Warszawa, 15 kwietnia 2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. (adres: ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa) zwraca się z prośbą o przygotowanie oferty cenowej na: Kompleksowa organizacja spedycji produktów spożywczych i materiałów promocyjnoreklamowych przedsiębiorców z Polski Wschodniej w związku z targami AnuFood Eurasia 2015 odbywających się w Stambule (Turcja) w terminie 14-16 maja 2015 r. Niniejszy wydatek jest realizowany i finansowany w ramach Projektu Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej finansowanego ze środków Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013, Działanie I.4 Promocja i Współpraca, komponent Promocja, na podstawie umowy zawartej pomiędzy Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości a Polską Agencją Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. o dofinansowanie projektu Nr POPW.01.04.01-00-001/09. I. ZAMAWIAJĄCY Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa, www.paiz.gov.pl II. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI USŁUGI Docelowym miejscem organizacji usługi jest Stambuł (Turcja), stoisko Polski Wschodniej w centrum wystawienniczym TÜYAP Fair Coonvention and Congress Centre (Adres E - 5 Karayolu Üzeri,Gürpınar Kavşağı 34500, Büyükçekmece, İstanbul,Turkey), a także Polska w związku z koniecznością przygotowywania spedycji do jej wysłania na teren Turcji przed rozpoczęciem targów. III. WARUNKI PODMIOTOWE O zamówienie nie mogą ubiegać się podmioty powiązane z Zamawiającym w rozumieniu art. 6c ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm.), które w szczególności: - pełnią wobec Zamawiającego funkcję członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostają z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA IV.I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia 1
1. Przedmiotem zamówienia jest: Kompleksowa organizacja spedycji produktów spożywczych i materiałów promocyjnoreklamowych przedsiębiorców z Polski Wschodniej w związku z targami AnuFood Eurasia 2015 odbywającymi się w Stambule (Turcja) w terminie 14-16 maja 2015 r. 2. Zamawiający oświadcza, iż zawarł umowę o wynajem powierzchni wystawienniczej z organizatorem targów AnuFood Eurasia 2015 na wynajęcie Zamawiającemu 167 m 2 powierzchni wystawienniczej na czas trwania targów AnuFood Eurasia 2015 zwanych dalej targami. Zamawiający informuje, iż wynajęte stoisko Polski Wschodniej składające się z 2 części o nr: A90 oraz A89, A83, B88, B82 znajduje się w hali nr 13 na terenie TÜYAP Fair Coonvention and Congress Centre (Adres E - 5 Karayolu Üzeri,Gürpınar Kavşağı 34500, Büyükçekmece, İstanbul,Turkey). IV.II. Kompleksowa usługa będzie obejmować: Wykonawca zapewni kompleksową spedycję materiałów promocyjnych oraz próbek (w tym głównie produktów spożywczych) 20 (+/- 4) przedsiębiorców producentów żywności z Polski Wschodniej w celu ich prezentacji oraz degustacji podczas targów AnuFood Eurasia 2015 odbywających się w Stambule. Produkty spożywcze powinny zostać w związku z tym zebrane przez Wykonawcę od podwystawców, tj. producentów żywności z Polski Wschodniej, biorących udział w wyjeździe (lista firm biorących udział w wyjeździe zostanie przekazana w dniu podpisania umowy), dostarczone na stoisko Polski Wschodniej na terenie centrum wystawienniczego TÜYAP Fair Coonvention and Congress Centre w Stambule, tj. miejsca odbywania się targów AnuFood Eurasia 2015. Targi AnuFood Eurasia 2015 rozpoczynają się 14 maja 2015 r., stąd konieczność dostarczenia całej spedycji najpóźniej do 13 maja 2015 r., tj. najpóźniej na 1 dzień przed datą rozpoczęcia targów. Zamawiający, po podpisaniu umowy, ustali z Wykonawcą konkretny dzień i godzinę wyznaczoną na odbiór spedycji od spedytora w Stambule. Usługa obejmuje kompleksowo wszelkie czynności oraz opłaty logistyczne, spedycyjne, a także formalno-prawne i celne związane z kompleksową