Aneksowanie, rozliczenia i kontrola projektów realizowanych w ramach POIG Działanie 6.1

Aneksowanie, rozliczenia i kontrola projektów realizowanych w ramach POIG Działanie 6.1 Poznań, dnia 7 października 2013 Julita Żakowska Irena Ratajczak Mirosław Molik Ogólnie rzecz biorąc.. 2

AGENDA 1. Analiza zapisów Umowy o dofinansowanie 2. Podstawowe dokumenty 3. Realizacja zakresu rzeczowo-finansowego Projektu 5. Wprowadzanie zmian do Umów o dofinansowanie 6. Terminowość realizacji Projektu 7. Wniosek Beneficjenta o płatność 8. Dokumenty stanowiące załączniki do wniosku o płatność 9. Zaliczka jako forma finansowania projektów 10.Wydatkowanie i rozliczanie zaliczki 11.Kontrola realizacji projektów 12.Rozwiązanie umowy i zwrot dofinansowania 3 4 Analiza zapisów umowy o dofinansowanie Okres realizacji projektu kwalifikowalności wydatków ( 6 ust. 3) Zapisy dotyczące rozpoczęcia i zakończenia realizacji Projektu ( 6, ust. 4, 5, 6, 7 i 8) Zasady i terminy składania wniosków o aneks ( 9 i 15) Terminy składania wniosków o płatność ( 7, ust. 7, 8 i 9 Umowy zawarte w ramach konkursów z 2011 r.; ust. 9,10, 11 i 12 Umowy zawarte w ramach konkursów z 2012 r.) Konieczna dokumentacja dotycząca rozliczania Projektu ( 7) 4

Analiza zapisów umowy o dofinansowanie Kontrola Projektu i zasady / terminy przechowywania dokumentów ( 10) Zobowiązania Beneficjenta dotyczące promocji i informacji w ramach realizacji Projektu ( 11) Zakup towarów i usług - procedura wyboru dostawców ( 12) Zapisy dotyczące rozwiązania umowy o dofinansowanie i zwrotu dofinansowania ( 13 i 14) Zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy ( 16) 5 6 Podstawowe dokumenty Umowa o dofinansowanie Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 kwietnia 2008 r. lub 2 kwietnia 2012 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 Ustawa z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 6

Podstawowe dokumenty Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Ustawa o finansach publicznych Kodeks Spółek Handlowych, Kodeks Pracy, Kodeks Cywilny Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej Inne przepisy prawa krajowego i wspólnotowego wskazane w komparycji do Umowy o dofinansowanie 7 8 Realizacja zakresu rzeczowo-finansowego Projektu RIF weryfikuje wnioski o płatność z uwzględnieniem zapisów następujących dokumentów: Umowa o dofinansowanie Wniosek o dofinansowanie, stanowiący załącznik nr 1 do Umowy Harmonogram rzeczowo-finansowy, stanowiący załącznik nr 2 do Umowy Harmonogram płatności, stanowiący załącznik nr 3 do Umowy Wnioski Beneficjentów o wprowadzenie zmian do Umowy o dofinansowanie Plan Rozwoju Eksportu zarekomendowany w ramach Etapu I bądź stanowiący załącznik do Wniosku o dofinansowanie projektu 8

Realizacja zakresu rzeczowo-finansowego Projektu Przykładowe problemy: Rozliczanie kosztów podróży zagranicznej w kontekście zapisów rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego oraz Harmonogramu rzeczowo-finansowego stanowiącego załącznik do Umowy o dofinansowanie (nie kwalifikowalność części krajowej podróży, zmiana ilości wyjazdów, osób i czasu trwania podróży, środka transportu, zakup usług zewnętrznych) Brak Umowy pisemnej zawartej pomiędzy Beneficjentem a osobą podróżującą w ramach Projektu (umowa o pracę, umowa cywilno-prawna, umowa o współpracy), w tym: 9 Realizacja zakresu rzeczowo-finansowego Projektu brak uregulowań związanych z kosztami podróży (nie dotyczy umów o pracę), powiązania osobowo-kapitałowe pomiędzy Beneficjentem a osobą podróżującą (nie dotyczy umów o pracę), wyjątki w powyższym zakresie. Przeliczanie wartości dokumentów walutowych na PLN w przypadku kosztów ponoszonych z rachunku bankowego Beneficjenta (złotówkowego /walutowego) bądź w formie gotówki Kwalifikowanie kosztów podatku od towarów i usług VAT (krajowego / zagranicznego) 10

Realizacja zakresu rzeczowo-finansowego Projektu Wizualizacja materiałów promocyjno-informacyjnych Zmiany w zakresie rzeczowym Projektu, w tym działań/kategorii planowanych do realizacji, rynków docelowych, targów, misji, certyfikatów, środka transportu Rezygnacja z zadań planowanych do realizacji w kontekście osiągnięcia celów i skwantyfikowanych wskaźników produktu / rezultatu oraz generowania oszczędności projektowych Zaciągnięcie zobowiązania przed okresem kwalifikowalności wydatków Przesunięcia oszczędności pomiędzy kategoriami wydatków. Co stanowi oszczędność możliwą do przesunięcia? 11 Realizacja zakresu rzeczowo-finansowego Projektu Dokumentowanie / raportowanie usług doradczych, targów, misji, spotkań z wyselekcjonowanymi partnerami handlowymi Dokonywanie płatności gotówkowych za towary / usługi zakupione w ramach Projektu Zakup usług związanych z uczestnictwem w targach bezpośrednio od organizatora a procedura wyboru dostawców Monitorowanie i dokumentowanie skwantyfikowanych wskaźników produktu / rezultatu w trakcie wdrażania i okresie trwałości Projektu 12

Konstrukcja HRF i HP (obecnie obowiązująca) Harmonogram rzeczowo-finansowy (Załącznik nr 2 do Umowy o dofinansowanie) Zgodnie z obecnie obowiązującym wzorem, realizacja Projektu nie jest podzielona na Etapy realizacji (strony pozytywne i negatywne) Koszty całkowite i kwalifikowane określone są wyłącznie w ramach kategorii głównych Opisy zadań wskazane w HRF, a wymagania w zakresie wprowadzania zmian w tym aneksowania Umowy o dofinansowanie 13 Konstrukcja HRF i HP (obecnie obowiązująca) Harmonogram płatności (Załącznik nr 3 do Umowy o dofinansowanie) Wskazuje terminy składania wniosków o płatność (zaliczkowych/pośrednich/końcowych) w dokładności do kwartału danego roku kalendarzowego Wskazuje koszty całkowite i kwalifikowane szacowane przez Beneficjenta Obowiązek aktualizacji HP (terminy / zasady / problemy) 14

