeśli bilety na podróż zostały zakupione w państwie uprawnionym do finansowania, a wszelkie diety/koszty kwalifikowane zostały również poniesione w kraju uprawnionym do finansowania. Przykład: partner stowarzyszony z Turcji (nieuprawnionej do korzystania z funduszy w roku 2006) może wziąć udział w konferencji w Brukseli. W takiej sytuacji, belgijski koordynator/partner może zakupić bilet lotniczy w Belgii. Wówczas koszty poniesione podczas spotkania w Brukseli zostaną pokryte. Koszty utrzymania (diety): obejmują koszty zakwaterowania, dwóch posiłków, lokalnego transportu i wszelkie inne wydatki. Takie koszty mogą być finansowane przez projekt pod warunkiem, że: ich wysokość jest rozsądna na tle lokalnych cen. są obliczone zgodnie z wewnętrznymi zasadami organizacji partnerskiej i mogą opierać się na koszcie rzeczywistym lub kwocie przydzielonej na dzień. Zasadniczo koszty utrzymania nie mogą przekraczać dziennej stawki osobowej ustalonej i stosowanej przez organizację, której członkiem jest podróżująca osoba. Koszty te są kwalifikowane tylko do następujących maksymalnych kwot - w zależności od kraju, w którym odbywa się wydarzenie:
Państwa członkowskie (EUR) Austria 225 Łotwa 211 Belgia 232 Litwa 183 Bułgaria 227 Luksemburg 237 Czechy 230 Malta 205 Cypr 238 Niderlandy 263 Dania 270 Polska 217 Estonia 181 Portugalia 204 Finlandia 244 Rumunia 222 Francja 245 Słowacja 205 Niemcy 208 Słowenia 180 Grecja 222 Hiszpania 212 Węgry 222 Szwecja 257 Irlandia 254 Zjednoczone Królestwo Włochy 230 W przypadku krajów nieuwzględnionych w tabeli. dzienne stawki są dostępne na stronie: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm Pozycja C - Wyposażenie, ziemia i nieruchomości 276 Wyposażenie (nowe lub używane): Koszt zakupu wyposażenia (nowego lub używanego) jest kwalifikowany, pod warunkiem że został odpisany zgodnie z przepisami podatkowymi i w zakresie rachunkowości obowiązującymi beneficjenta i powszechnie przyjętymi w przypadku tego typu przedmiotów. Jedynie część amortyzacji wyposażenia odpowiadająca okresowi trwania działania i stopniowi rzeczywistego zużycia dla celów działania może zostać uwzględniona przez Komisję i zostać dopuszczona, z wyjątkiem przypadku gdy jego charakter i/lub kontekst jego wykorzystania uzasadnia inne traktowanie ze strony Komisji. W niektórych przypadkach dopuszcza się wydatki związane z zakupem, najmem lub leasingiem wyposażenia komputerowego i audiowizualnego. W tym celu kontrahent, przestrzegając postanowień umowy, musi: porównać ceny różnych dostawców, aby zobaczyć, który z nich zapewnia najlepszą opłacalność (biorąc pod uwagę cenę i jakość); obciążyć projekt jedynie kosztami wyposażenia zakupionego lub wynajętego podczas okresu trwania umowy, w stopniu odzwierciedlającym poziom i czas użytkowania w tym okresie. W przypadku zakupu wyposażenia, kontrahent musi zastosować roczną stopę amortyzacji zgodnie z przepisami krajowymi w zakresie amortyzacji. W przypadku braku takich przepisów, należy zastosować
