Najczęściej popełniane błędy w procesie autoryzacji płatności Działanie 421 Wdrażanie projektów współpracy Karniowice, dnia 8 marca 2012 r.
Dostarczane uzasadnienia/wyjaśnienia do wniosków o płatność są niewystarczające. Beneficjent powinien poświęcić większą uwagę składanym wraz z uzupełnieniami wyjaśnieniom, które są często lakonicznie, a ich treść nie ma pokrycia w dostarczonych wraz z uzupełnieniami dokumentach. Składane wyjaśnienia nie znajdują odzwierciedlenia w odpowiednich polach WOP. Konsekwencją dla Beneficjenta złożenia niepełnych wyjaśnień jest rozpatrywanie wniosku o płatność w zakresie, w jakim został on wypełniony oraz na podstawie dołączonych i poprawnie sporządzonych dokumentów, co w licznych przypadkach prowadzi do korekty kwoty pomocy.
Podwójne finansowanie. Przedstawianie do refundacji kosztów zrefundowanych w działaniu 431 Funkcjonowanie LGD, nabywanie umiejętności i aktywizacja (najczęściej poleceń wyjazdów służbowych). Przedstawianie do refundacji tych samych kosztów przez dwóch partnerów. Jeden z partnerów ubiega się o refundację kosztów podróży służbowej, na którą wystawia notę obciążeniową dla kolejnego partnera, który uwzględnia ją w swoim WOP. Przedstawianie kosztów związanych z zatrudnieniem koordynatora projektu, którego zakres odpowiedzialności wskazany w umowie pokrywa się częściowo z zakresem czynności osoby zatrudnionej w stowarzyszeniu.
Niedopełnienie obowiązku informowania SW o zmianach w projekcie. Zgodnie z 5 ust. 1 pkt 3 lit. g umowy przyznania pomocy Beneficjent zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Samorządu Województwa o planowanych albo zaistniałych zdarzeniach związanych ze zmianą sytuacji faktycznej lub prawnej Beneficjenta w zakresie mogącym mieć wpływ na realizację operacji zgodnie z umową, wypłatę pomocy lub spełnienie warunków określonych w Programie, aktach prawnych wymienionych w 1 oraz umowie. Zapisy 11 ust. 1 pkt 7 umowy w zakresie operacji polegającej na przygotowaniu projektu współpracy wskazują, iż niewypełnienie powyższego zobowiązania skutkuje rozwiązaniem umowy (odpowiednio 12 ust. 2 pkt 7 - umowy dla operacji polegającej na realizacji projektu).
Zmiana umowy przyznania pomocy jest wymagana, jeśli zmiany w umowie o wspólnej realizacji projektu współpracy dotyczą: Zmiany w zakresie przynajmniej jednego z elementów, o których mowa w 10 ust. 3 pkt 4, 7 i 8 rozporządzenia. - pkt 4 rola partnerów, - pkt 7 okres realizacji, - pkt 8 harmonogram realizacji Zastąpienia partnera lub wycofania się partnera lub włączenia się nowego partnera projektu współpracy.
1. Niezachowanie zasady konkurencyjnego wyboru Wykonawcy realizującego na rzecz LGD usługi. 2. Przedstawienie do refundacji kosztów pobytu osób niezwiązanych z LGD nieprzewidzianych zapisami 6 ust. 1 pkt 1) lit. a) rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 25 czerwca 2008 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej w ramach działania Wdrażanie projektów współpracy objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 2013 (Dz.U. Nr 128, poz. 822 z późn. zm.). [Dotyczy operacji polegającej na przygotowaniu projektu współpracy]. 6 ust. 1 pkt 1) lit. a) rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi stanowi iż, do kosztów kwalifikowalnych zalicza się koszty podróży lub pobytu osób zaangażowanych w przygotowanie projektu współpracy ze strony LGD ubiegającej się o przyznanie pomocy na operację polegającą na przygotowaniu projektu współpracy oraz innych LGD będących partnerami projektu współpracy. (Dz.U. Nr 128, poz. 822 z późn. zm.).
Przedstawienie do refundacji kosztów wynajęcia sali oraz wyżywienia związanych z organizacją spotkań dla potencjalnych beneficjentów projektu nieprzewidzianych zapisami 6 ust. 1 pkt 1) lit. a) rozporządzenia Ministra Rolnictwa Rozwoju Wsi z dnia 25 czerwca 2008 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej w ramach działania Wdrażanie projektów współpracy objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 2013 (Dz.U. Nr 128, poz. 822 z późn. zm.).
