Kodeks postępowania
Nasza wizja Firma, w której chcą pracować tylko najlepsi. Światowy lider w dziedzinie dystrybucji chemicznej, zapewniający niezrównaną łączność między klientami i dostawcami. 2
Zasady przewodnie Univar Cenimy sobie relacje, traktując klientów i dostawców, jak długoterminowych partnerów, a siebie nawzajem z otwartością i szacunkiem. Osiągamy sukcesy poprzez działanie, koncentrując się na doskonałej realizacji, dostępie do produktów, zoptymalizowanej logistyce i produktywności. Rozwijamy się na zasadach zyskownego wzrostu, poszukiwania nowych rynków i nowych możliwości, stale się doskonaląc, by być dystrybutorem wybieranym dobrowolnie. Ponieważ jesteśmy Univar, robimy wszystko bezpiecznie i rzetelnie. 3
Spis treści Nasza wizja... 2 Zasady przewodnie Univar... 3 Uczciwe i etyczne postępowanie... 6 Zgodność z prawem, przepisami i zasadami... 6 Międzynarodowa działalność gospodarcza... 6 Przestrzeganie Kodeksu i polityk Univar... 6 Polityka otwartych drzwi... 7 Stosowanie używek... 7 Przemoc w miejscu pracy... 8 Dyskryminacja i prześladowanie... 8 Ochrona przed odwetem... 8 Ochrona aktywów i informacji Univar... 9 Zgodność z zasadami importu i eksportu... 9 Własność intelektualna... 9 Kontrakty rządowe... 10 Antyłapówkarstwo: Prezenty i rozrywki firmowe... 11 Ochrona środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa... 11 Społeczna odpowiedzialność biznesu i zrównoważony rozwój... 11 Transakcje osób posiadających niejawne informacje o spółce ( insider trading )... 12 Sprawozdawczość finansowa i rachunkowość... 12 Prowadzenie ewidencji... 12 Zasady antymonopolowe i uczciwa konkurencja... 12 Unikanie konfliktów interesów... 13 Poufność i ochrona danych... 13 Standardy mediów społecznościowych... 14 Prywatność... 14 Linia Alertline ds. zgodności i etyki... 15 Odstąpienie od zasad kodeksu... 15 4
Zobowiązanie Univar wobec integralności Uczciwe i etyczne postępowanie Wykonywanie wszystkiego w sposób bezpieczny, oraz integralny oznacza, że zawsze musimy postępować w uczciwy, zgodny z prawem i zasadami etyki sposób. Dokonywanie decyzji etycznych wymaga naszej najlepszej oceny. Nasz Kodeks Postępowania może nie obejmować wszystkich problemów, które mogą wystąpić, ale daje wytyczne do kooperacji z innymi pracownikami, klientami i partnerami biznesowymi, jak również zajmuje się etycznymi lub związanymi z przestrzeganiem zasad pytaniami, które mogą pojawić się podczas pracy. Niniejszy Kodeks ma zastosowanie do pracowników, członków zarządu, dyrektorów firmy Univar i spółek od niej zależnych większościowym udziałem. Zgodność z prawem, przepisami i zasadami Przestrzeganie prawa jest podstawą do wykonywania działań bezpiecznie i rzetelnie. Polityką Univar jest przestrzeganie wszystkich obowiązujących praw, przepisów, reguł i nakazów prawnych obowiązujących w kraju, państwie i miejscach, w których prowadzimy działalność. zatrudnienia między Tobą a firmą, ani nie modyfikuje prawnych lub innych przepisów. Błąd w odczycie lub brak uznania tego kodeksu postępowania, nie zwalnia nikogo z obowiązku przestrzegania kodeksu, obowiązujących przepisów ustawowych, wykonawczych i obowiązujących zasad Univar. Jeśli nie jesteś pewien co do potencjalnego problemu zgodności prawnej lub naruszenia, możesz zasięgnąć porady w dziale ds. stosunków prawnych i korporacyjnych (Legal & Corporate Affairs). W przypadku pytań dotyczących kodeksu postępowania Univar, prosimy o kontakt z działem ds. zgodności z prawem (Legal Compliance Office) (Compliance@Univar.com). W przypadku pytań dotyczących