Opracowanie: ElŜbieta Paliga - Urząd Miejski w Dąbrowie Górniczej Województwo Śląskie

Opracowanie: ElŜbieta Paliga - Urząd Miejski w Dąbrowie Górniczej Województwo Śląskie

Dostarczenie Kierownikom Jednostek Samorządu Terytorialnego oceny funkcjonowania komórek audytu wewnętrznego. Spełnienie wymogów Międzynarodowych Standardów Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego standard 1312 Oceny zewnętrzne.

Ocena audytu wewnętrznego była przeprowadzana w oparciu o podręcznik Quality Assesment Validator wraz z jego załącznikami oraz wiedzę zdobytą na szkoleniu w zakresie oceny jakości audytu wewnętrznego, a takŝe przepisów prawa obowiązujących w tym zakresie w Polsce. Ocenie podlegały następujące obszary: Organizacja audytu wewnętrznego. Planowanie działalności audytu wewnętrznego. Realizacja zadań audytowych. Sprawozdawczość z wykonywanych zadań audytowych. Zapewnienie jakości audytu wewnętrznego. Benchmarking.

Program zapewnienia i poprawy jakości Ocena wewnętrzna Ocena zewnętrzna

Zgodnie z interpretacją Departamentu Audytu Finansów Publicznych Ministerstwa Finansów: Sektora W polskim systemie audytu wewnętrznego w sektorze publicznym za datę graniczną naleŝy (...) przyjąć 30 czerwiec 2006 r., kiedy to zaczął obowiązywać komunikat Ministra Finansów dotyczący przyjęcia Standardów IIA jako standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. Zatem termin 5 lat upływa, w przypadku komórek audytu wewnętrznego funkcjonujących w momencie ogłoszenia stosownego komunikatu Ministra Finansów, w czerwcu 2011 r. Komórki audytu, które zostały utworzone po 30 czerwca 2006 r. termin 5 lat liczą od daty utworzenia komórki audytu.

Etapy przeprowadzania oceny jakości: 1.Wyłonienie jednostek, które przystąpią do wzajemnej oceny zewnętrznej 2. Warsztaty szkoleniowo-organizacyjne organizacyjne 3. Zawarcie Porozumienia 4. Przeprowadzenie oceny 5. Podsumowanie ocen benchmarking AW JST.

I etap - wyłonienie jednostek, które przystąpią do wzajemnej oceny zewnętrznej Kwiecień 2012 r. Wysłanie do Prezydentów Miast na prawach powiatu pism dotyczących propozycji oceny zewnętrznej audytu wewnętrznego wraz z : - uzasadnieniem oceny; - ankietą do wypełnienia - dotycząca audytu wewnętrznego - celem nawiązania współpracy i sprawdzenia moŝliwości przeprowadzenia ww. oceny. - termin wypełnienia ankiety 31 maj 2012 r.

I etap - wyłonienie jednostek, które przystąpią do wzajemnej oceny zewnętrznej: Czerwiec 2012 r. Zebranie danych z ankiet. Sporządzenie notatki. Rozesłanie sporządzonej notatki do Jednostek przystępujących do oceny. Przygotowanie projektu spotkania szkoleniowego w Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Górniczej nt.,,ocena zewnętrzna audytu wewnętrznego.

I etap cd.: Propozycję dotyczącą przeprowadzenia wzajemnej oceny zewnętrznej audytu wewnętrznego (przeglądu partnerskiego) wysłano do 18 Urzędów Miast na prawach powiatu połoŝonych na terenie Wojew. Śląskiego. Odpowiedzi udzieliły wszystkie Urzędy. Ilość odpowiedzi kształtowała się następująco:

