Załącznik nr II c Formularz sprawozdawczy dotyczący promocji i informacji Numer programu (CCI): Nazwa programu: Załącznik do sprawozdania nr: - CCI2007PL161PO018 Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata 2007-2013 Okres sprawozdawczy: od 01.01.2011 r. do 30.06.2011 r. 1. Zrealizowane działania w zakresie informacji, promocji i szkoleń W okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego na lata 2007-2013 prowadziła działania mające na celu podniesienie poziomu wiedzy oraz świadomości ogółu społeczności regionalnej w zakresie możliwości korzystania z Funduszy Europejskich w ramach Programu Operacyjnego, a tym samym ukazujące rolę UE w rozwoju społecznym i gospodarczym regionu. Działania były prowadzone zgodnie z Planem komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2007-2013 oraz Rocznym Planem Działań informacyjnych i promocyjnych na 2011 rok. Były one adresowane przede wszystkim do opinii publicznej, potencjalnych beneficjentów, beneficjentów oraz partnerów społecznych i gospodarczych. Koncentrowały się na sześciu głównych obszarach: informacja, promocja, edukacja, Internet, ewaluacja, wymiana doświadczeń. Listę najważniejszych działań oraz ich szczegółowy opis przedstawia tabela poniżej. Lp. Nazwa działania Opis działania Informacja 1. Punkt informacyjny RPOWŚ Do zadań Punktu Informacyjnego należy: zapewnienie beneficjentom dostępu do materiałów informacyjnych i promocyjnych; informowanie na temat RPOWŚ o możliwościach uzyskania wsparcia w ramach Programu; wsparcie dla beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków i realizacji projektów poprzez dostarczenie odpowiednich formularzy i podręczników; informowanie o kryteriach oceny i wyborów projektów i o obowiązujących procedurach; informowanie o harmonogramie konkursów. 1
2. Główny Punkt informacji o Funduszach Europejskich Inicjatorem utworzenia Głównego Punktu Informacyjnego było Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Punkt działa w ramach porozumienia na działanie na terenie województwa świętokrzyskiego Systemu Informacji o Funduszach Europejskich na lata 2007-2013, zawartego pomiędzy MRR, a Zarządem Województwa. Projekt jest finansowany przez MRR i zakłada utworzenie na terenie całego kraju tzw. Systemu Informacji o Funduszach Europejskich. Celem jest uproszczenie systemu przekazywania informacji o dotacjach UE. Do podstawowych zadań Głównego Punktu Informacyjnego należy: informowanie o programach unijnych zarówno tych regionalnych, jak i centralnych, organizacja szkoleń dla beneficjentów, zapewnienie dostępu do materiałów informacyjnych i promocyjnych, wsparcie beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków i realizacji projektów, poprzez dostarczenie odpowiednich formularzy i podręczników, informowanie o kryteriach oceny i wyborów projektów i o obowiązujących procedurach, informowanie o harmonogramie konkursów. 3. Dodatki informacyjne poświęcone wdrażaniu RPOWŚ w prasie regionalnej Działanie obejmuje przygotowanie artykułów informacyjno/promocyjnych ukazujących się w prasie regionalnej/powiatowej. W 2011 r. w wyniku postępowania przetargowego podpisano umowy z poniższymi gazetami: 1) Full Sukces 2) Tygodnik Nadwiślański 3) Tygodnik Ponidzia 4) Miesięcznik Powiat Jędrzejowski 5) Miesięcznik Powiat Włoszczowski 6) Kielce Wczoraj Dziś Jutro 7) Agora S.A. :Gazeta Praca.pl 8) Wiadomości Świętokrzyskie 4. Emisja i publikacja ogłoszeń (radio, prasa) Działanie obejmowało: Publikację ogłoszeń o naborach wniosków w ramach RPOWŚ w prasie o zasięgu regionalnym (dziennik Echo Dnia ) Emisję spotów radiowych informujących o naborach wniosków w ramach RPOWŚ w radiu o zasięgu regionalnym (Radio Kielce) Promocja 2
