Część II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest promocja projektu współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013. ZADANIE NR 1 - Wykonanie tablic oraz innych materiałów promocyjnych W ramach zadania Wykonawca wykona i dostarczy następujące materiały: 1) TABLICA INFORMACYJNA - 1 sztuka Wymiar tablicy: 200 cm wysokość x 250 cm szerokość Tablica musi być wykonana z materiałów trwałych i odpornych na warunki atmosferyczne (deszcz, śnieg, wiatr, słońce). Tablica informacyjna powinna zawierać: Nagłówek tablicy oraz hasło promocyjne dla RPO WD: Fundusze Europejskie dla rozwoju Dolnego Śląska Środek tablicy - nazwę inwestycji Poprawa jakości i atrakcyjności transportu miejskiego i podmiejskiego w aglomeracji jeleniogórskiej poprzez zakup nowych ekologicznych autobusów dostosowanych do przewozu osób niepełnosprawnych oraz wdrożenie Systemu Biletu Elektronicznego - informację o całkowitej wartości projektu oraz o wartości dotacji ze środków Unii Europejskiej - nazwę Beneficjenta: Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze Stopka tablicy - informację o współfinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Wzór stanowi rys. 1 załącznika nr 1 do OPZ Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze Strona 1
Wykonanie, dostarczenie oraz montaż na ścianie budynku tablicy informacyjnej należy do obowiązków Wykonawcy. Miejsce montażu będzie uzgodnione z Zamawiającym. 2) TABLICA PAMIĄTKOWA 1 sztuka Wymiar tablicy: 70 cm wysokość x 90 cm szerokość. Tablica musi być wykonana z materiałów trwałych i odpornych na warunki atmosferyczne (deszcz, śnieg, wiatr, słońce), gwarantujących ich trwałość przez okres minimum 5 lat. Wykonanie, dostarczenie oraz montaż na ścianie budynku tablicy pamiątkowej należy do obowiązków Wykonawcy. Miejsce montażu będzie uzgodnione z Zamawiającym. Tablica informacyjna powinna zawierać: Nagłówek tablicy oraz hasło promocyjne dla RPO WD: Fundusze Europejskie dla rozwoju Dolnego Śląska Środek tablicy - nazwę inwestycji Poprawa jakości i atrakcyjności transportu miejskiego i podmiejskiego w aglomeracji jeleniogórskiej poprzez zakup nowych ekologicznych autobusów dostosowanych do przewozu osób niepełnosprawnych oraz wdrożenie Systemu Biletu Elektronicznego nazwę Beneficjenta: Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze Stopka tablicy - informację o współfinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu w postaci: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Wzór stanowi rys. 2 załącznika nr 1 do OPZ 3) TABLICZKA INFORMACYJNA (DYSTANSOWA) 1 sztuka Wymiary tabliczki: 25 cm wysokość x 30 cm szerokość Tabliczka powinna być wykonana ze szkła mlecznego, z wywierconymi otworami w czterech rogach. Montaż za pomocą złączek dystansowych okrągłych ze stali nierdzewnej lub aluminium adorowanego łączonych za pomocą bocznej blokady wkręcanej imbusem lub jako połączenie śrubowe. Na szkle nadruk według treści poniżej. Tablica informacyjna powinna zawierać: Nagłówek tablicy Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze Strona 2
oraz hasło promocyjne dla RPO WD: Fundusze Europejskie dla rozwoju Dolnego Śląska Środek tablicy - nazwę inwestycji Poprawa jakości i atrakcyjności transportu miejskiego i podmiejskiego w aglomeracji jeleniogórskiej poprzez zakup nowych ekologicznych autobusów dostosowanych do przewozu osób niepełnosprawnych oraz wdrożenie Systemu Biletu Elektronicznego nazwę Beneficjenta: Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze Stopka tablicy - informację o współfinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Wykonanie, dostarczenie oraz montaż na ścianie wewnątrz budynku tabliczki informacyjnej należy do obowiązków Wykonawcy. Miejsce montażu będzie uzgodnione z Zamawiającym. Wzór stanowi rys. 2 załącznika nr 1 do OPZ 4) PLAKIETKA