wysyłką materiałów i produktów spożywczych do Turcji, w szczególności: przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów wymaganych do spedycji materiałów promocyjnych i produktów spożywczych do Turcji; ustalenie z organizatorem targów AnuFood Eurasia 2015, jakie produkty mogą być wwożone na teren centrum wystawienniczego na potrzeby ich prezentacji podczas targów AnuFood Eurasia 2015 i jakie dokładne procedury oraz dokumenty należy przedstawić, aby dokonać spedycji; ustalenie z organizatorem targów AnuFood Eurasia 2015 oraz organami odpowiedzialnymi za wwóz produktów spożywczych do Turcji (agencje celne, urzędy celne) szczegółowej dokumentacji, certyfikatów, zaświadczeń weterynaryjnych i innych wszelkich formalności, jakie powinien posiadać każdy z polskich przedsiębiorców (tj. każdy z podwystawców) w celu dostarczenia swoich produktów do Turcji na potrzeby wystawiennicze; stały kontakt z przedsiębiorcami (podwystawcami) w zakresie uzyskania odpowiednich certyfikatów lub innych pozwoleń na transport produktów polskich na teren Turcji (koordynacja oraz zapewnienie przez Wykonawcę ww. dokumentów dla wszystkich podwystawców), a także w zakresie przekazania eksponatów i zapewnienia im właściwych warunków spedycji; zapakowanie (w tym zapewnienie opakowań również do przechowywania mrożonek) i przygotowanie do transportu całości spedytowanych produktów i materiałów; zapewnienie właściwych warunków spedycji produktów spożywczych wymagających transportu w obniżonej temperaturze (np. serów lub mrożonek); 2
organizację spedycji i odprawy celnej, a także pokrycie ich kosztów oraz uzyskanie odpowiednich dokumentów, pozwalających na przewóz produktów spożywczych podwystawców na terenie Turcji; kompleksowego ubezpieczenia (w szczególności od zniszczenia lub kradzieży) wszystkich spedytowanych produktów na czas trwania spedycji oraz okazania ubezpieczenia na wezwanie Zamawiającego. Dokładna wartość ubezpieczenia określona zostanie przez Wykonawcę na podstawie dostarczonych po podpisaniu umowy faktur pro forma określających wartość spedytowanych produktów. uzyskanie wszelkich wymaganych zezwoleń na wwóz produktów spożywczych na teren targów AnuFood Eurasia 2015. Zabezpieczenie przesyłki transportowej do momentu odbioru przesyłki przez Zamawiającego na terenie targów AnuFood Eurasia 2015 w Stambule. Wykonawca dokona wszelkich starań, aby przedmioty zostały odpowiednio oznakowane tak, aby bez przeszkód dotarły na stoisko Polski Wschodniej. Wykonawca dokona wszelkich czynności, w tym czynności celnych i formalno-prawnych oraz wszelkich innych niezbędnych do dostarczenia produktów spożywczych i materiałów promocyjnych w wyznaczone miejsce w wymaganym czasie, będzie koordynował wszystkie elementy usługi i całości działań oraz pozostanie w stałym kontakcie ze wszystkimi podwystawcami producentami z Polski Wschodniej oraz Polską Agencją Informacji i Inwestycji Zagranicznych w celu sprawnego i prawidłowego przeprowadzenia procesu spedycji na targi. Wykonawca zobowiązuje się do tego, że produkty spożywcze będą przewożone i przechowywane do momentu dostarczenia na miejsce i na czas w warunkach odpowiednich do przechowywania każdego z rodzajów produktów tak, aby dotarły one na stoisko Polski Wschodniej na targach AnuFood Eurasia 2015 w stanie umożliwiających ich prezentację oraz spożycie. Wykonawca zobowiązuje się także, że materiały promocyjne i pozostałe spedytowane artykuły dotrą w wyznaczone miejsce w wyznaczonym czasie w stanie nienaruszonym, umożliwiającym ich prezentację oraz wystawienie do ekspozycji, a także ich ewentualne użycie. Punkt i termin odbioru produktów spożywczych w Polsce zostaną określone przez Zamawiającego po konsultacji z Wykonawcą po podpisaniu umowy. Wykonawca oświadcza, że ponosi wszelką odpowiedzialność za dostarczenie produktów spożywczych w wyznaczonym czasie i stanie umożliwiającym ich degustację podczas targów. Wszystkie materiały promocyjne oraz produkty spożywcze powinny znaleźć się na stoisku Polski Wschodniej najpóźniej 13 maja 2015 r. w godzinach popołudniowych (dokładna godzina zostanie ustalona pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą po podpisaniu umowy). Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich regulacji miejscowych w sprawie przewozu żywności na terenie Turcji oraz regulacji organizatora targów AnuFood Eurasia 2015, odbywających się na terenie centrum targowego TÜYAP Fair Coonvention and Congress Centre w Stambule. Wykonawca dokona wszelkich innych czynności związanych z przygotowywaniem do spedycji, tj. ustali szczegółowo wszystkie wymagania dotyczące przewozu polskich produktów spożywczych do Turcji oraz na teren odbywania się targów AnuFood Eurasia 2015, pozostanie w stałym kontakcie z uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów i koordynatorem stoiska Polski Wschodniej przedstawiciela PAIiIZ, w celu sprawnego uzyskania wszelkich wymaganych zezwoleń i certyfikatów. Wykonawca zajmie się także wszelkimi ewentualnymi kwestiami celnym i innymi wymogami formalno-prawnymi związanymi ze spedycją produktów i ich przewiezieniem do Turcji oraz na teren targów, zsynchronizuje cały proces spedycji ze wszystkimi uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów, tak aby wszystkie produkty i materiały promocyjne mogły zostać dostarczone w wyznaczone 3
miejsce w określonym czasie. Wykonawca pokryje też wszystkie opłaty związane z procedurami celnymi i wwozem produktów żywnościowych i artykułów promocyjnych na teren centrum wystawienniczego, np. opłaty celne, badania weterynaryjne produktów, opłaty związane z wjazdem na teren kompleksu wystawienniczego, wypakowanie produktów i materiałów na stoisku etc. Zamawiający informuje, że przedmiotami do spedycji będą różnego rodzaju produkty spożywcze podwystawców, np.: słodycze, makarony, płatki śniadaniowe, puszki zawierające warzywa, słoiki zawierające m.in. grzyby, sery, sery topione, proszki mleczne, pierogi, dżemy w słoikach, piwo butelkowane, soki owocowe, miody pitne, itp. oraz ich atrapy. Spedycja obejmuje także materiały informacyjno-promocyjne (ulotki, katalogi) drobne gadżety (np. długopisy, kubki, pendrivy, breloczki, notesy, etc). Do obowiązków Wykonawcy należy skoordynowanie procesu odbioru produktów oraz materiałów promocyjnych od podwystawców, którzy prześlą je pod wskazany przez Wykonawcę, po uzgodnieniu z Zamawiającym adres. Wykonawca dokona w imieniu podwystawców wszelkich formalności związanych z przewozem produktów spożywczych na teren Turcji i na teren targów AnuFood Eurasia 2015, a także innych czynności dotyczących spedycji, pozostanie w stałym kontakcie z podwystawcami i Zamawiającym w celu sprawnego uzyskania wszelkich wymaganych zezwoleń i certyfikatów, zajmie się wszelkimi wymogami formalno-prawnymi, w tym uzyskaniem ewentualnych zezwoleń związanych ze spedycją produktów do Turcji oraz zsynchronizuje cały proces spedycji ze wszystkimi podwystawcami. Szczegółowa lista firm biorących udział w wyjeździe znajduje się tutaj przekazana zostanie Wykonawcy w dniu podpisania umowy. Będzie to grupa 20 (+/- 4) przedsiębiorców. Wykonawca zapewni również transport materiałów promocyjnych Zamawiającego z Warszawy (z siedziby Zamawiającego) do Stambułu (na stoisko Polski Wschodniej na terenie TÜYAP Fair Coonvention and Congress Centre). Spedycja obejmie: katalogi, ulotki, materiały promocyjne (długopisy, kalendarze, breloczki, kubki itp.) w ilości maksymalnej 30kg. Po podpisaniu umowy pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą, strony ustalą wspólnie termin wydania materiałów, do których transportu zobowiązany jest Wykonawca. Przewidywany łączny ciężar produktów spożywczych oraz materiałów informacyjno-promocyjnych na 1 podywstawcę wynosi: 30 kg. Zamawiający przewiduje, iż