Zarządzanie finansami w projekcie Polsko-Ukraińska Rada Wymiany Młodzieży KONKURS 2016

Zarządzanie finansami w projekcie Polsko-Ukraińska Rada Wymiany Młodzieży KONKURS 2016

SPIS TREŚCI 1. Kwalifikowalność kosztów 2. Kategorie budżetowe w projekcie 3. Przewalutowanie kosztów 4. Typy kontroli finansowej projektów

KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW muszą być rzeczywiście poniesione; wytworzone i wykorzystane w okresie trwania projektu, zgodnie z terminem podanym w umowie finansowej; poniesione w związku z realizacją projektu i muszą być niezbędne do jego realizacji; poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne, w zakresie którym będzie ich dotyczył; racjonalne i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności oszczędności i efektywności; poddawać się identyfikacji i weryfikacji, szczególnie będą zewidencjonowane w systemie księgowym organizacji beneficjenta, zgodnie z obowiązującymi przepisami; określone w szacunkowym budżecie; przypisane i rozliczone w ramach jednej kategorii budżetowej.

Koszty nieuprawnione zwroty z kapitału i dywidendy wypłacane przez beneficjenta; zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia; rezerwy na pokrycie strat lub spłatę zadłużenia; należne odsetki; straty wynikające z różnic kursowych; koszty przelewów z rachunków FRSE naliczane przez bank beneficjenta; koszty zadeklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania, na realizację którego otrzymano dotację finansową; wkłady niepieniężne od osób trzecich; nadmierne lub nieuzasadnione wydatki; podlegający odliczeniu podatek VAT.

KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIE dzielimy na:

Koszty ryczałtowe Koszty przygotowań działań Koszty zakwaterowania i wyżywienia Koszty działań Wizyta przygotowawcza (koszty działań wizyty przygotowawczej)

Koszty rzeczywiste Koszty podróży Koszty upowszechniania Koszty specjalne Koszty projektów promocyjnoinformacyjnych Wizyta przygotowawcza (koszty podróży)

Koszty ryczałtowe Koszty przygotowań działań Wysokość dofinansowania wynosi maksymalnie do 10% sumy kosztów naliczonych w ramach przyznanej kwoty na koszty zakwaterowania i wyżywienia oraz kosztów działań Każdy z krajów może wykazać maksymalnie po 5% wyżej wymienionych kosztów. Nie ma możliwości dokonywania przesunięć tych środków pomiędzy krajami Kwoty przeznaczone dla organizacji partnerskiej beneficjent powinien bezwzględnie przekazać organizacji partnerskiej przed rozpoczęciem działań

Koszty ryczałtowe Koszty przygotowań działań c.d. Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów: faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów; dodatkowo w przypadku organizacji partnerskiej: dowód przekazania środków przez beneficjenta. Przelewy do zagranicznych organizacji partnerskich powinny być udokumentowane w księgowości organizacji za pomocą: a) umowy z partnerem; b) wezwania do zapłaty (request for payment), rachunku, faktury, noty debetowej wystawionej przez organizację partnerską; c) wyciągu bankowego lub potwierdzenia wypłaty z kasy (KW); w ramach raportu końcowego - potwierdzeniem poniesienia tych kosztów będzie zaakceptowany opis działań przygotowawczych zamieszczony w raporcie.

Koszty ryczałtowe Koszty wyżywienia i zakwaterowania Wysokość dofinansowania zależy od miejsca realizacji działania, liczby osób oraz liczby dni działania (przelicznik noclegowy): wysokość stawki dla projektów realizowanych w Polsce wynosi 25 EUR na osobę na dzień; wysokość stawki dla projektów realizowanych na Ukrainie wynosi 20 EUR na osobę na dzień. Koszty poniesione wyłącznie na zakwaterowanie oraz wyżywienie uczestników i opiekunów Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów: faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów; w ramach raportu końcowego - listy obecności dla obu grup (zawierające imię i nazwisko uczestnika/opiekuna, e-mail, miejsce i daty realizacji działania oraz podpis uczestnika).

Koszty ryczałtowe Koszty działań Wysokość dofinansowania zależy od miejsca realizacji działania, liczby osób oraz liczby dni działania (przelicznik noclegowy): wysokość stawki dla projektów realizowanych w Polsce wynosi 20 EUR na osobę na dzień; wysokość stawki dla projektów realizowanych na Ukrainie wynosi 15 EUR na osobę na dzień. Koszty działań obejmują wszelkie koszty wynikające z przedstawionego i realizowanego harmonogramu projektu, służące realizacji zaplanowanych działań np. materiały, warsztaty, transport lokalny itp.

Koszty ryczałtowe Koszty działań c.d. Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów: faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów; w ramach raportu końcowego: a) listy obecności dla obu grup (zawierające imię, nazwisko i adres e-mail uczestnika/opiekuna, podpis uczestnika, miejsce oraz daty realizacji działania); b) zaakceptowany opis działań zamieszczony w raporcie końcowym.

