Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/22/2014 Warszawa, dn. 20.08.2014 r. Zapytanie ofertowe I. Nazwa i adres Zamawiającego:,,. II. III. Nazwa przedmiotu zamówienia: Świadczenie usługi cateringowej podczas spotkań interdyscyplinarnych, organizowanych przez Opis przedmiotu zamówienia: 1. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi cateringowej podczas spotkań interdyscyplinarnych, organizowanych przez 2. Spotkania będą się odbywać w Warszawie w Gmachu Głównym Politechniki Warszawskiej, przy Placu Politechniki 1. 3. Przewidywana liczba spotkań w terminie od września 2014 r. do czerwca 2015 r: 8. 4. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o terminach kolejnych spotkań interdyscyplinarnych z dwutygodniowym wyprzedzeniem. 5. Godziny trwania spotkań: ok. 15:30-19:00. 6. Liczba osób biorących udział w każdym spotkaniu: maks. 40 osób. 7. Na każde spotkanie Wykonawca zapewni w ramach bufetu samoobsługowego co najmniej: 1) napoje gorące: kawa, herbata (łącznie co najmniej 300 ml na osobę), dodatki: mleko, cukier, cytryna. Ilości muszą być skalkulowane indywidualnie przez Wykonawcę, według własnego doświadczenia, tak, aby każdy uczestnik spotkania miał możliwość skorzystania z produktów w ramach przerw kawowych; 2) wodę: gazowaną i niegazowaną (łącznie co najmniej 500 ml na osobę), w liczbie 80 butelek; 3) soki: 4 rodzaje soków w butelkach o pojemności 250 ml (smak pomarańczowy, czarna porzeczka, jabłkowy, multiwitamina), łącznie 250 ml na osobę; 4) ciasta: 3 rodzaje ciast: 20 porcji każdego z trzech rodzajów ciast, przy założeniu gramatury każdej porcji min. 80 g; 5) ciastka kruche: różne rodzaje, łącznie 4 kg; 6) kanapki dekoracyjne (4 sztuki na osobę łącznie co najmniej 240 g), do wyboru z łososiem, serami twardymi, indykiem wędzonym, szynką, pepperoni itp., podane na pieczywie jasnym (jeden rodzaj) i ciemnym (dwa rodzaje). 8. Soki, woda, kruche ciastka, ciasta i kanapki zostaną ustawione na stołach konferencyjnych; 9. Kawa i herbata wraz z dodatkami zostaną ustawione na oddzielnym stole. 10. Wszystkie potrawy muszą być świeżo przygotowane przed spotkaniem.
11. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za jakość podanych potraw i napojów. 12. Wykonawca zobowiązuje się przygotowywać catering zgodnie z powyższymi wymaganiami oraz określonymi w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 Nr 136 poz. 914). 13. Wykonawca dostarczy wodę mineralną gazowaną i niegazowaną w butelkach o pojemności 500 ml. 14. Wykonawca powinien zapewnić odpowiednią liczbę naczyń takich, jak filiżanki, łyżki, talerzyki do ciasta, szklanki do wody i soków, jak również sztućce do deserów. 15. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za porządek, estetykę i czystość pomieszczenia, w którym będzie bufet samoobsługowy. 16. Wykonawca zapewni serwetki i dekorację stołów. 17. Wszystkie naczynia, sztućce oraz stoły mają być czyste, estetyczne i nieuszkodzone. Zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń ani sztućców plastikowych. Obrusy z tkaniny muszą być czyste bez widocznych plam. 18. Wykonawca ponosi koszty dowozu posiłków i napojów oraz wyposażenia wymaganych przez Zamawiającego. 19. Wykonawca po zakończeniu spotkania doprowadzi miejsce świadczenia usługi do stanu sprzed rozpoczęcia jej świadczenia (w szczególności odbierze naczynia i sztućce oraz inne materiały będące własnością Wykonawcy, wykorzystane w trakcie świadczenia usługi). 20. Wykonawca zapewni plastikowe pojemniki na pozostałą po spotkaniu żywność. 21. Zamawiający, ze względu na specyfikę zamówienia, zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia ilości zamawianych posiłków i napojów w ramach świadczonego cateringu, przy niezwiększonej wartości całego zamówienia. 22. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. IV. Wymagania związane z wykonaniem: W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało będzie: Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określają istotne postanowienia umowy, zawarte w części V zapytania ofertowego. V. Istotne postanowienia umowy: 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest usługi cateringowej podczas spotkań interdyscyplinarnych, organizowanych przez, zwanym dalej cateringiem.
2. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 3. Wykonawca oświadcza, że przed złożeniem oferty Zamawiającemu zapoznał się ze wszystkimi warunkami, które są niezbędne do wykonania przez niego niniejszej umowy, bez konieczności ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów. 2 Termin i miejsce realizacji umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać zamówienie w terminie od września 2014 r. do czerwca 2015 r. 2. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotu zamówienia w Gmachu Głównym Politechniki Warszawskiej, przy Placu Politechniki 1. 3. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o terminach kolejnych spotkań interdyscyplinarnych z tygodniowym wyprzedzeniem. 3 Warunki i zasady realizacji przedmiotu umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy z należytą starannością. 2. Wykonawca zobowiązuje się przygotowywać catering zgodnie z wymogami określonymi w opisie przedmiotu zamówią, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy oraz w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 Nr 136 poz. 914). 3. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za jakość podanych przekąsek. 4. Wykonawca w ramach realizacji umowy dostarczy niezbędne wyposażenie, w tym niezbędne naczynia i sztućce. Wyklucza się naczynia i sztućce jednorazowego użytku. 5. Wszystkie naczynia oraz sztućce muszą być czyste, estetyczne i nieuszkodzone. 6. Zamawiający wymaga serwetek oraz dekoracji na stołach. 7. Po realizacji usługi, tj. po świadczeniu usługi cateringu podczas spotkań organizowanych przez Zamawiającego, Strony każdorazowo podpiszą protokół odbioru. Przedmiot umowy musi być zgodny z charakterystyką zawartą w opisie przedmiotu zamówienia. 8. Wykonawca jest zobowiązany na żądanie Zamawiającego niezwłocznie udostępnić do wglądu wszelkie informacje i dokumenty mające związek z realizacją umowy. 9. W każdym przypadku Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za tę część przedmiotu zamówienia, którą powierza Podwykonawcom. 10. Zlecenie wykonania części zamówienia Podwykonawcy nie wpływa na zmianę treści zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części zamówienia. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania Podwykonawcy i jego pracowników, tak jakby to były działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania jego własne lub jego własnych pracowników lub przedstawicieli.
11. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków określonych umową, w tym również za szkody wyrządzone przez osoby przez niego oddelegowane i osoby działające w imieniu lub na rzecz Wykonawcy. 4 Wynagrodzenie i warunki płatności 1. Całkowita wartość wynagrodzenia za wykonanie zamówienia nie może przekroczyć kwoty brutto podanej w ofercie tj... zł (słownie:...), w tym: 1) kwota netto zł (słownie złotych:....) i należny 8% podatek VAT w wysokości... zł, 2) kwota netto.... zł (słownie złotych..) i należny 23% podatek VAT w wysokości... zł, 3) cena brutto obsługi cateringowej jednego spotkania wynosi. zł (słownie złotych:.. zł). 4. Po podpisaniu przez Strony protokołu odbioru, o którym mowa w 3 ust. 7, bez zastrzeżeń, Wykonawca wystawi fakturę VAT. 5. Wynagrodzenie za realizację cateringu, będącego przedmiotem umowy, zostanie zapłacone na podstawie prawidłowo wystawionej i dostarczonej przez Wykonawcę faktury VAT, po każdorazowym prawidłowym zrealizowaniu obsługi cateringowej podczas spotkania organizowanego przez Zamawiającego. 6. Faktury VAT za realizację przedmiotu umowy wystawione będą na adres:,,, NIP: 701-034-61-75, REGON: 146180411, oraz dostarczone zostaną na adres:,,, pok. 503, 5 piętro. 7. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność, o której mowa w ust. 1 przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. Za dzień zapłaty strony ustalają dzień, w którym Zamawiający wydał swojemu bankowi polecenie przelewu należności na rachunek bankowy Wykonawcy. 8. Należność Wykonawcy z tytułu realizacji części przedmiotu niniejszej umowy będzie płatna w ciągu 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT zgodnie z ust. 5 i 6. 9. Faktura VAT powinna zawierać dodatkowo: 1) nazwę przedmiotu zamówienia, 2) numer umowy, 3) informację: Projekt Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, 4) numer konta Wykonawcy, 5) termin płatności zgodnie z postanowieniami ust. 8, 6) kod CPV: 55500000-5. 10. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą dokonywane w złotych polskich. 11. Przy zleceniu Podwykonawcy wykonania części zamówienia, koszty usług zleconych pokrywa Wykonawca.