INFORMACYJNA 4 sztuki Wymiary plakietki: 40 cm wysokość x 50 cm szerokość Plakietka powinna być wykonana z materiału trwałego np. plexi, odpornego na warunki atmosferyczne; powinny być wywiercone dwa otwory w górnych rogach, w celu montażu na ścianie. Plakietka informacyjna powinna zawierać: Nagłówek tablicy oraz hasło promocyjne dla RPO WD: Fundusze Europejskie dla rozwoju Dolnego Śląska Środek tablicy - nazwę inwestycji Poprawa jakości i atrakcyjności transportu miejskiego i podmiejskiego w aglomeracji jeleniogórskiej poprzez zakup nowych ekologicznych autobusów dostosowanych do przewozu osób niepełnosprawnych oraz wdrożenie Systemu Biletu Elektronicznego nazwę Beneficjenta: Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze Stopka tablicy - informację o współfinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze Strona 3
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Wykonanie, dostarczenie plakietki informacyjnej należy do obowiązków Wykonawcy. Wzór stanowi rys. 2 załącznika nr 1 do OPZ 5) PLAKIETKA INFORMACYJNA (NAKLEJKA) 40 sztuk Wymiary plakietki (naklejki): 20 cm wysokość x 30 cm szerokość Plakietki muszą być wykonane z materiałów samoprzylepnych, trwałych i odpornych na warunki atmosferyczne (deszcz, śnieg, wiatr, słońce). Plakietki informacyjne muszą umożliwiać trwałe umieszczenie ich (przyklejenie). Plakiety muszą być zadrukowane z obu stron tym samym tekstem, przy czym klej po jednej ze stron. Układ plakietki informacyjnej: oraz informację o współfinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Wzór stanowi rys.3. załącznika nr 1 do OPZ Wykonanie i dostarczenie plakietki należy do obowiązków Wykonawcy. 4) NAKLEJKA INFORMACYJNA 300 sztuk Wymiar naklejki: 4,5 cm wysokość x 6,5 cm szerokość Naklejki muszą być wykonane z materiałów samoprzylepnych, trwałych, muszą umożliwiać trwałe umieszczenie ich (przyklejenie) w miejscach wybranych przez Zamawiającego, Układ naklejki informacyjnej: oraz informację o współfinansowaniu projektu z Europejskiego Funduszu Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze Strona 4
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013 Wzór stanowi rys.3. załącznika nr 1 do OPZ 6) NAKLEJKA INFORMACYJNA 200 sztuk Wymiar naklejki: 2,5 cm wysokość x 4,5 cm szerokość Naklejki muszą być wykonane z materiałów samoprzylepnych, trwałych, muszą umożliwiać trwałe umieszczenie ich (przyklejenie) w miejscach wybranych przez Zamawiającego. Układ naklejki informacyjnej: Wykonanie i dostarczenie naklejki należy do obowiązków Wykonawcy. Wzór stanowi rys.4. załącznika nr 1 do OPZ ZADANIE NR 2 MASS MEDIA 1) KAMPANIA PRASOWA Treść publikacji: grafika/ilustracja (będąca przedmiotem kreacji Wykonawcy krótki syntetyczny tekst opisujący Projekt i jego znaczenie tekst i zdjęcia z realizacji Projektu wartość Projektu oraz dofinansowania adres dedykowanej projektowi specjalnej podstrony internetowej obowiązkowe oznaczenia Projektu współfinansowanego ze środków UE projekt graficzny zgodny z zasadami identyfikacji wizualnej promocji Projektu Opis: Wykonawca zaplanuje i zrealizuje 1 kampanię prasową spełniającą warunki poniżej. Kampania obejmuje swym zakresem przygotowanie i opublikowanie 2 artykułów prasowych dot. Projektu. Miejsca publikacji: Publikacja w prasie lokalnej o nakładzie nie mniejszym niż 12.000 egz. (Np. Nowiny Jeleniogórskie albo Gazeta Wrocławska wydanie Jelenia Góra) Parametry techniczne/technologia artykułu prasowego: format: min. ½ strony tytułu prasowego publikacja pełny kolor Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze Strona 5
