Zarządzanie projektem informatycznym laboratorium Śledzenie postępów prac w projekcie Cel zajęć Celem laboratorium jest zapoznanie się ze śledzeniem postępów prac w projekcie. A także poznanie możliwości programu MS Project w zakresie raportowania oraz dostosowywania do własnych potrzeb. Wymagania wstępne Do wykonania laboratorium wymagany jest program Microsoft Project. Prezentowane zadania zostały wykonane w programie Microsoft Project 2007 Professional. Zadanie 1 Dla projektu wskazanego przez prowadzącego (sledzenie.mpp lub sledzenie-2003.mpp) wykonaj następujące zadania: A. Zbilansuj zasoby projektu wykorzystując wbudowany mechanizm bilansowania w MS Project z ustawieniami domyślnymi. Następnie sprawdź, czy wszystkie zasoby zostały zbilansowanie (rys. 1). Rys. 1 Bilansowanie zasobów
B. Sprawdź za pomocą co najmniej dwóch metod, czy w projekcie został zapisany plan bazowy projektu (rys. 2). Rys. 2 Sprawdzanie planu bazowego C. Zapisz następujące plany bazowe: Plan bazowy, Plan bazowy 1, Plan bazowy 2. Sprawdź, czy plany te zostały zapisane. Zaktualizuj czas trwania zadania: Zamówienie nowego numeru telefonicznego z 1 dnia na 40 dni. Następnie zaznacz zadanie Zamówienie nowego numeru telefonicznego i aktualizuj plany bazowe: Plan bazowy 1 (Ustaw plan bazowy Dla: Zaznaczone zadania) z Zrzutowaniem planów bazowych: Do wszystkich zadań sumarycznych; Plan bazowy 2 (Ustaw plan bazowy Dla: Zaznaczone zadania) z Zrzutowaniem planów bazowych: Od podzadań do wybranych zadań sumarycznych (rys. 3). D. Zweryfikuj różnice pomiędzy poszczególnymi planami bazowymi wstawiając do dowolnego widoku wykresu Gantta kolumny: Czas trwania wg planu bazowego, Czas trwania wg planu bazowego 1, Czas trwania wg planu bazowego 2 (rys. 4).
Rys. 3 Aktualizacja planu bazowego z rzutowaniem do wybranych zadań sumarycznych Rys. 4 Porównanie sposobów aktualizacji planów bazowych
E. Zweryfikuj różnice pomiędzy poszczególnymi planami bazowymi korzystając z widoku wykresu Gantta z wieloma planami bazowymi. F. Usuń Plan bazowy 1 oraz Plan bazowy 2. Przywróć także poprzedni czas trwania dla zadania Zamówienie nowego numeru telefonicznego (1 dzień). Zadanie 2 Zapisz plik projektu sledzenie.mpp jako sledzenie_plan_bazowy.mpp. Włącz wyświetlanie paska narzędziowego Śledzenie. Korzystając z widoku: Wykres Gantta śledzenie oraz tabeli: Śledzenie, wykonaj następujące zadania: A. Wprowadź zaawansowanie wszystkich czynności tak, jakby by były wykonane zgodnie z planem do dnia: 1.10.2010. Sprawdź, jakie są odchylenia projektu (kosztów oraz czasowe). B. Wyświetl tylko te zadania, które są w trakcie wykonywania. C. Realizację projektu przerwano na okres 2 tygodni (1.10.2010 15.10.2010). Aktualizuj odpowiednio informacje o postępie prac. Sprawdź, jakie są odchylenia projektu (rys. 5). Rys. 5 Aktualizacja pracy niewykonanej dla całego projektu
D. Wyświetl tylko te zadania, które są opóźnione. E. Zapisz dane z planu bazowego do Planu pośredniego, dane bieżące zapis do Planu pośredniego 1. F. Sprawdź, jak wyglądają czynności w trakcie wykonania i wykonane na diagramie sieciowym (rys. 6). Zadanie 3 Rys. 6 Diagram sieciowy Zapisz plik sledzenie_plan_bazowy.mpp jako sledzenie_plan_bazowy2.mpp. Na podstawie przedstawionego poniżej raportu prac, wykonaj aktualizację odpowiednich zadań. Id. Nazwa zadania Uwagi 4 Identyfikacja potencjalnych miejsc na biuro Wykonano 100%. Zakończenie zadania zostało opóźnione o 1 dzień. 5 Podjęcie ostatecznej decyzji o przestrzeni biurowej Wykonano 100%. 6 Zakończenie umowy najmu przestrzeni biurowej Wykonano 100%. Realizacja zadania trwała 1 dzień.