WPROWADZANIE ZMIAN DO UMÓW O DOFINANSOWANIE 15 16 Wniosek o wprowadzenie zmian do Umowy i załączniki Wniosek należy złożyć do Regionalnej Instytucji Finansującej zgodnie z terminami określonymi w 9 Umowy o dofinansowanie: 30 dni od zaistnienia przyczyny konieczności wprowadzenia zmian 30 dni przed dniem upływu okresu kwalifikowalności wydatków Wniosek należy złożyć do Regionalnej Instytucji Finansującej w formie papierowej (oryginał podpisany przez osobę/osoby uprawnioną/e do reprezentacji Beneficjenta), natomiast załączniki również w wersji elektronicznej (edytowalnej) 16

Wniosek o wprowadzenie zmian do Umowy i załączniki Wniosek o wprowadzenie zmian powinien zawierać: Opis zmian wraz z uzasadnieniem (szczegółowym) Opis przyczyny zaistnienia zmian wraz ze wskazaniem dokładnego terminu zaistnienia przyczyny zmiany Oświadczenie Beneficjenta wskazujące wpływ/brak wpływu wnioskowanych zmian na cele projektowe oraz terminy i wartości osiągnięcia skwantyfikowanych wskaźników produktu oraz rezultatu Załączniki, które wymagają aktualizacji w związku z wprowadzaną zmianą: Harmonogram rzeczowo-finansowy Harmonogram płatności 17 18 Wniosek o wprowadzenie zmian i załączniki Tabela skwantyfikowanych wskaźników realizacji celów Projektu na poziomie produktu i rezultatu (z Wniosku o dofinansowanie) Tabela dotyczą lokalizacji Projektu (z Wniosku o dofinansowanie) Dokument rejestrowy nie jest wymaganym załącznikiem (RIF weryfikuje aktualność danych w ogólnie dostępnej ewidencji centralnej) Aneks jest podpisywany przez osobę/osoby uprawnioną/e do reprezentacji Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym lub pełnomocnictwem notarialnym. Uwaga wymagane parafowanie każdej strony dokumentu wraz z załącznikami, wskazanie miejscowości i daty zawarcia aneksu 18

19 Zmiany niewymagające aneksowania Umowy Zakres zmian niewymagających aneksowania wskazuje 15 Umowy o dofinansowanie: adresu i reprezentacji Beneficjenta, rachunków bankowych, o których mowa w 5 Umowy, aktualizacji HP o ile nie powoduje zmiany wysokości zaliczki oraz zmiany okresu kwalifikowalności wydatków, dotyczące przesunięć pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków do 10% wartości kategorii z której następuje przesunięcie Zmiany o których mowa powyżej wymagają pisemnego poinformowania RIF oraz uzasadnienia Zmiany o których mowa powyżej wymagają uzyskania pisemnej akceptacji RIF 19 Zmiany niewymagające aneksowania Umowy Poza tym: W przypadku dokonywania przesunięć kosztów pomiędzy kategoriami wydatków wymagane jest złożenie aktualnego Harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz tabeli prezentującej wartość dokonanych przesunięć w wymiarze liczbowym i procentowym (wartości należy wykazać w porównaniu do wartości wynikających z pierwotnej wersji HRF stanowiącego załącznik do Umowy przesunięcia są określane narastająco). O powyższej zmianie należy poinformować RIF najpóźniej 14 dni przed planowanym terminem złożenia wniosku o płatność ( 15, ust. 2 Umowy dotyczy wyłącznie Umów zawartych w ramach konkursów z 2012 r.) 20

Zmiany niewymagające aneksowania Umowy W przypadku zmiany numeru rachunku bankowego należy przedłożyć dokument potwierdzający założenia konta bankowego (Umowa z bankiem, oświadczenie wystawione przez bank). Zgodnie z 7, ust. 26 Umowy powyższą zmianę należy zgłosić nie później niż w dniu wpływu wniosku Beneficjenta o płatność do RIF. Skutki nieterminowego zgłoszenia zmiany ponosi Beneficjent. Zmiana adresu oznacza zarówno zmianę siedziby Beneficjenta, jak również zmianę danych korespondencyjnych wskazanych w 17 Umowy o dofinansowanie (termin 7 dni zgodnie z 17, ust. 3, pkt. 2). UWAGA w przypadku, gdy w/w zmiany są powiązane również ze zmianą lokalizacji Projektu i jednocześnie zmianie ulegnie kod pocztowy adresu lokalizacji, Umowa będzie wymagała zawarcia aneksu 21 Zmiany niewymagające aneksowania Umowy W przypadku aktualizacji Harmonogramu płatności Beneficjent jest zobowiązany wyłącznie do przedłożenia w/w dokumentu. Aktualizacja nie może stać w sprzeczności do zapisów Umowy o dofinansowanie. Beneficjent jest zobowiązany złożyć aktualny HP do każdego wniosku o płatność (w przypadku braku zmian należy przedłożyć stosowne oświadczenie). Aktualizację HP w zakresie terminu złożenia wniosku o płatność należy zgłosić w terminie nie późniejszym niż 14 dni przed upływem kwartału, na który planowano złożenie wniosku o płatność wraz z uzasadnieniem przyczyn niedotrzymania terminu złożenia wniosku o płatność ( 9, ust. 3 Umowy dotyczy wyłącznie Umów zawartych w ramach konkursów z 2012 r.) 22

23 Przykładowe zmiany w Umowie o dofinansowanie Zmiana terminu realizacji projektu (przesunięcie w czasie, wydłużenie, skrócenie) Przesunięcia kosztów pomiędzy kategoriami wydatków (poniżej lub powyżej 10% kategorii z której następuje przesunięcie) Zmiana wartości kosztów całkowitych, kwalifikowanych i wysokości dofinansowania Projektu Zmiana terminu na złożenie wniosku o płatność Zmiana formy finansowania bądź wysokości zaliczki 23 Przykładowe zmiany w Umowie o dofinansowanie Zmiana bądź rezygnacja z zakupu towarów / usług Zmiany rzeczowe np. środka transportu, ilości podróży, ilości osób podróżujących, czasu trwania podróży, targów, misji Zmiana siedziby Beneficjenta, danych kontaktowych, lokalizacji projektu Zmiana terminów bądź wartości osiągnięcia skwantyfikowanych wskaźników realizacji celów Projektu Zmiana numerów rachunków bankowych wskazanych w Umowie Zmiany prawno-organizacyjne w tym dotyczące reprezentacji Beneficjenta Cesja wierzytelności 24

ZALICZKA JAKO FORMA FINANSOWANIA PROJEKTU 25 26 Ogólne zasady zaliczkowania Wyboru sposobu finansowania projektu dokonuje Beneficjent, wskazując rodzaj płatności w Harmonogramie płatności Zaliczka przekazywana jest na podstawie wniosku o płatność zaliczkową wypełnionego w Generatorze wniosków o płatność, w wysokości wynikającej z aktualnego harmonogramu płatności Wniosek o pierwszą transzę zaliczki może zostać złożony po wniesieniu zabezpieczenia Łączne dofinansowanie wypłacone w formie zaliczek wraz z płatnościami pośrednimi nie może przekroczyć 90% maksymalnej kwoty dofinansowania ( 5 ust. 6) 26

