KONTROLA INSTYTUCJI WDRAŻAJĄCEJ

KONTROLA INSTYTUCJI WDRAŻAJĄCEJ NA MIEJSCU REALIZACJI PROJEKTU U BENEFICJENTA PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO 2007-2013 Czerwiec 2013 r. 1

Czynności Kontrolne na miejscu realizacji projektu zgodnie z LISTĄ SPRAWDZAJĄCĄ Załącznik nr 3 do Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Minimalny zakres kontroli w trakcie realizacji projektu (na miejscu), na zakończenie realizacji projektu oraz kontroli trwałości po zakończeniu realizacji projektu. 2

PODSTAWA PRAWNA Akty prawne i dokumenty regulujące kontrolę realizacji POIiŚ: Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające Fundusz Spójności, Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 i nr 1080/2006, Ustawa z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych, Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2007 2013, zaakceptowany przez Radę Ministrów i Komisję Europejską, Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 2013 z dnia 28 listopada 2011r. 3

KONTROLA CELE: UZYSKANIE MOŻLIWIE PEŁNEJ INFORMACJI NA TEMAT REALIZOWANEGO PRZEDSIĘWZIĘCIA POPRZEZ: KONTROLĘ DOKUMENTÓW WIZJĘ LOKALNĄ W MIEJSCU REALIZACJI ZADANIA: WERYFIKACJA PRAWIDŁOWOŚCI REALIZACJI PROJEKTU, SPRAWDZENIE CZY INFORMACJE DOTYCZĄCE POSTĘPU W REALIZACJI PROJEKTU ORAZ PONIESIONYCH WYDATKÓW, PRZEDSTAWIANE PRZEZ BENEFICJENTA WE WNIOSKACH O PŁATNOŚĆ, SĄ ZGODNE ZE STANEM RZECZYWISTYM, WERYFIKACJA,CZY WSPÓLFINANSOWANE TOWARY I USŁUGI ZOSTAŁY WYKONANE/DOSTARCZONE, WERYFIKACJA, CZY WYDATKI ZADEKLAROWANE PRZEZ BENEFICJENTA W ZWIĄZKU Z REALIZOWANYM PROJEKTEM ZOSTAŁY RZECZYWIŚCIE PONIESIONE I SĄ ZGODNE Z ZASADAMI WSPÓLNOTOWYMI I KRAJOWYMI. FUNKCJE: WSPOMAGANIE ZARZĄDZANIA ODDZIAŁYWANIE PREWENCYJNE ZAPOBIEGANIE POWSTANIU UCHYBIEŃ I NIEPRAWIDŁOWOŚCI WYKRYWANIE UCHYBIEŃ I NIEPRAWIDŁOWOŚCI 4

ZAGADNIENIA OGÓLNE PRZYGOTOWANIE PROJEKTU ZARZĄDZANIE PROJEKTEM NABYCIE NIERUCHOMOŚCI ZAKRES KONTROLI ROBOTY BUDOWLANE SPRZĘT I WYPOSAŻENIE DZIAŁANIA INFORMACYJNO PROMOCYJNE OPŁATY VAT INNE KATEGORIE WYDATKÓW SYSTEM FINANSOWO- KSIĘGOWY 5

ZGODNOŚĆ Z ZASADAMI ORAZ PRAWEM WSPÓLNOTOWYM I KRAJOWYM ZAGADNIENIA OGÓLNE WYMOGI FORMALNE: Czy stan zaawansowania projektu we wnioskach o płatność jest zgodny z faktycznie wykonanym zakresem robót? Czy zakres prac rzeczywiście realizowanych jest zgodny z zakresem projektu określonym w umowie o dofinansowanie/opisie projektu? Czy dokumenty przedkładane przy wnioskach o płatność są zgodne z rzeczywistą oryginalną dokumentacją projektu? DZIAŁANIA KONTROLNE: Sprawdzenie oryginałów z załącznikami przedstawianymi we wnioskach o płatność, w tym oryginałów: - faktur, - wyciągów bankowych, - dokumentacji odbiorowej, w tym: protokołów odbioru robót, protokołów częściowego odbioru robót, protokołów końcowego odbioru robót. dokumentacji powykonawczej, potwierdzeniu złożenia zawiadomienia o zakończeniu robót, pozwolenia na użytkowanie, udokumentowania wypełnienia postanowień zawartych w decyzji środowiskowej. dokumentów potwierdzających osiągnięcie wskaźników produktu i rezultatu. 6

ZGODNOŚĆ Z ZASADAMI ORAZ PRAWEM WSPÓLNOTOWYM I KRAJOWYM ZAGADNIENIA OGÓLNE WYMOGI FORMALNE: Czy na projekt nie pozyskano innych niż zadeklarowane źródeł finansowania? Czy na oryginałach faktur (lub równorzędnych dokumentach) nie występują adnotacje innych instytucji wdrażających programy operacyjne? DZIAŁANIA KONTROLNE: Sprawdzenie oryginałów faktur czy nie występują adnotacje związane z podwójnym finansowaniem, co naruszałoby zasadę zakazu podwójnego finansowania. Sprawdzenie prawidłowego opisu oryginału faktury, w celu upewnienia się, że te same wydatki nie zostały uznane za kwalifikowane w ramach różnych instrumentów wspólnotowych, np. innych programów operacyjnych.: - Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013, - Programu Operacyjnyego RYBY na lata 2007-2013. 7

ZGODNOŚĆ Z ZASADAMI ORAZ PRAWEM WSPÓLNOTOWYM I KRAJOWYM ZAGADNIENIA OGÓLNE WYMOGI FORMALNE: Czy realizowana jest zasada trwałości projektu (w odniesieniu do założeń przyjętych we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie/opisie projektu)? W przypadku zadeklarowania wkładu niepieniężnego jako kwalifikowalnego w ramach projektu czy koszt zadeklarowany jako kwalifikowany spełnia zasadę efektywności? W przypadku wniesienia urządzeń, materiałów (surowców) lub ekspertyz jako wkładu niepieniężnego, czy Beneficjent posiada, dokumenty potwierdzające zgodność wkładu niepieniężnego z zasadą efektywności? W przypadku wkładu niepieniężnego w postaci nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy, czy Beneficjent posiada dokumenty potwierdzające, iż koszt pracy wolontariusza nie przekracza wynagrodzenia za dany rodzaj pracy? DZIAŁANIA KONTROLNE: Sprawdzenie, czy zostały spełnione przesłanki warunkujące zachowanie trwałości projektu na danym etapie realizacji Projektu - wykonanie zakresu rzeczowego zgodnie z umową o dofinansowanie. Sprawdzenie, czy zakres rzeczowy w jakiejkolwiek części był wykonany siłami własnymi przez Beneficjenta Sprawdzenie dokumentów posiadanych przez Beneficjenta, dotyczących potwierdzenia dokonania rozeznania rynku, czy koszt zadeklarowany jako wkład niepieniężny nie został zadeklarowany w kwocie wyższej niż cena, za którą dany produkt/usługę można zakupić na rynku. Sprawdzenie dokumentów dotyczących rozeznania rynku wskazujących, że wartość wkładu niepieniężnego nie przekracza wartości rynkowej danego urządzenia, materiału (surowców) lub ekspertyzy. 8

ZGODNOŚĆ Z ZASADAMI ORAZ PRAWEM WSPÓLNOTOWYM I KRAJOWYM ZAGADNIENIA OGÓLNE WYMOGI FORMALNE: W przypadku wydatków poniesionych na podstawie umów, do których nie miała zastosowania ustawa Pzp oraz tryb przetargu z K.C., czy Beneficjent posiada, dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku? DZIAŁANIA KONTROLNE: Sprawdzenie czy Beneficjent posiada dokumenty związane z: rozeznaniem rynku (wskazujące, iż dana usługa/robota/dostawa została wykonana po cenie nie wyższej od ceny rynkowej). Odpowiednim uzasadnieniem gdy rozeznanie rynku nie było możliwe, dokumenty potwierdzające okoliczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku. gdy Beneficjent posiada umowy na wartość mniejszą niż 2000 złotych sprawdzenie, czy zamówienie nie zostało podzielone na części lub zaniżone w celu uniknięcia stosowania procedury rozeznania rynku postępowaniem przetargowym dla umów < 14.000 Euro. SIWZ - Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. zestawienia zawartych umów. tryb udzielonego zamówienia. 9

ZGODNOŚĆ Z ZASADAMI ORAZ PRAWEM WSPÓLNOTOWYM I KRAJOWYM ZAGADNIENIA OGÓLNE WYMOGI FORMALNE: Czy Beneficjent posiada i stosuje procedury dotyczące: - Weryfikacji robót, usług i/lub dostaw, - przygotowywania wniosków o płatność, - archiwizacji wszelkich dokumentów? DZIAŁANIA KONTROLNE: Sprawdzenie czy Beneficjent posiada i stosuje procedury: - procedurę weryfikacji, czy roboty, usługi i/lub dostawy, za które jest dokonywana płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową. - procedurę przygotowywania wniosków o płatność, w tym zasady weryfikacji i poświadczania, czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność, są zgodne z zasadami zawartymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ, wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego. - procedurę archiwizacji wszelkich wytworzonych dokumentów związanych z realizacją projektu w okresie realizacji POIiŚ oraz 3 lat od zamknięcia POIiŚ zgodnie z postanowieniami art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 19 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006. 10

