WDROŻENIE MODELU WSPÓŁPRACY JST-NGO w 6 gminach powiatu łukowskiego Opracowanie Agnieszka Wróblewska e o s
e o s Publikacja powstała w ramach projektu Razem jesteśmy najsilniejsi wdrożenie modelu współpracy w 6 gminach powiatu łukowskiego, Projekt realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.4. Rozwój potencjału trzeciego sektora, Poddziałanie 5.4.2. Rozwój dialogu obywatelskiego, współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. opracowanie: Agnieszka Wróblewska, Fundacja EOS Projekt okładki: Anna Kowalczyk Skład i druk: AZKO Anna Kowalczyk Naklad: 200 szt. Egzemplarz bezpłatny
SPIS TREŚCI I BUDOWANIE WSPÓŁPRACY Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI 5 1. Diagnoza Lokalnym Indeksem Jakości Współpracy 8 2. Zasady współpracy 8 3. Realizacja w projekcie 10 II ANALIZA RYZYKA lista szans i zagrożeń 12 III PROCES POWOŁANIA GMINNEGO PEŁNOMOCNIKA DS. ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH 18 1. Diagnoza stanu aktywności społecznej Ankieta dla organizacji społecznych 18 2. Potrzeby organizacji ankieta 23 3. Diagnoza stanu aktywności społecznej Zasoby gminy udostępnione organizacjom społecznym (formalnym i nieformalnym) i ich wykorzystanie (wypełnia zarządca obiektu) 26 4. Powołanie pełnomocnika wzór zarządzenia: 28 IV V PROCEDURY POWOŁANIA GMINNEJ RADY DZIAŁALNOŚCI POŻYTKU PUBLICZNEGO 30 PRZYGOTOWANIE I AKTUALIZACJA DOKUMENTÓW ORAZ PLANÓW STRATEGICZNYCH DLA GMIN. PROCEDURA Z WYKORZYSTANIEM METODOLOGII PPWOW 37 VI PROCEDURA EWALUACJI STRATEGII ROZWOJU GMINY NA LATA 2016 2022 37 VII PROCEDURA KONSULTACJI SPOŁECZNYCH 38 VIII STANDARDY WSPÓŁPRACY Z NGO. REALIZACJA ZADAŃ PUBLICZNYCH Z WYKORZYSTANIEM FORM FINANSOWYCH W GMINIE 39 1. Standardy współpracy finansowej 40 2. Zasady realizacji i rozliczania zadań publicznych 44 3. Katalog wydatków niekwalifikowanych 48 4. Regulamin zakupu usług 52 5. Procedura doboru komisji konkursowej 56 6. Kryteria wyboru ofert 59 7. Umowa o realizację zadania publicznego 63 8. Sprawozdanie z realizacji zadania publicznego 64
IX X STANDARDY WSPÓŁPRACY Z NGO REALIZACJA ZADAŃ PUBLICZNYCH Z WYKORZYSTANIEM FORM NIEFINANSOWYCH W GMINIE 66 1. Standardy współpracy niefinansowej 67 2. procedura wykorzystania mienia komunalnego 68 3. Zasady umieszczania informacji o działaniach rganizacji na stronach Gminy 86 4. Zasady udzielania patronatów 91 5. Zasady włączania NGO we współpracę z partnerami samorządu 98 6. Zasady włączania pracowników samorządowych do realizacji zadania publicznego przez NGO 103 STANDARDY REALIZACJI ZADAŃ PUBLICZNYCH PRZEZ ORGANIZACJE POZARZĄDOWE 107 1. Informacje ogólne 107 2. Zadanie publiczne 108 3. Standardy zadań publicznych 109 XI PROCEDURA PRZEPROWADZANIA MONITORINGU ZADAŃ PUBLICZNYCH w GMINIE 112 XII PROCEDURA PRZEPROWADZANIA KONTROLI ZADAŃ PUBLICZNYCH W GMINIE 112
I BUDOWANIE WSPÓŁPRACY Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI Projekt zakładał wdrażanie na poziomie gminy Modelu współpracy jst-ngo opracowanego w MPiPS jako zalecany do wdrażania w samorządach. W projekcie prowadzonym przez Fundację EOS uczestniczyło 6 gmin powiatu łukowskiego, w tym Gmina Krzywda oraz Gmina Adamów, jako partnerzy projektu. W ramach projektu w każdej gminie zostały powołane 10 osobowe zespoły złożone z pracowników jst oraz członków ngo (łącznie w projekcie uczestniczyło 60 osób 20 z jst, 40 z ngo). Każdą gminą opiekował się konsultant, odpowiedzialny za wdrażanie modelu, koordynację działań na poziomie gminy, prowadzenie spotkań, opracowywanie projektów dokumentów. Ponadto w zależności od zadania gmina korzystała z usług doradczych prawnika, eksperta od wdrażania modelu i trenerów przeprowadzających spotkania warsztatowe. W ramach projektu zrealizowano następujące warsztaty i szkolenia: L.p. Tytuł warsztatów/szkoleń Liczba