Ocena uzupełniajca Problemy i bariery w postpie realizacji Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost konkurencyjnoci przedsibiorstw, lata 2004-2006 w ocenie Ostatecznych Odbiorców Programu Projekt współfinansowany przez Uni Europejsk ze rodków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Zamawiajcy: Ministerstwo Gospodarki i Pracy ECORYS Polska Radosław Piontek, Agnieszka Kowalczyk, Iwona Burakowska Warszawa, 17 padziernika 2005
Wzrost konkurencyjnoci przedsibiorstw, lata 2004-2006 w ocenie Ostatecznych Odbiorców ECORYS Polska Sp. z o.o. Grzybowska 2/ 79 00-131 Warszawa Poland T +48 22 339 36 40 F +48 22 339 36 49 E ecorys@ecorys.pl W www.ecorys.pl 2
1 Streszczenie Raportu 1.1 Cel, zakres i metodologia badania Niniejszy raport prezentuje wyniki badania ewaluacyjnego dotyczcego wdraania funduszy strukturalnych UE w Polsce. Głównym celem badania była identyfikacja, poprzez analiz informacji uzyskanych od Ostatecznych Odbiorców (beneficjentów) Programu, przyczyn zrónicowanego zainteresowania beneficjentów poszczególnymi działaniami Programu, okrelenie problemów w wykorzystywaniu rodków Programu oraz dokonanie oceny trafnoci instrumentów wsparcia oferowanych w ramach SPO-WKP. Badanie dotyczyło 124 Ostatecznych Odbiorców (nazywanych w niniejszym raporcie OO lub beneficjentami), dobranych sporód beneficjentów, z którymi zostały podpisane umowy o dofinansowanie projektu (wg stanu na dzie 29 lipca br.). Realizacja badania bazowała na klasycznych kryteriach ewaluacji 1, dostosowanych do charakterystyki tego badania. Ewaluator skoncentrował si na szeciu Kluczowych Pytaniach Ewaluacyjnych, które powizane s z powyszymi picioma głównymi kryteriami ewaluacyjnymi: 1. Czy zdaniem Ostatecznych Odbiorców (beneficjentów) wystpuj bariery/ problemy w absorpcji przewidzianych w Programie rodków? Jeli tak to jakie? 2. Co w odczuciu Ostatecznych Odbiorców (beneficjentów) stwarza najwiksze problemy w aplikowaniu o rodki z Programu? 3. Jak Ostateczni Odbiorcy (beneficjenci) oceniaj system ubiegania si o rodki z Programu? 4. Jak Ostateczni Odbiorcy (beneficjenci) oceniaj zasady przyznawania pomocy oferowanej w ramach Programu? 5. Czy zdaniem Ostatecznych Odbiorców (beneficjentów) instrumenty wsparcia oferowane w ramach SPO-WKP s trafne i odpowiadaj ich potrzebom? 6. Jakie s, zdaniem Ostatecznych Odbiorców (beneficjentów), przyczyny nie ubiegania si o rodki w ramach działa Programu, pomimo trafnoci instrumentu oferowanego w jego ramach? Dla lepszej czytelnoci ewaluacji opis jej wyników przedstawiono w odniesieniu do poszczególnych szeciu Kluczowych Pyta Ewaluacyjnych. Ze wzgldu na to, e pytania 2 i 3 obejmowały bardzo podobne zakresy problemów postanowiono połczy opis uzyskanych wyników i rekomendacji. 1 Zgodno z tematem (trafno), sprawno (skuteczno), efektywno, wpływ/oddziaływanie i trwało. Ustalone przez OECD s Development Assistance Committee (DAC) a obecnie szeroko upowszechnione i uywane przez Komisj Europejsk jak i inne instytucje i organizacje midzynarodowe 3
