P R O T O K Ó Ł z doraźnej kontroli przeprowadzonej w Urzędzie Miasta i Gminy Zator, w dniu 27 września 2001 r. przez pracownika Wydziału Komunikacji i Infrastruktury Technicznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: - Dorotę Mączkę St. Inspektora Wojewódzkiego w Oddziale Infrastruktury Technicznej Ze strony Urzędu Miasta i Gminy Zator wyjaśnień udzielali: 1. Zbigniew Biernat - Burmistrz Miasta Zator, 2. Wiesław Jarosz- inspektor w Urzędzie Miasta Zator. Kontrola doraźna przeprowadzona została w zakresie realizacji w 2000 roku zwrotu z budżetu Państwa środków finansowych z tytułu poniesionych przez Miasto i Gminę Zator kosztów zużytej energii elektrycznej i konserwacji punktów świetlnych przy drogach: - Krajowych: nr 28, nr 44, - wojewódzkiej nr 781, - powiatowych: nr 04-201, 05-268,04-270, 1, 2, 3, 4, 7, 11, 12, 18, 24, 31, 39.. Okres kontroli 2000 r. System kontroli- wyrywkowy. I. Ustalenia ogólno organizacyjne. 1.Podstawa kontroli. 2.Zasady i tryb zwrotu przekazywania z budżetu państwa środków na finansowanie oświetlenia dróg publicznych. 3.Charakterystyka jednostki kontrolowanej. II. Realizacja planu rzeczowo-finansowego 2000 roku. - wykonanie finansowe w zakresie zaplanowanego limitu - inwentaryzacja punktów świetlnych, będąca podstawą ustalenia proporcji zwrotu środków - kontrola dokumentacji finansowo-księgowej dotyczącej zwrotu kosztów w wyżej wymienionym zakresie. 1
I. Ustalenia ogólno organizacyjne. 1. Podstawa kontroli: Uchwała Nr 57 Rady Ministrów z 23 maja 1983 r. w sprawie wykonywania kontroli przez organy administracji państwowej /Monitor Polski Nr 22, poz.124/, Ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych /Dz. U. Nr 155, poz.1014 z 1998 r. wraz z późniejszymi zmianami/ Ustawa z dnia 10 kwietnia 1997 r. prawo energetyczne /Dz. U. Nr 54, poz.348 z 1997 r. z późniejszymi zmianami/, Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad i terminów przekazywania z budżetu państwa środków na finansowanie oświetlenia dróg publicznych, dla których gmina nie jest zarządcą, oraz na finansowanie oświetlenia dróg publicznych krajowych, wojewódzkich i powiatowych w granicach miast na prawach powiatu /Dz. U. Nr 35, poz.326 z późn. zmianami /. 2. Zasady i tryb przekazywania z budżetu państwa środków na finansowanie oświetlenia dróg publicznych dla których gmina nie jest zarządcą. Zgodnie z art.18 ust.3 ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. - prawo energetyczne- środki na finansowanie oświetlenia dróg publicznych, dla których gmina nie jest zarządcą, pokrywane są z budżetu państwa. Wykonując delegację ustawową, Minister Finansów, w drodze rozporządzenia z dnia 7 kwietnia 1999 r. określił zasady i terminy zwrotu środków w powyższym zakresie. Rozporządzenie weszło w życie 21 kwietnia 1999 r. Zgodnie z par.2 rozporządzenia zwrot wydatków poniesionych na zakup energii elektrycznej do punktów świetlnych następuje na podstawie uwierzytelnionych kopii : - rachunku (faktury) wystawionego przez dostawcę energii elektrycznej, stwierdzającego jej sprzedaż, - dowodu uiszczonej należności. Wymaganymi dokumentami do zwrotu wydatków związanych z utrzymaniem punktów świetlnych w należytym stanie technicznym są uwierzytelnione kopie: - rachunku (faktury) wystawionego przez konserwatora sieci i punktów świetlnych stwierdzającego wykonanie usługi, - dowodu uiszczonej należności, - protokołu postępowania o zamówienie publiczne, w razie gdy usługa konserwacji nie jest świadczona przez dostawcę energii elektrycznej. 2