Ogólne zasady zaliczkowania W przypadku wystąpienia z wnioskiem o zaliczkę bezpośrednio po zawarciu Umowy, ale przed rozpoczęciem realizacji projektu, wysokość zaliczki stanowi maksymalnie 50% kwoty dofinansowania przyznanego Umową ( 5 ust. 7) W przypadku wystąpienia o zaliczkę w każdym innym momencie realizacji Projektu, jednak nie później niż przed rozpoczęciem realizacji ostatniego etapu wysokość zaliczki stanowi maksymalnie 50% kwoty dofinansowania przypadającego na pozostałe, nierozpoczęte etapy Wszystkie wydatki poniesione przed złożeniem do RIF wniosku o płatność zaliczkową muszą zostać wykazane przez Beneficjenta we wniosku o płatność pośrednią (zwrot kosztów wyłącznie w formie refundacji) 27 28 Ogólne zasady zaliczkowania Przekazanie kolejnej transzy dofinansowania w formie refundacji jest możliwe pod warunkiem rozliczenia w złożonym wniosku o płatność całkowitej kwoty przekazanej zaliczki ( 5 ust. 7 dotyczy Umów zawartych w ramach konkursów z 2011 r.) Przekazanie kolejnej transzy dofinansowania w formie refundacji jest możliwe pod warunkiem rozliczenia w złożonym wniosku o płatność co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych transz zaliczki ( 5 ust. 7 dotyczy Umów zawartych w ramach konkursów z 2012 r.) 28

Zasady zaliczkowania - zobowiązania Beneficjenta Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia odrębnego rachunku bankowego do obsługi płatności zaliczkowych. Wpłaty na ten rachunek mogą pochodzić wyłącznie od Instytucji Wdrażającej, natomiast wypłaty mogą być dokonywane wyłącznie jako płatności za usługi, towary i koszty podróży zaplanowane w HRF (koszty kwalifikowane) Dopuszczalne jest ponoszenie z w/w rachunku niekwalifikowanego podatku od towarów i usług VAT pod warunkiem, że niekwalifikowany VAT odnosi się do wydatku kwalifikującego się do objęcia wsparciem oraz, że w tym samym dniu, w którym Beneficjent dokonał z tego rachunku zapłaty za niekwalifikowany VAT, rachunek ten zostanie zasilony kwotą odpowiadającą kwocie niekwalifikowanego podatku VAT (dopisek do 7, ust. 10 Umowy) 29 Zasady zaliczkowania - zobowiązania Beneficjenta Odsetki bankowe narosłe na rachunku są wykazywane we wniosku o płatność i pomniejszają kwotę kolejnej płatności (punkt 12 WNP). W przypadku wydatkowania z rachunku przeznaczonego do obsługi zaliczki kosztów niekwalifikowanych, Beneficjent zostanie zobowiązany do przedłożenia zaświadczenia z banku potwierdzającego wartość odsetek jaka narosłaby na w/w rachunku bankowym od wartości nieprawidłowo wydatkowanych środków. UWAGA ZGODNIE Z DECYZJĄ PARP OBECNIE POWYŻSZE NIE OBOWIĄZUJE BENEFICJENTÓW DZIAŁANIA 6.1 PO IG 30

Zasady zaliczkowania - zobowiązania Beneficjenta Beneficjent jest zobowiązany do przedkładania, wraz z wnioskiem o płatność, wyciągów z rachunku bankowego do obsługi płatności zaliczkowych, za okres którego dotyczy wniosek o płatność: I wniosek o płatność: za okres od otwarcia rachunku do dnia złożenia wniosku o płatność II i kolejne wnioski o płatność: za okres od dnia rozpoczynającego kolejny rozliczany etap do dnia złożenia wniosku o płatność Powyższe zobowiązanie Beneficjenta dotyczy również wniosków o płatność rozliczanych na podstawie zestawienia dokumentów księgowych 31 32 Zasady zaliczkowania - zobowiązania Beneficjenta Beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania przepisów dotyczących trybu wydatkowania, rozliczania i zwrotu środków dotacji celowej niewykorzystanych w danym roku budżetowym, zgodnie z Ustawą o finansach publicznych Środki dotacji celowej wypłacone w formie zaliczki niewykorzystane do końca roku budżetowego podlegają zwrotowi do dnia 10 stycznia następnego roku budżetowego (zwrot 15% zaliczki pozostającej na rachunku Beneficjenta na dzień 31 grudnia danego roku kalendarzowego kwoty głównej) 32

Zasady zaliczkowania - zobowiązania Beneficjenta Beneficjent może ponosić wydatki z rachunku bieżącego w okresie między dniem złożenia wniosku o płatność zaliczkową a dniem otrzymania zaliczki. Następnie należy zrefundować wartość wydatkowanych kosztów kwalifikowanych z rachunku zaliczkowego na rachunek bieżący. Zgodnie z obecnie obowiązującymi zasadami, Beneficjent jest zobowiązany do rozliczenia co najmniej 70% łącznych transz zaliczki otrzymanej w danym roku kalendarzowym najpóźniej do dnia 10 stycznia kolejnego roku kalendarzowego ( 7, ust. 4 i 30 Umowy). 33 Zasady zaliczkowania - zobowiązania Beneficjenta Niedochowanie powyższego terminu, bądź niezłożenie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę w terminie określonym w Umowie, bądź w przypadku, gdy kwota dofinansowania wynikająca z zatwierdzonych wydatków kwalifikowanych wraz z dokonanym zwrotem zaliczki, nie stanowi 70% o których mowa powyżej, będzie skutkować naliczeniem odsetek od środków pozostających do rozliczenia 70% łącznej kwoty przekazanych transz zaliczki. Powyższe odsetki nalicza się jak dla zaległości podatkowych, licząc od dnia przekazania środków do dnia zwrotu nierozliczonej zaliczki bądź dnia złożenia kolejnego wniosku o płatność 34

35 Zasady zaliczkowania - zobowiązania Beneficjenta Najczęściej występujące problemy dotyczące zaliczki Wydatkowanie a rozliczanie zaliczki na czym polega różnica Problem obliczania należnego dofinansowania Rozliczenie otrzymanej zaliczki w kwotach i terminach określonych Umową o dofinansowanie Nieprawidłowe wydatkowanie środków z rachunku przeznaczonego do obsługi zaliczki (bilansowanie) 35 36 Rozliczenie zaliczki - przykłady PRZYKŁAD I Zaliczka przeznaczona na jeden Etap realizacji Projektu - rozliczenie 100% zaliczki w ramach jednego wniosku o płatność: Zaliczka jest rozliczana w odniesieniu do należnego dofinansowania. Wartość zaliczki 50.000 Wartość kosztów kwalifikowanych wg Harmonogramu płatności 120.000 Wartość dofinansowania wg Umowy o dofinansowanie (50%) 60.000 36

