Załącznik nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Usługa zaplanowania, przygotowania oraz zrealizowania kampanii informacyjnej i promocyjnej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020. I PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i zrealizowanie kampanii RPO WL na lata 2014 2020 w zakresie zakupu niezbędnych produktów i usług na potrzeby prawidłowego przeprowadzenia wszystkich części kampanii. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest między innymi do opracowywania kreacji graficznych do wszystkich części składowych niniejszego opisu. Kampania powinna mieć charakter przede wszystkim informacyjny, wskazujący na planowane nabory wniosków, skierowany do konkretnych grup beneficjentów, a także na pierwsze zrealizowane projekty oraz promujący dobre praktyki. II CZAS TRWANIA KAMPANII Wszelkie działania związane z przygotowaniem i realizacją kampanii informacyjnej nie mogą trwać dłużej niż 12 miesięcy od podpisania umowy. Zamawiający zakłada, iż sam okres trwania kampanii trwał będzie do 10 miesięcy działania związane z kampanią rozpoczną się miesiąc po podpisaniu Umowy z Wykonawcą, ostatni miesiąc obowiązywania umowy będzie miesiącem sprawozdawczym. Wszelkie daty emisji, ekspozycji narzędzi wykorzystywanych w kampanii Wykonawca zobowiązany jest dopasować do harmonogramu naboru wniosków na rok 2016 dostępnego na stronie internetowej Zamawiającego rpo.lubelskie.pl oraz harmonogramu na rok 2017, który zostanie udostępniony w IV kwartale tego roku. Podane w OPZ liczby emisji/ekspozycji mogą być rozłożone w czasie w całym okresie trwania Umowy. III ZASIĘG KAMPANII Województwo Lubelskie IV INFORMACJE PODSTAWOWE 1. Regionalny Program Operacyjny jest jednym z 16 programów regionalnych realizowanych w ramach Polityki Spójności. Kampania informacyjna RPO WL będzie drugą kampanią nowego programu regionalnego. Biorąc pod uwagę fakt, iż jest to początek realizacji programu, kampania w 2016 roku powinna stanowić w pewnym stopniu kontynuację tej przeprowadzonej w 2015 (dopuszcza się modyfikację hasła i layoutu, zgodnie z zapotrzebowaniem i odpowiednim dopasowaniem do grupy beneficjentów).
Pierwsza kampania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 realizowana była pod hasłem Czas na nowe Fundusze Europejskie. 2. Regionalny Program Operacyjny jest programem dwufunduszowym. Działania podejmowane w ramach kampanii muszą uwzględniać tę cechę RPO WL. 3. Regionalny Program Operacyjny realizowany jest przez DZ, DW EFS, DW EFRR, LAWP, WUP. 4. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania należytej staranności w zakresie wynikającym z zasad polityki równości szans i niedyskryminacji. V CELE KAMPANII Głównym celem kampanii jest informowanie potencjalnych i faktycznych Beneficjentów o planowanych konkursach i możliwościach skorzystania z dofinansowania w ramach RPO WL na lata 2014 2020 oraz budowanie tożsamości marki Funduszy Europejskich (RPO WL). Cele szczegółowe: Informowanie o możliwościach skorzystania z nowych form wsparcia. Informowanie o naborach i konkursach, a także o tym gdzie można zasięgnąć informacji na ten temat. Zachęcenie do sięgania po nowe środki z Funduszy Europejskich. Prezentacja pierwszych efektów realizacji programu. VI GRUPA DOCELOWA Kampania informacyjna skierowana jest do faktycznych i potencjalnych beneficjentów programu oraz faktycznych i potencjalnych uczestników projektów. Należy pamiętać także, iż w sytuacji prowadzenia działań promujących pierwsze rezultaty odbiorcy komunikatu to także szeroko rozumiana opinia publiczna tj. odbiorcy rezultatów. Wykonawca w planowaniu wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych zobowiązany jest do uwzględniania terminów planowanych konkursów zgodnie z harmonogramem naboru wniosków na rok 2016 oraz harmonogramem na rok 2017, który zostanie udostępniony w IV kwartale 2016 roku. Wykonawca podczas realizacji zamówienia w przypadku zmian zachodzących w harmonogramie ma obowiązek reagować na bieżąco i dopasowywać działania tak, by były one aktualne i odpowiednio nakierunkowane. VII NARZĘDZIA DO WYKORZYSTANIA Wykonawca zobowiązany jest w ramach realizacji umowy do stworzenia spójnej formuły dla powstających w ramach kampanii narzędzi. Odbiorca komunikatów powinien jednoznacznie kojarzyć je z kampanią Regionalnego Programu Operacyjnego. Wszystkie działania związane z realizacją kampanii muszą być spójne. Prowadzenie działań realizowanych w ramach kampanii cechować ma innowacyjność i nowoczesność. Wykonawca zobowiązany jest do dbania o spójność wizerunkową całości przedsięwzięcia. Podstawą tworzenia wizerunkowej spójności jest Klucz graficzny RPO WL dostępny na stronie Zamawiającego pod linkiem: http://rpo.lubelskie.pl/strona-385-zasady_promocji_i_oznakowania_projektow.html. 1. Bohater marki Fundusze Europejskie Wykonawca na potrzeby realizacji kampanii informacyjno promocyjnej zobowiązany jest do stworzenia tzw. Brand Hero (Bohatera marki), z zastrzeżeniem, iż powyższa postać ma służyć Zamawiającemu do prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych do końca bieżącej perspektywy finansowej. Postać stanowić ma jeden ze sposobów zbudowania pozytywnego wizerunku marki (Funduszy Europejskich RPO WL w okresie Strona 2 z 17
programowania). Bohater powinien pomagać w nawiązaniu dobrych relacji z odbiorcami komunikatów (Beneficjentami, potencjalnymi Beneficjentami, osobami korzystającymi z projektów). W sposób wyrazisty powinien uczyć, przekazywać ważne informacje, opowiadać historie i bawić. Głównym zadaniem postaci ma być przede wszystkim komunikacja z odbiorcami kampanii w okresie jej trwania oraz w całym okresie programowania tj. do 2023 roku. Postać powinna wciągać w historię, intrygować i wzbudzać sympatię, opowiadać o wartościach i ideach marki, a także promować Fundusze Europejskie w regionie. W ramach przygotowania oferty Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia w formie papierowej dwóch niezależnych i szczegółowych charakterystyk postaci (dwie różnice się od siebie postacie), w których uwzględnione zostaną takie elementy jak: opis cech osobowości, opis wyglądu zewnętrznego, możliwości narracyjne postaci. Wykonawca zobowiązany jest także uwzględnić i przedstawić w złożonej ofercie wykorzystanie proponowanych postaci w kontekście związanym z Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Lubelskiego oraz opisać zasady wkomponowania niniejszych postaci