grup szkoleniowych Liczba dni szkoleniowych Liczba godzin 1. Warsztaty partycypacyjne dotyczące procedury 3 grupy 8 dni 24 godziny konsultacji społecznych 2. Warsztaty partycypacyjne dotyczące Strategii 5 grup 15 dni 120 godzin Rozwiązywania Problemów Społecznych 3. Warsztaty partycypacyjne dotyczące Strategii 5 grup 15 dni 120 godzin Rozwoju Gminy/Miasta 4. Warsztaty partycypacyjne dotyczące Strategii 2 grupy 6 dni 48 godzin Rozwoju Turystyki 5. Warsztaty z zakresu opracowania procedury 3 grupy 3 dni 24 godziny tworzenia strategii, programów, planów pozwalającej NGO na zgłaszanie własnych projektów uchwał 6. Warsztaty partycypacyjne tworzące wieloletni 6 grup 12 dni 96 godzin program współpracy JST-NGO 6 grup szkoleniowych, łącznie 96 godzin 7. Warsztaty z zakresu: Rola i zasady funkcjonowania 3 grupy 3 dni 24 godziny ciał dialogu obywatelskiego 8. Szkolenie Outsourcing usług społecznych 3 grupy 3 dni 24 godziny 9. Szkolenie Przygotowanie procedury prowadzenia 3 grupy 6 dni 48 godzin badań ewaluacyjnych zadań publicznych oraz opracowanie procedury przeprowadzania kontroli dla gr. ewaluacyjnej i kontrolującej 10. Szkolenie: Ewaluacja dokumentów strategicznych 3 grupy 3 dni 24 godziny wypracowanie procedur. 11. Szkolenie: Stosowanie klauzul społecznych przy zamówieniach publicznych 3 grupy 3 dni 24 godziny 5
WDROŻENIE MODELU WSPÓŁPRACY JST-NGO W 6 GMINACH POWIATU ŁUKOWSKIEGO 6 L.p. Tytuł warsztatów/szkoleń Liczba grup szkoleniowych Liczba dni szkoleniowych Liczba godzin 12. Szkolenie: Promocja działań organizacji 3 grupy 3 dni 24 godziny pozarządowych w środowisku lokalnym, przygotowanie kampanii 1% 13. Szkolenie: Przygotowanie oferty zadania 3 grupy 3 dni 24 godziny publicznego ŁĄCZNIE: 45 grup 83 dni 624 godzin Ponadto: zrealizowano 144 godziny doradztwa prawnego uczestników projektu W ramach zadania Diagnoza potrzeb w zakresie wdrażania standardów współpracy jst-ngo powstało: 7 diagnoz wstępnych lokalnym indeksem jakości współpracy 7 indywidualnych dla każdej gminy programów wdrażania standardów W ramach zadania Wspólne z ngo przygotowanie dokumentów strategicznych (płaszcz.1, obsz.3) powstało: 6 procedur tworzenia strategii, programów, planów, pozwalającej ngo na zgłaszanie własnych projektów z wykorzystaniem metodologii PPWOW, wszystkie gminy przyjęły procedury zarządzeniem wójta, 6 diagnoz społecznych wykonanych we współpracy z lokalnymi organizacjami wypracowano procedury ewaluacji dokumentów strategicznych, wszystkie gminy przyjęły procedury zarządzeniem wójta opracowano 13 dokumentów Strategicznych, tj. 5 Strategii Rozwoju Gminy, 6 Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych i 2 Strategie Rozwoju Turystyki opracowano 6 Wieloletnich programów współpracy zrealizowano 6 Kampanii promujących powstałe Strategie W ramach zadania Konsultacje społeczne uwzględniające ngo jako stronę konsultacji (płaszcz.1, obsz.4) powstało: 6 procedur konsultacji społecznych, 5 gmin przyjęło procedury zarządzeniem wójta zrealizowano 6 kampanii promocyjnych dotyczących konsultacji społecznych opracowanych dokumentów strategicznych przeprowadzono konsultacje społeczne wszystkich powstałych w ramach projektu dokumentów strategicznych z wykorzystaniem form innowacyjnych, opracowano i upowszechniono wyniki konsultacji W ramach zadania Opracowanie standardów usług społecznych (płaszcz.2, obsz.1) opracowano: 6 dokumentów standów usług społecznych uwzględniających równy dostęp oraz dostosowanie usług do specyficznych potrzeb grup mniejszościowych i zagrożonych dyskryminacją, ich aktualizacji wraz z procedurą monitoringu
