POROZUMIENIE w sprawie współpracy partnerów w związku z organizacją Routes Europe 2016 w dniach 24-26 kwietnia 2016 roku zawarte w Krakowie, w dniu.. 2015 roku pomiędzy: Województwem Małopolskim, z siedzibą przy ul. Basztowej 22, 31-156 Kraków, adres do korespondencji: ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków, NIP: 676 21 78 337, REGON 351 554 287, reprezentowanym przez Zarząd Województwa Małopolskiego, w imieniu którego działają: 1) Pan Marek Sowa Marszałek Województwa Małopolskiego, 2) Pani Joanna Domańska - Z-ca Dyrektora Departamentu Rozwoju Gospodarczego, zwanym dalej Województwem, a Gminą Miejską Kraków, z siedzibą przy pl. Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków, NIP: 676-101-37-17 reprezentowaną przez: 1) Panią Magdalenę Srokę Zastępcę Prezydenta Miasta Krakowa 2) Pana Rafała Perłowskiego Dyrektora Wydziału Promocji i Turystyki, działających na podstawie Pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Krakowa nr 66/2015 z dnia 05.03.2015 r., zwaną dalej Gminą Kraków a spółką Międzynarodowy Port Lotniczy im. Jana Pawła II Kraków Balice sp. z o.o. z siedzibą w Balicach, 32-083 Balice ul. Kpt. M. Medweckiego 1, wpisaną do rejestru przedsiębiorców (akta rejestrowe w Sądzie Rejonowym dla Krakowa Śródmieścia, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego) pod nr KRS: 0000008522, NIP 676-13-36-952, o kapitale zakładowym w wysokości 101.232.000zł, reprezentowaną przez: 1) Jana Pamułę Prezesa Zarządu 2) Łukasza Strutyńskiego Członka Zarządu zwaną dalej Kraków-Airport, Województwo, Gmina Kraków oraz Kraków-Airport zwani są także każde z osobna Stroną oraz łącznie Stronami. Województwo Małopolskie oraz Gmina Kraków, uznając wartość marki Routes Europe jako najważniejszego wydarzenia branży lotniczej organizowanego cyklicznie od 18 lat, skupiającego rokrocznie ok. 1200 uczestników, w tym ok. 360 przedstawicieli lotnisk i ok. 130 linii lotniczych z całej Europy, będącego okazją do bezpośrednich rozmów oraz nawiązywania nowych kontaktów handlowych przedstawicieli branży lotniczej i szeroko rozumianego biznesu, a także jako uznane międzynarodowe forum wymiany informacji służące wzmacnianiu wizerunku oraz 1
promocji regionu w którym się ono odbywa, zawierają porozumienie o następującej treści: 1 1. Strony niniejszego porozumienia przystępują do współpracy mającej na celu organizację wydarzenia Routes Europe 2016 w dniach 24-26 kwietnia 2016 roku, zwanego dalej Wydarzeniem. 2. Strony ustalają, że realizując działania w ramach przedsięwzięcia mogą współdziałać z innymi podmiotami, powierzając im realizację wybranych zadań wynikających ze szczegółowego podziału zakresu prac. 3. Każda ze Stron ponosi odpowiedzialność za realizację zadań leżących po jej stronie. 4. Strony zobowiązują się do wzajemnego niezwłocznego przekazywania niezbędnych informacji w celu prawidłowej organizacji Wydarzenia, prowadzenia działań w dobrej wierze z poszanowaniem swojej odrębności i dobrego imienia. 5. W związku z realizacją Wydarzenia Strony zobowiązują się, każda w imieniu własnym i na własny koszt do realizacji następujących działań: a) Województwo i. zapewnienia przestrzeni EXPO Kraków w dniach 24.04-26.04.2016, ii. zorganizowania przestrzeni promocyjno-informacyjnej Województwa, Gminy Kraków oraz Kraków-Airport w EXPO Kraków w dniach 24.04 - iii. 26.04.2016, wykonania 1200 szt. pakietów powitalnych dla uczestników Routes Europe, zgodnie z ustaleniami podejmowanymi w trybie roboczym. b) Gmina Kraków i. zapewnienia przestrzeni w Centrum Kongresowym ICE Kraków w dniu 25.04.2016, ii. iii. zapewnienia przestrzeni na organizację bankietu powitalnego w dniu 24.04.2016, zorganizowania cateringu podczas Gali wieczornej, która zostanie zorganizowana w dniu 25.04.2016 w Centrum Kongresowym ICE Kraków, Catering zostanie zorganizowany zgodnie z ustaleniami podejmowanymi w trybie roboczym. c) Kraków-Airport i. zapewnienia transferów dla delegatów konferencji, ii. organizacji bankietu powitalnego