v. 2014-05-05 Załącznik nr 3 do siwz/ Załącznik nr 1 do wzoru umowy OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ) Wytworzenie, uruchomienie, asysta techniczna i utrzymanie Lokalnego Systemu Informatycznego dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 Spis treści 1. Wstęp... 4 1.1. Uwarunkowania prawne... 4 1.2. Użytkownicy biznesowi systemu i instytucjonalny schemat wdrożenia.... 5 1.3. Cele biznesowe systemu... 5 1.4. Wymagania i założenia projektowe.... 6 2. Zakres funkcjonalny systemu - etapy 1-6 zamówienia... 10 2.1. Grupy użytkowników systemu... 10 2.2. Koncepcja interfejsu... 10 2.2.1. Panel operatora/administratora (widok instytucji)... 10 2.2.2. Panel wnioskodawcy (widok wnioskodawcy/beneficjenta)... 11 2.2.3. Panel członka KOP... 11 2.3. Funkcje związane z dostępem do systemu... 12 2.3.1. Rejestracja konta wnioskodawcy... 12 2.3.2. Wymogi dotyczące haseł i bezpieczeostwa... 13 2.3.3. Powiązane konta... 13 2.3.4. Logowanie... 14 2.3.5. Moje konto... 14 2.3.6. Odzyskiwanie zapomnianego hasła... 14 2.4. Dane podmiotu / profil wnioskodawcy... 14 2.5. Administracja użytkownikami... 15 2.5.1. Wyszukiwarka użytkowników... 16 2.5.2. Tworzenie kont operatorów / administratorów / członków KOP... 16 2.5.3. Zmiana danych użytkownika... 17 2.5.4. Zarządzanie rolami systemowymi... 17 2.5.5. Zarządzanie rolami użytkowników w systemie... 17 2.6. Słowniki systemowe... 18 2.6.1. Słownik instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu... 18 2.6.2. Słownik komórek organizacyjnych... 18 2.6.3. Słownik priorytetów inwestycyjnych/celów tematycznych... 18 2.6.4. Słownik poziomów wdrażania (osie priorytetowe)... 18 Zamówienie finansowane jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 oraz z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
2.6.5. Słownik poziomów wdrażania (działania)... 18 2.6.6. Słownik poziomów wdrażania (poddziałania)... 19 2.6.7. Słownik poziomów wdrażania (typy projektów)... 19 2.6.8. Słowniki wskaźników (wskaźniki programowe: produkty/rezultaty, wskaźniki na poziomie projektu: produkty/rezultaty)... 19 2.6.9. Słownik rodzajów pomocy publicznej... 19 2.6.10. Słownik jednostek podziału terytorialnego... 19 2.6.11. Słownik typów beneficjentów (form prawnych)... 19 2.6.12. Słownik grup docelowych... 20 2.6.13. Słownik obszarów działalności gospodarczej... 20 2.6.14. Słownik trybów zamówieo publicznych... 20 2.6.15. Słownik załączników podstawowych (WND)... 20 2.6.16. Słownik oświadczeo (WND)... 20 2.6.17. Słownik rodzajów dokumentów... 20 2.6.18. Słownik na potrzeby oceny merytorycznej... 20 2.6.19. Inne słowniki... 20 2.7. Repozytorium dokumentów projektów... 21 2.8. Repozytorium dokumentów programu... 21 2.9. Nabory... 22 2.9.1. Harmonogram naborów... 22 2.9.2. Ogłoszone nabory... 22 2.10. Rejestr zamówieo w projekcie... 22 2.11. Generator wniosków o dofinansowanie... 24 2.11.1. Elementy formularza wniosku o dofinansowanie... 25 2.11.2. Funkcje związane z wnioskami o dofinansowanie dostępne po stronie wnioskodawcy... 26 2.12. Obsługa wniosków o dofinansowanie przez instytucję... 26 2.12.1. Funkcje związane z wnioskami o dofinansowanie dostępne po stronie instytucji... 26 2.12.2. Potwierdzenie wpływu wniosku o dofinansowanie... 27 2.12.3. Ocena formalna... 28 2.12.4. Ocena merytoryczna... 28 2.12.5. Zwrot wniosku do poprawy... 28 2.12.6. Opcje wniosku o dofinansowanie... 29 2.12.7. Przesłanie danych wniosku o dofinansowanie do CSI SL2014... 29 2.13. Pomoc kontekstowa... 29 2.14. Komisje Oceny Projektów (ocena merytoryczna)... 29 2.14.1. Zarządzanie KOP (częśd administracyjna po stronie instytucji)... 29 2.14.2. Komisje Oceny Projektów (dla członków KOP)... 30 2.14.3. Ocena merytoryczna EFS... 30 2.15. Rejestr protestów... 31 2.16. Generator harmonogramów rzeczowo finansowych... 32 2.17. Rejestr umów/decyzji o dofinansowanie... 32 2.18. Moduł komunikacyjny z zewnętrznymi systemami... 33 2.18.1. Komunikacja - rejestr REGON... 33 2.18.2. Komunikacja - CSI (SL2014)... 33 2
