Załącznik nr 1 do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Zasady świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych i kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, oraz ich ewentualnych zwrotów, w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku (Dz.U. z dnia 29 grudnia 2012 r.). Część 1 2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe (Gabaryt A i B): a) zwykłe przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, b) zwykłe priorytetowe przesyłka nierejestrowana listowa najszybszej kategorii, c) polecone przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, d) polecone priorytetowe przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, g) z zadeklarowaną wartością przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. Gabaryt A- to przesyłka o wymiarach: Minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm, Maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, szerokości 230 mm. Gabaryt B to przesyłka o wymiarach: Minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, Maksimum suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 3. Przez paczki pocztowe wchodzące w zakres usług powszechnych, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe krajowe o wadze do 10 000 g (Gabaryt A i B) oraz paczki zagraniczne o wadze do 20 000 g: a) zwykłe paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) priorytetowe paczki rejestrowane najszybszej kategorii, c) z zadeklarowaną wartością przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością, d) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru. Gabaryt A to przesyłka o wymiarach: Minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, 2 Maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. Gabaryt B to przesyłka o wymiarach: Minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, Maksimum suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.
e) nadawane na warunkach szczególnych w przypadkach gdy przesyłka wymaga szczególnej ostrożności. Część 2 1. Przez przesyłkę kurierską należy rozumieć przesyłke listową będącą przesyłką rejestrowaną lub paczkę pocztową, przyjmowaną, sortowaną przemieszczana i doręczaną w sposób łącznie zapewniający: a) bezposredni odbiór przesyłki pocztowej od nadawcy, b) śledzenie przesyłki od momentu nadania do doręczenia, c) doręczenie przesyłki pocztowej w gwarantowanym terminie, określonym w regulaminie świadczenia usług pocztowych lub w umowach o świadczenie tych usług, d) doręczenie przesyłki pocztowej bezposrednio do rąk adresata lub osoby uprawnionej do odbioru, e) uzyskanie pokwitowania odbioru przesyłki pocztowej w formie pisemnej lub elektronicznej. 4. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru jeden raz dziennie przesyłek przygotowanych do wyekspediowania oraz zwrotów, z sekretariatu Urzędu Gminy Chełm, zlokalizowanego w siedzibie Zamawiającego w Pokrówce, ul. Gminna 18 od poniedziałku do piątku w godzinach między 13.00-15.00. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych). 5. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. 6. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek. 7. Stały odbiór: Wykonawca zobowiązany będzie do stałego odbioru listów i paczek z sekretariatu Urzędu Gminy Chełm. 8. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek zwykłych zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 9. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 10. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz aby uniemożliwiało uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. 11. Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie. 12. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 13. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak,
niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. 14. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest awizowana dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. W załączonej tabeli znajdują się wyspecyfikowane rodzaje przesyłek (usług pocztowych i kurierskich), jakie będą zlecane Wykonawcy oraz średnie ilości danej korespondencji w skali miesiąca. Jako podstawę do wyliczenia ceny Zamawiający przyjął - na podstawie analizy potrzeb - średnie roczne ilości przesyłek każdego rodzaju. Zamawiający zastrzega, że nie jest zobowiązany do realizowania podanych ilości przesyłek. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek w skali rocznej mogą odbiegać od podanych średnich ilości. część 1 Tabela nr 1. Przesyłki listowe Załącznik 1a Specyfikacja prognozowanych ilości przesyłek, paczek i usług Lp. Rodzaj przesyłek Gabaryt j.m. Ilość 1 Polecone EK krajowe A Do 50 g szt. 3749 Uwaga: potwierdzenie odbioru krajowe 90 Ponad 100 g do 350 g 15020 Uwaga: potwierdzenie odbioru krajowe 11100 Ponad 500 g do 1000 g 27 Uwaga: potwierdzenie odbioru krajowe 27 2 Polecone EK Krajowe B Ponad 100 g do 350 g 65 Uwaga: potwierdzenie odbioru krajowe 65 Ponad 500 g do 1000 g 45 Uwaga: potwierdzenie odbioru krajowe 45 3 Zwykłe EK krajowe A Ponad 100 g do 350 g 8165 Ponad 500 g do 1000 g 6 4 Zwykłe EK krajowe B Ponad 100 g do 350 g 6 Ponad 500 g do 1000 g 18 Ponad 1000 g do 2000 g 6 5 Zwykłe PR krajowe A Ponad 100 g do 350 g 315 6 Zwykłe PR krajowe B Ponad 100 g do 350 g 11 7 Polecone PR krajowe A Ponad 100 g do 350 g 158 Usługa potwierdzenia odbioru krajowe 63
8 Polecone PR krajowe B Ponad 100 g do 350 g 6 Usługa potwierdzenia odbioru krajowe 4 Ponad 500 g do 1000 g 5 Usługa potwierdzenia odbioru krajowe 5 9 Polecone PR zagraniczne A Do 50 g 8 Usług: polecenie do przesyłek zagranicznych 8 Usługa potwierdzenia odbioru zagraniczne 8 10 Polecone PR zagraniczne B Do 50 g 2 Usług: polecenie do przesyłek zagranicznych 2 Usługa potwierdzenia odbioru zagraniczne 2 11 Polecone EK zagraniczne Do 50 g 27 Usług: polecenie do przesyłek zagranicznych 27 Usługa potwierdzenia odbioru zagraniczne 12 Tabela nr 2. Paczki pocztowe niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym Lp. Wyszczególnienie Gabaryt Szacowana liczba w skali 1 roku (w szt.) Wartość 1. do 1 kg A 5 2. ponad 1 kg do 5 kg A B 3 2 RAZEM: Tabela nr 3. Paczki pocztowe niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie zagranicznym - obszar Europa Lp. Wyszczególnienie Szacowana liczba w skali 1 roku (w szt.) Wartość 1. do 1 kg 1 2. ponad 1 kg do 5 kg 1 RAZEM:
Tabela nr 4. Zwroty nieodebranych przesyłek Lp. Rodzaj przesyłek Gabaryt j.m. Ilość Wartość 1 Polecone EK krajowe A Do 50 g szt. 40 Ponad 100 g do 350 g 420 Ponad 500 g do 1000 g 3 2 Polecone EK Krajowe B Ponad 100 g do 350 g 5 Ponad 500 g do 1000 g 4 3 Zwykłe EK krajowe A Ponad 100 g do 350 g 200 Ponad 500 g do 1000 g 1 4 Zwykłe EK krajowe B Ponad 100 g do 350 g 1 Ponad 500 g do 1000 g 2 Ponad 1000 g do 2000 g 1 5 Zwykłe PR krajowe A Ponad 100 g do 350 g 4 6 Zwykłe PR krajowe B Ponad 100 g do 350 g 1 7 Polecone PR krajowe A Ponad 100 g do 350 g 10 8 Polecone PR krajowe B Ponad 100 g do 350 g 6 Ponad 500 g do 1000 g 5 9 Polecone PR zagraniczne A Do 50 g 1 10 Polecone PR zagraniczne B Do 50 g 1 11 Polecone EK zagraniczne Do 50 g 1 Razem: 706 Tabela nr 5. Tabela zbiorcza Razem w skali jednego miesiąca: I Opłata miesięczna za odbiór przesyłek II Razem w skali roku IV
Część 2 Tabela nr 5. Przesyłki kurierskie w obrocie krajowym z gwarancją doręczenia w następnym dniu roboczym Lp. Wyszczególnienie Szacowana liczba w skali 1 roku (w szt.) Wartość 1 do 0,5 kg (dokumenty), w tym: 10 przesyłki krajowe - do godz. 9:00 przesyłki krajowe - do godz.12:00 przesyłki krajowe - do godz.15:00 3 5 2 2. do 1 kg (dokumenty), w tym: 10 przesyłki krajowe - do godz. 9:00 przesyłki krajowe - do godz.12:00 przesyłki krajowe - do godz.15:00 3 5 2 3. do 5 kg, w tym: 5 przesyłki krajowe - do godz. 9:00 przesyłki krajowe - do godz.12:00 przesyłki krajowe - do godz.15:00 0 0 5 Razem: