MINISTERSTWO FINANSÓW

Transkrypt

1 MINISTERSTWO FINANSÓW Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych Wydział ds. Weryfikacji i Oceny Weryfikacja i ocena prawidłowości wykonywania audytu wewnętrznego w 2009 r. Zatwierdzam Dariusz Daniluk Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów Warszawa marzec 2009 r. 1

2 Streszczenie W 2009 r. czynnościami w zakresie weryfikacji i oceny prawidłowości wykonywania audytu wewnętrznego objęto 17 jednostek sektora finansów publicznych, zwanych dalej jsfp, w tym w I półroczu 9 jsfp oraz w II półroczu 8 jsfp. Podstawowym celem przeprowadzania weryfikacji i oceny było wzmocnienie i usprawnienie funkcji audytu wewnętrznego, w tym takŝe pod względem jego efektywności. W wyniku przeprowadzonych czynności oceniający stwierdzili, iŝ procesami, w których najczęściej wskazywano na konieczność podjęcia dodatkowych działań lub wprowadzenia nowych rozwiązań oraz procesami, w których nie stworzono poŝądanych rozwiązań lub przyjęte rozwiązania uznano za niewystarczające były następujące procesy: w obszarze organizacji i zarządzania: proces Karta audytu wewnętrznego i inne regulacje wewnętrzne, w którym zwrócono uwagę m.in. na konieczność: - uszczegółowienia zapisów w zakresie rodzaju usług doradczych świadczonych przez audytorów wewnętrznych, - nieangaŝowania audytorów w działalność operacyjną jednostek, - zapewnienia niezaleŝności audytu wewnętrznego. proces Program zapewnienia i poprawy jakości, w którym zwrócono uwagę m.in. na konieczność: - opracowania Programu zapewnienia i poprawy jakości, - uzupełnienia zakresu i sposobu realizacji Programu zapewnienia i poprawy jakości, - stosowania w praktyce opracowanego Programu zapewnienia i poprawy jakości, - uŝywania sformułowania Przeprowadzono zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego zgodnie z zasadami określonymi w Standardach. w obszarze planowania rocznego: proces Analiza ryzyka na etapie przygotowania rocznego planu audytu, w którym zwrócono uwagę m.in. na konieczność: - uwzględnienia w procesie analizy ryzyka na etapie planowania rocznego wszystkich obszarów działalności jednostki, - wykorzystywania w trakcie przeprowadzania analizy ryzyka informacji uzyskanych od kierownictwa i/lub pracowników jednostki oraz informacji uzyskanych z monitoringu wyników audytu. proces Opracowanie i aktualizacja strategicznego planu audytu, w którym zwrócono uwagę m.in. na konieczność: - opracowania strategicznego planu audytu, - dokonywania aktualizacji strategicznego planu audytu, - uzupełnienia strategicznego planu audytu o informacje na temat długoterminowych celów audytu, załoŝeń dotyczących organizacji komórki audytu, składu osobowego oraz cyklu audytu. w obszarze sprawozdawczości rocznej: proces Wykorzystanie dostępnych zasobów, w którym zwrócono uwagę m.in. na konieczność: - zwiększenia udziału czasu wykorzystanego na przeprowadzanie czynności bezpośrednio związanych z przeprowadzaniem zadań audytowych w odniesieniu do ogółem dostępnego budŝetu czasu, - prowadzenia rejestru wykorzystania dostępnych zasobów oraz dokonywania udokumentowanej analizy wykorzystania dostępnych zasobów osobowych. 2