konkretnych polityk i procedur operacyjnych, możesz porozmawiać ze swoim przełożonym lub menedżerem, lub skontaktuj się z Działem Kadr. Jeśli polityka Univar lub niniejszy Kodeks Postępowania wchodzą w konflikt z obowiązującym prawem, zawsze postąpimy zgodnie z prawem. Międzynarodowa działalność gospodarcza Uznajemy i szanujemy różne kultury, zwyczaje i praktyki biznesowe na rynku. Nasze różnorodne procesy biznesowe i zwyczaje muszą również przestrzegać międzynarodowych przepisów ustawowych, wykonawczych, zasad, norm i zarządzeń prawnych. Przestrzeganie Kodeksu i polityki Univar Nasze zaangażowanie na rzecz wzrostu gospodarczego i możliwości jest zawsze zgodne z naszym zobowiązaniem wobec integralności. Każdy pracownik, w ramach tego zobowiązania, ma obowiązek zgłaszania wypadków lub naruszeń jakichkolwiek firmowych standardów, procedur oraz zasad niniejszego Kodeksu Postępowania. Niniejszy Kodeks Postępowania nie zmienia statusu 6
Polityka otwartych drzwi Zachęcamy do przedyskutowania kwestii związanych z pracą lub wszelkich wątpliwości ze swoim bezpośrednim przełożonym lub kierownikiem, tak szybko jak to możliwe. Gdy jest to konieczne, możesz też zwrócić uwagę innego menedżera na tę kwestię, w tym również naszego kierownictwa. Jesteśmy zobowiązani do ustalania priorytetów i rozwiązywania wszystkich problemów pracowniczych skutecznie i z szacunkiem. Jeśli nie czujesz się swobodnie rozmawiając o swoich obawach z menedżerem, zawsze możesz skontaktować się z Działem Kadr, który będzie współpracować z Tobą w celu rozwiązania problemów związanych z pracą. Stosowanie używek Nie tolerujemy nadużywania substancji, które wpływają na zdolność pracownika do wykonywania swoich obowiązków. Co więcej, nasze zero tolerancji dla nadużyć tych substancji wzmacnia nasze zaangażowanie w bezpieczeństwo i minimalizuje zagrożenie wypadkami. Osoby pracujące pod wpływem tych substancji będą podlegać natychmiastowym środkom dyscyplinarnym, z możliwością otrzymania wypowiedzenia. Cenimy sobie wzajemne relacje, traktując klientów i dostawców, jak długoterminowych partnerów oraz odnosząc się do siebie nawzajem z otwartością i szacunkiem. 7
Przemoc w miejscu pracy Groźby lub akty przemocy wobec współpracowników, klientów czy partnerów biznesowych, są zabronione. Jeśli zauważysz albo doświadczysz groźby lub aktu przemocy w miejscu pracy lub jego pobliżu, należy to natychmiast zgłosić do kierownika. Menedżerowie, którzy otrzymują informację o zagrożeniu lub akcie przemocy muszą niezwłocznie powiadomić Dział Kadr. Dyskryminacja i prześladowanie Univar zakazuje dyskryminacji w miejscu pracy ze względu na następujące cechy osobowe: Wiek Pochodzenie Kolor skóry Niepełnosprawność Płeć Tożsamość płciową Pochodzenie narodowe Rasę Religię Orientację seksualną Status weterana Nie tolerujemy prześladowania żadnego z pracowników i zawsze musimy traktować pracowników, klientów i partnerów biznesowych, takich jak sprzedawców i dostawców, z godnością i szacunkiem. Cenimy różnorodność w naszych zasobach ludzkich oraz zapewniamy równe szanse zatrudnienia dla wszystkich kandydatów i pracowników. Nie dyskryminujemy żadnego z kandydatów na podstawie osobistych cech wymienionych powyżej. Ochrona przed odwetem Mamy obowiązek zgłosić podejrzenie winy i musimy być w stanie zrobić to bez obawy odwetu. Univar nie toleruje żadnego odwetu lub groźby odwetu za zgłoszenie naruszenia lub podejrzenia naruszenia prawa, polityki firmy lub niniejszego kodeksu postępowania, gdy zgłoszenie zostało złożone w dobrej wierze. 8
