Opracowanie zasobu archiwalnego: - problemy, - kryteria monitorowania poziomu opracowania, - potrzeby kształtowania kompetencji na przykładzie Archiwum Państwowego w Poznaniu Narada Dyrektorów Archiwów Państwowych Warszawa, 28-29 XI 2013 r. Henryk Krystek Archiwum Państwowe w Poznaniu hkrystek@poznan.ap.gov.pl
Opracowanie zasobu - podstawowa funkcja archiwów Delegacja prawna: art. 28 pkt. 3 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; Cel: doprowadzenie archiwów do takiego stanu uporządkowania ich zasobów, aby można było trafić do każdego poszukiwanego dokumentu... (Adam Stebelski, Porządkowanie akt, Archeion tom XIX-XX, Warszawa 1951, s. 105);
Opracowanie zasobu - c.d. Definicja: porządkowanie (opracowywanie) akt jest sumą czynności, które ustalają kancelaryjny związek między aktami oraz nadają im taki układ, jaki posiadały one w kancelarii dla nich właściwej. Obiektem porządkowania są zatem akta, ale nie jako jednostka same w sobie, jak rękopisy w bibliotece, ale jako części kancelaryjnej całości, którą w archiwum jest zespół. Odtwarzanie tedy zespołu z przynależnych doń, a zachowanych jeszcze akt, jest celem porządkowania akt w archiwach i winno być porządkowania tego rezultatem (A. Stebelski, Porządkowanie...);
Opracowanie zasobu - c.d. Zespół i jednostka archiwalna jako podstawowe obiekty opracowania zasobu archiwalnego; Układ przedarchiwalny a układ archiwalny zespołu w teorii i praktyce archiwalnej; Rola instrukcji metodycznych (NDAP) w ujednolicaniu zasad opracowania zasobu archiwalnego Rola Komisji Metodycznych (centralnej i regionalnych);
Opracowanie instrukcje NDAP Wytyczne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 19 marca 1960 r. w sprawie sporządzania inwentarzy książkowych dla zespołów (zbiorów) przechowywanych w archiwach państwowych, w: Zbiór przepisów archiwalnych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w latach 1952-2000, oprac. M. Tarakanowska i E. Rosowska, Warszawa 2001 (dalej: Zbiór przepisów), s. 275-277.
Opracowanie instrukcje NDAP Pismo okólne nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 28 maja 1984 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych do sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) akt wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw (XIX-XX w.), Zbiór przepisów, s. 502-514.
Opracowanie instrukcje NDAP Pismo okólne Nr 7 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 9 grudnia 1981 r. w sprawie wytycznych dotyczących opracowania dokumentów pergaminowych i papierowych przechowywanych w archiwach państwowych, Zbiór przepisów NDAP, ss. 446-475; Decyzja Nr 11 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 23 października 2002 r. w sprawie porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji kartograficznej w archiwach państwowych, www.archiwa.gov.pl
Opracowanie instrukcje NDAP Decyzja Nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 24 kwietnia 2006 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad opracowania fotografii w archiwach państwowych, www.archiwa.gov.pl Decyzja Nr 12 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 9 marca 2007 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad gromadzenia i opracowania materiałów ulotnych w archiwach państwowych, www.archiwa.gov.pl
Opracowanie instrukcje NDAP Zarządzenie nr 3 NDAP z 26 stycznia 1974 r. w sprawie sporządzania indeksów do inwentarzy archiwalnych Zbiór przepisów archiwalnych, s. 400-406.
