REGULAMIN WYSTAWCÓW European Rover Challenge 2016 odbywającego się w dniach 10 13 września 2016 roku na terenie Centrum Wystawienniczo Kongresowego w Jasionce 1 Postanowienia ogólne 1. Niniejszy regulamin, zwany w dalszej części regulaminem, określa zasady udziału w Strefie Pokazów, organizowanej podczas European Rover Challenge w Jasionce koło Rzeszowa w województwie podkarpackim, na terenie Centrum Wystawienniczo - Kongresowego, w dniach 10 12 września 2016 roku. 2. Wyjaśnienie pojęć zawartych w Regulaminie: a) Strefa Pokazów Wydzielone miejsce na obszarze Centrum Wystawienniczo Kongresowego w Jasionce, przeznaczone na pokazy organizowane w ramach European Rover Challenge 2016; b) Formularz zgłoszeniowy formularz uczestnictwa w Strefie Pokazów złożony przez potencjalnego Wystawcę, dostępny na stronie internetowej www.roverchallenge.eu; c) Mapa Strefy Pokazów mapa sytuacyjna, zawierająca plan zagospodarowania terenu wraz z legendą obejmującą m.in. ulokowanie stanowisk, punktów medycznych i informacyjnych, dystrybuowana bezpłatnie w dniu Pokazów; d) Organizator Europejska Fundacja Kosmiczna; e) Producent PLANET PR spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie przy ul. Kościuszki 40 lok. 6, 30-105 Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, Wydział XI Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000521348, posiadającą numer identyfikacji podatkowej NIP 6762478944 oraz kapitał zakładowy w wysokości 126 000,00 złotych w całości wpłacony. f) Centrum Wystawienniczo - Kongresowe zadaszona powierzchnia, w której odbywają się Pokazy. g) Pokaz przygotowany przez Wystawców interaktywny program o charakterze popularnonaukowym i/ lub technologicznym w formie prezentacji, zabaw czy innych form zajęć o charakterze popularnonaukowym, technologicznym czy promocyjnym, w udostępnionej Wystawcy przestrzeni;
h) Służby Porządkowe powołane przez Organizatora osoby, w tym pracownicy agencji ochrony, legitymujące się identyfikatorem, dbające o bezpieczeństwo osób uczestniczących w Pokazach; i) Służby Informacyjne powołane przez Organizatora osoby, legitymujące się identyfikatorem, udzielające niezbędnych informacji Wystawcom i Uczestnikom; j) Wystawca podmiot (pod tym pojęciem rozumiemy: firmy, stowarzyszenia, fundacje, organizacje rządowe i pozarządowe, instytucje samorządowe, otoczenia biznesu oraz przedstawicieli świata nauki), który został zaakceptowany przez Organizatora, jako Wystawca Strefy Pokazów;. k) Zespół Organizacyjny zespół techniczny i zarządczy, realizujący działania związane z organizacją Strefy Pokazów, powołany przez Organizatora; l) Patroni Strefy Pokazów podmioty (pod tym pojęciem rozumiemy: firmy, stowarzyszenia, fundacje, organizacje rządowe i pozarządowe, instytucje samorządowe, otoczenia biznesu oraz przedsiębiorstwa) wspierające merytorycznie bądź finansowo zarówno samą Strefę Pokazów, jak i całą imprezę o nazwie European Rover Challenge. m) Siła wyższa - zdarzenie bądź połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych od Organizatora, które zasadniczo i istotnie utrudniają bądź uniemożliwiają zorganizowanie części lub całości Strefy Pokazów, których Organizator nie mógł przewidzieć i którym nie mógł zapobiec, ani ich przezwyciężyć i im przeciwdziałać poprzez działanie z należytą starannością. n) Stanowisko standardowe stanowisko obejmuje powierzchnię 6 m² albo 8 m 2 (wystawca w formularzu zgłoszeniowym zobowiązany jest wskazać jedną spośród wymienionych, dostępnych powierzchni stanowiska) wyposażone jest w stół, 2 krzesła, kosz na śmieci, źródło energii elektrycznej w użyciu jednostkowym 1,5 kw. o) Konsumpcja energii Organizator zapewnia 1,5 kw na zużycie jednostkowe stanowiska. Jeżeli konsumpcja energii jest niestandardowa należy zgłosić ją do Organizatora w formularzu. Jeżeli jest ona niestandardowa (większa niż 1,5 kw). Wystawcy pokryją koszty zużycia energii w wysokości stanowiącej różnicę pomiędzy wartością energii rzeczywiście zużytej a wartością energii standardowej. 