w działania związane z kampanią informacyjno promocyjną. Charakterystyka zaproponowanych postaci przedstawiona w ofercie podlegać będzie ocenie, zgodnie z kryterium oceny ofert. Wykonawca w ramach złożonej oferty zobowiązany jest także do przedstawienia minimum dwóch różnych obrazów wizualnych wyglądu dla proponowanych przez niego postaci (szkic, zdjęcie itp.) przedstawiających zarys ich sylwetek (Zamawiający nie wyklucza żadnej z technik stworzenia postaci może to być postać realna, maskotka, kreskówka itp.). Wykonawca zobowiązany jest do opracowania koncepcji kampanii informacyjno promocyjnej i jej realizacji uwzględniając ideę bohatera marki i budowania zaangażowania użytkowników oraz nowoczesnych trendów storrytelling. Wykonawca na etapie realizacji przedmiotu Umowy ma obowiązek uwzględnić wszelkie uwagi i sugestie Zamawiającego co do modyfikacji wyglądu /charakteru postaci zaproponowanej w ofercie do momentu uzyskania oczekiwanego efektu wizerunkowego, informacyjnego i promocyjnego zgodnie z terminami uwzględnionymi w umowie, z zastrzeżeniem, iż ostateczna akceptacja przez Zamawiającego wyglądu i charakteru postaci odbędzie się w terminie nie dłuższym niż 20 dni roboczych od momentu podpisania umowy. 2. Internet W ramach prowadzonej w Internecie kampanii Wykonawca zobowiązany jest do promowania i informowania między innymi o naborach wniosków, ważnych wydarzeniach organizowanych przez Zamawiającego, stronie www, filmach promocyjnych Zamawiającego. 2.1. Reklama na ogólnopolskich portalach internetowych W ramach przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia kampanii odsłonowej na minimum 2 ogólnopolskich portalach charakteryzujących się największą liczbą unikalnych użytkowników (średnio miesięcznie minimum 1 mln uwzględniając geotargetowanie na województwo lubelskie). Reklama ma być medium budującym zasięg i wciągającym odbiorcę w interakcję. Interaktywną i angażującą formą ma zachęcić użytkownika do dalszej reakcji i zaangażowania. W ramach przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania projektów animowanych reklam i dostosowania ich do emisji na zaproponowanych przez siebie portalach internetowych. W ramach realizacji przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do zaproponowania Zamawiającemu co najmniej 3 różnych animowanych formatów reklam do emisji na stronach głównych portali. Spośród zaproponowanych przez Wykonawcę formatów Zamawiający wybierze dwa do wykorzystania w trakcie trwania kampanii. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu Strona 3 z 17
Umowy po wybraniu przez Zamawiającego kreacji graficznej do wykorzystania we wszystkich działaniach i narzędziach kampanii zobowiązany jest do przygotowania dla wybranych przez Zamawiającego formatów reklam 3 różnych projektów reklam do emisji w Internecie dla każdego z wybranych przez Zamawiającego formatu (jeden format 3 różne kreacje łącznie 2 formaty tj. 6 kreacji w trakcie obowiązywania Umowy). Emisja reklamy, co najmniej 3 miesiące w całym okresie trwania kampanii z zastrzeżeniem, iż może być ona rozłożona w czasie. Propozycję dwóch niezależnych kreacji graficznych reklam internetowych wraz z podaniem propozycji formatów reklam oraz dopasowaniem kreacji do wybranych przez siebie formatów Wykonawca zobowiązany jest złożyć w formie papierowej w ofercie jako element koncepcji kreatywnej, co podlegać będzie ocenie zgodnie z kryterium oceny ofert. Wykonawca zobowiązany jest złożyć w ofercie dwie różne i niezależne propozycje kreacji graficznych dla każdego z zaproponowanych formatów reklamy (3 projekty jednej kreacji w wybranych przez Wykonawcę formatach, 3 projekty drugiej kreacji w wybranych przez Wykonawcę formatach) oraz podać nazwy proponowanych przez niego portali ogólnopolskich, na których będzie wyświetlana reklama. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić w ofercie wszystkie widoki (storyboardy) wyświetlanych/zmienianych reklam animowanych dla każdego z formatów. Minimalna liczba odsłon reklam: 3 000 000 na stronie głównej dla obydwu portali, z capp. 4.w okresie 3 miesięcy (odsłony rozłożone równomiernie w czasie tj. 1 000 000 odsłon dla każdego miesiąca trwania kampanii). 2.2. Reklama w sieci reklamowej Google (GDN) W ramach realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest do emisji reklamy z wykorzystaniem 10 formatów reklam bannerowych (m.in. animowane, statyczne) z uwzględnieniem geotargetowania na obszar województwa lubelskiego. Wśród 10 wybranych przez Wykonawcę formatów reklam co najmniej 50 % stanowić mają reklamy animowane. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu proponowane przez siebie formaty reklam na etapie przygotowania oferty wraz z przedstawieniem dwóch różnych i niezależnych kreacji graficznych dla poszczególnych formatów w formie papierowej, co podlegać będzie ocenie zgodnie z kryterium oceny ofert. W ramach przedstawienia kreacji Wykonawca zobowiązany jest do złożenia w ofercie 1 formatu reklamy statycznej oraz 1 formatu reklamy animowanej dla jednej kreacji oraz 1 formatu reklamy statycznej oraz 1 formatu reklamy animowanej dla drugiej kreacji do oceny. Poza tym, zobowiązany jest wymienić wszystkie proponowane do wykorzystania w ramach prowadzonej kampanii formaty reklam (animowanych i statycznych). Kampania powinna być emitowana w wybranych miesiącach i być dopasowana do harmonogramu naboru wniosków. Wykonawca zobowiązany jest do optymalizowana kampanii pod kątem prowadzonych przez Instytucje realizujące RPO WL (DZ RPO, DW EFS, DW EFRR, IP) działań (szczegółowy harmonogram emisji Wykonawca zobowiązany jest przedkładać Zamawiającemu co miesiąc po podpisaniu umowy). Wykonawca zobowiązany jest targetować reklamy na podstawie przygotowanej przez Wykonawcę i zaakceptowanej przez Zamawiającego listy słów i fraz kluczowych zweryfikowanych uprzednio w Google AdWords. Ponadto, zobowiązany jest również do targetowania tematycznego reklam. W związku z tym, zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu listy tematów wyświetlanych i wykluczonych w ramach kampanii. Reklamy w obszarze GDN muszą być skorelowane z pozostałymi działaniami informacyjnymi i promocyjnymi prowadzonymi w ramach kampanii i poza nią przez Instytucje realizujące RPO WL. Celem emisji reklam powinno być nie tylko informowanie, ale także angażowanie odbiorców w interakcję (na poziomie przekazu treści i Call2Action). Wykonawca zobowiązany jest do optymalizowania kampanii w sieci Google w czasie rzeczywistym (między innymi podwyższać/obniżać stawki za reklamy, które Strona 4 z 17
