Województwem Lubelskim z siedzibą przy ul. Grottgera 4, Lublin, NIP: , REGON: , reprezentowanym przez:

Transkrypt

1 PROJEKT POROZUMIENIE dotyczące współorganizacji Konferencji Future of Smart Cities Conference 2016 Finansowanie nowych biznesów i inwestycji samorządowych oraz startupowych w dniach 4 5 października 2016 roku zawarte w dniu r. Lublinie pomiędzy: Województwem Lubelskim z siedzibą przy ul. Grottgera 4, Lublin, NIP: , REGON: , reprezentowanym przez: Pana Sławomira Sosnowskiego Marszałka Województwa Lubelskiego, Pana., zwanym dalej Województwem, a Kancelarią Prawną J.Chałas i Wspólnicy Spółka Komandytowa z siedzibą przy ul. Grzybowskiej 45, w Warszawie, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy M.St. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego o numerze KRS: , REGON: , NIP: reprezentowaną przez: Pana Jarosława Chałasa komplementariusza, zwaną w dalszej części niniejszego Porozumienia Spółką, wspólnie zaś zwanymi Stronami, o następującej treści: Preambuła Dostrzegając zarówno potrzeby rozwoju stosunków gospodarczych Województwa Lubelskiego, jak i możliwości płynące ze współpracy Stron w zakresie tworzenia sprzyjających warunków dla rozwoju inteligentnych miast oraz przedsiębiorczości startupowych, Strony zawierają Porozumienie o następującej treści: 1 Cel Porozumienia 1. Przedmiotem niniejszego Porozumienia jest współpraca Stron przy przygotowaniu konferencji Future of Smart Cities Conference 2016 Finansowanie nowych biznesów Strona 1 z 5

2 i inwestycji samorządowych oraz startupowych, która odbędzie się w dniu 4 5 października 2016 r. w Lublinie, 2. Organizatorami Konferencji są: Województwo Lubelskie oraz Kancelaria Prawna J.Chałas i Wspólnicy Spółka Komandytowa. 3. Konferencja będzie dotyczyła finansowania i pomocy merytorycznej dla nowych biznesów i startupów, 4. Konferencja będzie przeznaczona dla samorządowców z Województwa Lubelskiego oraz dla startupów, 5. Zarówno Województwo jak i Spółka zgodnie ustalają, że wyrażają wolę wspólnej organizacji Konferencji, która będzie bezpłatna dla wszystkich uczestników. 6. Strony zobowiązują się do współdziałania i realizacji zadań określonych niniejszym Porozumieniem. 2 Obowiązki Stron 1. Spółka ponosi odpowiedzialność za zorganizowanie Konferencji z zastrzeżeniem dalszych postanowień Porozumienia. 2. W ramach współorganizacji Województwo zobowiązuje się do: a) zapewnienia uczestnikom Konferencji infrastruktury niezbędnej do przeprowadzenia Konferencji, tj. sali konferencyjnej w dniach 4 5 października 2016 r. zgodnie z założonym programem i na podstawie uzgodnień pomiędzy Stronami, b) zapewnienia współpracy ze Spółką w kontaktach z uczelniami oraz jednostkami samorządu terytorialnego na terenie województwa lubelskiego, c) wsparcia Spółki w zapewnieniu prelegentów Konferencji w osobie przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego, instytucji otoczenia biznesu oraz uczelni wyższych, d) udziału merytorycznego w wydarzeniu, e) promocji wydarzenia wśród jednostek samorządu terytorialnego, przedsiębiorców, instytucji otoczenia biznesu oraz uczelni wyższych, f) zapewnienia profesjonalnego nagłośnienia i oświetlenia oraz osoby do ich obsługi, g) zapewnienia sprzętu multimedialnego oraz osoby do ich obsługi, h) zapewnienia cateringu podczas przerw kawowych oraz lunchu w trakcie Konferencji w dniu 5 października 2016 r., jak również zapewnienia profesjonalnej obsługi kelnerskiej oraz technicznej, i) zapewnienia szatni wraz z jej obsługą, j) zapewnienia usług związanych z niezbędnymi tłumaczeniami podczas Konferencji, k) zamieszczenia informacji o wydarzeniu na stronach internetowych Województwa o charakterze gospodarczym, l) zamieszczenia linku kierującego do rejestracji na Konferencję na stronie stworzonej przez Spółkę, m) zapewnienia współpracy z mediami regionalnymi, 3. W ramach współorganizacji Spółka zobowiązuje się do: a) przygotowania, opracowania materiałów konferencyjnych i informacyjno promocyjnych, w tym programu wydarzenia, b) nadzoru i wsparcia organizacyjnego, c) opracowania harmonogramu Konferencji, Strona 2 z 5