5. Współpraca z mediami (telewizja radio) Realizacja zadania przewidziana jest w drugim półroczu 2011r. 7. Inne akcje informacyjno-promocyjne (festyny, pikniki, eventy) Na realizację eventów promujących RPOWŚ ogłoszono przetarg nieograniczony w maju 2011 r., jednakże postępowanie zostało unieważnione. W ramach także tego działania IZ RPOWŚ podjęło współpracę z Regionalną Organizacją Turystyczną. Współpraca ta polegała na współorganizacji widowiska artystycznego Sabat Czarownic emitowanego w TVP2. Zwiastuny zapowiadające koncert nakręcone zostały w miejscach, które otrzymały dofinansowanie z funduszy UE. 8. Materiały promocyjne W ramach działania przeprowadzono postępowanie przetargowe na dostawę materiałów promocyjnych, umowy podpisano 28.06.2011 r., natomiast dostawa i zapłata nastąpi do 30.07.2011 r. 9. Materiały promocyjno-informacyjne/publikacje Realizacja zadania przewidziana jest na drugie półrocze 2011 r. 10. Kampania promocyjna RPOWŚ o szerokim zasięgu Kreację na kampanie zakupiono w maju natomiast realizacja kampanii promocyjnej planowana jest w okresie od 29.08.2011 do 31.12.2011. 11. Konferencje/seminaria W ramach działania zorganizowano dwie konferencje w związku z podpisaniem umów przez beneficjentów RPOWŚ 12. Reportaże ze zrealizowanych projektów w ramach RPOWŚ Zadanie prawdopodobnie nie zostanie zrealizowane w 2011 r. i wykreślone zostanie z Rocznego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych w terminie do 30 września 2011 r. 13. Dokumentacja zdjęciowa z realizacji projektów Zadanie prawdopodobnie nie zostanie zrealizowane w 2011 r. i wykreślone zostanie z Rocznego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych w terminie do 30 września 2011 r. 14. IV Forum Funduszy Europejskich W ramach tego działania pracownicy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego, Świętokrzyskiego Biura Rozwoju Regionalnego Biura Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Kielcach wzięli udział w IV FFE, które organizowane było przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Na stoisku województwa świętokrzyskiego dystrybuowane były materiały informacyjne i promocyjne, pracownicy udzielali wszystkim zainteresowanym informacji na temat RPOWŚ oraz komponentu regionalnego PO 3
Edukacja 15. Szkolenia dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów W ramach działania zorganizowano 5 szkoleń dla beneficjentów RPOWŚ, którzy otrzymali dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Tematem szkolenia były głównie zasady promocji i informacji projektów realizowanych w ramach RPOWŚ Internet 16. Strona internetowa Działanie obejmowało aktualizację portalu www.rposwietokrzyskie.pl Na stronie internetowej zamieszczane były na bieżąco istotne informacje dla beneficjentów nt. zmian harmonogramu konkursów, oceny złożonych wniosków w ramach poszczególnych naborów, list beneficjentów wybranych do dofinansowania, list podpisanych umów. Ponadto zamieszczane były informacje o zmianie przepisów prawnych i formularzy, a także wzorów dokumentów, jakie obowiązują beneficjentów i potencjalnych beneficjentów. 17. W okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca RPOWŚ 2007-2013, nie przeprowadziła badania ewaluacyjnego działań informacyjnych i promocyjnych. Ewaluacja W okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca RPOWŚ 2007-2013, nie przeprowadziła badania ewaluacyjnego działań informacyjnych i promocyjnych. Wymiana doświadczeń 18. Grupa sterująca ds. informacji, promocji i szkoleń Funduszy Europejskich 19. Regionalna Informacyjna Grupa Robocza ds. Programu Kapitał Ludzki Działanie obejmowało udział w spotkaniach mających na celu wymianę doświadczeń oraz podnoszenie poziomu wiedzy w zakresie informacji i promocji Funduszy Europejskich Pracownicy IZ RPOWŚ nie brali udziału w spotkaniach Grupy. 4