BUDOWANIE WSPÓŁPRACY Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI i ewaluacji oraz kontroli, wszystkie gminy przyjęły procedury zarządzeniem wójta przygotowano procedury przeprowadzenia badań ewaluacyjnych zadań publicznych, opracowano procedury przeprowadzenia kontroli, wszystkie gminy przyjęły procedury zarządzeniem wójta przeprowadzono 12 ewaluacji zadań publicznych powstało 12 Raportów ewaluacyjnych W ramach zadań: Realizacja zadań publicznych z wykorzystaniem form finansowych (płaszcz.2, obsz.1) oraz Realizacja zadań publicznych z wykorzystaniem form niefinansowych (płaszcz.2, obsz.2) opracowano: dla każdej z 6 gmin procedury realizacji zadań publicznych z wykorzystaniem form finansowych i niefinansowych, wszystkie gminy przyjęły procedury zarządzeniem wójta W ramach zadania Wdrożenie systemu wspierania inicjatyw obywatelskich i ngo (płaszcz.3, obsz.1) opracowano: dla każdej gminy opracowano programy wsparcia merytorycznego NGO w realizacji zadań publicznych dla każdej gminy stworzono internetowe forum wymiany informacji o działaniach jst ngo w każdej gminie powołano Gminnego Pełnomocnika ds. ngo, określono zakres zadań i roczny program pracy w gminie Adamów utworzono ośrodek wspierania ngo i inicjatyw obywatelskich W ramach zadania Wdrożenie zasad inicjatywy lokalnej (płaszcz.3, obsz.1): dla każdej gminy opracowano i upowszechniono zasady inicjatywy lokalnej, 5 gmin uchwaliło zasady inicjatywy lokalnej w każdej gminie przeprowadzono spotkanie informacyjne o inicjatywie lokalnej dla każdej gminy wypracowano procedury określające zasady udzielania przez samorząd pomocy informacyjnej i doradczej dla grup obywatelskich, wszystkie gminy przyjęły procedury zarządzeniem wójta dla każdej gminy opracowano bazę danych inicjatyw lokalnych opracowano i wydano publikację dokumentów obejmujących zasady inicjatyw lokalnych W ramach zadania Wspieranie procesów integracji sektora NGO (płaszcz.3, obsz.2): dla każdej gminy opracowano i zamieszczono na stronach jst ogólnodostępną bazę danych o ngo w każdej gminie zorganizowano gminny piknik ngo 7
WDROŻENIE MODELU WSPÓŁPRACY JST-NGO W 6 GMINACH POWIATU ŁUKOWSKIEGO dla każdej gminy wypracowano procedury powołania Gminnej Rady Działalności Pożytku Publicznego, 5 gmin powołało GRDPP powołano Forum Organizacji Pozarządowych Powiatu Łukowskiego W ramach zadania Badanie końcowe gmin lok. indeksem jakości współpracy (kryterium strateg): dla każdej gminy przeprowadzono końcową diagnozę współpracy Lokalnym Indeksem Jakości Działania opracowano i wydano publikację upowszechniającą wyniki wdrażania modelu w gminach uczestniczących w projekcie W ramach zadania Organizacja powiatowego forum NGO (płaszcz.3, obsz.2): zorganizowano dwa powiatowe fora NGO w Woli Gułowskiej 1. Diagnoza Lokalnym Indeksem Jakości Współpracy Projekt rozpoczął się od diagnozy potrzeb w zakresie wdrażania standardów współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi, która skutkowała sporządzeniem indywidualnego dla każdej gminy programu wdrażania standardów modelu. Pod koniec realizacji projektu wykonana została powtórna diagnoza obrazująca progres. Model powstał w ramach projektu systemowego współfinansowanego przez UE w ramach EFS, POKL Działania 5.4, Poddziałania 5.4.1. Model współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych wypracowanie i upowszechnienie standardów współpracy. Realizatorzy i partnerzy projektu: Departament Pożytku Publicznego MPiPS, Związek Miast Polskich, Instytut Spraw Społecznych, Collegium Civitas, Forum Aktywizacji Obszarów Wiejskich, Sieć Organizacji Pozarządowych SPLOT. Model obejmuje 3 płaszczyzny: I Współpraca jednostek samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych w zakresie tworzenia polityk publicznych. II Współpraca jednostek samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi w zakresie realizacji zadań publicznych. III Infrastruktura współpracy, tworzenie warunków do społecznej aktywności. 8 2. Zasady współpracy Płaszczyzna I: Współpraca jednostek samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych w zakresie tworzenia polityk publicznych. Organizacje pozarządowe powinny zostać zaangażowane w proces tworzenia planów, programów i strategii zaspokajania potrzeb obywateli i rozwiązywania problemów społecznych na jak najwcześniejszym etapie (diagnozowania potrzeb