2.18.3. Log modułu komunikacyjnego... 33 2.19. Log systemowy... 33 3. Zakres funkcjonalny systemu - etapy 7-12 zamówienia.... 34 3.1. Słowniki systemowe kontynuacja... 34 3.1.1. Słownik załączników podstawowych (WNP)... 34 3.1.2. Słownik oświadczeo (WNP)... 34 3.2. Generator harmonogramów składania wniosków o płatnośd... 34 3.3. Generator wniosków o płatnośd... 35 3.3.1. Elementy formularza wniosku o płatnośd... 36 3.3.2. Funkcje związane z wnioskami o płatnośd dostępne po stronie wnioskodawcy... 36 3.4. Obsługa wniosków o płatnośd przez instytucję... 36 3.4.1. Funkcje związane z wnioskami o płatnośd dostępne po stronie instytucji... 37 3.4.2. Potwierdzenie wpływu wniosku w SOD... 37 3.4.3. Ocena wniosku... 37 3.4.4. Zatwierdzenie wniosku... 37 3.4.5. Wycofanie do poprawy... 37 3.4.6. Przesłanie danych wniosku o płatnośd do CSI SL2014... 37 3.4.7. Wypłaty i zwroty środków... 37 3.4.8. Nieprawidłowości i obciążenia na projekcie... 38 3.5. Generator PEFS... 38 3.6. Rejestr kontroli projektów... 38 3.7. Przepływ pracy... 38 3.7.1. Wnioski o dofinansowanie... 39 3.7.2. Wnioski o płatnośd... 39 3.7.3. Umowy/aneksy... 39 3.8. Moduł raportów... 39 3.8.1. Częśd administracyjna... 39 3.8.2. Częśd użytkownika... 39 3.9. Moduł mailingowy... 39 3.9.1. Częśd administracyjna... 40 3.9.2. Komunikaty systemowe... 40 3.10. Uniwersalny generator dokumentów... 40 3.10.1. Częśd administracyjna... 40 3.10.2. Częśd użytkownika... 41 3.11. Moduł komunikacyjny - kontynuacja... 41 3.11.1. Komunikacja - CSI (SL2014)... 41 3.11.2. Komunikacja PFE SEKAP... 42 3.11.3. Komunikacja - SOD FINN... 42 3.12. Moduł zgłaszania błędów (bug-tracker) dla użytkowników... 42 3.13. Moduł historii projektu / karty informacyjnej projektu... 42 4. Harmonogram realizacji zamówienia... 44 5. Załączniki... 47 3
1. Wstęp Dla ułatwienia efektywnego wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 (RPO WSL 2007-2013) powstał System Informatycznego Wdrażania i Zarządzania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 (SIWIZ RPO WSL). Pełni on funkcję Lokalnego Systemu Informatycznego dla części RPO Województwa Śląskiego (LSI) wdrażanej przez Wydział Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego (Instytucja Zarządzająca RPO WSL). Ponadto osobny LSI powstał dla Instytucji Pośredniczącej 2 stopnia (IP2) Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości. Obydwa LSI pełnią rolę generatorów dokumentów i systemów rejestracyjnych. Komunikacja z beneficjentami oraz obieg dokumentów w instytucjach opiera się na systemie tradycyjnym (papierowym). Dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 (RPO WSL 2014-2020) przewidziano komunikację elektroniczną od momentu złożenia wniosku o dofinansowanie jako podstawowy sposób wymiany dokumentacji. Zakłada się powstanie jednego LSI dla całości programu. Projektowany LSI nadal będzie pełnić rolę generatora dokumentów, lecz komunikacja z beneficjentami odbywać się będzie za pomocą SEKAP/ePUAP, oprócz wyjątków przewidzianych w procedurach. Obieg dokumentów wewnątrz instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu oraz gromadzenie dokumentacji projektów odbywać się będzie w systemach Elektronicznego Zarządzania Dokumentami (System Obiegu Dokumentów). Dokumenty przesłane w formie papierowej (np. ze względu na wymogi prawne) zostaną odzwierciedlone w formie elektronicznej w EZD/SOD. Celem niniejszego dokumentu jest opis przedmiotu zamówienia dotyczącego Lokalnego Systemu Informatycznego dla RPO WSL 2014-2020 oraz założeń, które były podstawą projektowania systemu. 