Strategia komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 22 lipca 2015 r.
2
Spis treści Wstęp... 5 1. Określenie sytuacji wyjściowej... 5 1.1. Diagnoza... 5 1.2. Podstawy prawne... 7 1.3. Opis prac nad dokumentem... 8 1.4. Instytucja odpowiedzialna za opracowanie i wdrożenie strategii komunikacji programu... 9 2. Cel nadrzędny i cele szczegółowe komunikacji Programu... 11 3. Główny komunikat... 11 4. Stosowanie głównego komunikatu w działaniach informacyjno- promocyjnych... 12 4.1. Komunikaty uzupełniające programów operacyjnych... 12 4.2. Perspektywy prezentacji korzyści oraz styl komunikacji... 13 5. Grupy docelowe i sposoby komunikacji z nimi... 13 5.1. Segmenty grup docelowych... 13 5.2. Grupy docelowe programu... 14 5.3. Mechanizm komunikacji... 15 5.4. Zapewnienie szerokiego, wielokanałowego i użytecznego dostępu do informacji i pomocy16 5.4.1. Opis systemu wsparcia potencjalnych beneficjentów... 20 5.4.2. Opis systemu wsparcia beneficjentów... 21 5.5. Podstawowe kanały informacji... 21 5.5.1. Strony internetowe w ramach Programu... 21 5.5.2. Komórki przewidziane do kontaktu w zakresie ogłaszanych naborów... 22 5.5.3. Współpraca z PIFE i Portalem Funduszy Europejskich... 22 5.6. Komunikacja z osobami z różnymi niepełnosprawnościami... 23 6. Koordynacja komunikacji Funduszy Europejskich... 24 6.1. Współpraca przy działaniach komunikacyjnych obejmujących wszystkie fundusze uwzględnione w Umowie Partnerstwa... 24 6.2. Komunikacja wewnętrzna między instytucjami wdrażającymi dany program... 25 6.3. Zasady prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych... 25 7. Realizacja działań informacyjno-promocyjnych w partnerstwie... 26 7.1. Wspieranie potencjalnych beneficjentów i beneficjentów w działaniach informacyjnopromocyjnych... 26 7.1.1. Działania instytucji wspierające potencjalnego beneficjenta i beneficjenta w dziedzinie informacji i promocji... 27 7.2. Współpraca z partnerami... 28 3
7.3. Komunikacja z mediami... 29 7.4. Komunikacja z liderami opinii... 30 8. Ocena efektów Strategii... 31 8.1. Ocena realizacji celów Strategii... 32 8.2. Ocena bieżąca działań informacyjnych i promocyjnych... 38 8.3. Monitoring działań informacyjnych i promocyjnych... 39 8.4. Sprawozdawczość... 39 9. Ramowy harmonogram... 39 10. Informacja o planowanych działaniach informacyjnych i promocyjnych... 41 11. Wizualizacja... 41 12. Szacunkowy budżet na realizację Strategii... 42 13. Wykaz skrótów... 42 14. Spis ilustracji... 43 15. Spis tabel... 43 4
Wstęp Strategia komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 określa kierunek i reguły działań informacyjnych i promocyjnych Funduszy Europejskich i Regionalnego Programu Operacyjnego w województwie podlaskim. Komunikacja wspiera realizację Umowy Partnerstwa oraz pomaga efektywnie wykorzystać fundusze europejskie w województwie podlaskim. Działania informacyjne i promocyjne przeprowadzone są zgodnie z naczelną zasadą, by przekazywać potencjalnym beneficjentom i beneficjentom w odpowiednim czasie/z odpowiednim wyprzedzeniem rzetelną i wystarczającą informację. Komunikaty działań informacyjnych i promocyjnych zachęcają potencjalnych beneficjentów do skorzystania z funduszy europejskich, wzięcia udziału w konkursach, oraz dostarczają informacji na temat kryteriów wyboru projektów i zasadach aplikowania. Beneficjenci otrzymują rzetelne i pełne informacje pozwalającą na wypełnienie zobowiązań wynikających z podpisania umowy o dofinansowanie. Dokument określa działania Instytucji Zarządzającej RPOWP oraz innych instytucji podległych w realizacji Programu, i obejmuje kompleksową komunikację na etapie zarówno wnioskowania jak i realizacji projektu. Działania informacyjno-promocyjne realizowane są zgodnie z zasadami horyzontalnymi: promowaniem równouprawnienia mężczyzn i kobiet, zapobieganiem dyskryminacji, zrównoważonym rozwojem, partnerstwem. Działania uwzględniają potrzeby osób z różnymi niepełnosprawnościami. 1. Określenie sytuacji wyjściowej 1.1. Diagnoza Zaprezentowane poniżej wnioski zostały sformułowane na podstawie doświadczeń oraz wyników badań działań informacyjnych i promocyjnych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 oraz badań działań informacyjnych i promocyjnych Funduszy Europejskich w okresie programowania 2007-2013. 1. Wyniki badania realizowanego na zlecenie Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju w 2014 r. 1 pokazują, że zmiany na poziomie kraju związane z wejściem Polski do Unii Europejskiej dostrzega 79% badanych mieszkańców województwa podlaskiego. Zmiany po wejściu do Unii Europejskiej w województwie podlaskim i najbliższym otoczeniu widzi 73% badanych. Natomiast 31% respondentów z województwa podlaskiego widzi zmiany w codziennym 1 Dane pochodzą raportu z badania Badanie efektów działań informacyjnych i promocyjnych na temat Funduszy Europejskich dla społeczeństwa oraz analiza społecznego odbioru tych działań. Edycja 2014 realizowanego na zlecenie MIiR (październik 2014 r.). 5
życiu. Wyniki te potwierdzają potrzebę kontynuowania działań informacyjnych i promocyjnych pokazujących korzyści w perspektywie lokalnej oraz życiu codziennym mieszkańców regionu. 2. Badanie ewaluacyjne działań informacyjno-promocyjnych RPOWP 2 z 2014 r. wykazało, że 42% mieszkańców regionu spotkało się z nazwą Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego. Znajduje to również potwierdzenie w wynikach badania realizowanego dla MIiR, z którego wynika, że 43% mieszkańców województwa podlaskiego spotkało się z określeniem Regionalny Program Województwa Podlaskiego. Badanie ewaluacyjne działań informacyjnych i promocyjnych zrealizowane dla IZ RPOWP odnotowało wzrost odsetka mieszkańców, którzy spotkali się z nazwą Programu w porównaniu z badaniem ewaluacyjnym przeprowadzonym w 2011 r. 3 W związku z trudnościami promocji nazwy Programu, działania informacyjne i promocyjne powinny skupiać się na pokazywaniu efektów i realnych korzyści korzystania z Funduszy Europejskich, jak również Programu dedykowanemu regionowi. Zgodnie z wynikami badań realizowanych dla Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, wśród społeczeństwa polskiego rośnie świadomość marki Fundusze Europejskie. Badanie ewaluacyjne wykonane w 2014 r. dla MIiR wykazało, że 92% badanych z województwa podlaskiego zna pojęcie Fundusze Europejskie, przy czym 76% rozumie jego znaczenie. Komunikacja powinna wspierać utrzymanie wysokiego poziomu świadomości pojęcia, pogłębiać wiedzę i zachęcać do korzystania z Funduszy Europejskich. 