Przewodnik po dotacjach Samorządu Studentów Uniwersytetu Warszawskiego wersja z 20 października 2013
Autorzy tekstów: Katarzyna Kotlarz, Karolina Michalik, Sandra Miecznik, Tatiana Nimirowska, Martyna Regulska, Monika Szewczyk Komisja Finansowa Zarządu Samorządu Studentów UW komisja.finansowa@samorzad.uw.edu.pl Przewodnicząca: Sandra Miecznik sandra.miecznik@samorzad.uw.edu.pl + 48 602 688 113 Samorząd Studentów Uniwersytetu Warszawskiego, Warszawa 2013 Wszelkie prawa zastrzeżone. Żadna część ani całość tej publikacji nie może być bez pisemnej zgody wydawcy reprodukowana, użyta w innej publikacji ani przechowywana w jakiejkolwiek bazie danych. Samorząd Studentów Uniwersytetu Warszawskiego ul. Krakowskie Przedmieście 24 Mały Dziedziniec Kampusu Głównego UW, pok. 110 00-927 Warszawa tel. 22 552 26 12, tel./fax. 22 552 08 09 www.samorzad.uw.edu.pl facebook.com/samorzad.studentow.uw 1
Spis treści Podstawowe informacje 3 Budżet Samorządu Studentów Uniwersytetu Warszawskiego I filar... II filar... III filar... 4 4 5 5 Procedura krok po kroku. Krok 1. Pełnomocnictwo finansowe Rejestracja organizacji studenckich... Rejestracja użytkownika... 6 7 9 Krok 2. Wniosek Logowanie do systemu Cerber... Instrukcja wypełniania formularza wniosku... Co dalej dzieje się z wnioskiem?... 11 12 20 Krok 3. Rozliczenie Umowy... Faktury... 22 22 23 Krok 4. Sprawozdanie Instrukcja wypełniania formularza sprawozdania... 26 2
Podstawowe informacje Wszystkie dotacje przyznawane przez Zarząd Samorządu Studentów są realizowane z funduszy budżetu Samorządu Studentów. Jest on corocznie uchwalany przez Parlament Studentów Uniwersytetu Warszawskiego na wyłączny wniosek ZSS UW i jest do pełnej dyspozycji studentów. O dotacje z budżetu ubiegać się mogą wszystkie samorządy studentów działające na wydziałach i w instytutach, Rady Mieszkańców Domów Studenta oraz koła naukowe i inne organizacje zarejestrowane na Uniwersytecie Warszawskim. Budżet Samorządu dzieli się na trzy filary, a podział środków reguluje Regulamin Przyznawania Dotacji przez Zarząd Samorządu Studentów Uniwersytetu Warszawskiego. Wszystkie regulaminy, zarządzenia, wzory dokumentów oraz materiały pomocnicze możesz pobrać ze strony: http://samorzad.uw.edu.pl/pobieranie/ O przyznaniu dotacji decyduje Zarząd Samorządu Studentów, preferując przedsięwzięcia o charakterze: kulturalnym; naukowym lub edukacyjnym; integracyjnym; sportowym; promocyjnym. Zanim przeczytasz ten poradnik, zapoznaj się z Regulaminem Przyznawania Dotacji oraz zarządzeniami Przewodniczącego! 3
Budżet Samorządu Studentów oraz ważne terminy I filar Na I filar składają się budżety wszystkich Zarządów jednostkowych oraz Rad Mieszkańców, uchwalane corocznie i odgórnie dla każdej jednostki (nie składa się wniosków o przyznanie budżetu, tylko na dofinansowanie konkretnych przedsięwzięć w jego ramach). Budżety ZSS-ów ustalane są na podstawie algorytmu, gdzie do kwoty podstawowej, którą dostaje każda jednostka dodawana jest kwota za każdego studenta, przy czym wartość jednostkowego przelicznika zmniejsza się wraz ze wzrostem liczby studentów. Środki te mogą być przeznaczane na, między innymi: przedsięwzięcia kulturalne (przykłady: przegląd filmów, wystawa zdjęć), przedsięwzięcia naukowe (organizacja konferencji oraz debat tematycznych) organizację imprez integracyjnych (np. Otrzęsiny,Połowinki), spotkań świątecznych (np. świąteczno-noworoczne, wielkanocne), wyjazdów (np. obóz zerowy, wyjazdy integracyjne), imprezy sportowe (np. turniej piłki nożnej), materiały promocyjne (np. kubki, koszulki, długopisy), materiały biurowe niezbędne do pracy Zarządu jednostki (np. papier), wyposażenie biur organów Samorządu jednostki. Po przekroczeniu regulaminowych terminów Komisja Finansowa bezwzględnie odrzuca wnioski. Wszystkie wnioski muszą być złożone w formie papierowej (wydrukowane z systemu) w Biurze ZSS na co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem przedsięwzięcia. Wiążąca jest data dostarczenia wniosku do Biura ZSS. W grudniu nie można składać żadnych wniosków o dofinansowanie z I filaru. Od stycznia do czerwca zarządy samorządów jednostkowych dysponują połową budżetu. W czerwcu, po zatwierdzeniu planu budżetowego Uniwersytetu, do każdego budżetu dopisywana jest druga część kwoty. 4
