PYTANIA I ODPOWIEDZI szkolenie nt. Umowy i płatności w ramach RPOWP na lata 2007 2013 z dn. 25.02.2009r. Wniosek o płatność 1. Jak należy sprawozdawać wydatki niekwalifikowane, np. wydatki, które były uwzględnione jako kwalifikowane i opłacone gotówką, a projekt czyli wniosek nie uwzględnia wydatków niekwalifikowanych? Gdzie należy umieścić informację w tym zakresie? Kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowalnych, które nie były ujęte we wniosku nie wykazuje się we wnioskach o płatność. Wykazywać należy tylko wydatki niekwalifilowalne, które były uwzględnione we wniosku o dofinansowanie. Przy czym należy je wykazać dopiero w końcowym wniosku o płatność. 2. Czy może być inna forma umowy niż refundacja? Jeśli tak, to kto może skorzystać z tej możliwości? Umowa z beneficjentem może być zawarta na zaliczkę bądź refundację. Formy płatności możliwe do finansowania dla poszczególnych działań określone są w Szczegółowym Opisie Priorytetów RPOWP na lata 2007 2013. Ponadto, w związku z wejściem w życie 12.02.2009 r. rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego zmieniającego rozporządzenie z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych, Instytucja Zarządzająca RPOWP planuje w najbliższej czasie wprowadzić zmiany w Szczegółowym Opisie Priorytetów, które będą miały na celu rozszerzenie katalogu działań i podmiotów, którym można będzie udzielać zaliczek. 3. Jeżeli we wniosku wskazane jest konto bankowe wyodrębnione do obsługi projektu, czy to samo konto musi obsługiwać wypłaty dla kontrahenta (opłacanie faktur) czy ewentualnie można to zrobić z innych kont? Czy należy to wskazać również w umowie? Wyodrębnione konto wskazane w umowie przeznaczone jest do obsługi projektu, oznacza to, iż na to konto wpływać będą zaliczki bądź refundacje i dokonywane tylko wydatki dotyczące projektu. Zgodnie z zapisami umowy, konto projektowe jest również do obsługi wypłaty na rzecz kontrahentów. Jednak w sytuacji, gdy projekt jest realizowany na zasadzie refundacji i nie dokonano wcześniejszego przelania środków na konto wyodrębnione, faktury mogą być opłacane z innych kont beneficjenta i nie należy ich (innych kont bankowych) wskazywać w umowie. 4. Jak rozliczyć wydatki opłacone gotówką, które zostały poniesione przed podpisaniem umowy? Aktualne Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach RPOWP na lata 2007 2013 nie zawierają szczegółowych zapisów odnośnie wydatków gotówkowych poniesionych zarówno przed jak i po podpisaniu umowy. Natomiast przewiduje się możliwość kwalifikowania tych wydatków, a dokumentami potwierdzającymi dla tych operacji będzie faktura z zapisem zapłacono gotówką oraz raport kasowy. 1
5. Czy zawsze musi być wyodrębniony rachunek bankowy? W umowie jest wskazany rachunek bieżący. Czy w chwili obecnej należy założyć wyodrębniony rachunek i zgłosić do zmianyaneksowania umowy? Zgodnie z 1 pkt. 9 Umowy o dofinansowanie projektu rachunkiem bankowym jest wyodrębniony rachunek. Jeżeli w umowie jest wskazany rachunek bieżący umowa powinna być aneksowana. 6. Czy przez rozliczenia kwartalne rozumie się kwartał kalendarzowy, czy liczony od podpisania umowy? W celu uniknięcia nieścisłości w interpretacji zapisów dotyczących terminów składania wniosków o płatność IZ jest właśnie w trakcie wprowadzania zmian dotyczących przedmiotowej kwestii. Obecnie Beneficjent ma obowiązek składać wniosek o płatność, wypełniony przynajmniej w części dotyczącej postępu realizacji projektu (tzw. wniosek sprawozdawczy), po każdym zakończonym kwartale kalendarzowym, do 5 dnia miesiąca następującego po zamkniętym kwartale kalendarzowym. Wnioski o płatność stanowiące rozliczenie wydatków lub składane w celu otrzymania transzy zaliczki mogą być składane nie częściej niż raz w miesiącu. Przykładowo, jeżeli Beneficjent złożył wniosek o charakterze wyłącznie sprawozdawczym za I kwartał danego roku w dniu 1 kwietnia, to następny wniosek o płatność może złożyć nie wcześniej niż w miesiącu maju. 7. W umowie o dofinansowanie projektu z rozliczaniem w formie refundacji kwota dotacji jest zwrotem wydatku w części dofinansowanego z EFRR, który już został poniesiony. Czy występują odsetki od kwoty przekazanej? W przypadku refundacji, transza przekazywana na rachunek Beneficjenta nie generuje odsetek od przekazanej dotacji. 