1.2 Najwaniejsze wyniki badania Wszystkie wnioski i wyniki badania powstały na bazie opinii przebadanej grupy 2 Ostatecznych Odbiorców i umieszczone w niniejszym raporcie analizy wynikaj z materiałów i informacji uzyskanych od tyche beneficjentów Programu. Pierwsz barier w wykorzystaniu finansowania dostpnego dziki SPO-WKP stanowi jako i dostpno ogólnych informacji o Programie, jak i tych pomocnych ju przy zbieraniu dokumentacji i instrukcji do wniosku. Jeli chodzi o jako dostarczanych informacji to najlepiej oceniane s takie ródła informacji o Programie i wniosku jak: Strona internetowa www.konkurencyjnosc.gov.pl; Szkolenia dla Ostatecznych Odbiorców; Informacje udzielane przez PARP 3 ; Szkolenia i konferencje; Kontakty osobiste, włczajc w to wizyty w punktach informacyjnych; Informacje udzielane przez RIF-y. Najgorzej, jeli chodzi o jako informacji, zostały ocenione media oraz ulotki i broszury informacyjne. Oprócz jakoci informacji respondenci ocenili zrozumiało, kompletno, uyteczno i aktualno informacji. Pod ktem tych cech okazało si, e najwicej jest do poprawy na polu zrozumiałoci informacji, poniewa było tutaj najwicej negatywnych ocen (ponad jedna trzecia). Proces aplikacji i podpisania umowy w wikszoci przypadków przebiegał sprawnie. Niemniej jednak nastpowały pewne trudnoci, które mona podzieli na kilka podstawowych grup. Nadmierny formalizm procesu aplikacji; Słaba komunikacja i informacja; Zbyt dua liczba wymaganych załczników; Poziom trudnoci w zgromadzeniu dokumentów; Cigłe zmiany niezrozumiałych wytycznych i procedur; Zbytnia biurokracja; Sprzeczne informacje uzyskiwane od Beneficjentów Kocowych (instytucje wdraajce) i odsyłanie beneficjenta do ustaw; Mała sprawno pracowników Beneficjentów Kocowych (instytucje wdraajce)(uwaga dotycz PARP); Terminu odpowiedzi Beneficjentów Kocowych (instytucje wdraajce) czy aplikujcy otrzyma dofinansowanie; Brak zebrania wszystkich informacji na temat SPO-WKP w jednym miejscu, w jednym dokumencie lub choby na jednej stronie internetowej. Mniej ni połowa respondentów badania brała udział w szkoleniach na temat pisania wniosków. Ostateczni Odbiorcy, którzy uczestniczyli w szkoleniach pozytywnie oceniaj te szkolenia. Najwikszy zarzut, jaki uczestnicy mieli do szkole, to za małe znaczenie praktyki, a za duo teorii i prezentacji w trakcie szkole. 2 Analiza danych ilociowych niniejszego badania opiera si na danych otrzymanych od 124 respondentów (liczba odesłanych ewaluatorowi kwestionariuszy) oraz w przypadku danych jakociowych równie na uwagach OO dotyczcych Programu, którzy nie wypełnili kwestionariusza, a telefonicznie je przekazali. 3 Prawie wszystkie komentarze Beneficjentów dotyczce działania Instytucji Wdraajcych dotyczyły wyłcznie aktywnoci PARP. Działania innych IW nie były komentowane. 4
Zdecydowana wikszo badanych Ostatecznych Odbiorców Programu (85%) nie miała problemów ze zrozumieniem wniosku. Jednak zrozumienie wniosku nie korelowało z łatwoci jego wypełnienia. Forma i tre wniosku były jedn z przeszkód, na która natrafili potencjalni odbiorcy Programu (48%). Najwicej z problemów dotyczyło równie sposobu formułowania pyta, ich przejrzystoci i klarownoci. Respondenci zwracali uwag na niedostosowanie wniosku do rodzaju działalnoci potencjalnie zainteresowanych przedsibiorstw. Skomplikowanie procesu aplikacji wynikajce z powyszych trudnoci, zmuszało chtnych do skorzystania z dofinansowania do zwikszania nakładu pracy lub zatrudnienia w celu odnalezienia si w zawiłociach proceduralnych i formalnych. Ponadto Ostateczni Odbiorcy starali si wykorzysta dowiadczenie innych przedsibiorstw oraz konsultacje z nimi, aby rozwiza problemy, z jakimi si natknli w procesie wypełniania wniosku. Wobec powyszych trudnoci nie dziwi powszechno korzystania z usług firm zewntrznych, których pomoc została bardzo dobrze oceniona - poziom doradztwa był na tyle wysoki, e a 87% korzystajcych z zewntrznej pomocy było ni usatysfakcjonowana. Z najwikszym niezrozumieniem spotkał si wymóg zbyt duej iloci