1.1. Uwarunkowania prawne Najważniejsze akty prawne, które mają wpływ na kształt projektowanego systemu: Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) [http://eurlex.europa.eu/johtml.do?uri=oj:l:2013:347:som:pl:html]: o nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006; o nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006; o nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006; Rozporządzenia delegowane i implementacyjne KE postępy prac (fiszki) na stronie www KE [http://ec.europa.eu/regional_policy/what/future/experts_documents_en.cfm#1]; Ustawa o zasadach realizacji programów operacyjnych polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (projekt) postępy prac na stronie RCL [http://legislacja.rcl.gov.pl/lista/2/projekt/178357]; 4
Umowa Partnerstwa szczegóły na stronie MIR [http://www.mir.gov.pl/fundusze/fundusze_europejskie_2014_2020/strony/start.aspx]; Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (UIDP) [http://isap.sejm.gov.pl/detailsservlet?id=wdu20050640565], nowelizacja z dnia 10 stycznia 2014 r [http://isap.sejm.gov.pl/detailsservlet?id=wdu20140000183+2014%2405%2411&min=1] oraz rozporządzenia wydane na jej podstawie, w szczególności: o Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (KRI) [http://isap.sejm.gov.pl/detailsservlet?id=wdu20120000526]; Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (UODO) z pózn. zm. [http://isap.sejm.gov.pl/detailsservlet?id=wdu20021010926&min=1] oraz rozporządzenia wydane na jej podstawie, w szczególności: o Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. 2004 nr 100 poz. 1024) [http://isap.sejm.gov.pl/detailsservlet?id=wdu20041001024] 1.2. Użytkownicy biznesowi systemu i instytucjonalny schemat wdrożenia. Głównymi użytkownikami biznesowymi systemu będą instytucje zaangażowane w proces wdrażania RPO WSL 2014-2020. Przewiduje się, że będą to m.in: Wydział Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego (RR) pełniący rolę wiodącą w procesie przygotowania i wdrażania LSI (Zamawiający); Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego (FS); Wydział Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (FR); Śląskie Centrum Przedsiębiorczości (ŚCP); Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach (WUP); Inne wydziały, w razie potrzeb/zmian organizacyjnych. Zadania Wydziału RR: czuwanie nad procesem wytworzenia systemu; globalna administracja wytworzonym systemem i użytkownikami; kontakty z wykonawcą; testowanie przygotowanych elementów systemu; udział w szkoleniu użytkowników systemu. Zadania pozostałych instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu: przygotowanie propozycji szczegółowego zakresu merytorycznego tych formularzy, instrukcji i elementów systemu, które będą dotyczyć wyłącznie danej instytucji; administracja systemem i użytkownikami w ustalonym zakresie; zgłaszanie błędów w działaniu systemu; udział w testowaniu systemu i szkoleniu użytkowników końcowych. 1.3. Cele biznesowe systemu wspomaganie zarządzania i wdrażania RPO WSL 2014-2020; 5