przynoszą bardziej/mniej wartościowy ruch). Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu umowy po wybraniu przez Zamawiającego kreacji graficznej do wykorzystania we wszystkich działaniach i narzędziach kampanii zobowiązany jest do przygotowania minimum 4 różnych projektów graficznych zgodnych z wybraną kreacją dla każdego z formatów reklam zaakceptowanych przez Zamawiającego (1 format reklamy 10 projektów łącznie 10 formatów 40 projektów w okresie obowiązywania Umowy). Kampania kierowana na wszystkie typy urządzeń komputery stacjonarne, laptopy i urządzenia mobilne. Emisja reklamy w okresie trwania kampanii, co najmniej 4 miesiące w całym okresie trwania kampanii z zastrzeżeniem, iż może być ona rozłożona w czasie. Zamawiający zakłada minimalny wskaźnik w reklamę w okresie jednego miesiąca na poziomie 2 000 klików. 2.3. In-stream You Tube Wykonawca zobowiązany jest do emisji spotów (o których mowa w pkt. 6) na portalu You Tube z uwzględnieniem geotargetowania na obszar województwa lubelskiego. Zamawiający zakłada, iż każdy z powstałych w ramach kampanii spotów 15 sekundowych emitowany będzie, przez co najmniej 14 dni (łączna suma emisji 84 dni w okresie obowiązywania Umowy). Zamawiający zakłada minimalny wskaźnik dla jednego spotu na poziomie 3 000 pełnych obejrzeń. 2.4. Google AdWords W ramach realizacji przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia kampanii za pośrednictwem reklam tekstowych AdWords z uwzględnieniem geotargetowania na obszar województwa lubelskiego. Na etapie realizacji Wykonawca przedstawi Zamawiającemu listę słów i fraz kluczowych (minimum 60 słów i fraz) zweryfikowanych uprzednio w Google AdWords, którą Wykonawca zobowiązany jest odpowiednio pogrupować na co najmniej 10 grup. Dla każdej z grup słów i fraz kluczowych Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania dwóch różnych i niezależnych treści reklam tekstowych w okresie trwania kampanii (10 grup tj. 20 treści reklam AdWords). Treści przygotowanych reklam muszą mieć charakter informacyjny, promocyjny i angażujący potencjalnych odbiorców. Zamawiający zakłada, że reklama AdWords emitowana będzie w każdym miesiącu trwania kampanii (tj. 10 miesięcy). Minimalny wskaźnik w reklamę określa się na 1 500 klików w okresie jednego miesiąca. 2.5. Behawioralny remarketing angażujący Wykonawca zobowiązany jest do konfiguracji reguł remarketingowych, które uwzględniać mają przede wszystkim aktywacje reklam dla użytkowników, którzy spędzili na stronie Zamawiającego oraz jej subdomenie, co najmniej 1 minutę. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu umowy po wybraniu przez Zamawiającego kreacji graficznej do wykorzystania we wszystkich działaniach i narzędziach kampanii zobowiązany jest do przygotowania minimum 3 różnych projektów graficznych zgodnych z wybraną kreacją (skorelowanych z rzeczywistym zachowaniem użytkownika na stronie) miesięcznie (w okresie trwania kampanii) w secie statycznych formatów zapewniających poprawne wyświetlanie reklam na komputerach stacjonarnych, laptopach, urządzeniach mobilnych oraz najpopularniejszych przeglądarkach internetowych. Zamawiający przypisze każdej z trzech niezależnych reklam konkretną aktywność na stronie. Ponad to, Wykonawca zobowiązany jest do stosowania inteligentnych list do grupowania użytkowników najbardziej skłonnych do konwersji. Zamawiający zakłada, iż emisja reklamy trwać będzie, co najmniej 4 miesiące w okresie trwania kampanii. Minimalny wskaźnik w reklamę określa się na poziomie 1 000 klików w reklamę w okresie jednego miesiąca. W ramach realizacji Przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest prowadzić kampanię w Internecie, tak by kierować odbiorców do witryny www.rpo.lubelskie.pl. Strona 5 z 17
Wykonawca może przeznaczyć maksymalnie do 10 % wartości Przedmiotu Umowy na emisję reklam opisanych w punktach 2.2., 2.3.; 2.4.; i 2.5. w całym okresie trwania kampanii. Szczegółowe harmonogramy emisji reklam przygotowywane przez Wykonawcę obejmować mają miesięczne okresy emisji. Raportowanie działań internetowych pkt. 2.2., 2.3., 2.4. Podczas realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest do przedstawiania Zamawiającemu miesięcznych raportów dotyczących działań prowadzonych w Internecie generowanych z kont AdWords i Google Analytics. W niniejszych raportach muszą znaleźć się między innymi takie informacje jak: - wykaz słów kluczowych, po których nastąpiły kliki w reklamy oraz wykaz słów kluczowych, po których nastąpiły odwiedziny strony wynikające z ruchu organicznego, - lokalizację użytkowników, którzy dokonali klików, - współczynnik wyświetleń do klików (konwersję), - odwiedzalność poszczególnych podstron, - czas spędzony na poszczególnych podstronach, - średni czas spędzony na stronie w ujęciu miesięcznym, - średni koszt reklam AdWords (ogółem), - średni zasięg reklamy AdWords (ogółem), - średni CTR reklamy AdWords (ogółem), - średni koszt reklam remarketingowych (ogółem), - średni zasięg reklamy remarketingowych (ogółem), - średni CTR reklamy remarketingowych (ogółem). Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania Zamawiającemu informacji o skuteczności kampanii z AdWords. Na podstawie raportów zobowiązany jest także do analizy wyników poprawy przekazów reklamowych oraz zwiększenia skuteczności kampanii. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia Zamawiającemu wglądu i dostępu do konta AdWords oraz Google Analytics umożliwiających podgląd kampanii i samodzielne raportowanie. Wykonawca zobowiązany jest również do bieżącej analizy danych prowadzonych kampanii i systematycznej aktualizacji w celu poprawy efektywności kampanii. 2.6. Content marketing Usługa powinna być realizowana w okresie trwania Umowy. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania po podpisaniu Umowy koncepcji promocji i jej zrealizowania z wykorzystaniem strategii content marketingowej, jako elementu koncepcji strategicznej kampanii. Content marketing, czyli strategia, która polega na pozyskiwaniu klientów za pomocą publikacji przydatnych i bardzo atrakcyjnych treści, których celem jest zainteresowanie zarówno ogólnej, jak i ściśle określonej grupy odbiorców. Ten sposób marketingu skierowany jest na budowaniu stabilnych i długoterminowych relacji poprzez zaangażowanie zarówno osób promujących treści, jak i ich odbiorców. Mogą to być artykuły, webinaria, wideo, podcasty, infografiki, poradniki, raporty itd., których podstawowym zadaniem jest dostarczenie internautom wiarygodnych i pożądanych przez nich wiadomości i informacji związanych z daną branżą, dzięki czemu obie strony odnoszą korzyści. W szerszym rozumieniu content marketing obejmuje również treści tworzone poza Internetem: w prasie branżowej, gazetkach, folderach, ulotkach, katalogach, poradnikach drukowanych, książkach itd. Koncepcję promocji Funduszy Europejskich (RPO WL) opartej na strategii CM wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu w okresie 10 dni od podpisania umowy. Koncepcja działań CM uwzględniać powinna przede wszystkim narzędzia wymienione w niniejszym punkcie (tj. blog i newsletter), a także zaproponowane przez Wykonawcę 2 dodatkowe narzędzia/kanały (wraz z uzasadnieniem wyboru) mające wpływ na zwiększenie skuteczności i efektywności kampanii. Niniejsza koncepcja stanowić Strona 6 z 17
ma element koncepcji strategicznej kampanii, o której mowa w pkt. VIII Koncepcja strategiczna kampanii. Celem działań CM ma być głównie zwiększenie ruchu na stronie Zamawiającego oraz zwiększenie świadomości mieszkańców województwa lubelskiego i polepszania, jakości życia dzięki FE. Głównymi kanałami dystrybucji uwzględnionymi w strategii mają być między innymi: - blog prowadzony w ścisłej współpracy z Zamawiającym na stronie www Zamawiającego. Publikowanie minimum 2 wpisów tygodniowo. Treści, które będą znajdować się na blogu dotyczyć będą aktualności z obszaru Funduszy Europejskich, poradników, raportów, rozmów z Beneficjentami (potencjalnymi Beneficjentami). Narracja nowoczesna, lekka, przyjazna, uwzględniająca zasady H2H. Wpisy mają zachęcać do udostępniania ich w mediach społecznościowych, muszą zawierać interesujące treści, zdjęcia Zamawiającego oraz zdjęcia zakupione przez Wykonawcą na potrzeby bloga (Zamawiający zakłada iż będzie to maksymalnie 100 zdjęć), grafiki i infografiki przygotowywane przez Wykonawcę. W ramach przygotowania oferty Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu jeden artykuł przygotowany do publikacji na blogu o tematyce Funduszowej (RPO WL). Minimalna ilość znaków 2 500 maksymalna 4 000. Zamawiający oceni, jakość artykułu blogowego zgodnie z kryterium oceny ofert. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia artykułu w formie papierowej oraz nagrania artykułu w pliku umożliwiającym edycję (tj. np. Word) na płytę CD/DVD pozbawioną możliwości wielokrotnego zapisu i dołączenia płyty do oferty. - newsletter prowadzony w ścisłej współpracy z Zamawiającym (w ramach posiadanego przez Zamawiającego konta Salesmenago). Częstotliwość wysyłki nie rzadziej niż 1 wysyłka na 2 tygodnie. Treści newslettera przygotowywane przez Wykonawcę dotyczyć mają między innymi: wpisów na blogu, aktualności, informacji na temat konkursów, informacje w formie tekstów, zdjęć Zamawiającego i grafik przygotowywanych przez Wykonawcę. Wysyłka newslettera tylko do własnej bazy adresowej oraz do tej pozyskanej w trakcie kampanii. Nie dopuszcza się zakupu bazy. 2.7. Facebook W ramach realizacji Przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia serwisu FanPage Zamawiającego. Wykonawca prowadził będzie profil Zamawiającego przez cały okres realizacji Umowy. Wykonawca zobowiązany jest do obsługi Fanpage RPO WL 2014-2020 w serwisie Facebook obejmującą w szczególności: a) przygotowanie i publikację 5 postów tygodniowo (poniedziałek-piątek: m.in. 4 posty; sobota-niedziela: maks. 1 post). Preferowane będą posty graficzne (min. 3 z ww. 5 postów) oraz video. Zdjęcia / infografiki będą pochodziły od Zamawiającego bądź zostaną pozyskane przez Wykonawcę np. z banków zdjęć). Za post video Zamawiający nie uznaje postu z linkiem prowadzącym do YouTube i/lub Vimeo i/lub innego zewnętrznego serwisu video. Video musi być umieszczone bezpośrednio na FanPage RPO WL 2014-2020. Video do umieszczenia na FanPage dostarczy Zamawiający oraz Wykonawca, w ramach realizacji kampanii (video wytworzone przez Wykonawcę w trakcie kampanii). Posty muszą angażować użytkowników do dyskusji, komentowania lub dzielenia się treścią; b) publikację i promocję wydarzeń na Fanpage RPO WL 2014-2020; c) interakcję z użytkownikami Fanpage RPO WL 2014-2020, czyli m.in.: komentowanie i odpowiedzi na komentarze, odpowiedzi na wiadomości. Odpowiedź na pytania fanów i komentarze powinna być udzielona w ciągu 24 godzin, jeśli wymaga konsultacji z Zamawiającym. W przypadku prostych pytań ( nie wymagających konsultacji z Zamawiającym), Wykonawca powinien odpowiedzieć najpóźniej w ciągu 2 godzin od ich zadania w godz. 8:00-20:00. W przypadku pytań i komentarzy opublikowanych przez Strona 7 z 17
użytkowników po godz. 20.00, Zamawiający dopuszcza odpowiedź najpóźniej do godz. 11.00 dnia następnego; d) całodobowe monitorowanie Fanpage RPO WL 2014-2020 przez 7 dni w tygodniu; e) przygotowanie cover foto i awataru odpowiadających kreacji graficznej kampanii. Cover photo i awatar powinny być zmienione min. trzykrotnie w trakcie trwania kampanii (średnio raz na trzy miesiące); f) zwiększanie zasięgu postów z wykorzystaniem Facebook Ads; g) przesyłania raz w tygodniu harmonogramu wpisów do akceptacji Zamawiającego (najpóźniej w środę do końca dnia pracy w tygodniu poprzedzającym publikację nowego harmonogramu). Akceptacji podlegać będą zarówno: treść postu, jak również zdjęcia/grafiki/infografiki i video. Język komunikacji użyty w postach musi być zrozumiały, nieoficjalny i nieurzędowy z uwzględnieniem narracji H2H. Akceptacja Zamawiającego (lub prośba o naniesienie poprawek) przesłana zostanie Wykonawcy najpóźniej do piątku do godziny 8.00. Wykonawca ma obowiązek wytypować wpisy, które będą promowane z wykorzystaniem Facebook Ads oraz zaznaczyć je odpowiednio w harmonogramie (1 tygodniowo). Zamieszczanie posty mają: zachęcać do polubienia strony w sposób organiczny oraz interakcji ze strony użytkowników serwisu, pobudzać aktywność (angażować) fanów, tzn. zachęcać ich do komentowania, polubienia lub udostępnienia postu itp., zawierać zdjęcia, multimedia, linki do ciekawych treści związanych z RPO WL 2014-2020, funduszami europejskimi wdrażanymi w Województwie Lubelskim oraz Województwem Lubelskim (jego historią, kulturą, przyrodą itp.), tzw. human stories, czyli historie przedstawiające bohaterów realizowanych projektów, np. z linkami do tekstów na blogach, a także inspirować, edukować i wspierać działania CM, prowadzone w ramach kampanii. Generowanie ruchu na stronie internetowej Zamawiającego z Fanpage RPO WL 2014-2020 przez publikację linków do strony internetowej Zamawiającego (www.rpo.lubelskie.pl oraz rpo.lubelskie.pl/promocja strona w budowie). Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania Zamawiającemu raportów ilościowych i jakościowych raz na miesiąc w trakcie trwania kampanii. Powyższe raporty muszą zawierać: m.in. liczba fanów, zasięg całkowity postów, podział zasięgu, rodzaje zaangażowania, najlepsze posty, zasięg całkowity, zasięg dzienny, wykresy z zasięgiem z podziałem dziennym, wykres rodzajów zasięgu z podziałem na organiczny, płatny i wirusowy (estymowany), przyrost liczby fanów, źródła polubień, demografia zasięgu z podziałem na przedział wiekowy oraz płeć, zaangażowanie w poszczególnych dniach oraz godzinach bez podziału na wiek, segmentacja użytkowników. Wykonawca zobowiązany jest do opracowania procedury antykryzysowej, czyli postępowania w przypadku pojawienia się negatywnych zjawisk mogących godzić w wizerunek RPO WL 2014-2020 na Fanpage RPO WL. W celu promowania Fanpage a RPO WL 2014-2020 zobowiązany jest do wykorzystania reklam Facebook Ads typu Promuj stronę, Promuj posty, Kieruj klientów do witryny, Promuj wydarzenie i Promuj film. Wykonawca przekaże Zamawiającemu szablon / szablony postów opracowanych przez Wykonawcę na potrzeby kampanii (w otwartych plikach graficznych z niescalonymi warstwami) w ciągu 10 dni kalendarzowych od rozpoczęcia działań na Facebooku, które Zamawiający wykorzysta do tworzenia postów po zakończeniu kampanii. Wskaźniki do osiągnięcia w trakcie realizacji zamówienia wynikające z obsługi FanPage: a) Dotarcie za pomocą Fanpage a: do min. 100 tys. osób z grupy docelowej kampanii w każdym miesiącu kampanii. Wskaźnik będzie mierzony, co miesiąc. Strona 8 z 17
b) Zwiększenie zaangażowania (łącznej liczby polubień, komentarzy i udostępnień pod wszystkimi postami w danym miesiącu): o min. 50% w stosunku do wartości bazowej. Wartość bazowa zostanie określona w miesiącu poprzedzającym miesiąc rozpoczęcia kampanii. Wykonawca będzie musiał zwiększyć wartość bazową o min. 50% w pierwszym miesiącu trwania kampanii oraz o min. 25% w kolejnych miesiącach trwania kampanii. Wskaźnik będzie mierzony, co miesiąc. 3. Artykuły prasowe W ramach realizacji Przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i publikacji materiałów, które powinny mieć formę publikacji redakcyjnych ukazujących się w danym tytule tj.: artykułów, wywiadów nt. nowej perspektywy finansowej, naborów wniosków konkursowych, strony internetowej, na której znajdują się wszystkie szczegółowe informacje itp. Wykonawca zobowiązany do publikacji 16 artykułów prasowych (po 8 dla jednego tytułu) w minimum dwóch dziennikach regionalnych obejmujących zasięgiem jak największą część grupy docelowej w okresie trwania kampanii. Format publikacji, co najmniej junior page, pełny kolor, strony prawe redakcyjne (z wyłączeniem kolumn sportowych). Publikacje w piątkowych wydaniach dzienników. Powstające artykuły muszą być również publikowane w internetowych serwisach dzienników. Prasa ma być medium wspierającym w kampanii, a jej głównym zadaniem powinno być uszczegółowienie komunikatu kampanii i dotarcie do poszczególnych grup docelowych. Publikacje powinny być urozmaicone zdjęciami, które zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego i/lub infografikami przygotowanymi przez Wykonawcę. Do zadań Wykonawcy należy stworzenie projektów publikacji tak by swoim wyglądem przypominały artykuły prasowe do wszystkich zaproponowanych tytułów prasowych zgodnie z wymaganiami właścicieli tytułów. Publikacje artykułów muszą być rozłożone w czasie w okresie trwania kampanii. 4. Radio W ramach realizacji Przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia kampanii radiowej z wykorzystaniem minimum 4 lokalnych rozgłośni mających siedzibę na terenie województwa lubelskiego, charakteryzujących się największą słuchalnością i największym zasięgiem na terenie województwa lubelskiego. Ostateczna lista rozgłośni podlega zatwierdzeniu przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do produkcji dwóch 30 sekundowych spotów radiowych oraz czterech 15 sekundowych spotów radiowych, dostosowania ich do wymogów emisji w każdej stacji oraz ich emisji. Każdy ze spotów ma być emitowany przez okres minimum jednego miesiąca w ilości 200 emisji (w jednej rozgłośni) każdy w okresie trwania kampanii. Wykonawca zobowiązany jest do równomiernego rozłożenia liczby emisji, z czego co najmniej 60 % powinno mieć miejsce w tzw. prime time, tj. w godzinach 6.00-10.00 i 15.00-18.00. Zamawiający wyklucza emisję spotu po godzinie 21.00 i przed godziną 6.00. Emisja spotów musi być rozłożona w czasie w całym okresie trwania kampanii. Spoty powstające w ramach realizacji kampanii muszą się nawzajem uzupełniać i być ze sobą spójne. Wykonawca na etapie realizacji Przedmiotu Umowy zobowiązany jest do przedstawienia minimum pięciu propozycji lektorów (głosy znane i popularne). Zamawiający wymaga by spot nagrany był przez profesjonalnych lektorów i w profesjonalnym studiu. Wykonawca na prośbę Zamawiającego zobowiązany jest umożliwić przedstawicielom obecność w studiu nagrań lub też kontakt w trakcie nagrań przez np. skype a celem wprowadzania uwag i zmian na bieżąco. Wykonawca zobowiązany jest także do rejestracji całości nagrań Strona 9 z 17