załczników oraz zasady potwierdzania zgodnoci z oryginałem, sztywno formularza, parafowanie wszystkich stron wniosku i niezrozumienie wskaników. W wywiadach z Ostatecznymi Odbiorcami szczególnie uwidoczniło si niezrozumienie dla wymaga formalnych takich jak: Zmiana warunków dotyczcych załczników i brak informacji na ten temat; Zmiany wytycznych podczas trwania działania; danie uzupełnienia wniosku o kwestie mało istotne i oczywiste; Terminowo - skompletowanie koniecznej dokumentacji na czas (dla przykładu podawano chociaby fakt, e Urzd Skarbowy ma 2 tygodniowe terminy na wydanie zawiadcze o nie zaleganiu z płatnociami podatkowymi, co w niektórych przypadkach uniemoliwiło złoenie wniosku). Narzdzie majce z załoenia usprawnia proces aplikacji - Generator Wniosków - stwarzało bardzo czsto wicej problemów ni ułatwie. 29% sporód badanych Ostatecznych Odbiorców w ogóle nie korzystało z Generatora Wniosków, a jeden na trzech uytkowników Programu miał zdecydowane problemy podczas pracy z Generatorem. Najwaniejsz wad Generatora Wniosków, według respondentów, była jego niesprawno ponad połowa z badanych Ostatecznych Odbiorców wskazała na ten problem. Problemem była równie niestabilno programu oraz brak biecych aktualizacji, co zmuszało jego uytkowników do cigłych czasochłonnych poprawek. Wymagania i kryteria, a wic zasady przyznawania dofinansowania s dla przewaajcej czci Ostatecznych Odbiorców zrozumiałe. Generalnie Ostateczny Odbiorca nie ma problemów ze zrozumieniem wymaga merytorycznych Programu tak stwierdziło 77% z respondentów. 23% badanych ma problem w zrozumieniu kryteriów merytorycznych. Beneficjenci uwaaj jednak, e proces weryfikacji wniosków jest zbyt skomplikowany i trwa zdecydowanie za długo. 83% respondentów odpowiedziała, e nie miała problemów ze zrozumieniem warunków umowy. Ponadto, a 75% korzystajcych ze wsparcia nie miało problemu ze spełnieniem warunków teje umowy. Czas oczekiwania na umow od momentu uzyskania 5
potwierdzenia przyznania dofinansowania nie był wydłuony. Wysokie koszty przygotowania aktu notarialnego oraz konieczno przygotowywania aneksów do umów, aby obejmowały kad zmian w projekcie były równie uznawane przez Ostatecznych Odbiorców jako kłopotliwe. Najwaniejszym elementem do rozwizania w trakcie realizacji projektu jest problem zwizany z terminow realizacj płatnoci okresowych. W tym przypadku, a 80% respondentów wskazało ten fakt, jako jeden z najwaniejszych problemów. Udronienie kanału przepływów finansowych z jednej strony uwiarygodni funkcjonowanie PARP, a z drugiej zmobilizuje kolejnych potencjalnych Ostatecznych Odbiorców do realizacji własnych projektów ze rodków SPO-WKP. Dla niektórych badanych Ostatecznych Odbiorców duym utrudnieniem jest konieczno stosowania procedury przetargowej (ta opinia beneficjentów dotyczy zarówno procedury uproszczonej jak i przewidzianej w ustawie Prawo zamówie publicznych), w trakcie realizacji projektu. Kadorazowe przeprowadzenie procedury jest bardzo skomplikowane i czasochłonne, co wpływa na harmonogram realizacji projektu i jego koszty. Zarówno Beneficjent Kocowy (PARP), jak i RIF-y maj kilka wspólnych cech wskazanych przez beneficjentów. Przede wszystkim oba typy instytucji powinny podnie kwalifikacje pracujcych tam urzdników. Wan kwesti pozostaje take konieczno podniesienia jakoci oraz moliwoci lepszego kontaktu telefonicznego z tymi instytucjami. Ta ostatnia kwestia dotyczy przede wszystkim PARP-u, gdzie wydaje si niezbdne, aby zwikszy ilo linii telefonicznych i obsługujcych je