8. Czy przy weryfikacji wniosku o płatność ilość dni na dokonanie poprawek we wniosku odnosi się do dni roboczych czy kalendarzowych? W przypadku stwierdzenia błędów we wniosku o płatność w każdym przypadku będzie określone indywidualnie: Poprawiony wniosek (wraz z załącznikami) należy dostarczyć do dnia... 9. Dokumentacja projektowa dotycząca projektu zastała w części sfinansowana z kredytu preferencyjnego z BGK (Funduszu Rozwoju Inwestycji Komunalnych) oraz w części z środków własnych. Czy wydatek sfinansowany ze środków własnych beneficjenta będzie mógł zostać przedstawiony do refundacji ze środków unijnych? Tak, wydatek sfinansowany ze środków własnych beneficjenta będzie mógł zostać przedstawiony do refundacji, pod warunkiem, że został ujęty we wniosku o dofinansowanie i został faktycznie poniesiony przez Beneficjenta. 10. Czy oszczędności wynikłe z przeprowadzonej procedury przetargowej podlegają zwrotowi czy można je przesunąć w ramach projektu? 2
Oszczędności powstałe w wyniku przeprowadzonej procedury przetargowej nie mogą być przesunięte w ramach projektu. Zgodnie z 15 ust. 4 umowy o dofinansowanie projektu, jeżeli suma wartości kategorii wydatków objętych postępowaniem ulegnie zmniejszeniu to wysokość dofinansowania dotyczącego tych kategorii ulega odpowiedniemu zmniejszeniu. Przy rozliczaniu transz dotacji kwota ulega zmniejszeniu, natomiast wielkość procentowa dotacji pozostaje bez zmian. 11. Jaka jest procedura przesuwania wydatków pomiędzy kategoriami? Zgodnie z 15 Umowy o dofinansowanie Beneficjent zgłasza IZ w formie pisemnej zmiany dotyczące realizacji Projektu przed ich wprowadzeniem i nie później niż 30 dni przed planowanym zakończeniem realizacji projektu. IZ może wyrazić sprzeciw lub wyrazić zgodę i określić zakres zmian umowy wymagający formy aneksu do umowy, w stosunku do planowanych zmian w ciągu 21 dni kalendarzowych od dnia ich zgłoszenia. 12. Jaka jest procedura zmiany terminu realizacji projektu? Termin realizacji projektu może być zmieniony za zgodą IZ w formie aneksu w razie wystąpienia niezależnych od Beneficjenta okoliczności powodujących konieczność wprowadzenie zmian. Konieczność zmiany terminu realizacji projektu powinna być zgłoszona nie później niż 30 dni kalendarzowych przed planowanym zakończeniem realizacji projektu. 13. Co zrobić w sytuacji, gdy płatności dotyczące projektu zostały poniesione z konta ogólnego a nie projektowego. Jak to się ma w sytuacji refundacji a jak przy zaliczkowaniu? W przypadku zaliczki, po podpisaniu umowy nie ma możliwości wydatkowania w ramach konta ogólnego. W tej sytuacji wszystkie wydatki muszą być ponoszone z konta projektowego tylko na wydatki związane z projektem. Wyjątkiem jest sytuacja gdy umowa nie została jeszcze podpisana a środki z zaliczki nie wypłynęły na konto. W przypadku refundacji, płatności poniesione z konta ogólnego są to wydatki kwalifikowane. Należy jednak, po wpłynięciu środków od IZ na rachunek projektu, dokonać z niego operacji przelewu odpowiedniej kwoty na rachunek, z którego dokonano pierwotnie płatności. 14. W przypadku wniosku o płatność kwota podatku VAT (tabela nr 11 w kolumnie 10) powinna zostać wpisana z faktury w całości czy w wysokości proporcjonalnej do kosztu kwalifikowalnego? W tab. 11 (kolumna 10) Wniosku Beneficjenta o płatność kwota podatku VAT wpisywana jest tylko w sytuacji, gdy VAT jest kwalifikowany. W sytuacji, gdy tylko część faktury jest kwalifikowana (razem z VAT) VAT powinien być podany proporcjonalnie do wydatku kwalifikowanego. Należy przy tym pamiętać, że wartość brutto dotycząca poszczególnych pozycji zakupowych nie może 3