ZAGADNIENIA OGÓLNE WYMOGI FORMALNE: Czy Beneficjent posiada udokumentowaną strukturę organizacyjną uwzględniającą zarządzanie projektem wraz z opisem zadań każdej komórki organizacyjnej w zakresie realizacji projektu? Czy Beneficjent posiada spisany zakres czynności i odpowiedzialności na stanowiskach związanych z realizacją projektu wraz ze wskazaniem stanowisk/osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji dotyczących realizacji projektu i realizuje zadania zgodnie z jej zapisami? Czy Beneficjent posiada i stosuje procedurę zawierania umów, do których nie ma zastosowania ustawa Pzp? Czy zachowano zgodność z zasadami udzielania pomocy publicznej? DZIAŁANIA KONTROLNE: Sprawdzenie, czy Beneficjent posiada : Regulamin organizacyjny. Strukturę organizacyjną. Zakresy obowiązków dla poszczególnych pracowników zaangażowanych w realizację Projektu. Podział odpowiedzialności oraz system wzajemnych zastępstw. Powołanie Wydziału/Zespołu ds. Realizacji Projektu - Jednostka Realizująca Projekt. Zarządzenie w sprawie powołania pełnomocnika ds. realizacji projektu (MAO) Sprawdzenie, czy Beneficjent posiada i stosuje procedurę zawierania umów, do których nie ma zastosowania ustawa Pzp (lub regulamin zamówień publicznych danej jednostki), na którą uzyskał zgodę instytucji będącej stroną umowy o dofinansowanie. Oświadczenie od Beneficjenta o nieotrzymaniu innej pomocy publicznej, na te same koszty kwalifikowane, na pokrycie których udzielono pomocy publicznej w ramach umowy o dofinansowanie. Czy zachowano zgodność z zasadami ochrony środowiska? Czy zostały zrealizowane wszystkie zalecenia z poprzednich kontroli projektu? Sprawdzenie czy Beneficjent spełnił zobowiązania nałożone na jednostkę w wydanej przez odpowiednie organy decyzji środowiskowej. Sprawdzenie, czy zostały wdrożone zalecenia z poprzednich kontroli lub uzasadnienie przyczyny nie wdrożenia tych zaleceń. Czy projekt nie generuje dochodu? Sprawdzenie, czy projekt jest realizowany zgodnie z Rozporządzeniem Rady WE 1083/2006 Rozdział II Art. 55-11 Projekty generujące dochód.

Zgodność z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ dla danej kategorii wydatków PRZYGOTOWANIE PROJEKTU WYMOGI FORMALNE: DZIAŁANIA KONTROLNE: Czy do wydatków kwalifikowalnych nie włączono wypełnienia wniosku o dofinansowanie? Sprawdzenie, czy Beneficjent posiada procedurę przygotowywania wniosków o płatność oraz stosuje zasady weryfikacji i poświadczania, czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodne z zasadami zawartymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ, wydanych przez Ministra Rozwoju Regionalnego. 12

Zgodność z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ dla danej kategorii wydatków ZARZĄDZANIE PROJEKTEM WYMOGI FORMALNE: Czy i w jaki sposób Beneficjent prowadzi kwalifikację wynagrodzeń dla pracowników? Czy pracownik ma zawartą z pracodawcą (Beneficjentem) więcej niż jedną umowę o pracę? DZIAŁANIA KONTROLNE: Sprawdzenie, czy Beneficjent posiada i stosuje Regulamin organizacyjny danej jednostki? Sprawdzenie czy składniki wynagrodzenia dla pracowników zaangażowanych w realizację projektu, zostały zadeklarowane w wydatkach kwalifikowanych zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ? Sprawdzenie czy dla pracowników bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu przygotowane są opisy stanowiska pracy tzn., czy dany pracownik zajmuje się realizacją PO IiŚ, w odpowiednim zakresie zadeklarowanym przy wnioskach o płatność? Sprawdzenie czy kwalifikowana wartość wynagrodzenia pracownika została obliczona zgodnie z postanowieniami podrozdziału 6.2 pkt 3 lit. l Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ? Sprawdzenie czy umowa cywilnoprawna zawarta przez beneficjenta z własnym pracownikiem spełnia warunki kwalifikowalności określone w podrozdziale 6.2 pkt 3 lit. n Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ? Sprawdzenie sposobu kwalifikowania kosztów ogólnych czy metodyka obliczenia kosztów ogólnych dotyczących realizacji projektu jest zgodna z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ? Sprawdzenie czy w wydatkach kwalifikowanych zostały wykazane wydatki przeznaczone na adaptację powierzchni biurowej jako dostosowanie powierzchni biurowej do potrzeb realizacji 13 projektu?

