Załącznik nr 2 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Postępowanie prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego. Wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza wartości 193 000 euro Nazwa postępowania NR POSTĘPOWANIA ZP/PN/SZP/21/2011 Usługa polegająca na przygotowaniu i przeprowadzeniu kampanii reklamowej promującej projekt Akcelerator Innowacji Dolnośląski Park Technologiczny T-Park oraz świadczenie usług public relations.
I. Nazwa i adres Zamawiającego Dolnośląska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. 58-310 Szczawno- Zdrój, ul. Szczawieńska 2; Tel.: +48 (74) 64 80 450 Fax: +48 (74) 64 80 451 NIP: 886-000-34-33 REGON: P- 890004750 Kapitał zakładowy: 9 790 000 PLN NR w KRS 0000043944 Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. CELE I OPIS PROJEKTU Akcelerator Innowacji Dolnośląski Park Technologiczny T-Park. Projekt o zasięgu ogólnopolskim - czas realizacji:01.09.2011 31.08.2013. Założenia projektu: zwiększenie liczby przedsiębiorstw działających w oparciu o innowacyjne rozwiązania technologiczne; świadczenie nieodpłatnych działań doradczych i informacyjnych dla preinkubowanych; nieodpłatne indywidualne wsparcie eksperckie z zakresu transferu technologii oraz analizy i komercjalizacji rozwiązań innowacyjnych dla preinkubowanych podmiotów utworzenie nowych miejsc pracy w preinkubowanych podmiotach.
Realizowany projekt będzie miał za zadanie wsparcie osób, grup badawczych, spólek z innowacyjnym pomysłem, które zechcą realizować go biznesowo. Projekt skierowany jest przede wszystkim do reprezentantów branż IT, nowoczesnych usług finansowych, odnawialnych źródeł energii oraz medycyny. Projekt zakłada wyszukiwanie innowacyjnych pomysłów, wsparcie ich w przełożeniu na działalność biznesowa, wsparcie merytoryczne w całym procesie od momentu tworzenia wizji, poprzez analizę potencjału, stworzenie biznes planu, pomoc w założeniu firmy i jej prowadzeniu (doradztwo), wsparcie kapitałowe poprzez objecie udziałów oraz pomoc w pozyskiwaniu zewnętrznych źródeł finansowania. CELE I ZAKRES ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie scenariusza i przeprowadzenie kampanii reklamowej promującej projekt Akcelerator Innowacji Dolnośląski Park Technologiczny T-Park, w prasie branżowej, za pośrednictwem Internetu a także usługi z zakresu public relations. Zamawiający zamierza promować projekt w czasopismach branżowych i w opracowaniach branżowych i na portalach internetowych zajmujących się tematyką innowacji i inwestycji kapitałowych. Celem kampanii jest dotarcie do jak najszerszej grupy docelowej projektu: właściciele innowacyjnych pomysłów, działalności, przedsięwzięć, którzy poprzez aktywną kampanię promocyjną zostaną zachęceni do udziału w projekcie. Zamawiający określa najbardziej pożądaną grupę odbiorców kampanii jako: kadra zarządzająca spółek realizujących innowacyjne projekty wymagające dokapitalizowania, grupy badawcze zainteresowane komercjalizacją własnych rozwiązań naukowych, pomysłodawcy poszukujący zewnętrznego finansowania innowacyjnej działalności. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy profesjonalnej pomocy merytorycznej, według najlepiej posiadanej wiedzy i doświadczenia przy zakupie mediów oraz wsparcia w zakresie Public Relations.