3 w obszarze realizacji zadań zapewniających: proces Analiza obszarów objętych czynnościami na etapie programowania zadania zapewniającego, w którym zwrócono uwagę m.in. na konieczność: - szacowania ryzyk w obszarach objętych czynnościami, - dokonywania analizy systemów zarządzania i kontroli ustanowionych dla badanego obszaru, - ustalania kryteriów oceny badanych obszarów, - dokumentowania w aktach bieŝących poszczególnych zadań procesu analizy ryzyka. proces Opracowanie i dystrybucja sprawozdania z zadania, w którym zwrócono uwagę m.in. na konieczność klasyfikowania ustaleń stanu faktycznego przedstawianych w sprawozdaniach w oparciu o kryterium ich istotności. Informacje ogólne Organizacja Zgodnie z przepisem art. 62 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, zwanej dalej ustawą 1 (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.) organem administracji rządowej właściwym w sprawach koordynacji audytu wewnętrznego w jsfp, jest Minister Finansów. Zakres koordynacji audytu wewnętrznego w jsfp został określony w art. 63 ust. 1 ustawy. Weryfikacja i ocena prawidłowości wykonywania audytu wewnętrznego jest jednym z elementów składowych koordynacji audytu wewnętrznego (art. 63 ust. 1 pkt 6 uofp). Czynności związane z weryfikacją i oceną prawidłowości wykonywania audytu wewnętrznego prowadzone były zgodnie z zatwierdzonymi przez Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Finansów Planami Weryfikacji i Ocen na I i II półrocze 2009 r. (zwanych dalej Planami) oraz na podstawie imiennych upowaŝnień udzielonych przez Ministra Finansów. W 2009 r. nastąpiła zmiana realizacji Planu w zakresie podmiotowym, polegająca na wykreśleniu zaplanowanej do przeprowadzenia w I półroczu 2009 r. weryfikacji i oceny w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów i ujęciu ww. jednostki na wniosek dyrektora generalnego Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w Planie na II półrocze 2009 r. W przeprowadzaniu weryfikacji i oceny brało udział łącznie 4 pracowników Wydziału ds. Weryfikacji i Oceny. Czynności przeprowadzane w siedzibach jednostek trwały kaŝdorazowo 5 dni roboczych i były wykonywane przez 2-osobowe zespoły, w trzech przypadkach czynności realizował zespół 3-osobowy. Cel i zakres Celem przeprowadzania weryfikacji i oceny było wzmocnienie i usprawnienie efektywności funkcji audytu wewnętrznego prowadzonego w jednostkach. Zakresem przedmiotowym ww. czynności objęto wszystkie aspekty działań audytu, a w szczególności: organizację i zarządzanie komórką audytu wewnętrznego, z uwzględnieniem regulacji dotyczących usytuowania komórki audytu, celu i zakresu jej działania, planowanie roczne i strategiczne, sprawozdawczość roczną, realizację zadań zapewniających, czynności sprawdzających oraz czynności doradczych, efektywność funkcji audytu wewnętrznego. Szczegółowy zakres weryfikacji i oceny został określony w Ramowym zakresie weryfikacji i oceny prawidłowości wykonywania audytu wewnętrznego oraz Szczegółowych kryteriach oceny, które zamieszczono na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. 1 Akt obowiązujący w okresie sprawozdawczym, został zmieniony poprzez wejście w Ŝycie w dniu 1 stycznia 2010 r. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240). 3

4 W toku weryfikacji i oceny dokonywana była ocena zgodności prowadzenia audytu wewnętrznego z wymogami określonymi w: ustawie o finansach publicznych, rozporządzeniach wykonawczych do przywołanej ustawy, a takŝe wytycznych określonych w Międzynarodowych Standardach Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego. Ponadto ocenie została poddana efektywność funkcji audytu wewnętrznego, m.in. poprzez porównanie wskaźników w zakresie planowania i realizacji zadań na przestrzeni ostatnich trzech-czterech lat działania komórki audytu wewnętrznego, w tym: planowania zadań i ich faktycznej realizacji, wykorzystania dostępnego czasu i zasobów kadrowych oraz czasochłonności wykonywania zadań. Ocena audytu wewnętrznego w jsfp dokonywana była na podstawie analizy materiałów źródłowych udostępnionych przez jednostkę. Wyniki oceny audytu wewnętrznego opierały się na analizie, w szczególności dokumentów planistyczno sprawozdawczych, regulacji wewnętrznych w zakresie audytu wewnętrznego, instrukcji, procedur, kart audytu, dokumentacji akt bieŝących z przeprowadzonych zadań audytowych i doradczych oraz czynności sprawdzających (wymagane dokumenty określa ustawa i akty wykonawcze). Weryfikacja i ocena nie polegała na ponownym przeprowadzeniu audytu. Działania oceniających koncentrowały się na produktach audytu wewnętrznego i moŝliwym ich wpływie na działalność konkretnej jsfp oraz na ocenie efektywności działania komórki audytu wewnętrznego. Wyniki Wyniki szczegółowe Efektem końcowym przeprowadzonych w danej jednostce czynności i dokonanej oceny było opracowanie Wyników weryfikacji i oceny. Dokument, o którym mowa, zawierał: opis stosowanej punktacji ocenianych procesów, zbiorcze zestawienie ocen wszystkich procesów oraz, w części szczegółowej dla kaŝdego procesu: stan faktyczny, opinię oceniających, kryteria oceny, uzasadnienie opinii, rekomendacje i ocenę. Integralną część Wyników stanowił załącznik pn. Indywidualny arkusz oceny, w którym przedstawiono sposób oceny poszczególnych procesów. Ostateczne Wyniki zostały przekazane Kierownikom jsfp oraz Podsekretarzowi Stanu w Ministerstwie Finansów. Prezentując oceny kluczowych procesów oceniający wykorzystywali w 2009 r. następującą skalą ocen: ++ Obszar, w którym ustanowiono wszystkie kluczowe i poŝądane rozwiązania. + Obszar, który wymaga podjęcia działań i/lub wprowadzenia pewnych rozwiązań procesowych. - Obszar, w którym nie stworzono Ŝadnych rozwiązań lub przyjęte rozwiązania są niewystarczające. W dalszej części niniejszego dokumentu zaprezentowano analizę ocen wystawionych dla 17 jsfp, objętych czynnościami w 2009 r., z podziałem na cztery bloki oraz poszczególne kluczowe procesy. 4

