Polityka zapobiegania przekupstwu i korupcji Royal Mail Group Grupa Royal Mail stosuje politykę zerowej tolerancji dla zjawisk przekupstwa i korupcji. Niniejsza polityka wyznacza standardy postępowania, które zdaniem Grupy ograniczają ryzyko przekupstwa, w tym m.in. określa wymagania Grupy dotyczące wręczania oraz przyjmowania prezentów i wydatków na cele reprezentacji w relacjach z osobami trzecimi. Tematyka dokumentu Wstęp Moya Greene. Polityka. Zakres podmiotowy. Czym są przekupstwo i korupcja. Jak postępować? o przekupstwo i korupcja. o prezenty i wydatki reprezentacyjne. Skutki naruszeń. Inne dokumenty. Zgłaszanie niepokojących spraw. Jak uzyskać pomoc? Pytania dotyczące niniejszej polityki należy zgłaszać bezpośredniemu przełożonemu. Bezpośredni przełożeni pracowników uzyskają stosowne informacje w następujący sposób: Wielka Brytania dzwoniąc do działu HR Services Advice Centre pod nr tel. 0845 6060603 / 5456 7100; Osoby pełniące funkcje kierownicze w Parcelforce Worldwide mogą dzwonić pod nr tel. 0845 6042787 / 5456 4747. Kontaktując się z zespołem Group Compliance team pod nr tel. 0207 449 8302 / 5461 8302 lub group.compliance@royalmail.com Informacje są również dostępne pod adresem: https://www.psp.royalmailgroup.com Grupa GLS Autor: Emily Pang WERSJA: 19 marca 2015 r. Pytania dotyczące niniejszej polityki należy zgłaszać bezpośredniemu przełożonemu. Pomoc można uzyskać także od krajowego Pełnomocnika ds. Zgodności, który może ponadto udzielić porady prawnej lub pomóc w jej uzyskaniu. Dane kontaktowe: Pełnomocnik ds. Zgodności Telefon: +48 514 948 384 E-mail: compliance@gls-poland.com Krajowi Managerowie ds. Zgodności mogą uzyskać pomoc dzwoniąc do działu GLS Group Compliance pod nr tel. +49 6677 64658 17500/501/502. WERSJA: 19 marca 2015 r. Strona 1 z 6
List od Moyi Greene Wstęp Jednym z największych atutów, Grupy Royal Mail jest zaufanie, którym cieszy się ona wśród swoich klientów. Budujemy je od 500 lat musimy więc czynić wszystko, co w naszej mocy, aby je chronić i pielęgnować. Oznacza to między innymi konieczność ścisłego przestrzegania przepisów obowiązującego prawa. W następstwie wprowadzenia ustawy antykorupcyjnej z 2011 r., Grupa Royal Mail wzmocniła i na bieżąco monitoruje przyjęte procedury przeciwdziałania zjawisku korupcji. Działania te wynikają nie tylko z obowiązku przestrzegania przepisów o zwalczaniu przekupstwa, ale służą także ochronie dobrego imienia naszej organizacji i podkreślają jej zaangażowanie w prowadzenie działalności gospodarczej w sposób uczciwy, rzetelny i przejrzysty oraz zgodnie z najwyższymi standardami etyki. Przypadki korupcji narażają Grupę Royal Mail, jej pracowników i inne osoby działające w naszym imieniu na ryzyko wszczęcia postępowania karnego, nałożenia grzywien, wykluczenia z udziału w postępowaniach przetargowych oraz inne kary. Są ponadto sprzeczne ze wszystkimi zasadami reprezentowanymi przez nas i naszą markę. Stosowana przez nas polityka zerowej tolerancji dla przekupstwa i korupcji spotkała się z jednomyślną aprobatą Zarządu Royal Mail Group. W realizacji opisanych wyżej zasad uczestniczy cała kadra wykonawcza. Każdego dnia wykonując naszą wspólną pracę, musimy dbać o to, aby swoim postępowaniem nie narażać na utratę dobrego imienia Grupy Royal Mail. Zachęcam do uważnej lektury treści zaktualizowanej polityki i związanych z nią wytycznych. Pozwoli to Wam lepiej zrozumieć swoją rolę oraz obowiązki, jakie wiążą się z tymi, jakże ważnymi sprawami. Wiem, że mogę liczyć na Wasze wsparcie. Dziękuję. Moya Greene Prezes Royal Mail Group WERSJA: 19 marca 2015 r. Strona 2 z 6