osób (np. poprzez stworzenie profesjonalnego call centre). Kolejn wana uwag jest konieczno poprawy współpracy midzy tymi dwiema instytucjami. Zarówno zdaniem wikszoci badanych Ostatecznych Odbiorców (prawie ¾ respondentów), jak i ewaluatora niniejszej oceny, wsparcie oferowane w ramach SPO- WKP jest trafne odpowiada ich potrzebom i rodzajom działalnoci beneficjentów. Z jednej strony spowodowane jest to faktem bardzo szerokiego zakresu potrzeb Ostatecznych Odbiorców, a z drugiej wysokim stopniem trafnoci zapisów Programu w stosunku do potrzeb beneficjentów. Tylko nieco ponad 8% respondentów uwaa, e stopie trafnoci jest niski. Według OO oceniajcych negatywnie stopie trafnoci, na nisk ocen stopnia zaspokojenia jego potrzeb miały wpływ przede wszystkim negatywne dowiadczenia z sam realizacj projektu. Bardzo du trafno wsparcia stwierdzono równie dziki zbadaniu oceny Ostatecznego Odbiorcy czy Program SPO-WKP jest skierowany do właciwych odbiorców. 93% badanych Ostatecznych Odbiorców oceniło t trafno pozytywnie. Ewaluator na bazie opinii respondentów wyodrbnił przyczyny mogce wpływa zniechcajco na potencjalnych Ostatecznych Odbiorców i doprowadza do nie ubiegania si o rodki w ramach SPO-WKP. Przyczynami tymi s: Słaby system komunikacji z Beneficjentami Kocowymi; Słaby system informacji; Zbyt czsto zmieniajce si wytyczne i procedury; Niejasno oraz skomplikowanie informacji, wniosków; oraz dodatkowo, szczególnie w przypadku małych przedsibiorstw: 6
Brak zasobów na zatrudnienie osoby, która bdzie zajmowała si tylko wyłcznie sprawami dotyczcymi dofinansowania; Brak zasobów na zlecenie tego zadania zewntrznej firmie doradczej; Brak czasu na zajcie si dofinansowaniem osobicie (czasochłonne wypełnianie wniosku, nieustanne ledzenie zmian). 1.3 Główne rekomendacje Istotnym zaleceniem jest konieczno przygotowania kompleksowej informacji na temat Programu. Obecnie istniejca strona internetowa powinna by przygotowana i uzupełniona tak, aby na niej znalazły si w jednym miejscu wszystkie najbardziej aktualne informacje o Programie, Ostatecznych Odbiorcach, instrukcje, aktualne Generatory Wniosków, akty prawne wymienione w instrukcji do pisania wniosku, itd. Ta uwaga dotyczy przede wszystkim MGiP beneficjenci tej instytucji wdraajcej najbardziej narzekali na porozrzucane na stronie WWW i rónych zakładkach wane informacje i wersje dokumentów czy aplikacji. Przy okazji informowania o Programie naley zamieci informacj o szkoleniach organizowanych przez Beneficjentów Kocowych. Szkolenia te s uwaane za pomocne przy pisaniu wniosków. Wikszo respondentów zwraca uwag, e na szkoleniach powinien by połoony wikszy nacisk na wiczenia praktyczne, za mniejszy na teori. Chocia pozostałe kwestie były wymianie przez pojedynczych respondentów warto równie wspomnie o sugestiach, co do poprawy uytecznoci szkole: Wydłuenie czasu szkole; Obecno kompetentnych przedstawicieli Beneficjentów Kocowych (przede wszystkim z PARP) na szkoleniach organizowanych przez te instytucje; Szkolenia na bardziej zaawansowanym poziomie; Zmiana nastawienia urzdników PARP (tylko t instytucj wskazywali beneficjenci) i RIF; Omówienie kwestii finansowych - warunków, kwalifikowalnoci i metod przeliczania faktur w trakcie szkolenia; Mniejsza ilo słuchaczy; Lepsze materiały szkoleniowe (zawierajce przykładowy wypełniony wniosek); Dokładne okrelenie zada i celów, na jakie mona składa wnioski; Skupienie si bardziej na zagadnieniach Programu; Uwzgldnienie zasad rozliczania projektów. Odnotowano te pojedyncze głosy (od