5 Organizacja i zarządzanie Wyodrębnienie organizacyjne komórki audytu wewnętrznego oraz bezpośrednia podległość kierownikowi jednostki W 11 z 17 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili rozwiązania organizacyjne przyjęte przez kierowników jednostek w zakresie wyodrębnienia organizacyjnego komórki audytu wewnętrznego i jej bezpośredniej podległości kierownikowi jednostki. W 5 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe przyjęte rozwiązania organizacyjne w zakresie usytuowania komórek audytu wewnętrznego w strukturze jednostek wymagają zmiany oraz wprowadzenia pewnych rozwiązań procesowych, określonych w tym zakresie w przepisach prawa i w Standardach. Natomiast w przypadku 1 jsfp oceniający uznali, Ŝe przyjęte w tej jednostce rozwiązania organizacyjne w zakresie usytuowania komórki audytu wewnętrznego w strukturze jednostki oraz zapewnienia bezpośredniej podległości komórki audytu wewnętrznego kierownikowi jednostki są niewystarczające i wymagają podjęcia działań w celu dostosowania ich do wymogów określonych w przepisach prawa i w Standardach. przedstawiono na Wykresie Nr 1. Wykres Nr 1 Wyodrębnienie organizacyjne komórki audytu wewnętrznego i bezpośrednia podległość kierownikowi Jednostki 6% 29% 65% Karta audytu i inne regulacje wewnętrzne W 4 z 17 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili wprowadzone regulacje wewnętrzne. W 12 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe przyjęte w tym zakresie w jednostkach regulacje wewnętrzne wymagają uszczegółowienia m.in. w zakresie rodzaju usług doradczych świadczonych przez audytorów wewnętrznych, nieangaŝowania audytorów w działalność operacyjną jednostek, zapewnienia niezaleŝności audytu wewnętrznego. Natomiast w przypadku 1 jsfp oceniający uznali, Ŝe przyjęte w tej jednostce regulacje wewnętrzne w zakresie audytu wewnętrznego są nieaktualne, nie zostały zaakceptowane przez kierownika jednostki oraz wymagają uszczegółowienia m.in. w zakresie rodzaju usług doradczych świadczonych przez audytora wewnętrznego. przedstawiono na Wykresie Nr 2. 5

