KODEKS POSTĘPOWANIA
SPIS TREŚCI 4 4 5 5 6 Program Etyki i Zgodności z Przepisami Energizer Rozumienie Kodeksu Postępowania Energizer Poufne zgłaszanie wątpliwości Przestrzeganie przepisów prawnych: Współpraca w dochodzeniach Indywidualna odpowiedzialność, obowiązek zgłaszania i zatwierdzone odstępstwa od norm postępowania służbowego 7 7 8 8 Szacunek dla innych Równe możliwości zatrudnienia Wzajemny szacunek Dostępność 9 9 10 10 Unikanie konfliktu interesów Konflikty interesów Przepisy o obrocie papierami wartościowymi Dotacje polityczne 11 11 13 Właściwe wykorzystanie zasobów i pomysłów Ochrona własności intelektualnej Ochrona zasobów Firmy 14 14 14 14 BHP i ochrona środowiska Bezpieczeństwo Kwestie ekologiczne Bezpieczeństwo produktów 15 15 16 Dokumentacja i informacje Firmy Sprawozdawczość finansowa i dokumentacja Firmy Ochrona danych osobowych, bezpieczeństwo i poufność 17 17 18 20 20 21 21 Działalność handlowa i relacje z przedstawicielami władz Zachowanie uczciwości Przepisy antymonopolowe i o ochronie konkurencji Przepisy antykorupcyjne Przepisy zakazujące bojkotów Sankcje handlowe Zasady sprzedaży i marketingu
WSTĘP W Energizer jesteśmy przekonani o konieczności pełnego przestrzegania wszystkich praw i regulacji mających związek z naszą działalnością. Oczekujemy również, że nasi koledzy będą zawsze postępować zgodnie z najwyższymi standardami etyki biznesowej. Niniejszy dokument jest potwierdzeniem tego zobowiązania. Przeczytaj go uważnie i traktuj jako przewodnik postępowania. Dokument ten dotyczy wszystkich pracowników, dyrektorów i członków zarządu Energizer Holdings Inc. oraz spółek zależnych. Każdy z nas indywidualnie odpowiada za etyczne zachowanie i przestrzeganie zarówno litery, jak i ducha naszego Kodeksu Postępowania. Musimy również pracować nad tym, aby nasza cała firma dbała o zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Chcemy, aby każdy z was potrafił dokonać rzetelnej oceny i stanowił przykład właściwego postępowania biznesowego. Nikt nie może usprawiedliwiać niezgodnych z prawem lub nieetycznych działań. Usprawiedliwienia typu to było dla dobra Firmy" nie będą tolerowane. Rozwój i zarządzanie silną, zróżnicowaną organizacją są niezbędne dla osiągnięcia naszych celów biznesowych - i stanowią kluczowy element naszej globalnej kultury korporacyjnej. Dlatego też uważamy pracowników za najcenniejszy zasób naszej Firmy. Z tej przyczyny niniejszy dokument omawia nasze zasady dla zapewniania bezpiecznego środowiska pracy, wolnego od bezprawnej dyskryminacji. Omawiamy w nim również wiele innych tematów, w tym zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, dobre praktyki biznesowe i zapewnianie naszym klientom wyrobów najwyższej jakości. Jeśli masz pytania dotyczące tych informacji, porozmawiaj z przełożonym, adwokatem w Dziale Prawnym lub pracownikiem Wydziału Audytu Wewnętrznego. Jeśli znajdziesz się w sytuacji budzącej wątpliwości z zakresu finansów, księgowości, audytu lub zapobiegania korupcji, zadzwoń pod poufny numer lub wyślij list do poufnej skrytki pocztowej lub na adres internetowy, które podane są na stronie 5 tego dokumentu. Jeśli znajdziesz się w jakiejkolwiek innej sytuacji która może naruszać normy postępowania, niezwłocznie porozmawiaj z przełożonym lub członkiem zarządu swojego oddziału. Możesz również zgłosić naruszenie w sposób podany w odpowiednim rozdziale niniejszego Kodeksu lub skorzystać z poufnych informacji kontaktowych opisanych powyżej. Osobiście gwarantuję, że Energizer nie będzie tolerować odwetu za zadawanie pytań i sygnalizowanie w dobrej wierze wątpliwości na temat przestrzegania tych norm czy zgłaszanie podejrzeń nieprawidłowego postępowania. Uczciwość to Twoja osobista odpowiedzialność ale też najlepiej pojęty interes Energizer. Działajmy wspólnie na rzecz utrzymania naszych wartości i zobowiązujmy się do przestrzegania ścisłych norm postępowania etycznego. Ward M. Klein Dyrektor naczelny Energizer Holdings, Inc. 3 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER Uwaga: Energizer Holdings Inc. i spółki zależne są w tym dokumencie łącznie nazywane Energizer lub Firma.
PROGRAM ETYKI I ZGODNOŚCI Z PRZEPISAMI ENERGIZER Rozumienie Kodeksu Postępowania Energizer W Energizer postępowanie zgodne z wysokimi standardami etycznymi i prawnymi stanowi podstawę prowadzenia naszej działalności. Wytyczne w tym zakresie znaleźć można w naszym Programie Etyki i Zgodności z Przepisami. Choć administrują i monitorują go przede wszystkim Dział Prawny i Dział Audytu Wewnętrznego, istnieje wiele innych grup, które odgrywają znaczącą rolę w naszych wysiłkach na rzecz zgodności, takie jak Kontrola Wewnętrzna, Zgodność z Przepisami Handlu Międzynarodowego, Sprawy Regulacyjne, Globalny Dział BHP i Ochrony Środowiska oraz Dział Kadr. Powodzenie Programu Zgodności z Przepisami wymaga ciągłych wskazówek i wsparcia ze strony kierownictwa na wszystkich poziomach, jak również stałej czujności wszystkich członków naszej globalnej organizacji. Program pomaga nam zapobiegać i wykrywać wykroczenia naszych pracowników i współpracowników, a także zapewniać, że działania Firmy prowadzone są zgodnie z wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa karnego i cywilnego, regulacjami i zasadami. Ten Kodeks Postępowania (dalej nazywany Kodeksem) jest kluczowym elementem naszego Programu Etyki i Zgodności z Przepisami. Zapewnia on dyrektorom, członkom zarządu i pracownikom wskazówki w sprawie etycznego zachowania i słusznego postępowania, kiedy działają w imieniu Energizer. Wszyscy pracownicy mają obowiązek zapoznania się z Kodeksem i przestrzegania go. Jeśli masz pytania dotyczące któregoś z tematów omówionych w tym dokumencie, skontaktuj się z Działem Prawnym lub Działem Audytu Wewnętrznego. Niniejszy Kodeks nie stanowi umowy o pracę ani gwarancji dalszego zatrudnienia jakiegokolwiek pracownika. Ta wersja Kodeksu zastępuje wszelkie dotychczasowe wersje. 4 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER
Poufne zgłaszanie wątpliwości Jako pracownik Energizer masz obowiązek zgłaszać wszelkie naruszenia lub wątpliwe sytuacje wpływające na środowisko pracy, czy inne kwestie, które mogą narazić naszą firmę na finansowe lub prawne ryzyko. Możesz zrobić to poufnie i anonimowo* dzwoniąc pod numer AlertLine do Global Compliance Services; jest to firma zewnętrzna zatrudniona przez nas do prowadzenia takich spraw; bezpłatny numer telefonu to (877) 521-5625. Jeśli ktoś nie mówi po angielsku, AlertLine może zapewnić tłumacza. Możesz również zostawić wiadomość na naszej poufnej witrynie internetowej: https://energizer.alertline.com. Jeśli wolisz, możesz wysłać poufnie wiadomość email na adres: AlertLine PMB 3767 13950 Ballantyne Corporate Place Charlotte, North Carolina 28273 USA Aby skontaktować się bezpośrednio z Działem Prawnym, zadzwoń do: Mark LaVigne, pod numer +1-314-985-2176. Wszelkie zgłoszenia są traktowane poważnie i dokładnie sprawdzane. Wszelkie zgłoszenia są traktowane poważnie i dokładnie sprawdzane. Zgłoszenia dotyczące kwestii finansowych będą przekazane do Komisji Kontroli Księgowej przy Radzie Zarządu. Chcemy zapewnić, że żaden pracownik nie będzie zwolniony, zdegradowany, zawieszony, nie będzie przedmiotem pogróżek, molestowania lub innych form odwetu czy zemsty, jeśli w dobrej wierze zgłosi potencjalne naruszenie. Przestrzeganie przepisów prawnych: Współpraca w dochodzeniach Dzwoniąc lub pisząc podaj możliwie wiele szczegółów opisywanej sytuacji i lokalizacji. Podejmiemy niezwłoczne i odpowiednie działania, niezależnie od sposobu zgłoszenia, ale większa ilość informacji ułatwia szybsze i skuteczniejsze badanie sprawy. Musimy przestrzegać wszystkich obowiązujących praw i wymogów odnoszących się do naszej działalności w USA i w innych krajach. Poza zapewnieniem zgodności prawnej, zobowiązani jesteśmy również do etycznego postępowania i odpowiedniego zachowania w miejscu pracy. W ramach tego zobowiązania przeprowadzamy okresowe audyty różnych jednostek firmy, działań i programów. Pracownik jest zobowiązany do pełnego i zgodnego z prawdą odpowiadania na audyty, dochodzenia, ankiety w sprawie przestrzegania przepisów i na bezpośrednie pytania przełożonych lub adwokatów firmy na temat postępowania służbowego. Oczekujemy od Ciebie niezwłocznej odpowiedzi na wysyłany Doroczny kwestionariusz dotyczący przestrzegania zasad przyjętych w Spółce. Pamiętaj, że korzystanie z funduszy lub majątku Firmy (np. środków komunikacji elektronicznej, takich jak komputery i urządzenia przenośne) do jakichkolwiek niewłaściwych bądź bezprawnych działań jest surowo zabronione. Obejmuje to nielegalne płatności przekazywane przedstawicielom władz lub pośrednikom, jak również zakładanie nieujawnianych lub nierejestrowanych funduszy. Niniejszy Kodeks z konieczności zawiera jedynie wskazówki natury ogólnej. Pracownik może nie znać szczegółów każdego przepisu, ale ważne jest, żeby wiedział, do kogo zwrócić się o pomoc. Jeśli masz pytania, skontaktuj się z przełożonym, Wydziałem Audytu Wewnętrznego lub adwokatem z Działu Prawnego. Możesz również odwiedzić witrynę na temat zgodności z zasadami pod adresem. 5 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER * Możliwość anonimowego zgłaszania problemów może być ograniczona przepisami prawa niektórych krajów.