Rozliczenie zaliczki - przykłady Obliczenie wartości należnego dofinansowania: Poniesiono koszty kwalifikowane w wysokości 120.000 Kwota wnioskowana 120.000 * 50% = 60.000 Kwota wnioskowana pomniejszona o wartość przekazanej zaliczki 60.000-50.000 = 10.000 Kwota wskazana w punkcie 10 wniosku o płatność pośrednią pierwszą = 10.000 37 38 Rozliczenie zaliczki - przykłady PRZYKŁAD II Zaliczka przeznaczona na dwa Etapy realizacji Projektu - rozliczenie 100% zaliczki w ramach dwóch wniosków o płatność Wartość zaliczki 50.000 (otrzymana przed rozpoczęciem realizacji Projektu) A) Wartość kosztów kwalifikowanych w Etapie 1 wg Harmonogramu płatności 80.000 Wartość dofinansowania w Etapie 1 wg Umowy o dofinansowanie (50%) 40.000 (rozliczana w ramach środków otrzymanych z zaliczki) 38

Rozliczenie zaliczki - przykłady B) Wartość kosztów kwalifikowanych w Etapie 2 wg Harmonogramu płatności 40.000 Wartość dofinansowania w Etapie 2 wg Umowy o dofinansowanie (50%) 20.000 (10.000 rozliczane w ramach środków otrzymanych z zaliczki, a drugie 10.000 będzie stanowić refundację kosztów poniesionych w Etapie 2 Projektu) Obliczenie wartości należnego dofinansowania: A) Poniesione koszty kwalifikowane w Etapie 1 70.000 Należna kwota wnioskowana w Etapie 1 70.000 x 50% = 35.000 39 Rozliczenie zaliczki - przykłady Kwota należnego dofinansowania nie rozliczona w Etapie 1 tj. 5.000 (40.000 35.000) powinna być rozliczona w Etapie 2. UWAGA ze względu na niższą kwotę wydatkowaną w Etapie 1 (niż pierwotnie planowana w HP), należy dokonać aktualizacji Harmonogramu płatności. Kwota wskazana w punkcie 10 wniosku o płatność pośrednią pierwszą = 0,00 B) Poniesione koszty kwalifikowane w Etapie 2 38.000 Należna kwota wnioskowana w Etapie 2 38.000 x 50% = 19.000 40

41 Rozliczenie zaliczki - przykłady Mając na uwadze, iż otrzymana zaliczka została rozliczona w Etapie 1 w kwocie 35.000, pozostałą część zaliczki tj. 15.000 Beneficjent powinien rozliczyć w Etapie 2 (5.000 nierozliczone w Etapie 1 oraz 10.000 zaliczki przeznaczonej na Etap 2). Z powyższego wynika, iż w Etapie 2 Beneficjentowi należne jest dofinansowanie w kwocie 19.000, co oznacza, iż 15.000 stanowić będzie 100% rozliczenia zaliczki a pozostałą kwotę tj. 4.000 Beneficjent otrzyma w formie refundacji Kwota wskazana w punkcie 10 wniosku o płatność pośrednią drugą = 4.000 41 42 Wniosek Beneficjenta o płatność 42

Wniosek Beneficjenta o płatność Dane przedstawione we wniosku o płatność muszą być spójne z danymi zawartymi w Umowie o dofinansowanie wraz z późniejszymi zmianami i jej załącznikami. Szare pola we wniosku o płatność wypełniane są przez pracownika RIF Przystępując do wypełniania wniosku o płatność należy zapoznać się z Instrukcją wypełniania wniosku Beneficjenta o płatność, która znajduje się zakładce Pomoc w Generatorze Wniosków Beneficjenta o płatność. 43 Wniosek Beneficjenta o płatność Wniosek o płatność służy: wnioskowaniu o przyznanie pierwszej płatności zaliczkowej (Beneficjent wypełnia poz. 2-8, 10, 14, 17, 18, 20, 21); rozliczeniu środków przekazanych Beneficjentowi w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze środków (Beneficjent wypełnia poz. 1-21); 44

Wniosek Beneficjenta o płatność wnioskowaniu o przyznanie płatności stanowiącej refundację wydatków sfinansowanych ze środków Beneficjenta (Beneficjent wypełnia poz. 1-21); przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu (funkcja sprawozdawcza Beneficjent wypełnia w pkt. 2 dane Beneficjenta, informację o osobach wyznaczonych do kontaktu, a także osi priorytetowej, działaniu, poddziałaniu, nazwie projektu, numerze projektu, numerze umowy/decyzji o dofinansowanie poz. 1-7, a także część sprawozdawczą wniosku o płatność, tj. poz. 13-21). 45 Wniosek Beneficjenta o płatność Wniosek o płatność jest składany z częstotliwością określoną w umowie o dofinansowanie ( 7, ust. 7, 8, 9) tj.: W kwartałach zgodnych z aktualnym Harmonogramem płatności Minimum dwa wnioski o płatność w terminie do 31 października danego roku kalendarzowego. W przypadku rozpoczęcia projektu w III kwartale, minimum jeden wniosek do 31 października. W przypadku zakończenia realizacji Projektu w I bądź II kwartale, minimum jeden wniosek w danym roku kalendarzowym, natomiast w przypadku zakończenia realizacji po 31 października, minimum trzy wnioski tj. dwa wnioski pośrednie do 31 października i wniosek końcowy najpóźniej w dniu zakończenia realizacji projektu 46

Wniosek Beneficjenta o płatność 1. Wniosek za okres do Płatność pośrednia pierwsza i kolejne Płatność końcowa data ostatniej płatności dokonanej w ramach dokumentów rozliczanych przedmiotowym wnioskiem o płatność lub data złożenia wniosku w RIF data ostatniej płatności dokonanej w ramach dokumentów rozliczanych przedmiotowym wnioskiem o płatność lub data złożenia wniosku w RIF, jednakże nie późniejsza niż data zakończenia realizacji projektu wskazana w 6 ust. 3 Umowy o dofinansowanie 47 Wniosek Beneficjenta o płatność 2. Dane Beneficjenta Informacje o Beneficjencie (nazwa, telefon, faks, e-mail) wskazane w 17 Umowy UWAGA! W przypadku zmiany danych kontaktowych o których mowa powyżej, Beneficjent jest zobowiązany do pisemnego poinformowania Instytucji Wdrażającej o dokonanych zmianach. W przypadku, gdy zmiana danych kontaktowych wynika ze zmian w dokumencie rejestrowym i/lub ma wpływ na zmianę lokalizacji projektu, Beneficjent składa wniosek o wprowadzenie zmian 48