Osiągamy sukcesy poprzez działania, koncentrując się na doskonałej realizacji, dostępie do produktów, zoptymalizowanej logistyce i produktywności. Ochrona aktywów i informacji Univar Ochrona fizycznych aktywów firmy Univar (pomieszczeń, sprzętu, komputerów, itp.), stanowi priorytet w celu optymalizacji wydajności. Każdy z nas ma obowiązek przestrzegania wszystkich procedur, które chronią wartość tych aktywów, w celu zachowania strategii, rozwoju, wartości i reputacji Univar. Dane tworzone za pomocą sprzętu lub systemów firmy są własnością firmy, która również musi być chroniona. Używanie sprzętu komputerowego firmy, telefonów komórkowych i innych urządzeń sieciowych jest ograniczone do celów służbowych. Sporadyczne zastosowanie do sprawdzenia osobistych kont e-mail lub wykonania osobistych rozmów jest dopuszczalne, jeżeli jest uzasadnione i wykonywane w stopniu minimalnym. Własność intelektualna Prawa własności intelektualnej są kluczowe dla ochrony inwestycji, które czyni Univar by rozwijać nowe produkty i idee. Chronimy naszą własność intelektualną i szanujemy prawa własności intelektualnej osób trzecich. Nie wolno kopiować, reprodukować ani przesyłać materiałów chronionych, takich jak publikacje, zdjęcia, wideo czy oprogramowanie, które należą do Univar lub innych, chyba że posiadamy na to zezwolenie lub licencję. Zasoby finansowe, takie jak firmowe karty kredytowe, podlegają takiej samej ochronie aktywów. Wykorzystanie kart podróży i wydatków lub kart zakupowych ( P-Card ) nie może być nadużywane. Sprzeniewierzenie funduszy firmy do celów osobistych jest oszustwem i podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i ewentualnym sankcjom karnym. Aby uzyskać wskazówki dotyczące korzystania z firmowych kart kredytowych, prosimy zapoznać się z polityką dot. podróży i wydatków oraz procedurami dot. karty P-Card. Zgodność z zasadami importu i eksportu Organizacja łańcucha dostaw Univar zapewnia zarządzanie logistyczne w globalnym rynku. Istnieje szeroki wachlarz kompleksowych przepisów ustawowych i wykonawczych regulujących przywóz i wywóz produktów oraz niektórych danych. Mamy obowiązek przestrzegania tych przepisów. 9
Rozwijamy się na zasadach zyskownego wzrostu, poszukiwania nowych rynków i nowych możliwości, stale się doskonaląc, by być dystrybutorem wybieranym dobrowolnie. Kontrakty rządowe Univar utrzymuje relacje biznesowe z wieloma klientami rządowymi. Zamówienia rządowe są skomplikowane i podlegają określonym prawom i przepisom. Kiedy robimy interesy z klientami rządowymi (w tym przedsiębiorstwami państwowymi), musimy przestrzegać wszystkich obowiązujących praw i przepisów. Naszym obowiązkiem jest być świadomymi i postępować według wszystkich zasad, które mają zastosowanie do zamówień rządowych (w tym do procesu przetargowego). Jeśli potrzebujesz pomocy z tymi zasadami, prosimy o kontakt z działem Legal & Corporate Affairs. 10
Zwalczanie korupcji: Prezenty i rozrywki firmowe Prawa antykorupcyjne zabraniają firmom i osobom pozyskiwania nieuzasadnionych korzyści przez wręczanie łapówek urzędnikom państwowym lub osobom prywatnym. Univar postępuje zgodnie z ustawą Wielkiej Brytanii dot. przekupstwa (UK Bribery Act), ustawą antyłapówkową Stanów Zjednoczonych (Foreign Corrupt Practices Act) i wszystkimi stosownymi międzynarodowymi przepisami i konwencjami antykorupcyjnymi. Nigdy nie wolno oferować ani przyjmować łapówek, ani ułatwiać nieuczciwych działań w jakiejkolwiek formie. Zakaz korupcji odnosi się również do osób trzecich działających w imieniu Univar, np. agentów, wykonawców i