wspólnotowe przepisy amortyzacyjne 2. Zakupione wyposażenie musi być zinwentaryzowane w organizacji, w której jest zainstalowane i oznaczone numerem inwentaryzacyjnym. Kontrahenci muszą przestrzegać zasad dobrego zarządzania, decydując się na wynajem, leasing lub zakup wyposażenia, jak również muszą być w stanie uzasadnić swój wybór. Ziemia i nieruchomości: koszty ziemi i nieruchomości (koszty amortyzacji/wynajmu zgodnie z charakterem działania) nie są kwalifikowane. Jednak w wyjątkowych przypadkach Komisja może dopuścić koszty wynajmu obiektów, jeśli taki wynajem jest niezbędny i bezpośrednio związany z realizacją projektu oraz udokumentowany w postaci umowy najmu/leasingu wyłącznie na rzecz grupy realizującej projekt oraz na określony czas w trakcie trwania projektu. Zaakceptowanie takich kosztów musi być uzasadnione w odniesieniu do celów działania. Koszty amortyzacji nieruchomości mogą być zaakceptowane, jeśli charakter działania i/lub wykorzystania majątku to uzasadnia. W takich przypadkach Komisja określi ostateczne przeznaczenie. Należy zwrócić uwagę, że zatwierdzone koszty ogólne (patrz: kwalifikowane koszty pośrednie) obejmują amortyzację nieruchomości. Pozycja D - Towary konsumpcyjne i zasoby zużywalne Koszty zasobów zużywalnych są kwalifikowane, pod warunkiem że można je zidentyfikować i że są przypisane do działania. Koszty zasobów zużywalnych to rzeczywiste koszty działań przeprowadzanych w celu uzyskania wyników i ściśle powiązane z działaniami projektu. UWAGA: artykuły biurowe (długopisy, papier, segregatory, pojemniki z tuszem, dyskietki, dostawy energii elektrycznej, usługi telefoniczne i pocztowe, czas połączenia z Internetem, oprogramowanie komputerowe, etc.) należy określać jako koszty pośrednie i uwzględnić w pozycji L Koszty ogólne. towary konsumpcyjne i zasoby zużywalne związane z konferencjami i seminariami nie mogą być objęte tą pozycją; należy je uwzględnić w pozycji E - Seminaria i konferencje. 2 Przykład wspólnotowych przepisów dotyczących amortyzacji: Całkowita wartość zakupionego wyposażenia: 1 000 EUR. Zakładany okres użytkowania: trzy lata (36 miesięcy). Dopuszczalna miesięczna amortyzacja wynosi wtedy 1 000 EUR/36 = 27,78 EUR. Okres trwania umowy: od 1/09/2007 r. do 31/08/2009 r., tzn. 24 miesiące. Data zakupu (= data na fakturze): 30/03/2008 r. Okres użytkowania na rzecz projektu nie przekracza 17 miesięcy. Zakładając, że wyposażenie jest używane w połowie na rzecz projektu, stopień wykorzystania będzie wynosił 50%. Całkowita należność z tytułu amortyzacji w ramach dotacji będzie wynosić wtedy: (27,78 x 17) x 0,5 = 236,13 euro.
Pozycja E - Seminaria konferencje W tej pozycji budżetu muszą być uwzględnione wszystkie koszty związane z seminariami i konferencjami niezależnie od ich rodzaju (podróże, diety, koszt tłumaczenia pisemnego i ustnego, drukowanie, fotokopiowanie, towary konsumpcyjne i zasoby zużywalne, etc.). W niniejszej pozycji uwzględnia się również koszty uczestnictwa w konferencji pracowników organizacji. Należy przedstawić szczegółowy opis takich kosztów. Jeżeli posiłki i inne wydatki zostały uwzględnione, należy zmniejszyć odpowiednio koszty dziennego utrzymania. Pozycja F - Publikacje i rozpowszechnianie Po to, aby publikacje kwalifikowały się do finansowania wspólnotowego, muszą zostać stworzone w ramach projektu z przeznaczeniem do wykorzystania na cel projektu. Należy wyraźnie określić rodzaj publikacji, liczbę stron, liczbę egzemplarzy, tłumaczenia pisemne, koszty edycji i druku, etc. Pozycja G - Inne ewentualne koszty bezpośrednie Audyty i ocena: Komisja stanowczo zaleca, by wnioskodawcy załączyli niezależną zewnętrzną ocenę projektu przed zakończeniem trwania projektu oraz sprawozdanie z audytu