Indywidualna odpowiedzialność, obowiązek zgłaszania i zatwierdzone odstępstwa od norm postępowania służbowego Pracownicy będą rozliczani z przestrzegania podanych tu zasad postępowania. Nieprzestrzeganie tych zasad może pociągnąć za sobą postępowanie dyscyplinarne, z rozwiązaniem stosunku pracy włącznie. Naruszenie tych norm może stanowić naruszenie przepisów prawa i prowadzić do sankcji cywilnych i karnych wobec pracownika, przełożonych i/lub firmy Energizer. Jeżeli dysponujesz dowodami oszustwa lub innych naruszeń norm postępowania, masz obowiązek zgłoszenia ich w sposób opisany w tym dokumencie. Jeżeli masz powody sądzić, że księgowość bądź dokumentacja Firmy nie są prowadzone w sposób dokładny i pełny, jeżeli jesteś pod presją, by przygotowywać lub/i niszczyć dokumenty w sposób naruszający zasady Firmy, albo jeżeli wiesz o jakichkolwiek mylących, niepełnych lub fałszywych oświadczeniach przekazywanych do księgowego, audytora, adwokata lub przedstawiciela władz w związku z dowolnym audytem, dochodzeniem lub zeznaniami wobec organu rządowego, oczekujemy od Ciebie natychmiastowego zgłoszenia takich kwestii, jak opisano w niniejszym Kodeksie. Szybkie zgłaszanie nieprawidłowosci ma kluczowe znaczenie. Niezgłoszenie przez Firmę pewnych naruszeń tych norm może prowadzić do sankcji cywilnych i karnych wobec Firmy. Pracownik niezgłaszający znanego naruszenia lub ukrywający je może podlegać karze dyscyplinarnej równie surowej, jak osoba dopuszczająca się takiego naruszenia.* Jeżeli dysponujesz dowodami oszustwa lub innych naruszeń norm postępowania, masz obowiązek zgłoszenia ich w sposób opisany w tym dokumencie. Naruszenia można zgłaszać swojemu przełożonemu lub przełożonemu pracownika dopuszczającego się naruszenia; należy je również zgłaszać do wiceprezesa Działu Audytu Wewnętrznego lub Głównego Radcy Prawnego Energizer, lub też poufnie zgłaszać telefonicznie lub internetowo korzystając z danych kontaktowych podanych w tym dokumencie. Żaden pracownik nie będzie zwolniony, zdegradowany, zawieszony, nie będzie przedmiotem pogróżek, molestowania lub innych form odwetu czy zemsty, jeśli w dobrej wierze zgłosi potencjalne naruszenie przepisów prawa lub zasad tego Kodeksu. Wszelkie odstępstwa od niniejszych zasad postępowania muszą być zatwierdzone przez Radę Zarządu (w odniesieniu do dowolnego dyrektora wykonawczego Energizer), albo przez dyrektora naczelnego (lub osobę przez niego wyznaczoną), w odniesieniu do pracownika, który nie jest dyrektorem wykonawczym. Żadne zatwierdzenie odstępstwa od zasad postępowania w odniesieniu do dyrektora wykonawczego nie będzie skuteczne do czasu zgłoszenia wniosku do osoby odpowiedzialnej za przygotowywanie i składanie raportów Firmy na formularzu 8-K, z uwzględnieniem wystarczającej ilości szczegółów, aby możliwe było przygotowanie raportu zawierającego wszelkie wymagane ujawnienia. Federalne przepisy o obrocie papierami wartościowymi w USA wymagają niezwłocznego ujawnienia szczegółów na temat zatwierdzenia odstępstwa od niniejszych zasad postępowania w odniesieniu do dyrektora wykonawczego. 6 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER * Obowiązek zgłaszania pewnych naruszeń, jak również konsekwencje niedopełnienia obowiązku zgłaszania takich naruszeń, mogą być ograniczone przepisami pewnych krajów.