konsultantów wykonujących pracę w imieniu Univar. Antykorupcyjna polityka Univar dokumentuje ogólne wymagania w celu zapobiegania korupcji i łapownictwu. Każdy pracownik jest zobowiązany do przestrzegania wymogów określonych w niniejszej Polityce. Prezenty i rozrywka wymieniane między Univar a osobami trzecimi powinny być związane z uzasadnionymi celami biznesowymi. Prezenty i rozrywki powinny być rozsądne, i zgodne z przepisami antykorupcyjnymi i antyłapówkowymi. Polityka dot. rozrywki i prezentów Univar definiuje rodzaje prezentów, które są dozwolone, jak również procedury umożliwiające otrzymanie zatwierdzenia dla prezentów. Kiedy przeprowadzasz interesy z rządami, konsultuj się z działem Legal & Corporate Affairs, aby zrozumieć wszelkie ryzyko odnośnie zgodności. Zawsze uzyskaj zgodę od Kancelarii Zgodności przed podarowaniem czegokolwiek wartościowego urzędnikom rządowym lub przed przyjęciem od nich czegokolwiek. Skonsultuj się ze swoim przełożonym lub Kancelarią Zgodności (Compliance@Univar.com), jeśli masz pytania na temat procesów związanych z raportowaniem prezentów i zatwierdzeniami. Ochrona środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa Univar zobowiązuje się do poprawy bezpieczeństwa, zdrowia i ochrony środowiska; są to podstawowe wartości naszej firmy. W naszej firmie, każdy pracownik jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo własne i za zwracanie uwagi na oraz pomoc w wyeliminowaniu niebezpiecznych warunków. Musimy również pomagać w ochronie naszych obiektów przed nieautoryzowanym naruszeniem, poprzez zgłaszanie zagrożeń dla naszego bezpieczeństwa fizycznego i poprzez podążanie za procedurami firmowymi. Przestrzegamy wszystkich obowiązujących norm i przepisów bezpieczeństwa i ochrony środowiska, a także polityki BHP firmy i jej procedur. Społeczna odpowiedzialność biznesu i zrównoważony rozwój Dążymy do bycia odpowiedzialnym obywatelem korporacyjnym. Społeczna odpowiedzialność biznesu oznacza dla nas osiągnięcia sukcesu biznesowego w taki sposób, aby okazać szacunek dla ludzi i planety, i przestrzegać wartości wyrażonych w naszych zasadach przewodnich. Wymagamy od wszystkich naszych pracowników, aby rozważyli krótko- i długoterminowe skutki dla środowiska i społeczności podczas podejmowania decyzji biznesowych. Wszyscy musimy być wzorem zachowań społecznie odpowiedzialnych. 11
Transakcje osób posiadających niejawne informacje o spółce ( insider trading ) Zakup lub sprzedaż papierów wartościowych spółki na podstawie informacji wewnętrznych (określane jako insider trading ) jest przestępstwem w większości krajów. Nie możemy angażować się w obrót papierami wartościowymi firmy na podstawie informacji poufnych. Informacje poufne to istotne informacje o firmie, nieznane szerokiej publiczności. Univar może uzyskać, w oparciu o nasze relacje, informacje od partnerów biznesowych, które mogą być uznane za informacje poufne. Przekazywanie tych informacji osobie spoza firmy ( udzielanie wskazówek ), która następnie wykorzystuje te informacje do handlu papierami naszych partnerów biznesowych, narusza przepisy dotyczące papierów wartościowych i jest zabronione. Sprawozdawczość finansowa i rachunkowość Będziemy prowadzić pełną i dokładną dokumentację w celu umożliwienia prawidłowego i dokładnego prowadzenia rachunkowości i sprawozdań finansowych. Skuteczna kontrola zarządzania będzie utrzymana nad transakcyjnymi procesami, by chronić majątek Univar oraz zapewnić właściwe księgowanie i raportowanie. Podejrzenia nadużyć będą rozpatrywane zgodnie z procedurami