Wniosek Beneficjenta o płatność Dane osoby do kontaktu osoba rzeczywiście przygotowująca wniosek o płatność Numer rachunku bankowego zgodny z Umową o dofinansowanie lub zatwierdzoną przez RIF/PARP Umową o przelew wierzytelności w przypadku zaliczki wyodrębniony do obsługi płatności zaliczkowych (zgodny z Umową o dofinansowanie) zmiana numeru rachunku bankowego wymaga złożenia wniosku o wprowadzenie zmian do umowy o dofinansowanie 49 Wniosek Beneficjenta o płatność 3. Oś priorytetowa Należy podać numer i nazwę osi priorytetowej, w ramach której realizowany jest projekt, wybierając z listy rozwijalnej Działanie 6.1 Polska gospodarka na rynku międzynarodowym 4. Działanie Należy podać nazwę i numer działania, w ramach którego realizowany jest projekt, wybierając z listy rozwijalnej Działanie 6.1 Paszport do eksportu 50

Wniosek Beneficjenta o płatność 4a. Poddziałanie Należy podać numer i nazwę Poddziałania, w ramach którego realizowany jest projekt (jeżeli dotyczy), wybierając z listy rozwijalnej Nie dotyczy działania 6.1 PO IG 5. Nazwa projektu - Należy podać nazwę / tytuł projektu zgodnie z 2 Umowy o dofinansowanie 6. Numer projektu - Należy podać numer projektu / wniosku o dofinansowanie zgodny z numerem określonym w umowie o dofinansowanie. (np. WND-POIG.06.01.00-30-001/12) 51 Wniosek Beneficjenta o płatność 7. Umowa / decyzja o dofinansowanie - Należy podać pierwotny numer umowy o dofinansowanie (bez aneksów) np. UDA-POIG.06.01.00-30- 001/12-00 Należy ponadto zaznaczyć UMOWA oraz wybrać jedną z dwóch opcji: Wniosek o płatność wraz ze sprawozdaniem Sprawozdanie W przypadku wniosku o pierwszą płatność zaliczkową należy dodatkowo zaznaczyć: pierwsza płatność zaliczkowa 52

Wniosek Beneficjenta o płatność 8. Płatność płatność zaliczkowa ma miejsce wówczas, gdy Beneficjent otrzymuje dofinansowanie z góry, po czym rozlicza w kolejnych wnioskach o płatność poniesione przez siebie wydatki. Pozycja zaznaczana w sytuacji, gdy Beneficjent ubiega się o pierwszą i kolejne transze zaliczki; płatność pośrednia występuje w systemie refundacyjnym, gdzie płatność dla Beneficjenta jest zwrotem określonej części poniesionych przez Beneficjenta wydatków wykazanych we wniosku o płatność; występuje również w przypadku wniosku o płatność pośrednią, w którym Beneficjent rozlicza się z wydatkowania zaliczki; 53 Wniosek Beneficjenta o płatność płatność końcowa Beneficjent zaznacza zawsze przy ostatnim wniosku o płatność dotyczącym danego projektu; po wybraniu tej opcji nie będzie już możliwe złożenie kolejnego wniosku o płatność; nie dotyczy w przypadku, gdy wniosek Beneficjenta stanowi jedynie rozliczenie przekazanej zaliczki; wniosek służy jedynie rozliczeniu dokonanych wydatków. 8a. Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem Kwota wynikająca z sumy kolumny 6 punktu 11 (kwota brutto dokumentów księgowych) 54

Wniosek Beneficjenta o płatność 9. Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem Kwota wynikająca z sumy kolumny 8 tabeli 11 wniosku o płatność oraz sumy kolumny 8 punktu 13 wniosku o płatność 10. Wnioskowana kwota Refundacja kwota wynikająca z przeliczenia wartości z punktu 9 wniosku przez intensywność wsparcia wynikającą z Umowy o dofinansowanie, pomniejszona o wartość otrzymanej zaliczki (jeżeli dotyczy) oraz wartość odsetek narosłych na rachunku bankowym przeznaczonym do obsługi zaliczki (jeżeli dotyczy) 55 Wniosek Beneficjenta o płatność UWAGA! W przypadku wniosków o płatność pośrednią, wartość dofinansowania należy zaokrąglić do dwóch miejsc po przecinku w dół. Wyrównania należy dokonać w ramach końcowego wniosku o płatność. Zaliczka kwota zaliczki wynikająca z Harmonogramu płatności, który stanowi załącznik do Umowy o dofinansowanie 56

11. Zestawienie dokumentów (1) Kolumna 1 Kolumna 2 Kolumna 3 Kolumna 4 Kolumna 5 Kolumna 6, 7, 8 - Kolumna 9 - numer dokumentu należy wskazać numer faktury, rachunku, polecenia wyjazdu służbowego bądź innego dokumentu księgowego - numer ewidencyjny lub księgowy zgodny z rejestrem księgowym - data wystawienia dokumentu Wniosek Beneficjenta o płatność - data zapłaty należy podać wszystkie daty zapłaty dokumentu księgowego - nazwa towaru lub usługi powinna być spójna z nazwami wskazanymi na dokumencie księgowym kwota dokumentu brutto, netto, kwalifikowana należy wskazać całkowitą wartość brutto dokumentu, całkowitą wartość netto dokumentu, wartość uznaną za kwalifikowaną (bez podatku VAT jeżeli nie stanowi kosztu kwalifikowanego w ramach Projektu) - w tym VAT w przypadku, gdy VAT nie stanowi kosztu kwalifikowanego w niniejszej kolumnie należy wskazać 0,00 57 Wniosek Beneficjenta o płatność Dodatkowo w kolumnie 5 RIF zaleca wskazanie oznaczenia liczbowoliterowego kategorii z Harmonogramu rzeczowo-finansowego w ramach której jest rozliczany dany dokument księgowy Różnica pomiędzy wartościami w kolumnach kwota dokumentu brutto i kwota dokumentu netto może wynikać wyłącznie z podatku VAT (krajowego/zagranicznego). Dokument księgowy wykazujemy w jednym wierszu tabeli 11 również w przypadku, gdy koszty są związane z kilkoma kategoriami wydatków. 58