BUDOWANIE WSPÓŁPRACY Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI społecznych, inicjowania tworzenia konkretnych polityk). Zwiększa to szansę na przygotowanie takich polityk lokalnych, które będą bardziej adekwatne do potrzeb i problemów różnych grup mieszkańców. Polityki tworzone w partnerstwie pobudzają zainteresowanie społeczności współudziałem w ich planowaniu i realizacji. Poszczególne działania koncentrują się wokół: Obszar 1: Współpraca samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych przy diagnozowaniu lokalnych problemów i wyzwań. Obszar 2: Wzajemne informowanie się samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych o planach, zamierzeniach i kierunkach działań. Obszar 3: Współtworzenie przez samorząd terytorialny i organizacje pozarządowe strategii programów realizacji polityk publicznych oraz rozwiązań instytucjonalnych. Obszar 4: Konsultowanie przez samorząd terytorialny i organizacje pozarządowe założeń projektów i aktów normatywnych oraz zasad realizacji innych przedsięwzięć. Obszar 5: Współpraca samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych przy wdrażaniu polityk publicznych. Obszar 6: Uczestnictwo organizacji pozarządowych w ocenie realizacji polityk i programów. Działania w obrębie Płaszczyzny I obejmowały: Obszar 1: Wykonanie diagnozy społecznej dla 6 gmin. Obszar 3: Opracowanie procedury tworzenia strategii, programów, planów, pozwalającej ngo na zgłaszanie własnych projektów uchwał. Wykorzystano metodologie PPWOW, modelu jst-ngo. Przeprowadzono warsztaty oraz wypracowano procedurę, która została przyjęta przez wszystkie gminy. Wspólne z ngo przygotowanie dokumentów strategicznych gminy (po 2 dokumenty strategiczne na gminę oraz wieloletnie programy współpracy z ngo). Przeprowadzono partycypacyjne warsztaty strategiczne oraz warsztaty dotyczące programów wieloletnich. Promocja strategii kampania informacyjno promocyjna w gminie. Obszar 4: Przeprowadzono warsztaty dotyczące konsultacji społecznych oraz wypracowano procedurę, która została przyjęta przez wszystkie gminy. Kampania informacyjna poprzedzająca konsultacje społeczne wszystkich dokumentów strategicznych. Przeprowadzenie konsultacji społecznych wszystkich dokumentów strategicznych. Opracowanie i upowszechnienie wyników konsultacji społecznych. Obszar 6: Ewaluacja dokumentów strategicznych wypracowanie procedur warsztaty Płaszczyzna II: Współpraca jednostek samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi w zakresie realizacji zadań publicznych Wdrażanie polityk publicznych prezentowanych w drugiej płaszczyźnie odbywa się bezpośrednio poprzez realizację zadań publicznych. Zadania publiczne to dzia- 9
WDROŻENIE MODELU WSPÓŁPRACY JST-NGO W 6 GMINACH POWIATU ŁUKOWSKIEGO łania, które podejmuje administracja samorządowa w ramach ustaw określających zakres ich kompetencji. Głównym argumentem współpracy w tym obszarze jest dążenie do lepszego zaspokajania potrzeb społecznych z wykorzystaniem potencjału partnerów. Obszar 1: Realizacja zadań publicznych z wykorzystaniem form finansowych. Obszar 2: Realizacja zadań publicznych z wykorzystaniem form niefinansowych. Obszar 3: Partnerstwo projektowe w realizacji zadań publicznych. 