3. Wyniki badania ewaluacyjnego realizowanego w 2014 r. na zlecenie IZ RPOWP wykazały potrzebę zwiększenia w komunikacji wykorzystania mediów elektronicznych, Internetu, mediów społecznościach. Wykorzystanie tych kanałów powinno zapewnić skuteczne dotarcie do wybranych grup docelowych, w szczególności młodzieży, która aktywnie korzysta z mediów społecznościowych. Wyniki badania ewaluacyjnego pokazują również istotną rolę mediów (telewizja, radio, prasa) w informowaniu o Programie, zwłaszcza jeśli chodzi o mieszkańców województwa, którzy to waśnie z mediów najczęściej dowiadywali się o Programie i za ich pośrednictwem chcieli być o nim informowani w przyszłości. W przypadku beneficjentów i potencjalnych beneficjentów media są pierwszym kanałem, z którego grupy te czerpią informacje. Na późniejszych etapach dużo bardziej istotne są dla nich merytoryczne źródła, jak na przykład newsletter, konferencje czy szkolenia. 2 Wnioski sformułowane na podstawie badania ewaluacyjnego Ocena działań informacyjno-promocyjnych prowadzonych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 na potrzeby sprawozdania końcowego oraz perspektywy finansowej 2014-2020, przeprowadzonego w terminie lipiec październik 2014 r. 3 Badanie ewaluacyjne zrealizowane dla IZ RPOWP w 2011 r. Ocena funkcjonowania systemu informacji i promocji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 w połowie realizacji Programu pokazało, że 68% respondentów twierdziło, że nie słyszało nazwy RPOWP. 6
4. Badanie ogólnopolskie, realizowane w 2014 r. przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju 4 wykazało, że 41% badanych wie o istnieniu środków dedykowanych regionom. W związku z tym wynikiem, należy dalej akcentować i upowszechniać świadomość o regionalnym charakterze środków skierowanych na rozwój województwa podlaskiego. Ma to jeszcze większe znaczenie, biorąc pod uwagę fakt, że w latach 2014-2020 regiony, w tym Podlaskie, dysponować będzie środkami unijnymi wyższymi niż w latach poprzednich. 5. Konieczne jest stosowanie w komunikacji czytelnego i zrozumiałego powszechnie języka. Szczególnie dotyczy to dokumentów skierowanych do potencjalnych beneficjentów i beneficjentów, a także materiałów przeznaczonych do komunikacji w mediach. 6. Pomimo zobowiązania beneficjentów do informowania opinii publicznej o pomocy otrzymanej z funduszy, w perspektywie 2007-2013 nie został w pełni wykorzystany ich potencjał komunikacyjny. Beneficjenci, dzięki swojej liczebności oraz sile oddziaływania, mogliby istotnie wzmocnić przekaz na temat Funduszy Europejskich. Ich działania informacyjno-promocyjne mogą szczególnie wzmocnić dostrzeganie przez mieszkańców Polski zmian w najbliższym otoczeniu i codziennym życiu. Realizacja tego celu wymaga systemowego wsparcia beneficjentów, a nie jednorazowych działań. 1.2. Podstawy prawne W celu zapewnienia skutecznej koordynacji działań informacyjno-promocyjnych prowadzonych przez poszczególne instytucje Polska opracowała wspólną dla wszystkich programów Strategię komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020. Strategia ta ma charakter strategii w rozumieniu art. 116 rozporządzenia ogólnego 5. W oparciu o wspólną Strategię komunikacji Instytucja Zarządzająca, zgodnie z przepisami art. 116 rozporządzenia ogólnego oraz zgodnie z zapisami rozdz. 5.6 Informacja i promocja Umowy partnerstwa oraz horyzontalnymi Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020 (rozdz. 3 podrozdział 2), opracowała Strategię komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa 4 Badanie efektów działań informacyjnych i promocyjnych na temat Funduszy Europejskich dla społeczeństwa oraz analiza społecznego odbioru tych działań. Edycja 2014 realizowanego na zlecenie MIiR (październik 2014 r.) 5 Ilekroć w Strategii przywoływane jest rozporządzenie ogólne chodzi o Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 320). 7
Podlaskiego na lata 2014-2020, będącą podstawą prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych dla Programu 6. Oś priorytetowa X Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 określa trzy cele szczegółowe w ramach Pomocy Technicznej, wśród których cel 3 skupia się na rozwoju potencjału beneficjentów oraz zapewnieniu informacji o możliwościach wsparcia z RPOWP na lata 2014-2020. Oczekiwany rezultat polegać będzie na wzmocnieniu kompetencji beneficjentów i potencjalnych beneficjentów oraz zapewnieniu dopasowanego do potrzeb odbiorców przekazu w zakresie celów i korzyści z wdrażania RPOWP na lata 2014-2020. Zgodnie z zasadą n+3 Strategia komunikacji RPOWP na lata 2014-2020 dotyczy okresu do 2023 roku. Realizacja Strategii komunikacji RPOWP na lata 2014-2020 oraz działania w zakresie informacji i promocji w ramach RPOWP są finansowane w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach osi priorytetowej X Pomoc Techniczna. 1.3. Opis prac nad dokumentem Dokument powstał z zgodzie z zapisami Strategii komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020. Prace nad projektem Strategii komunikacji Programu rozpoczęto w Departamencie Rozwoju Regionalnego Referacie Informacji i Promocji w 2014 r. Projekt został stworzony bazując na wnioskach i doświadczeniu z realizacji działań informacyjno-promocyjnych w perspektywie 2007-2013. Projekt Strategii przekazany został do Wojewódzkiego Urzędu Pracy, pełniącego w perspektywie 2014-2020 rolę Instytucji Pośredniczącej, w celu ustalenia zapisów dokumentu. W dniu 11 maja 2015 r. projekt Strategii został przekazany do Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju w celu ustalenia zgodności dokumentu ze Strategią komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 oraz Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020. W dniu 29 maja 2015 r. dokument został zaakceptowany przez Instytucję Koordynującą Umowę Partnerstwa. 6 Ilekroć w Strategii przywoływany jest Program chodzi o Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020. 8