2 Zasady udziału 1. W celu zgłoszenia uczestnictwa w Strefie Pokazów zainteresowany podmiot powinien wypełnić w sposób czytelny i wyczerpujący Formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej www.roverchallenge.eu i przesłać drogą elektroniczną skan opatrzony podpisami i pieczęciami. Na wskazany w Formularzu adres mailowy zostanie wysłane potwierdzenie otrzymania zgłoszenia. W ciągu pięciu dni roboczych od zapoznania się z nim i sprawdzenia pod kątem zgodności z Regulaminem Wystawców, Organizator prześle pozytywną lub odmowną decyzję dotyczącą udziału Wystawcy w Strefie 2. Dodatkowe informacje o warunkach udziału w Strefie Pokazów można uzyskać kontaktując się z przedstawicielem Organizatora pod adresem edyta@roverchallenge.eu lub numerem telefonu 500 638 679
3. Organizator zastrzega sobie prawo odmówienia zgłaszającemu uczestnictwa w Strefie Pokazów, gdy uzna że: a) Pokazy nie będą miały charakteru interaktywnego; b) Pokazy nie będą miały charakteru popularnonaukowego lub technologicznego; c) Pokazy stanowią zagrożenie bezpieczeństwa dla uczestników obecnych w Strefie 4. Każdemu Wystawcy zostanie bezpłatnie udostępnione jedno miejsce na parkingu w Centrum Wystawienniczo Kongresowym w Jasionce podczas trwania Pokazów 5. W wypadku gdy Wystawca w Strefie Pokazów zamierza reklamować podmioty inne niż Wystawcy/ Sponsorzy/ Patroni Pikniku Wystawca jest zobowiązany do uzyskania na taką reklamę zgody Organizatora poprzez wymianę stosownych wiadomości e mail (edyta@roverchallenge.eu). Organizator ma prawo odmówić zgody bez podania przyczyny. 6. Wystawcom Strefy Pokazów Organizator zapewnia: a) promocję i reklamę Strefy Pokazów, jako wydarzenia; b) uzyskanie potrzebnych zgód i zezwoleń niezbędnych do zorganizowania Strefy Pokazów; c) opiekę medyczną podczas trwania Pokazów w postaci osób posiadających przeszkolenie z zakresu ratownictwa medycznego wraz ze sprzętem; d) ochronę dla zabezpieczenia porządku i bezpieczeństwa podczas Pokazów od momentu rozpoczęcia ustawiania stanowisk do czasu ich demontażu; e) zaplecze sanitarne składające się z toalet i koszy na śmieci. 7. Dopuszcza się możliwość udziału Wystawcy w Strefie Pokazów z własnym wyposażeniem (w tym: stoły, krzesła), pod warunkiem wpisania tej informacji do Formularza zgłoszeniowego. Planowane wykorzystanie przez Wystawcę więcej niż jednego miejsca (stanowiska) wymaga uzgodnienia z Organizatorem. 8. Organizator nie zapewnia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej dla Wystawców. Wystawcy zgłaszając swój udział w Strefie Pokazów i przesyłając Formularz zgłoszeniowy oświadczają, iż sami ponoszą pełną odpowiedzialność wobec Organizatorów jak i osób trzecich, uczestniczących w Pokazach odpowiadając za wszelkie wyrządzone szkody i zdarzenia wywołane swymi działaniami lub zaniechaniami lub działaniami/ zaniechaniami osób trzecich, którymi Wystawca się posługiwał przy przeprowadzaniu 9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za mienie Wystawców znajdujące się na terenie Strefy 10. Wystawca przeprowadzi Pokazy zgodnie z opisem zawartym w Formularzu zgłoszeniowym. Wszelkie zmiany w powyższym zakresie wymagają każdorazowo uzyskania zgody Organizatora w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przerwanie w całości lub części Pokazów lub ich odwołania w całości lub w części w razie konieczności i z przyczyn wywołanych przez siłę wyższą. 12. Wystawca zobowiązany zostaje do wykonywania Pokazów w ramach strefy pokazów organizowanych w dniach 10 12 września 2016 roku, w godzinach od 10.00 do 17.00, przy czym pokazy Wystawcy nie muszą obejmować wszystkich wskazanych dni (wystawca podaje w formularzu zgłoszeniowym datę (daty) swoich pokazów. Wystawca samodzielnie przygotowuje stanowisko do Pokazów, jak również po zakończeniu Pokazów doprowadza do stanu poprzedniego otrzymane stanowisko. 