Systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją, elektronizacja procesów administracyjnych oraz udostępnianie e-usług w służbie transparentności, otwartości i usprawniania administracji Na przykładzie wdrażania jednolitego systemu EZD PUW w administracji rządowej RP Mariusz Madejczyk Pełnomocnik Wojewody Podlaskiego ds. informatyzacji
E-administracja działa, czy nie działa? 1. Nie ma sprawnej administracji bez e-administracji, a e-administracji bez elektronizacji procedur administracyjnych (backofficu), czyli systemy EZD to fundament nowoczesnej administracji, a nie moda. 2. Interoperacyjność, standardy i transparentność, na koniec e-usługi czyli administracja przyjazna obywatelom. 3. System EZD PUW w administracji rządowej RP sieć wartości administracji, reużywalność i współpraca w praktyce, czyli przedsięwzięcie Wojewody Podlaskiego w nieustannej ofensywie. 4. Projekty Wojewody Podlaskiego w ramach RPO i POIG7 2007-2013. 5. POPC i RPO, czyli nowa perspektywa na lata 2014-2020 szansą dla administracji.
Najważniejsze projekty realizowane przez Wojewodę Podlaskiego Projekty regionalne Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego: Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego - część II, administracja rządowa 46 mln PLN Projekt Wojewody Podlaskiego i 19-stu jednostek administracji rządowej Województwa Podlaskiego Projekty centralne Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 (plany dot. POPC 2014-2020): Rozwój i upowszechnienie elektronicznych usług administracji rządowej poprzez rozwój jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) oraz udostępnienie i wdrożenie jednolitych usług w urzędach administracji rządowej RP 10 mln PLN Projekt Wojewody Podlaskiego i administracji rządowej centralnej oraz terenowej RP Przedsięwzięcia Wojewody: System EZD PUW w administracji rządowej RP rozwijany i wdrażany przez PUW na zasadach niekomercyjnych System CAR Centralna Aplikacja Raportująca - w zakresie zarządzania kryzysowego na terenie całego kraju
Pryncypia wdrażania jednolitego systemu EZD PUW 1. System jest jednolity - przekazywany, wdrażany i utrzymywany przez PUW bezpłatnie, jako własność Skarbu Państwa. 2. PUW nie wdraża systemu w urzędach - urzędy same wdrażają system. 3. System jest narzędziem prostym i szybkim, wygodny dla urzędników tworzony przez urzędników dla urzędników. 4. Redukcja dokumentacji papierowej wewnątrz jednostki. 5. Procedury nie odzwierciedlają świata papierowego urzędu. 6. Wszystkie dekretacje wykonywane są elektronicznie. 7. Korespondencja pomiędzy urzędami poprzez ESP (epuap).
Wdrożenie EZD nie jest przedsięwzięciem informatycznym i z pewnością nie trywialnym Przedsięwzięcie wymaga od Partnerów: - determinacji i świadomości kierownictwa jednostki wdrażającej system, - monitowania postępu prac, - osobistego zaangażowania w proces wdrożenia i pracy w systemie, - powołania zespołu ds. wdrożenia i utrzymania systemu EZD w jednostce, - uświadamiania i szkoleń pracowników urzędu, - przygotowania refleksyjnych procedur, - przygotowania technicznego i organizacyjnego.