strona, na której będzie znajdowała się publikacja dowolna, za wyjątkiem stron ogłoszeniowych. Terminy: Terminy i treść do uzgodnienia i zatwierdzenia przez Zamawiającego Zakres czynności Wykonawcy: 1) zebranie materiałów merytorycznych do opracowania publikacji, 2) opracowanie i projekt graficzny publikacji, 3) przygotowanie do druku zgodnie z warunkami technicznymi wydawców, 4) zlecenie publikacji 5) przekazanie Zamawiającemu dokumentacji numerów gazet z opublikowanymi artykułami. 2) SPOT RADIOWY Opis: Produkcja i emisja dwóch różnych 30 sekundowych spotów radiowych 2 kampanie radiowe w lokalnym radio, za wyjątkiem radia internetowego. Czas trwania każdej kampanii wynosi 14 dni. Częstotliwość emisji 84 razy w ramach jednej kampanii, w godzinach największej słuchalności pomiędzy godziną 7:00 a 16:00. Treść: Podstawowe informacje o Projekcie. Spoty powinny być opatrzone komentarzem. Wykonawca przygotuje odpowiedni podkład muzyczny. W każdym spocie radiowym Wykonawca podkreśli rolę Unii Europejskiej poprzez informację Projekt współfinansowany prze Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego. Miejsce emisji: radio lokalne (Muzyczne radio lub inne uzgodnione z Zamawiającym) Terminy: Treść i terminy należy uzgodnić z Zamawiającym Zakres czynności Wykonawcy: 1) zebranie materiałów merytorycznych 2) przygotowanie i zrealizowanie 3 kampanii radiowych 3) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru minimum dwie propozycje dotyczące każdego ze spotów radiowych w ramach danej kampanii radiowej. 3) UDZIAŁ W IMPREZIE LOKALNEJ Celem bezpośrednim jest zwiększenie świadomości opinii publicznej na temat udziału środków Unii Europejskiej w Projekcie realizowanym w ramach EFRR. Dodatkowym celem jest wykorzystanie imprez i wydarzeń lokalnych jako dodatkowego, wspomagającego kanału informacji o Projekcie. Opis: Udział w lokalnym wydarzeniu i imprezie, w ramach których prezentacja Projektu będzie dodatkowym punktem ich programu. Impreza masowa dla mieszkańców aglomeracji jeleniogórskiej, z atrakcjami dla różnych grup wiekowych. Kluczowym elementem będzie Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze Strona 6
prezentacja autobusów oraz funkcjonalności Systemu Biletu Elektronicznego, podczas której rozdane zostaną nagrody za udział w konkursie plastycznym na wizerunek karty. Wykonawca przygotuje stanowisko, oznaczone logo Zamawiającego oraz logo Unii Europejskiej. Na stanowisku prezentacyjnym powinny znajdować się nadmuchane baloniki w kolorach Zamawiającego oraz kolorach Unii Europejskiej, z nadrukowanym logo Zamawiającego (500 szt.) oraz logo Unii Europejskiej (500 szt.). Ponadto Wykonawca zleci przygotowanie i dostarczy pojedyncze czekoladki przeznaczone do bezpośredniej konsumpcji w formie uzgodnionej z Zamawiającym (1000 szt.), nawiązującej kształtem do profilu Zamawiającego. Lokalizacja: Plac Ratuszowy w Jeleniej Górze opcjonalnie Plac Piastowski Jelenia Góra Cieplice Ilość: 1 impreza 1-dniowa. Czas trwania minimum 4 godziny Termin imprezy: Miesiąc maj lub czerwiec - do uzgodnienia z Zamawiającym Zakres czynności Wykonawcy / Formy udziału: 1) Przekazywanie materiałów promocyjnych Projektu mieszkańcom 2) Ekspozycja prezentatorów roll-up 3) Częstowanie cukierkami oraz czekoladkami w formie uzgodnionej z Zamawiającym 4) SPOT FILMOWY LUB ANIMACJA Wykonanie dwóch 30-sekundowych spotów filmowych lub animacji komputerowych. Materiał będzie prezentowany na wyświetlaczach LCD zamontowanych w autobusach Zamawiającego i na tablicach informacji pasażerskiej. Treść/zawartość: Z punktu widzenia Zamawiającego istotne treści jakie powinny znaleźć się w spotach to: a) Podstawowe informacje o projekcie b) Funkcjonalność Systemu Biletu Elektronicznego c) Prezentacja nowych autobusów Treść zostanie uzgodniona z Zamawiającym Termin: 1 miesiąc od otrzymania zlecenia 5) KONFERENCJA PRASOWA Opis: Przygotowanie i przeprowadzenie konferencji prasowej dla przedstawicieli mediów lokalnych (prasa, radio, telewizja, Internet) wraz z cateringiem. Treść/zawartość: Konferencja prasowa w siedzibie Zamawiającego lub innym miejscu na terenie miasta Jelenia Góra, uzgodnionym z Zamawiającym (bez konieczności wynajęcia Sali). Uczestnicy konferencji: przedstawiciele Zarządu Zamawiającego, przedstawiciele władz miasta Jeleniej Góry, lokalni posłowie i senatorowie, inne osoby zaproszone (max. 50 osób). Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze Strona 7