SZACUNEK DLA INNYCH Równe możliwości zatrudnienia Zasady zakazu dyskryminacji: Nasi pracownicy zapewniają nam wszechstronny zestaw umiejętności, co w wielkim stopniu przyczynia się do naszych sukcesów. Zobowiązujemy się do zapewnienia środowiska pracy, w którym każdy pracownik traktowany jest sprawiedliwie, z poszanowaniem godności i z szacunkiem. Nasza zasada to zapewnienie równych możliwości wszystkim pracownikom i osobom starającym się o zatrudnienie według kryteriów merytorycznych. Uczestnictwo w programach sponsorowanych przez firmę nie będzie ograniczane w jakikolwiek sposób niezgodny z prawem. Naszą praktyką jest przestrzeganie wszelkich przepisów federalnych, stanowych i lokalnych USA oraz przepisów prawa innych krajów zabraniających dyskryminacji w oparciu o następujące kryteria: Rasa, kolor skóry lub przodkowie Wyznanie lub religia Płeć Wiek Niepełnosprawność fizyczna lub umysłowa Pochodzenie narodowe Orientacja seksualna Status weterana Tożsamość płciowa Dowolne inne cechy chronione prawnie. Nikt nie będzie dopuszczać się dyskryminacji przeciwko jakiejkolwiek osobie z powodu jednej z tych chronionych cech w odniesieniu do jakiejkolwiek oferty, zasady lub warunku zatrudnienia. Naszym celem jest umożliwienie pracownikom wykonywania obowiązków służbowych z pełnym wykorzystaniem ich zdolności. W miarę możliwości zapewnimy ułatwienia dla wszystkich wykwalifikowanych osób niepełnosprawnych o znanych ograniczeniach fizycznych lub umysłowych, jeżeli osiągnięcie powyższego celu będzie tego wymagać. W odpowiednich sytuacjach zapewnimy również płatne i bezpłatne urlopy. Zasady naszej Firmy zakazują odwetu wobec jakiejkolwiek osoby korzystającej z zatwierdzonego urlopu. Ponieważ nasza firma wykonuje zlecenia na rzecz agencji rządowych USA, stosujemy również działania afirmatywne w praktykach zatrudnienia, a także będziemy monitorować i oceniać nasze programy dla osiągnięcia ich długoterminowych i krótkoterminowych celów. Kierownicy działów uczestniczących w takich programach mają obowiązek wspierania naszych wysiłków na rzecz działań afirmatywnych. Prawa dotyczące planów świadczeń: Każdy pracownik Energizer ma prawo korzystać lub ubiegać się o uzyskanie praw do świadczeń w naszych planach. Żaden pracownik nie będzie dyskryminowany za korzystanie, uzyskiwanie lub perspektywę uzyskiwania praw do świadczeń w naszych planach i wobec pracownika nie będzie podjęte żadne niekorzystne działanie w zakresie zatrudnienia za takie czynności. Wymóg zgłaszania: Jeżeli uważasz, że jesteś przedmiotem molestowania, nękania lub dyskryminacji, albo wiesz o takim bezprawnym postępowaniu, powiadom swego przełożonego lub przedstawiciela Działu Kadr, lub też skorzystaj z jednego ze sposobów poufnego zgłaszania wykroczeń podanych w tym dokumencie. 7 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER
Wzajemny szacunek Szacunek dla współpracowników: Każdy pracownik Energizer ma prawo do pracy w środowisku wolnym od nękania i molestowania. Nie będziemy tolerować nękania ani molestowania kogokolwiek, niezależnie od przyczyny i niezależnie od tego, czy wynika ono z różnic cech, czy tła kulturowego naszych pracowników. Nasze zasady zakazują zachowań tworzących zastraszające, wrogie lub obraźliwe środowisko pracy. Wszyscy pracownicy powinni sobie zdawać sprawę, że takie środowisko może wynikać z poniżających lub nieuprzejmych komentarzy, działań, gestów, żartów lub epitetów, czy też eksponowania znaków, plakatów, rysunków, zdjęć lub szkiców o treściach oczerniających, obscenicznych, poniżających lub niepożądanych. Nie będziemy również tolerować molestowania seksualnego, w tym niechcianych propozycji o charakterze seksualnym, żądań przysług seksualnych lub innych niechcianych kontaktów słownych bądź fizycznych natury seksualnej. Każdy pracownik, który dopuści się molestowania, nękania lub dyskryminacji wobec innego pracownika, co obejmuje degradujące lub poniżające żarty, epitety, zastraszanie i inne nieodpowiednie sposoby zachowań sprzeczne z naszymi zasadami, będzie podlegać działaniom dyscyplinarnym, które mogą obejmować rozwiązanie stosunku pracy ze skutkiem natychmiastowym. Surowo zabrania się odwetu wobec pracownika uczestniczącego w dochodzeniu lub zgłaszającego w dobrej wierze zarzut dyskryminacji, molestowania lub nękania. Czynności pracownicze objęte tą zasadą obejmują następujące: Zatrudnienie i rekrutacja. Szkolenie. Awansowanie i przenoszenie. Rozwiązanie stosunku pracy. Wynagrodzenie i świadczenia. Surowo zabrania się odwetu wobec pracownika uczestniczącego w dochodzeniu lub zgłaszającego w dobrej wierze zarzut dyskryminacji, molestowania lub nękania. Wymóg zgłaszania: Jeżeli uważasz, że jesteś przedmiotem molestowania, nękania lub dyskryminacji, albo wiesz o takim bezprawnym postępowaniu, powiadom swego przełożonego lub przedstawiciela Działu Kadr, lub też skorzystaj z jednego ze sposobów poufnego zgłaszania wykroczeń podanych w tym dokumencie. Dostępność Zobowiązujemy się do przestrzegania obowiązujących przepisów federalnych i stanowych USA oraz przepisów prawnych innych państw na temat dostępności naszych oddziałów dla osób niepełnosprawnych. Będziemy pracować nad zapewnieniem wszystkim dostępu do nowych oddziałów oraz nad maksymalnym zwiększeniem dostępności istniejących już oddziałów. Programy sponsorowane przez firmę powinny być prowadzone w lokalizacjach zapewniających dostęp i odpowiednio przystosowanych w razie potrzeby. Pytania na temat tych zasad możesz kierować do przedstawiciela Działu Kadr lub Działu Prawnego. 8 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER
UNIKANIE KONFLIKTU INTERESÓW Konflikty interesów Jako pracownik Energizer masz obowiązek lojalności wobec swojej Firmy. Jeżeli Twoja działalność pracownika poza Firmą lub interesy osobiste mają wpływ lub z dużym prawdopodobieństwem mogą mieć wpływ na zdolność podejmowania obiektywnych decyzji podczas wykonywania czynności służbowych, może dojść do konfliktów interesów. Nie wolno Ci wykorzystywać stanowiska w naszej Firmie do uzyskania osobistych korzyści. Nie wolno Ci też wykorzystywać zasobów Firmy do celów innych niż służbowe. W żadnym okolicznościach pracownik nie może postępować w sposób niekorzystny dla naszej Firmy. Podczas wykonywania obowiązków służbowych na rzecz Firmy pracownik musi być wolny od konfliktów interesów. Jeżeli poniższe sytuacje dotyczą Ciebie lub członków Twojej najbliższej rodziny (np. współmałżonka, dzieci, dzieci przybranych, rodziców, rodzeństwa, a także rodzeństwa lub rodziców współmałżonka, jak również innych osób dorosłych mieszkających pod jednym dachem), w naszym przekonaniu może dojść do faktycznego, potencjalnego lub pozornego konfliktu interesów: Powiązanie, w roli członka zarządu, pracownika lub konsultanta, z jakimkolwiek przedsiębiorstwem będącym aktualnym konkurentem, klientem, dostawcą lub wykonawcą firmy Energizer. Posiadanie kontrolujących lub znacznych udziałów, albo posiadanie znacznej liczby akcji firmy konkurenta, klienta, dostawcy lub zleceniobiorcy Firmy (z wyjątkiem akcji firm dostępnych w obrocie giełdowym, jeżeli liczba posiadanych akcji jest nieznaczna w porównaniu z łączną liczbą akcji takiej firmy dostępnych w obrocie). Formalne lub nieformalne umowy, uzgodnienia lub porozumienia, w myśl których korzyści osobiste odniesie dyrektor, pracownik lub członek zarządu Energizer lub członek najbliższej rodziny danej osoby (np. współmałżonek, dzieci, dzieci przybrane, rodzice, rodzeństwo, rodzice lub rodzeństwo współmałżonka, lub inne osoby mieszkające pod jednym dachem) w wyniku działania podjętego w ramach wykonywania obowiązków służbowych takiej osoby na rzecz firmy Energizer. Aby uniknąć wrażenia konfliktu interesów, pracownicy pozostający w związku małżeńskim, spokrewnieni lub mieszkający razem nie mogą pracować w relacji bezpośredniego przełożonego i podwładnego. Sytuacje mogące stanowić konflikt interesów muszą być zgłoszone do Działu Prawnego lub Audytu Wewnętrznego zaraz po rozpoznaniu takiego konfliktu i przed podjęciem jakichkolwiek decyzji, które mogłyby być kwestionowane z powodu takiego konfliktu. Sytuacje mogące stanowić konflikt interesów muszą być zgłoszone do Działu Prawnego lub Audytu Wewnętrznego zaraz po rozpoznaniu takiego konfliktu i przed podjęciem jakichkolwiek decyzji, które mogłyby być kwestionowane z powodu takiego konfliktu. 9 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER
Przepisy o obrocie papierami wartościowymi Oczekujemy od wszystkich pracowników przestrzegania wszystkich przepisów federalnych i stanowych USA, przepisów innych krajów o obrocie papierami wartościowymi i zasad giełdy nowojorskiej (NYSE). Podczas zatrudnienia w firmie Energizer pracownik może poznać informacje niepubliczne, które byłyby istotne dla decyzji inwestora o zakupie lub sprzedaży akcji zwykłych Firmy. Istotne informacje niepubliczne mogą obejmować np. wyniki finansowe, plany przejęcia lub zbycia, informacje o nowych produktach, strategiach marketingowych i inne znaczące transakcje na poziomie Firmy. Przepisy o obrocie papierami wartościowymi i zasady Firmy zakazują pracownikowi obrotu akcjami zwykłymi firmy Energizer lub nakłaniania innych do takiego obrotu w oparciu o istotne informacje niepubliczne. Obrót obejmuje też przenoszenie środków finansowych na i z funduszy akcji zwykłych Firmy w planach świadczeń pracowniczych. Ponadto pracownikowi nie wolno ujawniać istotnych informacji niepublicznych na temat Firmy członkom rodziny lub innym osobom, które mogłyby potencjalnie prowadzić obrót akcjami lub papierami wartościowymi Firmy na podstawie takich informacji. Zapoznaj się z broszurą Transactions in Company Securities: Insider Trading Rules ( Obrót papierami wartościowymi Firmy: Zasady obrotu papierami wartościowymi w oparciu o informacje niejawne ), zawierającą wytyczne w sprawie obrotu akcjami zwykłymi Firmy. Jeśli masz pytania, skontaktuj się z Działem Prawnym. Ponadto nasze zasady: Zabraniają pracownikom prowadzenia spekulacji papierami wartościowymi Firmy lub opcjami giełdowymi na papiery wartościowe Firmy (zwykle zwanymi opcjami puts i calls ) poprzez ich kupno i sprzedaż w celu wykorzystania stosunkowo krótkoterminowych ruchów cen. Zakazują pracownikom dokonywania krótkich sprzedaży papierów wartościowych Firmy. Krótka sprzedaż (ang. short sale) to sprzedaż papierów wartościowych, które w rzeczywistości nie są posiadaniu pracownika. Zapoznaj się z broszurą Transactions in Company Securities: Insider Trading Rules ( Obrót papierami wartościowymi Firmy: Zasady obrotu papierami wartościowymi w oparciu o informacje niejawne ), zawierającą wytyczne w sprawie obrotu akcjami zwykłymi Firmy. Dotacje polityczne Zgodnie z prawem federalnym USA firma Energizer i spółki zależne nie mogą przekazywać dotacji na rzecz kandydatów na stanowiska federalne - w postaci gotówki i w innych formach, takich jak przeznaczanie czasu pracy i telefonów na nakłanianie do wsparcia kandydata, ani też użyczanie majątku Firmy do celów kampanii politycznej. Niektóre stany również zakazują lub ograniczają dotacje firm na rzecz kandydatów na stanowisko stanowe lub lokalne. W celu zapewnienia zgodności z przepisami regulującymi dotacje polityczne, zakazuje się przekazywania dotacji Firmy bez uprzedniego zatwierdzenia ich przez dyrektora naczelnego i głównego radcę prawnego firmy Energizer. Przekazywanie środków na rzecz partii politycznych i kandydatów w innych państwach w imieniu firmy Energizer może naruszać Ustawę o zapobieganiu praktykom korupcyjnym za granicą, jak również przepisy wyborcze innych państw. Nie wolno przekazywać takich płatności bez zgody dyrektora naczelnego i głównego radcy prawnego firmy Energizer. Dodatkowe informacje na temat Ustawy o zapobieganiu korupcji znajdziesz na stronie 20. Inne kwestie związane z działaniami politycznymi Firmy, takimi jak lobbing i upominki, omówione są w Zasadach Działalności Politycznej. 10 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER
PRAWIDŁOWE KORZYSTANIE Z KAPITAŁU I POMYSŁÓW Ochrona własności intelektualnej Jesteśmy mocno zaangażowani w ochronę naszych praw autorskich, znaków towarowych, patentów i innych praw majątkowych, jak również szanujemy ważne i wykonalne prawa własności intelektualnej innych stron na całym świecie. Wartość technologii, pomysłów, wytworów, innowacji i informacji w niektórych przypadkach przekracza wartość majątku fizycznego. Prawa własności intelektualnej, odpowiednio zarejestrowane i chronione, mogą przetrwać wiele lat. Aktywa własności intelektualnej są istotne w rozwijaniu nowych produktów, zwiększaniu możliwości produkcyjnych, otwieraniu nowych i utrzymywaniu dotychczasowych inicjatyw biznesowych w bardzo konkurencyjnym środowisku. Przykłady własności intelektualnej obejmują informacje poufne, tajemnice handlowe i know-how, technologie objęte i nieobjęte patentami, znaki handlowe, nazwy handlowe i wzornictwo, informacje objęte prawami autorskimi, procesy i systemy biznesowe. Prawa autorskie: Prawa autorskie chronią wiele materiałów stosowanych w naszej codziennej pracy, takich jak książki, czasopisma, materiały dźwiękowe i wideo, obrazy graficzne w postaci elektronicznej drukowanej oraz symbole graficzne innych firm, treści witryn internetowych i dokumentów, czasopisma branżowe i rysunki techniczne. Również slajdy do prezentacji, materiały szkoleniowe i inne materiały przygotowane przez przedstawicieli stron trzecich mogą być objęte prawami autorskimi. Nie powielaj, nie rozpowszechniaj, nie pobieraj ani zmieniaj oprogramowania, dokumentacji i innych materiałów objętych prawami autorskimi bez ważnego pozwolenia lub uprzedniej zgody właściciela praw autorskich. Istnieje szereg opcji rozpowszechniania materiałów objętych prawami autorskimi; możesz: Wystąpić o zgodę właściciela. Sprawdzić w Centrum Praw Autorskich (Copyright Clearance Center, CCC), czy dany materiał jest objęty umową licencyjną z naszą Firmą, odwiedzając odpowiednią witrynę pod adresem www.copyright.com. Rozprowadzać materiały oryginalne. Skontaktować się z Działem Prawnym w celu uzyskania wskazówek. Patenty: Firma dąży do nabycia praw patentowych obowiązujących na całym świecie dla ochrony wszystkich innowacji objętych prawem własności. Podobnie nasza Firma będzie szanować zarejestrowane i wykonalne prawa patentowe stron trzecich. Wszelkie patenty lub pomysły na wynalazki otrzymane spontanicznie przez pracownika należy niezwłocznie przekazywać do Działu Prawnego do dalszego postępowania. Ważne jest, aby nie rozpowszechniać i nie udostępniać takich spontanicznych pomysłów wśród innych osób z Firmy lub poza nią. Należy uprzejmie odmówić słuchania na temat spontanicznych pomysłów na patenty lub wynalazki, którymi mogą chcieć podzielić się strony trzecie, na przykład podczas przypadkowej rozmowy telefonicznej lub udziału w konferencjach. Prawa patentowe różnią się w poszczególnych krajach, dlatego ważne jest skonsultowanie się z prawnikiem zajmującym się prawem patentowym i Działem Prawnym Firmy na wczesnych etapach każdego wynalazku, pomysłu lub dyskusji na temat informacji poufnych związanych z innowacjami potencjalnie podlegającymi opatentowaniu. 11 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER
Znaki towarowe: Nasza firma jest właścicielem lub licencjobiorcą ponad 11 000 znaków towarowych na swoje produkty i usługi w skali globalnej, co obejmuje nasze najbardziej zauważalne marki: ENERGIZER, EVEREADY, SCHICK, WILKINSON SWORD, PLAYTEX, BANANA BOAT, HAWAIIAN TROPIC, WET ONES oraz królik Energizer (zob. po prawej stronie). Te znaki towarowe są cenne dla naszej Firmy i stanowią symbole naszych wyrobów wysokiej jakości. Prawidłowe posługiwanie się znakami towarowymi chroni siłę tych cennych zasobów. Nieprawidłowe posługiwanie się takimi znakami mogą spowodować, że nasze znaki towarowe będą stosowane w codziennym języku i przez naszych konkurentów. Należy przestrzegać zasad naszej Firmy w zakresie znaków towarowych oraz norm stosowania symboli graficznych; we wszystkich stosownych przypadkach zaleca się stosowanie symbolu lub symbolu rejestracji. Nieprawidłowe posługiwanie się znakami towarowymi może prowadzić do uznania ich za symbole opisowe lub generyczne. Gdyby tak się stało, konkurenci mogliby to wykorzystać i zacząć stosować je bez możliwości prawnego sprzeciwu ze strony naszej Firmy. Oto niektóre podstawowe zasady dotyczące znaków towarowych: Znak towarowy powinien wyglądać inaczej niż otaczający tekst. Przykładem tego jest stosowanie czcionki wytłuszczonej, kursywy lub cudzysłowu. BANANA BOAT lub Banana Boat lub Banana Boat, a po każdym z nich oficjalny. Znaki towarowe powinny być używane jako przymiotniki opisujące nazwy własne, a w żadnym wypadku nie powinny być stosowane w formie dopełniaczowej. Prawidłowe użycie Baterie ENERGIZER Sponsorowane przez producenta baterii ENERGIZER Prawidłowe posługiwanie się znakami towarowymi chroni siłę tych cennych zasobów. Nieprawidłowe użycie Baterie Energizera Sponsorowane przez Energizera Nasza Firma udziela licencji i pozwoleń na wykorzystywanie i/lub ukazywanie takich znaków towarowych zgodnie wytycznymi odnośnie licencjonowania. Wszelkie przypadki posługiwania się znakami towarowymi wymagają zatwierdzenia przez Dział Prawny Firmy. Informacje poufne: Informacjami poufnymi nie należy dzielić się poza Firmą ani z innymi pracownikami, chyba że wymagają tego przepisy prawa, albo jeżeli istnieje ku temu uzasadniony powód. Jeżeli zostanie wydana decyzja, że należy podzielić się danymi poufnymi ze stronami trzecimi, a nawet z osobami ze spółek powiązanych z naszą Firmą, prawdopodobnie wymagana będzie umowa o zachowaniu poufności lub złożenie wniosku patentowego. Przykłady danych poufnych obejmują: metody wytwarzania, przepisy na wyroby, oprogramowanie opracowane wewnętrznie, dane techniczne, procesy i sprzęt, schematy organizacyjne, strategie marketingowe, dane na temat wynagrodzeń, listy klientów, informacje o cenach i nieujawnione dane finansowe. Każdy pracownik musi dbać o to, aby nie zagubić i nie pozostawić poufnych danych bez nadzoru. Nie zostawiaj informacji w miejscach, w których inni mogą uzyskać do nich łatwo dostęp. Nie omawiaj poufnych informacji w miejscach publicznych. Własność intelektualna opracowana przez Firmę: Własność intelektualna opracowana przez pracowników podczas ich zatrudnienia w Energizer niezwłocznie staje się własnością Firmy. Twoim obowiązkiem jest ujawnianie Firmie każdej technologii opracowanej przez Ciebie podczas zatrudnienia w Firmie, łącznie z takimi elementami jak oprogramowanie, know-how, procesy związane ze sprzętem i powiązane projekty. 12 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER
Ochrona zasobów Firmy Każdy pracownik musi chronić kapitał Energizer, w tym czas, materiały, środki, sprzęt i informacje. Czynności wymienione poniżej podlegają działaniom dyscyplinarnym, łącznie z rozwiązaniem stosunku pracy i możliwością ścigania w oparciu o obowiązujące przepisy prawa karnego: Wykorzystanie środków Firmy do zakupów osobistych. Zawyżanie sprawozdań z wydatków lub zmowy oszukańcze w sprawie wydatków. Autoryzowanie czeków dla nieistniejących usługodawców lub przekazywanych na inne rachunki osobiste. Sprzedawanie majątku Firmy dla osiągnięcia zysku osobistego lub odnoszenie zysków przez obciążanie Firmy nadmiernymi kosztami. Przyjmowanie łapówek lub nielegalnych prowizji w związku ze stanowiskiem służbowym w Firmie. Nie należy posługiwać się znakami towarowymi ani symbolami graficznymi Firmy, co obejmuje królika Energizer, chyba że w celach handlowych firmy. Wszelkie systemy komunikacyjne, poczty elektronicznej, intranetu (SharePoint), dostępu do Internetu i poczty głosowej uznawane są za własność Energizer i mają być stosowane głównie do celów służbowych. Użycie systemów komunikacyjnych Firmy do celów prywatnych: Zezwala się na użycie systemów komunikacyjnych Firmy do celów prywatnym w rozsądnym zakresie; miej jednak na uwadze, iż takie formy komunikacji nie są prywatne i podlegają lokalnym przepisom o ochronie danych osobowych. Zastrzegamy sobie prawo do okresowego uzyskiwania dostępu, monitorowania i ujawniania zawartości SharePoint, poczty elektronicznej i poczty głosowej. Osoby nadużywające naszych systemów komunikacyjnych lub wykorzystujące je nadmiernie do celów innych niż służbowe mogą podlegać działaniom dyscyplinarnym, z rozwiązaniem stosunku pracy włącznie, lub pozbawieniem dostępu do tych systemów. Dostęp i ujawnianie plików, kont i wiadomości poszczególnych pracowników może być dokonywane tylko w odpowiednich celach służbowych, po wydaniu opinii przez Dział Prawny firmy Energizer zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Pracownikom nie wolno wykorzystywać wewnętrznych kanałów komunikacyjnych ani uzyskiwać dostępu do Internetu w pracy w celu publikowania, przechowywania, przesyłania, pobierania lub kolportażu jakichkolwiek materiałów zawierających pogróżki, świadomie, niedbale lub złośliwie fałszywych, oczerniających lub nieprzyzwoitych, co naruszałoby zasady Firmy, w tym materiałów opisanych w rozdziale Równe możliwości zatrudnienia na stronie 7, czy też materiałów stanowiących naruszenie prawa karnego bądź do niego zachęcających, prowadzących do odpowiedzialności cywilnej lub w inny sposób naruszających jakiekolwiek przepisy prawa. Ponadto nie wolno wykorzystywać takich kanałów komunikacji do wysyłania listów łańcuszkowych, listów masowych, rozpowszechniania wiadomości osobistych, wiadomości z treściami naruszającymi zasady Firmy lub zawierających materiały chronione prawami autorskimi, bez uzyskania praw do ich powielania. Nie wolno również wykorzystywać takich kanałów komunikacyjnych do uzyskiwania dostępów do kont lub plików innych osób bez ich zgody, ani otwierać poczty skierowanej do niewłaściwego odbiorcy. 13 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER
BEZPIECZEŃSTWO MIEJSCA PRACY I ŚRODOWISKA NATURALNEGO BEZPIECZEŃSTWO Zapewniamy bezpieczne, czyste i zdrowe oraz higieniczne warunki pracy we wszystkich oddziałach. Przestrzegamy wszystkich przepisów i regulacji BHP i oczekujemy od pracowników pracy z zachowaniem zasad bezpieczeństwa. Jeżeli wiesz o jakichkolwiek niebezpiecznych lub zagrażających warunkach czy praktykach, niezwłocznie zgłoś je przełożonemu, Działowi Prawnemu oraz pracownikowi Działu Audytu Wewnętrznego. Możesz też skorzystać z jednego ze sposobów poufnego zgłaszania wykroczeń podanych w tym dokumencie. Kwestie ekologiczne Energizer przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów federalnych, stanowych i innych państw w zakresie ochrony środowiska. Oczekujemy od pracowników prowadzenia działalności Firmy w sposób odpowiedzialny ekologicznie. Należy: Unikać nieuzasadnionego negatywnego wpływu na środowisko. Przestrzegać wszystkich zasad ochrony środowiska obowiązujących w Firmie. Współpracować z inspektorami ochrony środowiska. Pomagać w likwidowaniu skutków wypadków, kiedy do nich dojdzie. Jeśli jesteś świadkiem uwalniania do środowiska niebezpiecznej substancji, nieprawidłowej utylizacji odpadów lub jakichkolwiek sytuacji mogących zagrażać środowisku, niezwłocznie zgłoś to przełożonemu, naszemu Działowi Prawnemu lub Działowi Audytu Wewnętrznego. Nie będziemy tolerować odwetu wobec żadnego pracownika zgłaszającego naruszenia kierownictwu lub organom władz, ani też wobec osób uczestniczących w dochodzeniu prowadzonym przez Firmę. Pracownicy dopuszczający lub zezwalający na naruszenie przepisów o ochronie środowiska będą podlegać działaniom dyscyplinarnym. Każdy oddział Firmy będzie niezwłocznie informować Dział Prawny (lub odpowiednią osobę kontaktową, jak niżej) o wszelkich mandatach, skargach i czynnościach prawnych podjętych przez dowolny organ egzekucyjny władz lub stronę zewnętrzną w związku z kwestiami ekologicznymi. Jeśli masz pytania na temat praktyk ekologicznych i obowiązujących przepisów prawa, skontaktuj się z adwokatem w Dziale Prawnym lub: W przypadku wyrobów Energizer do użytku domowego - z grupą BHP i Ochrony Środowiska (Safety, Health & Environmental Affairs Group, SHEA ) w Westlake. W przypadku wyrobów pielęgnacyjnych Energizer z grupą BHP i Ochrony Środowiska (Safety, Health & Environmental Affairs Group, HSES") w Milford. Bezpieczeństwo produktów Pracujemy nad wytwarzaniem produktów najwyższej jakości dla naszych klientów i ogółu konsumentów. Nasze normy jakości są opracowane z myślą o przestrzeganiu obowiązujących praw i regulacji oraz o spełnianiu lub przewyższaniu uznanych zasad dobrego wytwarzania. Każdy z nas odpowiada za wykonywanie swojej pracy w sposób zachowujący jakość i bezpieczeństwo naszych wyrobów. Jeśli wiesz o jakichkolwiek działaniach lub warunkach mogących zaszkodzić tym normom, zgłoś to do przełożonego, Działu Prawnego lub Działu Audytu Wewnętrznego. 14 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER
DOKUMENTACJA I INFORMACJE FIRMY Sprawozdawczość finansowa i dokumentacja Firmy Nasze systemy księgowości i kontroli wewnętrznej zabezpieczają majątek Firmy przed stratami i umożliwiają dokładny pomiar i sprawozdawczość naszych wyników. Utrzymujemy wysokie standardy uczciwości i dokładności w przygotowaniu dokumentów i sprawozdawczości finansowej. Pełne i dokładne dokumenty są niezbędne do zarządzania naszą działalnością i wypełnienia naszych zobowiązań wobec klientów, dostawców, pracowników i akcjonariuszy. Są one również niezbędne dla zachowania zgodności z wymogami przepisów podatkowych i sprawozdawczości finansowej. Wszelkie informacje finansowe muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, być zestawiane i zgłaszane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami księgowości oraz z istniejącymi zasadami finansowymi Energizer. Nie wolno ustanawiać jakichkolwiek nieujawnionych bądź nieksięgowanych funduszy bądź zasobów. Wszelkie transakcje i rozdział środków muszą być zgłaszane dokładnie, w pełni i na odpowiednim poziomie szczegółowości w celu zapewnienia pełnego rozliczenia całości majątku oraz działań Energizer, jak również w celu dostarczania danych potrzebnych do przygotowania naszych sprawozdań finansowych. Nie wolno nikomu wprowadzać fałszywych lub oszukańczych danych do ksiąg, dokumentacji i kont Firmy, niezależnie od przyczyny, a Firma nie powinna ponosić żadnych wydatków na nieautoryzowane cele. Publiczne ujawnianie danych przez naszą Firmę (np. w sprawozdaniach składanych do Komisji Papierów Wartościowych i Giełdy USA, w okresowych informacjach o dochodach i innych komunikatach publicznych) musi być pełne, rzetelne, dokładne, terminowe i zrozumiałe. Pracownicy, dyrektorzy i członkowie zarządu uczestniczący w takich ujawnieniach muszą działać w dobrej wierze, odpowiedzialnie, z należną troską, kompetencją i starannością; nie wolno im nieprawidłowo zgłaszać istotnych faktów lub dopuszczać, aby interesy osobiste miały pierwszeństwo przed niezależną oceną. Nie wolno składać ani prosić innych o składanie jakichkolwiek fałszywych, mylących i niepełnych oświadczeń w sprawozdaniach bądź raportach publicznych naszej Firmy, w odpowiedziach na kwestionariusze służące do przygotowania takich sprawozdań, lub też w odpowiedziach na audyt naszych sprawozdań finansowych. Pełne i dokładne dokumenty są niezbędne do zarządzania naszą działalnością i wypełnienia naszych zobowiązań wobec klientów, dostawców, pracowników i akcjonariuszy. Dyrektorzy finansowi i księgowi oraz kierownicy muszą postępować według najwyższych standardów etycznych i wspierać takie postępowanie. Muszą oni zachęcać do uczciwości zawodowej we wszystkich aspektach naszej struktury finansowej. Powinni dzielić się wiedzą i podtrzymywać umiejętności wymagane do wykonywania czynności służbowych. Pracownicy odpowiadający za finanse i księgowość powinni informować dyrekcję Firmy o podejrzewanych naruszeniach naszych zasad finansowych, rozumiejąc, że nie grozi im za to jakakolwiek zemsta. Informacje na temat nieprawidłowości finansowych można również zgłaszać poufnie kierując się informacjami podanymi na stronie 5. Dokumentacja Firmy: Naszą zasadą jest skuteczne i wydajne zarządzanie całą dokumentacją biznesową i informacjami na każdym etapie, zgodnie z naszymi zasadami przechowywania dokumentacji i obowiązującymi przepisami prawa. Przepisy wymagają od nas: Przestrzegania wszystkich obowiązujących praw i przepisów nakazujących przechowywanie pewnych typów dokumentów. Zarządzania dokumentacją zgodnie z potrzebami naszej działalności. Zabezpieczania wszystkich dokumentów, które mogą być istotne dla trwającego lub oczekiwanego postępowania sądowego, audytu lub dochodzenia prowadzonego przez władze. Upewniania się, że dokumentacja niezbędna dla naszej działalności pozostałaby dostępna w przypadku katastrofy. Okresowego, systematycznego niszczenia dokumentacji po przechowywaniu jej przez czas określony w obowiązujących wskazówkach na temat przechowywania dokumentacji. 15 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER
Ochrona danych osobowych, bezpieczeństwo i poufność Ochrona i bezpieczeństwo danych osobowych: Podczas pracy dla Energizer pracownik uzyskuje dostęp do danych osobowych innych pracowników Firmy. Na pewnych stanowiskach pracy niektórzy pracownicy mają również dostęp do danych osobowych klientów, dostawców i innych osób. Może to obejmować szczególnie poufne dane, takie jak wyniki pracy lub wysokość wynagrodzenia, numer ubezpieczenia społecznego, informacje na temat zdrowia, numery prawa jazdy i kart kredytowych. Istnieje wiele przepisów prawa federalnego i stanowego w USA oraz prawa międzynarodowego regulujących gromadzenie i wykorzystywanie danych osobowych. Nasze zasady wymagają przestrzegania wszystkich przepisów prawa mających zastosowanie w naszej Firmie. Naszym pracownikom wolno jedynie gromadzić i przetwarzać dane osobowe niezbędne na ich stanowisku, a w żadnym wypadku nie wolno im uzyskiwać dostępu do takich danych do celów osobistych lub bezprawnych (np. z ciekawości lub w celu kradzieży tożsamości). Każdy pracownik naruszający powyższe zakazy podlega działaniom dyscyplinarnym, łącznie z rozwiązaniem stosunku pracy i przekazaniem sprawy organom ścigania. Dane osobowe dotyczące pracowników lub stron trzecich nie mogą być udostępniane innym, nieupoważnionym do ich posiadania. Dane należy chronić przez cały czas w celu minimalizacji ryzyka utraty, nieprawidłowego użycia, zmian, zniszczenia lub nieautoryzowanego dostępu. Pracownicy muszą upewniać się, że wszelkie strony trzecie (np. partnerzy handlowi), którym powierza się poufne dane osobowe w imieniu firmy Energizer, są w stanie zapewnić odpowiedni poziom ochrony takich danych. W większości przypadków musimy również uzyskać pisemne