zapewnienie narzędzia informatycznego dla wnioskodawców/beneficjentów służącego do przygotowania dokumentów; zmniejszenie obciążeń administracyjnych beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie programu; usprawnienie i przyśpieszenie pracy instytucji; wspomaganie wybranych procesów. 1.4. Wymagania i założenia projektowe. Ogólne wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne: dostęp w trybie 24/7 poprzez sieć Internet, przy zachowaniu wymogów bezpieczeństwa (połączenia przez https, odpowiednie przechowywanie haseł); samodzielne rejestrowanie kont wnioskodawców; dane przechowywane w relacyjnej bazie danych; kompatybilność z najpopularniejszymi przeglądarkami: Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer w aktualnych wersjach; prosty i przejrzysty interfejs wykonany z uwzględnieniem zasad responsive web design (dla typów urządzeń: desktop, tablet, mobile). W przypadku niższych rozdzielczości nie wszystkie elementy systemu muszą być dostępne (np. formularze); dostępność systemu pomocy kontekstowej; spełnianie wymogów WCAG 2.0 na poziomie AA, zgodnie z rozporządzeniem KRI. Zamawiający może zweryfikować system pod kątem spełniania wymogów WCAG także z wykorzystaniem audytu zewnętrznego; modułowość umożliwiająca łatwą rozbudowę w przyszłości w zależności od kolejnych wymogów określonych przez Zamawiającego; współpraca z zewnętrznymi systemami; generowanie dokumentów w oparciu o interaktywne formularze on-line; wypełnianie formularzy na podstawie danych, które zostały zebrane w poprzednich etapach procedury; automatyczne obliczenia w celu zapobiegania ewentualnym błędom; automatyczna weryfikacja poprawności formularzy, która pozwoli zmniejszyć liczbę korekt, a także ograniczyć liczbę dokumentów/wyjaśnień; komunikaty wskazujące na możliwość wykonywania określonych działań; możliwość śledzenia stanu realizacji projektu; dostępność historii projektu/dokumentów. Aplikacja jako system informatyczny przetwarzający dane osobowe musi spełniać wymagania Rozporządzenia MSWiA (Dz. U. Nr 100 z 2004r., poz. 1024), a w szczególności: 1) Dla każdej osoby, której dane osobowe będą przetwarzane w systemie zapewnić odnotowanie: a) daty pierwszego wprowadzenia danych do systemu; b) identyfikatora użytkownika wprowadzającego dane osobowe do systemu; c) źródła danych, w przypadku zbierania danych, nie od osoby, której one dotyczą; d) informacji o odbiorcach, którym dane osobowe zostały udostępnione, dacie i zakresie tego udostępnienia; e) sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych. 2) Odnotowanie informacji, o których mowa w pkt. 1) a 1) b, nastąpi automatycznie po zatwierdzeniu przez użytkownika operacji wprowadzenia danych. 6
3) Dla każdej osoby, której dane osobowe będą przetwarzane w systemie informatycznym, system zapewni sporządzenie i wydrukowanie raportu zawierającego w powszechnie zrozumiałej formie informacje, o których mowa w pkt. 1). Wykonawca dostarczy opis struktury zbioru danych wskazujący zawartość pól informacyjnych z danymi osobowymi oraz powiązania między nimi. Wykonawca wytworzy system kompatybilny z udostępnionym środowiskiem w infrastrukturze Urzędu: Ubuntu Server LTS (najnowsza wersja w momencie rozpoczęcia prac) PHP (najnowsza stabilna wersja w momencie rozpoczęcia prac) MySQL/PosgreSQL (najnowsza stabilna wersja w momencie rozpoczęcia prac) Apache/Nginx (najnowsza stabilna wersja w momencie rozpoczęcia prac) Wykonawca otrzyma dostęp zdalny w celu realizacji zamówienia i będzie zobowiązany do podpisania niezbędnych dokumentów wynikających z Polityki Bezpieczeństwa Informacji Urzędu. Wykonawca będzie odpowiedzialny za konfigurację i optymalizację środowiska we współpracy z Wydziałem odpowiedzialnym za kwestie informatyczne w Urzędzie. Przewiduje się docelowo utrzymywanie trzech wersji systemu: produkcyjna testowa; szkoleniowa. Część funkcji systemu może być wzorowana na obecnym rozwiązaniu. Wykonawca