Załącznik nr 1 do umowy nr CUI/ZP/.../2016 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA OCZEKIWANE FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU 1
I. Wstęp Głównym założeniem dla zamawianego rozwiązania informatycznego (Systemu JPK) jest wsparcie procesów biznesowych Gminy Wrocław zakresie realizacji zmiany ustawy Ordynacja Podatkowa (art. 193a), która wchodzi w życie z dniem 1.07.2016r. 1. Ogólny opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest: a) dostarczenie, wdrożenie, utrzymanie, usługi serwisowe i aktualizacja rozwiązania informatycznego (Systemu JPK) służącego do: generowania Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK) na podstawie przygotowanych przez Zamawiającego plików źródłowych zawierających dane z systemów informatycznych wykorzystywanych przez Zamawiającego, wysyłania wygenerowanych danych do organów podatkowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej zalecanych przez Ministerstwo Finansów, wysyłania przez Jednostki Samorządowe we własnym zakresie plików JPK do odbiorców, do importowania plików w formacie Excel, CSV i XML do struktur plików JPK, w podziale na jednostki samorządowe, weryfikacji poprawności tych plików oraz wysyłania wygenerowanych plików z wybranych jednostek, za wybrany okres jako scalonego pliku JPK np. dla JKP_VAT lub wysyłki pojedynczych plików JPK z jednostek samorządowych, sprawdzania przygotowanych plików JPK pod kątem prawidłowości, zaszyfrowania i wysłania zgodnie z obowiązującymi przepisami; przygotowanie i wysyłka plików JPK z poziomu jednostki musi odbywać się zgodnie z aktualną Specyfikacją interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego dostępną na stronie Ministerstwa Finansów. b) wykonanie analizy przedwdrożeniowej, której produktem końcowym będzie dokument analizy przedwdrożeniowej zawierający optymalną koncepcję rozwiązania dla Gminy Wrocław: opracowanie koncepcji integracji danych oraz sposobu ich przekazywania, analiza danych źródłowych (plików w formacie Excel, XML, CSV) w celu weryfikacji ich kompletności i spójności, opracowanie wyjściowych struktur danych (np. formatów plików Excel) pochodzących z systemów źródłowych lub hurtowni danych, integracja danych pochodzących z wielu źródeł, budowa repozytorium danych dla JPK, testy techniczne i walidacyjne. c) Zamawiający w dokumencie analizy przedwdrożeniowej oczekuje przedstawienia koncepcji proponowanego rozwiązania informatycznego umożliwiającego generowanie JPK na podstawie danych z systemów informatycznych wykorzystywanych przez Gminę Wrocław, d) udzielenie licencji na System na czas nieokreślony na Gminę Wrocław, z prawem używania jej przez jednostki Gminy Wrocław, bez ograniczenia ilości jednoczesnych użytkowników, e) wykonanie prac wdrożeniowo-instalacyjnych oraz konfiguracyjnych na podstawie przeprowadzonej przez Wykonawcę analizy przedwdrożeniowej, f) stacjonarne szkolenie dla nie więcej niż 12 użytkowników i 2 administratorów w salach szkoleniowych zapewnionych przez Zamawiającego w zakresie wystarczającym do samodzielnego korzystania z systemu w zakresie przypisanych im ról, g) czteromiesięczna asysta przy stanowiskach pracy użytkowników w pierwszym okresie eksploatacji produkcyjnej Systemu udzielana przez co najmniej dwóch konsultantów Wykonawcy w ilości łącznej 200 godzin, opracowanie i dostarczenie dokumentacji użytkownika, technicznej i administracyjnej Systemu w wersji elektronicznej w języku polskim, w tym: wymaganej przez ustawę o ochronie danych osobowych, ustawę o rachunkowości, ustawę Ordynacja podatkowa i ustawę o podatku od towarów i usług, 2
h) usługi serwisu eksploatacyjnego oprogramowania obejmujące m.in. dostosowanie systemu do zmian w zakresie obowiązującego prawa powszechnego, monitorowanie zmian w tych przepisach w okresie 3 lat od daty podpisania protokołu odbioru końcowego bez zastrzeżeń. i) rozwój kliencki oprogramowania realizacja zleceń zgłoszonych przez Zamawiającego wynikających z jego specyficznych potrzeb i rozwoju systemów integrowanych z Systemem w ilości nie większej niż 150 godzin w okresie 3 lat licząc od dnia podpisania protokołu końcowego bez zastrzeżeń 2. Termin realizacji Rozwiązanie musi być udostępnione: dla kontroli poprawności, wysyłki, pliku JPK_VAT UMW (plik JPK _VAT zostanie dostarczony) w terminie do 25.08.2016 r. (etap III), dla pozostałych plików UMW w terminie do 15 września 2016 r. (etap IV), w zakresie dostarczenia narzędzia umożliwiającego wysyłkę plików JPK z poziomu jednostki organizacyjnej Gminy Wrocław, w terminie do 31 stycznia 2017 r. (etap V). 