zapewnienia od takich stron przed przekazaniem im jakichkolwiek danych. Pracownicy muszą dbać o bezpieczeństwo urządzeń do komunikacji elektronicznej wydanych przez firmę, co obejmuje komputery przenośne i stacjonarne, smartfony i tablety. Twoim obowiązkiem jest przestrzeganie wszystkich norm i wymogów bezpieczeństwa Firmy, co obejmuje niezwłoczne zgłaszanie utraty lub kradzieży takich urządzeń, aby można było zablokować dostęp do nich. Niektóre działy firmy Energizer mogą gromadzić pewne informacje medyczne o pracownikach. Może wiązać się to z zapewnianiem ubezpieczenia medycznego lub urlopów związanych z niepełnosprawnością, urlopów zdrowotnych lub z odszkodowaniem za wypadki przy pracy. Dostęp do takich danych jest ściśle ograniczony do osób, których obowiązki służbowe wymagają takiego dostępu i które są przeszkolone w zachowywaniu wysokiego poziomu ochrony danych osobowych. Nie można się nimi dzielić z osobami, które nie potrzebują takiego dostępu i w żadnym wypadku nie wolno wykorzystywać takich informacji do podejmowania decyzji o zatrudnieniu. Naszym pracownikom wolno jedynie gromadzić i przetwarzać dane osobowe niezbędne na ich stanowisku, a w żadnym wypadku nie wolno im uzyskiwać dostępu do takich danych do celów osobistych lub bezprawnych (np. z ciekawości lub w celu kradzieży tożsamości). Informacje poufne (niepubliczne): Obok danych osobowych, niektórzy pracownicy mają dostęp do informacji poufnych, niepublicznych, z racji swojego zatrudnienia w Energizer.Obejmuje to wszelkie informacje niepubliczne na temat Firmy, na przykład listę klientów i dostawców, dane na temat cen i kosztów, informacje na temat przejęć, zbyć, wspólnych przedsięwzięć i fuzji, decyzji w sprawie majątku intelektualnego oraz starań o patenty, na temat ochrony praw autorskich lub znaków towarowych w USA i w innych krajach, danych finansowych i badawczych, know-how, planów strategicznych, planów marketingowych, technik i oprogramowania komputerowego opracowanego w Firmie. Obowiązki służbowe pracownika mogą wymagać dostępu do danych poufnych, ale pracownikowi nie wolno ujawniać ich nikomu poza Firmą bez wyraźnego upoważnienia uzyskanego od Firmy i po podpisaniu umów o zakazie ujawniania i innych prawomocnych umów przez stronę zewnętrzną, dla ochrony poufności. W obrębie Firmy należy omawiać takie informacje jedynie z osobami, które mają uzasadnioną potrzebę ich poznania. Zob. Ochrona własności intelektualnej na stronie 11, gdzie można znaleźć dodatkowe informacje. 16 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER
DZIAŁALNOŚĆ HANDLOWA I RELACJE Z PRZEDSTAWICIELAMI WŁADZ Zachowanie uczciwości Uczciwość w biznesie: Opinia o Energizer podkreślająca uczciwość Firmy ma kluczowe znaczenie dla naszego sukcesu. Każdy z nas ma obowiązek zawsze uczciwie postępować z naszymi klientami, dystrybutorami, przedstawicielami władz, pośrednikami i konkurentami. Oczekujemy od Ciebie działań sprzyjających interesom Firmy, ale prowadzonych w sposób zgodny z najwyższymi standardami etyki. Nigdy nie angażuj się w nieetyczne praktyki biznesowe, jak: Kradzież tajemnic handlowych. Uzyskiwanie informacji o konkurencji w sposób nieuczciwy bądź oszukańczy. Oczerniające lub kłamliwe wypowiedzi na temat produktów, praktyk biznesowych lub usług konkurencji. Nakłanianie do złamania wiążącej prawnie umowy. Płacenie łapówek lub nielegalnych prowizji w celu uzyskania sprzedaży. Nieprawdziwe przedstawianie naszych produktów lub ich parametrów, warunków lub zasad sprzedaży lub innych istotnych informacji mogących mieć wpływ na sprzedaż. Wymagamy od Ciebie uczciwości i prostolinijności we wszystkich działaniach służbowych. Nie wolno Ci zdobywać nieuczciwej przewagi nad innymi w drodze manipulacji, zatajania, nadużywania informacji zastrzeżonych, nieprawdziwego przedstawiania istotnych faktów lub innych form nieuczciwości w interesach. Uczciwość w kontaktach z władzami: Podczas współpracy z przedstawicielami władz w imieniu Firmy należy zachować prawdomówność, unikać wprowadzania w błąd i w żadnym wypadku nie podejmować nieetycznych działań biznesowych, takich jak: Zgłaszanie fałszywych roszczeń lub inne oszustwa. Podejmowanie działań prowadzących do konfliktu interesów. Przekazywanie łapówek lub nielegalnych prowizji. Naruszanie państwowych przepisów na temat dowodów wdzięczności. Zatajanie nadpłat dokonanych przez agencje rządowe na rzecz naszej Firmy. Przyjmowanie prezentów lub przysług: Pracownicy ani członkowie jego najbliższej rodziny (co obejmuje współmałżonka, dzieci, dzieci przybrane, rodziców, rodzeństwo, a także rodzeństwo i rodziców współmałżonka, jak również inne osoby dorosłe mieszkające pod jednym dachem) nie powinni zwracać się do żadnych naszych aktualnych lub potencjalnych klientów, dostawców, zleceniobiorców, agencji zewnętrznych lub innych współpracowników o jakiekolwiek środki pieniężne, upominki, darmowe usługi lub specjalne przysługi. Nie wolno Ci przyjmować spontanicznie przekazywanych upominków ani gościny, jeżeli mogłyby to mieć rzeczywisty lub pozorny wpływ na decyzje handlowe podejmowane w imieniu Energizer, czy też zakłócać zdolność do bezstronnego wykonywania obowiązków służbowych. W żadnym wypadku nie wolno przyjmować gotówki, kart upominkowych i innych odpowiedników gotówki, niezależnie od kwoty. Z drugiej strony typowe przysługi towarzyskie związane z faktycznymi relacjami służbowymi (np. upominki o nominalnej wartości, posiłki przy okazji spotkań biznesowych itd.) są akceptowalne, jeżeli nie oczekuje się, że wpłyną na bezstronną ocenę biznesową. Nie wolno Ci przyjmować spontanicznie przekazywanych upominków ani gościny, jeżeli mogłyby to mieć rzeczywisty lub pozorny wpływ na decyzje handlowe podejmowane w imieniu Energizer, czy też zakłócać zdolność do bezstronnego wykonywania obowiązków służbowych. Energizer może wprowadzić dokładniejsze zasady ograniczające wartość lub kategorię dopuszczalnych upominków, form gościnności i innych przysług biznesowych. Możemy również wymagać powiadamiania przełożonego lub innego personelu o wszelkich oferowanych upominkach. Jeśli masz pytania dotyczące tych zasad, porozmawiaj z przełożonym lub członkiem Działu Prawnego lub Działu Audytu Wewnętrznego. 17 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER
Upominki biznesowe: Możesz przekazywać upominki biznesowe o nominalnej wartości tylko wówczas, gdy: Przekazanie takiego upominku i jego wartość są zgodne z ogólnie przyjmowanymi miejscowymi zasadami etyki biznesowej. Nie naruszają one żadnych obowiązujących przepisów prawa i nie mogą być rozsądnie interpretowane jako możliwe naruszenia. Nie ma powodu do przypuszczeń, że przyjęcie upominku mogłoby naruszać zasady obowiązujące u pracodawcy obdarowanego. Posiłki, transport i formy gościnności: Zawsze postępuj zgodnie z najbardziej rygorystycznymi zasadami etycznymi przy przyjmowaniu lub zapewnianiu posiłków, transportu lub gościnności występując oficjalnie w imieniu Firmy. Do Twoich obowiązków należy potwierdzenie, że takie wydatki nie naruszają obowiązujących przepisów federalnych i stanowych w USA, a także przepisów innych krajów i nie mogą być interpretowane jako dowód korupcji lub nielegalności celu. W razie wątpliwości skontaktuj się wcześniej z adwokatem z Działu Prawnego. Wszelkie formy gościnności lub upominki związane z relacjami służbowymi muszą być prawidłowo udokumentowane zgodnie z zasadami Firmy. Przepisy antymonopolowe i o ochronie konkurencji Przepisy antymonopolowe i o ochronie konkurencji mają za zadanie ochronę środowiska konkurencyjnego. Nasz sukces wynika z uczciwej konkurencji i dostarczania znakomitych wyrobów konsumentom i klientom. W naszych interesach