na etapie realizacji zamówienia będzie posiadał dostęp do wersji testowej, dokumentacji i w razie potrzeby kodu źródłowego SIWIZ RPO WSL 2007-2013. Zakłada się wykorzystanie elementów zwinnych metodyk wytwarzania oprogramowania: intensywna bieżąca komunikacja z wykonawcą i pomiędzy zaangażowanymi instytucjami, krótkie cykle wytwarzania fragmentów systemu i ich testowania. Wykonawca zapewni: system kontroli wersji dla utrzymania kodu źródłowego aplikacji zgodnie ze swoimi preferencjami; narzędzie typu bug-tracker służące do komunikacji na linii Zamawiający-Wykonawca; Wykonawca uruchomi na własnym serwerze wybrane w porozumieniu z Zamawiającym narzędzie usprawniające komunikację online pomiędzy nim, a Zamawiającym - wyznaczonymi pracownikami IZ RPO WSL (bug tracker). Narzędzie to powinno umożliwiać obsługę zgłoszeń z odpowiednimi konfigurowalnymi statusami oraz dodawanie komentarzy (np. http://www.mantisbt.org/) Jeśli Wykonawca po przeanalizowaniu zgłoszenia będzie miał wątpliwości, pytania co do wykonania zgłoszenia, wtedy powinien za pomocą tego narzędzia niezwłocznie poinformować o tym fakcie Zamawiającego. Cała korespondencja dot. zgłoszeń powinna przebiegać za pomocą tego narzędzia. Wykonawca na każde żądanie Zamawiającego udostępni aktualną kopię bazy danych narzędzia. pomoc w przygotowaniu dokumentacji systemu; szkolenia dla administratorów i kluczowych użytkowników systemu; bazę wiedzy typu wiki. System będzie wytworzony w architekturze warstwowej: a) warstwa kliencka (kod generowany dla przeglądarki internetowej, tworzący interfejs za pomocą którego wprowadzane są dane i wykonywane operacje na istniejących danych); 7
b) warstwa aplikacji (kod zarządzający systemem, wykonujący działania zgodnie z określoną logiką biznesową, pośredniczący pomiędzy warstwą kliencką a bazą danych); c) warstwa bazy danych (przechowująca wprowadzone dane w określonej strukturze). Szczegółowy kształt struktury bazy danych będzie ustalany w procesie konsultacji z wykonawcą na etapie wykonania systemu. Wykonawca zastosuje dobre praktyki dotyczące sposobu tworzenia kodu aplikacji, jego przejrzystości, formatowania itd. Prace nad systemem podzielone zostaną na etapy. Właścicielem wytworzonego kodu źródłowego systemu wraz z autorskimi prawami majątkowymi będzie Zamawiający. Prawa te przejdą na Zamawiającego w ramach ogólnego wynagrodzenia Wykonawcy. Zakłada się możliwość wykorzystania głównych założeń funkcjonalnych działającej aplikacji SIWIZ RPO WSL 2007-2013. Zamawiający dopuszcza możliwość zapoznania się potencjalnym Wykonawcom z dokumentacją systemu SIWIZ RPO WSL 2007-2013, po uprzednim zgłoszeniu. Dostęp do dokumentacji SIWIZ RPO WSL 2007-2013 Załącznikami do niniejszego dokumentu są instrukcje dla użytkowników systemu. Dodatkowo Wykonawcy mogą zapoznać się ze szczegółową dokumentacją dotychczasowego systemu SIWIZ RPO WSL 2007-2013 prowadzoną w formie wiki, poprzez stronę: https://rpo.slaskie.pl/mediawiki. Zamawiający udostępni login i hasło w celu umożliwienia zapoznania się z dokumentacją, po zgłoszeniu takiej potrzeby. Zgłoszenia należy wysyłać w wersji elektronicznej na e-mail zamowienia@slaskie.pl, faksem na numer 32/ 20 78 578 lub drogą pisemną na adres wskazany w pkt VII.8 siwz. Zgłoszenie musi zawierać: znak postępowania: AI-ZP.272.1.00060.2014.AKU z dopiskiem: Przetarg - wytworzenie, uruchomienie, asysta techniczna i utrzymanie Lokalnego Systemu Informatycznego dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 nazwę podmiotu zwracającego się o udostępnienie loginu i hasła, dane teleadresowe osoby, do której zostanie wysłana odpowiedź. Powyższy