20. Grupa zadaniowa ds. Funduszy Europejskich W dniu 28 kwietnia 2011r.w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego odbyło się drugie spotkanie Grupy Zadaniowej ds. Informacji i Promocji Funduszy Europejskich. Udział w spotkaniu wzięli przedstawiciele ŚBRR Biura PROW, ŚBRR Biuro PO KL, Departamentu Promocji, Edukacji, Kultury, Sportu i Turystyki, Departamentu Funduszy Strukturalnych oraz Polityki Regionalnej. Celem spotkania było m.in. omówienie działań informacyjno- promocyjnych, podejmowanych w ramach poszczególnych programów operacyjnych realizowanych na obszarze województwa świętokrzyskiego, konsultacja przedsięwzięć przewidzianych na najbliższy okres, ustalenie zasad współpracy podczas IV Forum Funduszy Europejskich oraz zaprezentowanie wniosków i rekomendacji z przeprowadzonego badania ewaluacyjnego pn. Analiza skuteczności, jakości oraz użyteczności działań informacyjnych i promocyjnych RPOWŚ ( w tym Kampanii Promocyjnej) w kontekście zweryfikowania trafności zapisów w Planie komunikacji RPOWŚ na lata 2007-2013, zamówionego przez Instytucje Zarządzającą RPOWŚ 2007-2013. inne n. - - UWAGA: Nazwy działań oraz ich opisy powinny bazować na nazwach działań i opisach zawartych w tabeli nr 1, znajdującej się w Rocznym planie działań informacyjnych i promocyjnych. 5
INFORMACJA 2. Postęp rzeczowy działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych 1) Realizacja Wskaźników od 2009 roku została ujęta kumulatywnie, natomiast wartości docelowe podawane są na podstawie RPD. Obs zar Wskaźni k Jednostka Rok 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Półrocze I II I II I II I II I II I II I II I II I II Punkt Informac yjny odpowied zialny za udzielani e informacj i beneficje ntom (Główny Punkt Informac yjny współfina nsowany z MRR oraz Punkt Informac yjny o RPOWŚ) informacji udzielonych bezpośrednio/ liczba odwiedzin informacji udzielonych za pośrednictwe m poczty elektronicznej informacji udzielonych telefonicznie Realizacja - - 1 200 800 1 560 2 500 5 007 7 600 10 451 - - - - - - - - - Wartość docelowa 2) - 0 2 000 5 014 4 532 - - - 24 000 Realizacja - - 1 300 1 700 400 607 991 1 235 1 546 - - - - - - - - - Wartość docelowa - 0 300 768 1 030 - - - 12 000 Realizacja - - 1 800 1 200 1 400 3 060 5 180 7 640 10 392 - - - - - - - - - Wartość docelowa - 0 2 300 4 240 6 000 - - - 36 000 Współpra ca z mediami artykułów prasowych wynikających z bezpośredniej współpracy z przedstawicie lami mediów Realizacja - - 6 34 45 80 140 248 266 - - - - - - - - - Wartość docelowa - 0 55 80 50 - - - 80 Współpra Realizacja - - - - 7 11 35 91 91 - - - - - - - - - 1) Jeśli ilość danych uniemożliwia wypełnienie tabeli w sprawozdaniu, należy załączyć dodatkową tabelę w formacie xls. Jeśli dane dotyczące wskaźników nie są dostępne, naależy zaznaczyć kiedy będą możliwedo zaprezentowania (w polu Komentarz ). 2) Wartość docelowa powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr 1 do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania tak, jak został określony w dokumentach programowych (wskazane podanie danych szacowanych na lata: 2010, 2013, 2015). 6
