Znak sprawy PN 02/KT/2015

Znak sprawy PN 02/KT/2015 SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Organizacja 1-dniowej konferencji Klastra Marek Turystycznych Polski Wschodniej: luty 2015 r. Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964r. Nr 16, poz. 93 ze zm.) oraz na zasadach ustalonych jednolicie dla wszystkich wykonawców w niniejszej specyfikacji. Przedmiot umowy zrealizowany będzie w ramach realizacji działań Projektu Klaster Marek Turystycznych Polski Wschodniej nr PO PW 01.04.03-00-026/11, umowa nr PO PW 01.04.03-00-026/11-00, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi priorytetowej I: Nowoczesna Gospodarka, Działanie I.4 Promocja i Współpraca. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania/unieważnienia przedmiotowego postępowania przetargowego na każdym jego etapie bez podania przyczyny. Białystok, dnia 13.01.2015 r. Zarząd Polskiego Stowarzyszenia Doradczego i Konsultingowego Strona 1

I. Tryb zamówienia: przetarg nieograniczony. II. Zamawiający: Polskie Stowarzyszenie Doradcze i Konsultingowe z siedzibą w Białymstoku (15-091) przy ulicy Rynek Kościuszki 2, telefon 85 652 61 07 KRS 0000221615, NIP 542 290 15 67, REGON 052252089. III. Przedmiot zamówienia: Organizacja 1-dniowej konferencji Klastra Marek Turystycznych Polski Wschodniej: luty 2015 r. /Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 4 będący integralną częścią niniejszej specyfikacji/. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Za ofertę ważną uznaje się tylko ofertę, która przewiduje wykonanie całości przedmiotu zamówienia. IV. Termin i miejsce: 6 luty 2015 r., Warszawa i okolice (maksymalna odległość od Warszawy 35 km), obiekt hotel min. *** /bądź równoważny. V. Termin składania ofert: do dnia 23 stycznia 2015 r. do godziny: 12.00. VI. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1. posiadają uprawnienia do wykonywania przedmiotu zamówienia, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenia do wykonania przedmiotu zamówienia, tj. wykonali w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej dwie usługi w zakresie realizacji konferencji bądź szkoleń, których uczestnikami było min. 50 osób (każda), 3. dysponują lub będą dysponować w chwili wykonana zamówienia odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia, 4. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację przedmiotu zamówienia, Strona 2

5. nie są powiązani osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym w rozumieniu Ustawy z dnia 3 grudnia 2010 r. o zmianie ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U.10.240.1603) http://dokumenty.rcl.gov.pl/d2010240160301.pdf VII. Instrukcja dla Wykonawców: 1. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści SWZ. Zamawiający zaleca wykorzystanie formularzy przekazanych przez Zamawiającego. Dopuszcza się złożenie w ofercie załączników opracowanych przez Wykonawcę, pod warunkiem, że będą one zgodne co do treści z formularzami opracowanymi przez Zamawiającego. 2. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty przewidującej odmienny niż określony w niniejszej SWZ sposób wykonania zamówienia (oferty wariantowej). 4. Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie wątpliwości związanych z treścią Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ). Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) wpłynie do Zamawiającego w terminie późniejszym, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. VIII. Przygotowanie oferty: 1. Oferta powinna być napisana w języku polskim na maszynie, komputerze lub inną trwałą techniką. Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedna ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej propozycje wariantowe lub/i alternatywne, spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę. 2. Ofertę podpisuje (składa) osoba lub osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Upoważnienie do ww. czynności winno wynikać z załączonych do oferty dokumentów. 3. Wszystkie strony oferty winny być złączone w sposób trwały uniemożliwiający ich przypadkowe rozłączenie bez naruszenia integralności oferty. Jeżeli Wykonawca nie zadba o integralność swojej oferty ponosi w tym zakresie wyłączną odpowiedzialność. Wszelkie poprawki w tekście oferty muszą być Strona 3

