INSTRUKCJA EOD ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PROCES AKCEPTACJI WNIOSKU O ZMIANĘ FINANSOWANIA Uniwersytet Medyczny w Białymstoku Obszar: EOD - ZAMÓWIENIA PUBLICZNE Wersja 1.0 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PROCES AKCEPTACJI WNIOSKU O ZMIANĘ FINANSOWANIA Strona 1
Projekt/umowa Tytuł dokumentu Wdrożenie Modelu ramowego procesów zarządzania UMB-ZISZ INSTRUKCJA EOD PROCES KOMERCJALIZACJI Wersja dokumentu 1.0 Status: Przekazany Informacje o dokumencie Nazwa pliku: UMB_Instrukcja_EOD_Zamówienia_Publiczne_Proces_ Akceptacji_Wniosku_O_Zmiane_Finansowania_ver_1 0 Liczba stron 9 Data utworzenia: 2015/07/21 Data pierwszego dostarczenia 2015/07/21 Autorzy Analizy Kierownik projektu Architektura Rozwiązania Analityk Biznesowy Konsultant Marek Kozłowski Marek Walentynowicz Agata Staniszewska Radosław Wójcik Informacje o iteracjach dokumentu: Wersja Data przekazania wersji Odpowiedzialny 1.0 2014/07/21 Jacek Kołaciński ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PROCES AKCEPTACJI WNIOSKU O ZMIANĘ FINANSOWANIA Strona 2
1 Spis treści 1 Spis treści... 3 2 Spis Ilustracji... 3 3 Spis tabel.... 3 4 Ogólny opis procesy.... 4 4.1 Wykaz czynność dostępnych w procesie wraz z podziałem na uczestników procesu.... 4 5 Opis pól formularza.... 5 6 Realizacja procesu akceptacji Wniosku o zmianę finansowania... 5 6.1 Składanie wniosku przez Użytkownika... 5 6.2 Wysłanie wniosku do akceptacji Użytkownika składającego.... 6 6.3 Akceptacja lub odrzucenie wniosku przez Osobę akceptującą.... 7 6.4 Przesunięcie środków przez Jednostkę realizującą.... 8 6.5 Zapoznanie się z decyzją o odmowie.... 9 2 Spis Ilustracji Rysunek 1. Formularz rejestracyjny wniosku o zmianę finansowania.... 5 Rysunek 2. Formularz rejestracyjny wniosku o zmianę finansowania.... 6 Rysunek 3. Inicjowanie procesu wniosku o zmianę finansowania.... 7 Rysunek 4. Akceptacja/odrzucenie wniosku o zmianę finansowania... 8 Rysunek 5. Realizacja przesunięcia środków.... 9 Rysunek 6 Zapoznanie się z decyzją nt. wniosku... 9 3 Spis tabel. Tabela 1. Opis czynności w procesie akceptacji wniosku o zmianę finansowania.... 4 Tabela 2. Opis pól występujących w procesie akceptacji wniosku o zmianę finansowania.... 5 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PROCES AKCEPTACJI WNIOSKU O ZMIANĘ FINANSOWANIA Strona 3
4 Ogólny opis procesy. W rozdziale został przedstawiony przebieg procesu Wniosku o Zmianę finansowania. 4.1 Wykaz czynność dostępnych w procesie wraz z podziałem na uczestników procesu. Tabela 1. Opis czynności w procesie akceptacji wniosku o zmianę finansowania. LP CZYNNOŚĆ OPIS CZYNNOŚCI WYKONAWCA START PROCESU 1. Wskazanie Powiązanego zapotrzebowania Proces jest inicjowany przez Pracownika Wnioskującego o zmianę po przez rejestrację dokumentu Wnioskujący wskazuje zapotrzebowanie powiązane 2. Wskazanie działu realizującego Wnioskujący wskazuje Dział realizujący, który będzie mógł dokonać czynności przesunięcia w Systemie SimpleERP 3. Wskazanie czego wniosek dotyczy Wnioskujący wskazuje, jakiego obszaru przesunięcie dotyczy 4. Czy dydaktyka? System sprawdza czego jakiego obszaru wniosek dotyczy i przekazuje do odpowiedniej akceptacji 5. Czy nauka? System sprawdza czego jakiego obszaru wniosek dotyczy i przekazuje do odpowiedniej akceptacji 6. Czy ogólne? System sprawdza czego jakiego obszaru wniosek dotyczy i przekazuje do odpowiedniej akceptacji 7. Akceptacja/Odrzucenie Rektor ma możliwość akceptacji lub odrzucenia wniosku. W przypadku akceptacji wniosek trafia do realizacji w przypadku odrzucenia wniosek trafia ze statusem odrzucony do wnioskującego 8. Akceptacja/Odrzucenie Prorektor ds. Studenckich ma możliwość akceptacji lub odrzucenia wniosku. W przypadku akceptacji wniosek trafia do realizacji w przypadku odrzucenia