w dobrej jakości wszystkich spotkań (bezpośrednio w studiu lub in-line) z Zamawiającym w studiu nagrań uwzględniając cały proces tworzenia każdego ze spotów radiowych (tj. uwagi Zamawiającego, dialogi z lektorem itp.) które posłużą Zamawiającemu jako wkład do przygotowywania podcastów. Wykonawca w ramach realizacji Przedmiotu Umowy zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu, co najmniej trzech różnych i niezależnych scenariuszy dla każdego ze spotów radiowych, spośród których, każdorazowo Zamawiający wybierze jeden i/lub zażąda wniesienia poprawek. Wykonawca zobowiązany jest także, do przedstawienia Zamawiającemu, co najmniej 5 utworów muzycznych do wykorzystania w spotach radiowych, spośród których wybrany zostanie jeden, który będzie wykorzystywany również dla pozostałych powstających w ramach kampanii narzędzi np. spotów wideo. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania autorskich praw majątkowych do wybranego przez Zamawiającego utworu muzycznego na wszystkich polach eksploatacji zgodnie z zapisami Umowy celem wykorzystywania go przez Zamawiającego w innych działaniach prowadzonych do końca okresu programowania tj. do 2023 roku. 5. Spoty Wideo W ramach realizacji Przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do nagrania 6 spotów wideo do emisji na kanale You Tube Zamawiającego oraz Facebooku. Wykonawca w ramach realizacji Przedmiotu Zamówienia zobowiązany jest do produkcji 6 spotów wideo o długości 45 sekund każdy w rozdzielczości Full HD. Zobowiązany jest do opracowania scenariuszy do wszystkich spotów, wpisanych w nowoczesne trendy storytelling. Dodatkowo muszą znaleźć się tam elementy budujące napięcie, humorystyczne, wywołujące pozytywne emocje, angażujące widza i zachęcające do udostępniania w mediach społecznościowych. Opracowany materiał powinien cechować się dynamicznym i nowoczesnym charakterem przyciągającym uwagę odbiorcy oraz angażującym go w ten odbiór. W ramach przygotowania oferty Wykonawca zobowiązany jest przedstawić w formie papierowej scenariusz i scenorys pierwszego spotu wideo który, podlegał będzie ocenie, zgodnie z kryterium oceny ofert. Scenariusz każdego ze spotów wraz ze scenorysami ostatecznie podlega akceptacji Zamawiającego. Wykonawca w ramach realizacji zamówienia zobowiązany jest do uwzględniania wszelkich uwag Zamawiającego. Zamawiający zakłada, iż w każdym ze spotów pojawią się projekty realizowane w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego z terenu województwa lubelskiego. W każdym ze spotów muszą pojawić się kadry i ujęcia nagrane z lotu ptaka. Przygotowywane spoty uwzględniać mają parametry niezbędne do publikacji materiałów na portalach internetowych Zamawiającego i spotkaniach zewnętrznych. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu opracowanych ostatecznie materiałów przeznaczonych do prezentacji w Internecie, w formacie *.avi lub *.mpeg oraz *.flv. Każdy ze spotów musi być nagrany w wymaganych formatach na oddzielnej płycie DVD pozbawionej możliwości wielokrotnego zapisu w minimum 2 egzemplarzach i przekazany Zamawiającemu. Scenariusze spotów muszą uwzględniać fakt, iż mają to być filmy głównie do odtwarzania w Internecie, więc przekaz i treści zawarte w nich muszą być przyjemne i łatwe w odbiorze. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania dla każdego z powstałych spotów wideo napisów przedstawiających tekstową wersję tego, co słychać na wideo (tj. dialogi oraz informacje niezbędne do zrozumienia treści np. śmiech). Tekst musi być czytelny, o odpowiednim kontraście i czasie wyświetlania. Wykonawca przekaże Zamawiającemu spoty w dwóch wersjach (wersja bez napisów oraz wersja z napisami). Strona 10 z 17
Ponadto Wykonawca zobowiązany jest przygotować transkrypcję w oddzielnym pliku tekstowym (opis tekstowy dźwięku i obrazu spotu). 6. Reklama na ekranach LCD ( 15 sek.) W ramach realizacji przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania 6 spotów do emisji na ekranach LCD w komunikacji miejskiej i pociągach przewozów regionalnych. Spoty reklamowe emitowane na ekranach LCD stanowić mają skróconą wersję powstających w ramach realizacji kampanii spotów wideo. Spoty na ekrany LCD powinny być w pewnym sensie zwiastunami/trailerami dla spotów 45 sekundowych. Powinny ukazywać ciekawe i interesujące momenty, przykuwające uwagę odbiorców i tym samym angażujące ich do obejrzenia pozostałych spotów. Niniejsze spoty mają być również podstawą reklamy In stream na You Tube. Wykonawca zobowiązany jest do emisji spotów na ekranach LCD dostępnych w pojazdach komunikacji miejskiej oraz w pociągach przewozów regionalnych. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania, dostosowania spotu do wymogów poszczególnych właścicieli ekranów, zakupu czasu emisji i emisji przez okres, co najmniej 86 dni dla każdego ze spotów w okresie trwania kampanii. Ilość ekranów do emisji: minimum 100, co najmniej 18 sztuk w przewozach regionalnych i minimum po 7 ekranów dla każdego z miast Chełm, Kraśnik, Zamość i Biała Podlaska, pozostałe w Lublinie. Liczba emisji w okresie jednego miesiąca: minimalna liczba emisji spotu na jednym ekranie LCD - 100 emisji (łącznie 10 tyś wyświetleń). 7. Rączki w autobusach komunikacji miejskiej w Lublinie, Białej Podlaskiej i Zamościu W ramach przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do ekspozycji reklamy na rączkach w autobusach komunikacji miejskiej. Wykonawca w ramach realizacji Przedmiotu Umowy po wybraniu przez Zamawiającego kreacji graficznej do wykorzystania we wszystkich działaniach i narzędziach kampanii zobowiązany jest do przygotowania 3 różnych projektów graficznych reklam oraz ich ekspozycji przez 42 dni w okresie trwania kampanii (ekspozycja jednej kreacji 14 dni). Ilość sztuk: co najmniej 1100 rączek w tym, co najmniej 70% w Lublinie, pozostałe w Białej Podlaskiej i Zamościu. 8. Reklama na rowerach miejskich W ramach realizacji Przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia reklamy zewnętrznej na co najmniej 100 rowerach miejskich w Lublinie przez okres 5 miesięcy w sezonie rowerowym. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu umowy po wybraniu przez Zamawiającego kreacji graficznej do wykorzystania we wszystkich działaniach i narzędziach kampanii zobowiązany jest do przygotowania minimum 5 różnych projektów graficznych zgodnych z wybraną przez Zamawiającego kreacją (emisja jednej kreacji jeden miesiąc). Wykonawca w ramach przygotowania oferty zobowiązany jest do złożenia 2 niezależnych propozycji kreacji graficznej na rowerach miejskich, które podlegać będą ocenie zgodnie z kryterium oceny ofert. VIII KONCEPCJA STRATEGICZNA KAMPANII Wykonawca w ramach zaplanowania i realizacji kampanii zobowiązany jest do opracowania i przedstawienia Zamawiającemu w okresie 10 dni od podpisania umowy szczegółowej koncepcji strategicznej kampanii. Przy tworzeniu komunikatów należy pamiętać o tym, iż Strona 11 z 17