1.4. Instytucja odpowiedzialna za opracowanie i wdrożenie strategii komunikacji programu Instytucją odpowiedzialną za opracowanie oraz wdrożenie, we współpracy z Instytucją Pośredniczącą, Strategii komunikacji Programu jest Instytucja Zarządzająca, której funkcję pełni Zarząd Województwa. Wykonuje on swoje zadania za pośrednictwem Departamentu Rozwoju Regionalnego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego. Komórką w Departamencie, której zadaniem jest prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych jest Referat Informacji i Promocji. Do najważniejszych zadań Departamentu należy: koordynacja działań informacyjno-promocyjnych w ramach Programu, realizacja działań informacyjnych i promocyjnych w ramach Programu, w tym zapewnienie funkcjonowania systemu informacji (w tym między innymi przez serwis internetowy, działania szkoleniowe) dla mieszkańców województwa podlaskiego potencjalnych beneficjentów i beneficjentów Funduszy Europejskich. Departament Rozwoju Regionalnego jest również odpowiedzialny za opracowanie, w porozumieniu z Departamentem Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego i Departamentem Europejskiego Funduszu Społecznego, dokumentów aplikacyjnych i wdrożeniowych (w tym między innymi instrukcje, regulaminy). Natomiast sprawowanie bezpośredniej opieki nad beneficjentami w ramach realizowanych projektów należy do zadań Departamentu Wdrażania RPO i Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego. W ramach realizacji zapisów Strategii oraz prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych Departament Rozwoju Regionalnego podejmuje współpracę z innymi instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie Funduszy Europejskich oraz partnerami społecznymi. IZ współpracuje ze związkiem ZIT. Rolę Instytucji Pośredniczącej w realizacji Programu pełni Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku. Komórką wdrażającą zapisy Strategii poprzez realizację działań komunikacyjnych jest Wydział Informacji i Promocji EFS. Do najważniejszych zadań IP należy prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych zgodnie z Wytycznymi, o których mowa w Podrozdziale 4, w tym: prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych skierowanych do beneficjentów i potencjalnych beneficjentów programu oraz w razie potrzeby uczestników i potencjalnych uczestników projektów, zapewnienie, na zasadzie komplementarności w stosunku do IZ, działań edukacyjnych dotyczących RPO dla pracowników instytucji zaangażowanych w proces jego realizacji, a także potencjalnych beneficjentów i beneficjentów. 9
W celu prowadzenia skoordynowanych i spójnych działań informacyjnych i promocyjnych zostanie powołana grupa robocza ds. informacji i promocji Programu. Skład członków obejmie przedstawicieli instytucji zaangażowanych we wdrażanie Funduszy Europejskich w województwie podlaskim. Dane kontaktowe: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Departament Rozwoju Regionalnego ul. Poleska 89 15-874 Białystok tel. 85 66 54 480 e-mail: drr.sekretariat@wrotapodlasia.pl Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Departament Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego ul. Poleska 89 15-874 Białystok tel. 85 66 54 399 e-mail: sekretariat.rpo@wrotapodlasia.pl Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Departament Europejskiego Funduszu Społecznego ul. Poleska 89 15-874 Białystok tel. 85 66 54 260 e-mail: sekretariat.efs@wrotapodlasia.pl Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku Wydział Informacji i Promocji EFS ul. Pogodna 22 Białystok 15-354 tel. 85 74 97 200 e-mail: sekretariat@wup.wrotapodlasia.pl 10
2. Cel nadrzędny i cele szczegółowe komunikacji Programu Cel nadrzędny komunikacji Programu: Komunikacja Funduszy Europejskich wspomaga wykorzystanie środków z regionalnego programu województwa podlaskiego dla realizacji celów rozwojowych regionu. Wynikające z niego cele szczegółowe: Komunikacja Funduszy Europejskich aktywizuje mieszkańców województwa podlaskiego w ubieganiu się o wsparcie z Funduszy Europejskich w ramach programu. Komunikacja Funduszy Europejskich w województwie podlaskim wspiera beneficjentów programu w realizacji projektów. Komunikacja Funduszy Europejskich zapewnia mieszkańcom województwa podlaskiego informację na temat projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich. Komunikacja Funduszy Europejskich zapewnia szeroką akceptację mieszkańców dla działań rozwojowych realizowanych przy pomocy Funduszy Europejskich w województwie podlaskim. 3. Główny komunikat Fundusze Europejskie wspierają tych, którzy realizując dobre pomysły, zwiększają możliwości i poprawiają jakość życia mieszkańców województwa podlaskiego. Rys. 1. Główny komunikat perspektywy 2014-2020 Fundusze Liderzy Zmiany Wszyscy Europejs zmian korzystają Punktem kie wyjścia są Fundusze Europejskie - są one początkiem procesu, jego napędem i nadają mu założony kierunek. Fundusze Europejskie stwarzają możliwości oraz pobudzają współpracę, od której zaczyna się proces zmiany. Liderzy zmian (potencjalni i faktyczni beneficjenci) są to wszystkie osoby i podmioty, które mają pomysły na zmiany i które potrzebują wsparcia Funduszy Europejskich do ich realizacji. Liderzy zmian są czynnikiem sprawczym zmian oraz promotorami Funduszy Europejskich. Zmiany w otoczeniu są wynikiem współdziałania liderów zmian oraz Funduszy Europejskich. Zmiany są efektem projektów realizowanych przez liderów. 11