10 3. Realizacja w projekcie Obszar 1: Opracowanie standardów usług społecznych uwzględniających równy dostęp oraz dostosowanie usług do specyficznych potrzeb grup mniejszościowych i zagrożonych dyskryminacją, ich aktualizacji wraz z procedurą monitoringu i ewaluacji oraz kontroli. Wypracowano procedurę, która została przyjęta przez wszystkie gminy. Outsourcing usług społecznych szkolenie. Stosowanie klauzul społecznych przy zamówieniach publicznych szkolenie. Przygotowanie procedury przeprowadzenia badań ewaluacyjnych zadań publicznych, opracowanie procedury przeprowadzenia kontroli szkolenie grupy ewaluującej i kontrolującej. Wykonanie ewaluacji 2 zadań na każdą gminę dodatkowo usługodawcy zostaną przeszkoleni w zakresie przygotowywania oferty i sprawozdania z realizacji zadania publicznego. Realizacja zadań publicznych z wykorzystaniem form finansowych doradztwo dla gmin w zakresie współpracy finansowej. Opracowanie: katalogu kosztów niekwalifikowalnych, regulaminu zakupu usług, wzoru umowy o realizację zadania publicznego, procedury doboru komisji konkursowej (zrównoważony udział przedstawicieli jst i ngo, mechanizmy wyłączania konfliktu interesów), opracowanie kryteriów wyboru ofert, zasad realizacji i rozliczania zadań publicznych, formularza publikacji sprawozdania z realizacji zadań publicznych. Opracowano procedury współpracy finansowej jst-ngo, które zostały przyjęte przez każdą gminę. Obszar 2: Realizacja zadań publicznych z wykorzystaniem form niefinansowych doradztwo dla gmin w zakresie współpracy niefinansowej. Opracowanie procedur: wykorzystania mienia komunalnego, zasad umieszczania informacji o działaniach organizacji na stronach gminnych, udzielania patronatów, zasad włączania ngo we współpracę z partnerami samorządu, zasad włączania pracowników samorządowych do realizacji zadania publicznego przez ngo Opracowano procedury współpracy niefinansowej jst-ngo, które zostały przyjęte przez każdą gminę. Płaszczyzna III: Infrastruktura współpracy, tworzenie warunków do społecznej aktywności Obszar 1: System wspierania inicjatyw obywatelskich i organizacji pozarządowych. Obszar 2: Wspieranie procesów integracji sektora organizacji pozarządowych. Obszar 3: Partnerstwo lokalne.
BUDOWANIE WSPÓŁPRACY Z ORGANIZACJAMI POZARZĄDOWYMI Obszar 1: Wdrożenie systemu wspierania inicjatyw obywatelskich i ngo. Opracowano dla każdej gminy program wsparcia merytorycznego ngo w realizacji zadań publicznych. Stworzono dla każdej z 6 gmin internetowe forum wymiany informacji o działaniach jst ngo. Powołano w każdej gminie gminnego pełnomocnika ds. ngo, określono zakres zadań i roczny program pracy. Utworzono ośrodek wspierania ngo i inicjatyw obywatelskich gmina Adamów. Opracowano i upowszechniono zasady inicjatywy lokalnej obejmujące: uchwałę rady gminy ( tryb i szczegółowe kryteria wyboru wniosków w ramach inicjatywy lokalnej). 5 gmin podjęło uchwałę w sprawie inicjatywy lokalnej. W każdej z 6 gmin przeprowadzono spotkanie informacyjne o inicjatywie lokalnej. Wypracowano procedury określające zasady udzielania przez samorząd pomocy informacyjnej i doradczej dla grup obywatelskich, które zostały przyjęte przez wszystkie gminy. Opracowano bazę danych inicjatyw lokalnych. Przygotowano publikację dokumentu obejmującego zasady inicjatywy lokalnej. Obszar 2: Dla każdej gminy opracowano i zamieszczono na stronach jst ogólnodostępną bazę danych o ngo. W każdej gminie zorganizowano gminny piknik ngo z uwzględnieniem tematyki przeciwdziałania dyskryminacji i promowania równości w tym płci. Przeprowadzono szkolenie z zakresu roli i zasad funkcjonowania ciał dialogu obywatelskiego, roli i zasad funkcjonowania federacji ngo. Powołano Forum Organizacji Pozarządowych Powiatu Łukowskiego. Wypracowano procedury powołania GRDPP, które uchwaliło 5 gmin. Zorganizowano 2 powiatowe fora NGO w Woli Gułowskiej. 11