3. Ogólny opis sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych Zamawiającego a) Zamawiający prowadzi ewidencję księgową w systemach KSAT2000i, SAP 4.70 oraz przy użyciu innych systemów FK, w tym w systemach obsługiwanych przez jednostki Gminy (dane do plików JPK zostaną wyeksportowane w formacie Excel, XML, CSV), b) Zamawiający zakłada, że generowanie danych do plików JPK z systemów służących do ewidencji księgowej będzie następować odrębnie dla każdego z systemów, Zamawiający nie wyklucza również możliwości odpowiedniego połączenia kilku tożsamych rodzajowo plików JPK z różnych Jednostek w jeden plik JPK dla każdego rodzaju, który będzie przekazywany do odpowiednich odbiorców, c) Bank, który prowadzi bankową obsługę Gminy Wrocław zapewnia możliwość generowanie pliku JPK_WB d) w systemie KSAT2000i ujmowane są głownie dochody jednostek. Generowanie plików JPK z systemu KSAT2000i zapewnia Producent oprogramowania, e) w systemie SAP 4.70 ujmowane są dochody oraz wydatki. Z systemu SAP zapewnione jest wyeksportowanie danych potrzebnych do pliku JPK f) z uwagi na wewnętrzną organizację obiegu dokumentów w Urzędzie Miejskim Wrocławia część rejestrów VAT prowadzona jest w Excelu, jak również generowane są z innych zewnętrznych systemów, g) Zamawiający odlicza podatek VAT w 100%, częściowo, strukturą, prewspółczynnikiem, prewspółczynnikiem i strukturą lub nie odlicza. Podatek VAT naliczony, odliczany strukturą jest księgowany ręcznie, h) deklaracja VAT-7 UMW nie jest generowana z SAP-a, sporządzana jest ręcznie, i) od stycznia 2017 roku, w związku z procesem centralizacji rozliczeń podatku VAT w jednostkach organizacyjnych Gminy: aa) Zamawiający będzie sporządzał zbiorczą deklarację VAT-7 Gminy Wrocław na podstawie sporządzonych przez jednostki budżetowe (ilość 270) i samorządowe zakłady budżetowe (ilość 2) cząstkowych deklaracji VAT-7. Zamawiający do generowania cząstkowych deklaracji i do sporządzenia zbiorczej deklaracji posiada odrębne rozwiązanie informatyczne, bb) obowiązkiem generowania plików JPK zostaną również objęte jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe, cc) każda z jednostek (ilość 270) będzie sporządzać odrębne pliki JPK i przekazywać je do odbiorców we własnym zakresie, o ile nie ulegną zmianie obowiązujące przepisy.,. 3
4. Wymagana funkcjonalność systemu a) System musi zapewniać generowanie plików JPK - możliwość wygenerowania prawidłowych plików JPK z danych zawartych w plikach w formacie Excel, CSV, XML (także gotowych plików JPK) z systemów Zamawiającego, generowanie na żądanie organów podatkowych plików JPK z wybranych jednostek, w podziale na rodzaj, za dowolnie wybrany okres: Księgi rachunkowe, zgodne z obowiązującą strukturą pliku JPK, Wyciąg bankowy, zgodnie z obowiązującą strukturą pliku JPK, Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT, zgodne z obowiązującą strukturą pliku JPK, Magazyn, zgodne z obowiązującą strukturą pliku JPK, Faktury VAT, zgodne z obowiązującą strukturą pliku JPK, Pozostałych plików, zgodnie z obowiązującą strukturą pliku JPK b) możliwość generowania, co miesiąc plików dotyczących ewidencji zakupu i sprzedaży VAT oraz Faktur VAT w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy, c) stworzenie usystematyzowanych nazw dla wygenerowanych plików, d) możliwość grupowania plików i przyporządkowania ich do poszczególnych rodzajów ksiąg rachunkowych, e) możliwość podania, za jaki okres mają być przygotowywane dane, f) możliwość parametryzowania dla każdej ze struktur zakresu informacyjnego (np. kody dokumentów, nr dzienników, numery rejestrów, itp.), g) automatyzację procesu weryfikowania zgodności, szyfrowania, wysyłania, plików JPK do ich odbiorców, h) gromadzenie przekazanych danych, i) możliwość generowania raportów służących do sprawdzenia przekazanych danych w JPK z deklaracją VAT cząstkową (z poziomu każdej jednostki organizacyjnej oraz z poziomu Urzędu Miejskiego) oraz zbiorczą (z poziomu Urzędu Miejskiego) 4