Tradycyjny model opracowania współczesnego typowego zespołu archiwalnego 1. Odnotowanie przyjęcia zespołu w księdze nabytków i ubytków, wykazie zespołów (SEZAM, ZoSIA); 2. Sporządzenie karty zespołu nieopracowanego B ; 3. Etapy właściwego porządkowania zespołu archiwalnego: a) studia wstępne nad zespołem, b) rozpoznanie przynależności zespołowej (wyłączenie materiałów obcej proweniencji), c) segregacja akt wg kryterium struktury organizacyjnej twórcy zespołu, d) systematyzacja akt wg kryterium rzeczowo-chronologicznego, e) porządkowanie wewnętrzne teczek spraw, f) sporządzanie kart inwentarzowych (wprowadzenie danych do komputerowych baz danych: IZA, ZoSIA oraz uzupełnianie opisu zewnętrznego teczek akt), g) nadawanie sygnatur jednostkom archiwalnym, h) opracowanie wstępu do inwentarza;
Tradycyjny model opracowania współczesnego typowego zespołu archiwalnego 4. Zatwierdzenie inwentarza przez Komisję Metodyczną; 5. Sporządzenie karty zespołu A ; 6. Sporządzenie (wydruk) inwentarza książkowego; 7. Opracowanie dla zespołu pomocy wyższego rzędu (opcjonalnie)
Dyskusje mające na celu usprawnienie opracowania zasobu archiwalnego Regina Piechota, Pomoce archiwalne stan obecny i perspektywy, Archeion, t. 67, 1979, s. 53-71. Dokonanie podziału zespołów według ich ważności, w celu ustalenia hierarchii ich opracowania. Podział zasobu na 3 grupy wg wzorów ZSRR i NRD Do grupy 1 miały należeć zespoły urzędów administracji, instytucji, przedsiębiorstw itp. szczebla centralnego i odpowiednika naszego regionalnego. Plany opracowania przewidują pierwszeństwo w opracowaniu (łącznie z indeksowaniem) tych zespołów, dopiero po ich zakończeniu można zacząć opracowywać pozostałe zespoły. Analogiczny wykaz zespołów i opracowanie ich w pierwszej kolejności miałoby, wg autorki, w znaczący sposób poprawić dostęp do informacji archiwalnej w Polsce. Uproszczenie zaś miałoby polegać na uznaniu dla wybranych zespołów za wystarczający środek ewidencyjny spisów zdawczo-odbiorczych oraz opracowanie wzorcowych wstępów ustrojowych dla zespołów jednorodnych (PKO, KKO, gminnych rad narodowych itp.) Jako absolutny priorytet opracowania wskazała indeksowanie, szczególnie zespołów z 1 grupy opracowania.
Dyskusje mające na celu usprawnienie opracowania zasobu archiwalnego Bogdan Kroll, Podział zasobu archiwów państwowych według kryterium stanu opracowania, Archeion, t. 70, 1980, s. 7-20. Propozycja podziału zasobu: na część zewidencjonowaną (tę zaś dopiero na opracowaną i nieopracowaną) i niezewidencjonowaną Wydzielenie z zasobu każdego archiwum zespołów najcenniejszych źródłowo Postulat ustalenia precyzyjnych kryteriów, na podstawie których podzielony zostanie zasób archiwów
Dyskusje mające na celu usprawnienie opracowania zasobu archiwalnego Zespół problemowy Informatyka i Archiwa w 1977 r. opiniując projekt wskazówek metodycznych dot. inwentaryzacji akt spraw, rozważał problem zasadności szczegółowego opracowywania wszystkich zespołów archiwalnych i wskazywał możliwość dokonania wyboru w tym względzie
Działania mające na celu usprawnienie opracowania zasobu archiwalnego Powszechne scontrum w archiwach państwowych (1995-1997); Powołanie i działalność Zespołu naukowego do spraw usprawnienia opracowania zasobu archiwalnego przechowywanego w archiwach państwowych Decyzja nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 27 lutego 1998 r.
Działania mające na celu usprawnienie opracowania zasobu archiwalnego Zmiany przygotowane przez Zespół miały polegać na przyjęciu takiej hierarchii zadań realizowanych przez archiwa państwowe, w której na pierwszym miejscu znalazłaby się dbałość o maksymalną dostępność zasobu dla użytkowników. Aby to osiągnąć należałoby rozpocząć indeksowanie zespołów do poziomu poszczególnych dokumentów znajdujących się w jednostkach archiwalnych. Kolejność zespołów podlegających indeksowaniu wynikałaby z oceny ich wartości naukowej i częstotliwości kierowanych pytań informacyjnych. Czas poświęcony indeksowaniu byłby pozyskany kosztem rezygnacji z wszelkich czynności nie służących rozpoznaniu zawartości zasobu. W szczególności skróceniu i ograniczeniu do wymagających tego zespołów uległyby wstępy do inwentarza
Działania mające na celu usprawnienie opracowania zasobu archiwalnego Zarządzenie nr 5 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 maja 2000 r. w sprawie przeglądu ewidencji zasobu nieopracowanego w archiwach państwowych
Działania mające na celu usprawnienie opracowania zasobu archiwalnego Decyzja nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 10 grudnia 2002 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących uproszczonego opracowania zasobu archiwalnego przechowywanego w archiwach państwowych
Propozycje Zespołu a Decyzja NDAP Grupa pierwsza (A1): a) zespoły, których początkowe daty skrajne rozpoczynają się przed końcem XVIII w.; b) niezależnie od okresu wytworzenia materiałów archiwalnych: - zespoły akt władz państwowych, kościelnych, sądowych, stowarzyszeń itp. szczebla centralnego, - zbiory i kolekcje kartograficzne, fotograficzne i ikonograficzne. Grupa A1: zespoły, których daty skrajne rozpoczynają się przed końcem XVIII w., zespoły aktotwórców szczebla centralnego,
Propozycje Zespołu a Decyzja NDAP Grupa druga (A2): a) zespoły akt władz państwowych, kościelnych, sądowych, partii, stowarzyszeń itp. szczebla regionalnego; b) akta miast, wytworzone w XIX i XX w.; c) akta stanu cywilnego i akta metrykalne; d) zespoły akt przedsiębiorstw, instytucji itp. mających szczególne znaczenie dla historii państwa, danego regionu lub miasta. Grupa A2: zespoły aktotwórców szczebla regionalnego, akta miast z XIX i XX w. (do 1945 r.), akta starostw powiatowych, akta władz miast będących siedzibą władz wojewódzkich (po 1945 r.), zespoły aktotwórców o szczególnym znaczeniu dla historii państwa, regionu, zespoły spełniające kryteria dla grup A1, ale zachowane szczątkowo
Propozycje Zespołu a Decyzja NDAP Grupa trzecia (A3) pozostałe zespoły z okresu XIX-XX w. Grupa A3: akta stanu cywilnego i metrykalne, pozostałe zespoły z okresu XIX-XXI w.
