Załącznik nr 1 do zarządzenia Rektora nr 113 z dnia 22 grudnia 2011 r. REGULAMIN INSTYTUCJONALNEJ KONTROLI WEWNĘTRZNEJ Niniejszy regulamin określa: W UNIWERSYTECIE ŚLĄSKIM 1) cele i zadania instytucjonalnej kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Śląskim, 2) zasady planowania kontroli, 3) kryteria, procedury i tryby postępowania kontrolnego, 4) obowiązki i uprawnienia kontrolujących, 5) obowiązki i uprawnienia kontrolowanych, 6) przebieg postępowania kontrolnego, 7) sposób dokumentowania ustaleń kontrolnych, 8) tryb wnoszenia i rozpatrywania zastrzeżeń do ustaleń kontrolnych, 9) zalecenia pokontrolne. 1 Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: Znaczenie pojęć/ objaśnienia 2 1) zarządzającym kontrolę - rozumie się przez to Rektora lub osobę przez niego upoważnioną, 2) kierowniku komórki kontroli wewnętrznej - rozumie się przez to osobę kierującą tą komórką, podległą bezpośrednio Rektorowi, dysponującą kontrolerami wewnętrznymi i odpowiadającą za organizację i realizację badań kontrolnych, 3) kontrolującym - rozumie się przez to osoby zatrudnione w Dziale Kontroli Wewnętrznej, pełniące funkcje kontrolne wynikające z ich zakresu czynności i odpowiedzialności służbowej, 4) kierowniku komórki kontrolowanej - rozumie się przez to kierownika jednostki organizacyjnej, w której są aktualnie dokonywane czynności kontrolne; oznacza to również osobę pełniącą jego obowiązki, 5) kontrolowanym - rozumie się przez to osobę z podmiotu kontrolowanego, którego kontrola aktualnie dotyczy, będącego bezpośrednio stroną w tej kontroli. Cele i zadania instytucjonalnej kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Śląskim 1. Instytucjonalna kontrola wewnętrzna: 3 1
1) stanowi element kontroli zarządczej poprzez monitorowanie i ocenę obowiązującego systemu funkcjonalnego, 2) ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności jednostek poddanych kontroli, rzetelne jego udokumentowanie i dokonanie oceny kontrolowanej działalności według kryteriów ocen kontrolnych, tj. legalności, celowości, gospodarności, rzetelności, skuteczności i efektywności. 3) działa inspekcyjnie, odnosząc swoje działania do faktów ex-post. Identyfikuje przyczyny powstania nieprawidłowości, ustala osoby winne zaniedbań, proponuje ewentualne sposoby mające na celu zlikwidowanie powstałych nieprawidłowości oraz gromadzi i przedkłada materiały dowodowe w rzeczonych sprawach. 2. Do zadań instytucjonalnej kontroli wewnętrznej w szczególności należy badanie: 1) zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa i uregulowaniami wewnętrznymi, 2) nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości, 3) dokonywanych wydatków pod kątem zgodności z planem rzeczowo finansowym Uniwersytetu Śląskiego i poszczególnych jego jednostek, 4) realizowanych przedsięwzięć, sprawdzanie prawidłowości prowadzenia dokumentacji działalności dydaktycznej, naukowo-badawczej, operacji gospodarczych i technicznych, 5) prawidłowości wykorzystania, gospodarowania i ochrony składników majątkowych Uniwersytetu. Zasady planowania kontroli 4 1. Działalność kontrolna oparta jest o roczny plan kontroli, zatwierdzony przez Rektora, po zaopiniowaniu przez kwestora i kanclerza. 2. Plan kontroli sporządza kierownik komórki kontroli, zgodnie z postanowieniami 6. 3. Plan kontroli jest dokumentem dostępnym tylko dla osób upoważnionych. 4. Zmiany planu, wynikające z obiektywnych potrzeb kontroli, dokonuje się w trybie określonym w ust.1. 5. Rektor może wydać polecenie do przeprowadzenia kontroli doraźnej. 6. Kierownik Działu Kontroli Wewnętrznej sporządza i przedkłada Rektorowi roczne sprawozdanie z wykonania planu, z uwzględnieniem rodzajów przeprowadzonych kontroli oraz wyników kontroli. Kryteria, procedury i tryby postępowania kontrolnego 5 1. Czynności kontrolne oraz badanie stanu faktycznego winny odbywać się zgodnie z niżej wymienionymi kryteriami: 2