różni beneficjenci mają różne potrzeby informacyjne. Adresowane do nich komunikaty muszą być, zatem dostosowane do ich potrzeb. Odbiorca komunikatu musi mieć poczucie, że jest on skierowany właśnie do niego, specjalnie mu dedykowany i indywidualnie przygotowany. Komunikaty tworzone w kampanii muszą wspierać, a nie utrudniać odbiór treści. Komunikaty muszą wpływać i wywoływać emocje, które powinny być odczuwalne przez adresatów kampanii. W koncepcji strategicznej uwzględnić należy, co najmniej takie elementy jak: - opis propozycji myśli przewodniej/idei kampanii (koncepcja kampanii). W ramach tego Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu propozycję myśli przewodnich, komunikatów, itp., wokół których zostanie zbudowana kreacja kampanii wraz z uzasadnieniem wyboru. Koncept kampanii powinien być prosty, przejrzysty, zrozumiały dla potencjalnego beneficjenta i mieszkańca województwa, musi kojarzyć się i wiązać Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 uwzględniając narrację H2H. Przekaz musi jednoznacznie wskazywać na nową perspektywę finansową, nowe środki Unii Europejskiej, nowe Fundusze Europejskie. W uzasadnieniu konceptu myślowego Wykonawca zawrzeć musi, co najmniej: wyjaśnienie zaproponowanej myśli przewodniej, wady i zalety pomysłu, przykłady zastosowań dla poszczególnych grup docelowych, opisać potencjał funkcjonowania w środowisku lokalnym i regionalnym, jego rozpoznawalność i zapamiętywalność przez cały okres programowania. Przygotowany przez Wykonawcę pomysł idei powinien być angażujący, intrygujący i silny, tak by na jej bazie rozwinąć całą kampanię; - opis propozycji postaci Brand Hero wraz z uzasadnieniem wyboru. Charakterystyka postaci, w której muszą znaleźć się takie elementy jak: opis cech osobowości, wygląd zewnętrzny, możliwości narracyjne postaci, kontekst kulturowy/obyczajowy, wady i zalety proponowanej sylwetki. W ramach przygotowania oferty Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu zarys sylwetki postaci, łącznie z przedstawieniem graficznym/wizualnym proponowanej postaci. Zobowiązany jest także do przedstawienia wykorzystania postaci w działaniach związanych z kampanią; - opis koncepcji promocji Funduszy Europejskich (RPO WL) opartej na strategii CM. Koncepcja działań CM uwzględniać powinna przede wszystkim narzędzia wymienione przez Zamawiającego (tj. blog i newsletter), a także zaproponowane przez Wykonawcę 2 dodatkowe narzędzia/kanały (wraz z uzasadnieniem wyboru) mające wpływ na zwiększenie skuteczności i efektywności kampanii. Celem działań CM ma być głównie zwiększenie ruchu na stronie Zamawiającego oraz zwiększenie świadomości mieszkańców województwa lubelskiego i polepszania, jakości życia dzięki FE; - opis głównych założeń kampanii; - określenie liczebności grupy docelowej (wskazanej przez Zamawiającego w OPZ); - określenie, w jaki sposób kampania będzie realizowała cele; - przedstawienie sposobu realizacji kampanii wraz z jego uzasadnieniem; - strategię komunikacji z odbiorcami kampanii; - wykonawca przedstawi także przewidywany całkowity zasięg kampanii (tj. % grupy docelowej (określonej w OPZ), który przynajmniej trzy razy zetknie się z kampanią), ponadto uwzględni zasięg kampanii dla poszczególnych mediów oddzielnie, pod warunkiem, że taki zasięg dla danego medium jest badany. Wykonawca zobowiązany jest także do przedstawienia w koncepcji strategicznej kosztów dotarcia do grupy docelowej dla poszczególnych badanych mediów. Zobowiązany jest kierować się najniższym kosztem dotarcia w grupie docelowej. Strona 12 z 17
IX KONCEPCJA KREATYWNA Wykonawca zobowiązany jest na etapie oferty do opracowania dwóch wstępnych kreacji graficznych dostosowanych do wymagań Zamawiającego i złożenia ich w formie papierowej. Należy zwrócić uwagę na fakt, iż motywem wiodącym i scalającym poszczególne elementy kampanii jest wspomniany Key Visual RPO WL. W ramach niniejszej koncepcji Wykonawca zobowiązany jest złożyć w ofercie: 1. Dwa niezależne projekty reklam animowanych na ogólnopolskich portalach internetowych w trzech proponowanych przez Wykonawcę formatach. W ramach przygotowania oferty Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu 3 formatów reklam animowanych do emisji na ogólnopolskich portalach internetowych wraz ze wskazaniem tych portali w formie papierowej. Wykonawca dla wskazanych przez siebie formatów zobowiązany jest do przedstawienia dwóch niezależnych kreacji graficznych reklam animowanych dla wskazanych przez siebie formatów. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić w ofercie wszystkie widoki (storyboardy/scenorysy) reklam animowanych dla każdego z formatów (3 formaty reklam dla pierwszej proponowanej kreacji oraz 3 formaty reklam dla drugiej niezależnej proponowanej kreacji). 2. Dwa niezależne projekty reklam w sieci Google (GDN) w dwóch wybranych przez Wykonawcę formatach (statycznym i dynamicznym). W ramach przygotowania oferty Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia w formie papierowej Zamawiającemu 10 formatów reklam bannerowych emitowanych w sieci reklamowej Google (GDN), z czego co najmniej 50% stanowić mają reklamy animowane. Ponad to, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia dwóch niezależnych kreacji graficznych dla jednego (wybranego przez Wykonawcę) formatu animowanego oraz jednego (wybranego przez Wykonawcę) formatu statycznego (2 formaty reklam animowana i statyczna dla pierwszej proponowanej kreacji oraz 2 formaty reklam animowana i statyczna dla drugiej proponowanej kreacji). Wykonawca zobowiązany jest przedstawić wszystkie widoki (storyboardy/scenorysy) reklam animowanych. 3. Dwa niezależne projekty reklam na rowerach miejskich. W ramach przygotowania oferty Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu w formie papierowej dwóch niezależnych projektów graficznych reklam do wykorzystania na rowerach komunikacji miejskiej (jeden dla pierwszej kreacji, drugi dla drugiej kreacji. Przedstawiona w taki sposób koncepcja kreatywna podlegać będzie ocenie zgodnie z kryterium oceny ofert. X HARMONOGRAMY I SPRAWOZDANIA 1. Harmonogramy Wykonawca zobowiązany jest do opracowania wstępnego harmonogramu obejmującego cały okres realizacji kampanii po podpisaniu Umowy z Zamawiającym w terminie 10 dni od podpisania Umowy. W związku z tym, iż działania prowadzone w kampanii rozłożone będą w czasie Wykonawca na etapie realizacji kampanii zobowiązany jest do przygotowywania szczegółowych harmonogramów produkcji/emisji/ ekspozycji poszczególnych części składowych zamówienia w odstępach miesięcznych (harmonogramy szczegółowe obejmują miesięczne okresy). W szczegółowych harmonogramach muszą znaleźć się terminy uwzględniające takie elementy jak: terminy opracowania kreacji, przygotowania produkcji, terminy ekspozycji, media plany radiowe, harmonogramy działań prowadzonych w Internecie itp. Wykonawca po uprzednim zaakceptowaniu przez Wykonawcę harmonogramu wstępnego przedstawi w terminie 5 roboczych pierwszy harmonogram szczegółowy obejmujący Strona 13 z 17