parafowane własnoręcznie przez osobę lub osoby podpisujące (składające) ofertę w imieniu Wykonawcy. 4. Oferta powinna zawierać wszystkie wymagane niniejszą specyfikacją oświadczenia i dokumenty (w tym załączniki), bez wprowadzania do ich treści jakichkolwiek zastrzeżeń ze strony Wykonawcy. 5. W przypadku dołączenia do oferty dokumentów (pism, oświadczeń, zaświadczeń, certyfikatów itp.) lub ich fragmentów w języku innym niż polski, wymagane jest przedstawienie ich tłumaczenia na język polski. Za treść tłumaczenia dokonaną przez inną osobę niż tłumacz przysięgły wyłączną odpowiedzialność ponosi Wykonawca. 6. W przypadku Wykonawców, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia (dotyczy spółki cywilnej, konsorcjum) Zamawiający wymaga, aby: a. ustanowili pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz zawarcia umowy (do oferty należy dołączyć stosowny dokument ustanawiający pełnomocnika np. umowę spółki cywilnej, umowę konsorcjum); b. wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane były wyłącznie z pełnomocnikiem lub Wykonawcą wyznaczonym przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do dokonywania rozliczeń w ich imieniu; c. wypełniając formularz ofertowy, składając oświadczenie wg załącznika nr 2 do SWZ, jak również wypełniając inne dokumenty powołujące się na Wykonawcę ; w miejscu nazwa i adres Wykonawcy należy wpisać dane dotyczące wszystkich podmiotów wspólnie ubiegających się o zamówienie, a nie pełnomocnika; d. w przypadku, gdyby oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie została wybrana w przedmiotowym postępowaniu, Zamawiający przed podpisaniem umowy może zażądać przedstawienia umowy regulującej ich współpracę. 7. Cena w ofercie musi być podana w PLN brutto w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku oraz zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia oraz ewentualne rabaty. 8. Cena winna być wpisana przez Wykonawców do "formularza ofertowego" stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ. 9. Zamawiający postanawia, że wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, wyjaśnienia oraz inne dokumenty, jak i odpowiedzi na nie, przekazywane Zamawiającemu przez Wykonawców jak i Wykonawcom przez Zamawiającego, winny dla swej ważności mieć formę pisemną, faksu lub e-mail, za wyjątkiem oferty, która winna być złożona wyłącznie w formie pisemnej. Każda ze stron na Strona 4

żądanie drugiej zobowiązana jest niezwłocznie potwierdzić fakt otrzymania oświadczenia, wniosku, zawiadomienia oraz innych informacji, w formie faksu lub e-mail. Przyjmuje się, że informacje wysłane przez Zamawiającego lub działające w jego imieniu osoby, na podane w ofercie danego Wykonawcy adresy oraz numery, uznane zostaną za ważnie doręczone w terminie ich wysłania. IX. Wymagane dokumenty: 1. Pełnomocnictwo do podpisania (złożenia) oferty, jeżeli osobą podpisującą (składającą) ofertę nie jest osoba upoważniona do tej czynności na podstawie odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii przez notariusza lub osoby, których uprawnienie do reprezentacji wynika z dokumentu rejestracyjnego (ewidencyjnego) Wykonawcy, zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w tych dokumentach. 2. Aktualny odpis z właściwego rejestru (KRS) lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. 3. Wykaz zrealizowanych zamówień (wg załącznika nr 3 do SWZ) - co najmniej dwóch usług w zakresie realizacji konferencji bądź szkoleń, których uczestnikami było min. 50 osób (każda), wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie. Do wykazu należy dołączyć dokumenty (referencje, protokoły odbioru itp.) potwierdzające ich należyte wykonanie. 4. Oświadczenie Wykonawcy (wg załącznika nr 2 do SWZ), że: 1) Posiada uprawnienia do wykonywania przedmiotu zamówienia, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 2) Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia. 3) Dysponuje lub będzie dysponował w chwili wykonana zamówienia odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia. 4) Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 5) Nie została otwarta w stosunku do niego likwidacja, ani nie została ogłoszona upadłość, a także nie zalega z opłacaniem podatków, ani składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne (z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskane zostało przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na Strona 5

raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu). 6) Nie jest powiązany osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Oferentem a Zamawiającym polegające na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej lub b. posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji lub c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika lub d. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej: a. zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 2 niniejszego rozdziału, składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości; b. jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. W przypadku przedsiębiorców ubiegających się wspólnie o zamówienie (spółka cywilna, konsorcjum), przedsiębiorcy składają oddzielnie dokumenty wymienione w pkt 2 niniejszego rozdziału. W przypadku składania dokumentów w formie kopii, muszą one być poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnionego(ych) przedstawiciela(i) Wykonawcy zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy lub przez notariusza. Zamawiający, w sytuacji gdy dana oferta zawiera braki formalne (brak wymaganych warunkami SWZ i/lub ogłoszenia dokumentów takich jak: wypis z KRS-u lub innych dokumentów żądanych przez Zamawiającego na potwierdzenie spełnienia warunków dopuszczających danego Wykonawcę do ubiegania się o dane zamówienie, wezwie takiego Wykonawcę do ich uzupełnienia pod rygorem uznania jego oferty za nieważną, wyznaczając w tym celu odpowiedni nieprzekraczalny termin. Strona 6

