Wyjaśnienia Zamawiającego na złożony przez Wykonawcę wniosek o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej poniżej 193 000 euro na Świadczenie usług wsparcia zespołu informatycznego Zamawiającego w zakresie zadań realizowanych w Radio Lublin S.A. numer sprawy: ET 25 10/2011. Zamawiający: Polskie Radio Regionalna Rozgłośnia w Lublinie Radio Lublin S.A. ul. Obrońców Pokoju 2, 20-030 Lublin NIP 712-01-65-888 Nr telefonu 81/536 42 00 Nr faksu 81/532 87 28 Treść pytań Wykonawcy oraz wyjaśnienie Zamawiającego zamieszczone zostały na stronie internetowej Zamawiającego www.radio.lublin.pl Adres e-mail: roman.myszak@radio.lublin.pl Godziny urzędowania: od poniedziałku do piątku w godz. 7³º 15³º W odpowiedzi na wniosek Wykonawcy na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) Zamawiający przedstawia następujące wyjaśnienia do treści SIWZ: Odpowiedź na pytanie nr 1: Treść pytania: Jak liczny jest Zespół Informatyczny Zamawiającego, z którym na współpracować Wykonawca oraz jaki jest jego zakres obowiązków, godziny pracy. Zespół Informatyczny Zamawiającego składa się z trzech osób, pracujących w wymiarze pełnoetatowym w dni robocze w godzinach 8.00 16.00. Do zakresu obowiązków zespołu w głównej mierze należy bieżąca obsługa systemów informatycznych zainstalowanych na stacjach roboczych oraz ich instalacja i konfiguracja, pomoc pracownikom Zamawiającego w rozwiązywaniu bieżących problemów pojawiających się w codziennej pracy. Ponadto zespół ten ma za zadanie współpracę z firmami zewnętrznymi w celu rozwijania infrastruktury serwerowej, sprzętowej i systemowej celem doskonalenia narzędzi informatycznych wykorzystywanych w pracy rozgłośni radiowej. Odpowiedź na pytanie nr 2: Treść pytania: Jaki będzie podział obowiązków między Zespołem Informatycznym Zamawiającego a Wykonawcą? Zadania Wykonawcy określone są w załączniku nr 1 do SIWZ. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy ścisłej współpracy i wsparcia zespołu informatycznego w tych obszarach usług, które są powszechnie dostępne na rynku. Obszar usług wynikających ze specyfiki Radia Lublin S.A. realizuje zespół Zamawiającego. Odpowiedź na pytanie nr 3: Treść pytania: Czy Zamawiający zgadza się, aby głównym kanałem przyjmowania zgłoszeń przez Wykonawcę była poczta elektroniczna lub formularz zgłoszeniowy na stronie WWW Wykonawcy? 1
Zamawiający dopuszcza aby poczta elektroniczna lub formularz zgłoszeniowy na stronie www Wykonawcy były kanałami komunikacyjnymi w zakresie przyjmowania zgłoszeń. Warunkiem przyjęcia i utrzymania określonej praktyki musi być jej skuteczność. Odpowiedź na pytanie nr 4: Treść pytania: Czy Zamawiający zgadza się, aby telefoniczna forma zgłoszeń dotyczyła wyłącznie awarii krytycznych? Jeśli nie to czym zamawiający uzasadnia odmowę w tej kwestii. Zamawiający dopuszcza taką możliwość aby telefoniczna forma zgłoszeń dotyczyła wyłącznie awarii. Dla Zamawiającego istotnym jest aby w sytuacjach awaryjnych uzyskać jak najszybciej skuteczną pomoc. Każda skuteczna forma komunikacji w takiej sytuacji jest dopuszczalna. Zamawiający przewiduje wyposażenie Wykonawcy w telefon służbowy, który między innymi ma za zadanie ułatwić komunikację i ograniczyć koszty Wykonawcy związane ze świadczeniem wsparcia. Odpowiedź na pytanie nr 5: Treść pytania: Czy do obowiązków Wykonawcy będzie należeć współpraca z firmami świadczącymi na rzecz Zamawiającego usługi serwisu lub maintanance-u sprzętowego i programowego? Jeśli tak to z iloma dostawcami tego typu usług? Do obowiązków Wykonawcy nie będzie należeć bezpośredni kontakt z firmami świadczącymi usługi serwisu np. gwarancyjnego lub pogwarancyjnego stacji roboczych, sprzętu drukarkowego czy oprogramowania zainstalowanego na stacjach roboczych. Odpowiedź na pytanie nr 6: fizycznej naprawy: sprzętu serwerowego wraz z pamięcią masową, napraw stacji roboczych wraz z monitorami i urządzeniami peryferyjnymi. Zakres przedmiotu zamówienia nie obejmuje fizycznej naprawy stacji roboczych wraz z monitorami i peryferiami. Dla sprzętu serwerowego zwirtualizowanego VMware i pamięci masowej Zamawiający posiada wykupiony dwuletni serwis gwarancyjny. W tym okresie przedmiot zamówienia nie obejmuje fizycznej naprawy tego sprzętu. Dla sprzętu serwerowego pozostałego (bramka, backup) oraz sprzęt serwerowy i pamięć masowa po okresie gwarancyjnym będzie objęty serwisem Wykonawcy przy dostarczeniu części zamiennych przez Zamawiającego. Odpowiedź na pytanie nr 7: wsparcia dla stacji roboczych i aplikacji na nich zainstalowanych. Zakres przedmiotu zamówienia nie obejmuje wsparcia stacji roboczych i aplikacji na nich zainstalowanych. Odpowiedź na pytanie nr 8: standardowego, cyklicznego wykonywania kopii bezpieczeństwa systemów i aplikacji ani przywracania danych po utracie (backup recovery). Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje stały nadzór nad cyklicznym wykonywaniem kopii bezpieczeństwa systemów i aplikacji realizowanych w trybie automatycznym. W przypadku 2