pierwszy miesiąc trwania kampanii. Harmonogramy na kolejne okresy będą przedkładane Zamawiającemu, co najmniej na 14 dni roboczych przed rozpoczęciem działań do zrealizowania w ciągu kolejnego miesiąca kampanii. 2. Sprawozdania Wykonawca po zakończeniu każdego miesiąca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu raport (w wersji elektronicznej) dokumentujący działania zrealizowane w danym miesiącu kampanii ujęte w niniejszym OPZ zgodnie z jego wymaganiami oraz zgodnych z zaakceptowanym przez Zamawiającego harmonogramem kampanii. Raporty każdorazowo muszą zawierać m.in. potwierdzenia emisji, potwierdzenia ekspozycji reklam, printscreeny reklam Internetowych, egzemplarze wydań prasy, informacje dotyczące osiąganych rezultatów i wskaźników działań Internetowych. Wykonawca zobowiązany jest także dostarczyć Zamawiającemu raport końcowy, po zakończeniu realizacji kampanii w okresie 15 dni roboczych od zakończenia emisji ostatnich narzędzi wykorzystywanych w kampanii. Raport końcowy powinien zawierać między innymi: wykaz wszystkich plików graficznych/ projektów powstałych w okresie realizacji kampanii nagranych na płytę CD (pliki w formacie.jpg oraz.cdr lub innym umożliwiającym otwarcie w programie Corel Draw X7 oraz indywidualne wprowadzanie zmian i modyfikacji przez Zamawiającego na potrzeby działań, potwierdzenia przyjęcia zleceń do emisji. Wraz z raportem przekazane zostaną również pozostałe materiały powstałe w związku z realizacją kampanii (materiały dźwiękowe, teksty, spoty itp.). Wszystkie przekazane materiały nagrane powinny być na płytę CD/DVD w wersjach umożliwiających ich późniejszą emisje i edycję, osiągnięte wskaźniki dla kampanii w odniesieniu do mierzalnych narzędzi wykorzystywanych w kampanii, całkowity zasięg kampanii (procent grupy docelowej, który przynajmniej raz zetknął się z kampanią) podany dla poszczególnych mediów pod warunkiem, że dla danego medium jest badany, komplementarną ocenę realizacji celów kampanii wraz z rekomendacją odnośnie dalszych działań promocyjnych i informacyjnych. Raport końcowy musi być dostarczony Zamawiającemu w wersji elektronicznej (nagrany na płyty CD/DVD). XI PODSTAWOWE OBOWIĄZKI WYKONAWCY KAMPANII: W ramach przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest między innymi do: Przygotowania i zrealizowania kampanii RPO w całości, w tym dokonanie zakupu wszystkich niezbędnych produktów i usług na potrzeby przeprowadzenia kampanii informacyjnej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020; Przygotowania i nagrania spotów radiowych, spotów do emisji w Internecie zgodnie zapotrzebowaniem Zamawiającego w ilości wskazanej w OPZ; Zakupu nośników reklamowych, czasu reklamowego niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest przygotować do emisji/publikacji/dystrybucji materiały reklamowe przygotowane i zaakceptowane przez Zamawiającego w formatach wymaganych przez media. Wykonawca zobowiązany jest do nadzoru nad emisją/publikacją/dystrybucją materiałów reklamowych zgodnie z zaakceptowanymi harmonogramami. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest sporządzić dokumentację fotograficzną z ekspozycji rączek, reklamy na rowerach miejskich, emisji reklamy na ekranach LCD; Przygotowania miesięcznych raportów z przebiegu kampanii od momentu podpisania Umowy. Raporty mają być przedkładane Zamawiającemu w jednym w formie Strona 14 z 17
elektronicznej na płycie CD/DVD. Raporty wymagają wcześniejszej akceptacji Zamawiającego; Przygotowania raportu końcowego z przeprowadzonej kampanii, który przedłożony będzie Zamawiającemu w jednym egzemplarzu w formie elektronicznej na płycie CD/DVD. Raport wymaga wcześniejszej akceptacji Zamawiającego; Stworzenia wszelkich projektów graficznych wymaganych do zrealizowania podczas niniejszej kampanii, wszelkie projekty graficzne muszą wpisywać się w koncepcję graficzną zgodną z Kluczem Graficznym oraz koncepcją graficzną kampanii. W ramach realizacji przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do stworzenia projektów graficznych m.in. - na Facebook (grafiki, infografiki itp.) - reklam w prasie, - reklam na rączkach w komunikacji miejskiej, - reklam w Internecie, - reklam na rowerach komunikacji miejskiej, Przekazania Zamawiającemu do 5 dni po zakończeniu kampanii wszystkich materiałów powstałych na potrzeby przygotowania i realizacji kampanii w ostatecznych wersjach przeznaczonych do emisji/publikacji/dystrybucji/edycji na płytach CD/DVD, a także zgodnie z zapisami umowy wszystkich praw autorskich do powstałych w ramach realizacji kampanii utworów Przygotowania analizy post buy kampanii (w ramach raportu końcowego, która powinna zawierać, co najmniej: - porównanie zakładanych i osiągniętych wskaźników kampanii (zasięg, GRP); - dokumentację potwierdzającą wykonanie prac tj. między innymi zdjęcia rączek w autobusach, reklamy na rowerach, print-screeny reklamy internetowej, wydania gazet wraz z artykułami prasowymi itp. dla wszystkich narzędzi wykorzystywanych w kampanii Koordynowania całej kampanii, w tym do nadzorowania terminów podanych w harmonogramach, planów emisji, procesu akceptacji, dystrybucji materiałów i narzędzi itp. Monitorowania i dostarczania informacji o skuteczności kampanii prowadzonej w Internecie, analizy wyników i dopasowywania ich pod kątem skuteczności i efektywności. Wszelkie części składowe niniejszego przedmiotu zamówienia wymagają akceptacji Zamawiającego przed rozpoczęciem produkcji/emisji/ekspozycji; Wszelkie treści do artykułów w prasie, bloga, wpisów na FB oraz wszelkich innych elementów wymienionych w OPZ przygotowuje Wykonawca; Wszelkie infografiki, ikonografiki, filmy, projekty itp. oraz inne wymagane w OPZ przygotowuje Wykonawca; W ramach przewidzianego wynagrodzenia Wykonawca zapewni kompleksowe przeprowadzenie kampanii w tym między innymi: stworzenie plików graficznych i wszystkich pozostałych niezbędnych do realizacji kampanii we wskazanych przez Zamawiającego mediach i tych zaproponowanych przez Wykonawcę jako element strategii content marketingowej. Opłaci produkcję i emisję wszystkich wykorzystywanych w kampanii mediów oraz pokryje wszystkie inne koszty związane z prowadzeniem przez niego kampanii. Zapewni Zamawiającemu prawa autorskie zgodnie z warunkami wpisanymi w Umowie. Strona 15 z 17