13. Wystawca jest zobowiązany do zwrotu wyposażenia udostępnionego mu przez Organizatora w stanie niepogorszonym. 14. Wjazd na teren Centrum Wystawienniczo Kongresowego pojazdami w dniach 10-12 września 2016 roku, w celu przygotowania stanowiska do Pokazów będzie umożliwiony Wystawcom od godz. 6:00. Pakowanie stanowisk będzie udostępnione od 17.00 19.00 15. Korzystanie przez Wystawcę z własnego nagłośnienia w trakcie Pokazów wymaga wcześniejszego uzgodnienia z Organizatorem. 16. Wystawcy Strefy Pokazów, bez zgody Organizatora, nie mogą na terenie Pokazów prowadzić sprzedaży jakichkolwiek produktów czy usług. Wystawca, który zamierza prowadzić sprzedaż produktów lub usług w czasie trwania Pokazów, jest zobowiązany wystąpić o zgodę na prowadzenie w/w sprzedaży w treści formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w 2 ust. 1 regulaminu. Organizator wyraża zgodę na sprzedaż produktów lub usług podczas Pokazów lub odmawia jej wyrażenia w treści decyzji o dopuszczeniu Wystawcy do udziału w Strefie Pokazów, o której mowa w 2 ust. 1 regulaminu, przy czym Organizator ma prawo nie wyrazić zgody na prowadzenie w/w sprzedaży bez podania przyczyny, niezależnie od dopuszczenia Wystawcy do udziału w Strefie 17. W razie udzielenia zgody na prowadzenie przez Wystawcę sprzedaży produktów lub usług podczas Pokazów, Wystawca może prowadzić tę sprzedaż wyłącznie w imieniu własnym i na własny rachunek oraz jest zobowiązany spełnić wszystkie wymogi dotyczące rzeczonej sprzedaży przewidziane przepisami prawa, a w szczególności prawa podatkowego. -
3 Postanowienia końcowe 1. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad przebiegu Pokazów określonych w niniejszym dokumencie i w Regulaminie Imprezy European Rover Challenge zamieszczonego na stronie: www.roverchallenge.eu oraz stosowania się do wskazówek Organizatora, jak również przestrzegania przepisów bezpieczeństwa związanych z Pokazami, w tym bhp, ppoż i innych przepisów obowiązujących na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, związanych z obsługą tego typu imprez. 2. Działanie niezgodne ze wskazanymi powyżej regulacjami, rodzi po stronie uczestnika odpowiedzialność i obowiązek naprawienia powstałej szkody na zasadach ogólnych. 3. Producent będzie zbierał i przetwarzał dane osobowe Wystawcy z zastrzeżeniem pkt. 4, na co Wystawca wyraża zgodę zgłaszając swoje uczestnictwo w Strefie 4. Producent nie będzie zbierał i przetwarzał danych osobowych Wystawcy, wymienionych w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. 2002, Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) tzw. Dane szczególnie wrażliwe. 5. Dane osobowe Wystawców będą wykorzystywane zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r., Nr 101 poz. 926 z późn. zm.). Podanie danych osobowych i udostępnianie wizerunku jest dobrowolne, jednakże dostęp do nich jest warunkiem wzięcia udziału w Strefie Każdy Wystawca ma prawo do wglądu do swoich danych i do ich poprawiania. 6. Dane osobowe Wystawców odpowiedzialnych za zorganizowanie Pokazów i współpracę z Organizatorem zgodnie z postanowieniami warunków formalnych będą przechowywane w bazie danych przez Producenta. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie dla celów związanych z przygotowaniem Strefy Pokazów oraz dla celów marketingowych Organizatora np. do przesyłania materiałów promocyjnych pod wskazany adres. 7. Dane osobowe Wystawców odpowiedzialnych za zorganizowanie Pokazów i współpracę z Organizatorem, mogą zostać udostępnione podmiotom przygotowującym materiały informacyjne dotyczące Strefy 8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania błędnych danych osobowych przez Wystawców. 9. Wszelkie spory wynikłe w związku z wzięciem udziału w Strefie Pokazów rozstrzygane będą przez Sąd powszechny, właściwy dla siedziby Organizatora.