w dniu 24.04.2016, który zostanie zorganizowany w Starej Zajezdni oraz cateringu podczas Gali wieczornej która zostanie zorganizowana w dniu 25.04.2016 w Centrum Kongresowym ICE Kraków: w tym open barów, multimediów, występów artystycznych itp., iii. wycieczek dla delegatów w dniach 23.04 24.04.2016, iv. organizacji programu dla gości typu VIP w dniu 23.04.2016, v. organizacji centrum przylotów w terminalu pasażerskim, vi. vii. viii. ix. organizacji punktów informacyjnych w oficjalnych hotelach oraz hostess brandingu dróg dojazdowych na trasach lotnisko oficjalne hotele-ice- EXPO, przygotowanie stoiska Kraków Airport do wykorzystania przestrzeni promocyjno-informacyjnej w EXPO, przygotowanie i dostarczenie materiałów do pakietów powitalnych dla delegatów, zgodnie z ustaleniami podejmowanymi w trybie roboczym. 2
6. W związku z realizacją Wydarzenia Strony powołują zespół roboczy, którego zadaniem będzie skoordynowanie działań mających na celu jego sprawne przygotowanie, w składzie odpowiednio z ramienia: a) Województwa: i. Joanna Domańska ii. Magdalena Ujejska-Turek iii. Andrzej Bańka b) Gminy Kraków: i. Katarzyna Gądek, ii. Małgorzata Przygórska Skowron iii. Natalia Kulec Greń c) Kraków-Airport, w tym przedstawiciel zewnętrznego wykonawcy: i. Grzegorz Michorek ii. Dagmara Komperda iii. przedstawiciel współorganizatora Routes Europe, który zostanie wyłoniony w ramach postępowania MPL/BS/ZS/141/1/15; rozstrzygnięcie postępowania nastąpi nie później niż w listopadzie 2015 r. 7. Zgodnie z postanowieniami ust. 5 niniejszego porozumienia Strony pokryją koszty organizacji Wydarzenia w następującym podziale: a. Województwo pokryje koszty w wysokości nie większej niż 500 000 zł, b. Gmina Kraków pokryje koszty w wysokości nie większej niż 500 000 zł, c. Kraków-Airport pokryje koszty w wysokości nie większej niż 950 000 zł, 8. Strony zobowiązują się zabezpieczyć w swoich budżetach środki finansowe na organizację Wydarzenia w kwotach, o których mowa w ust. 7. 9. Strony zgodnie oświadczają, że niniejsze porozumienie nie generuje żadnych zobowiązań finansowych pomiędzy Stronami. 10. Kraków-Airport jako Główny Organizator Wydarzenia zapewni ubezpieczenie OC Wydarzenia i wszystkich imprez towarzyszących. 11. Program Wydarzenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego porozumienia. 2 W ramach realizacji przedmiotu porozumienia w związku z 1 ust. 5 lit. c) Kraków- Airport zobowiązuje się w szczególności do: a) zapewnienia udziału w wydarzeniach merytorycznych Routes Europe (m.in. np. Forum Strategicznym RE) przedstawicieli Województwa i Gminy Kraków; b) zapewnienia wystąpienia władz Województwa i Gminy Kraków w trakcie wydarzeń głównych oraz uroczystej gali Routes Europe; c) promocji Województwa i Gminy Kraków na terenie Portu Lotniczego Kraków- Balice w zakresie i terminie określonym szczegółowo w załączniku nr 2 do nn. porozumienia; d) ekspozycji logo Województwa (zgodne z obowiązującą Księgą Identyfikacji Wizualnej dostępną na stronie internetowej www.malopolskie.pl/logo) oraz Gminy Kraków w magazynie lotniskowym Airgate oraz stronie krakowairport.pl; e) ekspozycji logo Województwa (zgodne z obowiązującą Księgą Identyfikacji Wizualnej dostępną na stronie internetowej www.malopolskie.pl/logo) oraz Gminy Kraków na wszystkich nośnikach, gdzie będzie występować identyfikacja Routes Europe 2016, w szczególności na materiałach związanych z wydarzeniem Routes Europe np. pakietach powitalnych, 3