musimy w pełni przestrzegać przepisów federalnych i stanowych USA oraz przepisów antymonopolowych innych państw. Zgodnie z przepisami antymonopolowymi USA i innych krajów w jakimkolwiek wypadku nie jest akceptowalne zawieranie umów z konkurentami na temat ustalania cen, klientów czy zasad sprzedaży. Wszelkie rozmowy z konkurentami na takie tematy mogą narazić Ciebie i naszą firmę na surowe kary. W związku z tym ryzykiem unikaj rozmów z konkurentami, a w żadnym wypadku nie rozmawiaj i nie wchodź w interakcje z konkurentami na temat: Cen lub zniżek. Zasad ustalania cen lub ofert przetargowych, czy też wchodzenia w zmowy przetargowe. Wielkości zniżek, warunków kredytu, maksymalnych cen. Zasad lub warunków sprzedaży bądź zakupu. Podziału lub rozdziału rynku, terytoriów, klientów lub dostawców. Odmowy prowadzenia interesów z klientem bądź dostawcą, albo bojkotu tychże. Jeżeli uważasz, że niezbędne jest omówienie cen, zniżek lub warunków sprzedaży z konkurentami, we wszystkich przypadkach w pierwszej kolejności uzyskaj zgodę naszego głównego radcy prawnego. Na spotkaniach stowarzyszeń handlowych lub technicznych należy być wyczulonym na sytuacje, w których uczestniczenie w rozmowach z naszymi konkurentami może być nieodpowiednie. Jeżeli konkurent poruszy zakazany temat, niezwłocznie zakończ rozmowę i powiadom o incydencie nasz Dział Prawny. W innych sytuacjach, jeżeli konkurent skontaktuje się z Tobą na któryś z tych tematów, niezwłocznie zakończ rozmowę i powiadom o tym nasz Dział Prawny. Jeżeli uważasz, że niezbędne jest omówienie cen, zniżek lub warunków sprzedaży z konkurentami, we wszystkich przypadkach w pierwszej kolejności uzyskaj zgodę naszego głównego radcy prawnego. 18 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER
Nie podejmuj żadnych działań. które naruszają lub mogą naruszać jakiekolwiek przepisy antymonopolowe lub o ochronie konkurencji. Jeśli pracujesz w sprzedaży, marketingu lub reklamie, zapoznaj się ze wskazówkami i zasadami na temat akceptowanych norm działalności naszej Firmy w tych dziedzinach, w tym z normami związanymi z naszymi praktykami ustalania cen i promocji. Wszelkie działania budzące wątpliwości, które mogłyby zostać uznane za naruszenie przepisów antymonopolowych, należy niezwłocznie zgłaszać do naszego Działu Prawnego. Twoje działania w takich sytuacjach nie muszą mieć formy pisemnej czy ustnej. Działania niewerbalne lub też zaniechanie działania mogą prowadzić do bezprawnego porozumienia pomiędzy konkurentami lub być tak postrzegane. Europejskie przepisy o ochronie konkurencji: W krajach Unii Europejskiej (UE) prawa o ochronie konkurencji zakazują umów z konkurentami, które: Zakazują eksportu na inne obszary UE. Ograniczają gwarancje do kraju zakupu. Nie dopuszczają do korzystania przez konsumentów z produktów poza krajem zakupu. Ograniczają sprzedaż lub dostawy do konkretnych krajów lub terytoriów. Szkodzą równoległemu handlowi - importowi autentycznych, lecz mniej kosztownych produktów z innych krajów UE. Nakładają kary na pośredników za sprzedaż poza ich terytorium. Jeżeli sprzedawca ma pozycję dominującą lub znaczny udział w rynku, prawa o ochronie konkurencji w EU mogą również zakazywać: Wymagania od klientów zakupu wyrobów wyłącznie od danego sprzedawcy. Odmowy dostarczania wyrobów do istniejącego klienta bez uzasadnionej przyczyny. Nakładania na dystrybutorów ograniczeń sprzedawania wyrobów konkurencji. Dyskryminującego ustalania cen i innych warunków sprzedaży lub ustalania zniżek na zasadach innych niż dopuszczalne prawnie. Ustalania cen wyrobów poniżej przeciętnego kosztu w celu doprowadzenia do bankructwa konkurenta. Wiązania sprzedaży produktu dominującego z zakupem innego towaru. Wszelkie propozycje potencjalnie obejmujące powyższe sprawy należy dokładnie i z wyprzedzeniem omówić z naszym Działem Prawnym. Wszelkie wątpliwe działania, które mogłyby być uznane za naruszenie przepisów antymonopolowych lub o ochronie konkurencji, w Stanach Zjednoczonych i innych krajach, należy niezwłocznie zgłaszać do naszego Działu Prawnego. 19 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER
Przepisy antykorupcyjne Przekupywanie przedstawicieli władz kraju pracownika jest zawsze niezgodne z prawem i zasadami naszej Firmy. Zgodnie z amerykańską Ustawą o zapobieganiu praktykom korupcyjnym za granicą, brytyjską Ustawą antykorupcyjną i zgodnie z przepisami stale rosnącej liczby krajów, jest również niezgodne z prawem bezpośrednie lub pośrednie przekazywanie gotówki, oferowanie gotówki lub zapewnienia korzyści jakiemukolwiek przedstawicielowi władz obcych w celu uzyskania lub utrzymania relacji handlowych bądź też zyskania niewłaściwej przewagi w działalności (np. lepszego potraktowania przez władze podatkowe lub udzielenia licencji). Zgodnie z tymi przepisami przedstawiciel władz" to dowolny urzędnik lub pracownik rządu lub wszelkich jego organów, wydziałów, sądów itd., jak również przedstawiciel lub agent publicznych organizacji międzynarodowych, takich jak Światowa Organizacja Handlu (WTO). Jeżeli w Twoim przekonaniu taka płatność jest uzasadniona, skontaktuj się z Działem Prawnym przed podjęciem jakiegokolwiek działania. Naruszeniem jest również przekazywanie płatności stronie trzeciej, takiej jak przedstawiciel do spraw sprzedaży, jeżeli wiadomo lub można oczekiwać, że płatność zostanie przekazana przedstawicielowi władz. Oto przykłady zachowań ze strony przedstawiciela, stanowiące znaki ostrzegawcze, iż może dochodzić do potencjalnych naruszeń: Ma bardzo bliskie relacje z urzędnikiem lub organem rządowym. Wymaga zachowania tajemnicy bez uzasadnionej przyczyny lub ostrzega pracownika, aby nie wypytywał. Przysyła zawyżone faktury lub żąda nietypowych rabatów. Składa niewyjaśnione lub nietypowe wnioski o premie lub sprawozdania z wydatków. Występuje o przekazanie płatności do niepowiązanych stron lub kogoś w innym kraju. Wątpliwości na temat nietypowego zachowania przedstawiciela zgłoś do Działu Prawnego. Jest niezgodne z prawem bezpośrednie lub pośrednie przekazywanie gotówki, oferowanie gotówki lub zapewnienia korzyści jakiemukolwiek przedstawicielowi władz obcych w celu uzyskania lub utrzymania stosunków handlowych bądź też zyskania nieprawidłowej przewagi biznesowej. Przekazywanie środków na rzecz partii politycznych i kandydatów w innych państwach w imieniu firmy Energizer może naruszać Ustawę o zapobieganiu praktykom korupcyjnym za granicą, jak również przepisy wyborcze innych państw. Nie wolno przekazywać takich płatności bez uprzedniej zgody dyrektora naczelnego i głównego radcy prawnego firmy Energizer. Wiele przepisów prawa, w tym brytyjska Ustawa antykorupcyjna, zakazuje również przekupstwa w stosunkach handlowych. Przepisy zakazujące bojkotów Przepisy prawa USA zakazują firmie Energizer i spółkom zależnym, ich pracownikom i przedstawicielom, udziału w nielegalnym bojkocie innych krajów. Żądania lub wnioski o udział w takim bojkocie muszą być niezwłocznie zgłoszone przedstawicielom handlowym USA. Przepisy zakazujące bojkotu obejmują następujące sytuacje: Odmowa prowadzenia działalności z bojkotowaną firmą lub bojkotowanym krajem. Podejmowanie działań dyskryminujących przeciwko dowolnej osobie w związku z jej rasą, wyznaniem religijnym, płcią lub pochodzeniem narodowym. Przekazywanie informacji na temat rasy, wyznania religijnego, płci lub pochodzenia narodowego, lub na temat relacji handlowych z bojkotowanymi krajami bądź firmami. Wprowadzanie akredytyw zawierających niedozwolone warunki i wymogi, obejmujące negocjowanie lub wydanie akredytywy, honorowanie jej przez przyjęcie lub wypłatę weksli z akredytywy. 20 KODEKS POSTĘPOWANIA ENERGIZER