1) legalności czyli zgodności z obowiązującymi przepisami mającymi charakter powszechnie obowiązujący, a także normami zawartymi w obowiązujących w jednostce przepisach wewnętrznych, 2) celowości zapewniającej eliminację działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów jednostki, 3) gospodarności polegającej przede wszystkim na ocenie kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia oszczędności i efektywności podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji; gospodarowanie aktywami jednostki, które umożliwia uzyskanie najlepszych efektów z danych nakładów, 4) rzetelności czyli zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym, 5) skuteczności i efektywności polegającej na optymalnym doborze metod i środków służących osiągnięciu założonych celów w sposób umożliwiający terminową realizację zadań. 2. Postępowanie kontrolne powinno się odbywać według następujących zasad: 1) prawdy obiektywnej, zobowiązującej kontrolujących do dokonywania wszelkich ustaleń w pełnej zgodności ze stanem faktycznym oraz do ujmowania wyników kontroli w zgodności z rzeczywistym przebiegiem i charakterem badanych zdarzeń i zjawisk, 2) kontradyktoryjności, czyli równości stron w postępowaniu, polegającej m.in. na możliwości przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie oraz obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich, 3) rzetelnego dokumentowania, oznaczającej, że ustalenia kontroli są dokonywane tylko na podstawie sprawdzonych dowodów, a opis tych ustaleń w dokumentach kontrolnych musi przedstawić rzeczywisty obraz stanu faktycznego z wszystkimi jego elementami. Obowiązki kierownika komórki kontroli: 1) W zakresie spraw kadrowych: Obowiązki i uprawnienia kontrolujących 6 a) określanie potrzeb kadrowych i wymaganych kwalifikacji zawodowych kontrolerów, b) przygotowanie zakresu obowiązków dla poszczególnych stanowisk z podaniem wymaganych kwalifikacji, c) podejmowanie działań w celu stałego podnoszenia zawodowych umiejętności i poziomu kwalifikacji przez pracowników komórki kontroli, d) wyznaczenie spośród pracowników sobie podległych, z zachowaniem zasad wynikających z niniejszego regulaminu, pracowników do wykonania określonych czynności kontrolnych. 3
2) W zakresie obowiązków merytorycznych: a) organizowanie pracy komórki kontroli i kierowanie jej działalnością, b) opracowanie ogólnych założeń do prowadzenia kontroli i sprawowanie ogólnego nadzoru nad jej realizacją, c) opracowanie planów kontroli, d) sporządzanie i przedkładanie Rektorowi rocznego sprawozdania z wykonania rocznego planu kontroli, e) zapewnienie prawidłowego i terminowego przebiegu postępowania kontrolnego przez odpowiednie opracowanie programów i tematyk kontroli, w tym zwłaszcza metodyki badań kontrolnych, f) egzekwowanie od kontrolujących rzetelnego i terminowego, z zachowaniem obowiązujących procedur, prowadzenia postępowania kontrolnego oraz rzetelnego i terminowego sporządzenia dokumentacji pokontrolnej, g) wyznaczanie kontrolerów do wykonywania określonych czynności kontrolnych, koordynowanie działalności kontrolnej oraz sprawowanie nadzoru nad kontrolerami wykonującymi czynności kontrolne, h) reprezentowanie jednostki kontrolującej wobec innych organów, instytucji i podmiotów w sprawach objętych działaniami kontrolnymi, i) występowanie z wnioskami do zarządzającego kontrolę o uzupełnienie zespołu upoważnionego do przeprowadzenia kontroli o rzeczoznawcę posiadającego wiedzę merytoryczną i doświadczenie zawodowe w zakresie kontrolowanego przedmiotu, j) wykonanie czynności związanych z rozpatrywaniem zastrzeżeń wniesionych przez kontrolowanych. 