Kursy Intensywne Erasmusa Rok akademicki 2013/2014 Na etapie sporządzania raportu końcowego należy zapoznać się z zapisami Umowy Finansowej, Przewodnikiem Programu Uczenie się przez całe życie 2013 oraz Wytycznymi do raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe życie Kontrakt 2013. Dofinansowanie Zgodnie z zapisami Umowy Finansowej możliwe jest rozliczenie kosztów następujących kategorii: 1. organizacja kursu intensywnego, 2. koszty podróży, w tym wizy wjazdowe i wyjazdowe, 3. koszty utrzymania wraz z ubezpieczeniem. Beneficjent poniesie wszelkie inne koszty związane lub wynikające z realizacji kursu intensywnego. 1
Dofinansowanie Koszty organizacji Dofinansowanie Koszty organizacji Dofinansowanie kosztów organizacji i prowadzenia Kursu Intensywnego ma charakter płatności ryczałtowej i wynosi 5.540. Dofinansowanie może być wykorzystane na: przygotowanie, przeprowadzenie i rozpowszechnianie rezultatów kursu, w tym wydatki na podróż, utrzymanie i zakwaterowanie na etapie przygotowania kursu, jego ewaluacji oraz udziału w kursie intensywnym ekspertów zewnętrznych. Dofinansowanie Koszty utrzymania Dofinansowanie Koszty utrzymania Dofinansowanie kosztów utrzymania wraz z kosztami ubezpieczenia jest kalkulowane w oparciu o: stawkę zależną od czasu uczestnictwa w kursie każdego uczestnika, liczbę uczestników. Skrócenie pobytu przez uczestników kursu odbija się zatem niekorzystnie na wysokości rozliczonego dofinansowania w kategorii koszty utrzymania. 2
Dofinansowanie Koszty utrzymania Z dofinansowania na utrzymanie powinny być finansowane: wyżywienie, zakwaterowanie, ubezpieczenie, przejazdy lokalne (na terenie miejscowości, w której odbywa się kurs) i w przypadku dostępności środków stypendium dla uczestników kursu. Dofinansowanie Koszty utrzymania Z dofinansowania można pokryć wydatki na utrzymanie dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli - w wysokości nie przekraczającej kwoty funduszy przyznanej uczelni w pozycji utrzymanie w Art.III.1 Umowy. Dofinansowanie kosztów podróży jest udzielone na podstawie kosztów rzeczywistych. Z funduszy programu Erasmus można dofinansować wydatki na podróż dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli do 100% rzeczywistej ceny, ale w wysokości nie przekraczającej kwoty przyznanej w Art.III.1 Umowy w kategorii podróż. 3
Koszty podróży obejmują dojazd do / wyjazd z miejsca realizacji kursu np. przejazd do lotniska, koszty przelotu wraz z kosztami przejazdów lokalnych do miejscowości, w której realizowany jest kurs jedynie w dniach przewidzianym w harmonogramie i wskazanych w Umowie na podróż. Dofinansowanie - Koszty podróży Wydatki na podróż samochodem osobowym (prywatnym lub firmowym) są możliwe do rozliczenia - po uzyskaniu wcześniejszej zgody uczelni koordynującej projekt/konsorcjum oraz zostały one uzasadnione i których cena nie jest nadmierna. Beneficjent musi posiadać dokumentację potwierdzającą wybór rozwiązania najkorzystniejszego cenowo w tym np. informacje ze stron zawierające cenę. Należy dokonać wyboru wariantu spośród dwóch rozwiązań: rozliczenia na podstawie oświadczenia uczestnika kursu, w którym podano ilość przejechanych kilometrów lub ceny biletu. 4
Rozliczenie przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnej z wewnętrznymi zasadami Beneficjenta przypadającą na jeden kilometr, nie wyższą niż stawka ustalona w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. i nie wyższą niż 0,22 - wg kursu wskazanego przez NA do przeliczania wydatków poniesionych w PLN na EUR. Zwrot na podstawie ceny biletu kolejowego w II klasie, autokarowego lub lotniczego ekonomicznego (zaświadczenia o cenie biletu wydanego przez przewoźnika) na trasie przejazdu samochodem, przy czym wskazany jest wybór najbardziej ekonomicznej opcji. W przypadku, gdy samochodem podróżowało kilka osób, zwrócona zostanie równowartość jednego biletu. Koszty przejazdu taksówką są nieuprawnione w ramach dofinansowania kosztów podróży. Jedynie w wyjątkowych przypadkach, po przesłaniu stosownego wyjaśnienia, NA może uznać ten wydatek. Brak wyjaśnienia lub właściwego uzasadnienia spowoduje, iż koszt ten nie zostanie zaakceptowany. 5