Po 31 października możliwe jest wykorzystanie wyłącznie 30 % budżetu, ponieważ wszystkie wnioski składać można tylko do 30 listopada. Nie należy składać wniosków o przyznanie budżetu! Samorządy jednostkowe otrzymują budżety automatycznie. II filar Jest to pula środków przeznaczonych na konkursy projektów, a ubiegać się o dotacje mogą zarówno Zarządy, Rady Mieszkańców, jak i koła naukowe oraz inne organizacje i stowarzyszenia działające na Uniwersytecie. Nie ma kwoty maksymalnej dotacji, o którą można się ubiegać. Możliwe jest łączenie dofinansowań z dwóch, a nawet trzech filarów lecz koniecznie w ramach jednego wniosku. Po przekroczeniu regulaminowych terminów Komisja Finansowa bezwzględnie odrzuca wnioski. Wszystkie wnioski muszą być złożone w formie papierowej (wydrukowane z systemu) w Biurze ZSS na co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem przedsięwzięcia. Wiążąca jest data dostarczenia wniosku do Biura ZSS. Wnioski można składać do 15. dnia każdego miesiąca, z wyjątkiem lipca, sierpnia oraz grudnia. Wnioski rozpatrywane są w ciągu 14 dni od ostatniego dnia, kiedy można je składać. Jeżeli którykolwiek z terminów przypada na dzień wolny od pracy Biura ZSS, ostatnim dniem składania wniosków jest pierwszy następny dzień pracy Biura. Co oznacza, że gdy 15 przypada w sobotę, wnioski można składać do poniedziałku. Jednakże termin 7 dni przed rozpoczęciem przedsięwzięcia należy zachować bezwzględnie. III filar Stanowią środki do wyłącznego wykorzystania przez Zarząd Samorządu Studentów UW. Z III filaru finansowane są przedsięwzięcia o charakterze ogólnouniwersyteckim, między innymi: Juwenalia, Regionalia, Festiwal FilmUW. Dofinansowanie projektu z III filaru jest możliwe po przedstawieniu Zarządowi gotowego, pełnego opisu oraz kosztorysu przedsięwzięcia. 5
Procedura krok po kroku. Krok 1. Pełnomocnictwo finansowe Wszystkie wnioski o dofinansowanie składa się poprzez system Cerber. Jest to Elektroniczny System Rozliczenia Dofinansowań Samorządu Studentów Uniwersytetu Warszawskiego. Korzystają z niego między innymi pełnomocnicy finansowi z ramienia podmiotów upoważnionych do składania wniosków o dotacje. Pełnomocnik finansowy to osoba, która: otrzymała pełnomocnictwo finansowe w drodze uchwały Zarządu samorządu jednostki, koła naukowego lub organizacji; poprzez Cerbera może składać w imieniu jednostki wnioski i sprawozdania a także ma dostęp do archiwalnych wniosków i sprawozdań złożonych w swojej jednostce. W przypadku Zarządów Samorządu Studentów jednostek Uniwersytetu Warszawskiego pełnomocnictwo finansowe przysługuje: Przewodniczącej/mu Zarządu na podstawie uchwały o wyborze; innym osobom, które zostały wskazane imiennie w uchwale Zarządu przyznającej pełnomocnictwo finansowe. Pamiętaj o tym, że pełnomocnictwo finansowe może uzyskać wyłącznie student danej jednostki. W przypadku Rad Mieszkańców: Przewodniczącej/mu Rady na podstawie uchwały o wyborze; innym członkom Rady, które zostały wskazane imiennie w uchwale Rady przyznającej pełnomocnictwo finansowe W przypadku kół i pozostałych organizacji: osobom, które zostały wskazane imiennie w uchwale organizacji przyznającej pełnomocnictwo finansowe. 6
Aby móc złożyć wniosek o dofinansowanie, w Cerberze muszą znajdować się: konto jednostki (koła, organizacji) oraz przyporządkowane do jednostki konta użytkowników (pełnomocników). W przypadku jednostek samorządowych pełnomocnictwa finansowe złożone w Biurze ZSS przed dniem 15 października wygasają z końcem listopada. Potwierdzenia rejestracji koła naukowego lub pozostałych organizacji dostarczone do Biura ZSS przed dniem 1 lutego wygasają 14 lutego. Pełnomocnictwo można w każdej chwili odwołać (uchwała odwołująca pełnomocnictwo) Można pełnić funkcję pełnomocnika w kilku jednostkach. Założenie konta to jednorazowa procedura przy zmianie jednostki, z ramienia której posiada się pełnomocnictwo, nie jest konieczna ponowna rejestracja. Nie ma limitu liczby pełnomocników, którymi może dysponować jednostka. Rejestracja organizacji studenckich Jeżeli organizacja nie widnieje w systemie, musisz samodzielnie dokonać jej rejestracji. W tym celu należy wejdź na adres: http://rejestracja.cerbernew.samorzad.uw.edu.pl/ a następnie wybrać zakładkę Zarejestruj jednostkę. Pojawi się formularz, który uzupełnij odpowiednimi danymi. 7
Wszystkie ZSS jednostek i Rady Mieszkańców są już w systemie, nie należy ich rejestrować. Po uzupełnieniu wszystkich pól kliknij dodaj jednostkę. Następnie dostarcz do Biura ZSS potwierdzenie wpisu do Rejestru Kół Naukowych, które można odebrać w Biurze Spraw Studenckich w Pałacu Kazimierzowskim. Dostarczenie dokumentów (wymienianych wcześniej uchwał) do Biura ZSS jest konieczne. Bez tego jednostka nie będzie aktywna w systemie i nie będzie można składać wniosków. Aktywacji profilu jednostki dokonują pracownicy Biura ZSS. Składając wnioski, nie korzysta się z konta jednostki każdy z pełnomocników posiada swoje własne konto, które zostaje w systemie przyporządkowane jednostce i z którego składa wnioski w jej imieniu. 8