Propozycje Zespołu a Decyzja NDAP Zakwalifikowanie do jednej z trzech ww. grup zespołów całkowicie opracowanych nie wywołuje w stosunku do nich żadnych skutków Powyższe kryteria mają istotne zastosowanie w odniesieniu do zespołów nieopracownych
Propozycje Zespołu a Decyzja NDAP Podział zasobu: komisje metodyczne archiwów, zatwierdza Centralna Komisja Metodyczna Podział zasobu: komisje metodyczne archiwów, zatwierdza Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
Sposób opracowania zespołów grupy pierwszej (A1) Zespoły opracowuje się zgodnie z obecnie obowiązującą metodyką archiwalną, a w przypadku materiałów o szczególnej wartości historycznej należy rozbudować części wstępu, zawierające dzieje ustrojowe twórcy oraz zawartość akt zespołu. Sporządza się inwentarz książkowy z wykorzystaniem techniki komputerowej. Eliminacji ulegają inwentarze kartkowe Zgodnie z obowiązującą metodyką (nie stosuje się uproszczonych metod),
Sposób opracowania zespołów grupy drugiej (A2) Opracowuje się według zmodyfikowanych zasad metodycznych: 1. we wstępie do inwentarza dzieje ustrojowe zespołu oraz zawartość pozostaje bez zmian, 2. skróceniu ulegają pozostałe części wstępu, 3. odstąpienie od fizycznej systematyzacji akt na rzecz systematyzacji inwentarzowej, 4. odstąpienie od brakowania pojedynczych akt w obrębie jednostek archiwalnych, 5. sporządza się inwentarz książkowy z wykorzystaniem techniki komputerowej, umożliwiającej nadawanie materiałom zespołu układu ustrojowego bez konieczności ich fizycznej systematyzacji Modyfikacja wstępu do inwentarza (wstęp powinien być zwięzły): dzieje ustrojowe, zawartość zespołu oraz dzieje zespołu bez zmian, pozostałe części ulegają skróceniu, Odstąpienie od brakowania pojedynczych kart w j.a.
Sposób opracowania zespołów grupy trzeciej (A3) Pomocą archiwalną może być prawidłowo sporządzony spis zdawczo - odbiorczy lub inna pomoc ewidencyjna, jeśli jej stan umożliwia udostępnienie zespołu, Powyższa ewidencja otrzymuje formę zewnętrzną inwentarza książkowego sporządzonego z wykorzystaniem techniki komputerowej, z zachowaniem układu akt, w jakim materiały zostały przejęte, Funkcję wstępu do inwentarza pełni informacja o zespole (notatka wstępna) Prawidłowo sporządzony spis zdawczo-odbiorczy lub inny środek do przejętych akt, Dopuszcza się zaniechanie porządkowania wewnętrznego oraz paginacji j.a. Notatka informacyjna (zamiast wstępu), zawierającą w formie syntetycznej dzieje ustrojowe aktotwórcy, zawartość zespołu, dzieje zespołu, charakterystyka archiwalna oraz informacje o metodzie porządkowania.
Sposób opracowywania dopływów Dopływy do opracowanych zespołów otwartych lub akcesje do zespołów zamkniętych, niezależnie od tego do jakiej grupy zostały zakwalifikowane należy opracowywać zgodnie z metodą zastosowaną na wcześniejszym etapie opracowania. Do dopływów sporządza się notatki informacyjne. W obrębie całego zespołu sporządza się inwentarze z wykorzystaniem techniki komputerowej. Sygnatury nadane jednostkom w spisie zdawczo - odbiorczym oraz w wyniku inwentaryzacji traktowane są jako sygnatury ostateczne (nie podlegające zmianie).
Zmiany w zasadach opracowania zasobu - c.d. Rygorystyczne egzekwowanie od nadzorowanych jednostek - przez nadzór archiwalny - wymogu przekazywania do archiwum państwowego materiałów archiwalnych w stanie uporządkowanym, Przejmowanie materiałów do archiwów państwowych na podstawie spisów sporządzonych zarówno metodą tradycyjną (na nośniku papierowym), jak i komputerową (na nośniku elektronicznym).