Koszty ryczałtowe Wizyta przygotowawcza (koszty działań) Wysokość dofinansowania zależy od miejsca realizacji działania, liczby osób oraz liczby dni działania (dni roboczych): wysokość stawki dla projektów realizowanych w Polsce wynosi 25 EUR na osobę na dzień; wysokość stawki dla projektów realizowanych na Ukrainie wynosi 20 EUR na osobę na dzień. Koszty związane z organizacją wizyty przygotowawczej, w tym koszty zakwaterowania i wyżywienia oraz inne koszty niezbędne do jej realizacji

Koszty ryczałtowe Wizyta przygotowawcza (koszty działań) c.d. Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów: faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów; w ramach raportu końcowego - lista obecności uczestników (zawierająca imię i nazwisko uczestnika/opiekuna, e-mail, miejsce i daty realizacji działania oraz podpis uczestnika).

Koszty rzeczywiste Koszty podróży oraz Wizyta przygotowawcza (koszty podróży) Koszty podróży rozliczane są do wysokości nie większej niż kwota przyznana na ten cel w umowie finansowej Koszty podróży pokrywają koszty najtańszego transportu liniowego/prywatnego, gwarantującego bezpieczeństwo przejazdu Dokumentami poświadczającymi poniesienie kosztów podróży dla transportu: liniowego (pociąg, autobus, bus za okazaniem biletu, samolot) jest faktura/rachunek lub bilet wystawiony dla uczestnika projektu, wraz z widoczną ceną i datą podróży; wynajętego (autokar, bus itp.) jest faktura/rachunek opis usługi powinien zawierać trasę oraz daty przejazdu.

Koszty rzeczywiste Koszty upowszechniania Wysokość dofinansowania wynosi maksymalnie do 15% sumy kosztów naliczonych w ramach przyznanej kwoty na koszty przygotowania, zakwaterowania i wyżywienia oraz kosztów działań Koszty służące upowszechnianiu rezultatów, które zostały wypracowane przez uczestników. W tych kosztach nie można zawrzeć kosztów promujących projekt, tylko jego rezultaty

Koszty rzeczywiste Koszty upowszechniania c.d. Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów: faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty; w ramach raportu końcowego: a) zaakceptowany opis działań upowszechniających zamieszczony w raporcie końcowym; b) udokumentowane produkty, w przypadku wydarzeń upowszechniających dokumentacja fotograficzna i lista uczestników poświadczająca realizację działania.

Koszty rzeczywiste Koszty specjalne Wysokość dofinansowania wynosi maksymalnie do 100 EUR na osobę Koszty specjalne związane są z uczestnictwem w projekcie osób z mniejszymi szansami. Koszty muszą wynikać z potrzeb tej grupy i ich celem jest zapewnienie komfortu pracy uczestników. W ramach tej kategorii pokrywane są również koszty uzyskania wiz Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów: faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty; do raportu końcowego szczegółowy opis rodzaju poniesionych kosztów.

Koszty rzeczywiste Koszty projektów promocyjnoinformacyjnych Dofinansowanie projektów promocyjno-informacyjnych wynosi maksymalnie do 1300 EUR Koszty dedykowane są tylko projektom informacyjno-promocyjnym i służą do realizacji celów stricte promocyjno-informacyjnych, np. wydania publikacji, organizacji wystawy, realizacji filmu, czy organizacji spotkań promocyjnych Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów: faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty; w ramach raportu końcowego: a) zaakceptowany opis działań promocyjno-informacyjnych; b) produkty wykonane w ramach tych kosztów.

Przewalutowanie kosztów Budżet projektu w umowie finansowej został określony w PLN z zastosowaniem kursu 1 Euro = 4,4261 PLN Wszystkie płatnościfrse na rzecz Beneficjenta będą dokonane w walucie PLN. Sprawozdanie finansowebędzie przedstawiane w walucie PLN i EUR. Wszelkie koszty udokumentowane dowodami wystawionymi w walutach innych niż PLN należy przeliczyć na PLN, stosując średni kurs NBP z dnia podpisania umowy finansowej przez ostatnią z dwóch jej stron (FRSE) Uwaga Dotyczy to również dowodów wystawionych w walucie EUR. Pokrycie ewentualnych różnic kursowych leży po stronie beneficjentów i nie stanowi kosztu projektu

Typy kontroli finansowej projektów Analiza raportu końcowego Kontrola w siedzibie beneficjenta, w czasie realizacji projektu

Analiza raportu końcowego KIEDY Po zakończeniu realizacji projektu KOGO DOTYCZY 100% beneficjentów CEL KONTROLI Ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej OBSZAR KONTROLI Część finansowa raportu końcowego MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI Siedziba FRSE

Kontrola w siedzibie beneficjenta, czasie realizacji projektu w KIEDY W trakcie realizacji projektu KOGO DOTYCZY Wytypowanych beneficjentów CEL KONTROLI Weryfikacja realności i kwalifikowalności wszystkich działań OBSZAR KONTROLI Kontrola dokumentacji projektu MIEJSCE PRZEPROWADZENIA KONTROLI Siedziba beneficjenta

Należy pamiętać, że FRSE ma prawo, przeprowadzić: kontrolę SPECJALNĄ dodatkową, z uwagi na zauważone problemy, zgłoszone nieprawidłowości itp.

Wytyczne FRSE, odnoszące się do specyfiki dofinansowania projektów w ramach Polsko-Ukraińskiej Rady Wymiany Młodzieży nie zwalniają Beneficjenta z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych

KONTAKT Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa tel.: 22 4631 000 Rozliczenia Finansowe Projektów Partnerskich: Marcin Żółcik tel. 22 4631 141, mzolcik@frse.org.pl

Dziękuje za uwagę!