Z uwagi na istniejące schematy linii zasilających punkty świetlne oraz opomiarowanie powodujące występowanie na jednym rachunku kwoty łącznego zużycia energii elektrycznej na zasilanie punktów przy drogach gminnych (zadanie własne) i drogach dla których gmina nie jest zarządcą (zadanie zlecone podlegające refundacji kosztów ), zwrot kosztów określony jest proporcjami określonymi w par.3 rozporządzenia. Przy ustaleniu proporcji bierze się pod uwagę sumę mocy zainstalowanych urządzeń oświetleniowych przy drogach, dla których gmina nie jest zarządcą, w stosunku do sumy mocy wszystkich urządzeń oświetleniowych, którą obejmuje rachunek. Analogicznie określona jest proporcja dla określenia wydatków związanych z utrzymaniem punktów świetlnych, z tym że pod uwagę brana jest tutaj ilość punktów świetlnych. 3. Charakterystyka jednostki kontrolowanej. Jednostką kontrolowaną jest Miasto i Gmina Zator. Burmistrzem Miasta od 19 listopada 1998 roku jest Pan Zbigniew Biernat, powołany na stanowisko Uchwałą Nr III/11/98 Rady Miejskiej w Zatorze, z dnia 19 listopada 1998 roku - zał. Nr.1. Sprawami objętymi kontrolą, zgodnie z zakresem obowiązków w Urzędzie Miasta zajmują się: - Wiesław Jarosz- inspektor w Urzędzie Miasta. - Barbara Gołda - Skarbnik Miasta. Zakres dostaw energii oraz eksploatacji punktów świetlnych, realizowany jest na podstawie umów zawartych pomiędzy Miastem i Gminą Zator, a Beskidzką Energetyką S.A., Zakład Energetyczny Wadowice. II. Realizacja planu rzeczowo-finansowego w 2000 roku. W ramach budżetu Wojewody Małopolskiego na 2000 r. Miasto i Gmina Zator otrzymała ostateczny limit wydatków w wysokości 42 300 zł, który określał możliwości wydatków w zakresie zwrotu kosztów oświetlenia dróg nie będących w zarządzie Miasta i Gminy Zator. Gmina wnioskowała do zwrotu, za faktury dotyczące 2000 roku, kwotę 42 300 zł, to jest 100 % przyznanych na ten rok środków, z czego z Wydziału Finansowego otrzymała kwotę 37 988 zł. Różnica w wysokości 4 312 zł stanowiła zobowiązanie i obciążyła plan na 2001 rok. Opis istniejącej sieci oświetlenia dróg publicznych. 3
Istniejąca sieć oświetleniowa przy drogach publicznych na terenie Miasta i Gminy Zator, działa w ramach sieci Beskidzkiej Energetyki S.A., Zakład Energetyczny Wadowice, w oparciu o sieć niskiego napięcia, które jest zasilane z 32 stacji transformatorowych. Każda z nich jest opomiarowana, a odczyty z poszczególnych stacji, zgodnie z umowami zawartymi pomiędzy Zakładem Energetycznym a Gminą, stanowią podstawę do naliczania należności za zużytą energię. Cykl włączania i wyłączania oświetlenia przy drogach krajowych, powiatowych i wojewódzkich regulowany jest zegarami astronomicznymi. Urząd Miasta i Gminy 7.12.1994 roku zawarł z Zakładem Energetycznym 26 umów o dostarczanie energii elektrycznej dla potrzeb oświetlenia dróg (zał.nr. 2). 13 czerwca 2000 nastąpiła ich aktualizacja. Obecnie zawarte są 32 umowy (zał.nr.3), dla każdego punktu pomiarowego osobno. Z tym samym Zakładem Energetycznym, w dniu 20.12.1999r, gmina zawarła umowę na konserwację punktów świetlnych w 2000 roku (zał. Nr 4). Inwentaryzacja punktów świetlnych wraz z wielkością zainstalowanych na nich mocy sporządzona została przez Beskidzką Energetykę S.A., Zakład Energetyczny Wadowice, i stanowi ona równobrzmiące załączniki do zawartych umów na dostawę energii i konserwację punktów świetlnych. Urząd Miasta wraz z wnioskiem znak DI-7012/5/2000 z dnia 12 kwietnia 2000 roku ( zał. Nr 5), przesłał inwentaryzację mocy i punktów świetlnych i poinformował, że od 1 stycznia 2000 roku, wskaźniki do naliczania wielkości zwrotu wydatków za energię elektryczną i konserwację punktów świetlnych wynoszą odpowiednio w zakresie: - Mocy- 45,7 % - Konserwacji- 43,4 % Z przedłożonej inwentaryzacji wynika, że w Mieście i Gminie Zator, przy drogach publicznych zainstalowanych jest: - ogółem 557 punktów świetlnych, z tego: - 83 przy drogach krajowych, - 43 przy drogach wojewódzkich, - 116 przy drogach powiatowych, - 315 sztuk lamp stanowi oświetlenie dróg gminnych. Ponieważ Zakład Energetyczny wystawia fakturę za konserwację punktów świetlnych przy wszystkich drogach publicznych gminy, zwrot kosztów poniesionych przez nią następuje według. wyliczenia : 4