przekroczyć ogólnej kwoty (netto + VAT) określonej we wniosku o dofinansowanie dla danej pozycji budżetu. 15. Do ilu miejsc po przecinku należy zaokrąglać kwoty we wniosku o płatność? Do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z zasadami księgowymi końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. Kontrola projektu 1. Czy w trakcie kontroli na miejscu projektu mogą być przedstawione kopie dokumentów w sytuacji, gdy dokumenty księgowe są w siedzibie bardzo odległej od miejsca realizacji projektu a 5 dni to za mało? Podczas kontroli na miejscu projektu realizowanego w ramach RPOWP na lata 2007 2013, powinny być przedstawione tylko oryginały dokumentów. Jeśli dokumenty księgowe są w siedzibie odległej od miejsca realizacji projektu, na tyle, że w ciągu pięciu dni niemożliwym jest przewiezienie ich na miejsce kontroli, wtedy na prośbę Beneficjenta termin kontroli może ulec przesunięciu tak, aby możliwym było zgromadzenie odpowiednich oryginałów dokumentów. Promocja projektów 1. Kiedy powinna pojawić się plakietka informacyjna na środku trwałym zakupionym w ramach projektu po jego zakupie czy po oddaniu do użytkowania? Zalecamy aby plakietka informacyjna na zakupionym w ramach projektu środku trwałym pojawiła się możliwie jak najszybciej. Jednak z uwagi na różne okoliczności (np. niemożność zainstalowania od razu po zakupieniu jakiegoś urządzenia czy maszyny) można ją umieścić po zakończeniu projektu. 2. Projekt będzie realizowany w trzech budynkach znajdujących się w tym samym mieście. Czy na każdym z nich powinna pojawić się tablica informacyjna, a następnie pamiątkowa? Tak. Na każdym budynku powinna pojawić się najpierw tablica informacyjna, a nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu realizacji projektu tablica pamiątkowa. 3. Czy określono wymogi dotyczące typu i rozmiaru czcionki umieszczonej na tablicy informacyjnej/pamiątkowej? Wytyczne IZ RPOWP dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji nie wskazują jakiego rodzaju i wielkości powinna być czcionka umieszczona na tablicach. Jednak zgodnie z Księgą 4
Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności i wskazaniami Ministerstwa Rozwoju Regionalnego powinna być to czcionka Myriad Pro. Z uwagi na fakt, iż czcionka ta jest płatna, zaleca się stosowanie bezpłatnej czcionki Arial. Rozmiar czcionki zastosowanej na tablicy powinien pozwolić na bezproblemowe odczytanie treści. 4. Czy korespondencja przysyłana przez wykonawcę, podobnie jak korespondencja prowadzona przez beneficjenta, musi zawierać obowiązkowy zestaw logotypów? Nie. Wykonawca nie musi oznaczać swojej korespondencji. 5. Jakie kwoty wpisujemy na tablicy informacyjnej/pamiątkowej? Jeśli chodzi o tablicę informacyjną wpisujemy całkowitą wartość projektu oraz wartość dofinansowania zawartą w umowie o dofinansowanie. W przypadku tablicy pamiątkowej kwoty mogą pochodzić z umowy lub z ostatniego aneksu do umowy (oczywiście w przypadku gdy umowa została aneksowana). 6. Jeśli w ramach projektu realizowanych jest kilka inwestycji w różnych miejscach to czy na tablicach przy każdej inwestycji mają być kwoty częściowe czy całościowe? W przypadku, gdy ten sam projekt jest realizowany w różnych miejscach w każdym z tych miejsc powinna zostać umieszczona tablica informacyjna/pamiątkowa. Kwoty na tych tablicach powinny odpowiadać kwotom całego projektu. 7. Co zrobić w przypadku, gdy tablica uległa zniszczeniu? W przypadku zniszczenia tablicy informacyjnej lub pamiątkowej należy ją jak najszybciej zastąpić nową tablicą o tych samych wymiarach i treści. 8. Czy koszt wykonania tablicy jest kwalifikowany? Tak. Koszt wykonania tablicy informacyjnej i pamiątkowej jest kwalifikowany pod warunkiem, że został uwzględniony we wniosku o dofinansowanie. 9. Czy koszt organizacji imprez inaugurujących rozpoczęcie realizacji projektu jest kosztem kwalifikowanym? 5
Nie. W przypadku realizacji projektów inwestycyjnych w ramach RPOWP, nie ma możliwości zrefundowania wydatków poniesionych na imprezę inaugurującą projekt. 10. Czy można ustawić zamiast dwóch tablic, jedną tablicę dwustronną? Tak. Zgodnie z Wytycznymi IZ RPOWP dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji zamiast dwóch tablic informacyjnych można umieścić jedną, dwustronną. Oczywiście musi być ona czytelna i umieszczona w widocznym miejscu. 11. Jeśli wartości na tablicy informacyjnej nie zmieniły się w trakcie realizacji projektu to czy można pozostawić tablicę informacyjną by pełniła funkcję tablicy pamiątkowej, czy należy ją bezwzględnie wymienić? Jeśli kwoty przedstawione na tablicy informacyjnej nie uległy zmianie może ona pełnić po zakończeniu realizacji projektu funkcję tablicy pamiątkowej. Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007 2013 6