beneficjentów Działania 2.3) wskazujce na to, e najlepszej informacji dostarczyły Agencje Rozwoju Regionalnego tam informacje były rzetelnie podawane i z najwysz starannoci weryfikowane. Skrócenie wniosku aplikacyjnego, przygotowanie prostych instrukcji oraz uproszczenie procedur raportowania byłoby pozytywnie odebrane przez Ostatecznych Odbiorców. Obecnie musz oni powici wiksz cz czasu swojej pracy na realizacj innych zada zwizanych z pisaniem wniosku i realizacj projektu. Umoliwienie konsultacji wniosków w momencie ich składania w celu zmniejszenia liczby odrzuconych wniosków z powodu drobnych uchybie formalnych miałoby te pozytywny wpływ na realizacj Programu. 7
Aby usprawni proces aplikacji naley koniecznie odnie si do poniszych kwestii: Zmniejszy nadmierny formalizm procesu aplikacji; Poprawi komunikacj pomidzy Ostatecznymi Odbiorcami a Beneficjentami Kocowymi oraz informacj o aplikowaniu; Zmniejszy liczb wymaganych załczników, co znacznie ułatwi gromadzenie dokumentów; Jednorazowo doprecyzowa wytyczne i procedury unikajc ich czstych zmian; Poprawi kompetencje pracowników instytucji wdraajcych; Skróci obowizujce terminy odpowiedzi Beneficjentów Kocowych na temat akceptacji (lub braku akceptacji) wniosku o dofinansowanie. Kolejnym zaleceniem jest zmiana instrukcji do wniosków, tak by zawierały one konkretne informacje eliminujce moliwo rónych interpretacji, co do wymaganych we wniosku treci. Naleałoby równie zmieni nieco jzyk, jakim napisana jest instrukcja, przystosowa j do szerokiego grona odbiorców, do jakiego faktycznie trafia. W instrukcji powinny znale si wszystkie informacje pozwalajce na wypełnienie wniosku. O ile to moliwe to, jeli w instrukcji jest odwołanie do konkretnych fragmentów aktów prawnych, to powinny by zacytowane. Dla badanych Ostatecznych Odbiorców znacznym ułatwieniem w pisaniu wniosku i realizacji projektów byłoby ograniczenie zmian wytycznych, szczególnie przed terminem złoenia wniosku. Z drugiej strony, jeli wprowadzone s zmiany, wówczas dobrym rozwizaniem byłoby wysyłanie do Ostatecznych Odbiorców e-maili z informacj o zmianie. Wygodn form powiadamiania zainteresowanych o zmianach jest newsletter, wysyłany do wszystkich, którzy zadeklaruj ch otrzymywania takich informacji i podadz swój adres e-mailowy. W poddziałaniach, gdzie maksymalna kwota dofinansowania jest niewielka, postuluje si skrócenie wniosku i sprawozdania kocowego do najbardziej niezbdnych danych. Badani Ostateczni Odbiorcy jak równie ewaluator uwaaj, e aby zredukowa problemy Odbiorców Programu wystpujce w składania wniosku naley: Poprawi przejrzysto i klarowno pyta we wniosku; Jasno zdefiniowa wymagania; Uproci formularz w zalenoci od kwoty dofinansowania (przykładowo, aby procedura składania wniosku była w formie znacznie uproszczonej poniej pewnego progu przewidywanej pomocy, np. 10 tys. zł); Połczy wniosek z biznes planem dane z biznes planu pokrywaj si z danymi z wniosku; Wprowadzi moliwoci prezentowania przez Ostatecznych Odbiorców własnych wskaników, dokładniejsze rozrónienie pomidzy wartociami brutto i netto oraz sprecyzowanie wymaganych ródeł finansowania; Skróci wniosek (proponowano zmiany lub usunicie niektórych punktów, np. p.15.1 p. 4 i 5 we wniosku z poddziałania 2.2.2); Usprawni instrukcj wniosku w chwili obecnej jest dla wikszoci badanych Ostatecznych Odbiorców nieuyteczna; Poniewa badani Ostateczni Odbiorcy uwaaj za problematyczne wymagania rónych banków, co do dostarczanych dokumentów w celu otrzymania kredytu, 8
