SO-225-10/2015 Poznań, 7 sierpnia 2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu z siedzibą przy ul. Św. Marcin 46/50, 61-807 Poznań informuje, że prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest: Dostawa materiałów eksploatacyjnych dla siedziby Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu oraz oddziałów w Koninie, Pile, Lesznie, Ostrowie Wielkopolskim Postępowanie prowadzone jest w trybie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo Zamówień Publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.). Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. 1. Nazwa oraz adres zamawiającego: Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu ul. Św. Marcin 46/50, 61-807 Poznań Telefon: 61/85 99 000, faks: 61/85 99 003 Godziny urzędowania: poniedziałek - piątek 7:30-15:30 2. Opis przedmiotu zamówienia: 2.1 Przedmiotem zamówienia jest zakup oraz sukcesywna dostawa materiałów eksploatacyjnych tj. tonerów, tuszy i innych części eksploatacyjnych do urządzeń biurowych tj. drukarek komputerowych, kserokopiarek, urządzeń wielofunkcyjnych dla siedziby Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu oraz podległych oddziałów w Lesznie, Pile, Koninie i Ostrowie Wielkopolskim. 2.2 Szczegółowy wykaz materiałów eksploatacyjnych zawierający modele urządzeń jakie użytkuje Zamawiający oraz prognozowaną ilość dostaw w okresie objętym zapytaniem wskazano w załączniku nr 2 (formularz rzeczowo-cenowy). Podane w załączniku nr 2 ilości materiałów są wielkościami szacunkowymi obliczonymi na podstawie dotychczasowego zużycia materiałów eksploatacyjnych w jednostce oraz prognozowanych potrzeb jednostki w tym zakresie. Rzeczywista liczba zamówionych materiałów może ulec zmianie przy czym, Zamawiający uprawniony będzie do
zamawiania materiałów eksploatacyjnych w dowolnych ilościach do wyczerpania wartości umowy. 2.3 Zamawiający nie gwarantuje minimalnej liczby zamówionych materiałów eksploatacyjnych w okresie objętym zapytaniem. Oszacowane w formularzu rzeczowo cenowym ilości tuszy/tonerów lub innych materiałów eksploatacyjnych służą tylko do wyliczenia wartości oferty i mogą one w czasie trwania umowy przybrać inne wartości. Wykonawca wyceniając ofertę, musi to wziąć pod uwagę, gdyż opłaty będą naliczane tylko za rzeczywiście zrealizowane dostawy. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia finansowe lub prawne. 2.4 Wykonawca zobowiązuje się przez cały okres obowiązywania umowy do utrzymania cen jednostkowych podanych w ofercie. 2.5 Zamawiający w czasie trwania umowy dopuszcza możliwość zakupu innych niż wymienione w załączniku nr 2 materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do zabezpieczenia prawidłowej działalności jednostki. W takiej sytuacji materiały będą wyceniane przez wykonawcę według stawek określonych w jego aktualnym cenniku, przy czym dopuszczę się możliwość udzielenia rabatu od tych cen. Wartość zamówionych w ten sposób materiałów będzie wyczerpywać wartość umowy. 2.6 Materiały eksploatacyjne, o których mowa w niniejszym zapytaniu ofertowym muszą być oryginalne tzn. fabrycznie nowe, nieużywane, pełnowartościowe, nie regenerowane, wolne od wad, nie wchodzące wcześniej w całości ani w części w skład innych materiałów. Materiały eksploatacyjne muszą być wyprodukowane przez producenta sprzętu, w których mają być zainstalowane. Materiały eksploatacyjne muszą być opakowane w sposób oryginalny, opakowanie nie powinno nosić znamion jego otwierania oraz powinno posiadać oznaczenie identyfikujące produkt, nazwę i typ urządzenia do którego jest przeznaczony oraz datę ważności produktu, gwarantującą jego użytkowanie przez co najmniej 12 miesiący od dnia dostarczenia Zamawiającemu. 2.7 Realizacja dostaw odbywać się będzie na bieżąco według aktualnych potrzeb Zamawiającego na podstawie zamówień składanych drogą elektroniczną, faksową lub telefoniczną przez upoważnionych pracowników Zamawiającego. 2.8 Wykonawca na własny koszt i ryzyko zobowiązany będzie do dostarczania oraz zapewnienia wniesienia zamawianych materiałów eksploatacyjnych do pomieszczeń wskazanych przez pracownika Zamawiającego w siedzibie OIP w Poznaniu lub w oddziale Zamawiającego. Adresy jednostek Zamawiającego, do których odbywać będą się dostawy materiałów: ul. św. Marcin 46/50