X. Kryteria oceny ofert i sposób dokonywania wyboru: A. CENA OFERTOWA 80% liczonym wg wzoru: Cmin Cof = x 80 pkt Cof bad gdzie: Cof bad cena ofertowa brutto badanej oferty, Cmin najniższa zaproponowana cena ofertowa brutto spośród złożonych ofert; B. STANDARD HOTELU - 20% liczonym wg wzoru: Sof bad Sof = x 20 pkt Smax gdzie: Sof bad standard hotelu badanej oferty, Smax najwyższy standard hotelu zaproponowany w złożonych ofertach; Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, której zostanie przyznana najwyższa łączna ilość punktów. XI. Wadium: 1. Kwota wadium wynosi: 1 000,00 zł Słownie: jeden tysiąc złotych. 2. Wadium należy wnieść do dnia 23.01.2015 r. na konto nr: 07 1940 1076 3076 1915 0000 0000 prowadzone w Credit Agricole Bank Polska S.A. z dopiskiem: Wadium- Znak sprawy PN-02/KT/2015 Strona 7

Do oferty należy dołączyć potwierdzenie dokonania przelewu. 3. Za termin wniesienia wadium uważa się dzień uznania rachunku bankowego Zamawiającego. 4. Wykonawca, którego oferta nie będzie w całości zabezpieczona wadium na warunkach niniejszej specyfikacji, zostanie przez Zamawiającego wykluczony z postępowania przetargowego. 5. Wadium w całości winno znajdować się w posiadaniu Zamawiającego wraz z upłynięciem dniowego terminu wyznaczonego do składania ofert pod rygorem wykluczenia z postępowania przetargowego. 6. Wadia Wykonawców, których oferta nie została wybrana jako najkorzystniejsza zostaną im zwrócone niezwłocznie po zawarciu umowy z Wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. 7. Wadium przepada na rzecz Zamawiającego, jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, uchyli się od zawarcia umowy lub zawarcie umowy w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie nie dojdzie do skutku z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. XII. Termin związania ofertą wynosi 30 dni liczonych od ostatniego dnia terminu składania ofert. XIII. Pytania i wątpliwości co do treści SWZ oraz jej załączników można zgłaszać do Zamawiającego na e-mail: zamowienia@polskiestowarzyszenie.pl lub faksem na numer: (85) 652 61 07. XIV. Składanie i tryb otwarcia ofert. 1. Oferty w zamkniętych kopertach oznaczonych Oferta przetargowa na: Organizację 1-dniowej konferencji Klastra Marek Turystycznych Polski Wschodniej: luty 2014 - nie otwierać przed dniem 23 stycznia 2015 r. godz. 12.15 opatrzone pieczątką firmową Wykonawcy należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Białymstoku przy ul. Rynek Kościuszki 2 (budynek dawnego kina TON wejście od podwórza), w sekretariacie do dnia 23 stycznia 2014 r. do godz. 12.00. 2. Oferty złożone u Zamawiającego po upływie ww. terminu nie biorą udziału w postępowaniu przetargowym. 3. Publiczne otwarcie ofert nastąpi w dniu 23 stycznia 2014 r. o godz. 12.15 w siedzibie Zamawiającego przy ulicy Rynek Kościuszki 2 w sali konferencyjnej (na pierwszym piętrze). 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, w szczególności dotyczących kalkulacji ceny. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia ustnej licytacji z udziałem Wykonawców, którzy złożyli ważne oferty, jeżeli w postępowaniu przetargowym oferty złoży więcej niż jeden podmiot, a cena oferty Strona 8

najkorzystniejszej (pisemnej) przekroczy kwotę przeznaczoną na sfinansowanie przetargu/zamówienia. Brak przystąpienia do licytacji nie skutkuje nieważnością oferty pisemnej danego Wykonawcy. 6. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty przesyłając im stosowne informacje via e-mail lub faks oraz zamieści te informacje na swojej stronie internetowej (www.polskiestowarzyszenie.pl). 7. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany jest do stawienia się w siedzibie Zamawiającego we wskazanym przez niego terminie w celu podpisania umowy. Niestawienie się przedstawiciela Wykonawcy umocowanego do podpisania umowy we wskazanym przez Zamawiającego miejscu i terminie, traktowane będzie jako uchylanie się Wykonawcy od podpisania umowy i skutkować konsekwencjami przewidzianymi prawem jak i warunkami niniejszej specyfikacji. 8. W sprawach nieuregulowanych niniejszą specyfikacją mają zastosowanie przepisy Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zm.). XV. Załączniki: 1. Formularz ofertowy 2. Oświadczenie 3. Wykaz doświadczenia 4. Opis przedmiotu zamówienia 5. Umowa (wzór) Zarząd Polskiego Stowarzyszenia Doradczego i Konsultingowego Strona 9