tryb udostępniania dokumentacji aplikacji podyktowany jest koniecznością zapewnienia ochrony praw autorskich oraz zapewnienia bezpieczeństwa systemu. Wykonawca, z którym zostanie podpisana umowa będzie posiadał stały dostęp do tych elementów. Doprecyzowanie zakresu zamówienia System musi uwzględniać wszelkie niezbędne uregulowania prawne i proceduralne dla okresu programowania 2014-2020. Część z tych uregulowań nie jest jeszcze przyjęta w ostatecznym kształcie, w związku z tym Zamawiający zakłada doprecyzowanie zakresu funkcjonalnego systemu w trakcie realizacji zamówienia w celu uwzględnienia w/w uwarunkowań. Uszczegółowienia te nie będą prowadziły do zmiany wynagrodzenia Wykonawcy. Przed przystąpieniem do realizacji kolejnych modułów systemu Zamawiający będzie uszczegóławiał informacje dotyczące wykonywanych funkcjonalności na drodze kontaktów roboczych, przy uwzględnieniu ostatecznych regulacji. Forma tych kontaktów będzie ustalana z Wykonawcą. Opieka techniczna i wsparcie Wykonawca na czas trwania umowy zapewni opiekę i wsparcie techniczne dla pracowników urzędu i wnioskodawców zgodnie z następującymi zasadami: 8
1) Dyspozycyjność w godzinach pracy Urzędu dla pracowników Zamawiającego (dyspozycyjność telefoniczna oraz dyspozycyjność mailowa). 2) Czas reakcji na podjęcie działań niezwłocznie, wg poniższego podziału: a) usunięcie wad systemu za wady uznaje się nieprawidłowości w działaniu Systemu zdefiniowane następująco: Awaria krytyczna uniemożliwia Zamawiającemu świadczenie Podstawowych Usług*: o Czas naprawy: 24 godziny od zgłoszenia awarii uniemożliwiającej korzystanie z systemu Awaria niekrytyczna negatywnie wpływa na wydajność i funkcjonalność Systemu, lecz nie uniemożliwia przez Zamawiającego świadczenia Podstawowych Usług*: o Czas naprawy: 48 godzin od zgłoszenia Usterka nie wpływa na funkcjonalność i wydajność Systemu, ale powoduje niezgodność z procedurami określonymi przez Zamawiającego bądź skutkuje pogorszeniem jakości zbieranych danych: o Czas naprawy: 120 godzin od zgłoszenia b) Czasy usunięcia awarii, usterek o znacznym stopniu skomplikowania lub wdrożenia niezbędnych zmian, które wynikają z potrzeb bieżącego funkcjonowania systemu, będą ustalane niezależnie. *Podstawowe Usługi: Wypełnianie dokumentów przez wnioskodawców oraz możliwość obsługi tych dokumentów przez Operatorów. 3) Usterki wymagające zmian w kilku miejscach systemu (elementy powiązane ze sobą) są jako pojedyncze zgłoszenie - np. zmiany w formularzu wniosku mają także wpływ na walidacje i wydruk PDF. 4) Zgłaszanie wad dotyczących funkcjonowania Systemu Zamawiający dokonuje poprzez system śledzenia błędów lub innym dostępnym kanałem w przypadku jego awarii. 5) Wykonawca na bieżąco (w miarę potrzeby) będzie prowadził szkolenia dla administratorów i kluczowych użytkowników systemu w siedzibie Zamawiającego po uprzednim ustaleniu terminu i zakresu szkolenia. 6) Wykonawca będzie uczestniczył w razie potrzeby w spotkaniach roboczych z Zamawiającym po uprzednim ustaleniu terminu. Harmonogram zamówienia przedstawiono w rozdziale 4 9
2. Zakres funkcjonalny systemu - etapy 1-6 zamówienia 2.1. Grupy użytkowników systemu Wśród użytkowników systemu wyróżnić będzie można następujące grupy: a) Pracownicy/przedstawiciele wnioskodawców/beneficjentów RPO WSL 2014-2020 posługujący się kontami wnioskodawcy b) Pracownicy instytucji zaangażowanych w obsługę projektów i wdrażanie programu: administratorzy globalni; administratorzy instytucji; operatorzy; c) Członkowie Komisji Oceny Projektów. 