Zakres Ilość jednostek Jednostki mogące przystąpić do oceny jakości audytu wewnętrznego z niezależną walidacją Jednostki w których audytorzy posiadają uprawnienia do ww. oceny w świetle praktyki audytu wewnętrznego i procesie oceny zewnętrznej tj. np. przeszli szkolenie i mają upoważnienie do przeprowadzenia zewnętrznej oceny jakości działania komórek Audytu wewnętrznego Jednostki w których audytorzy posiadają uprawnienia w świetle praktyki Audytu wewnętrznego Ilość jednostek, które wyraziły zgodę na wgląd w dokumentację z audytu przez audytora z zewnątrz Ilość jednostek, które zaznaczyły możliwość wystąpienia domniemanego lub rzeczywistego konfliktu interesów Ilość jednostek, gdzie audytor posiada powyżej 3 letni staż pracy na poziomie kierownictwa 18 3 18 18, w tym 2 jednostki wyraziły zgodę w ograniczonym zakresie 1 Ilość jednostek, które nie podlegały ocenie zewnętrznej 16 18

II etap - warsztaty szkoleniowo-organizacyjne organizacyjne Wrzesień 2012 r. - Przeprowadzono spotkanie szkoleniowe dnia 07.09.2012 r. 23 osoby - Zaproszono na spotkanie osoby z administracji samorządowej i rządowej, które juŝ przeszły proces ww. oceny. - Notatka ze spotkania ustalenie i zatwierdzenie harmonogramu działań. Ustalono: - wzór deklaracji; - wzór porozumienia;

III etap - zawarcie Porozumienia Kierownicy jednostek podpisali 24.09.2012 r. jedno porozumienie 17 stronne na czas określony tj.: do dnia 31.12.2013 r.);

UM Dąbrowa Górnicza UM Tychy UM Bielsko Biała UM Jastrzębie Zdrój UM Gliwice UM Sosnowiec UM Piekary Śląskie UM Świętochłowice UM Ruda Śląska UM Częstochowa MOPS Częstochowa UM Chorzów UM śory UM Jaworzno UM LibiąŜ MZD Częstochowa UM Siemianowice Śląskie

IV etap - przeprowadzenie oceny - do 31.12.2012 r opracowanie rocznego planu audytu na 2013 r. - czas na przeprowadzenie zadania audytowego nt.,,ocena jakości audytu wewnętrznego. - do końca stycznia 2013 r. sporządzenie sprawozdania rocznego z realizacji zadań audytowych wykazanie czynności związanych z przygotowaniem I, II i III etapu oceny jakości audytu wewnętrznego - jako czynności doradczych. - do końca stycznia 2014 r. sporządzenie podsumowania oceny jakości audytu wewnętrznego - czynności doradcze.

IV etap - przeprowadzenie oceny Trzy osoby spośród 17 jednostek posiadały uprawnienia do wykonywania oceny jakości audytu wewnętrznego nadane przez IIA. KaŜda z tych osób koordynowała pracę oceny jakości audytu wewnętrznego w poszczególnych urzędach.

IV etap - przeprowadzenie oceny I Grupa II Grupa III Grupa Koordynator Małgorzata Jagiełło Bartyzel UM Tychy Agnieszka Marszałek UM Jastrzębie Elżbieta Paliga UM Dąbrowa Górnicza Nazwy Jednostek wchodzących w skład grupy UM Chorzów UM Dąbrowa Górnicza UM Tychy UM Bielsko Biała UM Piekary Śląskie MZD Częstochowa UM Gliwice UM Świętochłowice UM Częstochowa UM Sosnowiec UM Ruda Śląska MOPS Częstochowa UM Jastrzębie UM Żory UM Jaworzno UM Siemianowice Śląskie UM Libiąż

IV etap - przeprowadzenie oceny Dokumenty źródłowe z 17 jednostek. Porozumienie zawarte w dniu 24.09.2012 r. w zakresie przeprowadzenia wzajemnej oceny zewnętrznej pomiędzy Prezydentami Miast. Listy weryfikacyjna okresowej prawidłowości wykonywania audytu wewnętrznego. Samooceny audytu wewnętrznego. Ankiety jakości prac audytu wewnętrznego dla kierownika Jednostki i WyŜszego Kierownictwa. Ankiety jakości prac audytu wewnętrznego dla audytowanych. Ankiety efektywności audytu wewnętrznego. Raporty z zewnętrznej oceny jakości audytu wewnętrznego.