pomocnym dla nich rozwizaniem byłoby ujednolicenie listy wymaganych przez banki dokumentów; Jak sugeruj Ostateczni Odbiorcy wniosek powinien by tak skonstruowany, aby nie trzeba było kilkakrotnie wpisywa tych samych informacji, które znajduj si w załcznikach. Ułatwieniem dla Ostatecznych Odbiorców byłyby take przykłady z dobrze wypełnionymi wnioskami oraz pokazane typowe błdy we wnioskach i sposoby ich unikania. Kryteria techniczno-ekonomiczne naley doprecyzowa, aby nie budziły one adnych wtpliwoci u Ostatecznych Odbiorców w szczególnoci w kwestiach dotyczcych: Biznes planu; Ogólnoci kryteriów; Koniecznoci zapewnienia kredytu w sytuacji posiadania rodków własnych na realizacj projektu; Wyliczania skwantyfikowanych wskaników; Trudnoci w wyliczaniu danych ekonomicznych w przypadku prowadzenia ksigowoci uproszczonej; Koniecznoci posiadania programu Microsoft Word. Kryteria formalne według badanych Ostatecznych Odbiorców naley uproci, co dotyczy przede wszystkim wymogu zbyt duej iloci załczników oraz zasady potwierdzania zgodnoci z oryginałem, sztywnoci formularza, oraz parafowanie wszystkich stron wniosku. Generator Wniosków powinien nieprzerwanie działa a jego praca powinna by przede wszystkim stabilna. Naley take przyspieszy proces weryfikacji wniosków i zaplanowa kanały informowania Odbiorców o wynikach rozpatrywania wniosków. Według badanych beneficjentów trzeba zmieni czas oceny projektu wraz z czasem potrzebnym na ogłoszenie wyników. Badani Ostateczni Odbiorcy doceniaj natomiast system zawiadamiania, gdzie popełnił błd we wniosku i jak informacj naley umieci. Znacznym przyspieszeniem procesu byłaby zmiana formy weryfikacji dla firm, które złoyły ju wczeniej wniosek. Pierwszy wniosek mona by podda dokładnej weryfikacji, a przy nastpnych wnioskach wnioskodawca załczałby kopie aktualnych załczników i odwołanie do wczeniejszych pozytywnie zweryfikowanych wniosków. Konieczne jest poprawienie przejrzystoci jzykowej ułatwiajce zrozumienie umowy o dofinansowaniu Ze wzgldu na odbiór Programu, w szczególnoci przez M P, bardzo istotna jest konieczno poprawy płynnoci wypłat dotyczcych zaakceptowanych projektów. Dodatkowo badani Ostateczni Odbiorcy sugerowali zmiany w kwestiach dotyczcych: Cigłych zmian warunków dotyczcych załczników i nieinformowania o tym Ostatecznych Odbiorców; Zmian wytycznych podczas trwania działania; dania uzupełnienia wniosku o kwestie mało istotne i oczywiste; 9
Terminowoci i bardziej elastycznego jej traktowania w stosunku do Ostatecznego Odbiorcy. Do najwaniejszych rekomendacji zaliczy mona równie konieczno podniesienia jakoci wiadczonych usług przez PARP i RIF-y. Działania Pozostałych Beneficjentów Kocowych (np. ARP, NFO, MGiP) w ramach Programu były znacznie lepiej ocenianie. W zwizku z tym nie odnotowano zalece ze strony badanych Ostatecznych Odbiorców, co do poprawienia ich usług. Poza tym naleałoby stworzy lepszy i efektywniejszy przepływ informacji pomidzy instytucjami wraz z podniesieniem jego jakoci. Sugeruje si stworzenie wewntrznego narzdzia zarzdzajcego przepływem informacji z PARP do RIF oraz z RIF do PARP. Kolejna rekomendacja dotyczy poprawienia kompetencji urzdników udzielajcych wsparcia Ostatecznym Odbiorcom. Wane jest, aby pracownicy wszystkich instytucji posiadali takie same informacje na temat Programu i potrafili udziela kompetentnych odpowiedzi na pytania zadawane przez przedsibiorców. Ze wzgldu na fluktuacj pracowników proponowane jest wprowadzenie systemu szkole dla pracowników odpowiedzialnych za kontakty z beneficjentami. Kolejn