zewnętrznego dotyczącego kont projektu przeprowadzone przez zatwierdzoną firmę audytorską. Koszty takiej oceny będą uznawane za kwalifikowane, lecz powinny mieścić się w rozsądnych granicach. Koszty podwykonawstwa: wszelkie kwoty wypłacone stronie zewnętrznej, która nie jest organizacją członkowską partnerstwa i przeprowadza określone, jednorazowe zadanie związane z projektem, są kosztami podwykonawstwa. Koszty takie należy ująć w odpowiedniej pozycji budżetu związanej z podwykonawstwem (na przykład tłumaczenia pisemne i ustne podczas konferencji powinny być zamieszczone na Karcie E, a druk na Karcie F) bądź w innych pozycjach ewentualnych kosztów bezpośrednich. (Proszę pamiętać, że każda osoba lub organizacja przeprowadzająca takie działania powinna być uwzględniona w części Inne zaangażowane strony formularza wniosku, jeśli są znane w chwili składania wniosku.) Nie zezwala się na podzlecanie wszystkich działań projektu, ponieważ zakłóciłoby to ideę partnerstwa. Z tego powodu kontrahent nie może podzlecać zarządzania i ogólnej administracji projektu, a partnerzy nie mogą podzlecać wszystkich lub większości działań, za które odpowiadają. Podwykonawstwo nie może stanowić więcej niż 30% całkowitych kosztów projektu. Inne koszty dodatkowe: nie mieszczące się w powyższych kategoriach mogą być pokrywane zgodnie z umową, za zgodą Komisji, pod warunkiem że zostaną uznane za wymagane do poprawnego przeprowadzenia pracy opisanej w umowie. Typowe wydatki w tej pozycji obejmują:
opłaty za usługi finansowe w specyficznych sytuacjach (opłaty za transakcje bankowe, w tym ryzyko straty przy wymianie walut); koszty usług związanych z kosztami kwalifikowanymi; inne koszty wynikające ze zobowiązań w ramach umowy w sprawie przyznania dotacji, których nie przewidziano w innej pozycji budżetu (raporty, tłumaczenia, certyfikaty, depozyty, gwarancje i opłaty bankowe itp.) ocena zewnętrzna Przykładowy wykaz maksymalnych dopuszczalnych kwot wydatków kwalifikowanych: Pozycja budżetu Maksymalne dopuszczalne kwoty Koszty pracownicze Wynagrodzenia na dzień pracy Koszty ogólne związane z projektem (należy podać charakter kosztów i podstawę obliczeń) Koordynator projektu: 450 euro Asystent/ka projektu: 270 euro Sekretarka/arz: 150 euro 7% całkowitych kwalifikowanych kosztów bezpośrednich Konferencje, seminaria (nie wliczając spotkań wewnętrznych i koordynacyjnych) Tłumacze ustni 600 euro na dzień wliczając koszt podróży i zakwaterowania Wynajęcie kabin do tłumaczenia symultanicznego 750 na kabinę na dzień Wynajem sali > 100 uczest., 40 euro na osobę < 100 uczest., 60 euro na osobę Posiłki dla uczestników Lunch: 30 euro Obiad: 50-70 euro Tłumaczenie pisemne 45 euro za stronę Dieta (zakwaterowanie, śniadanie, lunch, kolacja) Patrz tabela powyżej Hostessy wynagrodzenia na dzień pracy 150-200 euro III.2.2. Kwalifikowane koszty pośrednie (koszty ogólne) Pozycja L - Wydatki ogólne (koszty operacyjne) Koszty pośrednie odnoszą się do kategorii wydatków, których nie identyfikuje się jako określone koszty bezpośrednio związane z działaniem i wymagane do jego przeprowadzenia. Finansowanie ryczałtowe w odniesieniu do kosztów pośrednich (maksymalnie 7% całkowitych kwalifikowanych kosztów pośrednich), nie wymaga poparcia dokumentami księgowymi. Koszty stałe obejmują poniższe pozycje: opłaty administracyjne i związane z zarządzaniem,