6 Wykres Nr 2 Karta audytu wewnętrznego i inne regulacje wewnętrzne 24% 6% 70% Doskonalenie zawodowe W 15 z 17 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili rozwiązania przyjęte i stosowane w zakresie doskonalenia zawodowego audytorów wewnętrznych. Natomiast w 2 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe dobór dziedzin doskonalenia zawodowego audytorów wewnętrznych nie wynikał z "luki kompetencyjnej" komórki audytu lub z analizy zakresu obszarów, które mają zostać objęte audytem w najbliŝszym czasie. przedstawiono na Wykresie Nr 3. Wykres Nr 3 Doskonalenie zawodowe 12% 88% Metodyka audytu wewnętrznego (KsiąŜka/ Podręcznik Procedur) W 12 z 17 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili przyjęty i stosowany przez audytorów wewnętrznych dokument określający metodykę audytu wewnętrznego. W 2 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe dokument określający metodykę audytu wewnętrznego nie był praktyczny, tj. nie opisywał sposobu, w jaki naleŝy prowadzić audyt wewnętrzny lub nie zawierał wzorów stosowanych dokumentów roboczych oraz nie odzwierciedlał rzeczywistej metodyki prowadzenia audytu wewnętrznego. Natomiast w przypadku 3 jsfp oceniający uznali, Ŝe dokument określający stosowaną metodykę audytu wewnętrznego był nieaktualny, tj. nie odpowiadał aktualnemu stanowi prawnemu i Standardom lub teŝ nie został w ogóle opracowany. przedstawiono na Wykresie Nr 4. 6

7 Wykres Nr 4 Metodyka audytu wewnętrznego (KsiąŜka/Podręcznik procedur) 18% 12% 70% Program zapewnienia i poprawy jakości W 7 z 17 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili przyjęty i stosowany przez audytorów wewnętrznych Program zapewnienia i poprawy jakości. W 6 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe przyjęty i stosowany przez audytorów wewnętrznych Program zapewnienia i poprawy jakości nie obejmował wszystkich rodzajów działań określonych w tym zakresie w Standardach, nie był stosowany w praktyce lub teŝ audytorzy wewnętrzni niezgodnie z zasadami określonymi w Standardach uŝywali sformułowania Przeprowadzono zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego. Natomiast w przypadku 4 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe audytorzy wewnętrzni tych jednostek w ogóle nie opracowali i nie stosują Programu zapewnienia i poprawy jakości. przedstawiono na Wykresie Nr 5. Wykres Nr 5 Program zapewnienia i poprawy jakości 24% 41% 35% Zarządzanie komórką audytu wewnętrznego Proces zarządzania komórką audytu wewnętrznego był oceniany tylko i wyłącznie w przypadku wieloosobowych komórek audytu wewnętrznego. W 6 z 8 jsfp, w których proces ten został poddany weryfikacji i ocenie, oceniający pozytywnie ocenili przyjęty i stosowany przez koordynatorów sposób zarządzania komórką audytu wewnętrznego. Natomiast w przypadku 2 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe koordynatorem komórki audytu była osoba, która nie posiadała kwalifikacji wymaganych w ustawie lub/i ze względu na dodatkowy zakres zadań wykonywany poza koordynacją audytu wewnętrznego nie gwarantowała bezstronnego i niezaleŝnego wykonywania zadań w zakresie audytu wewnętrznego. przedstawiono na Wykresie Nr 6. 7

8 Wykres Nr 6 Zarządzanie komórką audytu wewnętrznego 25% 75% Planowanie Analiza ryzyka na etapie przygotowania rocznego Planu audytu W 8 z 17 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili przyjęty i stosowany przez audytorów wewnętrznych sposób przeprowadzenia analizy ryzyka na etapie planowania rocznego. Natomiast w przypadku 9 jsfp oceniający uznali, Ŝe proces analizy ryzyka na etapie planowania rocznego nie uwzględnia wszystkich obszarów działalności jednostki oraz, Ŝe w trakcie procesu analizy ryzyka audytorzy wewnętrzni nie wykorzystywali informacji uzyskanych od kierownictwa i/lub pracowników jednostki oraz informacji uzyskanych z monitoringu wyników audytu. przedstawiono na Wykresie Nr 7. Wykres Nr 7 Analiza ryzyka 47% 53% Opracowanie i dystrybucja Planu audytu W 12 z 17 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili przyjęty i stosowany przez audytorów wewnętrznych sposób opracowania i dystrybucji Planu audytu. Natomiast w przypadku 5 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe audytorzy wewnętrzni opracowując Plan audytu nie uwzględniali czynników organizacyjnych (w tym przede wszystkim dostępnych zasobów) oraz, Ŝe udział czasu planowanego na przeprowadzanie czynności bezpośrednio związanych z przeprowadzaniem zadań audytowych w odniesieniu do ogółem dostępnego budŝetu czasu był niŝszy od przyjętego w tym zakresie kryterium tj. poziomu 55 %. NaleŜy przy tym zaznaczyć, Ŝe oceniający dla wyliczenia poziomu planowanego udziału na realizację zadań związanych bezpośrednio z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego brali pod uwagę czas zaplanowany przez audytorów na przeprowadzanie zadań audytowych i czynności sprawdzających oraz opracowanie technik przeprowadzania zadań audytowych. 8