Zmiany... - przedsięwzięcia organizacyjne Zwiększenie ilości pracowników i czasu pracy na czynności związane bezpośrednio z opracowywaniem zasobu, w tym sporządzaniem pomocy wyższego rzędu; Wprowadzenie w sprawozdawczości dotyczącej archiwów państwowych pojęcia zasobu zewidencjonowanego, którego podstawową cechą jest możliwość identyfikacji jednostki archiwalnej; Termin zakończenia przeglądu środków ewidencyjnych oraz wartościowania zespołów archiwalnych - 30 XII 2000 r.
Efekty wprowadzenia uproszczonych zasad opracowania Przypomnijmy, iż celem wprowadzenia uproszczonych zasad było usprawnienie i przyspieszenie prac nad opracowaniem zasobu archiwów państwowych, a w konsekwencji zwiększenie liczby zespołów (zbiorów) archiwalnych udostępnianych użytkownikom archiwów państwowych.
Efekty - ocena wprowadzenia uproszczonych zasad opracowania Nieprecyzyjne kryteria podziału zasobu archiwalnego, Niejasne zalecenia dot. wstępów i notatek informacyjnych, Dyskusyjny cel wprowadzenia Wskazówek, czyli zwiększenie udostępniania, Nieuzasadniona niejednolitość postępowania z różnymi rodzajami dokumentacji, Dowolność uproszczonych działań podejmowana w archiwach, Pozytywnym aspektem uproszczonych metod opracowania w archiwach jest zalecenie stosowania tzw. sygnatury skaczącej i odejście od czasochłonnej fizycznej systematyzacji archiwaliów
Stan opracowania i zewidencjonowania materiałów archiwalnych w polskich archiwach państwowych Ilość zespołów (%) Ilość j.a. (%) Ilość mb. (%) Zasób archiwów państwowych - stan na 31 XII 2012 r. 92 082 100 41 428 507 100 309 921,88 100 Zasób całkowicie opracowany 11 297 807 28 137 767,31 44,5 Zasób zewidencjonowany 91 926 99,5 26 626 849 64 304 819,90 98,3
Stan opracowania materiałów archiwalnych w Archiwum Państwowym w Poznaniu Ilość zespołów (%) Ilość j.a. (%) Ilość mb. (%) Zasób - stan na 31 XII 2012 r. (2012) 7 162 (2011) 7 118 100 (2012) 1 136 373 (2011) 1 127 354 100 (2012) 13 819,52 (2011) 13 690,06 100 Zasób całkowicie opracowany (2012) 729 770 (2011) 725 758 64 64 (2012) 9 544,06 (2011) 9 479,59 69 69 Zasób zewidencjonowany (2012) 7 159 (2011) 7 115 99,9 99,9 (2012) 1 118 559 (2011) 1 105 621 98 98 (2012) 13 480,10 (2011) 13 326,96 97,5 97
Co dalej? W 2005 r. Centralna Komisja Metodyczna podjęła próbę przedstawienia projektu Wytycznych w sprawie sporządzania archiwalnego inwentarza naukowego (gdzie pojawił się termin inwentarz elektroniczny ), jednak projekt ten nie wyszedł poza sferę dyskusji. Polska archiwistyka weszła w erę archiwistyki cyfrowej z przepisami o inwentarzu archiwalnym pochodzącymi z lat 60. i 80. XX w.
Co dalej? Póki co pewien zamęt wprowadzają przepisy metodyczne, regulujące kwestie opracowania poszczególnych rodzajów dokumentacji, opierające się na tradycyjnych ustaleniach o inwentarzu kartkowym/książkowym lub też wspominające o inwentaryzacji w systemie informatycznym. W tym drugim przypadku pomijają kwestie sporządzania inwentarza, który przecież nie został wycofany z użytku, mimo inwentaryzacji w systemie informatycznym. Jednocześnie przepisy o uproszczonych metodach opracowania zalecają sporządzanie inwentarzy książkowych za pomocą techniki komputerowej, również bez wyjaśnienia, jak mają one wyglądać. Skutkiem tej niespójności przepisów jest swego rodzaju dowolność postępowania archiwów w tej kwestii, a praktyka ta z pewnością nie ułatwia użytkownikom poszukiwań.