wewnętrznymi, a wszelkie nadużycia finansowe lub znaczne niedociągnięcia w zakresie kontroli wewnętrznej będą podawane do Zarządu Dyrektorów Univar lub do Komitetu Audytu. Prowadzenie ewidencji Musimy utrzymywać uczciwe i dokładne zapisy biznesowe, w celu: Podejmowania dobrych decyzji biznesowych; Przestrzegania prawnych, finansowych, regulacyjnych i menedżerskich zobowiązań; oraz Maksymalizacji korzyści płynących z naszej uprzednio zdobytej wiedzy i doświadczenia. Transakcje lub zapisy nie mogą być ukryte, sfałszowane lub zmieniane. Odnosi się to do wszystkich zapisów, w tym wiadomości elektronicznych, notatek wewnętrznych i raportów formalnych. Zasady antymonopolowe i uczciwa konkurencja Antymonopolowe prawo, czasami nazywane również prawem konkurencji, reguluje sposób, w jaki firmy zachowują się na rynku. Przepisy tego prawa ogólnie nakreślają, jak firmy powinny zachowywać się w stosunku do konkurentów, klientów i dostawców. Naruszenie prawa antymonopolowego może spowodować sankcje karne dla osób uczestniczących, jak i firmy. Firma Univar zobowiązuje się do energicznego i sprawiedliwego konkurowania. Nie będziemy: Przekazywać cen, żadnych warunków, które wpływają na ceny, ani dostępności produktów, żadnemu konkurentowi; Dzielić lub przydzielać rynki lub klientów (lub godzić się na podział któregokolwiek z nich); Zgadzać się, aby zbojkotować inną firmę wraz z konkurentem; lub Ustalać nieodpowiednie lub nieuzasadnione warunki zakupu lub sprzedaży. Prawa antymonopolowe różnią się w zależności od regionu. W przypadku pytań dotyczących wymagań ochrony konkurencji skontaktuj się z działem Legal & Corporate Affairs. 12
Unikanie konfliktów interesów Konflikt interesów pojawia się, gdy osoba stawia swoje własne interesy przed interesami Univar, i nie jest wtedy w stanie skutecznie wykonywać swoich obowiązków związanych z Univar. Przykłady konfliktów interesów obejmują: Wpływanie na decyzję Univar, która pozytywnie wpłynie na osobiste korzyści Twoje lub członka rodziny; Akceptowanie lub dawanie prezentów, dostarczanie rozrywki, gościnności, pożyczki, spłaty lub specjalnego traktowania od dowolnego dostawcy Univar, klienta lub konkurenta; Zaangażowanie w osobiste transakcje biznesowe jednostki, obejmujące Univar, jego majątek, informacje lub relacje biznesowe, dla zysku lub profitu, bez uprzedniej konsultacji ze swoim bezpośrednim przełożonym lub kierownikiem i ujawnienia transakcji wobec Kancelarii zgodności z prawem; lub Dowiadywanie się o możliwościach biznesowych poprzez Univar lub osobiste wykorzystanie okazji, bez uprzedniego złożenia oferty do Univar. Konflikt interesów może powstać, jeśli masz społeczne, finansowe, polityczne lub osobiste interesy, które wpływają na decyzje biznesowe Univar lub relacje biznesowe z partnerami. zawierają wytyczne i wymogi dotyczące sposobu zarządzania wewnętrznymi informacjami i dokumentami utworzonymi przez pracowników Univar lub nasze systemy. Bezpieczeństwo informacji i polityka ochrony również kierują korzystaniem z naszych systemów. Opisują one standardy, które pomagają chronić dane Univaru przed nieautoryzowanym dostępem lub naruszeniem bezpieczeństwa. Podejrzenia dot. naruszenia bezpieczeństwa sieci informatycznej lub naruszenia norm ochrony danych powinny być zgłaszane do bezpośredniego przełożonego, kierownika lub na Alertline. Utrata danych z powodu utraty sprzętu, np. zgubienia lub kradzieży urządzenia, laptopa lub telefonu komórkowego, również naraża informacje poufne i zastrzeżone. W przypadku utraty sprzętu lub urządzenia, należy