2.2. Koncepcja interfejsu W systemie zakłada się istnienie interfejsu, w którym zakres prezentowanych danych będzie dostosowywany do typu zalogowanego użytkownika: dla wnioskodawcy/beneficjenta, dla pracownika instytucji/administratora oraz użytkownika Członka KOP. Część funkcji systemu będzie wspólna, część będzie dostępna wyłącznie dla danego rodzaju konta. Każde pole interfejsu powinno posiadać unikalny identyfikator lub podobny mechanizm w celu łatwego zarządzania pomocą kontekstową dla konkretnego pola. 2.2.1. Panel operatora/administratora (widok instytucji) Umożliwi dostęp do funkcji systemu pogrupowanych w menu. Widoczność poszczególnych pozycji zależy od rodzaju zalogowanego użytkownika (operator/administrator) i od uprawnień danego operatora. Propozycja pogrupowania funkcjonalności (przedstawiono łącznie dla etapów 1-6 oraz 7-12): Administracja: Nabory Moje konto Użytkownicy Słowniki systemowe Pomoc kontekstowa Log systemowy Log komunikacji Mailing Raporty Obsługa zgłoszeń błędów Szablony dokumentów Zarządzanie KOP Planowane Ogłoszone i zakończone Dane dot. projektów: Wnioski o dofinansowanie Harmonogram rzeczowo-finansowy 10
Umowy/aneksy Harmonogram składania wniosków o płatność Wnioski o płatność Zamówienia publiczne Repozytorium dokumentów projektu Informacje o projekcie Generator dokumentów Przepływ pracy Raporty Komunikaty systemowe Komisje Oceny Projektów Repozytorium dokumentów programu Ostateczny kształt interfejsu graficznego panelu, menu i dostępu do wymienionych funkcji oraz ich zakres będzie ustalany na etapie wykonania. 2.2.2. Panel wnioskodawcy (widok wnioskodawcy/beneficjenta) Umożliwi dostęp do funkcji systemu pogrupowanych w menu (przedstawiono łącznie dla etapów 1-6 oraz 7-12): Administracja: Moje konto Powiązane konta Profil podmiotu/wnioskodawcy Repozytorium dokumentów programu Nabory Dane dot. projektów Wnioski o dofinansowanie Harmonogram rzeczowo-finansowy Umowy/aneksy Harmonogram składania wniosków o płatność Wnioski o płatność Zamówienia publiczne Repozytorium dokumentów projektu Komunikaty systemowe Zgłoś błąd Ostateczny kształt interfejsu graficznego panelu, menu i dostępu do wymienionych funkcji oraz ich zakres będzie ustalany na etapie wykonania. 2.2.3. Panel członka KOP Umożliwi dostęp do funkcji systemu pogrupowanych w menu. Administracja: 11
Moje konto Repozytorium dokumentów programu Komisje Oceny Projektów (dostęp do danych KOP oraz danych projektów przypisanych do oceny) Komunikaty systemowe Zgłoś błąd Ostateczny kształt interfejsu graficznego panelu, menu i dostępu do wymienionych funkcji oraz ich zakres będzie ustalany na etapie wykonania. 2.3. Funkcje związane z dostępem do systemu Poniżej opisano przykładową koncepcję rozwiązania sposobu dostępu do systemu. Zamawiający dopuszcza modyfikacje, korekty poniższego rozwiązania na etapie wykonania systemu z zachowaniem podstawowych funkcjonalności. Wszystkie tego typu zmiany będą podlegały konsultacjom z Wykonawcą na etapie wykonania systemu. 2.3.1. Rejestracja konta wnioskodawcy Rejestracja użytkowników w systemie będzie odbywać inaczej dla użytkowników zewnętrznych (wnioskodawcy) i operatorów (pracownicy instytucji). Tworzenie konta operatora zostało opisane w pkt. 2.5.2. Wnioskodawcy będą rejestrować konta samodzielnie poprzez formularz dostępny ze strony logowania. Formularz rejestracji wnioskodawcy. Link do formularza dostępny będzie na stronie logowania. Minimalny zakres danych zbieranych za pomocą formularza: a) Dane użytkownika - obowiązkowe: login (system sprawdza zajętość loginu); adres email (sprawdzana poprawność podanego adresu ze schematem adresu email) b) Dane użytkownika - nieobowiązkowe: imię i nazwisko użytkownika nr telefonu użytkownika