Co dalej? Inwentarz elektroniczny - powszechny środek ewidencyjno-informacyjny w archiwach Zintegrowany System Informacji Archiwalnej (ZoSIA) jako próba wprowadzenia zmian jakościowych Przeźroczysty model archiwum - brak bariery między użytkownikiem a treścią dokumentów, co wiąże się przede wszystkim z upowszechnieniem dostępu do ich treści poprzez publikowanie zdigitalizowanych archiwaliów w sieci
Co dalej? Międzynarodowe standardy opisu, rekomendowane przez Międzynarodową Radę Archiwów: ISAD(G) - Międzynarodowy Standard Opisu Archiwalnego. Część ogólna. Wersja 2. Warszawa 2005 (tłum. H. Wajs). Zob. także: A. Baniecki, ISAD(G) światowy system wielopoziomowego opisu materiałów archiwalnych. Wprowadzenie do zagadnienia, Archeion, t. 108, 2005, ss. 241-267. ISAAR(CPF) - Międzynarodowy Standard Archiwalnych Haseł Wzorcowych stosowanych do archiwów ciał zbiorowych, osób i rodzin. Wersja 2. Warszawa 2006 (tłum. A. Laszuk).
Co dalej? Standard EAD nowoczesny sposób prezentacji i trwałego zapisu danych w inwentarzu elektronicznym EAD_PL. Międzynarodowy standard zapisu informacji o zasobie archiwalnym. Wersja polska. Przekład i oprac. A. Klubiński, W. Woźniak, NAC 2008. Standard jest rozwijany na Uniwersytecie Kalifornijskim w Berkeley oraz przez Stowarzyszenie Archiwistów Amerykańskich. Standard zawiera 146 znaczników (tagów), będących elementami języka XML i odwołującymi się do elementów opisu archiwaliów (konieczność zgodności opisów z ISAD-em). W EAD prezentowane są inwentarze w wielu europejskich i amerykańskich instytucjach przechowujących archiwalia. Międzynarodowa wymiana danych wymaga jednak stworzenia mechanizmu w postaci gotowej aplikacji do generowania inwentarzy w EAD. Inwentarz EAD pozwala na połączenie opisów na poziomie zespołu archiwalnego oraz jednostek archiwalnych, co umożliwi wygenerowanie automatycznego wstępu i inwentarza.
AP P-ń - problemy opracowania zasobu archiwalnego Znaczenie nadzoru archiwalnego: poziom i jakość uporządkowania materiałów przed ich przejęciem wpływa na proces opracowania w APP (prawidłowość rozpoznania przynależności zespołowej, uporządkowanie wewnętrzne teczek, właściwe tytuły i daty); W APP nie stosuje się uproszczonych metod opracowania w zakresie zatwierdzania spisów zdawczo-odbiorczych jako pomocy archiwalnych, (Decyzja Nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 10 grudnia 2002 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących uproszczonego opracowania zasobu archiwalnego przechowywanego w archiwach państwowych);
AP P-ń - problemy opracowania zasobu archiwalnego Przepisy metodyczne: wielokrotnie wskazywano na ich nieaktualność i niespójność, ostatnio rekomendację do ich zmiany i aktualizacji przedstawił zespół naukowy do spraw analizy i kierunków nowelizacji wskazówek metodycznych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (powołany w lipcu 2012 r.) Link do analizy http://archiwa.gov.pl/pl/prawo/3546-wskazowkimetodyczne.html Zapowiedziano powołanie zespołów naukowych, które mają się zająć tworzeniem nowych przepisów: najbardziej potrzebne wydają się być przepisy o inwentarzu archiwalnym (obecne pochodzą z 1960 i 1984 r.) połączone z wprowadzeniem zasad opisu i opracowania archiwaliów opartych o międzynarodowe standardy ISAD(G) i ISAAR (CPF).
AP P-ń - problemy opracowania zasobu archiwalnego Konieczne jest monitorowanie obowiązujących przepisów: ocena ich przydatności, skuteczności, co w rezultacie powinno skutkować szybkim i elastycznym reagowaniem na ewentualne uwagi i postulaty archiwistów; Komisja Metodyczna: procedury zatwierdzania inwentarza, łącznie z zapoznawaniem się z uchwałami przez odpowiedni organ NDAP nieco długie i skomplikowane, zbytnie sformalizowanie czynności KM nie wpływa na jej sprawne działanie. Jest to istotne ze względu na fakt, że zgodnie z zaleceniami NDAP do Internetu można przekazywać dane tylko zatwierdzone przez KM, tak więc od sprawności działania KM zależy stan informacji o zasobie archiwum w Sieci. Warto zastanowić się nad zmianą tego zalecenia, aby do Sieci mogły trafiać dane także w wersji roboczej. KM działa na podstawie Decyzji Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania z późn. zm.