Rejestracja użytkownika Jeżeli organizacja posiada już konto w systemie lub dokonano jej rejestracji oraz aktywacji, możesz zarejestrować indywidualnego użytkownika (pełnomocnika finansowego). Na stronie: http://rejestracja.cerbernew.samorzad.uw.edu.pl/ wybierz zakładkę Zarejestruj się i uzupełnij formularz. Po uzupełnieniu wszystkich pól kliknij Zarejestruj. Podaj aktualny telefon i adres e-mail z tych danych korzysta Komisja Finansowa, jeżeli w składanych przez system dokumentach pojawiają się problemy lub wątpliwości. Nie ma możliwości zmiany loginu i hasła do konta. Zapomniany login może podać przewodnicząca Komisji Finansowej. Zapomniane hasło odzyskasz samodzielnie, wpisując prawidłowy login i błędne hasło pojawi się opcja zresetowania dostępu. Po dokonaniu rejestracji użytkownika w systemie dostarcz dokumenty potwierdzające uzyskanie pełnomocnictwa finansowego do Biura ZSS. Takimi dokumentami są wydrukowane oraz podpisane przez członków zarządu uchwały, na podstawie których danym osobom przyznano pełnomocnictwo. Będą przyjmowane wyłącznie uchwały przygotowane zgodnie ze wzorami dostępnymi na stronie: 9
http://samorzad.uw.edu.pl/pobieranie/ Dostarczenie po rejestracji uchwał do Biura ZSS jest to konieczne, aby pracownik Biura mógł Cię podpiąć pod profil jednostki. Po dostarczeniu dokumentów, poproś pracowników Biura lub Komisję Finansową o aktywację konta. 10
Krok 2. Wniosek Logowanie do systemu Cerber Po zakończonej sukcesem rejestracji oraz aktywacji możesz korzystać z własnego konta w systemie Cerber. Logowanie następuje na stronie: www.wnioski.cerbernew.samorzad.uw.edu.pl Panel użytkownika prezentuje się następująco: Znajdują się w nim cztery zakładki: 1. Złóż wniosek - formularz nowego wniosku o dofinansowanie. 2. Moje wnioski - wszystkie wnioski złożone przez reprezentowaną jednostkę, opcja złożenia sprawozdania z już dofinansowanego projektu, lista wniosków i sprawozdań roboczych (zapisanych w trakcie pracy), listę wniosków nierozliczonych przez reprezentowaną jednostkę. 3. Złożone sprawozdania lista złożonych przez użytkownika sprawozdań wraz z ich statusem. 4. Budżety informacje o tym, jaki budżet został przyznany jednostce w tym roku, ile środków jest jeszcze dostępnych, ile z nich można wykorzystać po 31 października, historia budżetów jednostki w latach poprzednich. 11
W przypadku kół naukowych i organizacji, zakładka Budżet wyświetla kwotę 0.00, ponieważ takie podmioty nie dysponują własnym budżetem. Mogą jedynie startować w konkursie wniosków o przyznanie określonej kwoty dofinansowania z II filaru. Instrukcja wypełniania formularza wniosku Aby prawidłowo złożyć wniosek i uniknąć jego odrzucenia przez Komisję Finansową, postępuj według poniższej instrukcji. 1. Zapoznaj się z podstawowymi technicznymi zasadami pracy z systemem: zawsze wpisuj treść wniosku bezpośrednio na stronie internetowej. System posiada zabezpieczenia, które nie pozwalają na złożenie wniosku, jeśli treść była wklejana z innego pliku (metodą kopiuj-wklej). Możesz również spróbować wkleić tekst z programu Notatnik; korzystaj z przeglądarki Firefox; na dole strony znajduje się przycisk 'ZAPISZ', który pozwala zapisywać i edytować wnioski w dowolnym momencie. Później są one dostępne w podzakładce Wnioski robocze ; dla własnego bezpieczeństwa, przechowuj kopię wniosku w pliku tekstowym, w formacie.txt lub.doc; po zalogowaniu się, w prawym górnym rogu widoczny jest czas jaki pozostał do wylogowania. Po 30 minutach bezczynności system kończy sesję użytkownika (wylogowuje go). Wtedy, po próbie złożenia wniosku pojawić może się komunikat Brak uprawnień do tej akcji. Należy zatem zapisywać wniosek po wypełnieniu najważniejszych pól lub przedłużać sesję. 2. Zaloguj się na swoje konto w Cerberze i wejdź w zakładkę 'ZŁÓŻ WNIOSEK'. Wypełnij poszczególne pola według wskazówek znajdujących się poniżej. NAZWA PROJEKTU Powinna być krótka i konkretna, ale musi zawierać co najmniej 2 elementy: 12
rodzaj przedsięwzięcia (np. otrzęsiny, konferencja, przegląd filmów, obóz zerowy); organizator/organizatorzy skróty nazw (np. ZSS K MISH, RM DS nr 3). Opcjonalnie: nazwa przedsięwzięcia (np. Połowinki 2012 KINGZ OF THE STREET ). PODMIOT ORGANIZUJĄCY Jednostka organizująca wydarzenie lub główny organizator. Jeśli w przedsięwzięciu bierze udział więcej jednostek, jest to podmiot odpowiedzialny za złożenie wniosku i realizację przedsięwzięcia. Jeśli masz pełnomocnictwo więcej niż jednego podmiotu, wybierz z listy organizatora wydarzenia, którego w tym momencie reprezentujesz PODMIOTY WSPÓŁORGANIZUJĄCE Wybierz z listy wszystkie podmioty współorganizujące i kliknij dodaj podmiot. Mogą to być Zarządy jednostkowe, Rady Mieszkańców, Koła Naukowe, a także inne organizacje zarejestrowane na Uniwersytecie Warszawskim. Podmioty współorganizujące to takie, które finansowo wspomagają przedsięwzięcie! OSOBA Wskaż osobę odpowiedzialną za rozliczenie projektu (opisanie i złożenie faktur w Biurze ZSS) oraz jego sprawozdanie (złożenie sprawozdania w Cerberze oraz w wersji papierowej wraz z załącznikami w Biurze ZSS). Może to być wyłącznie osoba posiadająca aktywne konto w Cerberze, będąca pełnomocnikiem Twojej jednostki lub jednostki współorganizującej. INNE INSTYTUCJE ZAANGAŻOWANE Podaj wszystkie inne instytucje zaangażowane (czynnie) w organizację przedsięwzięcia. Nie podawaj tutaj nazw usługodawców. CHARAKTER PRZEDSIĘWZIĘCIA Określ charakter przedsięwzięcia, używając jednego z poniższych określeń: kulturalny; naukowy lub edukacyjny; 13