waga produktów przewożonych w warunkach chłodniczych lub produktów mrożonych będzie wynosiła ok. 120 kg. Spedycja materiałów informacyjno-promocyjnych oraz produktów spożywczych odbywa się tylko w jedną stronę. Ostatecznym terminem dostarczenia wszystkich produktów spożywczych oraz materiałów promocyjnych Zamawiającego i podwystawców na teren targów jest dzień 13 maja 2015 r. godziny popołudniowe lub inny uzgodniony z Zamawiającym. Zamawiający informuje, iż wszelkie niezbędne informacje dotyczące danych technicznych, logistycznych i innych związanych z zabudową, terminami, etc., są dostępne na oficjalnej stronie internetowej organizatora targów: http://www.anufoodeurasia.com/anufood-eurasia/index-2.php 4
Wykonawca ma obowiązek zapoznać się przed złożeniem oferty oraz stosować się do określonych w nim zasad dotyczących spedycji i dostarczania eksponatów i materiałów informacyjnopromocyjnych podczas wykonywania zamówienia. Wyliczając ofertę na spedycję Zamawiający, winien jest zatem wziąć pod uwagę wszelkie jej koszty i najważniejsze czynniki, jakimi będą: Przygotowanie niezbędnej dokumentacji na potrzeby kompleksowej odprawy, na potrzeby celne (wymagane zarówno przez urzędników w Polsce jak i w Turcji) i inne wymagane (dane dot. produktów spożywczych, ich przeznaczenie, faktury pro-forma, etc); Dokonanie odprawy, oclenia i uiszczenia wszelkich innych wymaganych opłat zarówno w Polsce, jak i w Turcji, Opakowanie i oznakowanie przesyłki w prawidłowy sposób; Spedycja drogą lotniczą na trasie Polska Stambuł (Turcja); Załadunek i rozładunek w porcie lotniczym; Załadunek i rozładunek na stoisku wystawienniczym; Inne koszty związane z frachtem lotniczym Transport na miejsce trwania targów, na stoisko, rozpakowanie i prawidłowe ustawienie produktów spożywczych na stoisku. Ponieważ waga części eksponatów jest duża, Wykonawca zapewni minimum 2 osoby, które będą pomagały przy rozładunku produktów spożywczych na stoisku Polski Wschodniej; Osoba koordynująca wszelkie działania na terenie Turcji, mówiąca po angielsku i pozostająca w stałym kontakcie z przedstawicielem Zamawiającego; Ubezpieczenie transportu podczas całego trwania spedycji; Oraz wszelkie inne niewymienione szczegółowo, a powiązane z kompleksową spedycją; IV. III. Informacje dodatkowe 1. Wykonawca jest zobowiązany w ciągu 1 dnia roboczego od daty podpisania Umowy do przedstawienia szczegółów dotyczących spedycji produktów spożywczych i materiałów promocyjnych do Stambułu (szczegóły spedycji, adres odbioru, wymagane dokumenty, proformy, etc.) 2. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania o stopniach przygotowania spedycji do Turcji. 3. Zamawiający przekaże Wykonawcy w dniu podpisania umowy kompletną listę planowanych do spedycji produktów spożywczych. 4. Za terminowe i należyte wykonanie Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie przelewem w ciągu 30 dni od daty dostarczenia rachunku/ faktury do siedziby PAIiIZ S.A. Ustalone wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszelkie koszty, jaki Wykonawca poniesie w związku z wykonaniem przedmiotu umowy i jest wynagrodzeniem ryczałtowym i nie podlega zmianom. Płatność nastąpi po wykonaniu zamówienia na podstawie podpisanego bez zastrzeżeń protokołu odbioru usługi. Płatność będzie realizowana w polskich złotych, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze, na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę. Wzór protokołu stanowi Załącznik nr 1 do Umowy oraz załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z wybranymi Wykonawcami, którzy złożyli oferty, w zakresie szczegółów wykonania usługi oraz ewentualnie wysokości ceny w zakresie jej zmniejszenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawców do wyjaśnienia treści złożonej oferty. 5
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany lub odwołania warunków postępowania (zapytania ofertowego). W takim przypadku Zamawiający niezwłocznie ogłosi zmiany na stronie internetowej oraz przekaże je wszystkim podmiotom, do których rozesłano zapytanie ofertowe. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania rozstrzygnięcia postępowania i nie dokonania wyboru oferty bez podawania przyczyny i zwrotu ewentualnych kosztów sporządzenia oferty. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy na całym etapie realizowania Zamówienia, należytej staranności, wysokiej jakości świadczonych usług oraz profesjonalnego podejścia do jego wykonania. V. OCENA OFERT 1. Ocenie podlega wyłącznie oferta przygotowana wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Do oferty należy załączyć: kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub CEIDG etc.), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; referencje potwierdzające należyte wykonanie co najmniej 3 usług 1 odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy w tym okresie. 2. Oferty złożone bez wymienionych załączników nie będą podlegały ocenie. 3. Jedynym kryterium oceny jest cena brutto za organizację każdej części usługi = 100%. 4. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta spełniająca wymagania Zamawiającego, która uzyskała najwyższą liczbę punktów wg podanego kryterium. VI. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT Termin złożenia ofert 20 kwietnia 2015 r. godzina 17.00. (decyduje data wpływu oferty do PAIiIZ). Oferty złożone niekompletnie oraz oferty złożone po terminie nie zostaną dopuszczone do rozpatrywania. Ofertę należy złożyć na formularzu załączonym do niniejszego zapytania pod adresem: aleksandra.bigda@paiz.gov.pl lub: Aleksandra Bigda, Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa z dopiskiem: Spedycja AnuFood Eurasia 2015. Osobą do kontaktu jest: Aleksandra Bigda, tel. +48 (22) 334 98 97, aleksabndra.bigda@paiz.gov.pl Karolina Costa, Tel. +48 (22) 334 99 45, karolina.costa@paiz.gov.pl ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Wzór umowy Załącznik nr 3 Wzór protokołu odbioru 1 W tym minimum 1 usługa polegająca na spedycji produktów spożywczych na teren Turcji, a dwie pozostałe ogólnie potwierdzające spedycję produktów na zagraniczne targi. 6
Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego Miejsce data Pieczęć Wykonawcy Formularz ofertowy Nazwa i adres Wykonawcy:......... Tel.... e-mail... Odpowiadając na zaproszenie do składania ofert na.......,..., oferujemy wykonanie w/w przedmiotu zamówienia za łączną cenę netto:... zł (słownie:...), powiększoną o wartość podatku VAT:... zł (słownie:..., dające łączną cenę brutto:... zł (słownie:...). Wykonawca funkcjonuje na rynku od... (miesiąc/rok) 7
Oświadczamy, że : Firma nie pełni wobec Zamawiającego funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; Firma nie pozostaje z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności jej przedstawiciele nie pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Zapoznaliśmy się z treścią zapytania ofertowego i akceptujemy bez zastrzeżeń jego postanowienia; Akceptujemy wzór umowy stanowiącej Załącznik nr 2 oraz wzór protokołu odbioru, stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania Ofertowego i zobowiązujemy się do podpisania umowy w terminie wskazanym przez Zamawiającego ; Uważamy się za związanych ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. Zobowiązujemy się do wykonania usługi zgodnie z wytycznymi wyszczególnionymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym w sposób należyty. Załącznikami do niniejszej oferty są: 1. kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub CEIDG), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 2. referencje potwierdzające należyte wykonanie co najmniej 3 usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy w tym okresie.... czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy i pieczątka 8