Efekt to wszechstronny rozwój regionu, który jednak nie jest abstrakcyjnym hasłem, ale zbiorem korzyści wszystkich mieszkańców województwa podlaskiego. Jego podstawowym wyznacznikiem jest wzrost możliwości rozwojowych mieszkańców województwa podlaskiego i poprawa jakości ich życia. 4. Stosowanie głównego komunikatu w działaniach informacyjnopromocyjnych Szczegółowe zasady stosowania głównego komunikatu w działaniach informacyjnopromocyjnych zostały opisane w Strategii komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020. Rola Funduszy Europejskich Zgodnie ze Strategią komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 Fundusze Europejskie prezentowane są w następujących rolach: Fundusze Europejskie wspierają osoby i organizacje, które chcą rozwijać Polskę, w tym jej regiony, Fundusze Europejskie są katalizatorami zmian (przyspieszają je i wzmacniają), Fundusze Europejskie są wszechstronnym mechanizmem pomocy, a nie wyłącznie środkami finansowymi, Fundusze Europejskie wspierają zarówno wielkie zmiany w skali kraju, regionu, jak i zmiany lokalne oraz zmiany w życiu osobistym, Fundusze Europejskie zachęcają mieszkańców Polski do współpracy, Fundusze Europejskie pomagają w osiągnięciu celów, jakie wyznacza Strategia Rozwoju Województwa Podlaskiego do roku 2020. 4.1. Komunikaty uzupełniające programów operacyjnych Fundusze Europejskie: wspierają obszary o największym potencjale rozwoju, nagradzają wizję i dobre pomysły prowadzące do pozytywnej zmiany; zwiększają możliwości ludzi i stwarzają nowe szanse; wspierają zdobywanie nowych doświadczeń pozwalających mieszkańcom regionu i podlaskim przedsiębiorstwom na konkurowanie na globalnych rynkach; wprowadzają Polskę w nową erę rozwoju opartego na wiedzy i informacji oraz innowacyjności; zmniejszają obszary wykluczenia społecznego, włączają wykluczonych do głównego nurtu twórczego i produktywnego życia; 12
wspomagają integrację społeczeństwa i wspólne działanie; zmieniają otoczenie człowieka na bardziej przyjazne, czyste i przyczyniające się do jego dobrego samopoczucia i zdrowia; wspierają dbałość o dziedzictwo oraz wyrażanie własnej tożsamości. 4.2. Perspektywy prezentacji korzyści oraz styl komunikacji Zgodnie ze Strategią komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 instytucje podejmujące działania informacyjno-promocyjne powinny świadomie wybierać perspektywę prezentacji Funduszy Europejskich (JA, MY lub REGION) w celu wzmacniania efektywności komunikacji. Należy brać pod uwagę zalety i wady każdej z perspektyw. W przypadku możliwości zastosowania różnych wariantów należy przyjąć następującą kolejność rozpatrywania perspektyw komunikacji: 1. Perspektywa indywidualna (JA) 2. Perspektywa społeczności (MY) 3. Perspektywa zewnętrznego otoczenia (REGION). Styl komunikacji Funduszy Europejskich został opisany w Strategii komunikacji polityki spójności. 5. Grupy docelowe i sposoby komunikacji z nimi 5.1. Segmenty grup docelowych Zgodnie ze Strategią komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 odbiorcy komunikacji zostali podzieleni na trzy segmenty z punktu widzenia ich zaangażowania w proces zmian: beneficjenci (faktyczni i potencjalni) - są to liderzy zmian, uczestnicy projektów (faktyczni i potencjalni), odbiorcy rezultatów rozumiani jako szeroko pojęta opinia publiczna. Komunikacja obejmuje wszystkie trzy segmenty. Liderzy zmian są grupą priorytetową z punktu widzenia realizacji celów rozwojowych województwa podlaskiego. 13
Rys. 2. Segmenty odbiorców komunikacji i przykładowe grupy docelowe komunikacji 5.2. Grupy docelowe programu Odbiorcą komunikacji o Funduszach Europejskich jest każdy mieszkaniec i mieszkanka województwa podlaskiego. Nie oznacza to jednakowej komunikacji do wszystkich odbiorców. Ich zróżnicowane potrzeby informacyjne narzucają konieczność prowadzenia zróżnicowanej komunikacji. Podstawowym kryterium podziału docelowych odbiorców jest poziom ich zaangażowania w proces zmian rozwojowych województwa podlaskiego. W oczywisty sposób osoby i organizacje silniej zaangażowane w ten proces mają bardziej rozwinięte potrzeby informacyjne od podmiotów bezpośrednio w ten proces niezaangażowanych. Grupy docelowe zostały podzielone na trzy segmenty. Każdy segment obejmuje grupy, które mają wspólną charakterystykę pod względem ich zaangażowania w proces zmian. Liderzy zmian. Segment ten dzieli się na dwie grupy docelowe - faktycznych i potencjalnych beneficjentów. Są to podmioty, które mogą aplikować o wsparcie oraz realizować projekty dofinansowane z Funduszy Europejskich. Grupy te obejmują przede wszystkim: mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, jednostki samorządu terytorialnego, służby publiczne inne niż administracja (w tym m.in.: instytucje integracji i pomocy społecznej, instytucje kultury i sportu, instytucje odpowiedzialne za ochronę środowiska czy gospodarkę wodną), instytucje ochrony zdrowia, instytucje wspierające biznes, instytucje nauki i edukacji, partnerstwa, przedsiębiorstwa realizujące cele publiczne, organizacje społeczne i związki wyznaniowe. 14
Beneficjenci programu zostali określeni w Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Podlaskiego oraz Szczegółowym Opisie Priorytetów RPOWP. Podmioty z grupy potencjalnych beneficjentów poszukują zrozumiałych i rzetelnych informacji o możliwościach skorzystania z Funduszy Europejskich oraz procedurach aplikowania. Faktyczni beneficjenci zainteresowani są informacjami z zakresu realizacji projektów, kontroli, sprawozdawczości oraz informacji i promocji. Działania informacyjne i promocyjne skierowane do tych grup mają na celu zachęcić do ubiegania się o dofinansowanie jak również wesprzeć w realizacji projektów. Faktyczni i potencjalni uczestnicy projektów. Segment ten obejmuje osoby, instytucje lub grupy społeczne, które nie ubiegają się bezpośrednio o dotację, ale mogą brać udział w projektach, na które wsparcie uzyskał inny podmiot czy instytucja. Grupy docelowe w tym segmencie to między innymi: osoby bezrobotne i długotrwale bezrobotne, osoby w wieku 50+, mamy wracające na rynek pracy po