242 : 557* 100%= 43,4 % Moc zainstalowanych w gminie przy drogach publicznych lamp wynosi : - łącznie - 98,31 kw, - przy drogach krajowych, wojewódzkich i powiatowych- 44,92 kw, - przy drogach gminnych- 53,39 kw. Zwrot kosztów poniesionych przez gminę z tytułu pobranej energii elektrycznej na oświetlenie dróg publicznych, dla których gmina nie jest zarządcą następuje na podstawie wyliczenia: 44,92: 98,31 x 100%=45,7% Po kontroli dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy Zator przeprowadzono kontrolę w terenie. W wizji lokalnej Beskidzką Energetykę S.A., Zakład Energetyczny Wadowice reprezentował Pan Jan Matyjasik kierownik Posterunku Energetycznego w Zatorze. Wyrywkowo sprawdzono ilość punktów świetlnych w niżej wymienionych punktach zapalania: - Graboszyce Myto- 7 lamp przy drodze krajowej, - Graboszyce-Pola- 1 lampa przy drodze krajowej, 7 przy powiatowej, - Graboszyce Szkoła - 4 lampy przy drodze krajowej, 5 przy powiatowej, - Łowiczki Piotrowickie- 22 lampy przy drodze powiatowej, - Podolsze Grzybionka- 8 lamp przy drodze wojewódzkiej, - Podolsze Piekarnia - 7 lamp przy drodze wojewódzkiej, - Podolsze Wieś - 11 lamp przy drodze wojewódzkiej, - Rudze Młyn- 1 lampa przy drodze wojewódzkiej, - Rudze PKS- 2 lampy przy drodze krajowej. - Smolice Wieś- 15 lamp przy drodze powiatowej, - Zator Cegielnia- 12 lamp przy drodze krajowej,9 przy drodze wojewódzkiej, - Zator Królewiec- 4 lampy przy drodze krajowej, - Zator Rynek- 33 lampy przy drodze krajowej, 6 przy powiatowej, - Zator Wodociągi- 12 lamp przy drodze krajowej, 1przy powiatowej W trakcie kontroli nie stwierdzono rozbieżności pomiędzy dokumentacją przesłaną do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, a stanem faktycznym na terenie gminy. 5
Na tym protokół kontroli zakończono. Do ustaleń zawartych w niniejszym protokole zastrzeżeń nie wniesiono. Zgodnie z postanowieniami par.38 Uchwały Nr 57 Rady Ministrów z dnia 23 maja 1983 r. w sprawie wykonywania kontroli przez organy administracji państwowej (Monitor Polski Nr 22, poz.124 z 1983 r.), poinformowano Pana Wójta o możliwości wniesienia do 7 dni umotywowanych wyjaśnień na piśmie, odnośnie ustaleń zawartych w niniejszym protokole. Integralną część protokołu stanowią niżej wymienione załączniki : - Nr 1 - Uchwała Nr III/11/98 Rady Miejskiej w Zatorze, z dnia 19 listopada 1998 roku w sprawie powołania burmistrza, - Nr 2 - umowa o dostarczanie energii elektrycznej dla potrzeb oświetlenia dróg, zawarta w dniu 7.12.1994 roku - Nr 3 umowa o dostarczanie energii elektrycznej dla potrzeb oświetlenia dróg z dnia 13 czerwca 2000 roku, - Nr 4- umowa na konserwację punktów świetlnych w 2000 roku, z dnia 20.12.1999r - Nr 5- inwentaryzacja mocy i punktów na 2000 rok. Kontrolę wpisano do ewidencji prowadzonej w jednostce pod Nr.2. Protokół sporządzony został w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W trakcie czytania każda ze stron protokołu była obustronnie parafowana. Na tym protokół zakończono Kontrolowany: Kontrolująca: Burmistrz Miasta Zator (-) Dorota Maczka (-) Zbigniew Biernat st. inspektor wojewódzki 6