integracyjny; sportowy; promocyjny. Możliwe są również przedsięwzięcia o charakterze mieszanym, np. kulturalno-integracyjne. ILOŚĆ UCZESTNIKÓW (Z UW I SPOZA UW) Podaj przewidywaną liczbę uczestników. W przypadku wyjazdów oraz zamkniętych szkoleń lista uczestników powinna być zamknięta w momencie ubiegania się o dofinansowanie. Jeżeli wnioskujesz o dotację na konferencję lub wydarzenie kulturalne, wpisz szacowaną liczbę uczestników. ZASIĘG PROJEKTU Wybierz jedno z poniższych określeń: jednostkowy organizatorami i uczestnikami są studenci jednej jednostki; międzyjednostkowy organizatorami i uczestnikami są studenci co najmniej dwóch jednostek; uczelniany odbiorcą wydarzenia jest cała społeczność akademicka Uniwersytetu Warszawskiego; ponaduczelniany przedsięwzięcie obejmuje swym zasięgiem większy obszar, np. inne uczelnie, dzielnicę, miasto, województwo, region; ogólnopolski; międzynarodowy. Opis projektu W tym miejscu zawrzyj wszystkie informacje na temat przedsięwzięcia, które mogą przekonać Zarząd do przyznania dotacji. Najważniejszy jest tutaj opis merytoryczny projektu. Jeśli to konieczne, rozwiń szczegółowo informacje podane w innych punktach. Opisz i uzasadnij charakter imprezy oraz planowany przebieg przedsięwzięcia. Zawrzyj również informacje dlaczego i po co chcesz zorganizować dane przedsięwzięcie, czy jest to jego kolejna edycja czy może pierwsza, czy zamierzacie organizować je po raz kolejny czy jest to jednorazowa aktywność. Całość opisu nie powinna być zbyt długa najlepsza jest taka ilość tekstu, która pozwoli członkom Komisji oraz 14
Zarządu zapoznać się z wnioskiem w kilka minut. PRZEWIDYWANE KORZYŚCI Opisz korzyści jakie płyną z organizacji przedsięwzięcia i uczestniczenia w nim dla: uczestnika; społeczności akademickiej; Uniwersytetu; innych. DATA WŁAŚCIWEGO WYDARZENIA Wpisz datę właściwego wydarzenia. Jeżeli trwa dłużej niż jeden dzień (przykład: wyjazd na obóz zerowy) podaj ostatnią datę (powrotu). HARMONOGRAM PRAC Wskaż wszystkie etapy przygotowywania przedsięwzięcia, zwłaszcza od strony technicznej. Jeżeli projekt jest wieloetapowy, wyróżnij je. Jeżeli właściwe wydarzenie trwa dłużej niż jeden dzień, wpisz tutaj odpowiedni przedział czasowy. KOSZTORYS To najważniejsza część wniosku. Zanim w ogóle przystąpisz do wypełniania formularza w systemie, upewnij się że dobrze obliczyłeś wszystkie planowane przychody i wydatki. Kwoty wpisuj z rozmysłem, ponieważ zmiany w już złożonym wniosku znacznie opóźniają procedurę przyznania dofinansowania. Im bardziej szczegółowy i lepiej przemyślany kosztorys, tym wyższa ocena projektu. Pamiętaj, by uwzględniać wyłącznie koszty BRUTTO. KOSZTORYS A REGULAMIN PRZYZNAWANIA DOTACJI Zgodnie z paragrafem 9. Regulaminu, podmioty wnioskujące są zobowiązane do przedstawiania trzech zapytań ofertowych do każdej wnioskowanej pozycji. W praktyce polega to na dołączeniu do wniosku dokumentów uprawdopodobniających koszty. Planując na przykład zakup wydziałowych bluz, jesteś zobowiązany do przeprowadzenia sondażu rynkowego wybraniu trzech firm, które są w stanie zrealizować usługę oraz przedstawią ci jej pełen koszt. Musisz 15
wybrać zawsze najtańszą z przedstawionych przez siebie opcji. Do wniosku możesz załączyć kopie korespondencji z firmami lub fragmenty cenników wydrukowane ze stron internetowych. Zgodnie z paragrafem 8 ust. 1, pewne usługi w ramach dotacji wnioskujący są zobowiązani realizować przy współpracy z podmiotami, z którymi Uniwersytet Warszawski zawarł stosowne umowy. Katalog firm obowiązkowych obejmuje między innymi: dostawę artykułów biurowych, transport, bilety komunikacji zbiorowej, usługę ubezpieczenia. Aktualna lista podmiotów znajduje się na stronie DOTACJE DO POBRANIA (oraz w zakładce ZAMÓWIENIA PUBLICZNE na stronie www.uw.edu.pl). Istnieją pozycje oraz usługi, których realizacji ZSS UW nie finansuje. Katalog usług i przedsięwzięć niefinansowanych z I i II filaru określa Zarządzenie Przewodniczącego ZSS UW (do ściągnięcia z DOTACJE Do pobrania) a wymienia ono: produkty