urodzeniu i wychowaniu dzieci, osoby niepełnosprawne, właściciele i pracownicy przedsiębiorstw. Uczestnicy projektów poszukują informacji i wsparcia na etapie udziału w przedsięwzięciu, jak również po zakończeniu projektu w zakresie wykorzystania nabytych zdolności i potencjałów. Odbiorcy rezultatów. Są to mieszkańcy województwa podlaskiego. Stanowią oni opinię publiczną, która obserwuje zmiany, jakie zachodzą w regionie dzięki Funduszom Europejskim, jak również korzysta z infrastruktury, która powstała dzięki dofinansowaniu. Odbiorcy rezultatów stanowią najmniej aktywną kategorię grup docelowych komunikacji. Ich potrzeby komunikacyjne obejmują między informacje, jak realizowane projekty zmieniają ich otoczenie i region na lepsze. Istotną rolą pośrednika w dotarciu z informacją o Funduszach Europejskich do mieszkańców regionu stanowią media. Celem działań informacyjnych i promocyjnych skierowanych do tego segmentu jest stworzenie pozytywnego wizerunku Funduszy Europejskich. 5.3. Mechanizm komunikacji Mechanizm komunikacji określa sposób dotarcia do poszczególnych grup docelowych i składa się z czterech etapów: zobacz, zainteresuj się, realizuj (w przypadku beneficjenta) lub 15
korzystaj (w przypadku uczestnika projektu), poleć. Szczegółowo mechanizm komunikacji został opisany w Strategii komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020. Mechanizm komunikacji określa sposób dotarcia do poszczególnych grup docelowych. Został on opisany w czterech etapach. Każdy etap różni się stopniem zaangażowania odbiorcy w proces zmian, o których mowa w głównym komunikacie. Rys. 3. Mechanizm komunikacji z docelowym odbiorcą ZOBACZ Na tym etapie największe znaczenie ma informacja o dokonującej się zmianie oraz osobiste doświadczenie odbiorcy z efektami działania Funduszy Europejskich. ZAINTERESUJ SIĘ Na tym etapie największe znaczenie ma motywacja potencjalnego beneficjenta do zainteresowania się współfinansowaniem ze środków unijnych oraz wsparcie potencjalnego beneficjenta w procesie ubiegania się o współfinansowanie, a także motywacja potencjalnego uczestnika projektu do skorzystania z niego. REALIZUJ (w przypadku beneficjenta) / KORZYSTAJ (w przypadku uczestnika projektu) Na tym etapie największe znaczenie ma wsparcie beneficjenta w realizacji projektu, a także pomoc uczestnikom projektów w korzystaniu ze wsparcia. POLEĆ Na tym etapie największe znaczenie ma zaangażowanie beneficjenta oraz uczestnika projektu jako promotorów Funduszy Europejskich. To te dwa segmenty docelowych odbiorców, ze względu na swoją aktywną rolę w procesie zmian, będą najbardziej zaangażowanymi i wiarygodnymi promotorami funduszy. 5.4. Zapewnienie szerokiego, wielokanałowego i użytecznego dostępu do informacji i pomocy Poniższe tabele przedstawiają przykładowe narzędzia, jakie mogą zostać wykorzystane na każdym etapie mechanizmu komunikacji z określonym segmentem grup docelowych. 16
Strategia komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 zapewnia realizację działań informacyjno-promocyjnych i edukacyjnych wyłącznie w obszarze Funduszy Europejskich, z wyłączeniem działań mających inny zakres, tj. np. kampanii politycznych. Instytucja zarządzająca i instytucje pośredniczące zapewniają neutralność prowadzonych działań komunikacyjnych oraz dbają o prawidłowe wydatkowanie środków w tym zakresie. Tabela 1 Przykładowe narzędzia komunikacji Segment docelowych odbiorców ODBIORCY REZULTATÓW Mechanizm komunikacji Przykładowe narzędzia komunikacji Dotarcie bezpośrednie 7 : Imprezy i wydarzenia promocyjne, Strony internetowe: www.rpo.wrotapodlasia.pl, www.podlaskiedotacje.pl, podstrona IP, Konkursy promocyjne, Marketing w wyszukiwarkach, Aplikacje mobilne. Działania edukacyjne: Wywiady z ekspertami, Prezentacje, Ulotki, przewodniki itp., Gry i konkursy edukacyjne. Dotarcie pośrednie 8 : Kampanie reklamowe w mediach regionalnych, Kampanie w mediach społecznościowych, Gry i konkursy realizowane z mediami, Mailingi, Działania PR w mediach, Reklama szeptana. Segment docelowych odbiorców POTENCJALNI BENEFICJENCI / POTENCJALNI Mechanizm komunikacji Przykładowe narzędzia komunikacji Dotarcie bezpośrednie: Strony internetowe: www.rpo.wrotapodlasia.pl, www.podlaskiedotacje.pl, 7 Obejmuje sposoby komunikacji z docelowymi odbiorcami bez pośrednictwa zewnętrznych mediów. 8 Obejmuje sposoby komunikacji z docelowymi odbiorcami za pomocą zewnętrznych mediów. 17
UCZESTNICY PROJEKTÓW podstrona IP, Marketing w wyszukiwarkach. Dotarcie pośrednie: Kampanie reklamowe, w mediach regionalnych i profilowanych, Kampanie w mediach społecznościowych, Mailingi, Działania PR w mediach, Marketing w wyszukiwarkach. Dotarcie bezpośrednie: Strony internetowe: www.rpo.wrotapodlasia.pl, www.podlaskiedotacje.pl, podstrona IP, Materiały informacyjne sieciowe (np. video prezentacje, podcasty), Informacja w PIFE, Konferencje, prezentacje i szkolenia, Drukowane lub elektroniczne materiały informacyjne. Działania edukacyjne: Przewodniki i instrukcje na stronach internetowych instytucji, Informacja i doradztwo w PIFE, Szkolenia i konferencje, Publikacje/audycje edukacyjne w mediach specjalistycznych, Otwarte prezentacje, Ulotki, przewodniki itp. Dotarcie pośrednie: Kampanie reklamowe w mediach regionalnych, Kampanie w mediach społecznościowych, Mailingi, Działania PR w mediach regionalnych, Reklama szeptana. Segment docelowych odbiorców BENEFICJENCI / UCZESTNICY Mechanizm komunikacji Przykładowe narzędzia komunikacji Dotarcie bezpośrednie: Strony internetowe: 18