j) dostarczenie takiego rozwiązania, które umożliwi porównanie danych pochodzących z pliku JPK_VAT z danymi wykazanymi w deklaracjach cząstkowych na poziomie jednostki (kwoty podatku VAT należnego i kwoty podatku VAT naliczonego), jak również porównania danych z cząstkowych plików JPK_VAT, w celu ich uzgodnienia ze zbiorczą deklaracją VAT-7; np. w formie raportu porównującego ww. kwoty wyeksportowane z aplikacji VAT-7 i pliku JPK. k) opcję łączenia cząstkowych plików JPK_VAT generowanych przez jednostki w jeden zbiorczy plik JPK_VAT, jako osobno wycenionej pozycji w składanej ofercie. Zakres funkcjonalności: a) struktura i zakres informacyjny JPK powinien być zgodny z dokumentacją udostępnioną przez Ministerstwo Finansów na stronie: http://www.mf.gov.pl/kontrolaskarbowa/dzialalnosc/jednolity-plik-kontrolny, b) przygotowanie i przekazanie plików JPK musi odbywać się zgodnie z aktualną wersją Specyfikacji interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego dostępną na stronie Ministerstwa Finansów, c) w przypadku, gdy wymagana w JPK informacja nie znajduje się w danych systemu źródłowego i nie ma możliwości jej uzupełnienia w użytkowanym systemie źródłowym - system musi zapewniać możliwość ręcznego uzupełniania brakujących danych, zaczytywania z arkuszy Excel, z plików CSV i XML w podziale na UMW i Jednostki w zakresie danych wymaganych w pliku JPK. d) Zamawiający oczekuje dostarczenia informacji o funkcjonowaniu Systemu, w trakcie realizacji umowy, podstawowych zasadach obsługi funkcjonalności, a dotyczących: organizacji procesów przetwarzania danych przez System; wykorzystania parametryzowanych i definiowalnych mechanizmów Systemu; oceny możliwości i przydatności nowych rozwiązań technologicznych, dotyczących Systemu; oceny możliwości dostosowania Systemu do planowanych zmian wewnętrznych Zamawiającego w celu zwiększenia stopnia jej wykorzystania; mechanizmów wymiany informacji zawartych w bazach danych Systemu z innymi systemami eksploatowanymi przez Zamawiającego; wskazywania rozwiązań zastępczych w korzystaniu przez Zamawiającego z Systemu JPK na czas usuwania uszkodzeń oraz instalowania nowych wersji lub wydań Systemu JPK, e) Zamówienie obejmuje również: monitorowanie zmian prawa dotyczących wymogów w zakresie JPK i informowanie o nich Zamawiającego, bieżące dostosowanie Systemu dla zapewnienia jego zgodności z wymogami wynikającymi z przepisów prawa dotyczących struktur JPK, a w szczególności poprzez wprowadzanie modernizacji niezbędnych dla zapewnienia zgodności Systemu z regulacjami dotyczącymi prawa podatkowego oraz bilansowego wraz z dokumentacją do tych zmian doradztwo i przekazywanie instrukcji postępowania dla użytkownika w zakresie funkcjonalności systemu, udostępnianie nowych wersji Systemu wydanych przez Wykonawcę, wdrożenia nowej wersji oprogramowania, jego dostosowanie do indywidualnych potrzeb Zamawiającego w ramach wykupionego rozwoju oraz aktualizacja dokumentacji użytkownika, technicznej i administracyjnej Systemu, wsparcie w administrowaniu wdrożonym rozwiązaniem. 5
5. Wymagania techniczne/dodatkowe: a) system musi pozwalać na jednoczesny dostęp do Bazy nieograniczonej ilości użytkowników, b) system musi zapewniać ochronę Bazy przed utratą spójności lub zniszczeniem, c) system musi zapewniać ciągły dostęp do Bazy i działać w trybie on line, d) system musi działać na maszynach wirtualnych, e) system musi wykorzystywać do stałego lub okresowego eksportu bądź importu danych standard XML, f) system musi być elastyczny na zmianę struktur pliku JPK, dodawanie nowych pół i integrację kolejnych systemów, g) system musi zapewnić bezpieczeństwo gromadzonych i wysłanych danych, h) system powinien posiadać moduł dla Administratora systemu, umożliwiający zarządzanie operatorami, nadawanie uprawnień. Zamawiający nie dopuszcza, aby użytkownicy musieli pracować na kontach z uprawnieniami administratora Systemu. Administrator ma mieć możliwość konfiguracji mechanizmów kontroli złożoności hasła i częstotliwości jego zmiany. Zamawiający wymaga, aby wszelkie działania administracyjne były możliwe do przeprowadzenia we własnym zakresie przez administratorów Systemu lub użytkowników, którym nadano odpowiednie uprawnienia bez pośrednictwa Wykonawcy. Wykonawca może zaproponować inny podział uprawnień, jednakże musi on być funkcjonalnie równoważny. Powyższy wymóg dotyczy wszelkich działań, zarówno podstawowych (np. założenie użytkownika, nadanie mu uprawnień) jak zaawansowanych (np. edytowanie / raportu, modyfikacja), W przypadku gdy aplikacja będzie zbudowana w sposób umożliwiający