NA może zażądać następujących dokumentów: NA może zażądać następujących dokumentów: organizacja kursu: imienna lista obecności podpisana czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela akademickiego także z uczelni koordynującej) w pierwszym i ostatnim dniu kursu i ankieta wypełniona przez każdego studenta; podróż uczestników: potwierdzenia dokonania płatności, faktury, rachunki, wykorzystane bilety, kserokopia wizy, karty pokładowe na podróż w obie strony; wskazujące, że podróż odbyła się w terminach podanych w Art. III.1 Umowy; NA może zażądać następujących dokumentów: utrzymanie: potwierdzenie udziału w kursie w postaci zaświadczenia uczestnictwa dla każdego uczestnika (studenta i nauczyciela akademickiego) zawierające rzeczywistą datę rozpoczęcia i datę zakończenia pobytu na kursie, podpisane przez instytucję, która organizowała kurs i/ lub inne dokumenty. Przesunięcia w budżecie Po uprzednim poinformowaniu NA Beneficjent może dokonać przesunięcia środków pomiędzy pozycjami budżetu utrzymanie i podróż, pod warunkiem, że to przesunięcie środków nie wpływa na realizację działania i że przesunięcie funduszy pomiędzy pozycjami budżetu nie przekracza 10% kwoty najniższej z dwóch ww. kategorii budżetowych. 6
Dokumentacja Dokumentacja Wszystkie dokumenty finansowe muszą być właściwie opisane przez Beneficjenta, tzn. opis powinien zawierać kwotę i walutę dokumentu finansowego, źródło finansowania, numer Umowy Finansowej oraz cel zakupu. Wydatek w wysokości został sfinansowany z Programu LLP Erasmus działanie Kursy Intensywne na realizację Umowy Finansowej nr kategoria budżetowa opis Dokumentacja Daty wystawienia dowodów źródłowych oraz daty płatności na ich rzecz (spłata zobowiązania) muszą zawierać się w okresie kwalifikowalności kosztów określonym w Umowie w Art.II.2. Budżet - Koszty nieuprawnione: koszty otwarcia i prowadzenia rachunku, koszty niezwiązane z realizowanym projektem, nieobjęte żadną z kategorii budżetowych wymienionych w Umowie Art. III finansowanie działania, koszty odsetek od kredytów, koszty różnic kursowych, 7
Budżet - Koszty nieuprawnione: Budżet - Koszty nieuprawnione: zbyt wysokie lub nieprzemyślane wydatki, zakup środków trwałych, koszty nieudokumentowane, VAT jeżeli jest odliczany, koszty zadeklarowane przez wnioskodawcę, a objęte innym działaniem lub planem prac, które uzyskały dofinansowanie od Unii Europejskiej lub z innych źródeł, koszty poniesione poza okresem kwalifikowalności kosztów. Podstawą do przeliczenia kosztu jest waluta danego dowodu finansowego, a nie waluta w jakiej dokonano za niego zapłaty. Dowody finansowe wystawione w walucie EUR nie podlegają przewalutowaniu, niezależnie w jakiej walucie dokonano za nie zapłaty. Dowody finansowe wystawione w walucie innej niż EUR podlegają przewalutowaniu na EUR, przy czym jako wydatek należy traktować kwotę wynikającą z dowodu finansowego a nie kwotę zapłaty, jeśli była ona ponoszona w innej walucie niż waluta dowodu. 8
Do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez NA na rzecz Beneficjenta. http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/ W przypadku większej ilości płatności zaliczkowych, Beneficjent będzie musiał stosować więcej niż jeden kurs do przeliczania wydatków. Kurs pierwszej zaliczki będzie stosowany do przeliczania wszystkich poniesionych wydatków w okresie od dnia kwalifikowalności kosztów wskazanego w Art. II.2 Umowy Finansowej do dnia poprzedzającego wypłatę drugiej zaliczki. 9
Natomiast kurs ostatniej zaliczki będzie stosowany do przeliczania wszystkich wydatków w okresie od dnia jej wypłaty do końca okresu kwalifikowalności kosztów. Punktem odniesienia jest data wystawienia dowodu finansowego a nie data faktycznej zapłaty zobowiązania. Koszty różnic kursowych oraz straty powstałe na operacjach walutowych w okresie obowiązywania Umowy Finansowej są kosztami niekwalifikowanymi. Dziękuję za uwagę Aneta Pomorska 10