W ramach współpracy dzielimy się z naszymi Partnerami wiedzą, wypracowaną dokumentacją i praktyką http://ezd.gov.pl
Partnerzy w województwach 1. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie 2. Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu 3. Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie 4. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku 5. Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach 6. Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach 7. Lubuski Urząd Wojewódzki w Gorzowie Wielkopolskim 8. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie 9. Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie 10. Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie 11. Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu 12. Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi 13. Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu w fazie testowej oraz administracja zespolona poszczególnych województw wdrażanych samodzielnie przez poszczególne urzędy wojewódzkie
Partnerzy centralni Lista partnerów, którzy podpisali porozumienia publikowana jest na stronie EZD.GOV.PL: 1. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów 10.11.2011 2. Uniwersytet Warszawski Wydział Historyczny 02.03.2012 3. Uniwersytet w Białymstoku 26.03.2012 4. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego 01.06.2012 5. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych 04.07.2012 6. Archiwum Państwowe w Olsztynie 24.08.2012 7. Komenda Główna Straży Granicznej 06.08.2012 8. Główny Urząd Geodezji i Kartografii 19.09.2012 9. Rządowe Centrum Legislacji 27.09.2012 10. Rzecznik Praw Obywatelskich 12.11.2012 11. Uniwersytet Warszawski 15.11.2012 12. Archiwum Państwowe w Szczecinie 05.02.2013 13. Ministerstwo Edukacji Narodowej 26.02.2013 14. Krajowy Zarząd Gospodarki Wodnej 07.03.2013 15. Ministerstwo Zdrowia 21.03.2013 16. Centrum Informatyczne Edukacji 05.07.2013 17. Urząd ds. Cudzoziemców 12.07.2013 18. Rzecznik Praw Pacjenta 18.07.2013 19. Narodowy Bank Polski 29.07.2013 21. Główny Urząd Miar 02.09.2013 22. Urząd Transportu Kolejowego 01.10.2013 23. Archiwum Państwowe w Lublinie 11.10.2013 24. Generalna Dyrekcja Lasów Państwowych 05.11.2013 25. Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej 17.12.2013 26. Uniwersytet Pedagogiczny w Krakowie 30.12.2013 27. Rzecznik Praw Dziecka 11.02.2014 28. Ministerstwo Skarbu Państwa 24.02.2014 29. Szkoła Główna Handlowa 10.06.2014 30. Ministerstwo Finansów 17.06.2014 31. Kancelaria Prezydenta RP 01.08.2014 32. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju 04.08.2014 33. Archiwum Państwowe w Koszalinie 04.09.2014 34. Politechnika Białostocka 05.01.2015 35. Ministerstwo Środowiska 01.2015 36. Narodowy Fundusz Zdrowia - Oddział w Białymstoku 19.01.2015 37. Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa 19.01.2015 38. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych 19.01.2015 39. Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi 02.02.2015 20. Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji 21.08.2013
Garść statystyk EZD PUW za rok 2013 i 2014 Łączna liczba instytucji korzystająca z EZD PUW: 216 Liczba urzędników pracujących w systemie EZD PUW (produkcja): 24 017 Liczba dokumentów wysłanych z EZD PUW via epuap: 1 330 067 Liczba dokumentów wewnętrznych w EZD PUW: 4 327 096 Liczba akceptacji w systemie EZD PUW: 4 748 048 Liczba dokumentów w składach chronologicznych: 1 099 432
Użytkownicy w systemie EZD PUW w podziale na województwa oraz płeć 11000 10500 10000 9500 9000 8500 8000 7500 7000 6500 6000 5500 5000 4500 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 1857 1027 987 759 742 1268 684 345 650 528 343 414 214 337 589 10098 6408 3690 993 638 355 2159 1216 943 1332 995 337 2339 1626 713 464 578 682 233 427 434 231 151 248 Kobiet_ Mężczyzn_ Łącznie: 24 017 Kobiet: 15 452 Mężczyzn: 8 565
Przyszłość systemów EZD w administracji to podejście procesowe do elektronizacji procedur administracyjnych Opis procesów administracyjnych to początek drogi vide projekty KPRM i UW-M BPMN vs BPEL, czyli opis procesu, to nie jego implementacja w systemie EZD. Wiedza, umiejętności ale przede wszystkim zorientowanie na cel, kluczem do sukcesu procesowości w administracji EZD to narzędzie, silnik procesów to standard. Procesowość w EZD to: - uproszczenie i przyśpieszenie procedur, - automatyzacja pracy, - krok ku pełnej interoperacyjności i transparentności.