jej parametryzację oraz konfigurowanie przez Zamawiającego powinny być dostępne powyższe funkcjonalności. Zamawiający nie oczekuje bezwzględnego spełnienia tego wymogu. i) każdy użytkownik Systemu musi mieć własny login i hasło. Do każdego konta użytkownika mają być przypisane następujące informacje: Login Imię, nazwisko Rodzaj konta (użytkownik Zamawiającego, pracownik firmy) Podmiot Zamawiającego / Firma Termin obowiązywania konta (data_od, data_do). Zakres uprawnień (rola). j) konto każdego użytkownika Systemu, posiadającego konto w Active Directory, powinno być zintegrowane z tym kontem, k) system musi działać w środowisku zintegrowanych baz danych posiadającym następujące cechy: relacyjność i transakcyjność oraz komunikacja z aplikacjami w standardzie SQL, l) system powinien posiadać Pomoc kontekstową oraz interfejs w języku polskim, m) realizacja ograniczeń wartości lub powiązań pomiędzy danymi musi odbywać się z wykorzystaniem tej samej procedury lub funkcji. Ma to na celu ograniczenie ilości procedur i funkcji w bazie danych. Polecenia dotyczące typowych funkcji Systemu (np. drukowanie, generowanie raportów, monitorowanie, alerty) muszą być realizowane w sposób ujednolicony dla całego systemu i wszystkich użytkowników, n) system musi mieć wbudowane narzędzie do eksportowania danych przechowywanych w aplikacji do formatu XLS*, o) system powinien umożliwiać definiowanie i wprowadzanie, przez użytkownika o odpowiednich uprawnieniach, nowych pól opisowych i wartości słownikowych, p) system powinien umożliwiać definiowanie skrótów klawiaturowych przez administratora systemu, 6
q) system powinien mieć możliwość skalowania ekranów użytkowników, r) system powinien mieć możliwość personalizacji interfejsu użytkownika możliwej do samodzielnego wykonania przez użytkownika. W przypadku gdy technologia dostarczonego rozwiązania będzie umożliwiała personalizację interfejsu użytkownika przez użytkownika wymaganie powinno być spełnione. Zamawiający nie oczekuje bezwzględnego spełnienia tego wymogu. 6. Podstawa prawna Ustawodawca uchwalając ustawę o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw z dnia 10 września 2015 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 1649) wprowadził od 1 lipca 2016 r. regulacje na mocy, których w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą. 9 marca 2016 r. Ministerstwo Finansów zaprezentowało struktury logiczne postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, o których mowa w art. 193a 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.; dalej: Ordynacja podatkowa). Struktura i zakres informacyjny JPK powinien być zgodny z dokumentacją udostępnioną przez Ministerstwo Finansów na stronie http://www.mf.gov.pl/kontrolaskarbowa/dzialalnosc/jednolity-plik-kontrolny Zgodnie z nowymi regulacjami od 1 lipca 2016 r. obowiązkiem raportowania danych w formacie JPK zostaną objęci duzi przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tj. Dz.U. z 2015 r. poz. 584 ze zm.), prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz.U. z 25 maja 2016r. poz. 710 ze zm.), Ustawa Ordynacja Podatkowa - art. 193a zacznie obowiązywać od 1 lipca 2016 r. wraz z późniejszymi zmianami, a szczególności art. 82 1b Art. 193a. [Przekazanie ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w formie elektronicznej] 1. W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą. 2. Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. 3. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych, części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi, części tych ksiąg oraz dowody księgowe mogą być zapisane i przekazywane, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem. 7
Art. 82 1b. Osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, są obowiązane, bez wezwania organu podatkowego, do przekazywania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a 2, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a 3, za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy. 23 maja 2016r. Ministerstwo Finansów na stronie internetowej opublikowało Specyfikację interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego rozporządzenie w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane (projekt 22 czerwca został skierowany do podpisu Ministra Finansów: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12283251/katalog/12341724#12341724) 8