wniosek trafia ze statusem odrzucony do wnioskującego 9. Akceptacja/Odrzucenie Prorektor ds. Nauki ma możliwość akceptacji lub odrzucenia wniosku. W przypadku akceptacji wniosek trafia do realizacji w przypadku odrzucenia wniosek trafia ze statusem odrzucony do wnioskującego 10. Zmiana W Systemie SimpleERP/Zaznaczenie że środki zostały przesunięte Pracownik działu realizującego w systemie SimpleERP dokonuje zmiany. Pracownik w systemie EOD oznacza wniosek jako zrealizowany 11. Informacja o statusie Wnioskujący otrzymuje wniosek ze statusem zgodnym z czynnościami procesu KONIEC PROCESU Wnioskujący Wnioskujący Wnioskujący System System System Rektor Prorektor ds. Studenckich Prorektor ds. Nauki Pracownik Działu Realizującego ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PROCES AKCEPTACJI WNIOSKU O ZMIANĘ FINANSOWANIA Strona 4
5 Opis pól formularza. Tabela 2. Opis pól występujących w procesie akceptacji wniosku o zmianę finansowania. Nazwa pola Rodzaj dokumentu Dotyczy Jednostka realizująca Status Uzasadnienie Dokumenty powiązane Opis Pole umożliwiające wskazanie formularza rejestracyjnego Pole słownikowe z wartościami: dydaktyka - pismo akceptowane przez Prorektora Ds. Studenckich nauka- pismo akceptowane przez Prorektor Ds. Nauki ogólne - pismo akceptowane przez Rektora Pole słownikowe umożliwiające wskazanie działu realizującego czynności w systemie SimpleERP Pole automatycznie ustawiane w zależności od kroku procesu Pole opisowe z prośbą o dokonanie wskazanej czynności oraz jej uzasadnieniem Sekcja pól umożliwiająca wskazanie zapotrzebowania, którego przesunięcie będzie dotyczyło. W sekcji można wskazać tylko dokumenty, do którego użytkownik posiada uprawnienia. Za pomocą sekcji można przejść bezpośrednio do dokumentu powiązanego. Na sekcję składają się takie pola jak : Identyfikator powiązanego dokumentu Opis Rysunek 1. Formularz rejestracyjny wniosku o zmianę finansowania. 6 Realizacja procesu akceptacji Wniosku o zmianę finansowania. 6.1 Składanie wniosku przez Użytkownika. Krokiem inicjującym proces jest złożenie Wniosku o zmianę finansowania przez użytkownika. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PROCES AKCEPTACJI WNIOSKU O ZMIANĘ FINANSOWANIA Strona 5
W celu złożenia wniosku użytkownik: 2. Naciska przycisk Pismo wewnętrzne w celu utworzenia nowego pisma wewnętrznego. 3. Wybiera z rozwijanego menu Rodzaj dokumentu Wniosek o zmianę finansowania. Warunkiem utworzenia pisma w systemie Docusafe jest wypełnienie wszystkich pól obligatoryjnych. 1. Użytkownik tworzący pismo uzupełnia wszystkie pola obowiązkowe (oznaczone gwiazdką), oraz miarę możliwości pola opcjonalne. 2. Użytkownik tworzący pismo, uzupełnia sekcję Dokumenty powiązane, poprzez naciśnięcie przycisku, oraz wybranie zapotrzebowania, z którym związane jest przesunięcie środków. 3. W miarę potrzeby, Użytkownik może dodać więcej niż jedno powiązane zapotrzebowania za pomocą przycisku Dodaj następny element, oraz ponownego wykonania czynności z punktu 2. 4. Użytkownik tworzący pismo naciska przycisk Zapisz. Po wykonaniu powyższych kroków, wypełniony formularz pisma pojawia się na Liście zadań Pism wychodzących użytkownika składającego. Dalsze postępowanie z pismem opisane jest w rozdziale 4.2 Wysłanie wniosku do akceptacji Użytkownika składającego. Rysunek 2. Formularz rejestracyjny wniosku o zmianę finansowania. 6.2 Wysłanie wniosku do akceptacji Użytkownika składającego. Po wykonaniu czynności opisanych w rozdziale 4.1, na Liście zadań użytkownika składającego pojawia się wniosek zmian finansowania w statusie Nowy. W celu dalszej realizacji, użytkownik: 2. Naciska przycisk Lista zadań w lewym menu aplikacji. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PROCES AKCEPTACJI WNIOSKU O ZMIANĘ FINANSOWANIA Strona 6