WDROŻENIE MODELU WSPÓŁPRACY JST-NGO W 6 GMINACH POWIATU ŁUKOWSKIEGO Odpowiedzialny za przeciwdziałanie II ANALIZA RYZYKA LISTA SZANS I ZAGROŻEŃ 12 Związek z celami projektu Sposób przeciwdziałania Poziom ryzyka (poważne, średnie, małe, nieznaczne) Wpływa na podmiot/ wynika z działań podmiotu Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu Opis ryzyka Organizowanie wspólnych spotkań, wskazywanie korzyści ze współpracy, budowanie więzi pomiędzy poszczególnymi członkami zespołów reprezentującymi odrębne sektory poważne 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Wpływa na podmiot Brak chęci do współpracy z III sektorem ze strony urzędników gminnych Spotkania w ramach zespołu projektowego, wczesne wykrywanie nieprawidłowości, wsparcie w rozwiązywaniu pojawiających się problemów średnie 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu Wynika z działań podmiotu Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Zakłócenia w pracy konsultantów gminnych, małe zaangażowanie, wypalenie zawodowe, mała odporność na stres, konflikty Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Podniesienie poziomu realizacji zadań publicznych zarówno w formie finansowej, jak i niefinansowej poprzez ich zestandaryzowanie i wdrożenie Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu Wczesna identyfikacja problemów, ustalenie zasad współpracy, poważne 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich Wpływa na podmiot Zła współpraca z sekretarzami gminnymi wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Podniesienie poziomu realizacji zadań publicznych zarówno w formie finansowej, jak i niefinansowej poprzez ich zestandaryzowanie i wdrożenie
ANALIZA RYZYKA LISTA SZANS I ZAGROŻEŃ Odpowiedzialny za przeciwdziałanie Opis ryzyka Opór Rady Gminy, brak zrozumienia dla podejmowanych działań Niezrozumienie podejmowanych działań przez wójta gminy Brak finansów gminnych na zlecanie zadań publicznych Wpływa na podmiot/ wynika z działań podmiotu Wpływa na podmiot Wpływa na podmiot Wpływa na podmiot Poziom ryzyka (poważne, średnie, małe, nieznaczne) Związek z celami projektu Sposób przeciwdziałania poważne 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Podniesienie poziomu realizacji zadań publicznych zarówno w formie finansowej, jak i niefinansowej poprzez ich zestandaryzowanie i wdrożenie średnie 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Podniesienie poziomu realizacji zadań publicznych zarówno w formie finansowej, jak i niefinansowej poprzez ich zestandaryzowanie i wdrożenie poważne 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Podniesienie poziomu realizacji zadań publicznych zarówno w formie finansowej, jak i niefinansowej poprzez ich zestandaryzowanie i wdrożenie Promocja działań projektowych, wskazywanie korzyści ze współpracy międzysektorowej, zdobywanie alternatywnych źródeł finansowania zdobywanie alternatywnych źródeł finansowania, budowanie współpracy niefinansowej Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu 13
WDROŻENIE MODELU WSPÓŁPRACY JST-NGO W 6 GMINACH POWIATU ŁUKOWSKIEGO Odpowiedzialny za przeciwdziałanie Opis ryzyka Członkowie zespołów pracujący zawodowo nie mają czasu uczestniczyć w szkoleniach, spotkaniach Niska efektywność działań zespołów roboczych (przyczyna: zniechęcenie przy zwiększonej liczbie zadań) Opóźnione przepływy środków powodują zakłócenia w realizacji projektu Wpływa na podmiot/ wynika z działań podmiotu Wpływa na podmiot Wpływa na podmiot Wpływa na podmiot Poziom ryzyka (poważne, średnie, małe, nieznaczne) Związek z celami projektu Sposób przeciwdziałania poważne 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Podniesienie poziomu realizacji zadań publicznych zarówno w formie finansowej, jak i niefinansowej poprzez ich zestandaryzowanie i wdrożenie poważne 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Podniesienie poziomu realizacji zadań publicznych zarówno w formie finansowej, jak i niefinansowej poprzez ich zestandaryzowanie i wdrożenie średnie 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Podniesienie poziomu realizacji zadań publicznych zarówno w formie finansowej, jak i niefinansowej poprzez ich zestandaryzowanie i wdrożenie Dostosowywanie terminów i czasu spotkań do potrzeb i możliwości zespołu, komunikacja e-learningowa Budowanie zespołów tematycznych, dzielenie się zadaniami, Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu 14