reklamie prasowej, w tym w branży specjalistycznej Air Transport News, Air Transport World, Airline Business, newsletter Routes Europe, f) informowania o udziale Województwa i Gminy Kraków w przedsięwzięciu (m.in. informacja w materiałach redakcyjnych, informacja przekazywana przez prowadzącego przedsięwzięcie, informacja w materiałach przekazywanych do mediów, na stronie internetowej Organizatora, na drukowanych i elektronicznych materiałach reklamowych), g) przedstawić w terminie do 14 dni od zakończenia przedsięwzięcia Województwu oraz Gminie Kraków raport z merytorycznej realizacji Wydarzenia, zawierający w szczególności jego podsumowanie, najważniejsze wnioski i osiągnięte wskaźniki, informacje nt. sukcesu przedsięwzięcia (w szczególności nt. skali wydarzenia, kluczowych prelegentów, uczestników), a także dokumentację fotograficzną Wydarzenia. 1. Kraków-Airport oświadcza, iż jest wyłącznym Głównym Organizatorem wydarzenia pod nazwą Routes Europe 2016, natomiast Województwo i Gmina Kraków są Głównymi Partnerami i Współorganizatorem przedsięwzięcia. 2. Kraków-Airport przyznaje Województwu i Gminie Kraków równoważny tytuły Głównego Partnera wydarzenia. 3. Przyznanie Województwu i Gminie Kraków tytułu Głównego Partnera wyklucza możliwość przyznania przez Kraków-Airport innemu podmiotowi nn. tytułu lub równoważnego. 4. Kraków-Airport zobowiązuje się do informowania Województwa oraz Gminy Kraków o wszystkich nowoutworzonych nośnikach, na których będzie identyfikacja Routes Europe i będzie możliwe umieszczenie logo Województwa i Gminy Kraków. Projekty tych nośników będą przedstawione do akceptacji Województwa oraz Gminy Kraków. Województwo i Gmina Kraków zgłoszą ewentualne uwagi w ciągu 3 dni od daty otrzymania projektu danego nośnika. 5. Loga Województwa i Gminy Kraków występujące w sąsiedztwie logo Kraków Airport i Routes Europe muszą być równorzędnej wielkości. 6. Celem prawidłowej realizacji postanowień porozumienia, strony udzielają sobie nawzajem niewyłącznej, nieograniczonej co do terytorium, ograniczonej co do czasu, tj. do dnia wskazanego w 5 ust. 1, z prawem udzielania sublicencji, licencji do korzystania z materiałów promocyjnych przekazywanych sobie nawzajem, w szczególności LOGO każdego z partnerów, na polach eksploatacji określonych w art. 50 ustawy z dnia 4.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn. zm), z zastrzeżeniem, że pole eksploatacji będzie bezpośrednio wynikało z celu niniejszego porozumienia. 3 4 1. Osobami odpowiedzialnymi za realizację niniejszego porozumienia są: a) po stronie Województwa: Pani Joanna Domańska, Z-ca Dyrektora Departamentu Rozwoju Gospodarczego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, b) po stronie Gminy Kraków: Katarzyna Gądek, Z-ca Dyrektora Wydziału Promocji i Turystyki Urzędu Miasta Krakowa 4
c) po stronie Kraków-Airport Grzegorz Michorek, Dyrektor Pionu Handlowego Międzynarodowego Portu Lotniczego im. Jana Pawła II Kraków Balice sp. z o.o. 2. Osobami do kontaktów organizacyjno technicznych związanych z realizacją niniejszego porozumienia są: a) w przypadku Województwa: Pani Magdalena Ujejska-Turek, Kierownik Zespołu Centrum Business in Małopolska w Departamencie Rozwoju Gospodarczego oraz Pan Andrzej Bańka członek zespołu Centrum Business in Małopolska, b) w przypadku Gminy Kraków: Małgorzata Przygórska Skowron oraz Natalia Kulec Greń z Referatu Krakow Convention Bureau, c) w przypadku Kraków-Airport: Dagmara Komperda kierownik Działu Marketingu. 5 1. Porozumienie wchodzi w życie z dniem podpisania i obowiązuje do dnia zakończenia Wydarzeń związanych z Routes Europe 2016 oraz przekazania raportu o którym mowa w 2 lit. g. tj. do dnia 11 maja 2016 r. 2. Wszelkie zmiany treści niniejszego porozumienia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Strony zgodnie oświadczają, że prawa Kraków-Airport wynikające z niniejszego porozumienia są i pozostają zbywalne. 6 1. Sprawy bieżące i ewentualne spory wynikające z realizacji niniejszego porozumienia Strony zobowiązują się uzgadniać lub rozstrzygać w trybie roboczym lub w drodze negocjacji. 2. Po wyczerpaniu trybu określonego w ust. 1 spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Województwa. 7 W sprawach nieuregulowanych niniejszym porozumieniem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 8 Porozumienie sporządzono w pięciu jednobrzmiących egzemplarzach, w tym: trzy dla Województwa, jeden dla Gminy Kraków i jeden dla Kraków-Airport. za Województwo za Gminę Kraków za Kraków-Aiport 5