AP P-ń - problemy opracowania zasobu archiwalnego Dla usprawnienia pracy KM należy rozpatrzyć możliwość jej pracy w systemie teleinformatycznym (w tym na forum internetowym), na wzór zaleceń co do trybu pracy CKAOD; Zob. Zarządzenie Nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 31 lipca 2012 r. w sprawie powołania oraz zakresu i trybu działania Centralnej Komisji Archiwalnej i Oceny Dokumentacji http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/ckaod_zarz% C4%85dzenie%20nr%209%20z%2031%20lipca%20201 2.pdf
Problemy na poziomie oddziału zamiejscowego Niewystarczająca obsada kadrowa zakres realizowanych przez oddział zamiejscowy zadań obejmuje praktycznie wszystkie aspekty działalności placówki archiwalnej, a ponadto zwrócić należy uwagę, że obok czynności związanych z samym opracowaniem zespołów, stosunkowo dużo czasu zajmuje wprowadzanie zmian w ewidencji zasobu archiwum (szczególnie w archiwach wykorzystujących system ZoSIA); Procedura zatwierdzania zespołu archiwalnego jako opracowanego w odniesieniu do zespołów archiwalnych prostych (zaliczonych głównie do grupy uproszczonego opracowania A3) można byłoby rozważyć skrócenie procedury zatwierdzania przekazując to zadanie kierownikowi oddziału opracowania lub kierownikowi oddziału zamiejscowego, natomiast zatwierdzanie przez komisje metodyczne byłoby zarezerwowane dla zespołów bardziej skomplikowanych i/lub ważniejszych (głównie z grup opracowania A2 i A3);
Problemy na poziomie oddziału zamiejscowego problemy związane z opracowywaniem zasobu archiwalnego zostały zidentyfikowane i opisane w wyniku prac powołanego przez NDAP zespołu naukowego do spraw analizy i kierunków nowelizacji wskazówek metodycznych wydanych przez NDAP (http://www.archiwa.gov.pl/pl/prawo/3546-wskazowki-metodyczne.html), pod którymi można się również popisać, w tym m.in.: konieczność opracowania jednolitych zasad ewidencjonowania i opracowania zasobu, w tym konieczność opracowania jednolitej normy opisu archiwalnego ze wskazaniem poziomów opisu oraz elementów obowiązkowych i nieobowiązkowych opisu na każdym z poziomów, konieczność opracowania szczegółowych wytycznych porządkowania i opisu materiałów przechowywanych w archiwach państwowych, w tym specyficznych rodzajów materiałów archiwalnych, np. dokumentów elektronicznych, oraz innych materiałów, np. obiektów muzealnych, kopii materiałów archiwalnych, konieczność nowelizacji i/lub opracowania szczegółowych wytycznych porządkowania zespołów zawierających materiały określonych grup twórców lub nowych typów zespołów czy zbiorów przejmowanych do archiwów, np. materiałów archiwalnych organów samorządu terytorialnego, brak zasad postępowania i opisu przechowywanych w archiwach państwowych kopii materiałów archiwalnych, w tym kopii tworzonych w archiwach (mikrofilmy, skany), tak aby stanowiły one część systemu informacji archiwalnej.
ZoSIA. Zmienność narzędzi pracy w latach 2005-2013. APP pracowało w IZA.4.0, IZA.6.0 i od 2009 roku w systemie ZoSIA; System ma stopniowo dokładane segmenty do opracowania poszczególnych rodzajów dokumentacji; Umożliwia inwentaryzację dokumentacji aktowej, kartograficznej, technicznej, ulotnej, fotografii, nagrań i wizualnych; System umożliwia generowanie inwentarzy w różnych kombinacjach (np. tylko określone rodzaje dokumentacji, tylko wskazane serie, tylko wskazany zakres sygnatur); System umożliwia także generowanie raportów przydatnych w pracy; System umożliwia kontrolę pracy, logowanie zmian (zapisywanie historii zmian); System ZoSIA umożliwia migrację danych ze spisów zdawczoodbiorczych. Niestety korzystamy z tego na niewielką skalę.
Kryteria monitorowania poziomu opracowania Przygotowanie do sporządzenia planu pracy poprzez analizę sprawozdań za poprzednie lata oraz wykorzystywanych baz danych Roczny plan pracy komórki organizacyjnej Indywidualny roczny plan pracy dla każdego pracownika Miesięczne sprawozdania pracy możliwość analizy co miesiąc na jakim etapie jest wykonanie planu opracowania. Warto zaznaczyć, że oprócz opracowania podstawowymi zadaniami jest inwentaryzacja materiałów bez ewidencji, niekiedy zakończona tylko na etapie spisu roboczego Monitorowaniu opracowania, w aspekcie merytorycznym, sprzyja funkcja recenzenta opracowania
Kryteria monitorowania poziomu opracowania Sprawozdanie statystyczne i opisowe. W zasadzie odzwierciedlają ilościowe parametry inwentaryzacji. Należy jednak pamiętać, że dokument elektroniczny to postać a nie rodzaj dokumentacji. Dokumentem elektronicznym może więc być zarówno materiał aktowy jak dokumentacja kartograficzna czy fotograficzna. Może należy rozważyć na etapie opracowania dodanie nowego elementu opisu odnoszącego się do postaci właśnie (np.: postać analogowa i postać cyfrowa)? Listę rodzajów dokumentacji należy rozszerzyć o materiały ulotne, tym bardziej że materiały te są opracowywane w archiwach na mocy Decyzji nr 12 NDAP z 9 marca 2007 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dot. zasad gromadzenia i opracowania materiałów ulotnych w archiwach państwowych. Wprowadzenie tego pojęcia z pewnością przyczyni się do lepszego rozpoznania rodzajów dokumentacji znajdujących się w zasobie archiwalnym i zinwentaryzowanych w roku sprawozdawczym.