Projekt ma charakter ogólnopolski w związku z czym media wykorzystywane do jego promocji również muszą posiadać zasięg ogólnopolski. Zamawiający nie zamierza korzystać z innych kanałów promocji niż prasa i opracowania branżowe, Internet ewentualnie mailing skierowany bezpośrednio do beneficjentów projektu. Zamówienie na cały okres realizacji projektu obejmuje opracowanie oraz realizację: w zakresie reklamy/ promocji prasowej: - zamieszczenie co najmniej sześciu reklam w wymiarze co najmniej ½ strony w prasie branżowej o zasięgu ogólnopolskim (Rzeczpospolita (zielone strony), Gazeta Wyborcza (strony ekonomiczne), Gazeta Prawna, Parkiet, Puls Biznesu lub za zgodą Zamawiającego innej równoważnej branżowej ekonomicznej prasie o nakładzie wyższym niż 10 000 egzemplarzy); - zamieszczenie co najmniej czterech artykułów sponsorowanych dotyczących projektu Akcelerator Innowacji Dolnośląski Park Technologiczny T-Park w prasie branżowej o zasięgu ogólnopolskim (Rzeczpospolita (zielone strony), Gazeta Wyborcza (strony ekonomiczne), Gazeta Prawna, Parkiet, Puls Biznesu lub za zgodą Zamawiającego w prasie branżowej ekonomicznej o nakładzie wyższym niż 10 000 egzemplarzy). w zakresie Internetu: 4 X Banner reklamowy na stronie głównej (emisja 30 dni) na 2 serwisach biznesowych (bankier.pl, Money.pl, parkiet.com, pb.pl, biznesowe strony gazeta.pl i rzeczpospolita.pl lub za zgodą zamawiającego innych równoważnych branżowych ekonomicznych portali o zasięgu nie mniejszym niż wymienione); 6 X Banner reklamowy targetowany w działach tematycznych związanych z tematyką pozyskania kapitału dla małych i średnich przedsiębiorstw (emisja 30 dni) na 2 serwisach biznesowych spośród: bankier.pl, Money.pl, parkiet.com, pb.pl, biznesowe strony gazeta.pl i rzeczpospolita.pl lub za zgodą zamawiającego innych równoważnych branżowych ekonomicznych portali o zasięgu nie mniejszym niż wymienione); 2 X wysyłka elektroniczna (mailing) dotarcie do co najmniej 20 000 (dwadzieścia tysięcy) wyselekcjonowanych rekordów (właściciele małych i średnich przedsiębiorstw); mailing
dotyczyć będzie promocji konferencji podsumowującej realizację projektu, jego celem będzie pozyskanie uczestników konferencji. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym przy realizacji niniejszego zamówienia; Wykonawca (lub jego upoważniony przedstawiciel) po podpisaniu umowy w sprawie zamówienia weźmie udział w spotkaniu organizacyjnym w siedzibie Zamawiającego w terminie wskazanym wcześniej przez Zamawiającego w celu ustalenia harmonogramu realizacji kampanii promocyjnej (media planu)- spotkania takie będą organizowane w miarę zapotrzebowania jednakże w każdym roku obowiązywania umowy spotkanie odbędzie się co najmniej 1 raz i będzie miało na celu opracowanie media planu (przez media plan Zamawiający rozumie plan wykorzystania mediów w kampanii reklamowej z ujęciem nazw mediów oraz szczegółowych danych dotyczących emisji reklamy takich jak termin, rozmiar czy czasokres, itp.) na dany rok; Wykonawca każdorazowo przed przekazaniem do opublikowania treści reklamowych/ promocyjnych będzie przedstawiał Zamawiającemu ich ostateczny projekt do akceptacji najpóźniej na 5 dni roboczych przez dniem planowanej publikacji. płatność za wykonaną usługę będzie dokonywana na podstawie faktur częściowych na podstawie rzeczywiście wykonanych prac, przy czym Zamawiający przewiduje płatność w następujących częściach: I. w roku 2011 faktura zostanie dostarczona do Zamawiającego nie później niż do dnia 15 grudnia 2011r.; II. w roku 2012 faktura zostanie dostarczona do Zamawiającego nie później niż do dnia 10 czerwca 2012 r., druga faktura zostanie dostarczona do Zamawiającego nie później niż do dnia 10 grudnia 2012r.; III. w roku 2013 pierwsza faktura zostanie dostarczona do Zamawiającego nie później niż do dnia 10 lutego 2013 r., druga faktura zostanie dostarczona do Zamawiającego nie później niż do dnia 10 lipca 2013r.; Zamawiający wymaga by 10 % wydatków w ramach zamówienia przeznaczonych zostało przez Wykonawcę na wydatki związane z Public Relations i inne. W ramach niniejszej pozycji budżetu, Zamawiający wskaże w konsultacji z Wykonawcą
konkretne nieprzewidziane w ofercie zadania promocyjno-reklamowe wynikające z potrzeb realizacji projektu. Wynagrodzenie z tytułu pozycji budżetu wydatki związane z Public Relations i inne zostanie wypłacone Wykonawcy jedynie w przypadku akceptacji ustalonego w przyszłości zakresu zadań w tej pozycji przez zarówno Wykonawcę, jak i Zamawiającego przed poniesieniem kosztów w tej pozycji budżetu. Wynagrodzenie przedstawione przez Wykonawcę w ofercie obejmuje rezerwę 10% wartości łącznej wynagrodzenia przewidzianą na realizację wyżej wymienionych zadań promocyjno-reklamowych (PR i inne). każda zmiana członków zespołu Wykonawcy musi być bezwzględnie zaakceptowana przez Zamawiającego na piśmie po wcześniejszym przedstawieniu dokumentów potwierdzających doświadczenie i umiejętności nowej osoby które muszą być takie same lub wyższe od tych wskazanych w SIWZ; nie mniej niż 20 % umowy przeznaczone ma być na reklamę w Internecie, nie mniej niż 15 % na reklamę w prasie, nie mniej niż 5% na mailing; Wykonawca będzie stosował w ramach realizacji zamówienia zasady wizualizacji i promocji wsparcia Projektu ze środków Unii Europejskiej.