Następuje automatyczne wysłanie wiadomości na podany adres email z potwierdzeniem rejestracji i unikalnym linkiem aktywacyjnym prowadzącym do formularza nadania hasła dla konta. System udostępnia graficzny wskaźnik siły hasła. Nadanie hasła do konta powoduje jego aktywację (rejestracja jest wtedy zakończona). Nieaktywowane konta będą usuwane automatycznie po 24 godzinach w celu uwolnienia loginu. Przed rozpoczęciem wypełniania wniosku o dofinansowanie będzie musiał zostać utworzony na koncie profil wnioskodawcy lub konto będzie musiało zostać powiązane z profilem innego konta. 12
2.3.2. Wymogi dotyczące haseł i bezpieczeństwa Nadawane hasło do konta musi mieć parametry zgodnie z rozporządzeniem MSWIA wydanym na podstawie UODO: hasło składa się co najmniej z 8 znaków, zawiera małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne. System wymusza zmianę hasła co 30 dni. Hasła w bazie danych będą przechowywane w postaci hashowanej z wykorzystaniem mechanizmu soli (salt) - np. bcrypt. Do rozważenia dodanie mechanizmu pieprzu - pepper. System powinien zapewniać bezpieczeństwo przechowywanych danych i być wykonany z naciskiem na odporność na najczęstsze typy ataków (np. SQL Injection). 2.3.3. Powiązane konta Użytkownik każdego konta wnioskodawcy, może opcjonalnie powiązać z profilem podmiotu/wnioskodawcy dla którego jest właścicielem dowolną ilość innych kont wnioskodawców (np. na potrzeby zewnętrznych firm lub własnych pracowników). Powiązanie odbywać się będzie poprzez wskazanie loginu innego istniejącego konta wnioskodawcy. System wyśle odpowiednie powiadomienie dla użytkownika powiązanego konta. Użytkownik właściciel profilu podmiotu/wnioskodawcy administruje uprawnieniami powiązanych kont na zasadzie kaskadowej, np.: przeniesienie pełnych praw do profilu (najwyższy poziom uprawnień z możliwością podłączania kolejnych użytkowników i zarządzania ich uprawnieniami); przyznanie prawa do odczytu/dodawania/edycji dokumentów (w podziale na ich rodzaje) na poziomie profilu podmiotu/wnioskodawcy. Przyznanie uprawnień na w/w poziomach skutkuje prawem do odczytu/dodawania/edycji wszystkich powiązanych z profilem dokumentów. Opcjonalnie użytkownik - właściciel profilu podmiotu/wnioskodawcy będzie mógł szczegółowo kontrolować uprawnienia powiązanych kont poprzez włączenie szczegółowej kontroli uprawnień powiązanego użytkownika, np.: przyznanie prawa do odczytu/dodawania/edycji dokumentów (w podziale na ich rodzaje) na poziomie wybranego projektu/projektów powiązanego z profilem podmiotu/wnioskodawcy (w przypadku istnienia w systemie więcej niż jednego projektu powiązanego z profilem); przyznanie prawa do odczytu/dodawania/edycji dokumentów (w podziale na ich rodzaje) na poziomie konkretnego dokumentu (w przypadku istnienia więcej niż jednego dokumentu powiązanego z projektem). Kolejne poziomy uprawnień dostępne będą w miarę pojawiania się projektów i dokumentów powiązanych z profilem podmiotu/wnioskodawcy i projektami. Utworzenie projektu powiązanego z profilem podmiotu/wnioskodawcy następować będzie w momencie rozpoczęcia wypełniania wniosku o dofinansowanie. W przypadku włączenia szczegółowej kontroli uprawnień rozpoczęcie wypełniania dokumentu przez powiązanego użytkownika z uprawnieniem do dodawania dokumentów skutkować będzie automatycznym nadaniem uprawnień do danego dokumentu. Uprawnienie takie użytkownik będzie posiadał do momentu odebrania go lub usunięcia powiązania użytkownika przez właściciela profilu. Użytkownik może usunąć powiązanie użytkownika ze swoim profilem co będzie równoznaczne z odebraniem wszelkich praw do dokumentów z nim powiązanych. 13