3. Naciska przycisk Pisma wewnętrzne z menu Lisy zadań. 4. Wybiera utworzony we wcześniejszym kroku wniosek o zmianę finansowania. 5. Weryfikuje poprawność wprowadzonych w poprzednim kroku danych, oraz naciska przycisk Wyślij wniosek. Rysunek 3. Inicjowanie procesu wniosku o zmianę finansowania. Wykonanie powyższych kroków inicjuje realizację wniosku w systemie. W zależności od typu kosztów określonego we wniosku, pismo zostaje przesłane do akceptacji: Rektora w przypadku kosztów Ogólnych Prorektora ds. Nauki w przypadku kosztów związanych z Nauką Prorektora ds. Studenckich w przypadku kosztów związanych z Dydaktyką 6.3 Akceptacja lub odrzucenie wniosku przez Osobę akceptującą. Po wykonaniu czynności opisanych w rozdziale 4.2, na Liście zadań osoby akceptującej, pojawia się pismo ze statusem Akceptacja wniosku. W celu dalszej realizacji, użytkownik: 2. Naciska przycisk Lista zadań w lewym menu aplikacji. 3. Naciska przycisk Pisma wewnętrzne z menu Lisy zadań. 4. Wybiera przesłany do akceptacji wniosek o zmianę finansowania (Rysunek 4). Osoba akceptująca ma możliwość akceptacji (poprzez naciśnięcie przycisku Akceptuj wniosek), bądź odrzucenia pisma (poprzez naciśnięcie przycisku Odrzuć wniosek). W przypadku akceptacji, pismo trafia do działu realizującego ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PROCES AKCEPTACJI WNIOSKU O ZMIANĘ FINANSOWANIA Strona 7
przesunięcie środków w systemie ERP, w przypadku odrzucenia natomiast, użytkownik akceptujący wprowadza uwagę na temat powodu odrzucenia. Odrzucone pismo trafia do użytkownika składającego wniosek. Dalsze postępowanie z pismem opisane jest w rozdziale 4.4Przesunięcie środków przez jednostkę realizującą w przypadku akceptacji wniosku, lub w rozdziale 4.5Zapoznanie się z decyzją o odmowie w przypadku odrzucenia wniosku. Rysunek 4. Akceptacja/odrzucenie wniosku o zmianę finansowania 6.4 Przesunięcie środków przez Jednostkę realizującą. Po wykonaniu czynności opisanych w rozdziale 4.3, na Liście zadań osoby należących do wskazanej jednostki realizującej, pojawia się pismo ze statusem W trakcie zmieniania. W celu dalszej realizacji, użytkownik: 2. Naciska przycisk Lista zadań w lewym menu aplikacji. 3. Naciska przycisk Pisma wewnętrzne z menu Listy zadań. 4. Wybiera przesłany do realizacji wniosek o zmianę finansowania (Rysunek 5). 5. Zapoznaje się z treścią wniosku, oraz powiązanymi pismami, w celu weryfikacji zadań do wykonania. 6. Użytkownik realizujący pismo, dokonuje przesunięcia środków w systemie SIMPLE ERP, zgodnie z instrukcją użytkownika SIMPLE ERP. Po wykonaniu czynności, naciska przycisk Wykonałem przesunięcie środków na procesowanym Wniosku o zmianę finansowania. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PROCES AKCEPTACJI WNIOSKU O ZMIANĘ FINANSOWANIA Strona 8
6.5 Zapoznanie się z decyzją o odmowie. Rysunek 5. Realizacja przesunięcia środków. W przypadku odrzucenia pisma przez osobę decyzyjną, na Liście zadań osoby akceptującej, pojawia się pismo w statusie Odrzucony: z informacją, kim była osoba decyzyjna. W tym momencie użytkownik może już jedynie potwierdzić zapoznanie się z decyzją, poprzez naciśnięcie przycisku Zapoznałem się. W celu realizacji, użytkownik: 2. Naciska przycisk Lista zadań w lewym menu aplikacji. 3. Naciska przycisk Pisma wewnętrzne z menu Listy zadań. 4. Wybiera przesłany wniosek o zmianę finansowania (Rysunek 6). Użytkownik może zapoznać się z powodem odrzucenia wniosku, poprzez wejście do zakładki Uwagi procesowanego dokumentu. Po zapoznaniu się z uwagami użytkownik kończy realizację procesu poprzez naciśnięcie przycisku Zapoznałem się. Proces zostaje zakończony. Rysunek 6 Zapoznanie się z decyzją nt. wniosku. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PROCES AKCEPTACJI WNIOSKU O ZMIANĘ FINANSOWANIA Strona 9