spożywcze; paliwo stałe i płynne; kwiaty; usługi wykonywane za granicą (z wyłączeniem transportu i noclegu); catering na spotkania świąteczne powyżej 1800 zł (kwota NA JEDNOSTKĘ) przedsięwzięcia o charakterze przede wszystkim rekreacyjnym lub turystycznym; przedsięwzięcia o charakterze politycznym lub religijnym imprezy klubowe finansowane z I filaru budżetu Samorządu powyżej 1500 złotych (kwota NA JEDNOSTKĘ) Dodatkowo do wniosku o każdy catering lub wyżywienie, które miałyby być dotowane z budżetu Samorządu, musi być dołączona zgoda Prorektora ds studenckich na sfinansowanie takiej usługi. Wyłączone z tego są: obozy zerowe, spotkania świąteczne i konferencje naukowe. Niezałączenie zgody Prorektora do wydrukowanej wersji wniosku skutkuje odrzuceniem tegoż przez Komisję Finansową. Catering jest w rozumieniu Regulaminu Przyznawania Dotacji zawsze USŁUGĄ, wykonywaną przez firmy oraz osoby fizyczne. Nie jest możliwe uznanie za catering zakupu produktów spożywczych 16
oraz przygotowania posiłków na np. szkolenie lub konferencję naukową. Rozliczenie pewnych usług i przedsięwzięć, wymaga uprzedniego zawarcia umowy przez Uniwersytet Warszawski, o czym mowa w innym Zarządzeniu Przewodniczącego ZSS UW (na stronie w zakładce DOTACJE - Do pobrania): WSZYSTKIE usługi, których wartość przekracza 4000 zł (np. nocleg, koszulki). Wymagane jest jedynie podpisywanie umów na usługi opłacane ze środków Samorządu. Jeżeli pozycja kosztorysu, o dofinansowanie której wnioskujesz, spełnia warunki wymienione w Zarządzeniu, przygotuj się na to, iż po otrzymaniu dofinansowania będziesz musiał zawrzeć stosowną umowę np. z klubem lub dostawcą. Umowę i jej warunki można przygotować wcześniej, z czego umowa ta musi być sporządzona na wzorach dostępnych na stronie w zakładce DOTACJE DO POBRANIA. Jeżeli nie ma tam odpowiedniego wzoru, skontaktuj się z Sekcją Prawną. Podpis na umowie może zostać złożony WYŁĄCZNIE po otrzymaniu dofinansowania. Po więcej informacji, przejdź do: KROK 3. ROZLICZENIE. ZSS realizuje dofinansowania wyłącznie drogą przelewów pieniężnych. Nie jest możliwe wykonanie transakcji gotówkowej, jeżeli to ZSS jest płatnikiem. ZSS UW w żadnym przypadku nie przyznaje zaliczek na dofinansowywane pozycje. Możliwe jest natomiast uzyskanie potwierdzenia otrzymania dofinansowania w postaci uchwały przyznającej dofinansowania podpisanej przez członków Zarządu. Można dokonać transakcji gotówkowej lub płatności kartą oraz liczyć na zwrot środków ze strony ZSS, pod warunkiem że zakup nie nastąpił przed przyznaniem dofinansowania. Należy jednak za opłaconą usługę koniecznie pobrać fakturę, którą w ciągu siedmiu dni od dnia otrzymania należy złożyć w Biurze ZSS i odpowiednio opisać (zobacz: Krok 3. ROZLICZENIE) Zarząd nie zwraca w formie dotacji kosztów poniesionych przed złożeniem wniosku! Faktura opatrzona datą wcześniejszą niż data uchwały przyznającej dofinansowanie, nie zostanie opłacona. 17
Gdy już zweryfikowałeś poprawność kosztorysu względem regulaminu i zarządzeń... W kosztorysie zawrzyj WSZYSTKIE planowane wydatki. Ukrywanie wydatków stanowi podstawę do odrzucenia wniosku przez Komisję Finansową. ZAWSZE podawaj ilość i koszt jednostkowy BRUTTO zakupów, na przykład: Pozycja Liczba dni Ilość Koszt jednostkowy Plakaty A4 1 50 2,5 125 Suma zamiast: Pozycja Liczba dni Ilość Koszt jednostkowy Plakaty A4 1 1 125 125 Suma W kolumnie Finansowana przez ZSS zaznacz pozycje, o których dofinansowanie wnioskujesz do Samorządu Studentów. Co zrobić jeżeli dana pozycja przekracza kwotę dofinansowania? Transport na obóz zerowy kosztuje 3800 złotych. Z dofinansowania władz wydziału zamierzasz na ten cel przeznaczyć 1800 złotych. Wnioskujesz do ZSS o resztę kwoty. Pozycja Liczba dni Ilość Koszt jednostkowy Transport (Wydział) Transport (ZSS UW) Suma 2 1 900 1800 2 1 1000 2000 Przecież transport kosztuje 3800 złotych, więc czy kwota na fakturze może być wyższa niż kwota dofinansowania? Nie. Rozliczane faktury nie mogą przekraczać przyznanego dofinansowania. Jeżeli część usługi 18