1. Polityka Royal Mail Group Limited (RMG) przyjęła politykę zerowej tolerancji dla zjawisk przekupstwa i korupcji. W ramach przyjętej polityki stosujemy się do przepisów brytyjskiej ustawy z 2010 r. o przekupstwie (UK Bribery Act) oraz przepisów prawa w zakresie przeciwdziałania przekupstwu i korupcji obowiązujących w krajach, w których prowadzimy działalność. W związku z tym: osobom pracującym dla RMG nigdy nie wolno obiecywać, proponować lub wręczać łapówek, osobom tym nigdy nie wolno oczekiwać, domagać się lub przyjmować łapówek, każda osoba musi przestrzegać standardów RMG określonych w treści Polityki antykorupcyjnej, Polityki w zakresie oferowania i przyjmowania podarunków i wydatków reprezentacyjnych oraz Polityki zapobiegania konfliktom interesów, w związku z odmową wręczenia lub przyjęcia łapówki żadnej osobie nie grozi przeniesienie na niższe stanowisko, kara lub inne negatywne konsekwencje, również wtedy, gdy odmowa może prowadzić do utraty szans biznesowych przez spółkę. 2. Zakres podmiotowy 3. Czym są przekupstwo i korupcja? Zarząd RMG wyraził jednomyślną aprobatę dla opisanych wyżej zasad. Zasady te mają zastosowanie w każdym z krajów, w których prowadzimy działalność, bez względu na lokalne zwyczaje i praktyki. Niniejsza polityka stosuje się do wszystkich osób pracujących dla RMG i jej spółek zależnych, w tym grupy kapitałowej General Logistics B.V. ( Grupa GLS ), a także innych spółek zależnych RMG. Pod pojęciem osób należy rozumieć wszystkich pracowników (bez względu na formę zatrudnienia/ nawiązania współpracy) niezależnie od treści zawartych przez nich umów o pracę, osoby zatrudnione na podstawie kontraktów cywilnoprawnych, a także członków organów zarządzających i innych przedstawicieli spółki. RMG wymaga, aby osoby trzecie, które pracują w jej imieniu, we wszystkich stosunkach z GLS przestrzegały wszelkich obowiązujących przepisów prawa dotyczących przeciwdziałania przekupstwu. RMG wymaga od wspomnianych osób trzecich, aby we wszystkich stosunkach biznesowych z RMG przestrzegały zapisów niniejszej polityki oraz związanych z nią wytycznych. Przekupstwo polega na obiecywaniu, proponowaniu, wręczaniu, żądaniu lub przyjmowaniu (bezpośrednio lub poprzez osoby trzecie) dowolnej korzyści, która zachęca do niewłaściwych zachowań lub je wynagradza. Korzyść może mieć charakter finansowy lub niefinansowy i może obejmować wszystko, co stanowi wartość dla osoby, której oferuje się łapówkę lub osoby z nią związanej (np. krewnego lub przyjaciela), Za zachowania niewłaściwe uważa się zachowania niezgodne z prawem, nieuczciwe lub stanowiące naruszenie obowiązków. Łapówka może być wręczona bezpośrednio lub przez osobę trzecią. Wręczenie łapówki stanowi przestępstwo również wtedy, gdy łapówka nie zostanie przyjęta lub nie przyniesie pożądanego skutku. Z korupcją mamy do czynienia w sytuacji, w której dana osoba wykorzystuje swoje stanowisko w RMG dla osobistej korzyści lub inna osoba nadużywa swojej władzy albo stanowiska związanego z pełnioną rolą dla osobistej korzyści. Przekupstwo i korupcja mogą dotyczyć zarówno sektora publicznego, jak i sektora prywatnego. Szczególną ostrożność należy jednak zachować w kontaktach z urzędnikami publicznymi (np. pracownikami administracji państwowej lub WERSJA: 19 marca 2015 r. Strona 3 z 6
pracownikami przedsiębiorstw państwowych, np. narodowego operatora pocztowego), co wynika z faktu, iż osoby te podlegają bardziej rygorystycznym uregulowaniom prawnym. Płatności ułatwiające załatwienie sprawy są to zazwyczaj niewielkie opłaty lub podarunki wręczane nieoficjalnie funkcjonariuszom publicznym, aby uzyskać załatwienie lub przyspieszenie danej sprawy w ramach wykonywanych przez nich obowiązków. Przykładem są płatności wręczane policjantom, w celu uniknięcia kary za popełnione wykroczenie w ruchu drogowym, a także nieoficjalne płatności mające na celu przyspieszenie odprawy celnej albo uzyskanie pozwoleń, licencji lub wiz. Płatności ułatwiające załatwienie sprawy uznaje się za łapówkę, są one nielegalne i nie do przyjęcia w żadnych okolicznościach. 