Zgodność z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ dla danej kategorii wydatków NABYCIE NIERUCHOMOŚCI WYMOGI FORMALNE: Czy nabyta nieruchomość (zarówno zabudowana jak i niezabudowana), jak również nieruchomość w odniesieniu do której nabyto prawo użytkowania wieczystego lub wniesiona jako wkład niepieniężny jest wykorzystywana w zadeklarowanym zakresie wyłącznie na potrzeby projektu? Czy wydatki związane z nabyciem nieruchomości były zadeklarowane jako kwalifikowane w części dotyczącej nieruchomości nabytej w ramach wydatków kwalifikowanych? DZIAŁANIA KONTROLNE: Sprawdzenie, czy Beneficjent posiada dokumenty świadczące o prawie do posiadania nieruchomości oraz nieruchomość jest wykorzystywana na cele związane z realizacją projektu, zgodnie z zawartą Umową o dofinansowanie? Sprawdzenie, czy wydatki przeznaczone na zakup nieruchomości i określone w Harmonogramie Realizacji Projektu (HRP), stanowiącym załącznik do Umowy o dofinansowanie, zostały zadeklarowane jako wydatki kwalifikowane? 14

Zgodność z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ dla danej kategorii wydatków ROBOTY BUDOWLANE WYMOGI FORMALNE: Czy prace w jakiekolwiek części zostały wykonane siłami własnymi? DZIAŁANIA KONTROLNE: Sprawdzenie, czy Beneficjent prowadzi weryfikację efektywności poniesionych wydatków oraz stosuje oddzielny i przejrzysty system rozliczania wykonanych prac? Sprawdzenie, czy w przypadku finansowania wynagrodzeń zostały spełnione odpowiednie warunki? Czy zakres rzeczowy projektu został faktycznie wykonany i jest zgodny z Harmonogramem Realizacji Projektu (HRP), stanowiącym załącznik do Umowy o dofinansowanie? Czy zrealizowany zakres rzeczowy projektu jest zgodny z dokumentami przesyłanymi do NFOŚiGW, potwierdzającymi faktyczne wykonanie? Sprawdzenie podczas oględzin na terenie inwestycji, czy Beneficjent faktycznie zrealizował zakres robót zgodnie z zakresem określonym w Harmonogramie Realizacji Projektu (HRP). Sprawdzenie czy Beneficjent posiada oryginały dokumentów projektowych, które są zgodne z dokumentami odniesienia przesyłanymi do NFOŚiGW, w tym: projekt budowlany, koncepcję projektową, dzienniki budowy, decyzje, pozwolenia, umowy z wykonawcami, protokoły odbiorowe. 15

Zgodność z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ dla danej kategorii wydatków SPRZĘT I WYPOSAŻENIE WYMOGI FORMALNE: Czy zakupione przenośne środki trwałe stanowią część wydatków inwestycyjnych? Czy został zakupiony sprzęt używany czy fabrycznie nowy? DZIAŁANIA KONTROLNE: Sprawdzenie, czy zakupione sprzęty trwałe są wykorzystywane na potrzeby projektu i są włączone w rejestr środków trwałych Beneficjenta (dokumenty OT)? Sprawdzenie czy środki trwałe (wartości niematerialne i prawne) wykorzystywane w okresie realizacji projektu, są wykorzystywane na potrzeby projektu? Sprawdzenie czy występują przypadki odpisów amortyzacyjnych, które są traktowane jako wydatki kwalifikowane w ramach projektu? Jeżeli tak to w jakiej proporcji i w jakim stopniu odpisy amortyzacyjne są uznawane za kwalifikowane? Sprawdzenie, czy cena sprzętu nie przekracza wartości rynkowej tego sprzętu (weryfikacja w oparciu o dokumenty przedłożone przez Beneficjenta)? Sprawdzenie, czy zakupiony sprzęt spełnia wymagania umowy o dofinansowanie, posiada odpowiednie cechy wymagane dla eksploatacji projektu i spełnia odpowiednie normy? Sprawdzenie, czy Beneficjent posiada oryginały dokumentów materiałowych, w tym: - Jakość dostarczanych materiałów przez Wykonawcę. - Oświadczenie o zastosowaniu nowych materiałów/urządzeń. - Certyfikaty, aprobaty lub deklaracje zgodności na użyte materiały i urządzenia. 16