Planowanie długofalowe Dokończenie opracowania zespołów grupy akt: archiwa rodzinnomajątkowe i archiwa prywatne oraz spuścizn w związku przygotowaniem zestawień tych akt pod kątem przygotowywanej ustawy reprywatyzacyjnej w 2005 roku Inwentaryzacja i opracowanie jednostek bez ewidencji przy zespołach już opracowanych (z 216 zespołów bez ewidencji w 2005 do 47 zespołów w 2013 roku) Opracowanie akt z rad narodowych i urzędów miejsko-gminnych z lat 1973-1990 zespołów w latach 2004-2013 Dokończenie opracowania KW PZPR inwentaryzacja fotografii, wydawnictw i druków ulotnych 2013 r. Systematyczne opracowywanie akt metrykalnych inwentaryzacja bezpośrednio po przejęciu materiałów do zasobu Opracowanie zespołów akt przedsiębiorstw likwidowanych odgrywających dużą rolę w regionie, np. Modena Polfa Spomasz, Wiepofama Opracowanie akt notariuszy: 45 zespoły w latach 2008-2013
Potrzeby kształtowania kompetencji w zakresie opracowania zasobu Brak szkoleń merytorycznych dla pracowników opracowania, (wobec stosunkowo znacznej wymiany kadr niezbędne jest zapewnienie szkoleń); Brak kontaktów międzyarchiwalnych komórek zajmujących się opracowaniem zasobu; Konieczne jest zwiększenie ilości szkoleń, warsztatów, treningów w momencie wdrażania nowych narzędzi informatycznych oraz w momencie wdrażania nowych przepisów metodycznych.
Dziękuję Państwu!
Opowiadanie z Piły OPRACOWANIE A UŻYTKOWNIK ZASOBU Jan Kowalski mieszka w Pile. Chce poznać zasób miejscowego oddziału archiwum na poziomie jednostkowym. Przyszedł do pracowni i przejrzał 436 inwentarzy książkowych, 525 spisów roboczych i 6 spisów zdawczo-odbiorczych dla wszystkich 962 zespołów. Jan Kowalski jest usatysfakcjonowany. Został dobrze obsłużony. Mamy wszak XXI wiek. Klient nasz pan. Ten sam Jan Kowalski zamieszkał w Przemyślu, ale znów postanowił przejrzeć zasób oddziału w Pile. Włączył Internet, z ukontentowaniem zapoznał się z nowoczesną wyszukiwarką. Mógł jednak zajrzeć tylko do 409 zespołów na poziomie jednostkowym. Zdziwił się, bowiem w pilskiej pracowni otrzymał jeszcze owe 525 spisów roboczych będących wydrukami z elektronicznej bazy danych. Liczył więc, że przejrzy pomoce dla 934 zespołów. Jan Kowalski jest usatysfakcjonowany? Został dobrze obsłużony? Mamy wszak XXI wiek? Klient nasz pan? Jan Kowalski nie wie, że w Internecie mogą być publikowane tylko pomoce dla zespołów opracowanych. Nie rozumie, dlaczego jego fizyczna obecność w pracowni daje mu dostęp do wszystkiego i status dobrze obsłużonego użytkownika, a jako klienta internetowego - użytkownika gorszego. Nie wie też, że i tak miał szczęście, bowiem w Pile treść ponad 200 sporządzonych tradycyjnie inwentarzy książkowych przeniesiono do baz danych pomimo istnienia równie tradycyjnie sporządzonych inwentarzy skarbowych. Jednym z najważniejszych celów opracowania jest jak najlepsze poinformowanie użytkownika o zespole. Wstęp czy notka zawierają wiele cennych wiadomości. Nikt tego nie neguje. Jednak opracowanie zespołu czy jego brak nie ograniczały w dobie preinformatycznej dostępu do podstawowej informacji, jaką niósł choćby spis zdawczo-odbiorczy. Dziś już tak. Prowokacyjnie zapytam - Czy informacja i jej upowszechnienie jest cennym dobrem? Czy Jan Kowalski w pracowni i Jan Kowalski w Internecie to inny użytkownik? A on sam, poinformowany o przepisach ograniczających zasady wywieszania pomocy w Internecie, zapyta - Ale dlaczego? Opracowanie jest cenne i wartościowe - ale użytkownicy szukają informacji nie tylko w inwentarzach zespołów opracowanych. I nie tylko w pracowniach. Także przez Internet. A może by tak pokusić się o zmianę przepisów i poprzez prostą zmianę nazwy, korektę w bazie danych, pozwolić na tworzenie i publikowanie tam nie tylko inwentarzy, ale również tworów na przykład pod nazwą spis materiałów archiwalnych i będących po prostu w elektronicznym wydaniu odzwierciedleniem spisów zdawczoodbiorczych. Tychże samych, które i tak udostępnia się w pracowniach. I po prostu zaznaczyć, że nie jest to produkt ostateczny.