9 przedstawiono na Wykresie Nr 8. Wykres Nr 8 Opracowanie i dystrybucja Planu audytu 29% 71% Opracowanie i aktualizacja strategicznego planu audytu W 2 z 17 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili przyjęty i stosowany przez audytorów wewnętrznych sposób opracowania i aktualizacji strategicznego planu audytu. W 3 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe komórka audytu nie aktualizowała strategicznego planu audytu lub teŝ strategiczny plan audytu nie określał wszystkich elementów w zakresie długoterminowych celów audytu, załoŝeń dotyczących organizacji komórki, składu osobowego oraz cyklu audytu. Natomiast w przypadku 12 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe audytorzy wewnętrzni w ogóle nie opracowali strategicznego planu audytu. przedstawiono na Wykresie Nr 9. Wykres Nr 9 Opracowanie i aktualizacja strategicznego planu audytu 18% 12% 70% 9

10 Sprawozdawczość Realizacja Planu audytu W przypadku jednej z jednostek objętych czynnościami oceniający, ze względu na zmiany organizacyjne w zakresie systemu audytu wewnętrznego dokonane w tej jednostce, odstąpili od oceny tego procesu. W 11 z 16 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili proces realizacji Planu audytu. Natomiast w przypadku 5 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe komórki audytu wewnętrznego nie zrealizowały wszystkich zaplanowanych zadań audytowych i nie uzgodniły z kierownikami tych jednostek, zgodnie z trybem i na zasadach określonych w przepisach prawa, zakresu realizacji Planu audytu lub teŝ wystąpiły przypadki, Ŝe komórki audytu wewnętrznego nie zrealizowały Planu audytu w zakresie uzgodnionym z kierownikiem jednostki. przedstawiono na Wykresie Nr 10. Wykres Nr 10 Realizacja Planu audytu 31% 69% Opracowanie i dystrybucja Sprawozdania z wykonania planu audytu Wykorzystanie dostępnych zasobów osobowych We wszystkich jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili proces opracowania i dystrybucji Sprawozdania z wykonania planu audytu. W przypadku jednej z jednostek objętych czynnościami oceniający, ze względu na zmiany organizacyjne w zakresie systemu audytu wewnętrznego dokonane w jednostce, odstąpili od oceny tego procesu. W 6 z 16 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili proces wykorzystania przez audytorów dostępnych zasobów osobowych. W 3 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe komórka audytu wewnętrznego nie prowadziła rejestru wykorzystania dostępnych zasobów oraz nie dokonywano udokumentowanej analizy wykorzystania dostępnych zasobów osobowych. Natomiast w przypadku 7 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe udział czasu wykorzystanego na przeprowadzanie czynności bezpośrednio związanych z przeprowadzaniem zadań audytowych w odniesieniu do ogółem dostępnego budŝetu czasu był niŝszy od przyjętego w tym zakresie kryterium tj. poziomu 55 %. Za czas bezpośrednio związany z przeprowadzaniem zadań audytowych uznawano czas wykorzystany przez audytorów na przeprowadzanie zadań zapewniających i czynności doradczych, czynności sprawdzających oraz opracowanie technik przeprowadzania zadań audytowych. przedstawiono na Wykresie Nr