Zgodność z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ dla danej kategorii wydatków DZIAŁANIA INFORMACYJNO-PROMOCYJNE WYMOGI FORMALNE: Czy Beneficjent realizuje działania informacyjnopromocyjne? DZIAŁANIA KONTROLNE: Sprawdzenie, czy Beneficjent prowadzi działania informacyjnopromocyjne zgodnie z przepisami art. 8 rozporządzenia 1828/2006 oraz zasadami określonymi przez IZ POIiŚ? Sprawdzenie zamontowanych przez Beneficjenta tablic informacyjnych/pamiątkowych (w tym: miejsce ich lokalizacji, liczba oraz sposób rozmieszczenia). Sprawdzenie, czy Beneficjent : stosuje tabliczki i naklejki informacyjne zgodnie z Wytycznymi. prowadzi oznakowanie dokumentacji dotyczącej projektu, posiada zestawienie miejsc przechowywania dokumentacji dotyczącej projektu. Podczas wizji lokalnej w trakcie oględzin wytypowanych do kontroli elementów zakresu rzeczowego projektu sporządzana jest dokumentacja fotograficzna elementów poddanych oględzinom. 17

Zgodność z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ dla danej kategorii wydatków OPŁATY WYMOGI FORMALNE: Czy opłaty zostały poniesione rzeczywiście i ostatecznie i są niezbędne dla realizacji projektu? DZIAŁANIA KONTROLNE: Sprawdzenie zgodności opisów faktur i protokołów odbioru robót z zakresem przedstawionym w Harmonogramie Realizacji Projektu (HRP), stanowiącym załącznik do Umowy o dofinansowanie. Sprawdzenie, czy Beneficjent posiada oryginały dokumentów stanowiących załączniki do wniosków o płatność tj.: - faktury, - protokóły odbiorów, - wyciągi bankowe, - wydruki z systemu finansowo- księgowego, itp. 18

Zgodność z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ dla danej kategorii wydatków VAT WYMOGI FORMALNE: DZIAŁANIA KONTROLNE: Czy podatek VAT został uznany za wydatek kwalifikowalny? Sprawdzenie, czy Beneficjent nie dokonuje czynności opodatkowanych VAT z wykorzystaniem majątku wytworzonego w wyniku realizacji projektu oraz upewnienie się, że nie nastąpiły okoliczności wpływające na kwalifikowalność? Oświadczenie Beneficjenta o podatku VAT jako wydatku niekwalifikowanym dla Projektu. 19

Zgodność z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ dla danej kategorii wydatków INNE KATEGORIE WYDATKÓW WYMOGI FORMALNE: Czy wydatki zostały zawarte w umowie o dofinansowanie (opisie projektu)? DZIAŁANIA KONTROLNE: Sprawdzenie, czy zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały faktycznie poniesione? Sprawdzenie i porównanie posiadanych przez Beneficjenta dokumentów oraz potwierdzenie faktycznie zrealizowanych robót/dostaw/usług zgodnie z Harmonogramem Realizacji Projektu (HRP), stanowiącym załącznik do Umowy o dofinansowanie. 20

Zgodność z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ dla danej kategorii wydatków SYSTEM FINANSOWO- KSIĘGOWY WYMOGI FORMALNE: Czy istnieje i jest stosowany odrębny system księgowy lub odrębny kod księgowy dla wszystkich operacji związanych z realizacją projektu? DZIAŁANIA KONTROLNE: Sprawdzenie czy Beneficjent posiada dokumenty formalne dotyczące stworzenia informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub wyodrębnienia dla projektu systemu księgowego lub zastosowania odrębnego kodu księgowego dla wszystkich operacji związanych z realizacją projektu wraz z wykazem opisującym numery kont lub opisujących kody księgowe. Sprawdzenie, czy Beneficjent posiada i stosuje Politykę (zasady) rachunkowości wraz z planem kont, w której uwzględniono rozliczanie projektu. 21

Uchybienia i nieprawidłowości wykrywane podczas kontroli na miejscu realizacji projektów u Beneficjentów POIiŚ identyfikowane są w: - Obszarze zgodności z zapisami w Umowie o dofinansowanie - Obszarze zgodności realizacji z polskim prawem JAKO - Nieistotne nie powodujące skutków finansowych, - Istotne powodujące skutki finansowe 22