Wniosek Beneficjenta o płatność W przypadku dokumentów wystawionych w walutach obcych, opłaconych przez Beneficjenta z rachunku bankowego, wartość na PLN należy przeliczyć wg kursu z dnia dokonania płatności wskazanego przez bank z którego płatność nastąpiła. W przypadku, gdy nie ma możliwości ustalenia kursu rzeczywistego (wskazanego przez bank) do wyliczenia waluty na PLN należy zastosować najniższy kurs sprzedaży dla dewiz z dnia dokonania płatności na podstawie tabel kursu walut obowiązujących w banku z którego nastąpiła płatność. W przypadku, gdy płatność została dokonana w formie gotówkowej, przeliczenia waluty na PLN należy dokonać zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy o rachunkowości a przede wszystkim zgodnie z polityką rachunkową Beneficjenta 59 13. Postęp rzeczowo-finansowy Wniosek Beneficjenta o płatność Kolumna 1 należy wykazać wszystkie kategorie główne wskazane w Harmonogramie rzeczowo-finansowym (nazwy Działań określone w rozporządzeniu MRR) Kolumna 2 należy wskazać krótki opis prezentujący stan realizacji zadań przypisanych do danej kategorii wydatków. RIF zaleca również wskazanie oznaczenia liczbowo-literowego przypisanego do danego zadania w HRF. Opis będzie miał charakter narastający np. w drugim wniosku o płatność wskazujemy które zadania zostały w ramach danej kategorii rozliczone pierwszym wnioskiem o płatność oraz wskazujemy zadania rozliczane bieżącym wnioskiem o płatność. 60

Wniosek Beneficjenta o płatność Kolumna 3 i 4 należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach ogółem i wydatkach kwalifikowalnych, jakie zgodnie z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym (załącznik do umowy / aneksu / zmiany bez aneksu) powinny być poniesione w ramach poszczególnych kategorii Suma kolumny 3 powinna być spójna z wartością całkowitego wydatku projektu wskazanego w Umowie o dofinansowanie (aneksie) oraz Harmonogramie rzeczowo-finansowym Suma kolumny 4 powinna być spójna z wydatkami kwalifikowanymi wskazanymi w Umowie o dofinansowanie (aneksie) oraz Harmonogramie rzeczowo-finansowym 61 Wniosek Beneficjenta o płatność Kolumna 5 i 6 wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu narastająco, włącznie z wydatkami rozliczanymi niniejszym wnioskiem o płatność. Kolumna 7 i 8 należy przedstawić wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione w okresie objętym wnioskiem. Wydatki powinny wynikać z faktur wymienionych w punkcie 11 wniosku o płatność. Jeżeli w pkt. 11 wniosku zostanie wykazany VAT jako kwalifikowany (w kolumnie 9), wówczas w pkt. 13, kolumnie 5 i 7 należy wskazać wartości netto z dokumentów księgowych powiększone o kwalifikowany VAT. 62

Wniosek Beneficjenta o płatność W przypadku, gdy część kosztów z dokumentu księgowego wskazanego w pkt. 11 wniosku nie jest związana z realizacją Projektu, wówczas w kolumnie 5 i 7 pkt. 13 należy wskazać wyłącznie kwoty związane z realizowanym Projektem Kolumna 9 - procentowa relacja wartości z kolumny 6 do wartości z kolumny 4 (wyliczana przez Generator). 63 Wniosek Beneficjenta o płatność 14. Planowany przebieg rzeczowy realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku Beneficjent powinien w kilku zdaniach opisać zadania, jakie planuje zrealizować w ramach poszczególnych kategorii wydatków do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność tj. zdania planowane do wykonania w kolejnym Etapie realizacji Projektu (od czasu złożenia niniejszego wniosku o płatność do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność). Wskazane zadania powinny być tożsame z zadaniami wynikającymi z aktualnego Harmonogramu rzeczowofinansowego, co pozwoli RIF na weryfikację kwalifikowalności wskazanych do realizacji zadań. Uwaga nie wystarczy wskazać kategorii/podkategorii wynikającej z rozporządzenia MRR 64

Wniosek Beneficjenta o płatność 15. Wskaźniki realizacji celów Tabele dotyczą katalogu wskaźników realizacji projektu, do których osiągnięcia zobowiązał się Beneficjent na podstawie Umowy o dofinansowanie i wcześniej zawarł we Wniosku o dofinansowanie. Stanowią skwantyfikowaną wartość celów projektowych na poziomie produktu i rezultatu. Szczegóły dotyczące realizacji i monitorowania w/w wskaźników zostały określone w instrukcji do Wniosku o dofinansowanie 65 Wniosek Beneficjenta o płatność 15a. Wskaźniki produktu Tabela wypełniana dla wniosku o płatność pośrednią i końcową. W przypadku pierwszego wniosku o płatność, wartości wykazane w kolumnie 5 i 6 są takie same. W przypadku kolejnych wniosków o płatność, w kolumnie 5 należy wskazać wartość wskaźnika osiągniętą w Etapie, który jest rozliczany przedmiotowym wnioskiem, natomiast w kolumnie 6 należy wskazać wartości narastająco tj. wartość osiągniętą w poprzednich Etapach realizacji Projektu wraz z wartością osiągniętą w obecnie rozliczanym Etapie 15b. Wskaźniki rezultatu Tabela wypełniana wyłącznie przy wniosku o płatność końcową. 66

Wniosek Beneficjenta o płatność 16. Informacje na temat problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu - w przypadku wniosku o płatność końcową należy podać poziom osiągnięcia wskaźników rezultatu wraz z uzasadnieniem niepełnej realizacji któregokolwiek ze wskaźników rezultatu. 17. Harmonogram Należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowanych, jakie Beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech kwartałach. Harmonogram musi być spójny z aktualnym Harmonogramem płatności 67 Wniosek Beneficjenta o płatność 18. Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnotowych, do przestrzegania których Beneficjent zobowiązał się w umowie/decyzji o dofinansowanie. 19. Informacja na temat promocji projektu Należy zamieścić opis działań podjętych przez Beneficjenta w celu informowania o udziale w programie, a w szczególności o fakcie współfinansowania projektu ze środków EFRR. UWAGA na zapisy 11 Umowy o dofinansowanie (prawidłowe oznakowanie materiałów promocyjnoinformacyjnych) 68

Wniosek Beneficjenta o płatność 20. Oświadczenie Beneficjenta Należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem, podając adres i charakter miejsca (np. siedziba firmy, miejsce stałego zameldowania) oraz zaznaczyć możliwość lub brak możliwości odzyskania podatku VAT. 21. Załączniki Należy wybrać z listy załączniki oraz wpisać miejsce i datę. Należy zawsze wpisywać bieżącą / aktualną datę wypełnienia wniosku o płatność. Wniosek czytelnie podpisuje osoba/osoby uprawniona/e do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym 69 Wniosek Beneficjenta o płatność W przypadku, gdy adres przechowywania dokumentów wskazany w punkcie 20 jest inny niż adres siedziby, należy koniecznie ostemplować wniosek pieczęcią firmową Beneficjenta z adresem siedziby firmy. W pozostałych przypadkach stempel firmowy jest wskazany, ale nie jest konieczny. Wniosek o płatność sporządzany jest w aktualnej wersji Generatora wniosków o płatność dostępnej na stronie www.parp.gov.pl. Wersja elektroniczna wniosku musi zostać zapisana na nośniku informatycznym (wersja xml oraz 2 pliki pdf) i być tożsama z wersją papierową przedłożoną w RIF. UWAGA na sumę kontrolną 70