Lp. Wskaźnik 1. Wartość procentowa sprawozdań z przeprowadzonych zadań audytowych wstosunkudoplanuaudytuwdanymokresie 2. Zakończone zadania audytowe(zgodnie z planem) wartość wyrażona w procentach 3. Liczba dni od narady zamykającej do momentu przedstawienia sprawozdania kierownikowi jednostki. 4. Średni czas przypadający na wykonanie zadania audytowego 5. Liczba przyjętych zaleceń wartość w procentach 6. Liczba wdrożonych zaleceń wartość w procentach 7. Zadowolenie z procesu audytu 8. Ocena zewnętrzna audytu wewnętrznego 9. Wydajny czas audytu w porównaniu do budżetu czasu w procentach 10. Liczba dni przeznaczonych na czynności doradcze wartość wyrażona w procentach

IV etap - przeprowadzenie oceny wzór sprawozdania zał.nr 1 Kryteria oceny ustaleń: Z - Zgodne" oznacza, Ŝe dokonujący oceny wyciągnął wnioski, Ŝe odpowiednia struktura, polityki oraz procedury działalności audytu jak równieŝ procesy, w których są one stosowane są zgodne z wymaganiami indywidualnych standardów lub Kodeksem Etyki, rozporządzeniem metodologicznym, ustawą o finansach publicznych, aktami wewnętrznymi dot. audytu wewnętrznego pod wszystkimi istotnymi względami. Dla serii i kategorii oznacza to, Ŝe istnieje generalna zgodność z większością indywidualnych standardów i elementów Kodeksu Etyki w obrębie serii i kategorii i co najmniej częściowa zgodność z pozostałymi standardami danej serii, w których nie stwierdzono całkowitej zgodności. Mogą wystąpić znaczące moŝliwości poprawy, ale te działania nie mogą dotyczyć sytuacji, w których jednostka nie zastosowała Standardów IIA, Kodeksu Etyki IIA, faktycznie ich nie wprowadziła lub nie osiągnęła podstawowych celów działalności audytu. CZZ - Częściowo Zgodne" oznacza, Ŝe dokonujący oceny wyciągnął wnioski, Ŝe w dobrej wierze podejmowane są wysiłki, aby uzyskać zgodność z wymaganiami indywidualnych standardów lub Kodeksem Etyki, rozporządzeniem metodologicznym, ustawą o finansach publicznych, aktami wewnętrznymi dot. audytu wewnętrznego w obrębie serii i kategorii standardów, ale nie osiągnięto kilku zakładanych głównych celów. Zwykle będzie to wskazywało na znaczące moŝliwości poprawy w efektywnym wdraŝaniu Standardów IIA i Kodeksu Etyki lub osiągnięcia celów działalności audytu wewnętrznego. Niektóre braki mogą być poza obszarem decyzji i działalności merytorycznej audytu wewnętrznego i mogą skutkować zaleceniami dla kierownictwa wyŝszego szczebla. NZ - "Niezgodne" oznacza, Ŝe dokonujący oceny wyciągnął wnioski, iŝ audyt wewnętrzny nie posiada wiedzy, nie podejmuje w dobrej wierze wysiłku w ceku osiągnięcia zgodności lub nie jest w stanie osiągnąć większości / wszystkich indywidualnych standardów lub Kodeksem Etyki, rozporządzeniem metodologicznym, ustawą o finansach publicznych, aktami wewnętrznymi dot. audytu wewnętrznego serii i kategorii standardów. Takie braki będą miały znaczący negatywny wpływ na efektywność działalności audytu wewnętrznego oraz jej moŝliwości przynoszenia korzyści organizacji. Mogą równieŝ mieć wpływ na znaczne moŝliwości poprawy włączając w to działania kierownictwa wyŝszego szczebla.