Przyczyny powstania uchybień i nieprawidłowości wynikają z: Niedostatecznego organizacyjnego przygotowania Beneficjenta Brak wydzielonego zespołu odpowiedzialnego za realizację projektu. Brak udziału w szkoleniach dla osób bezpośrednio zaangażowanych w projekt. Częsta rotacja pracowników. Nieodpowiedniego przygotowania przedsięwzięcia (projektu) Podpisywanie dokumentów bez czytania ze zrozumieniem. Brak dostosowania się do zmian prawnych następujących w trakcie realizacji projektu. Brak nadzoru nad spełnieniem warunków określonych w zapisach podpisanych dokumentów i umów.. Złego zarządzania realizacją projektu Brak inicjatywy oraz zapytań ze strony Beneficjenta w kwestiach wątpliwych lub niezrozumiałych. Nie stosowaniu Wytycznych MRR w trakcie realizacji projektu. Błędne interpretacje Wytycznych. Brak dostatecznego nadzoru ze strony Inżyniera Kontraktu 23

Zagrożenia: - Drobne uchybienia przyczyną nieprawidłowości, - Poważne uchybienia, konieczność natychmiastowego działania, - Nadmierne wymagania dużo kosztują i często skutkują przekroczeniami finansowymi, - Nieprawidłowości wykryte przez organy kontroli kraju beneficjenta nie muszą skutkować zmniejszeniem dotacji 24

Uchybienia drobne dotyczą: - Dokumentowania robót dodatkowych i wprowadzanych zmian, - Jakości prowadzonej dokumentacji realizacji i odbioru robót, - Jakości dokumentacji rozliczeniowej robót, - Spójności opisywania dokumentów księgowych, - Istnienia i stosowania odrębnego systemu księgowego, - Prowadzenia ewidencji księgowej z przyjętą polityką rachunkowości, - Archiwizacji dokumentów, - Prowadzonych działań informacyjno promocyjnych. 25

Uchybienia istotne dotyczą: - Wykonawstwa robót dodatkowych i wprowadzanych zmian z naruszeniem ustawy PZP, - Odstępstw od zakresu rzeczowego określonego w Umowie o dofinansowanie, - Odstępstw od warunków wykonania i odbioru robót, - Nieprzestrzegania kwestii własnościowych, - Nie osiągnięcia efektu ekologicznego, - Kwalifikowanie wydatków na zakres nie ujęty w umowie o dofinansowanie, 26

Uchybienia istotne dotyczą (c.d.): - Naruszenie prawa szczególnie w zakresie inwestowania dotacji w obcy majątek, - Przekazywanie majątku wytworzonego na rzecz innego podmiotu przed upływem karencji, - Czerpania korzyści z wykorzystania obiektów dla celów innych niż określone we wniosku o wsparcie, - Rozliczenie kosztów za roboty niewykonane. 27

Najczęściej ujawniane uchybienia : - Niekompletna dokumentacja dotycząca wykonywanych robót, - Brak opisu w formie stempla informującego o finansowaniu z POIiŚ - Brak opracowanej i wdrożonej procedury archiwizacyjnej dla projektu, z zachowaniem obowiązujących wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego - Brak zgodności tablicy i oznakowania dokumentów z wydanymi przez Ministra Rozwoju Regionalnego Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 lipiec 2009. - Brak polityki rachunkowości z uwzględnieniem rachunkowości dot. projektów POIiŚ wraz z podziałem nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. 28

Wnioski i zalecenia pokontrolne: - Wykorzystanie wniosków i zaleceń pokontrolnych do usunięcia uchybień i poprawy jakości zarządzania przy realizacji projektu 29

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu 1 uchybienie: Beneficjent zrealizował roboty o łącznej kwocie netto X na obiekcie Y, dla którego nie przedstawił Kontrolującym żadnych dokumentów świadczących o posiadaniu tytułu prawnego. Postępowanie to jest niezgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach programu POIiŚ. zalecenie: Wyłączyć z kwalifikacji wydatki dotyczące tego zakresu robót. 30

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu 2 uchybienie: Stwierdzono nieprecyzyjny opis zakresu robót w Harmonogramie Realizacji Projektu. zalecenie: Doprecyzować zapisy w Harmonogramie Realizacji Projektu w punkcie X. 3 uchybienie: Zakres rzeczowy przedsięwzięcia opisany w Umowie o dofinansowanie i załączniku (Harmonogramie Realizacji Projektu) wyszczególniony w pozycji X został wykonany i odebrany w niepełnym zakresie. zalecenie: Uporządkować stronę formalną pod kątem zgodności zapisów Umowy z faktycznie wykonanym zakresem rzeczowym. 31

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu 4 uchybienie: Zakres rzeczowy projektu został zrealizowany w rozbieżności z Harmonogramem Realizacji Projektu. zalecenie: Dokonać aktualizacji Harmonogramu Realizacji Projektu, w którym zostanie odzwierciedlony faktycznie wykonany zakres rzeczowy. 5 uchybienie: Stwierdzono, że powierzchnia wynajmowana na cele komercyjne była wykorzystywana niezgodnie z wnioskiem o dofinansowanie. zalecenie: Należy dokonać korekty kwoty dofinansowania. 32