71 Dokumenty stanowiące załączniki do wniosku Beneficjenta o płatność 71 Wniosek rozliczany na dokumentach UWAGA zgodnie z zapisami 7 Umowy o dofinansowanie w przypadku pierwszego wniosku o płatność pośrednią Beneficjent jest zobowiązany przedłożyć w RIF komplet dokumentów potwierdzających realizację zakresu rzeczowo-finansowego Projektu. 72

Wniosek rozliczany na dokumentach 1. DOKUMENTY KSIĘGOWE Kopie faktur lub innych dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków kwalifikowanych oraz niekwalifikowanych Podstawowe dokumenty księgowe: faktury, faktury korygujące, rachunki, polecenia wyjazdów służbowych / rachunki kosztów podróży Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnioną/e do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym bądź pełnomocnictwem Należy dostarczyć również faktury proforma oraz inne dokumenty mogące być podstawą dokonania płatności zaliczkowych 73 Wniosek rozliczany na dokumentach Opis na fakturach musi zostać umieszczony na drugiej stronie dokumentu księgowego. Tak więc kopie dokumentów księgowych dostarczonych do właściwej instytucji muszą zawierać kopie opisu potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę. Wymogi te mają na celu m.in. wyeliminowanie ryzyka wielokrotnej refundacji tych samych wydatków w różnych programach operacyjnych Nie należy opisywać: faktur proforma, protokołów, umów/zamówień, wyciągów bankowych/poleceń przelewu (nie dotyczy wydatków związanych z prowadzeniem rachunku bankowego), załączników (faktur, paragonów itp.) do rachunku koszów podróży 74

Wniosek rozliczany na dokumentach Każdy oryginał dokumentu księgowego należy opisać wskazując następujące informacje nazwa (tytuł) projektu wynikający z umowy o dofinansowanie; data zawarcia i numer Umowy o dofinansowanie; opis związku wydatku z Umową o dofinansowanie należy zaznaczyć w opisie faktury, do której z kategorii wydatków zatwierdzonych w Umowie o dofinansowanie odnosi się wydatek dokumentowany fakturą; dodatkowo należy wskazać nazwę konkretnego zadania UWAGA nazwa powinna być spójna z nazwą wskazaną w aktualnym Harmonogramie rzeczowo-finansowym; 75 Wniosek rozliczany na dokumentach informacja o procencie i kwocie współfinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego należy podać wartość stanowiącą 85% kwoty dofinansowania zaokrągloną w dół do dwóch miejsc po przecinku (wynikającą z dokumentu, bądź łączną wartość wskazaną w Umowie o dofinansowanie/aktualnym aneksie do Umowy); dekretacja oraz nr księgowy dokumentu; informacja o poprawności formalnej i merytorycznej; adnotacja o sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu). na fakturach wyrażonych w walutach obcych należy dodatkowo podać kurs waluty z dnia dokonania płatności za fakturę. 76

Wniosek rozliczany na dokumentach 2. DOWODY ZAPŁATY Kopie dowodów zapłaty za faktury i inne dowody księgowe Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym Dowód zapłaty powinien potwierdzać pełne dane obu Stron, walutę rachunku, numery rachunków bankowych, kwotę przelewu, pełny numer faktury 77 Wniosek rozliczany na dokumentach Wyciąg bankowy kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem wraz z pierwszą stroną (w celu identyfikacji posiadacza rachunku). Polecenie przelewu kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem wraz ze stemplem właściwego banku potwierdzającym realizację przelewu oraz adnotacją banku o faktycznym wykonaniu zleconej transakcji lub informację o zgodności z ustawą Prawo bankowe 78

Wniosek rozliczany na dokumentach Zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie ( 6, ust. 11, 12 i 13): Wszelkie płatności za działania wykonane w ramach Projektu, dokonywane są za pośrednictwem rachunku bankowego Beneficjenta, który nie musi być tożsamy z rachunkiem bankowym, o którym mowa w 5 ust. 10, za wyjątkiem płatności dokonanych ze środków przekazanych w formie zaliczki. W takim przypadku płatności muszą być dokonywane z rachunku wyodrębnionego dla płatności zaliczki, o którym mowa w 5 ust. 10 z zastrzeżeniem postanowień 7 ust. 3. 79 Wniosek rozliczany na dokumentach W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość dokonania płatności gotówkowej z tytułu niektórych wydatków na zasadach określonych w Wytycznych, o których mowa w 3 ust. 1 pkt. 4 (Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IG) 80

Wniosek rozliczany na dokumentach W przypadku, gdy płatność za wykonane: usługi lub dostawy konieczne do prawidłowego zrealizowania projektu została dokonana w sposób inny niż określony w ust. 11 beneficjent zobowiązany jest poinformować Instytucję Wdrażającą / Instytucję Pośredniczącą II stopnia, z zastrzeżeniem 17 ust. 4 o sposobie poniesienia płatności. Instytucja Wdrażająca / Instytucja Pośrednicząca II stopnia, z zastrzeżeniem 17, ust. 4 w celu ustalenia kwalifikowalności takiego wydatku może poprosić beneficjenta o dostarczenie dodatkowych dokumentów i wyjaśnień (dotyczy wyłącznie Beneficjentów, którzy wnioski o dofinansowanie złożyli w 2012 r.) 81 Wniosek rozliczany na dokumentach W przypadku Beneficjentów, którzy złożyli wnioski o dofinansowanie przed 2012 rokiem istnieje możliwość dokonania odpowiednich zmian w Umowie o dofinansowanie, które umożliwią dokonywanie płatności w formie innej niż przelew i gotówka. UWAGA - zmiana aneksem jest niezbędna przed zatwierdzeniem wniosku o płatność. Powyższe dotyczy np. kompensaty. Dla potwierdzenia prawidłowego rozliczenia kompensaty wymagane są dodatkowe dokumenty, w zależności od przedłożonych wcześniej dokumentów. 82

Wniosek rozliczany na dokumentach 3. PROTOKOŁY Kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym Protokoły są w szczególności wymagane jako potwierdzenie realizacji usług, w tym: organizacji spotkań, targów/misji, badań certyfikacyjnych, pozostałych usług doradczych wskazanych w rozporządzeniu. 83 Wniosek rozliczany na dokumentach UWAGA - data sprzedaży z faktury powinna być co do zasady spójna z datą sporządzenia protokołu, chyba że z umowy z wykonawcą wynika inaczej W przypadku kwalifikowania kosztów podróży, niezbędnym protokołem jest sporządzony przez osobę delegowaną w podróż harmonogram misji bądź odbytych spotkań w ramach wyszukiwania i doboru partnerów handlowych. Powyższe protokoły stanowią nie tylko poświadczenie odbytej podróży, ale są niezbędne do zweryfikowania kwalifikowalności kosztów podróży w kontekście limitów wynikających z Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego. 84