61-807 Poznań Oddział w Koninie ul. Obrońców Westerplatte 12, 62-500 Konin Oddział w Lesznie ul. Magazynowa 4, 64-100 Leszno Oddział w Pile ul. Dzieci Polskich 26, 64-920 Piła Oddział w Ostrowie Wielkopolskim ul. Grabowska 29, 63-400 Ostrów Wielkopolski. 2.9 Zamawiający wymaga aby realizacja dostaw odbywała się w ciągu 5 kolejnych dni roboczych licząc od następnego dnia po zgłoszeniu zapotrzebowania przez Zamawiającego. Przez dni robocze Zamawiający rozumie dni od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych wskazanych w ustawie z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. Nr 4, poz. 28 ze zm.). Realizacja dostaw powinna odbywać się w godzinach 7.30-15.00. 2.10 Wykonawca zobowiązany będzie do bezpłatnego odbioru i recyklingu lub utylizacji zużytych materiałów eksploatacyjnych stanowiących przedmiot zamówienia. Odbiór zużytych materiałów będzie odbywał się na bieżąco według potrzeb Zamawiającego. Wymaga się aby Wykonawca po każdym odbiorze zużytych materiałów lub po kilkukrotnym odbiorze mniejszych partii zużytych materiałów wystawił stosowną kartę przekazania odpadów określająca ilość i rodzaj przekazanych odpadów. Dokument ten będzie dostarczany na koszt Wykonawcy do siedziby OIP w Poznaniu niezwłocznie, nie później niż w ciągu 30 dni kalendarzowych od dokonania odbioru. W zakresie odbioru i utylizacji odpadów Wykonawca zobowiązany jest do stosowania obowiązujących w tym obszarze przepisów prawa. 3. Wymagane dokumenty i oświadczenia: 3.1 Pełnomocnictwo w przypadku gdy osoba podpisująca ofertę nie jest osobą wskazaną w KRS/CEIDG jako osoba uprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy. Pełnomocnictwo powinno być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie.
3.2 Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. 3.3 Wykaz wykonanych, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, dwóch dostaw o wartości co najmniej 45 000 zł brutto każda, z których obie swoim charakterem odpowiadały przedmiotowi niniejszego postępowania wraz z załączeniem dowodów (np. referencje, kopie faktur, poświadczenia), że dostawy te zostały wykonane należycie. Wzór wykazu stanowi załącznik nr 3 do zapytania. Dowody poświadczające prawidłowość zrealizowanych zamówień wykonawca składa w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. 4. Termin wykonania zamówienia: 4.1 Termin wykonania zamówienia 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy albo do wcześniejszego wykorzystania wartości brutto umowy w zależności od tego, które z tych zdarzeń wystąpi jako pierwsze. 5. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej: 5.1 Cena 100% (łączna cena z podatkiem VAT). Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta z najniższą ceną brutto za wykonanie całości zamówienia oraz która spełnia wszystkie warunki określone w zapytaniu ofertowym w tym zawiera wszystkie wymagane dokumenty. 5.2 Cena oferty ma obejmować zakup i dostawę całego asortymentu wskazanego w formularzu rzeczowo cenowym (załącznik nr 2) z uwzględnieniem przewidywanej ilości dostaw oraz powinna uwzględniać wszystkie koszty jakie zamawiający zobowiązany będzie ponieść w związku z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym koszty dostarczenia materiałów do poszczególnych lokalizacji Zamawiającego oraz odbioru przez Wykonawcę zużytych materiałów eksploatacyjnych. 5.3 Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 5.4 W przypadku nie stawienia się, upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie na zawarcie umowy, Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu uprawniony jest dokonać ponownego wyboru oferty najkorzystniejszej z pominięciem oferty uprzednio wybranej. 5.5 Informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej zostanie zamieszczona na stronie biuletynu informacji publicznej Zamawiającego.