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu 6 uchybienie: Wartości docelowe wskaźników określających osiągnięty efekt ekologiczny różnią się od przyjętych. Wskaźniki dotyczące powierzchni ocieplonych ścian i dachów i okien nie uległy zmianie od zakończenia realizacji projektu. Natomiast wskaźniki związane z efektem ekologicznym uległy zmniejszeniu w porównaniu z zakładanymi, tj. Zużycie energii grzewczej zmalało o X %, emisja CO2 o Y%, a emisji pyłów o Z%. zalecenie: Po zakończeniu rocznej eksploatacji wykonać analizę dotyczącą oceny uzyskiwanych wskaźników energetycznych i przedstawić uzasadnienie dla występujących różnic. 33

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu uchybienie: Braki w dokumentacji formalno prawnej. 7 8 zalecenie: Uzupełnić dokumenty wymagane przez prawo budowlane wynikające z udzielonych pozwoleń na budowę oraz dokumentację niezbędną do użytkowania budynków (np. książki obiektów budowlanych). uchybienie: Brak inwentaryzacji powykonawczej. zalecenie: Wykonać niezbędną inwentaryzację (obmiary) przez podmioty uprawnione. 34

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne w zakresie oceny wykonania rzeczowego projektu 9 10 uchybienie: Braki certyfikatów na zastosowane materiały i urządzenia w dokumentacji odbiorowej (operat kolaudacyjny). zalecenie: Uzupełnić dokumentację o niezbędne certyfikaty, deklarację zgodności itp. uchybienie: Nieosiągnięcie w terminach określonych wartości wskaźników wymaganych zawartą umową. zalecenie: Zaleca się Beneficjentowi, aby zakładane wartości wskaźników były osiągane w umownych terminach oraz proszę o przesłanie do NFOŚiGW wyjaśnień dotyczących przyczyn nie osiągnięcia zakładanych wartości wskaźników. 35

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne w zakresie oceny systemu finansowo-księgowego 1 uchybienie: Polityka rachunkowości Projektu nie jest elementem składowym polityki prowadzonej przez Beneficjenta. Beneficjent nie rozdziela nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. zalecenie: Opracować Politykę rachunkowości z uwzględnieniem rachunkowości dotyczącej projektów POIiŚ wraz z podziałem nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. 2 uchybienie: Nie wprowadzono zmian do obowiązującej polityki rachunkowości i planu kont zapisów dotyczących wydzielenia/utworzenia dla projektu dodatkowych numerów kont analitycznych oraz ich opisu. zalecenie: Wprowadzić brakujące elementy do polityki rachunkowości i planu kont. 36

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne w zakresie oceny systemu finansowo-księgowego 3 4 uchybienie: Beneficjent dwukrotnie przedstawił do refundacji tę samą fakturę VAT (pozycja X i pozycja Y zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, załącznik do wniosku o płatność), co skutkowało nieuprawnionym żądaniem refundacji wydatków w kwocie Z. zalecenie: Wykreślić poz. X z zestawienia faktur stanowiącego załącznik do wniosku o płatność nr 03 i dokonać korekty (zmniejszenia) kwoty wydatków kwalifikowanych do refundacji o kwotę netto Z. uchybienie: W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że rozliczono fakturę za usługi wykonane przed okresem podpisania umowy i rozstrzygnięcia przetargu wyłaniającego wykonawcę. zalecenie: Wyłączyć fakturę z kwalifikowania. 37

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne w zakresie oceny systemu zarządzania projektem 1 uchybienie: Nieprzestrzeganie zapisów Procedury archiwizacji dokumentów oraz mała przejrzystość zapisów we wszystkich procedurach dotyczących realizacji projektu. zalecenie: Uzupełnić brakujące zapisy w dokumentach dotyczących realizacji projektu (procedury). Przestrzegać stosowania procedury przy sporządzeniu dokumentów dot. Realizacji projektu. 38

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne w zakresie oceny systemu zarządzania projektem uchybienie: Braki w procedurach dotyczących realizacji projektu. 2 zalecenie: Uzupełnić procedurę archiwizacji o brakujące zapisy dotyczące: tworzenia spisów zawartości dokumentacji przechowywanej w poszczególnych segregatorach, zbiorczego spisu zarchiwizowanej dokumentacji dla projektu, sposobu i miejsca przechowywania dokumentów finansowych i rozliczeniowych ( tj.: wniosków o płatność i dowodów księgowych). 39