Zakres prezentowanych informacji (w tym w ramach prezentacji multimedialnej Power Point): informacje ogólne o projekcie; informacja o jego rozpoczęciu, poszczególne etapy realizacji, wskazanie przyszłych korzyści oraz znaczenia dla poziomu życia, ekologii; koszty projektu oraz koszt dofinansowania. Obowiązkowe oznaczenia dotyczące projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. Ilość: 1 konferencja prasowa - około 2 godzin + prezentacja oraz zaproszenia (dwukrotna wysyłka) Terminy: do uzgodnienia z Zamawiającym wysyłka zaproszeń na konferencję prasową - dwukrotna: na 14 dni przed zaplanowania datą konferencji prasowej oraz powtórnie na 3 dni przed konferencją Zakres czynności Wykonawcy: 1) zebranie materiałów merytorycznych 2) zapewnienie udziału w konferencji przedstawicieli Zamawiającego 3) kompleksowe przygotowanie konferencji prasowej od strony organizacyjnej (niezbędny sprzęt audiowizualny minimum dwa mikrofony bezprzewodowe dla uczestników i prowadzących, projektor multimedialny ze wskaźnikiem laserowym, ekran, laptop współpracujący z projektorem i kompatybilny z Internetem), 4) przygotowanie krótkiej prezentacji Power Point, 5) przygotowanie listy imiennej dziennikarzy oraz listy redakcji, do których będą kierowane zaproszenia na konferencję, 6) dwukrotna wysyłka zaproszeń oraz potwierdzenia udziału, 7) przygotowanie miejsca wskazanego przez Zamawiającego na konferencję prasową 8) oznakowanie wizualne miejsca konferencji (ekspozycja ścianki reklamowej z panelami, roll-upów Zamawiającego wraz z obsługą miejsca konferencji, rejestracja uczestników i rozdanie materiałów konferencyjnych przekazanych przez Zamawiającego, 9) sporządzenie raportu fotograficznego konferencji (minimum 30 zdjęć aparatem cyfrowym lustrzanką) i filmu (kamera cyfrowa, po montaży film od 5 do 10 minut) oraz przekazanie ich Zamawiającemu w terminie do 5 dni roboczych po konferencji na nośniku CD/DVD 10) przygotowanie cateringu w formie bufetu szwedzkiego: a) kawa (sypana i rozpuszczalna Jacobs) + dodatki (cukier, świeża śmietanka do kawy (nie w proszku) bez ograniczeń dla uczestników) b) herbata + dodatki (cukier, świeża cytryna w plasterkach bez ograniczeń dla uczestników) c) soki owocowe pomarańczowy i jabłkowy (500 ml/os) d) woda mineralna gazowana (250 ml/os) i niegazowana (250 ml/os) e) kanapeczki bankietowe (min. 100 g) 3 rodzaje z każdego po jednej sztuce, łącznie 3 sztuki na osobę: chleb, masło, listki sałaty, ser pleśniowy, pomidor, rzodkiewki /chleb, masło, listki sałaty, ser żółty, szynka/salami, ogórek konserwowy /chleb, masło, ser twarogowy, łosoś, koperek f) ciastka kruche bankietowe min. 3 rodzaje (min. 100 g/os) 11) w ramach usługi cateringowej Wykonawca przygotuje stół bufetowy, dostarczy plastikowe talerzyki jednorazowe oraz kubeczki, łyżeczki, widelczyki, serwetki papierowe jednobarwne (dla max. 50 osób) 12) ostateczna ilość osób zostanie potwierdzona na trzy dni przed terminem konferencji. Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze Strona 8
Inne: Zamawiający udostępni Wykonawcy na czas realizacji zlecenia adres e-mail w domenie Zamawiającego tak, aby korespondencja z mediami (tutaj: zaproszenia na konferencję) była identyfikowania bezpośrednio z Zamawiającym. Projekt i treść prezentacji należy uzgodnić z Zamawiającym. Załącznik do Części II. OPZ 1. Wzory tablic i plakietek Miejski Zakład Komunikacyjny sp. z o.o. w Jeleniej Górze Strona 9