6. Zasady uzupełnianie ofert, poprawiania omyłek w ofertach oraz odrzucania ofert: 6.1 W przypadku braku wymaganych dokumentów, o których mowa w pkt 3 zapytania a także w przypadku złożenia dokumentów zawierających błędy Zamawiający zwróci się do Wykonawcy o ich uzupełnienie w określonym terminie. Jeżeli wykonawca nie uzupełni prawidłowo dokumentów w terminie wskazanym przez Zamawiającego, jego oferta nie będzie podlegała ocenie (zostanie odrzucona). 6.2 W toku badania i oceny ofert Zamawiający może wezwać Wykonawcę do złożenia w wyznaczonym przez siebie terminie wyjaśnień dot. dokumentów, o których mowa w pkt 3 zapytania. 6.3 Zamawiający będzie uprawniony do poprawienia oczywistych omyłek rachunkowych polegających na błędnych obliczeniach matematycznych, a w konsekwencji wprowadzonych w ten sposób zmian poprawi końcową wartość oferty. Przy poprawianiu oczywistych omyłek rachunkowych zamawiający zawsze za prawidłową uzna cenę jednostkową netto określoną w ofercie przez Wykonawcę. 6.4 Zamawiający uprawniony będzie również do poprawy drobnych omyłek nie mających wpływu na treść złożonej oferty (np. uzupełnienie numeru telefonu, faksu, poprawa oczywistych omyłek pisarskich). 6.5 Zamawiający odrzuci ofertę niezgodną z opisem przedmiotu zamówienia. 7. Termin związania ofertą: Okres związania ofertą 30 dni od upływu terminu składania ofert. 8. Istotne zasady realizacji zamówienia: 8.1 Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu umowy (sukcesywnej dostawy materiałów eksploatacyjnych) przez cały okres trwania umowy tj. 12 miesięcy od dnia jej podpisania lub do wcześniejszego wyczerpania wartości brutto umowy. 8.2 Wykonawca zobowiązuje się do utrzymywanie cen jednostkowych podanych w ofercie przez cały okres obowiązywania umowy. Zmiana cen jednostkowych wskazanych w ofercie będzie możliwa jedynie w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług (nie spowoduje to jednak zmiany wartości netto umowy ani zwiększenia wartości jednostkowych netto). 8.3 W razie dostarczenia produktu o nieodpowiedniej jakości/wadliwego lub stwierdzenia braków ilościowych dostarczonego towaru - wykonawca zobowiązany jest do nieodpłatnej jego wymiany na produkt wolny od wad lub do nieodpłatnego dostarczenia brakującej ilości towaru w terminie 4 dni roboczych od daty zgłoszenia przez Zamawiającego reklamacji. Stwierdzenie wadliwości
może nastąpić zarówno w trakcie dostawy jak i eksploatacji produktu. Reklamacje będą zgłaszane na wskazany przez wykonawcę adres e-mail lub faks. 8.4 Uszkodzenie urządzenia na skutek zastosowania materiału eksploatacyjnego dostarczonego przez Wykonawcę spowoduje przekazanie urządzenia do naprawy na koszt Wykonawcy. Wykonawca w takim przypadku poniesie wszelkie koszty związane z naprawą urządzenia w tym w szczególności koszty ekspertyzy autoryzowanego serwisu, koszty transportu urządzenia, koszty urządzenia zastępczego, koszty naprawy lub wymiany urządzenia na nowe. Podstawą żądania przez Zamawiającego pokrycia kosztów naprawy uważa się pisemną opinię autoryzowanego serwisu producenta uszkodzonego urządzenia. 8.5 Wykonawcy przysługiwać będzie wynagrodzenie za faktycznie dostarczony przedmiot umowy. Wykonawca uprawniony będzie do obciążenia Zamawiającego fakturą VAT po każdej prawidłowo zrealizowanej dostawie. 8.6 Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem w terminie 21 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT, na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy. 8.7 Strony umowy postanawiają, że wiążącą je formą odszkodowania będą kary umowne. 8.8 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: 1) za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w dostawie zamówienia, w wysokości 5 % wartości brutto niedostarczonego towaru, 2) za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w dostawie towaru wolnego od wad w wysokości 5% wartości brutto reklamowanego towaru, 3) w przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 % całości wynagrodzenia umownego brutto; 4) w przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od umowy z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 % całości wynagrodzenia umownego brutto; 8.9 Jeżeli szkoda poniesiona przez Zamawiającego przewyższy kwotę kar umownych będzie on uprawniony do dochodzenia od Wykonawcy na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywistej szkody. 8.10 Zamawiający uprawniony jest do potrącenia kar umownych z jakiejkolwiek należności przysługującej Wykonawcy od Zamawiającego. O naliczeniu kary