7 Identyfikacja potrzeb przebudowy Wykonano 100%. 8 9 Uzyskanie szacunkowych danych od specjalistów od przebudowy biura Identyfikacja kosztów nowego biura (krzeseł, biurek, wyposażenia) Wykonano 100%. Realizacja zadania trwała 3 dni. Wykonano 100%. Pracę nad zadaniem ukończono 4 dni wcześniej. 10 Przygotowanie budżetu przeprowadzki Wykonano 100%. 11 Wybór dnia przeprowadzki Wykonano 100%. 12 Wynajęcie fachowców do przebudowy biura Wykonano 100%. 13 Uzyskanie koniecznych pozwoleń Wykonano 100%. Realizacja zadania trwała 8 dni. 14 Ocena wymagań systemu telefonicznego Wykonano 100%. 15 Zamówienie nowego numeru telefonicznego Wykonano 100%. 16 Zamówienie nowego numeru faksu Wykonano 100%. 17 Porozumienie się z pracownikami Wykonano 100%. 20 Zaprojektowanie przestrzeni biurowej Wykonano 50%. 26 Uzyskanie szacunkowych danych od firm przeprowadzkowych Wykonano 100%. 27 Wynajęcie firmy przeprowadzkowej Wykonano 100%. Zadanie ukończono 4.01.2010. Wykonaj następujące zadania: A. Sprawdź, jakie są odchylenia projektu (kosztów oraz czasowe). B. Sprawdź ile dotychczas kosztowało wykonanie wszystkich czynności. C. Sprawdź dotychczas kosztowało wykonanie pojedynczej czynności, która jest w trakcie realizacji, a ile będzie kosztowało jej dokończenie. D. Wyświetl linię postępu robót dla daty bieżącej. E. Dodaj linię postępu robót w dniu wypadającym trzy dni po dacie bieżącej. Zadanie 4 Porównaj pliki: sledzenie_plan_bazowy.mpp oraz sledzenie_plan_bazowy2.mpp korzystając z paska narzędziowego: Porównanie wersji projektu.
Zadanie 5 Korzystając w opcji generowanie raportów w MS Project (Raport Raporty ) wykonaj następujące zadania w projekcie zapisanym jako sledzenie_plan_bazowy2.mpp. A. Wygeneruj raport Budżet. Korzystając z Ustawienia strony zmień ustawienia strony, tak aby wszystkie kolumny raportu mieściły się na jednej stronie. Ustaw, aby numerowanie stron raportu zaczynało się od strony 6. W lewym rogu nagłówka raportu umieść logo Politechniki Lubelskiej). W środku nagłówka umieść nazwę raportu, datę oraz godzinę bieżącą, a w prawym rogu tekst Załącznik nr 1. B. Wygeneruj raport Kto wykonuje co i kiedy. Zwróć uwagę na przedziały czasowe kolumn. Następnie korzystając z widoku raportów Niestandardowe zaznacz ten sam raport (Kto wykonuje co i kiedy) oraz wybierz opcję edycji (Edytuj ). Ustaw, aby kolumny pokazywały przedział czasu 1 miesiąca. Włącz pokazywanie sum całkowitych wierszy i kolumn, a także pokazywanie wartości zerowych. Zmień ustawienia, aby zasoby raportu były sortowane wg kosztów malejąco. Sprawdź podgląd raportu. C. Korzystając z widoku raportów Niestandardowe utwórz nowy raport o nazwie Wielkość alokacji w procentach. Raport powinien być typu krzyżowego. Kolumny powinny pokazywać 2 tygodniowe przedziały czasu, natomiast wiersze alokację procentową dla zasobów. Raport powinien dotyczyć tylko zasobów typu praca. Włącz pokazywanie linii siatki pomiędzy zasobami oraz pokazywanie pierwszej kolumny na każdej stronie raportu. Sprawdź podgląd raportu. Zadanie 6 W projekcie korzystając w opcji generowanie raportów w MS Project (Raport Raporty wizualne) wyświetl Raport o stanie zadań krytycznych. Uwaga: Aby mieść możliwość oglądania raportów wizualnych konieczne jest posiadanie zainstalowanych programów MS Office Visio lub Excel. Istnieje możliwość zapisu danych raportu do bazy Access korzystając z przycisku Zapisz dane widocznego w dolnej części okna dialogowego Raporty wizualne. Zadanie 7 Korzystając z opcji Raport Kopiuj obraz istnieje możliwość generowania obrazów. Niemniej więcej możliwości oferuje opcja wydruku widoku oraz Kreator kopiowanie obrazów.