ANALIZA RYZYKA LISTA SZANS I ZAGROŻEŃ Odpowiedzialny za przeciwdziałanie Opis ryzyka Uciekanie od tematów trudnych, rozwiązań systemowych i długoterminowych Zbyt małe poparcie społeczne dla programu i jego celów/ niska świadomość społeczna w gminie Rok wyborczy, trudność w rzetelnym przedstawianiu stanu współpracy, postępu w realizacji projektu, diagnoz itp. ze względu na możliwość wpływu na wizerunek wójta Wpływa na podmiot/ wynika z działań podmiotu Wpływa na podmiot Wpływa na podmiot Wpływa na podmiot Poziom ryzyka (poważne, średnie, małe, nieznaczne) Związek z celami projektu Sposób przeciwdziałania poważne 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Podniesienie poziomu realizacji zadań publicznych zarówno w formie finansowej, jak i niefinansowej poprzez ich zestandaryzowanie i wdrożenie poważne 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Podniesienie poziomu realizacji zadań publicznych zarówno w formie finansowej, jak i niefinansowej poprzez ich zestandaryzowanie i wdrożenie poważne 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Podniesienie poziomu realizacji zadań publicznych zarówno w formie finansowej, jak i niefinansowej poprzez ich zestandaryzowanie i wdrożenie Wspólne planowanie długoterminowych działań, wskazywanie na korzyści, omawianie tematów trudnych Promocja współpracy międzysektorowej, wskazywanie na korzyści ze współpracy Praca w zespołach, minimalizowanie trudności i Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu 15
WDROŻENIE MODELU WSPÓŁPRACY JST-NGO W 6 GMINACH POWIATU ŁUKOWSKIEGO Odpowiedzialny za przeciwdziałanie Wpływa na podmiot/ wynika z działań podmiotu Wpływa na podmiot Wpływa na podmiot Poziom ryzyka (poważne, średnie, małe, nieznaczne) Związek z celami projektu Sposób przeciwdziałania poważne 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Podniesienie poziomu realizacji zadań publicznych zarówno w formie finansowej, jak i niefinansowej poprzez ich zestandaryzowanie i wdrożenie poważne 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Podniesienie poziomu realizacji zadań publicznych zarówno w formie finansowej, jak i niefinansowej poprzez ich zestandaryzowanie i wdrożenie Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu 16 Opis ryzyka Brak trwałości rozpoczętych/ zainicjowanych procesów w gminach Niezadawalający/zbyt niski wzrost poziomu aktywności społecznej w gminach
ANALIZA RYZYKA LISTA SZANS I ZAGROŻEŃ Odpowiedzialny za przeciwdziałanie Opis ryzyka Mała liczba wspólnych projektów/partnerstw, niska liczba nowych form współpracy, rozwiązań systemowych (przyczyna: niedostateczna współpraca jst-ngo w poszukiwaniu docelowych, długoterminowych rozwiązań) Wystąpienie gminy z projektu Wpływa na podmiot/ wynika z działań podmiotu Wpływa na podmiot Wpływa na podmiot Poziom ryzyka (poważne, średnie, małe, nieznaczne) Związek z celami projektu Sposób przeciwdziałania poważne 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Podniesienie poziomu realizacji zadań publicznych zarówno w formie finansowej, jak i niefinansowej poprzez ich zestandaryzowanie i wdrożenie poważne 3.2.1 Rozszerzenie zakresu i poprawa jakości współpracy jst-ngo 3.1.3 Podniesienie poziomu współpracy poprzez opracowanie standardów i ich wdrożenie oraz podniesienie udziału ngo w tworzeniu prawa lokalnego Podniesienie poziomu wiedzy o uwarunkowaniach i możliwościach wzajemnej współpracy jst-ngo Podniesienie poziomu wsparcia inicjatyw obywatelskich poprzez opracowanie zasad ich tworzenia i funkcjonowania Podniesienie poziomu wspierania integracji ngo Podniesienie poziomu realizacji zadań publicznych zarówno w formie finansowej, jak i niefinansowej poprzez ich zestandaryzowanie i wdrożenie Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu Ekspert Konsultant gminny Kierownik projektu 17