Organizowanie wydarzeń bez odpowiednich zezwoleń oraz decyzji wydanych przez odpowiednie instytucje. Samorząd Województwa sprawdza zgodność realizacji operacji lub jej etapu z warunkami określonymi w Programie, ustawie, rozporządzeniu, przepisach odrębnych oraz umowie, w szczególności pod względem spełniania warunków w zakresie kompletności i poprawności formalnej wniosku oraz prawidłowości realizacji i finansowania operacji lub jej etapu. W związku z powyższym do WoP należy dostarczyć wszelkie decyzje oraz pozwolenia na realizację określonego zadania wymagane odrębnymi przepisami prawa.
Faktury i rachunki. Niedostarczanie dowodów płatności gotówkowej. W sytuacji, gdy faktura opłacona gotówką nie zawiera adnotacji zapłacono dokonanej przez wystawcę faktury, wówczas taki dokument wymaga dołączenia dodatkowych dowodów zapłaty tzn. raportów kasowych udokumentowanych dowodami kasowymi: Dowód wpłaty KP lub dowód wypłaty KW lub potwierdzeń przez wystawcę faktury, zawierających pieczątki, daty i podpisy wystawców faktur (dowód płatności gotówkowej powinien być podpisany przez osobę przyjmującą wpłatę). Nazwa nabywcy faktury niezgodna z zapisami KRS. Powoduje to konieczność dostarczania not korygujących w przeciwnym wypadku koszt z przedstawionej faktury nie podlega refundacji.
Dokumenty w języku obcym: Należy pamiętać, iż składane z wnioskiem o płatność dokumenty w języku obcym muszą być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język Polski.
Niedostarczanie dokumentów niezbędnych do rozliczenia wybranych kosztów np.: niedostarczanie dokumentów potwierdzających udział w spotkaniach partnerów (fotodokumentacja, lista uczestników spotkania).
Zmiany dotyczące wniosków o płatność, które składane są w ramach umów przyznania pomocy w wersji 5z (tj. dotyczą postępowań w sprawie przyznania pomocy wszczętych po nowelizacji przepisów rozporządzenia MRiRW z dnia 25 czerwca 2008 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłaty pomocy finansowej w ramach działania Wdrażanie projektów współpracy objętego PROW na lata 2007-2013, tj. po dniu 12 kwietnia 2012 r.). Wraz z wnioskiem o płatność w wersji 5z należy dostarczyć dokumenty dotyczące rozliczenia w zakresie organizacji i przeprowadzonych wydarzeń promocyjnych, kulturalnych, rekreacyjnych lub sportowych, opracowania dotyczącego obszaru objętego projektem współpracy, kartę przygotowania dokumentacji technicznej, kartę analizy np. studiów lub planów wykonalności, planów rozwoju gospodarczego etc. Określone w punktach 19a- 19d WoP wzory formularzy mają na celu formalne potwierdzenie realizacji operacji o charakterze edukacyjnym i warsztatowym albo operacji z zakresu prowadzenia badań nad obszarem objętym projektem współpracy i jego zgodności z umową.
Termin składania uzupełnień do WOP. Jeżeli wniosek został wypełniony nieprawidłowo lub zawiera braki, UM wzywa Beneficjenta, w formie pisemnej, do ich usunięcia w terminie 21 dni od dnia doręczenia wezwania. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem nadano pismo w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego albo złożono w polskim urzędzie konsularnym.
Wypłata całości lub części kwoty pomocy wynikającej z wniosków o płatność złożonych przez poszczególnych Beneficjentów będzie możliwa, jeśli wszyscy partnerzy projektu współpracy zobowiązani postanowieniami umowy, złożyli w danym etapie wnioski o płatność. W sytuacji, gdy jeden z partnerów projektu współpracy złożył w danym etapie wniosek o płatność po terminie, wypłata części lub całości pomocy wynikającej z wniosków o płatność złożonych przez pozostałych Beneficjentów może ulec opóźnieniu do czasu zakończenia weryfikacji poprawności realizacji operacji lub jej etapu przez tego partnera, który złożył wniosek o płatność po terminie. W przypadku projektu współpracy międzynarodowej, płatność pośrednia lub ostateczna dokonywana jest jeżeli pozostali zagraniczni partnerzy projektu uzyskali zatwierdzenie projektu w terminie 9 miesięcy od dnia zawarcia umowy. W przypadku niewypełnienia w/w zobowiązania umowa ulega rozwiązaniu.