konieczności przywracania danych po utracie Wykonawca musi posiadać umiejętność udzielenia wsparcia zespołowi Zamawiającego celem odzyskania niezbędnych danych. Odpowiedź na pytanie nr 9: Treść pytania: Czy obowiązek przyjmowania zgłoszeń w systemie 24/7/365 dotyczy wyłącznie awarii, nie dotyczy zaś usterek i błędów oraz konsultacji czy porad? Obowiązek przyjmowania zgłoszeń w systemie 24/7/365 dotyczy wyłącznie awarii. Zgłoszenia usterek i błędów oraz konsultacje czy porady mogą być realizowane w godzinach pracy w dni robocze. Odpowiedź na pytanie nr 10: Treść pytania: Czy ze strony Zamawiającego zostanie wyznaczona jedna osoba, upoważniona do wykonywania zgłoszeń do Wykonawcy? Jeśli nie to ile osób będzie uprawnionych do takiego działania, kim będą zgłaszający i jak będzie zorganizowana koordynacja zgłoszeń ze strony Zamawiającego? Ze strony Zamawiającego do zgłaszania usterek upoważnieni będą pracownicy zespołu informatycznego oraz pracownicy pełniący dyżur całodobowy na stanowisku nadzoru rozdzielni elektroakustycznej. Zgłoszenia będą przekazywane do wiadomości Kierownika Działu Technicznego. Wykonawca w sytuacjach wątpliwych będzie mógł zweryfikować zasadność zgłoszenia poprzez natychmiastową konsultację z kierownikiem. Odpowiedź na pytanie nr 11: Treść pytania: Czy jedyną oczekiwaną przez zamawiającego aktywnością Wykonawcy (poza obowiązkiem uczestniczenia Wykonawcy w spotkaniach zespołu informatycznego Zamawiającego z częstotliwością raz na tydzień) będzie reakcja na zgłoszenie, a następnie jego realizacja? Jeśli nie prosimy o oszacowanie w wymiarze miesięcznym: a) czasu (w godzinach) który będzie musiał poświęcić Wykonawca na prace o charakterze cyklicznym; b) Określenie częstotliwości tych prac (np. raz na tydzień, raz na miesiąc); c) Rodzaju tych prac. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy takich działań, które nie będą rodziły następstw w postaci konieczności stałej obecności u Zamawiającego przedstawiciela Wykonawcy. Zadania które będzie wykonywał Wykonawca są zadaniami o charakterze cyklicznym a więc podlegają najczęściej procesowi automatyzacji. W większości przypadków to od skuteczności działań Wykonawcy będzie zależało ile czasu będzie musiał poświęcać na prace o charakterze cyklicznym, jeśli potrafi zautomatyzować dany proces cykliczny to będzie to czas jednokrotny jeśli nie to będzie to czas wielokrotny. Zamawiający preferuje rozwiązania mające charakter zautomatyzowany ponieważ eliminuje to pojawienie się czynnika błędu ludzkiego. Ilość i zakres prac Wykonawcy w tygodniu wynika z ustaleń na spotkaniu z zespołem informatycznym. Każdorazowo w omawianiu spraw i rozwiązań bierze udział przedstawiciel Wykonawcy i wnosi swój wkład w kształt późniejszej swojej aktywności. Odpowiedź na pytanie nr 12: Treść pytania: Prosimy o opisanie przedmiotu zamówienia poprzez podanie przewidywanej średniej szacunkowej miesięcznej liczby: a) Zgłoszeń o charakterze prośba o informację np. konsultacje, wyjaśnienie etc b) Zgłoszeń o charakterze prośba o usługę np. wykonywanie zmian konfiguracyjnych, wykonywanie analizy czy raportu 3
c) Zgłoszeń o charakterze błędu d) Zgłoszeń o charakterze awarii Przewidywane średnie szacunkowe miesięczne liczby zgłoszeń o charakterze prośba o informację, prośba o usługę, błędu, awarii w oczekiwaniu Zamawiającego muszą dążyć do zera. Jest to najbardziej pożądana sytuacja dla Zamawiającego. Nie należy wykluczyć, że w realizacji praktycznej to działania Wykonawcy mogą przyczynić się do pojawienia się zgłoszeń o różnym wymienionym charakterze, ale jest to najmniej pożądana przez Zamawiającego sytuacja. W pracy radia jest kładziony nacisk na przeciwdziałanie a nie na oczekiwanie na sytuację awaryjną i tak jest spostrzegana przez Zamawiającego rola Wykonawcy. Odpowiedź na pytanie nr 13: Treść