ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI STUDENTÓW MOBILNYCH NA PRZYKŁADZIE ZACHODNIOPOMORSKIEGO UNIWERSYTETU TECHNOLOGICZNEGO W SZCZECINIE 16 kwietnia 2012 1
WEWNĘTRZE REGULACJE OBOWIĄZUJĄCE W UCZELNI Zarządzenie rektora w sprawie wyjazdów studentów i uczestników studiów doktoranckich w celu realizacji części studiów w ramach programów edukacyjnych Zarządzenie rektora w sprawie przyjazdów studentów i uczestników studiów doktoranckich z zagranicy w celu odbycia części studiów w ramach programów edukacyjnych Regulamin studiów wyższych w Zachodniopomorskim Uniwersytecie Technologicznym w Szczecinie Pismo okólne rektora w sprawie wprowadzenia wzoru karty obiegowej Dodatkowo: aktualnie Uczelnia opracowuje regulamin ECTS, który również będzie regulował kwestie dokumentacji studentów mobilnych. 2
STUDENCI WYJEŻDŻAJĄCY NA STUDIA na przykładzie programu ERASMUS Rodzaj dokumentu Oryginał Kopia Wniosek zgłoszeniowy na wyjazd Protokół z rekrutacji Porozumienie o programie zajęć (Learning Agreement) wraz z ew. zmianami + ew. karta zaliczeń Decyzja yj przyjęcia studenta/ ki do uczelni partnerskiej Zgoda właściwego prodziekana/kierownika studiów doktoranckich na wyjazd Wydział macierzysty koordynator wydziałowy Wydział macierzysty dziekanat Student/ ka Wydział macierzysty dik dziekanat t 3
Decyzja rektora Wydział macierzysty dziekanat wyrażenie zgody na wyjazd (PionProrektora) Indywidualna umowa stypendialna pomiędzy Uczelnią a studentem wraz z ew. aneksami Wykaz zaliczeń (Transcript of records) Zaświadczenie potwierdzające długość pobytu w uczelni partnerskiej Polecenie wypłaty stypendium /poszczególne raty określone w umowie stypendialnej/ Potwierdzenie złożenia ankiety dotyczącej wyjazdu Student/ ka Wydział macierzysty dziekanat Kwestura Dział Finansowy 4
STUDENCI WYJEŻDŻAJĄCY NA PRAKTYKĘ na przykładzie programu ERASMUS Rodzaj dokumentu Oryginał Kopia Wniosek zgłoszeniowy na wyjazd Wydział macierzysty koordynator wydziałowy Protokół z rekrutacji Porozumienie o programie praktyki (Training Agreement) Wydział macierzysty dziekanat Zgoda właściwego prodziekana/kierownika studiów doktoranckich na wyjazd Wydział macierzysty dziekanat Decyzja rektora Wydział macierzysty dziekanat wyrażenie zgody na wyjazd 5
Indywidualna umowa stypendialna pomiędzy Uczelnią a studentem wraz z ew. aneksami Zaświadczenie potwierdzające długość pobytu na praktyce Polecenie wypłaty stypendium /poszczególne raty określone w umowie stypendialnej/ Potwierdzenie złożenia ankiety dotyczącej wyjazdu Student/ ka Kwestura Dział Finansowy 6
STUDENCI PRZYJEŻDŻAJĄCY NA STUDIA na przykładzie programu Erasmusa procedura jednego z wydziałów ZUT Rodzaj dokumentu Oryginał Kopia Application form wraz z trascript of records Porozumienie o programie zajęć (Learning Agreement) wraz z ew. zmianami Wydział przyjmujący koordynator wydziałowy Wydział przyjmujący dziekanat Zgoda przyjęcia studenta/ ki na studia w Wydział przyjmujący ZUT dziekanat Karta odbioru legitymacji studenckiej Wydział macierzysty dziekanat 7
Karta okresowych osiągnięć studenta Trascript of records Karta obiegowa Zaświadczenie potwierdzające długość pobytu w uczelni partnerskiej Wydział macierzysty dziekanat Student/ ka Wydział macierzysty dziekanat Wydział macierzysty dziekanat Student/ ka 8
PROBLEMY ZWIĄZANE Z PRZECHOWYWANIEM DOKUMENTACJI STUDENTÓW WYJEŻDŻAJĄCYCHĄ poszukiwanie dokumentów studenta przez wydział macierzysty omijanie dziekanatu przez studenta przygotowującego się do wyjazdu problem z odnotowaniem w procesie kształcenia uczestnictwa studentów w kursach intensywnych IP, szkołach letnich, itp. PROBLEMY ZWIĄZANE Z PRZECHOWYWANIEM DOKUMENTACJI STUDENTÓW PRZYJEŻDŻAJĄCYCH Learning Agreement problem z odsyłaniem dokumentów przez uczelnie macierzyste zagranicznych studentów 9
INFORMACJA O ZASADACH ARCHIWIZACJI DOKUMENTÓW STUDENTÓW MOBILNYCH w okresie październik grudzień 2010 zorganizował cykl spotkań informacyjnych dla jednostek zaangażowanych w obieg dokumentacji studentów realizujących część kształcenia poza wydziałem macierzystym oraz studentów tó zagranicznych /pracownicy dik dziekanatów, prodziekani/. dik i/ Spotkanie zostało zorganizowane na każdym wydziale Uczelni i cieszyło się pozytywnym odbiorem. Celem spotkań było przedstawienie zasad określonych programem Erasmus, oraz wypracowanie wspólnych regulacji umożliwiających sprawny obieg dokumentacji związanej z mobilnością studentów. 10
Dziękuję za uwagę Katarzyna Stawna Sekcja ds. Współpracy z Zagranicą Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie Tel./fa. 91 449 47 80 E mail: international@zut.edu.pl 11