Wniosek rozliczany na dokumentach 4. UMOWY Kopie umów z dostawcami ( w szczególności usług) Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym W przypadku pojawienia się w dokumentach zapisów dotyczących kosztów niekwalifikowanych należy przedstawić wyjaśnienie / specyfikację sporządzoną przez dostawców wyodrębniającą ich cenę 85 Wniosek rozliczany na dokumentach 5. INNE DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE REALIZACJĘ ZADAŃ Beneficjent jest zobowiązany do dostarczenia innych niezbędnych dokumentów potwierdzających realizację działań. Dotyczy w szczególności kosztów związanych z: udziałem w zagranicznych imprezach targowo-wystawienniczych w charakterze wystawcy, organizacją i udziałem w misjach gospodarczych za granicą 86

Wniosek rozliczany na dokumentach wyszukiwaniem i doborem partnerów na rynku docelowym, uzyskaniem niezbędnych dokumentów uprawniających do wprowadzenia produktów lub usług przedsiębiorcy na wybrane rynki docelowe, doradztwem w zakresie strategii finansowania przedsięwzięć eksportowych i działalności eksportowej, doradztwem w zakresie opracowania koncepcji wizerunku przedsiębiorcy na wybranych rynkach docelowych. 87 Wniosek rozliczany na dokumentach 6. WERSJE ELEKTRONICZNE Beneficjent wraz z wnioskiem o płatność musi dostarczyć elektroniczną wersję dokumentów sporządzonych w ramach Projektu tj.: dokumentów związanych z utworzeniem grupy docelowej potencjalnych partnerów handlowych, dokumentów uprawniających do wprowadzenia produktów lub usług przedsiębiorcy na wybrany rynek zagraniczny, 88

Wniosek rozliczany na dokumentach dokumentów przedstawiających strategię finansowania przedsięwzięć eksportowych i działalności eksportowej, opracowań koncepcji wizerunku przedsiębiorcy na wybranym rynku zagranicznym Kopie wersji papierowych ww. dokumentów muszą zostać dostarczone jedynie na żądanie Instytucji Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Dokumenty w oryginale muszą zostać okazane w trakcie wizyty kontrolującej. 89 Wniosek rozliczany na dokumentach 7. DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE OSIĄGNIĘCIE WSKAŹNIKÓW Zgodnie z zapisami Umowy do powyższych w szczególności zaliczamy dokumenty potwierdzające udział w zagranicznych imprezach targowowystawienniczych; dokumenty potwierdzające uczestnictwo w misjach gospodarczych; raporty opracowane w ramach wyszukiwania i doboru partnerów na rynkach docelowych; 90

Wniosek rozliczany na dokumentach dokumenty / strategie / opracowania koncepcji stworzonych w ramach działań wskazanych w pkt. 11 lit. d - f wniosku o dofinansowanie stanowiącego załącznik nr 1 do Umowy o dofinansowanie Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym 91 Wniosek rozliczany na dokumentach 8. KOPIE WIARYGODNYCH TŁUMACZEŃ Kopie dokumentów powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym. Tłumaczeniu podlegają wszystkie dokumenty obcojęzyczne np. faktury, rachunki, paragony, umowy, zamówienia, regulaminy, oświadczenia, wyniki badań / analiz, raporty i inne. Na oryginale tłumaczenia należy wskazać osobę dokonującą tłumaczenia (imię, nazwisko, podpis) 92

Wniosek rozliczany na dokumentach 9. PROMOCJA I INFORMACJA Najpopularniejsze rodzaje promocji w ramach Działania 6.1 PO IG wraz z przykładowymi dokumentami potwierdzającymi ich realizację: artykuły sponsorowane w Internecie potwierdzenie stanowi wersja elektroniczna artykułu sponsorowanego wraz z print screen em ze stron, na których artykuł został zamieszczony. Należy również dostarczyć wersję elektroniczną artykułu; konieczne wszystkie elementy wymienione w 11 Umowy o dofinansowanie; 93 Wniosek rozliczany na dokumentach promocja w czasopismach zagranicznych (reklama, artykuł sponsorowany) potwierdzeniem jest kopia strony gazety z widoczną reklamą oraz numerem strony gazety wraz z kopią pierwszej strony gazety; konieczne wszystkie elementy wymienione w 11 Umowy o dofinansowanie; konferencje potwierdzeniem są zdjęcia (wskazujące całość sali z uczestnikami, prezentacją itp., a nie tylko osobę prowadzącą); plan konferencji, zaproszenie na konferencję, lista obecności z konferencji itp. 94

Wniosek rozliczany na dokumentach materiały promocyjne (plakat, ulotka, katalog) potwierdzeniem są kserokopie materiałów oraz przedstawienie oryginału materiału do wglądu pracownikowi prowadzącemu sprawę; konieczne wszystkie elementy wymienione w 11 Umowy o dofinansowanie; gadżety promocyjne (pen-drive, długopis, smycz itp.) potwierdzeniem jest zdjęcie materiału wraz z przedstawieniem oryginału materiału do wglądu pracownikowi prowadzącemu sprawę; w uzasadnionych okolicznościach mogą zostać uznane za tzw. małe materiały promocyjne, dla których niezbędne jest wyłącznie logo POIG i logo UE; 95 Wniosek rozliczany na dokumentach gadżety promocyjne (kubek, notatnik, kalendarz, podkładka pod mysz itp.) - potwierdzeniem jest przedstawienie oryginału materiału do wglądu pracownikowi prowadzącemu sprawę; konieczne wszystkie elementy wymienione w 11 Umowy o dofinansowanie; bannery wielkoformatowe do oznakowania np. stoiska targowego potwierdzeniem jest zdjęcie prezentujące banner oraz jego zamieszczenie np. na stoisku targowym; oryginał materiału należy zachować do wglądu; konieczne wszystkie elementy wymienione w 11 Umowy o dofinansowanie 96

97 Wniosek rozliczany na dokumentach 10. PROMOCJA I INFORMACJA PRZYKŁAD MINIMUM Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Dotacje na innowacje Inwestujemy w Waszą przyszłość 97 Wniosek rozliczany na dokumentach 11. OŚWIADCZENIA (należy wskazać nr wniosku o płatność, którego oświadczenie dotyczy) oświadczenie Beneficjenta, że wszystkie koszty wyszczególnione we wniosku o płatność są bezpośrednio związane z realizacją Projektu; Oświadczenie Beneficjenta o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z dostawcą towarów lub wykonawcą usług realizowanych w ramach projektu, objętych składanym wnioskiem o płatność. Wzór oświadczenia jest dostępny na stronie WARP Sp. z o.o. (www.warp.org.pl) oświadczenie Beneficjenta o braku występowania na rynku co najmniej 3 potencjalnych dostawców towarów lub usług, w przypadku o którym mowa w 12 ust. 6 (jeżeli dotyczy); 98