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne w zakresie oceny systemu zarządzania projektem 3 uchybienie: Brak określonych zasad zarządzania Projektem w okresie trwałości projektu. zalecenie: Opracować i wprowadzić zasady postępowania w okresie zachowania trwałości Projektu. 4 uchybienie: Brak procedur zdefiniowanych dla projektu. zalecenie: Wprowadzić zdefiniowane procedury dla projektu. 40

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne w zakresie oceny działań promocyjnych i informacyjnych upowszechniających pomoc UE 1 uchybienie: Beneficjent nie stosuje oznakowania dokumentów zgodnie z zasadami promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ 2007-2013 opracowanymi przez MRR. zalecenie: Stosować oznakowanie dokumentów zgodnie z zasadami promocji Projektów dla beneficjentów POIiŚ. 2 uchybienie: Brak oznaczeń i naklejek na urządzeniach instalowanych w ramach projektu. zalecenie: Wprowadzić brakujące oznaczenia urządzeń. 41

Stwierdzane uchybienia i wydawane zalecenia pokontrolne w zakresie oceny działań promocyjnych i informacyjnych upowszechniających pomoc UE uchybienie: Beneficjent nie zainstalował tablicy informacyjnej ani pamiątkowej (do czego zobowiązywały warunki umowy). 3 zalecenie: Biorąc pod uwagę fakt zakończenia przedsięwzięcia, w miejscu widocznym (np. na elewacji budynku biurowego) zainstalować tablicę pamiątkową z logo NFOŚiGW i informacją o dofinansowaniu projektu w formie zgodnej z obowiązującą instrukcją oznakowania przedsięwzięć dofinansowania ze środków NFOŚiGW. Udokumentować fakt zainstalowania tablicy poprzez przedstawienie w NFOŚiGW zdjęcia tablicy w otoczeniu. 42

Prawa i obowiązki kontrolującego: Zasady ogólne: Kontrola projektów może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu, Kontrola na miejscu realizowana jest z reguły w godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej, Kontrolujący podlegają przepisom BHP oraz o postępowaniu z materiałami ustawowo chronionymi, Kontrolujący realizują co do zasady wszystkie cele i zadania określone w zatwierdzonym programie kontroli, jeżeli został sporządzony. 43

Prawa i obowiązki kontrolującego KONTROLUJACY MA PRAWO DO: Swobodnego poruszania się po terenie jednostki, z wyjątkiem miejsc podległych szczególnej ochronie, Wglądu oraz tworzenie kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej, Przeprowadzenia oględzin obiektów oraz sporządzanie dokumentacji i zbieranie wyjaśnień, Sprawdzania przebiegu określonych czynności, KONTROLUJĄCY MA OBOWIĄZEK: Kontrolujący obowiązany jest powstrzymać się od wykonywania zajęć, które mogłyby wywoływać podejrzenie o stronniczość lub interesowność, Zapoznać się z celem i zakresem kontroli oraz uzyskać wiedzę o obszarze objętym kontrolą, Zidentyfikować, ocenić i odpowiednio udokumentować informacje wystarczające i istotne do osiągnięcia celów kontroli, Posiadać odpowiednie kwalifikacje i kompetencje niezbędne do skutecznego przeprowadzenia kontroli. Wykazać się starannością, bezstronnością i terminowością oraz obiektywnie 44 i rzetelnie dokonać oceny obszarów kontroli.

Prawa i obowiązki kontrolowanego KONTROLOWANY MA PRAWO DO: Równego udziału w czynnościach kontrolnych, Odnoszenia się do ustaleń kontroli, Składania oświadczeń mających związek z przedmiotem kontroli, Składania zastrzeżeń do ustaleń kontroli, Odmowy podpisania informacji pokontrolnej KONTROLOWANY MA OBOWIĄZEK: Zapewnić kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, Udzielić terminowo wyczerpujących informacji i wyjaśnień na kwestie poruszane przez kontrolujących, będące przedmiotem kontroli, Przedkładać żądane dokumenty dotyczące realizacji projektu, Uczestniczyć w naradzie podsumowującej kontrole, Wdrożyć zalecenia pokontrolne. 45

Jak przygotować się do kontroli? - Beneficjent otrzymuje zawiadomienie o planowanej kontroli co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli, - Beneficjent otrzymuje drogą e-mailową listę dokumentów potrzebnych na miejscu przeprowadzenia kontroli, - Beneficjent przygotowuje na dzień przyjazdu zespołu kontrolującego - oryginały dokumentów zgodnie z wykazem. 46

Dziękuję za uwagę Mieczysław Borowski Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Departament Kontroli Przedsięwzięć ul. Konstruktorska 3A 02-673 Warszawa 47