11 Wykres Nr 11 Wykorzystanie dostępnych zasobów 38% 43% 19% Realizacja zadań zapewniających Analiza obszarów objętych czynnościami na etapie programowania zadania zapewniającego W 6 z 17 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili proces analizy obszarów objętych czynnościami na etapie programowania zadania zapewniającego. W pozostałych jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe audytorzy wewnętrzni nie dokonywali szacowania ryzyk w obszarach objętych czynnościami, nie dokonywali analizy systemów zarządzania i kontroli ustanowionych dla badanego obszaru lub teŝ nie ustalali kryteriów oceny badanych obszarów. Ponadto stwierdzono, Ŝe proces analizy badanych obszarów nie był udokumentowany w aktach bieŝących poszczególnych zadań oraz, Ŝe stosowany przez audytorów wewnętrznych sposób analizy badanych obszarów nie był zgodny z przyjętą w tym zakresie metodologią. NaleŜy przy tym stwierdzić, Ŝe w przypadku 5 jsfp oceniający negatywnie ocenili proces analizy obszarów objętych czynnościami na etapie programowania zadania zapewniającego. Sytuacja taka wynikała z faktu niespełnienia przez audytorów wewnętrznych zatrudnionych w tych jednostkach wystarczającej liczby kryteriów określonych przez oceniających dla tego procesu. przedstawiono na Wykresie Nr 12. Wykres Nr 12 Analiza obszarów objętych czynnościami 35% 29% 36% Opracowanie Programu zadania W 13 z 17 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili proces opracowania przez audytorów wewnętrznych Programu zadania zapewniającego. W pozostałych jsfp oceniający stwierdzili, m.in. Ŝe Program zadania nie zawierał wszystkich wymaganych przepisami prawa elementów oraz, Ŝe ustalone w Programie zadania cele i zakres nie wynikały z analizy obszarów objętych czynnościami. Ponadto w jednym przypadku Program zadania nie został zatwierdzony przez koordynatora 11

12 komórki audytu wewnętrznego lub przez innego, wyznaczonego przez niego audytora wewnętrznego oraz wystąpił brak Program zadania aktach bieŝących zadania. NaleŜy przy tym stwierdzić, Ŝe w przypadku 1 jsfp oceniający negatywnie ocenili proces opracowania przez audytora wewnętrznego Programu zadania zapewniającego. Sytuacja taka wynikała przede wszystkim z faktu niespełnienia przez audytora wewnętrznego zatrudnionego w tej jednostce większości kryteriów określonych przez oceniających dla tego procesu. przedstawiono na Wykresie Nr 13. Wykres Nr 13 Opracowanie programu zadania 76% 6% 18% Realizacja zadania W 12 z 17 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili proces realizacji wytypowanych do badania zadań zapewniających. W 2 jsfp oceniający stwierdzili formalne nieprawidłowości polegające np. na realizowaniu zadań bez imiennych upowaŝnień wystawionych przez kierownika jednostki oraz realizowaniu zadania niezgodnie z harmonogramem. Natomiast w przypadku 3 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe nie wszystkie etapy zadania zostały udokumentowane w aktach bieŝących zadań i/lub audytor wewnętrzny przystępując do realizacji zadania nie przedstawił komórce audytowanej celu, tematyki i załoŝeń organizacyjnych zadania oraz wstępnych wyników audytu. przedstawiono na Wykresie Nr 14. Wykres Nr 14 Realizacja zadania 70% 18% 12% 12

13 Opracowanie i dystrybucja Sprawozdania z zadania zapewniającego W 7 z 17 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili proces opracowania i dystrybucji Sprawozdania z zadania zapewniającego. W 9 jsfp oceniający stwierdzili przede wszystkim, Ŝe ustalenia stanu faktycznego przedstawione w badanych Sprawozdaniach z zadań nie były klasyfikowane w oparciu o kryterium ich istotności. Natomiast w przypadku 1 jsfp oceniający stwierdzili ponadto, Ŝe Sprawozdanie z przeprowadzonego zadania audytowego nie zawierało wszystkich elementów wymaganych przepisami prawa oraz, Ŝe proces komunikowania wyników nie odbywał się zgodnie z zasadami przewidzianymi w przepisach prawa i nie został udokumentowany w aktach bieŝących zadania. przedstawiono na Wykresie Nr 15. Wykres Nr 15 Opracowanie i dystrybucja sprawozdania z zadania 41% 6% 53% Monitoring i czynności sprawdzające W 11 z 17 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili proces monitoringu i czynności sprawdzających. W 2 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe nie został formalnie opracowany system monitorowania wyników audytu, pomimo stosowania jego elementów w praktyce. Natomiast w przypadku 4 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe audytorzy wewnętrzni zatrudnieni w tych jednostkach w ogóle nie opracowali i nie stosują w praktyce systemu monitorowania wyników audytu oraz nie przeprowadzają czynności sprawdzających. przedstawiono na Wykresie Nr 16. Wykres Nr 16 Monitoring i czynności sprawdzające 24% 64% 12% 13