5 Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy 1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację niniejszej umowy są: 1) ze strony Wykonawcy będzie Pan(i).... numer telefonu adres e-mail.; 2) ze strony Zamawiającego będzie Pan(i).. numer telefonu. adres e-mail... 2. Wymiana przez Strony bieżących informacji związanych z wykonaniem umowy może być dokonywana w każdej powszechnie przyjętej formie, w szczególności za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej oraz telefonicznie, poprzez bezpośredni kontakt w siedzibie Zamawiającego lub Wykonawcy. 3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 nie stanowi zmiany umowy i wymaga jedynie pisemnego oświadczenia złożonego drugiej stronie. 6 Wypowiedzenie i odstąpienie od umowy 1. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, a w szczególności w razie 0,5-godzinnej zwłoki w wykonywaniu przedmiotu umowy, wobec terminów określonych w umowie lub wyznaczonych przez Zamawiającego na jej podstawie lub w przypadku niezrealizowania innych zobowiązań określonych w opisie przedmiotu zamówią, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. 2. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: 1) zajęcia majątku Wykonawcy w stopniu uniemożliwiającym mu wykonanie umowy; 2) nieprzystąpienia przez Wykonawcę do wykonania postanowień umowy; 3) trzykrotnego nienależytego wykonania umowy. 3. Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie tj. w terminie 48 godzin zawiadomić Zamawiającego o zaistnieniu zdarzenia opisanego w ust. 2 pkt 1. 7 Kary umowne 1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu kary umowne, o których mowa w pkt. 1)-3) bez względu na to, czy szkoda faktycznie zaistniała: 1) w razie wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 15% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 1 niniejszej umowy; 2) z tytułu zwłoki w wykonywaniu przez Wykonawcę przedmiotu niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 15% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 1 niniejszej umowy, w stosunku do terminów określonych w niniejszej umowie
lub na jej podstawie; 3) w wysokości 10% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 1 niniejszej umowy za każdy inny przypadek niż określone w pkt. 1 i 2 przypadki niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy, w szczególności za dostarczenie przekąsek, dań lub napojów niezgodnych z opisem przedmiotu zamówienia lub dostarczonych w niewłaściwej ilości, w niewłaściwej formie. 2. Określone w ust. 1 kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 1 niniejszej umowy. 4. W przypadku naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1, Zamawiający poinformuje Wykonawcę za pośrednictwem faksu na nr... potwierdzonego drogą pocztową, o przyczynach naliczenia i wysokości kary umownej oraz obciąży Wykonawcę karą i potrąci ją z wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy przy zapłacie faktury VAT wystawionej zgodnie z 4 niniejszej umowy, bądź w przypadku naliczenia kary umownej w sytuacji, gdy Wykonawca nie jest jeszcze uprawniony do wystawienia faktury VAT Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego. W przypadku dokonania potrącenia, Wykonawcy zostanie doręczona nota obciążeniowa wystawiona przez Zamawiającego. Jeżeli kwota kar umownych przewyższy należne wynagrodzenie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę przewyższającą w terminie 7 dni od otrzymania wezwania do zapłaty. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie, o fakcie pomniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, w związku z powstaniem obowiązku zapłaty kar umownych. 9 Postanowienia końcowe 1. W razie sporu związanego z realizacją niniejszej umowy, Strony będą dążyć do jego polubownego rozstrzygnięcia, a w przypadku braku porozumienia Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, zastosowanie mają w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. 3. Zmiana postanowień warunków umowy może nastąpić w następujących przypadkach: 1) w części dotyczącej sposobów realizacji poszczególnych czynności opisanych w umowie w przypadku konieczności dostosowania tych zapisów do aktualnych standardów rynkowych lub regulacyjnych wymaganych dla prawidłowego i akceptowalnego poziomu świadczonej dostawy; 2) w zakresie aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę w szczególności: nazwy przedsiębiorstwa, adresu siedziby, formy prawnej Wykonawcy; 3) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do niniejszego
zamówienia; 4) w zakresie terminu, w przypadku wystąpienia siły wyższej, przez co rozumie się katastrofalne działania przyrody (np. niezwykłe mrozy), akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie) oraz niektóre zaburzenia życia zbiorowego (np. zamieszki uliczne) z wyłączeniem protestów pracowniczych, powodującej konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi przewidzianej w opisie przedmiotu zamówienia, gdy realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych postanowień umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań; 5) w przypadku zaistnienia okoliczności, z przyczyn obiektywnych niezależnych od Stron niniejszej umowy, powodujących konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi przewidzianej w załączniku nr 1 do niniejszej umowy, gdy dalsza realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych warunków postanowień niniejszej umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań. 4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. VI. VII. VIII. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium: 1. Cena 100%, Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: m.czarnecka@cezamat.eu, w terminie do dnia 25 sierpnia 2014 r. do godziny 14 00 na Formularzu oferty. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia Zamawiający również zwraca się z prośbą o informację pocztą elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika Czarnecka, tel.: 22 234 7157, fax: 22 234 7153, e-mail: m.czarnecka@cezamat.eu. Mariusz Wielec /-/ Prezes Zarządu Jacek Kossut /-/ Wiceprezes Zarządu ds. Organizacji i Współpracy Zewnętrznej