Sankcje: Zgodnie z 16 ust. 3 umowy przyznania pomocy, Beneficjent zwraca pomoc w wysokości: 5% kwoty pomocy w przypadku niespełnienia obowiązku przechowywania dokumentacji związanej z przyznaną pomocą w okresie 5 lat od dnia dokonania płatności ostatecznej. 7% kwoty pomocy w przypadku niezłożenia w Samorządzie Województwa sprawozdania z realizacji projektu współpracy w terminie 3 miesięcy od dnia zakończenia projektu współpracy. 1% kwoty pomocy w przypadku niezłożenia w SW formularza ankiety monitorującej w terminie do dnia 31 stycznia drugiego roku następującego po roku otrzymania płatności ostatecznej. Dodatkowo w przypadku niewypełnienia zobowiązania prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego dla wszystkich zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją operacji, tj. kosztów kwalifikowalnych Beneficjent zwraca pomoc w wysokości 10 % kosztów.
WYBRANE KATEGORIE KOSZTÓW KWALIFIKOWALNYCH W RAMACH PRZYGOTOWANIA PROJEKTU WSPÓŁPRACY. Zgodnie z 6 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego do kosztów kwalifikowanych operacji polegającej na przygotowaniu projektu współpracy zalicza się, niezbędne do realizacji tej operacji koszty organizacji i przeprowadzenia spotkań partnerów projektu współpracy w tym koszty opracowania, druku lub powielania materiałów. Co do zasady, operacja polegająca na przygotowaniu projektu współpracy ma charakter wsparcia technicznego, mającego na celu ułatwienie LGD przygotowania projektu, w tym opracowanie jego koncepcji, wymianę doświadczeń bądź przygotowanie dokumentów (w tym np. projektu umowy o wspólnej realizacji projektu współpracy), nie ma zaś charakteru promocyjnego.
Przykład kosztów niekwalifikowalnych w ramach projektu przygotowawczego: Kampania informacyjna w prasie (charakter promocyjny, informujący o założeniach projektu; opracowany materiał powinien zostać wykorzystany w trakcie spotkań partnerów na etapie przygotowania projektu, kampania informacyjna przeprowadzona w grudniu natomiast realizacja projektu rozpoczyna się w lipcu tego samego roku brak możliwości przedstawienia artykułów prasowych w trakcie trwania spotkań), Klipy promocyjne, Ulotka informacyjna.
WYBRANE KATEGORIE KOSZTÓW KWALIFIKOWALNYCH W RAMACH REALIZACJI PROJEKTU WSPÓŁPRACY. Zgodnie z 6 ust. 2 pkt 10, do kosztów kwalifikowalnych w ramach realizacji projektu współpracy zalicza się zakup, opracowanie, przygotowanie, druk lub powielanie lub dystrybucję materiałów promocyjnych i informacyjnych, w tym audiowizualnych, dotyczących projektu współpracy, zakup lub wynajęcie powierzchni reklamowych, zakup czasu antenowego oraz zamieszczenie materiałów prasowych w prasie. Należy pamiętać, że zarówno w przypadku operacji polegającej na przygotowaniu, jak i realizacji projektu współpracy, aby dany koszt mógł być uznany jako kwalifikowalny, muszą zostać spełnione łącznie dwie przesłanki: koszt jest niezbędny do realizacji operacji oraz mieści się w zakresie wskazanym w 6 odpowiednio ust. 1, 2 rozporządzenia.
Kwalifikowalność kosztu organizacji wyjazdów związanych z realizacją projektu współpracy. Kosztami kwalifikowalnymi operacji polegającej na realizacji projektu współpracy mogą być koszty organizacji wyjazdów związanych z realizacją projektu współpracy, w tym koszty podróży lub pobytu osób zaangażowanych ze strony LGD w realizację projektu współpracy. Poprzez koszty pobytu należy rozumieć w szczególności koszty noclegów, wyżywienia czy transportu lokalnego, jeżeli są niezbędne do poniesienia. Koszty pobytu lub podróży osób zaangażowanych ze strony LGD w realizację projektu współpracy, które nie są pracownikami LGD nie są rozliczane na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, jak ma to miejsce w przypadku pracowników LGD, tylko na podstawie udokumentowanych, faktycznie poniesionych kosztów. Analogiczny sposób rozliczania w/w kosztów ma zastosowanie także w przypadku operacji polegającej na przygotowaniu projektu współpracy.