14 Realizacja czynności doradczych W bloku Realizacja czynności doradczych oceniający dokonali oceny sposobu realizacji wybranych czynności doradczych. NaleŜy przy tym zaznaczyć, Ŝe proces ten był oceniany tylko i wyłącznie w przypadku realizowania przez audytorów czynności doradczych. W 6 z 7 jsfp objętych czynnościami oceniający pozytywnie ocenili proces realizacji czynności doradczych. Natomiast w przypadku 1 jsfp oceniający stwierdzili, Ŝe audytor wewnętrzny nie opracował programu czynności, zawierającego istotne informacje dla realizacji czynności doradczych. przedstawiono na Wykresie Nr 17. Wykres Nr 18 Realizacja czynności doradczych 14% 86% Jakość przeprowadzonej weryfikacji i oceny Program zapewnienia i poprawy jakości Mając na uwadze postanowienia Międzynarodowych Standardów Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego (Standard 1300) Wydział ds. Weryfikacji i Oceny wdroŝył i stosuje program zapewnienia i poprawy jakości. Jednym z elementów programu są ankiety wypełniane przez komórki audytu wewnętrznego badanych jednostek po zakończeniu weryfikacji i oceny. Ankiety dotyczące jakości przeprowadzonej weryfikacji i oceny zostały przesłane do wszystkich komórek audytu wewnętrznego objętych czynnościami w roku Informacje zwrotną uzyskano od 12 komórek audytu wewnętrznego. PoniŜej przedstawiono podsumowanie wyników zawartych w przedmiotowych ankietach. 14

15 Wyniki ankiet dotyczących jakości przeprowadzonej weryfikacji i oceny Wykres Nr 19 Wyniki ankiet jakości przeprow adzonych czynności Czy cel i zakres przeprowadzonej weryfikacji i oceny spełnił Pani/Pana oczekiwania? Czy wyniki przeprowadzonej weryfikacji i oceny przyczynią się do poprawy funkcjonowania komórki audytu wewnętrznego, ewentualnie do poprawy efektywności i skuteczności prowadzenia audytu wewnętrznego w Jednostce? Czy umoŝliwiono Pani/Panu ustosunkowanie się do przedstawionych ustaleń? 12 Czy przedstawione Pani/Panu ustalenia wiernie odzwierciedlały fakty i były wolne od błędów i nieścisłości? 1 11 Czy przedstawiono Pani/Panu ustalenia poczynione w trakcie przeprowadzonej weryfikacji i oceny? 12 Czy przeprowadzona weryfikacja i ocena miała niekorzystny wpływ na realizację bieŝących zadań wykonywanych przez Pani/Pana komórkę organizacyjną? 1 11 Czy uwzględniono Pani/Pana ewentualne sugestie dotyczące celu i zakresu przeprowadzanej weryfikacji i oceny? 12 Czy przedstawiono Pani/Panu w wyczerpujący sposób cel i zakres przeprowadzanej weryfikacji i oceny? 12 TAK NIE Źródło: opracowanie własne na podstawie Ankiet dotyczących jakości przeprowadzonej weryfikacji i oceny Wykres Nr 20 Średnie oceny z ankiet (w skali od 1 bardzo źle do 5 bardzo dobrze) Jak ocenia Pani/Pan przydatność przeprowadzonej weryfikacji i oceny dla funkcjonowania audytu wewnętrznego w Pani/Pana Jednostce? Jak ocenia Pani/Pan jakość ostatecznych wyników z przeprowadzonej weryfikacji i oceny? 4,58 4,67 Jak ocenia Pani/Pan komunikatywność osób przeprowadzających weryfikację i ocenę? 4,83 Jak ocenia Pani/Pan profesjonalizm osób przeprowadzających weryfikację i ocenę? 4,83 Jak ocenia Pani/Pan obiektywizm osób przeprowadzających weryfikację i ocenę? 4,75 1,00 5,00 Źródło: opracowanie własne na podstawie Ankiet dotyczących jakości przeprowadzonej weryfikacji i oceny 15