III PROCES POWOŁANIA GMINNEGO PEŁNOMOCNIKA DS. ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH Proces powołania gminnego pełnomocnika ds. organizacji pozarządowych składał się z następujących etapów: Diagnoza stanu aktywności społecznej warsztaty i ankieta dla organizacji Zasoby gminy udostępnione organizacjom społecznym (formalnym i nieformalnym) i ich wykorzystanie potrzeby organizacji powołanie gminnego pełnomocnika ds. ngo określenie jego zadań oraz planu pracy W procesie zostały wykorzystane następujące narzędzia: 1. Diagnoza stanu aktywności społecznej Ankieta dla organizacji społecznych Nazwa organizacji Adres Strona www Dane kontaktowe Status prawny organizacji Data zarejestrowania KRS: Czy organizacja posiada TAK status organizacji pożytku NIE publicznego? Telefon e-mail: stowarzyszenie fundacja stowarzyszenie zwykłe oddział stowarzyszenia,jednostka terenowa stowarzyszenie kultury fizycznej związek sportowy związek stowarzyszeń organizacja kościelna federacja organizacji pozarządowych inna forma organizacyjna (podać jaka) 18
Cele statutowe (zgodnie ze statutem) PROCES POWOŁANIA GMINNEGO PEŁNOMOCNIKA DS. ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH Władze organizacji Imię i nazwisko Funkcja w Zarządzie Osoba do kontaktu Imię i nazwisko Telefon kontaktowy e-mail Historia powstania organizacji Główne działania stałe (rodzaje działalności pożytku publicznego) Największe sukcesy Liczba członków organizacji Kobiety: Mężczyźni: Liczba aktywnych członków Kobiety: Mężczyźni: organizacji Czy organizacja współpracuje Rok 2012 Rok 2013 z wolontariuszami (spoza Akcyjni: Akcyjni: organizacji) Stali: Stali: Czy organizacja posiada siedzibę? Tak: mieszkanie prywatne; świetlica wiejska; strażnica; inny lokal publiczny (jaki?) Nie: nie potrzebujemy lokalu; potrzebujemy jakiego? Przychody organizacji w roku 2013 poniżej 2 000 zł 2 000 10 000 zł 10 000 50 000 zł powyżej 50 000 zł 19
WDROŻENIE MODELU WSPÓŁPRACY JST-NGO W 6 GMINACH POWIATU ŁUKOWSKIEGO Źródła pozyskiwania przychodów Czy organizacja zatrudnia pracowników Czy organizacja zatrudnia osoby do realizacji działań tylko składki własne darczyńcy zbiórki publiczne umowy o pracę umowy zlecenia umowy o dzieło umowy o pracę umowy zlecenia umowy o dzieło Główne potrzeby organizacji Lokalowe Sprzętowe dodacie inne dochody jakie? nie zatrudnia pracowników nie zatrudnia, wszystko robimy społecznie Główne potrzeby szkoleniowe zarządzania zespołem współpraca z wolontariuszami zarządzania organizacją Czego organizacja potrzebuje od gminy lub jednostek gminy? księgowość w NGO pozyskiwanie środków na działania pisanie projektów Zakres oczekiwanego wsparcie spoza gminy np. (powiat, województwo) Uwagi PRZYKŁAD Diagnoza stanu aktywności społecznej na terenie gminy Stanin. Materiał z warsztatów z dnia 26.08.2014 Opisanie diagnozy aktywności społecznej na terenie gminy Cel: poznanie różnych form aktywności mieszkańców oraz opinie nt. form działania instytucji sa morządowych oraz organizacji na terenie gminy i ich oddziaływania na mieszkańców. Realizacja: Spotkanie warsztatowe, dyskusja moderowana, zebranie opinii, postawienie i dyskutowanie kwestii dotyczących szans rozwoju aktywności lokalnej oraz warunków jakie powinny zostać 20