3 d) opracowania zakresu merytorycznego Konferencji (w tym zapewnienie prelegentów Konferencji), z uwzględnieniem 2 ust. 2 pkt c, e) przygotowania komunikatów konferencyjnych, f) współrealizacji działań promocyjnych w zakresie media relations (zapewnienie współpracy oraz promocji w mediach regionalnych oraz ogólnopolskich: prasa, TV, radio) z uwzględnieniem 2 ust. 2 pkt m, g) promocji wydarzenia wśród przedsiębiorców i inwestorów, h) zapewnienia obsługi technicznej Konferencji, m.in. rejestracji gości online, przygotowanie identyfikatorów oraz zapewnienie profesjonalnej rejestracji uczestników na recepcji podczas Konferencji, i) prowadzenia strony internetowej dedykowanej Konferencji wraz z linkiem do strony internetowej Województwa, a także koordynowania działań promocyjnych na serwisach online, j) przygotowania i wysyłki materiałów związanych z organizacją Konferencji, m.in. zaproszeń z agendą wydarzenia. Wszystkie materiały informacyjne muszą zostać oznaczone logiem Województwa oraz informacją o współorganizacji wydarzenia, k) przygotowania oraz dostarczenia Województwu kompletnej listy uczestników Konferencji w terminie 7 dni od dnia zakończenia wydarzenia, l) zapewnienia Patronatów Honorowych nad Konferencją, m) zapewnienia w dniu 4 października 2016 r. cateringu podczas przerw kawowych oraz kompleksowej organizacji uroczystej Gali. 4. W celu realizacji niniejszego Porozumienia Spółka zobowiązuje się do poniesienia wszelkich innych kosztów, poza wymienionymi w 2 ust. 2, które są niezbędne do organizacji Konferencji. 3 Zawieranie umów z osobami trzecimi W celu realizacji zadań przewidzianych w niniejszym Porozumieniu Strony mogą zawierać odrębne umowy w zakresie przewidzianym niniejszym Porozumieniem. 4 Osoby do kontaktów Do bieżących kontaktów w sprawach realizacji postanowień Porozumienia oraz organizacji Konferencji każda ze Stron ustanawia: 1) Województwo: a) Pan Mariusz Rudzki Departament Gospodarki i Współpracy Zagranicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego, rudzki.mariusz@lubelskie.pl, tel b) Pan Marcin Magdziarz Departament Gospodarki i Współpracy Zagranicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego, marcin.magdziarz@lubelskie.pl, tel ) Spółka: a)pani Aneta Nitschke Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy, anitschke@chwp.pl, tel , kom Strona 3 z 5

4 5 Czas obowiązywania Porozumienia Niniejsze Porozumienie zostało zawarte na czas określony, tj. współorganizacji Konferencji Future of Smart Cities Conference 2016 Finansowanie nowych biznesów i inwestycji samorządowych oraz startupowych w dniach 4 5 października 2016 roku oraz wchodzi w życie z dniem podpisania przez Strony. 6 Finansowanie 1. Strony oświadczają, że ponoszą odpowiedzialność za finansowanie zadań leżących w ich zakresie i nie odpowiadają za finansowanie zadań należących do drugiej ze Stron. 2. Strony zgodnie oświadczają, że przedmiotowe Porozumienie nie rodzi żadnych zobowiązań, w tym finansowych, pomiędzy nimi, jak również nie będzie rodził takich zobowiązań w przyszłości. Strony zgodnie oświadczają, że zobowiązują się do nie podejmowania działań, których skutkiem byłoby powstanie zobowiązań, w tym finansowych, dla którejkolwiek Strony, bez uprzedniej zgody obu Stron wyrażonej w formie pisemnej. 3. Porozumienie nie stanowi w szczególności zawarcia umowy, ani roszczenia o zawarcie umowy w trybie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 2164), nie stanowi zawarcia umowy ani roszczenia o zawarcie umowy w trybie art. 33 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 217), jak również nie stanowi zawarcia umowy ani roszczenia o zawarcie umowy w trybie ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o partnerstwie publiczno prywatnym (Dz. U. z 2015 r., poz. 696, z późn. zm.). Ponadto zawarcie niniejszego Porozumienia nie jest warunkiem ubiegania się w przyszłości o jakiekolwiek zamówienie publiczne lub koncesję na roboty budowlane lub usługi, partnerstwo publiczno prywatne, ani też o dofinansowanie projektu realizowanego ze środków unijnych. 4. Niniejsze Porozumienie nie powoduje powstania jakiegokolwiek stosunku podległości pomiędzy Stronami. W przypadku konfliktu interesów pomiędzy Stronami w zakresie prowadzonej przez Strony działalności, Strony będą realizować swoje zobowiązania lub uprawnienia w sposób autonomiczny, niezależny i na własną odpowiedzialność. 7 Postanowienie końcowe 1. Porozumienie może zostać wypowiedziane w formie pisemnego oświadczenia Strony do 30 dni przed datą wydarzenia. 2. Strony dopuszczają możliwość zmiany terminu realizacji imprezy z ważnych powodów, po wcześniejszym uzgodnieniu pomiędzy Stronami. Strona 4 z 5

5 3. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszego Porozumienia powinny być dokonane w formie pisemnych aneksów podpisanych przez obie strony pod rygorem nieważności. 4. Ewentualne spory wynikłe w związku z realizacją przedmiotu niniejszego Porozumienia Strony zobowiązują się rozpatrywać w drodze wspólnych negocjacji. 5. W sprawach, które nie reguluje niniejsze Porozumienie, zastosowanie będą miały odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. 6. Porozumienie zostało sporządzone w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Województwa oraz jedno dla Spółki. Województwo Lubelskie Kancelaria Prawna J.Chałas i Wspólnicy Strona 5 z 5