Opinia końcowa oceny zewnętrznej jakości audytu wewnętrznego Dokonując ww. oceny audytorzy byli w pełni niezaleŝni od ocenianej organizacji. Ocena zewnętrzna jakości audytu wewnętrznego z niezaleŝną walidacją była przeprowadzona na podstawie samooceny audytu wewnętrznego, ankiet jakości wypełnionych przez audytowanych i kierownika jednostki. Dokonano analizy wybranych akt stałych i bieŝących audytu. Audytorzy wewnętrzni dokonujący oceny jakości zewnętrznej audytu wewnętrznego potwierdzają: ZGODNOŚĆ/CZĘŚCIOWĄ ZGODNOŚĆ/NIEZGODNOŚĆ funkcjonowania komórki audytu wewnętrznego z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego oraz przepisami ustawy o finansach publicznych i wydanymi do niej rozporządzeniami. Audytorzy przeprowadzający ocenę:

V etap podsumowanie oceny benchmarking Sporządzenie podsumowania oceny zewnętrznej jakości audytu wewnętrznego pomiędzy 17 JST i wysłanie ww. podsumowania do Kierowników JST (luty 2014 r.). 1. Cel przeprowadzenia oceny 2. Zakres podmiotowy 3. Zakres przedmiotowy 4. Kryteria oceny 5. Dokumenty źródłowe 6. Sposób przeprowadzenia oceny 7. Wyniki 8. Wnioski

Na poddanych ocenie jakości audytu wewnętrznego 17 jednostek 16 jst otrzymało ocenę jakości,,zgodną, w 1 przypadku była to,,częściowa zgodność (szczegółowe raporty z ocen dla poszczególnych jednostek przekazano kierownikom jst). Ankiety jakości wypełnione zarówno przez pracowników i kierowników JST wskazują na zadowolenie audytowanych z wykonywanych zadań audytowych. Kierownicy komórek audytowanych - audytowani wypowiadali się m.in.: iŝ audyt wewnętrzny przyczynił się do poprawy efektywności i skuteczności zarządzania ich komórką. Kierownicy jednostek uwaŝają audytorów wewnętrznych za profesjonalistów w wykonywaniu swoich obowiązków słuŝbowych.

- - - - - - Pozytywne doświadczenie z przebiegu Porozumienia w sprawie oceny zewnętrznej jakości audytu wewnętrznego oraz korzyści z jej przeprowadzenia zachęcają do dalszej współpracy z audytorami wewnętrznymi zatrudnionymi w jednostkach samorządu terytorialnego poprzez m.in.: wypracowanie wspólnej metody pracy dla audytorów jst w zakresie prowadzenia zadań audytowych - dot. to audytorów zatrudnionych nie na cały etat w małych jednostkach; wypracowanie mierników oceny efektywności pracy komórek audytu wewnętrznego; opracowanie metodyki wspólnej oceny jakości audytu wewnętrznego w jst; organizowanie cyklicznych spotkań audytorów wewnętrznych jst; wzmocnienie pozycji audytora wewnętrznego w jst; uregulowanie jednoznacznych pojęć i zaleŝności pomiędzy auditem wewnętrznym ISO, audytem wewnętrznym i kontrolą wewnętrzną obecna sytuacja zwiększa ryzyko dublowania się zadań ww. komórek, obserwuje się tendencje do łączenia tych komórek w strukturach organizacyjnych jednostek jst.

- usytuowania audytu wewnętrznego w strukturze organizacyjnej jednostki, - zasadności dokonywania oceny działalności audytu wewnętrznego przez auditorów jakości ISO, w sytuacji, gdy ocenę w tym zakresie przeprowadzono w toku oceny zewnętrznej audytu wewnętrznego, mając na uwadze standardy profesjonalnej praktyki IIA, - benchmarkingu komórek audytu wewnętrznego jst.

Wypracowanie wspólnej metodyki oceny jakości audytu wewnętrznego w jst. Zawarcie w przyszłości kolejnego Porozumienia w sprawie oceny zewnętrznej jakości audytu wewnętrznego. Wykorzystanie ww. sposobu oceny przez pozostałe jednostki samorządu terytorialnego w całej Polsce.

Dąbrowa Górnicza www.idabrowa.pl Dziękuję za uwagę ElŜbieta Paliga - Urząd Miejski w Dąbrowie Górniczej epaliga@dabrowa-gornicza.pl gornicza.pl