4. Jak postępować? RMG może podlegać odpowiedzialności za przestępstwo przekupstwa popełnione w dowolnym miejscu na świecie przez każdą osobę, która świadczy usługi lub wykonuje inne działania w jej imieniu, np. przez pracownika którejś ze spółek zależnych GLS. Przekupstwo i korupcja Obowiązek przestrzegania standardów, które minimalizują ryzyko przekupstwa w RMG, dotyczy każdej osoby. Wszystkie nasze kontakty z urzędnikami publicznymi oraz innymi firmami muszą być otwarte i przejrzyste. Wzajemne zobowiązania należy realizować zgodnie z wdrożonymi procesami biznesowymi. Postępowanie takie stanowi gwarancję zapobieżenia przekupstwu lub korupcji. Unikniemy także wrażenia lub posądzenia o to, że postępujemy w sposób niewłaściwy. Należy: Nie wolno: przestrzegać niniejszej polityki oraz dodatkowych wskazówek wydawanych przez RMG, Grupę GLS lub własną jednostkę biznesową, podejmować uzasadnione działania w celu upewnienia się, że dany agent, pośrednik lub inny partner biznesowy, z którym chcemy nawiązać współpracę, jest uczciwy i powstrzyma się od przekupstwa, prowadzić prawidłową, kompletną i dokładną dokumentację, w celu dokonania płatności zawsze korzystać z zatwierdzonych sposobów zapłaty, używając przy tym zatwierdzonych kanałów biznesowych - nigdy nie korzystać z gotówki lub zagranicznych rachunków typu off-shore, ukończyć wszystkie obowiązkowe szkolenia z zakresu zapobiegania przekupstwu oraz szkolenia utrwalające zdobytą wcześniej wiedzę, zgłaszać wszelkie niepokojące sprawy zespołowi ds. zgodności bezpośrednio lub korzystając z zewnętrznej informacyjnej linii pomocy Speak Up. obiecywać, proponować lub wręczać łapówek w jakiejkolwiek postaci, zarówno bezpośrednio, jak przez osoby trzecie (np. agentów lub dostawców), żądać ani przyjmować łapówek w jakiejkolwiek postaci, zarówno bezpośrednio, jak i przez osoby trzecie, dokonywać w imieniu RMG płatności ułatwiających załatwienie sprawy lub sugerować, że płatności takich dokona RMG, pozwalać na to, aby interesy prywatne wpływały na pracę wykonywaną dla RMG, a także zatajać związki z osobami lub organizacjami, z którymi współpracujemy gospodarczo, wykorzystywać zajmowane stanowiska w RMG dla własnej korzyści. WERSJA: 19 marca 2015 r. Strona 4 z 6
W przypadku wątpliwości dotyczących zaistnienia sytuacji przekupstwa lub innego działania o podobnym charakterze, należy skonsultować się z zespołem ds. zgodności. Prezenty i wydatki na reprezentację Oferowanie lub przyjmowanie prezentów, działania reprezentacyjne, imprezy, darowizny na cele charytatywne lub świadczenia sponsorskie, które zachęcają do niewłaściwych zachowań lub zachowania takie wynagradzają, mogą być uznane za łapówkę. Dotyczy to również prezentów lub działań reprezentacyjnych oferowanych partnerom lub krewnym w związku z działalnością RMG. Działania, które można uznać za uzasadnione i odpowiednie, określają wytyczne RMG dotyczące prezentów i wydatków reprezentacyjnych. Należy: Nie wolno: przestrzegać obowiązujących w RMG lub danej spółce zależnej procedur zatwierdzania i dokumentowania prezentów, wydatków na reprezentację, darowizn na cele charytatywne i świadczeń sponsorskich, niezwłocznie poinformować zespół ds. zgodności, jeśli Ty albo Twój partner lub krewny otrzyma propozycję przyjęcia prezentu lub podjęcia działań o charakterze reprezentacyjnym, a osoba składająca propozycję daje do zrozumienia, iż oczekuje czegoś w zamian - nie przyjmuj złożonej oferty, to może być łapówka. żądać prezentów od osób lub organizacji, z którymi współpracuje RMG, oferować lub przyjmować prezentów, działań o charakterze reprezentacyjnym, darowizn na cele charytatywne lub świadczeń sponsorskich, których celem jest wpłynięcie na podejmowaną decyzję lub ukrycie łapówki; oferować lub przyjmować prezentów w formie gotówki albo ekwiwalentów gotówki, takich jak udziały, karty upominkowe lub bony towarowe (powyższe nie dotyczy napiwków, które klienci wręczają pracownikom bezpośredniego kontaktu); oferować lub przyjmować prezentów albo działań o charakterze reprezentacyjnym, które są objęte zakazem RMG lub danej spółki zależnej; wręczać w imieniu RMG jakichkolwiek darowizn na cele polityczne, zarówno finansowych, jak i rzeczowych (np. nieodpłatnego udostępnienia lokalu użytkowego). W sytuacjach wątpliwych należy zadać sobie zasadnicze pytanie, które brzmi: Czy dany prezent, działanie reprezentacyjne, darowizna lub świadczenie sponsorskie w nieodpowiedni sposób wpłynie na relację biznesową?. 