INFORMACJA INFORMACJA ca z mediami audycji radiowych i telewizyjnych oraz zorganizowan ych spotkań z mediami Wartość docelowa - - 20 24 10 - - - 60 Emisja i publikacja ogłoszeń (radio, prasa) emisji Realizacja - - 96 157 147 269 409 485 547 - - - - - - - - - Wartość docelowa - 0 250 140 40 - - - 900 Publikacj a i dystrybuc ja dokument no program owych Przygoto wanie materiałó w oraz przygoto wanie materiałó w promocyj nych (gadżety) egzemplarzy materiałów informacyjny ch materiałów promocyjnych Realizacja - - 4 000 4 000 5 000 5000 5000 5000 5000 - - - - - - - - - Wartość docelowa - 0 1 000 1 000 0 - - - 9 000 Realizacja - - - - - - - 3 000 3 000 - - - - - - - - - Wartość docelowa - - - 1 000* 500 - - - 20 000 Realizacja - - - - - - - 260 432 260 432 - - - - - - - - - Wartość docelowa - - - 1 500* 2 000 - - - 100 000 Przygoto wanie akcji i kampanii informac yjnopromocyj nych przeprowadzo nych akcji inf.-prom. Realizacja - - 1 1 2 4 9 16 17 - - - - - - - - - Wartość docelowa - 2 3 7 2 - - - 8 Konferen Realizacja - - 25 9 9 16 27 31 38 - - - - - - - - - 7
EWALUACJA cje seminari a, spotkania informac yjne oraz szkolenia zorganizowan ych konferencji, seminariów, spotkań informacyjny ch oraz szkoleń Wartość docelowa - 35 20 15 15 - - - 110 uczestników Realizacja - - 947 605 597 911 1 217 1 383 1 527 - - - - - - - - - Wartość docelowa - 0 600 500 400 - - - 3 000 Strona Interneto wa wejść na stronę Realizacja - - 154 369 276 027 248 653 384 909 1 463 775 1 620 086 1 728 211 - - - - - - - - - Wartość docelowa - 30 000 150 000 359 622 328 152 - - - 900 000** Ewaluacj a działań informac yjnopromocyj nych przeprowadzo nych badań Realizacja - - - 1 1 2 3 4 4 - - - - - - - - - Wartość docelowa - 1 3 1 0 - - - 8 Komentarz z uwagi na fakt iż obecnie wskaźnik materiałów informacyjno- promocyjnych, został podzielony na dwa: 1. egzemplarzy materiałów informacyjnych 2. egzemplarzy promocyjnych nie podano wartości dla tychże wskaźników w poprzednich okresach sprawozdawczych, gdzie materiały informacyjne i promocyjne liczone były jako jeden wskaźnik. ** W Planie Komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2007-2013 jako wartość docelową dla liczby wejść na stronę podano wartość 3000 wejść/miesiąc, jednak obserwując intensywność odwiedzin strony www.rpo-swietokrzyskie.pl należy niniejszą wartość zmodyfikować. Wartość 900 000 została oszacowana na podstawie liczby odwiedzin strony w I półroczu 2008 roku, w czasie kiedy Strona została utworzona. UWAGA: Nazwy działań oraz wskaźników powinny być tożsame z nazwami działań i wskaźników zawartymi w załączniku nr 1 do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych. 8
3. Informacja nt. udostępnienia listy beneficjentów Instytucja Zarządzająca opublikowała listę beneficjentów programu, zawierającą nazwy beneficjentów, tytuły operacji oraz wielkość wkładu publicznego / wkładu publicznego w części odpowiadającej KE i budżetowi państwa* w Internecie pod adresem/adresami: www.rpo-swietokrzyskie.pl W okresie sprawozdawczym lista beneficjentów, którzy otrzymali dofinansowanie w ramach RPOWŚ, była tworzona każdorazowo po zakończeniu konkursu. Dla każdego konkursu tworzona jest odrębna lista beneficjentów, gdyż konkursy odbywają się w ramach poszczególnych działań. W I półroczu 2011 roku lista Beneficjentów aktualizowana była czterokrotnie. * niepotrzebne skreślić 4. Informacja nt. współpracy IZ PO/RPO z podmiotami wymienionymi w Art. 5 ust. 3 Rozp. 1828/2006. Prowadząc działania informacyjne, promocyjne