PROJEKTÓW www.rpo.wrotapodlasia.pl, www.podlaskiedotacje.pl, podstrona IP Materiały informacyjne sieciowe (np. video prezentacje, podcasty), Informacja i doradztwo w PIFE, Infolinia dla beneficjentów, Konferencje, prezentacje i szkolenia, Drukowane lub elektroniczne materiały informacyjne. Działania edukacyjne: Przewodniki i instrukcje na stronach internetowych instytucji, Informacja i doradztwo w PIFE Szkolenia i konferencje, wizyty studyjne Publikacje/audycje edukacyjne w mediach Ulotki, przewodniki, itp. Dotarcie pośrednie: Reklama szeptana, Narzędzia bezpośredniej współpracy między beneficjentami. BENEFICJENCI / UCZESTNICY PROJEKTÓW Dotarcie bezpośrednie: Strony internetowe: www.rpo.wrotapodlasia.pl, www.podlaskiedotacje.pl podstrona IP Akcje zachęcające do rekomendowania FE Publikacja rekomendacji innych beneficjentów- Informator Zmieniamy Podlaskie Dotarcie pośrednie: Reklama szeptana, Narzędzia bezpośredniej współpracy między beneficjentami Wśród działań informacyjno-promocyjnych szczególne znaczenie mają działania edukacyjne, które mogą wykorzystywać wszystkie mechanizmy dotarcia. Działania edukacyjne pozwalają m.in. w pełni wykorzystać potencjał liderów i dokonywanych przez nich zmian. Oprócz działań o charakterze stricte edukacyjnym, jak szkolenia, materiały informacyjne czy publikacje edukacyjne, w zależności od specyfiki działań, grupy docelowej, elementy 19
edukacyjne mogą pojawić się również w innych narzędziach np. artykułach, audycjach w mediach. Istotne jest, by język komunikatów był przystępny i jasny oraz dopasowany do potrzeb adresatów. Treści publikowane na stronach internetowych, w publikacjach i broszurach będą analizowane pod kątem ich przystępności. Produkcja i dystrybucja przedmiotów promocyjnych typu gadżety nie jest rekomendowanym narzędziem promocji FE. Wydatki na cele reprezentacyjne, których nie można jednoznacznie uznać za związane z promocją funduszy polityki spójności, są niedozwolone. Przedmiotów o charakterze upominkowym nie można stosować w komunikacji FE. Informacje skierowane do potencjalnych beneficjentów i beneficjentów są użyteczne, wielokanałowe i dostępne non-stop. 5.4.1. Opis systemu wsparcia potencjalnych beneficjentów Instytucje realizujące Program wspierają potencjalnych beneficjentów w ubieganiu się o środki pomocowe. Działania te mają w znacznej mierze charakter informacyjny. Wszyscy - potencjalni beneficjenci, ale także inne zainteresowane strony - powinni uzyskać informacje na temat celów Programu i możliwości finansowania. Szczególna rola w zakresie merytorycznego wpierania potencjalnych beneficjentów Programu przypada Punktom Informacyjnym Funduszy Europejskich, informacjom publikowanym w serwisie internetowym RPO oraz Portalu Funduszy Europejskich (w tym Wyszukiwarce Dotacji). Ważne jest, by wiedza o tych źródłach informacji była szeroko rozpowszechniana i utrzymywała się przez całą perspektywę 2014-2020. Aby umożliwić wnioskodawcom przygotowanie się do konkursów z odpowiednim wyprzedzeniem IZ do 30 listopada każdego roku zamieszcza na Portalu Funduszy Europejskich i serwisie internetowym RPO harmonogram naboru wniosków o dofinansowanie na następny rok kalendarzowy. Także ogłoszenia o naborach wniosków o dofinansowanie muszą być publikowane na Portalu Funduszy Europejskich, serwisie internetowym IZ oraz instytucji ogłaszającej konkurs ze znacznym wyprzedzeniem - co najmniej 30 dni przed planowanym rozpoczęciem naboru. Regulamin konkursu oraz wszystkie niezbędne informacje dotyczące konkursu powinny być napisane w sposób zrozumiały, jednoznaczny i precyzyjny. W każdej instytucji ogłaszającej konkurs znajdują się osoby udzielające odpowiedzi na pytania dotyczące konkursu. Termin składania wniosków nie może być krótszy niż 7 dni. 20
Ponadto instytucje organizujące konkursy są odpowiedzialne za odpowiednie dopasowanie działań informacyjnych i edukacyjnych gwarantujących dotarcie do potencjalnych beneficjentów oraz ich odpowiednie poinformowanie na temat możliwości wsparcia. Służyć temu będą takie narzędzia jak spotkania, szkolenia, konferencje, materiały informacyjne, przewodniki, audycje edukacyjne etc. Działania te opisywane będą w Rocznych planach działań informacyjnych i promocyjnych RPOWP, opracowywanych przez Instytucję Zarządzającą we współpracy z Instytucjami Pośredniczącymi. 5.4.2. Opis systemu wsparcia beneficjentów Instytucja zarządzająca ma obowiązek udostępnienia beneficjentom informacji, które są istotne dla realizacji projektów. W szczególności IZ zapewnia, że beneficjent otrzymuje niezbędne dokumenty określające warunki uzyskanego wsparcia i szczegółowe wymagania dotyczące realizacji projektu. Podobnie jak w przypadku potencjalnych beneficjentów, instytucje organizujące konkursy są odpowiedzialne za zorganizowanie działań informacyjnych i edukacyjnych gwarantujących właściwą realizację projektów. Przykładowe narzędzia komunikacji opisano w tabeli w rozdziale 5.4. Instytucje organizujące konkurs współpracują z beneficjentem poprzez instytucję opiekuna projektu osoby, która pozostaje w bezpośrednim kontakcie z beneficjentem. Wsparcie udzielone beneficjentom od początku realizacji projektu wpłynie na poprawną realizację projektów. Beneficjenci, w zależności od potrzeb informacyjnych, będą mieć dostęp do informacji w formie szkoleń oraz dokumentów i instrukcji na stronach internetowych. Beneficjenci będą mieli dostęp do zasad oraz przepisów krajowych i unijnych, które muszą być przestrzegane w trakcie realizacji projektu i po jego zakończeniu. Roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych RPOWP zawierać będzie odpowiednie działania wobec beneficjentów, takie jak konferencje, spotkania, szkolenia, materiały informacyjne, etc. 5.5. Podstawowe kanały informacji 5.5.1. Strony internetowe w ramach Programu W ramach systemu stron internetowych FE funkcjonuje serwis RPO www.rpo.wrotapodlasia.pl, za pomocą którego przekazywane są informacje na temat wsparcia w ramach Programu. Serwis prezentuje aktualne i użyteczne wiadomości dla 21