5. Skutki naruszeń Jeśli odpowiedź brzmi tak, określona czynność może stanowić próbę wręczenia łapówki i z tego względu nie należy jej podejmować. Jeśli masz wątpliwość, czy zaoferować lub przyjąć jakiś prezent lub działanie o charakterze reprezentacyjnym, koniecznie skonsultuj się z zespołem ds. zgodności. W świetle brytyjskiego prawa przekupstwo jest przestępstwem. Wyrok skazujący może oznaczać karę pozbawienia wolności na okres do 10 lat lub grzywnę w nieograniczonej wysokości. Surowe kary mogą też czekać RMG, w tym grzywny w nieograniczonej wysokości, roszczenia odszkodowawcze osób trzecich oraz zakaz udziału w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Aby chronić siebie i RMG niezwykle ważnym jest, aby przestrzegać niniejszej polityki oraz wszystkich obowiązujących przepisów o zwalczaniu przekupstwa i korupcji. WERSJA: 19 marca 2015 r. Strona 5 z 6
6. Inne dokumenty 7. Zgłaszanie niepokojących spraw Na osobach, których to dotyczy, spoczywa osobista odpowiedzialność za przestrzeganie niniejszej polityki oraz standardów określonych w treści Polityki zapobiegania przekupstwu i korupcji oraz Polityki przyjmowania i oferowania prezentów i wydatków reprezentacyjnych. RMG i jej spółki zależne traktują wszelkie tego rodzaju naruszenia jako sprawy z zakresu odpowiedzialności dyscyplinarnej. Naruszenia te mogą skutkować postępowaniem dyscyplinarnym, w tym także rozwiązaniem stosunku pracy bez wypowiedzenia. RMG i jej spółki zależne mogą zgłosić wynikłe naruszenie właściwym organom. Nieprzestrzeganie niniejszej polityki przez partnerów biznesowych może skutkować rozwiązaniem współpracy biznesowej przez RMG. Niniejszą politykę należy czytać wraz z wytycznymi o zapobieganiu przekupstwu i korupcji, które szerzej wyjaśniają zagadnienia przekupstwa i korupcji, a także zawierają dodatkowe informacje na temat głównych obszarów ryzyka. Należy także zapoznać się z obowiązującą w jednostce biznesowej lub spółce zależnej Polityką przyjmowania i oferowania prezentów i wydatków reprezentacyjnych, w której opisano wymagania związane z zatwierdzaniem oraz dokumentowaniem prezentów i wydatków reprezentacyjnych. RMG zapewnia całkowitą poufność pracownikom zgłaszającym niepokojące ich kwestie, związane z naruszeniem prawa w jakimkolwiek zakresie. Wszelkie zgłoszenia są traktowane bardzo poważnie i będą odpowiednio weryfikowane. Zabronione są wszelkie formy działań odwetowych wobec pracowników dokonujących zgłoszenia. Wszystkie osoby, którym zostanie zaoferowana łapówka lub którzy zostaną o nią poproszeni, a także osoby podejrzewające, iż w RMG lub w związku z RMG zachodzi sytuacja przekupstwa, korupcji bądź innego naruszenia niniejszej polityki zobowiązane są niezwłocznie zgłosić taki fakt zespołowi ds. zapewnienia zgodności lub skorzystać z zewnętrznej informacyjnej linii pomocy Speak Up. Aby dokonać zgłoszenia przy użyciu linii Speak Up w Wielkiej Brytanii, można skontaktować się z InTouch MCS Ltd pod numerem 0800 0971131. Można także zostawić swoją wiadomość, używając w tym celu poufnego serwisu internetowego pod adresem www.intouchfeedback.com/royalmail. Osoby pracujące dla Grupy GLS, które chcą zgłosić niepokojące je sprawy, korzystając z linii Speak Up, mogą skontaktować się z poufną infolinią Grupy GLS, prowadzoną przez zewnętrzną kancelarię prawną: Dr. Rainer Buchert Bleidenstraße 1 D-60311 Frankfurt am Main Tel.: +49 69 710 33 330 lub +49 6105-921355 Fax: +49 69 710 34 444 E-Mail: kanzlei@dr-buchert.de c WERSJA: 19 marca 2015 r. Strona 6 z 6