umownej Zamawiający poinformuje Wykonawcę pisemnie oraz e-mailowo lub faksem. 8.11 W przypadku niewywiązywania się Wykonawcy z obowiązków o których mowa w pkt 2.10 (bezpłatny odbiór zużytych materiałów eksploatacyjnych) Zamawiający jest uprawniony do utylizacji odpadów na koszt Wykonawcy. 8.12 Umowa może zostać rozwiązana za pisemnym porozumieniem Stron - w każdym czasie. 8.13 Zamawiający może wypowiedzieć niniejszą umowę, w formie pisemnej, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. 8.14 W przypadku niewykonywania bądź nienależytego wykonywania umowy przez Wykonawcę, Zamawiający może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym po dwukrotnym pisemnym wezwaniu Wykonawcy do realizacji umowy w sposób zgodny z jej postanowieniami. W takim przypadku Zamawiający naliczy karę umowną w wysokości określonej w pkt 8.8.3 8.15 W przypadku opóźnienia w zapłacie należności w stosunku do terminu określonego w pkt 8.6 Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe. 8.16 Zamawiający, w okresie trwania umowy, przewiduje możliwość zmiany miejsca realizacji dostaw w granicach administracyjnych miejscowości wskazanych w pkt 2.8 zapytania. Zmiana lokalizacji jednostki Zamawiającego (siedziba/oddział), o której mowa w zdaniu pierwszym nie może spowodować podwyższenia wynagrodzenia Wykonawcy. 9. Termin, miejsce i sposób składania ofert: 9.1 Ofertę należy złożyć do dnia 17 sierpnia 2015 r. do godziny 11.00. w siedzibie Zamawiającego, kancelaria, piętro IX. 9.2 Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na formularzu zgodnym z dołączonym wzorem stanowiącym załącznik nr 1 i 2, oraz ma być podpisana przez osobę wskazaną w dokumentach rejestrowych (KRS/CEIDG). W przypadku podpisania oferty przez inną osobę należy do oferty załączyć stosowne pełnomocnictwo. 9.3 Oferta ma znajdować się w kopercie zaklejonej i opisanej: Dostawa materiałów eksploatacyjnych dla Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu oraz podległych oddziałów. Nie otwierać przed dniem 17.08.2015r., godz. 11:00. Dla ułatwienia ewidencji przyjmowanych ofert przez zamawiającego koperta powinna być oznaczona także pieczątką firmową wykonawcy. Zamawiający może potwierdzić przyjęcie oferty na kopii pisma wykonawcy składającego ofertę.
9.4 W przypadku, gdy wykonawca chce wysłać ofertę pocztą, należy ofertę umieścić w zaklejonej i opisanej w sposób jak wyżej kopercie, następnie zaklejoną kopertę włożyć do kolejnej koperty i ostemplować zgodnie z wymogami dotyczącymi wysłania listu pocztą oraz dodatkowo umieścić napis: Dostawa materiałów eksploatacyjnych dla Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu oraz podległych oddziałów. Nie otwierać przed dniem 17.08.2015r., godz. 11:00. W razie braku ww. informacji Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z tego braku, np. przypadkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem otwarcia, a w przypadku składania oferty pocztą lub pocztą kurierską za jej nie otwarcie w trakcie sesji otwarcia ofert. 9.5 Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 10. Osoby wyznaczone do kontaktów z Wykonawcami: Agnieszka Andrzejewska, Monika Pawłowska tel. 61 859 90 21 e-mail: zamowienia@poznan.pip.gov.pl 11. Zamawiający zastrzega, iż może odwołać postępowanie o udzielenie zamówienia w każdym czasie bez podania przyczyn, a wykonawcy nie przysługują wobec zamawiającego w takim przypadku żadne roszczenia. 12. Do zapytania ofertowego załączono: a) Załącznik nr 1 formularz ofertowy b) Załącznik nr 2 formularz rzeczowo-cenowy; c) Załącznik nr 3 wzór wykazu dot. doświadczenia wykonawcy