1. Obowiązkiem kontrolującego jest : 7 1) przygotowanie się do kontroli w celu wykonywania jej zgodnie z procedurą i tematyką, 2) rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego, 3) zebranie niezbędnych dokumentów i informacji, stanowiących podstawę ustaleń kontroli, 4) wskazanie przepisów, które obowiązywały w okresie objętym kontrolą, a także ustalenie czy przepisy te były stosowane, 5) ustalenie przyczyn i skutków nieprawidłowych działań lub braku działań podmiotu kontrolowanego, 6) ustalenie i wskazanie osób odpowiedzialnych za realizację zadań objętych kontrolą, 7) rzetelne dokumentowanie wyników kontroli, 8) w przypadku dokonania ustaleń co do nieprawidłowości, które mogą spowodować poważne skutki materialne i niematerialne, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia Rektora, kwestora oraz kanclerza, 9) przyjęcie ustnych wyjaśnień i oświadczeń kontrolowanego, zgodnie ze wzorem protokołu przyjęcia ustnego oświadczenia stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu oraz wzorem protokołu przyjęcia ustnych wyjaśnień stanowiącym załączniki nr 2 do niniejszego regulaminu. 4
2. Kontrolujący ma prawo do : 1) wstępu i poruszania się po terenie siedziby podmiotu kontrolowanego w ramach udzielonego upoważnienia, żądania od kontrolowanego informacji i danych niezbędnych do przeprowadzenia kontroli w zakresie określonym upoważnieniem, w tym także żądanie sporządzenia ich w formie pisemnej, 2) pobierania za pokwitowaniem dokumentów i innych materiałów dowodowych, związanych z przeprowadzaną kontrolą, 3) kontaktowania się ze wszystkimi pracownikami podmiotu kontrolowanego, 4) zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbędnych fotokopii dokumentów, z uwzględnieniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz ich odpisów, wyciągów i zestawień, 5) żądania od kontrolowanego złożenia wyjaśnień, także w formie pisemnej i przyjmowania oświadczeń, 6) uczestniczenia w inwentaryzacji kontrolnej przy udziale osoby odpowiedzialnej materialnie, 7) wnioskowania o powołanie przez Rektora ewentualnych rzeczoznawców. Obowiązki i uprawnienia kontrolowanych 8 1. Obowiązkiem kierownika jednostki kontrolowanej jest zapewnienie kontrolującemu odpowiednich warunków do sprawnego i rzetelnego przeprowadzenia kontroli, w tym w szczególności: 1) udostępnienie kontrolującemu w miarę możliwości osobnego pomieszczenia oraz wyposażenia do przechowywania materiałów kontrolnych, 2) udostępnianie żądanych dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli, 3) umożliwienie dokonania oględzin, 4) zobowiązanie pracowników do udzielania wyjaśnień zgodnych z prawdą, pod rygorem odpowiedzialności służbowej. 2. Do obowiązków pracowników komórki kontrolowanej należy: 1) uczestniczenie w niezbędnym zakresie w czynnościach kontrolnych (w szczególności przy oględzinach, kontroli kasy, magazynu), 2) przygotowanie na wniosek kontrolującego niezbędnych zestawień i obliczeń opartych na dokumentach, a także kserokopii dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli w sprawach tego wymagających, podyktowanych potrzebami kontroli, 3) udzielanie ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli, 4) uwierzytelnianie odpisów i kserokopii dokumentów oraz innych dokumentów sporządzonych przez kontrolera na podstawie dowodów źródłowych znajdujących się w komórce kontrolowanej. 5