Korzyści i oszczędności Czyli systemy EZD, a odcinanie kuponów Korzyści: Transprentność, standaryzacja, zarządzanie, usprawnianie i oszczędności w przypadku EZD PUW dodatkowo reużywalność i sieć wartości współpracujących ze sobą i wspólnie rozwiązujących problemy urzędów. Oszczędności: - wysyłka elektroniczna vie epuap bezpośrednio z EZD, - redukcja papierowych dokumentów wewnętrznych, - znaczące obniżenie kosztów wdrożenia oraz utrzymania jednolitego systemu EZD PUW w całej administracji rządowej RP.
Projekty Wojewody Podlaskiego RPO WP 2007-2013 Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego - część II, administracja rządowa Projekt Wojewody Podlaskiego i 19-stu Jednostek Administracji Rządowej Województwa Podlaskiego e-administracja i e-bezpieczeństwo wartość projektu 46 mln PLN
Kluczowe produkty Projektu Platforma CUAR zintegrowana z Cyfrowym Urzędem Wrót Podlasia oraz epuap miniezd System ITSM System Zarządzania i Monitoringu infrastruktury sprzętowej i oprogramowania System Zarządzania Wydrukami (u 12 Partnerów) Platforma e-learningowa System e-bezpieczeństwo
Projekty Wojewody Podlaskiego POIG7 2007-2013 Projekt o nazwie: Rozwój i upowszechnienie elektronicznych usług administracji rządowej poprzez rozwój jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) oraz udostępnienie i wdrożenie jednolitych usług w urzędach administracji rządowej RP. Podpisanie porozumienia o dofinansowanie: 23 października 2014 r. Okres realizacji Projektu: sierpień 2014 listopad 2015 Budżet projektu: 10 000 000 zł brutto Beneficjent: Wojewoda Podlaski Partnerzy Projektu: administracja rządowa, terenowa i centralna RP
Projekt POIG7 - rozwój jednolitego systemu EZD PUW na rzecz administracji rządowej RP Celem projektu jest usprawnienie funkcjonowania administracji rządowej RP i świadczenie usług poprzez ich elektronizację. Osiągnięcie celu zostanie zrealizowane poprzez: 1. Udostępnienie i świadczenie e-usług na wysokim poziomie dostępności i jakości. 2. Rozbudowa (rozwój) systemu EZD PUW, jako jednolitego i bezpłatnego narzędzia dla administracji rządowej RP w zakresie zwiększenia funkcjonalności, interoperacyjności i możliwości świadczenia zintegrowanych z epuap e-usług. 3. Elektronizacja procedur administracyjnych i usług udostępnianych klientom administracji, zwiększająca dostępność i rodzaj świadczonych usług na drodze elektronicznej, jak również skracająca procedury wewnętrzne, a tym czasem czas realizacji. 4. Dążenie do transparentności funkcjonowania administracji rządowej oraz dzielenie się dobrymi praktykami z innymi podmiotami realizującymi zadania publiczne.
POPC i RPO 2014-2020 Możliwość finansowania innowacyjnych projektów Wspólny projekt 16 wojewodów i administracji zespolonej RP II oś POPC, działania 2.1 i 2.2 Szacowany budżet projektu 200 mln PLN Główne cele: - ujednolicenie zasad - wspólne narzędzia - wdrożenie jednolitego systemu EZD PUW w całej administracji zespolonej RP około 65 000 urzędników
Potencjał, wiedza, narzędzia Skazani na e-administracę i współracę! Potencjał trzeba wykorzystać Wiedzę należy budować, dzielić się nią wspólne narzędzia, współpraca i reużywalność to podstawa Narzędzia muszą być proste i wygodne
Dziękuję za uwagę mmadejczyk@bialystok.uw.gov.pl