Wykonaj następujące zadania: A. W widoku wykresu Gantta tak zmodyfikuj część tabelaryczną aby widoczna były jedynie kolumny: Nazwa zadania, Czas trwania. (Ukryj niepotrzebne kolumny, przesuń odpowiednio linię podziału pomiędzy częścią tabelaryczną a graficzną). Zmniejsz skalę czasu w części graficznej wykresu Gantta, tak aby wykres całego projektu był widoczny bez konieczności używania suwaka. Następnie z menu Plik wybierz Podgląd wydruku. W ustawieniach wprowadź zmiany tak, aby legenda była wyświetlana na oddzielnej stronie legendy. Sprawdź podgląd wydruku. Następnie w ustawieniach strony zaznacz opcję, aby drukowane były wszystkie kolumny arkusza. Sprawdź podgląd wydruku. B. Korzystając z Kreator kopiowanie obrazów wygeneruj obraz wykresu Gantta do programu Visio. (Widok Paski narzędzi Analiza Kreator kopiowanie obrazów do pakietu Office). Zadanie 8 Wykonaj następujące zadania: a) Utwórz strukturę firmy, aby był możliwy przydział zasobu do określonego działu z wykorzystaniem listy rozwijanej. Z menu wybierz Narzędzi Dostosuj Pola. Następnie dla zasobów zmień nazwę pola Tekst1 na Dział oraz oznacz atrybuty niestandardowe pola, jako Odnośnik. Następnie wybierz przycisk Odnośnik i w oknie dialogowym wprowadź etykiety struktury firmy (rys. 7). Dodaj pole Dział do Arkusza zasób. Dla wybranych zasobów przypisz odpowiednie wartości tego pola (rys. 8). Jeżeli chcesz wprowadzić wielopoziomową strukturę firmy jako TYP wybierz KOD KONSPEKTU, a nie TEKST. b) Utwórz własny filtr, który spowoduje wyświetlanie tylko zasobów typu Praca, których koszt wykorzystania w projekcie był większy niż 1000 zł. (Projekt Filtrowanie według Więcej filtrów.. Nowy).
Rys. 7 Dostosowywanie pola w MS Project Rys. 8 Wykorzystanie nowego pola w Arkuszu zasobów Zadanie 9 Pula zasobów jest plikiem MS Project przechowującym informację o zasobach wykorzystywanych w obrębie jednej organizacji. Z puli zasobów można także odczytać,
kiedy dany zasób jest wykorzystywany i w jakim projekcie. Inne projekty MS Project mogą podłączyć się do puli zasobów i korzystać z informacji w niej zapisanych. Otwórz dwa dowolne pliki z projektami o różnych zasobach. W pliku, w którym chcesz wykorzystać informację z puli zasobów wybierz: Narzędzia Współużytkowanie zasobów Współużytkuj zasoby. Następnie wybierz, z którego projektu chcesz użyć zasobów (plik puli zasobów musi być otwarty, aby możliwe było wykorzystanie jego zasobów). W arkuszu zasobów sprawdź czy nowe zasoby umieszczone w projekcie. Zadanie 10 Otwórz dowolny projekt MS Project. Następnie w widoku wykresu Gantta wybierz: Wstaw Projekt oraz wybierz plik projektu, który chcesz wstawić. Poprzez dwuklik na zadaniu sumarycznym wstawionego projektu otwórz okno dialogowe Informacje o wstawionym projekcie, a następnie zapoznaj się z opcjami zakładki Zaawansowane. Wyłączając opcje Łącze wstawiasz (importujesz) do aktualnego projektu wszystkie zadania projektu wstawionego, zadania te już nie są połączone z poprzednim projektem. Dodatkowe źródła informacji 1. Sebastian Wilczewski, MS Project 2007, MS Project Server 2007, Efektywne zarządzanie projektami, Helion 2008 2. Teresa Stover, Microsoft Office Project 2007 Inside Out, Microsoft Press 2007, 3. Kurs e-learningowy w systemie Microsoft IT Academy Online Learning Program - Core Training for Microsoft Office Project 2007 4. Kurs e-learningowy w systemie Microsoft IT Academy Online Learning Program - Using Advanced Features of Microsoft Office Project 2007