3. Do uprawnień pracowników komórki kontrolowanej należy: 1) składanie ustnych lub pisemnych wyjaśnień lub oświadczeń w kwestiach stanowiących przedmiot kontroli, zgodnie z załącznikami nr 1 i 2 do niniejszego regulaminu. Przebieg postępowania kontrolnego 9 1. Kontrolujący przeprowadza kontrolę na podstawie imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wydanego przez zarządzającego kontrolę. 2. Upoważnienie zawiera: 1) imię i nazwisko kontrolującego, 2) temat kontroli, 3) datę wystawienia upoważnienia, 4) podpis Rektora. 3. Upoważnienie jest wydawane w jednym egzemplarzu, który załącza się do akt kontroli. 4. Upoważnieni kontrolerzy, bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, przedkładają kierownikowi komórki kontrolowanej upoważnienie do kontroli i informują go o przedmiocie kontroli. 5. Wyłączeniu z udziału w kontroli podlega kontrolujący w wypadku, gdy czynności lub rozstrzygnięcie kontrolne mogą dotyczyć stosunku zależności jego samego, jego małżonka, krewnych i powinowatych. 6. Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania. 7. Decyzję w sprawach powyższych podejmuje Rektor. 8. Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. Sposób dokumentowania ustaleń kontrolnych 10 1. Kontroler dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych, zakładając i prowadząc w tym celu akta kontroli. 2. Akta kontroli obejmują w szczególności materiały dowodowe oraz inne dokumenty. 3. Kontrolujący zobowiązany jest sporządzić protokół z przeprowadzonych czynności kontrolnych. W protokole winien przedstawić ustalenia kontrolne zgodnie ze stanem faktycznym, w sposób obiektywny, rzetelny, zwięzły i przejrzysty. 4. Do protokołu kontrolujący jest zobowiązany dołączyć zebrane materiały dowodowe oraz stosowne polecenie kontroli. 5. Akta kontroli służą wyłącznie do użytku służbowego 6
6. Prawo wglądu do akt kontroli mają: 1) Kierownik jednostki kontrolowanej, któremu wolno robić z nich odpisy, 2) Kierownik jednostki nadrzędnej oraz właściwe organy. Tryb wnoszenia i rozpatrywania zastrzeżeń do ustaleń kontrolnych 11 1. Po zakończeniu kontroli kierownik kontrolowanej jednostki jest zobowiązany do podpisania protokołu bez zastrzeżeń, z zastrzeżeniami lub złożenia kontrolującemu pisemnej odmowy podpisania protokołu. 2. Zastrzeżenia kontrolowanego winny być udokumentowane i załączone do protokołu kontroli, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. 3. Kontrolujący bada zasadność złożonych zastrzeżeń. W przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń kontrolujący zobowiązany jest zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu kontroli. 4. W przypadku nieuznania zasadności złożonych zastrzeżeń, ostateczną decyzję w tej kwestii podejmuje Rektor. Zalecenia pokontrolne 12 1. Kontrolujący, na podstawie dokonanych ustaleń, opracowuje projekt pisma pokontrolnego, który przedstawia Rektorowi. 2. Pismo pokontrolne powinno zawierać zwięzły opis wyników, ze wskazaniem źródeł i przyczyn nieprawidłowości i uchybień stwierdzonych w toku kontroli, a także propozycje wdrożenia działań zmierzających do ich usunięcia oraz wskazanie działań naprawczych. 3. Zalecenia pokontrolne wydaje Rektor. 4. Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 30 dni od daty otrzymania zaleceń pokontrolnych, zawiadamia Rektora oraz Dział Kontroli Wewnętrznej o ich realizacji. W wypadku niezrealizowania poleceń podaje powody uniemożliwiające ich zrealizowane. 5. Dla omówienia wyników kontroli i określenia sposobów usprawnienia działalności kontrolowanej jednostki oraz Uczelni Rektor, właściwy merytorycznie prorektor lub kanclerz mogą organizować narady pokontrolne. 13 1. Wykonanie zaleceń pokontrolnych może podlegać kontroli sprawdzającej w celu ustalenia: 1) stopnia realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych, 2) rzetelności odpowiedzi na zalecenia pokontrolne, 7
3) zmiany zakwestionowanego w trakcie poprzedniej kontroli stanu faktycznego w kierunku stanu pożądanego. 2. Ogólne zasady i tryb przeprowadzenia kontroli, ujęte w niniejszym regulaminie dotyczą również kontroli sprawdzającej. 8