oraz szkoleniowe w okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca lub instytucja wykonująca zadania w jej imieniu współpracowała z następującymi podmiotami określonymi w Art. 5 ust. 3 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006: Władze krajowe, regionalne lub lokalne oraz agencje rozwoju Partnerzy społeczni i gospodarczy Organizacje przedsiębiorców Przedstawicielstwo KE w Polsce Stowarzyszenia handlowe i zawodowe Organizacje pozarządowe Centra informacji europejskiej Instytucje oświatowe 5. Informacje nt. analizy i oceny prowadzonych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych 5.5.1. Czy w okresie sprawozdawczym były prowadzone badania ewaluacyjne dotyczące skuteczności i efektywności realizowanych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych? Tak Nie 5.5.2. W wyniku przeprowadzonej oceny działań lub analizy informacji zwrotnych Instytucja Zarządzająca podjęła następujące działania usprawniające: nie dot. 5.5.3. Czy w wyniku przeprowadzonej oceny działań, analizy informacji zwrotnych lub z innych powodów Instytucja Zarządzająca planuje dokonać modyfikacji Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych lub Planu komunikacji programu operacyjnego? Tak Nie Nie dotyczy Nie 5.5.4. Zakres planowanych modyfikacji rocznego planu działań lub Planu komunikacji obejmuje (np. grupy docelowe, do których należy wzmocnić przekaz; rezygnacja z istniejącego lub wybór nowego narzędzia/kanału komunikacji): A rezygnację z działań przewidzianych w RPD do realizacji w 2011 r. ( reportaże ze zrealizowanych projektów, dokumentacja zdjęciowa z projektów); B opis nowych działań informacyjno-promocyjnych realizowanych w 2011 r. C... 9
5.5.5. Planowane modyfikacje wynikają z następujących przyczyn: A Roczny Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych na 2011 rok przygotowywany był na przełomie październik/listopad 2010 r., a decyzję o realizacji niektórych działa podjęto dopiero w 2011 roku. B... C... 5.5.6. Czy w trakcie prowadzenia działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Instytucja Zarządzająca zidentyfikowała istotne zagrożenia dla realizacji Rocznego planu działań lub Planu komunikacji? Tak Nie 5.5.7. Zidentyfikowane istotne zagrożenia dotyczą: A realizacji zamówień poniżej progu 14 tys. Euro, które zgodnie z Komunikatem Wyjaśniającym Komisji Europejskiej dotyczący prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (2006/C179/02) powinny być upubliczniane. B... C... 6. Informacje dodatkowe W ramach Działań Informacyjno-Promocyjnych zrealizowano także dwa działania, które nie zostały opisane w tabeli szczegółowy opis działań w Rocznym Planie Działań (zmiany zostaną wprowadzone do 30 września 2011 r.): Organizacja konkursu dla gimnazjalistów pt. Moja miejscowość dziś i za 5 lat Polski czyli jak zmienia się mój region w Unii Europejskiej Konkurs polegał na przygotowaniu pracy pisemnej w formie wypracowania, eseju, rozprawki, wiersza. Celem konkursu jest popularyzacja integracji europejskiej oraz upowszechnienie wiedzy o korzystnych zmianach zachodzących w świętokrzyskich miastach i gminach dzięki unijnemu wsparciu. Konkurs ma także odpowiedzieć na pytanie, jakie pozytywne zmiany zaszły w życiu młodych ludzi, ich najbliższym otoczeniu, miejscu nauki i wypoczynku dzięki UE. Współorganizacja imprezy Sabat Czarownic a co za tym idzie promocja RPOWŚ podczas emisji programu w TVP 2, ponadto zwiastuny reklamujące imprezę nakręcone zostały w miejscach które otrzymały dotacje z funduszy unijnych. 10