Opowiadanie z Piły OPRACOWANIE A ZASADY UPROSZCZONEGO OPRACOWANIA W PRAKTYCE Zasady uproszczonego opracowania pozwalają na, jak wskazuje sama nazwa szybkie i uproszczone przyjęcie zespołu z grupy A3 przez komisję metodyczną na podstawie dobrze sporządzonego spisu zdawczo-odbiorczego i notatki informacyjnej. Tyle teoria. Jednak tak opracowany zespół pozbawiony jest jednego bardzo ważnego waloru - nie da się go opublikować w Internecie w obowiązujących bazach danych IZA czy ZoSIA. Wydawać by się mogło, że i na to jest prosta rada - wystarczy przenieść dane ze spisu do odpowiedniej bazy. I gotowe. Tu jednak kończy się teoria, a zaczyna praktyka (czyli schody). Skromny spis zyskuje w bazie dumne miano inwentarza książkowego zachowując jednak tylko swoje podstawowe dane: znak teczki, jej tytuł, daty skrajne, uwagi (zgodnie z formularzem spisu obowiązującym i praktykowanym co najmniej do końca XX wieku). A jak inwentarz, to komisja metodyczna życzy sobie serię, podserię, strony, opis zewnętrzny i co tam jeszcze można. I tak kończy się uproszczone opracowanie. A właściwie nie zaczyna, bo ile jest w archiwach idealnie sporządzonych spisów zdawczo-odbiorczych (mówimy o tych z lat 70., 80. czy 90.) pozbawionych choćby prostych literówek. Prawdziwe uproszczone opracowanie stanie się możliwe, gdy będzie można przenieść do baz danych spis zdawczo-odbiorczy dokonując w nim niezbędnych drobnych poprawek. Tylko opracowujący będzie decydował, czy uzupełni go o dodatkowe dane, np. liczbę stron czy opis zewnętrzny. Ten twór musi też mieć inną nazwę niż inwentarz książkowy, np. spis opracowanych materiałów archiwalnych. Rozwiąże to kilka kwestii: udostępniania w Internecie, przyspieszy opracowanie i wyeliminuje z tradycyjnie sporządzonych spisów istniejące tam ewentualnie błędy. I jeszcze jedna sprawa: przyzwyczajenie i nastawienie samych opracowujących. Hamulcowym nie musi i nie jest tylko komisja metodyczna i przepisy. Opracowujący zespół też chce wykazać, że jest ważny, jest jego "powtórnym kreatorem", nie po to studiował i praktykował wiele lat, aby tylko "przystawić pieczątkę". Temat na szkolenie dla opracowujących?
Opowiadanie z Piły OPRACOWANIE A OCZEKIWANIA (NIE TYLKO PRZELOZONEGO) Kierownik jednostki oczekuje, że zasób archiwum z upływem lat będzie w coraz większym stopniu opracowany. Opracowanie nie nadąża jednak za przejmowaniem. Oddział w Pile tylko w tym roku przejął już 86 mb., 8221 j.a. tworząc 4 nowe zespoły. W dużej mierze są to "gotowce" do uproszczonego opracowania, ale część starych problemów (to nadal spisy tradycyjne choćby i też na płytach, a nie zapis w bazie danych) pozostała (por. Opracowanie a zasady uproszczonego opracowania w praktyce). W latach 2008-2012 przejęto 35 nowych zespołów liczących 31,34 mb., 8408 j.a. W tym samym czasie opracowano 27 zespołów - 104,79 mb., 6106 j.a. jedynie więc pod względem metrażu opracowanie przewyższyło przejmowanie. Gdyby jednak wziąć pod uwagę również i dopływy z tych lat do zespołów istniejących, to liczby te wyglądają znacznie mniej korzystnie. W sumie bowiem przejęto 177,71 mb. i 16374 j.a. Wszystkie więc dane dotyczące przejmowania przekraczają efekty opracowania, pomimo, że te można uznać za satysfakcjonujące. I tak więc nożyce się rozwierają...
To już koniec! Raz jeszcze bardzo dziękuję za uwagę