potencjalnych beneficjentów, beneficjentów oraz odbiorców rezultatów. Informacje w serwisie mają na celu zachęcenie do ubiegania się o wsparcie, jak i przekazanie informacji użytecznych na każdym etapie realizacji projektu. Serwis zawiera odniesienie do Wyszukiwarki Dotacji, stanowiącej element Portalu Funduszy Europejskich. Serwis internetowy RPO zawiera wykaz operacji w formacie, który umożliwia sortowanie danych, ich przeszukiwanie, pobieranie, porównywanie i ich łatwe publikowanie w Internecie. IP na swojej stronie internetowej prowadzi wyodrębnioną podstronę poświęconą Programowi. Dodatkowo, dobre praktyki prezentowane są na stronie www.podlaskiedotacje.pl. 5.5.2. Komórki przewidziane do kontaktu w zakresie ogłaszanych naborów Instytucje ogłaszające konkurs poinformują o kontakcie do komórek/osób, które będą w stanie dostarczyć informacji na temat ogłaszanych przez instytucje naborów. 5.5.3. Współpraca z PIFE i Portalem Funduszy Europejskich Instytucje realizujące Program współpracują z punktami informacyjnymi, funkcjonującymi w ramach Sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich. Sieć zapewnia potencjalnym beneficjentom i beneficjentom dostęp do kompleksowej informacji o FE w latach 2014-2020. W tym zakresie Sieć współpracuje z instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie FE, a także z sieciami funkcjonującymi w ramach programów finansowanych z Europejskiego Funduszu Rolnictwa i Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego. Na terenie województwa podlaskiego punkty PIFE działają w Białymstoku, Łomży i Suwałkach. Dodatkowo w celu zwiększenia dostępu do informacji o Funduszach Europejskich organizowane są mobilne punkty informacyjne. Instytucje realizujące Program współpracują z Portalem Funduszy Europejskich w zakresie publikacji na PFE dokumentów programowych, harmonogramów naborów wniosków, informacji dotyczących naborów wniosków (w tym ogłoszenia o konkursach, dokumentacje konkursowe, listy projektów wybranych do dofinansowania). Na Portalu Funduszy Europejskich publikowane będą również przykłady projektów i dobrych praktyk w ramach Programu. 22
5.6. Komunikacja z osobami z różnymi niepełnosprawnościami Zgodnie ze Strategią komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 podstawowym wymogiem komunikacji z osobami z niepełnosprawnościami jest zapewnienie równego dostępu do informacji na temat Funduszy Europejskich. Należy dążyć do tego, aby skuteczność komunikacji z osobami z różnymi niepełnosprawnościami była taka sama, jak w przypadku komunikacji z pozostałymi grupami. Wypełnienie tych wymogów wiąże się z uwzględnieniem w komunikacji z osobami z niepełnosprawnościami następujących zasad: 1. Przewidywanie potrzeb osób z różnymi niepełnosprawnościami i uwzględnianie ich na etapie planowania danego działania informacyjnego, promocyjnego lub edukacyjnego; 2. Uzupełnienie standardowego sposobu komunikacji o dodatkowe środki, które pomogą osobom z różnymi niepełnosprawnościami w odbiorze komunikatu; 3. Dopasowanie zastosowanych środków oraz kontekstu komunikacji do różnych rodzajów niepełnosprawności. Powyższe wymogi mają swoje bezpośrednie źródło i podstawę w Konwencji o prawach osób niepełnosprawnych Narodów Zjednoczonych, w szczególności w artykule 9, w zakresie dostępności informacji i komunikacji oraz artykule 21, w zakresie wolności wypowiadania się i wyrażania opinii oraz dostępu do informacji. Wszystkie instytucje funkcjonujące w systemie realizacji programów polityki spójności działające w dziedzinie informacji i promocji są zobowiązane do przestrzegania Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020. Katalog rozwiązań pomocnych w komunikacji z osobami z niepełnosprawnościami obejmuje: W zakresie dostępności komunikacji bezpośredniej: dostosowanie ciągów komunikacyjnych dojazdowych i wewnątrz miejsca komunikacji do potrzeb osób z różnymi ograniczeniami ruchowymi, umieszczenie materiałów informacyjnych w łatwo dostępnych miejscach, np. na wysokości dostosowanej do osób poruszających się na wózkach inwalidzkich, przygotowanie przyjaznych miejsc obsługi klienta, tak aby spełniały wymogi łatwego, pozbawionego barier dostępu, uwzględnienie możliwości skorzystania przez osoby niewidome, głuchoniewidome lub z innymi niepełnosprawnościami ze wsparcia asystenta / przewodnika / tłumaczaprzewodnika, w przypadku organizacji działań takich jak spotkania, szkolenia, konferencje w formularzu zgłoszeniowym umieszczone będzie zapytanie o specjalne potrzeby uczestników. 23
W zakresie stron internetowych i materiałów w postaci elektronicznej (obejmujących dokumenty programowe oraz materiały informacyjne, promocyjne i edukacyjne): zgodność projektowanych stron internetowych ze standardami przyjętymi w polskim prawie, materiały w postaci elektronicznej pozwalającej na zastosowanie rozwiązań umożliwiających odczyt przez osoby z różnymi rodzajami niepełnosprawności. W przekazach za pośrednictwem mediów, mogą zostać użyte następujące rozwiązania: komunikaty w polskim języku uproszczonym. W kontakcie osobistym, mogą zostać użyte następujące rozwiązania: tłumacz języka migowego, dodatkowe materiały drukowane w różnych formatach (np. z powiększoną czcionką, opracowane w alfabecie Braille a, z wykorzystaniem piktogramów), sprzęt wspomagający słyszenie, w tym sprzęty instalowane w salach, w których będą odbywały się spotkania i szkolenia grupowe. Instytucje wdrażające Program w razie zaistnienia potrzeby będą współpracować ze środowiskami zrzeszającymi osoby z niepełnosprawnościami, tak by poznać preferowane rozwiązania i w efekcie zapewnić aktualną, rzetelną i dostępną komunikację. Współpraca ta może przyjąć na przykład formę konsultacji czy zaproszenia do udziału w spotkaniach. 6. Koordynacja komunikacji Funduszy Europejskich 6.1. Współpraca przy działaniach komunikacyjnych obejmujących wszystkie fundusze uwzględnione w Umowie Partnerstwa Instytucje wdrażające program współpracują z instytucjami odpowiedzialnymi za wdrażanie Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego, a także instytucjami wdrażającymi pozostałe programy w ramach polityki spójności, zgodnie z zasadami wskazanymi w Umowie Partnerstwa i w ramach prac Komitetu ds. Umowy Partnerstwa, w szczególności dbając o: bieżącą wymianę informacji na temat podejmowanych działań w dziedzinie komunikacji, poszukiwanie możliwości prowadzenia wspólnych działań informacyjnych i promocyjnych, tam gdzie to wskazane, informowanie potencjalnych beneficjentów i uczestników projektów o możliwościach uzyskania wsparcia także w ramach Europejskiego Funduszu 24
Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz pozostałych programów w ramach polityki spójności, udostępnianie informacji na temat programu instytucjom wdrażającym programy w ramach Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz pozostałych programów polityki spójności. Przedstawiciele instytucji wdrażających program biorą udział w pracach grup roboczych powołanych przez Instytucję Koordynującą UP w zakresie informacji i promocji. IZ działa na rzecz utworzenia wspólnej platformy wymiany informacji i współpracy na terenie województwa w celu skoordynowania działań informacyjno-promocyjnych pięciu funduszy: Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego. 6.2. Komunikacja wewnętrzna między instytucjami wdrażającymi dany program Dobra komunikacja oraz współpraca między instytucjami wdrażającymi Fundusze Europejskie jest niezbędnym warunkiem realizacji Strategii i jej odpowiedniej koordynacji. Komunikacja wewnętrzna obejmuje dzielenie się informacjami, wzajemną edukację oraz współpracę przy realizacji działań informacyjno-promocyjnych. Współpraca ta będzie się odbywać poprzez: grupę roboczą, w skład której wejdą przedstawiciele instytucji zaangażowanych we wdrażanie Funduszy Europejskich w województwie podlaskim; spotkania robocze zwoływane w celu omówienia bieżących spraw, bazę wiedzy zbiór informacji udostępniony za pośrednictwem internetu wszystkim instytucjom. 6.3. Zasady prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych Zgodnie ze Strategią komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020 określono sześć zasad, które regulują zakres oraz przedmiot komunikacji, a także kryteria wyboru narzędzi: 1. Zasada zgodności komunikacyjnej grupy docelowej komunikacji z grupą docelową programu, działania lub projektu, 2. Zasada zgodności zasięgu projektu z zasięgiem narzędzia komunikacji, 25
3. Zasada najniższego kosztu dotarcia do grupy docelowej, 4. Zasada najwyższej reprezentatywności w grupie docelowej, 5. Zasada realizacji mechanizmu komunikacyjnego, 6. Zasada uzupełniania się komunikatów. Zasady te należy uwzględniać w okolicznościach wskazanych w Strategii komunikacji polityki spójności. 7. Realizacja działań informacyjno-promocyjnych w partnerstwie 7.1. Wspieranie potencjalnych beneficjentów i beneficjentów w działaniach informacyjno-promocyjnych Instytucja Zarządzająca RPOWP we współpracy z instytucjami pośredniczącymi rozpocznie realizację obowiązków informacyjno-promocyjnych już od potencjalnych beneficjentów. Na etapie przygotowywania projektu będzie ich informować o obowiązkach w tym zakresie. IZ będzie również wymagać od wnioskodawców przedstawienia we wniosku o dofinansowanie wstępnej propozycji działań komunikacyjnych, które maja być zaplanowane proporcjonalnie do rozmiaru projektu i potrzeb promocyjnych danej inwestycji. Ponadto, beneficjenci RPOWP będą zobligowani do wypełnienia obowiązków informacyjnych zgodnie z zapisami rozporządzenia ogólnego oraz z uwzględnieniem wskazówek zawartych w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności na lata 2014-2020 w zakresie informacji i promocji. Beneficjent jest partnerem IZ RPOWP w działaniach komunikacyjnych. Beneficjenci, którzy zechcą przyjąć na siebie rolę przedstawicieli Funduszy Europejskich, będą mogli wzmocnić przekaz na temat zasad korzystania ze wsparcia, pokazać jego efekty i wymieniać się doświadczeniami. Ze strony beneficjentów jest to działanie dobrowolne, natomiast IZ będzie podejmować działania aktywizujące beneficjentów i zachęcać ich do współpracy przy promocji RPOWP. Poniższy rysunek przedstawia sposób wspierania potencjalnych beneficjentów i beneficjentów w ich działaniach informacyjnych i promocyjnych. Obejmuje on perspektywę IZ oraz perspektywę beneficjentów. 26
Rys. 4. Wsparcie potencjalnych beneficjentów i beneficjentów w działaniach informacyjno-promocyjnych Wsparcie potencjalnych beneficjentów i beneficjentów w zakresie działań informacyjno-promocyjnych Działania instytucji wspierającej beneficjentów (potencjalnych i faktycznych) Udostępnienie zasad planowania działań informacyjno-promocyjnych Zapewnienie szerokiego, wielokanałowego dostępu do pomocy Bezpośrednia współpraca instytucji z beneficjentami POTENCJALNY BENEFICJENT Świadomość obowiązków informacyjno-promocyjnych oraz korzyści płynących z ich realizacji Dobrze zaplanowane działania informacyjno-promocyjne w dokumentach związanych z projektem BENEFICJENT Przestrzeganie zasad planowania działań informacyjnopromocyjnych Możliwość promocji siebie, jako lidera zmian w społeczności oraz wobec odbiorców rezultatów Rekrutacja uczestników projektów / pozyskiwanie odbiorców rezultatów Współpraca z innymi beneficjentami oraz instytucjami SKUTECZNOŚĆ WIZERUNEK REKRUTACJA UCZESTNIKÓW WYMIANA DOŚWIADCZEŃ EFEKTYWNOŚĆ BENEFICJENTA Działania beneficjenta POZYSKIWANIE ODBIORCÓW WSPÓLNA PROMOCJA 7.1.1. Działania instytucji wspierające potencjalnego beneficjenta i beneficjenta w dziedzinie informacji i promocji 1) Udostępnianie zasad planowania działań informacyjno-promocyjnych Głównym materiałem wspierającym działania informacyjno-promocyjne beneficjentów będzie pakiet informacji, który otrzyma każdy beneficjent. Pakiet obejmie najważniejsze informacje przydatne w zaplanowaniu i prowadzeniu promocji projektu. Będzie też przydatny dla potencjalnego beneficjenta, ponieważ zawarte w nim zostaną informacje dotyczące np. planowania działań informacyjnych i promocyjnych już na etapie składania wniosku o dofinansowanie. Pakiet będzie się składał m.in. z Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności na lata 2014-2020 w zakresie informacji i promocji oraz wzorów i szablonów dostępnych na stronie internetowej www.rpo.wrotapodlasia.pl. W pakiecie znajdą się m.in.: informacje o wymogach w zakresie informacji i promocji, jakim podlegają beneficjenci w trakcie realizacji projektu i po jego zakończeniu, 27