niezwłocznie zgłosić się do lokalnego Biura Pomocy, oddziału zgodności IT (ITCompliance@univar.com), lub Międzynarodowego Biura ds. Prywatności. Musimy unikać konfliktów interesów i sytuacji, które mogą być postrzegane jako konflikt interesów. W razie wątpliwości dotyczących potencjalnego konfliktu, porozmawiaj ze swoim bezpośrednim przełożonym, kierownikiem, z innym członkiem zarządu lub Kancelarią Zgodności z prawem. Poufność i ochrona danych Zastrzeżone informacje dotyczące wyników finansowych firmy Univar, strategii, klientów i dostawców są chronione i nie mogą być rozpowszechniane. Bezpieczeństwo Informacji Univar oraz polityka ochrony 13
Media społecznościowe Ponieważ wszyscy korzystamy z cennych doświadczeń i spostrzeżeń innych, wykorzystanie oprogramowania online (lub mediów społecznościowych ) jest dozwolone. Użycie mediów społecznościowych nie może być nadmierne lub przekraczające zakres celów biznesowych Univar. Nieprawidłowe korzystanie z mediów społecznościowych może doprowadzić do utraty danych, procesów sądowych, regulacyjnych grzywien lub kar, i szkody dla reputacji i procesów biznesowych Univar. Pracownicy, którzy korzystają z mediów społecznościowych, muszą spełniać wymagania udokumentowane w normach i wytycznych dot. mediów społecznościowych Univar. Zawsze bierz pod uwagę kontekst tego, co piszesz. Upewnij się, że spełnia to zasady: Kodeksu Postępowania Univar; Wszystkich polityk i norm, oraz Wspiera naszą ogólną wizję i zasady przewodnie. Konta osobiste, które posiadają pracownicy, stanowią osobiste opinie, nawet jeżeli zawierają informacje związane z firmą, takie jak posiadane stanowisko w Univar. Prywatność Nasza polityka chroni prywatność tych, z którymi współpracujemy, w tym naszych klientów, partnerów biznesowych (np. dostawców) oraz pracowników. Prawa prywatności definiują sposób, w jaki Univar zarządza danymi osobowymi na całym świecie. Dane osobowe to wszelkie informacje, które odnoszą się do tego, jak dana osoba może być zidentyfikowana, i może, lub nie może, zawierać poufne informacje osobiste, takie jak rasa, płeć czy pochodzenie etniczne. W przypadku pytań dotyczących polityki prywatności Univar, proszę skontaktować się z Międzynarodowym Biurem ds. Prywatności. 14
Ponieważ jesteśmy Univar, robimy wszystko bezpiecznie i rzetelnie. Linia Alertline ds. zgodności i etyki Univar zapewnia usługę raportowania problemów lub naruszeń. Możesz skontaktować się z linią raportowania telefonicznie lub przesłać zgłoszenie drogą internetową (by uzyskać lokalny numer telefoniczny lub adres niezależnej strony zgłoszeń, prosimy wejść na stronę informacyjną Alertline Universe lub skontaktować się z Kancelarią Zgodności z prawem). Składanie anonimowych raportów jest dostępne a Univar stosuje politykę anty-odwetu wobec jakiegokolwiek raportu, złożonego w dobrej wierze. Każdy powinien zgłosić naruszenie lub podejrzenie naruszenia do swojego przełożonego, zarządu firmy, działu kadr lub na Alertline. Odstąpienie od zasad kodeksu Wszyscy funkcjonariusze Univar, pracownicy, członkowie zarządu i spółki większościowo zależne mają wydawać poprawne osądy i przestrzegać niniejszego Kodeksu Postępowania, wszystkich polityk firmy oraz norm. Naruszenia mogą skutkować postępowaniem cywilnym lub karnym. Zwolnienia z tego kodeksu postępowania dla kadry kierowniczej i dyrektorów mogą być dokonywane wyłącznie przez Radę Dyrektorów lub autoryzowanego członka komisji Rady. 15
16 Siedziba Główna Univar 3075 Highland Pkwy, Ste. 200 Downers Grove, IL 60515 USA +1 331 777 6000 www.univar.com