pytania: Prosimy o opisanie przedmiotu zamówienia poprzez określenie dotyczące obowiązku uczestniczenia Wykonawcy w spotkaniach zespołu informatycznego Zamawiającego z częstotliwością raz na tydzień w zakresie: a) Jaki będzie czas trwania tych spotkań? b) Czy będzie wyznaczony stały dzień i stała godzina rozpoczęcia tych spotkań, jeśli nie to z jakim wyprzedzeniem będzie o nich powiadamiany wykonawca? Spotkania zespołu informatycznego Zamawiającego odbywają się raz w tygodniu o stałych porach i taka praktyka może być utrzymana. Czas trwania tych spotkań nie przekracza dwóch czasem trzech godzin. Odpowiedź na pytanie nr 14: Treść pytania: Z uwagi, że w opis przedmiotu zamówienia nie definiuje wymogów w takim obszarze rozwiązania programistyczne o którym mowa w 5 umowy zwracamy się z pytaniem czy Zamawiający zgodzi się na usunięcie 5 umowy. W przeciwnym wypadku prosimy o doprecyzowanie o jakie rozwiązania programistyczne chodzi Zamawiającemu i w ramach, których działań wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie wyraża zgody na usunięcie 5 umowy. Zamawiający ma na uwadze wprowadzone wszelkie modyfikacje konfiguracyjne systemu, wszelkie rozwiązania powodujące automatyzację procesów wymuszane poprzez własny kod bądź też kod powstały jako wynik prac zespołu. Modyfikacje te mogą być wprowadzane na zlecenie Zamawiającego lub z inicjatywy członków zespołu. Odpowiedź na pytanie nr 15: Treść pytania: Czy zamawiający zgodzi się na zawarcie dodatkowej umowy, która ustali szczegółowe zasady (uzgodnione przez obydwie strony) świadczenia usług w ramach umowy na świadczenie usług wsparcia (analogicznie jak na zawarcie dodatkowej umowy na korzystanie z telefonu komórkowego) która doprecyzuje co najmniej następujące zagadnienia: a) Zdefiniuje pojęcia błędu, usterki, awarii, prośby etc b) Doprecyzuje procedury (w tym formy) zgłoszeń dla poszczególnych kategorii i wymaganych czasów reakcji i naprawy (SLA) c) Enumeratywne wyliczenie infrastruktury i oprogramowania (w tym co najmniej numery seryjne, wersje) które będzie podlegała wsparciu zewnętrznemu d) Procedurę zarządzania konfiguracją i dokumentowania zmian e) Procedurę zdalnego dostępu f) Zdefiniuje wyłączenia (tzn. czego umowa główna nie obejmuje) g) Zapis o zakazie zatrudnienia pracowników Wykonawcy w trakcie i po zakończeniu umowy 4
Zamawiający zakłada doprecyzowanie poszczególnych kwestii w formie dokumentów wewnętrznych, które będą porządkowały współpracę zespołu informatycznego Zamawiającego i przedstawiciela Wykonawcy. Taka forma regulacji będzie najbardziej odpowiednia dla charakteru współpracy i realizowanych zadań. Odpowiedź na pytanie nr 16: Treść pytania: Zgodnie z 5 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. (Dz. U. Nr 188, poz. 1154) zwracam się z prośba o udzielenie informacji o szacunkowej wartości ww. zamówienia. Przywołany w treści pytania akt prawny o nazwie Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego utracił ważność dnia 11.12.2010 r. zastąpiony został Rozporządzeniem Prezesa rady Ministrów z dnia 26 października 201 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2010 r., Nr 223, poz. 1458. Zgodnie z 5 ust. 2 przedmiotowego rozporządzenia, udostępnienie protokołu lub załączników może nastąpić poprzez wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną, zgodnie z wyborem wnioskodawcy wskazanym we wniosku. Zamawiający Radio Lublin S.A. w myśl art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) w trakcie prowadzenia przedmiotowego postępowania przetargowego sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia. Na obecnym etapie postępowania przetargowego, protokół został sporządzony do punku 5 tj. Ogłoszenie o zamówieniu/zmiana treści ogłoszenia. Protokół jest prowadzony według wzoru zakreślonego w 3 ust. 1 lit. a) cytowanego powyżej rozporządzenia. Zgodnie z treścią powyższego wzoru, w pkt. 2 lp. 2 protokołu o nazwie Wartość zamówienia, znajduje się zapis informujący, że wartość zamówienia można wypełnić po otwarciu ofert. W związku z powyższym, informuję, że w obecnym etapie prowadzonego postępowania przetargowego wartość zamówienia nie zostanie udostępniona Wykonawcom. Zamawiający nie zmienia treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz nie zmienia terminu składania ofert. Lublin, 29.11.2011 r. Prezes Zarządu (-) Andrzej Szwabe (Podpis kierownika jednostki lub osoby upoważnionej) 5