opłacasz z własnych środków, musisz wziąć dwie osobne faktury (w przypadku podanym wyżej, jedną fakturę na 1800, drugą na 2000 złotych). Uniwersytet może opłacić tylko dokładnie taką kwotę, jaka jest na fakturze. PRZYCHODY Uwzględnij WSZYSTKIE planowane przychody, także dotacje, o które się ubiegasz (np. dotacja z Rady Konsultacyjnej ds. Studenckiego Ruchu Naukowego). W takim przypadku w pozycji Opis kosztorysu zaznacz, że jest to suma wnioskowana. Inne możliwe źródła przychodu to m.in. cegiełki uczestników, władze poszczególnych jednostek uniwersyteckich, prywatni sponsorzy, inne instytucje publiczne. Można również wnioskować o dotację z I i II filaru łącznie w jednym wniosku należy jednak pamiętać o dochowaniu stosownych dla filarów terminów. Pamiętaj o tym, że w całości suma kosztów musi się równać sumie przychodów. OPIS KOSZTORYSU Jedna z najważniejszych części wniosku. Opisz KAŻDĄ pozycję kosztorysu uzasadniając jej koszt, na przykład: plakaty rozmiar A2, stąd wysoka cena jednej sztuki wynajem klubu 3500 złotych, lecz w cenie: ochrona, szatnia, DJ, obsługa baru prowadzenie szkolenia koszt przeprowadzenia szkolenia, przygotowania materiałów, usługę wykonuje firma XYZ Tutaj również możesz opisać przychody, np. zaznaczyć, że podana kwota jest kwotą wnioskowaną, ale nie zapadła jeszcze decyzja o jej przyznaniu. Dalej, wykonaj ostatnie kroki: Zaznacz oświadczenie o zgodności podanych danych z prawdą. Naciśnij sprawdź i złóż wniosek. Jeżeli system poucza Cię komunikatem, popraw dane w formularzu, dla pewności zapisując jego wersję roboczą. 19
Wygenerowana została wersja ostateczna wniosku. By sprawdzić poprawność wydruku, naciśnij wydruk próbny. Jeśli zauważysz błędy naciśnij 'zmień dane'. Powrócisz do formularza, gdzie możesz poprawić treść. Jeśli wszystkie pozycje są poprawne, naciśnij 'złóż wniosek'. Wydrukuj wniosek i zbierz podpisy wszystkich pełnomocników w nim wymienionych. Pamiętaj o załączeniu wyników sondażu rynkowego w postaci wydruków. Złóż wniosek w Biurze ZSS w terminie co najmniej siedmiu dni przed rozpoczęciem wydarzenia. Co dalej dzieje się z wnioskiem? Biuro ZSS potwierdza w swoim module systemu Cerber wpłyniecie wydrukowanej i podpisanej wersji wniosku. Wniosek zmienia na Twoim panelu status na sekretariat zaakceptowane. Wniosek pojawia się w module Komisji Finansowej, gdzie jest oceniany przez jej członków. Na tym etapie weryfikuje się również zgodność wniosku z regulaminem oraz zarządzeniami. Możliwe iż Komisja Finansowa będzie prosiła Cię o dodatkowe wyjaśnienia do wniosku. Wniosek zmienia na Twoim panelu status na komisja finansowa zaakceptowane. Już po złożeniu wniosku, okazało się że niezbędne jest wprowadzenie zmian w kosztorysie (np. zmniejszyły lub zwiększyły się koszty). Co zrobić? Wypełnij wzór podania o zmiany w kosztorysie. Złóż dokument jak najszybciej w Biurze ZSS oraz poinformuj o sytuacji Komisję Finansową. Podczas swojego posiedzenia Zarząd, kierując się w przypadku I filaru oceną Komisji Finansowej, a w przypadku konkursu II filarowego oceną członków Zarządu podejmuje decyzję o dofinansowaniu projektu lub jego odrzuceniu. Pamiętaj o tym, że decydujące dla II filaru posiedzenie odbywa się raz w miesiącu! 20
Zarząd rozpatruje wnioski bez zbędnej zwłoki. Przyznanie dofinansowania następuje drogą wydania przez Zarząd stosownej uchwały z wymienieniem podmiotów otrzymujących oraz kwoty dofinansowania. Zarząd może określić w drodze uchwały dodatkowe zlecenia dotyczące sposobu realizacji dotowanego przedsięwzięcia, a ich niezrealizowanie będzie skutkowało odmową rozliczenia przedsięwzięcia lub odmową składania kolejnych wniosków o dofinansowanie. Zarząd może również zmniejszyć kwotę dotacji lub jej nie przyznać, jeśli stwierdzi niegospodarność lub niecelowość wydatków. Uchwała pojawi się na Twoim koncie Cerber, tuż obok złożonego wniosku. Uchwały przyznające dofinansowanie ze środków II filaru mogą zawierać dodatkowe warunki, jakie wnioskujący musi spełnić, by sprawozdanie projektu zostało zaakceptowane, oraz by mógł liczyć w przyszłości na kolejne dofinansowania. Jeżeli nie otrzymałeś dofinansowania, na twoim koncie w Cerberze, w zakładce Moje wnioski pojawi się uchwała odmawiająca przyznania dofinansowania. Po trzymaniu dofinansowania możesz już przystępować do ROZLICZENIA. 21
Krok 3. Rozliczenie Rozliczenie projektu polega na opisaniu i złożeniu faktur lub rachunków, które mają być opłacone z dotacji Samorządu wraz z odpowiednimi załącznikami w Biurze Samorządu. Rozliczenie nie jest równoznaczne ze złożeniem sprawozdania z realizacji projektu. Umowy Jak już wiesz, jeżeli pozycje na które przyznano Ci dofinansowanie, spełniają warunki wymienione w Zarządzeniu Przewodniczącego, konieczne jest podpisane odpowiedniej umowy z wykonawcą, przed wykonaniem usługi. Wymagane jest jedynie podpisywanie umów na usługi opłacane ze środków Samorządu. Wszystkie takie umowy: należy sporządzić na wzorach dostępnych w Biurze ZSS i na stronie; podpisaną przez usługodawcę umowę należy złożyć w Biurze ZSS na co najmniej 5 dni przed wykonaniem usługi, np. umowę na współorganizację imprezy w klubie należy złożyć co najmniej 5 dni przed samą imprezą; umowy w imieniu Uniwersytetu podpisuje WYŁĄCZNIE Przewodnicząca ZSS UW. W przypadku, gdy wykonawcą usługi jest osoba fizyczna, która nie może wystawić faktury VAT, z Biura ZSS należy pobrać wzór rachunku oraz odpowiedniej umowy (np. zlecenia) i wypełnić, postępując zgodnie z instrukcją. 1. Wpisz dane wykonawcy usługi: nazwisko, imiona, imię ojca, imię matki, numer PESEL, numer identyfikacji podatkowej NIP, adres zamieszkania, 22
numer konta w banku, Urząd Skarbowy właściwy dla zleceniobiorcy (wykonawcy), miejsce zatrudnienia w Uniwersytecie Warszawskim (jeśli wykonawca jest pracownikiem UW) 2. Wpisz dane dotyczące umowy Za wykonanie umowy z dnia (dzień podpisania umowy) Wynagrodzenie w kwocie zł (podana tu kwota to suma kwoty do wypłaty dla wykonawcy i wszystkich składek i podatków) Podpis wystawcy rachunku (podpis wykonawcy usługi) Potwierdzam wykonanie pracy zgodnie z umową (podpis osoby, odbierającej usługę) Faktury Faktury i rachunki należy złożyć w Biurze Samorządu w ciągu 7 dni od daty wystawienia faktury, a termin płatności na fakturze powinien wynosić co najmniej 14 dni. Data wystawienia faktury nie może być wcześniejsza niż data wydarzenia. Ostateczny termin składania faktur mija 21 grudnia. Czy mogę złożyć fakturę do rozliczenia, jeśli nie mam jeszcze wszystkich faktur z danego projektu? Jest to nawet konieczne, bo każdą fakturę trzeba złożyć w Biurze ZSS w ciągu 5 dni od jej wystawienia. Faktury złożone później nie będą rozliczane. Dokonywaniem przelewów zajmuje się bezpośrednio Kwestura UW, a złożone w Biurze ZSS faktury i rachunki nie trafiają do Komisji Finansowej (dlatego przed złożeniem faktury należy sporządzić jej kopię w celu załączenia do późniejszego sprawozdania). Każdą fakturę należy opisać na odwrocie. Tekst nie powinien zajmować więcej niż ¼ powierzchni. Jeżeli nie jesteś pewien, jak opisać fakturę, poproś o pomoc pracowników Biura ZSS. Nie ma możliwości skreślenia lub korygowania błędów w opisie, toteż niewłaściwie opisana faktura może 23
nie zostać opłacona przez Kwesturę. Pełne wzory opisu faktur z przykładami można znaleźć na stronie, w zakładce DOTACJE Do pobrania. Zwrot pieniędzy za fakturę na konto jest możliwy tylko i wyłącznie wtedy, gdy zakup nastąpił po otrzymaniu dofinansowania. Jeśli usługa została opłacona ze środków organizatorów, w opisie faktury należy zawrzeć następujący zapis: Gotówką/Kartą kredytową zapłacił/a (imię i nazwisko). Proszę o zwrot na konto: (numer konta, dane i adres posiadacza/ki konta) 24
25
Krok 4. Sprawozdanie Po udanym rozliczeniu umów i faktur oraz zakończeniu realizacji dotowanego projektu, należy przystąpić do sporządzenia sprawozdania. Każde przedsięwzięcie, które otrzymało dotację od Samorządu Studentów musi zostać sprawozdane w ciągu 30 dni od zakończenia wydarzenia (nie później lecz niż do 21 grudnia) i musi zrobić to osoba podana we wniosku jako osoba rozliczająca. O terminie na złożenie sprawozdania informuje również system Cerber, wyświetlając komunikat na panelu każdego pełnomocnika finansowego danej jednostki. Nie wykorzystaliśmy przyznanego nam dofinansowania, bo wydarzenie się nie odbyło lub dofinansowanie nie było potrzebne. Co teraz mam zrobić? Mimo że dofinansowanie nie zostało wykorzystane, należy złożyć sprawozdanie. W kosztorysie sprawozdania w odpowiednich pozycjach wprowadź koszt jednostkowy - 0 zł, suma wydatków będzie więc równa zero. Następnie całą kwotę dofinansowania wpisz w pole niewykorzystana kwota i w ten sposób suma kosztów i przychodów są sobie równe. W polu nieprzewidziane sytuacje należy również wyjaśnić, dlaczego dotacja nie została wykorzystana. Instrukcja wypełniania formularza sprawozdania Zalecaną przeglądarką do obsługi CERBERa jest Firefox. Zawsze wpisuj treść sprawozdania bezpośrednio na stronie internetowej. System posiada zabezpieczenia, które nie pozwalają na złożenie sprawozdania, jeśli treść była wklejana z innego pliku (metodą kopiuj-wklej). Możesz również spróbować wkleić tekst z programu Notatnik. Zaloguj się na swoje konto w Cerberze. Wejdź w zakładkę Moje wnioski. Przy odpowiednim projekcie kliknij złóż sprawozdanie. Wypełnij kolejne pola formularza. Na dole strony znajduje się przycisk Zapisz wersję roboczą, który pozwala zapisywać i edytować sprawozdanie w dowolnym momencie. Dla własnego bezpieczeństwa 26
przechowuj kopię sprawozdania w formacie.doc lub.txt NUMER SPRAWOZDANIA Generowany automatycznie przez system. NAZWA PROJEKTU Generowana automatycznie przez system. OSIĄGNIĘTE REZULTATY Wszystkie rezultaty, jakie udało się osiągnąć (zakładane + ewentualne nowe). NIEPRZEWIDZIANE SYTUACJE W tej rubryce należy wpisać WSZYSTKIE zmiany względem pierwotnego projektu, a także należy owe zmiany wytłumaczyć i podać ich przyczyny, czyli: WSZYSTKIE zmiany w kosztorysie (+ uzasadnienie zmian); koszty dodatkowe (+ uzasadnienie); zmiany terminu; zmiany ilości uczestników; zmiany programu przedsięwzięcia; zmiany miejsca; inne. KOSZTY System automatycznie przeniesie tabelę kosztów z wniosku, jeżeli jednak cokolwiek uległo zmianie, należy również zmienić to w kosztorysie: WSZYSTKIE zmiany wysokości kosztów; WSZYSTKIE koszty dodatkowe (opisane w nieprzewidzianych sytuacjach i w opisie kosztorysu); WSZYSTKIE zmiany nazw kosztów (nazwa pozycji w kosztorysie MUSI być identyczna z tytułem faktury/rachunku); 27
Jeżeli zrezygnowano z podanej we wniosku pozycji w kosztorysie należy w kolumnie koszt jednostkowy wpisać 0. Jeżeli podaną we wniosku pozycję ostatecznie sfinansowano nie z dotacji, jak we wniosku, lecz z innego źródła, pamiętaj o odznaczeniu przy Finansowane przez ZSS. Kwota podana w kosztorysie MUSI być identyczna z kwotą na fakturze/rachunku. Pamiętaj o nieużywaniu przecinków w kwotach! Zmiany w kosztorysie są możliwe, ale muszą pozostawać w zakresie usług zadeklarowanych we wniosku, np.: we wniosku: ulotki 100 x 0.05 zł; w sprawozdaniu: plakaty 5 x 1zł, taką sytuację należy wyjaśnić w opisie kosztorysu. Przyjmij zasadę: jedna pozycja jedna faktura. Jeżeli na fakturze znajduje się kilkanaście pozycji, wpisz kwotę całościową, unikaj rozbijania jednego rachunku na wiele wierszy kosztorysu. Mam fakturę na 26,50 zł, która obejmuje zakup 4 plakatów, koszt jednostkowy wychodzi 6,625 zł. Jak mam to wpisać w Cerberze? Cerber przyjmuje tylko realnie istniejące kwoty, takie które możesz zapłacić prawdziwymi pieniędzmi, czyli kwoty z DWOMA cyframi po przecinku. NIE ZAOKRĄGLAJ kosztu jednostkowego do 6,26 zł suma musi być IDENTYCZNA jak na fakturze. Wpisz: Pozycja Liczba dni Ilość Koszt jednostkowy Suma Plakaty 1 1 26.50 26.50 a w opisie kosztorysu napisz, że plakaty były cztery. PRZYCHODY System automatycznie przeniesie tabelę przychodów z wniosku, jeżeli jednak cokolwiek uległo 28
zmianie, należy również zmienić to w sprawozdaniu oraz uwzględnić: WSZYSTKIE przychody (również spoza Uniwersytetu, od sponsorów prywatnych, innych instytucji, wkład własny uczestników); WSZYSTKIE zmiany przychodów (wynikające np. ze zmiany ilości uczestników lub zmian w wysokości przyznanych dotacji przez inne instytucje [Rada Konsultacyjna, Wydział). NIEWYKORZYSTANE ŚRODKI W tym polu wpisz TYLKO niewykorzystaną kwotę z dotacji Samorządu Studentów. Jeśli nie wykorzystałeś wszystkich przychodów z innych źródeł, zmniejsz ich wartość w sekcji Przychody, tak by suma kosztów była równa sumie przychodów. Wszystkie wydatki powinny być pokrywane w pierwszej kolejności z cegiełek uczestników, w dalszej z dotacji. Niewykorzystana kwota w przypadku I filaru wraca do budżetu jednostki, w przypadku II filaru do całościowej puli konkursowej na kolejne rozdania. OPIS KOSZTORYSU Podobnie jak we wniosku należy opisać każdy koszt po kolei, wskazując jego źródło i ewentualną zmianę kwoty, nazwy itp. Jest to najważniejsza część sprawozdania. Naciśnij złóż sprawozdanie. Wydrukuj sprawozdanie i podpisz. Dołącz do sprawozdanie wszystkie niezbędne załączniki, czyli: kopie faktur i rachunków, dokumentujących wszystkie wydatki uwzględnione w kosztorysie, także te, które nie były finansowane przez Samorząd; kopie umów podpisywanych przez Uniwersytet; dla kosztów w obcej walucie: tabele kursów walutowych z dnia, kiedy wykonana była usługa; dla sprawozdań wniosków finansowanych ze środków II filaru należy wraz ze 29
sprawozdaniem złożyć materiały wymienione jako warunki dofinansowania w uchwale. Dokumenty powinny być ułożone w kolejności jak w kosztorysie i być podpisane nazwami z kosztorysu. Złóż sprawozdanie w Biurze ZSS. Sprawozdania bez załączników będą ODRZUCANE! Niezłożenie sprawozdania lub odrzucenie go przez Komisję Finansową skutkuje zawieszeniem prawa do składania wniosków o dotacje przez dany podmiot do czasu wyjaśnienie. Zarząd może również powiadomić władze uczelni o nierozliczeniu przedsięwzięcia. Wyjeżdżam i nie będę mógł/mogła złożyć sprawozdania w terminie, co mam zrobić? Wypełnij wzór upoważnienia do złożenia dokumentów przez inną osobę (wzór w DOTACJE Do pobrania). Udostępnij jej login i hasło dostępu do swojego konta w systemie Cerber i poinformuj o działaniach, jakie ma podjąć. Osoba upoważniona składa za ciebie dokumenty w Biurze ZSS, podpisując się pod adnotacją z upoważnienia. Nie będę mógł/mogła złożyć sprawozdania w terminie z przyczyn ode mnie niezależnych, co mam zrobić? Wypełnij wzór podania o przedłużenie terminu sprawozdania. Opisz sytuację i oczekuj na decyzję Komisji Finansowej. Nie posiadam jeszcze publikacji, której dostarczenie było jednym z warunków przyznania dofinansowania. Co zrobić? Poinformuj o sytuacji Komisję Finansową. Twoje sprawozdanie nie zostanie zaakceptowane do momentu, w którym dostarczysz egzemplarz publikacji do Biura. 30