propozycj podnoszc jako wsparcia jest uruchomienie specjalnej infolinii lub zatrudnienie dodatkowych osób odpowiedzialnych wyłcznie za kontakty telefoniczne, które rozwi problem z kontaktem telefonicznym pomidzy Ostatecznymi Odbiorcami a Beneficjentami Kocowymi. Jedn z metod jest stworzenie profesjonalnego call centre. Badani Ostateczni Odbiorcy (ok.60%) s zdania, e wsparcie oferowane w ramach SPO- WKP jest trafne i odpowiada ich potrzebom. Nie ma, wic potrzeby rekomendacji zmian w zapisach Programu dotyczcych trafnoci. Badani beneficjenci sugerowali, e zmiana zasad finansowania projektów, tzn. zniesienie ograniczenia pokrycia kosztów do 50% wydatków kwalifikowanych pozwoliłoby Ostatecznemu Odbiorcy na udział w wikszej iloci projektów lub realizacj projektów w wikszej skali lub formie bardziej interesujcej dla odbiorców. Niektórzy z Ostatecznych Odbiorców zasugerowali równie, e ich potrzeby s wiksze, ni propozycja jednego dofinansowania na przestrzeni roku. Zainteresowanie beneficjentów poszczególnymi działaniami zaley w duej mierze od strategii rozwoju poszczególnych przedsibiorstw. Jeeli firma planuje rozwój i moe przy tym skorzysta z SPO-WKP, wówczas jest moliwo, e wemie udział w jednym z poddziała Programu, zgodnego z polityk firmy. Na tym etapie wana jest dostpno kompleksowych informacji o Programie i wszystkich dokumentów niezbdnych do przygotowania si do pisania wniosku. Warto równie w miejscu, gdzie znajduj si informacje o Programie, zamieci harmonogram szkole na temat samego programu oraz szkole pomocnych przy pisaniu wniosków. Z wywiadów pogłbionych przeprowadzonych z respondentami wynika, e najwicej problemów sprawia napisanie pierwszego wniosku. Dlatego istotne jest dotarcie z informacj o szkoleniach do wszystkich potencjalnie zainteresowanych napisaniem wniosku do SPO-WKP, jeszcze zanim pojawi si problemy z samodzielnym 10
wypełnianiem wniosku. Aby umoliwi udział w szkoleniach dla przyszłych beneficjentów programu warto poda wszelkie informacje, które pozwol na zgłoszenie udziału w szkoleniu na stronie internetowej powiconej SPO-WKP. Kolejna propozycja odnonie szkole odnosi si do tematyki szkole. Z wywiadów pogłbionych przeprowadzonych z Ostatecznymi Odbiorcami wynika, e wniosek w poddziałaniu 2.2.2, mona samodzielnie napisa, powicajc co prawda duo czasu na zapoznanie si z dokumentacj, jednak szkolenie odnonie pisania wniosku nie jest niezbdne. W tym poddziałaniu szkolenie jest potrzebne Ostatecznym Odbiorcom na etapie pisania sprawozda, s bowiem na tyle skomplikowane, e stwarzaj najwicej problemów i pyta ze strony beneficjentów. Elementy, które zwiksz efektywno szkole, a zarazem liczb złoonych wniosków, to przede wszystkim: 1. Dotarcie z informacj o szkoleniach do jak najwikszej grupy potencjalnych Odbiorców SPO-WKP, tak, by w momencie faktycznego zainteresowania wnioskiem wiedzieli oni, e mog wzi udział w szkoleniu, które ułatwi pisanie wniosku. 2. Organizowanie szkole dla niewielkich grup. 3. Jeeli szkolenie dotyczy pisania wniosków, naley dostarczy (moe nawet umoliwi zakupienie po kosztach papieru) omawian wersj wniosku wszystkim uczestnikom. Wersja wniosku ułatwi uczestnikom szkolenia sporzdzanie notatek i znacznie zwikszy jako odbioru szkolenia. 4. Ograniczenie czci teoretycznej szkolenia na rzecz czci warsztatowej. Jeeli szkolenia organizowane s dla zbyt duych grup, by mona było zorganizowa warsztaty, wówczas najlepsz form jest przykładowe wypełnianie wniosków lub sprawozdania. Dla odbiorców szkole wane jest by moliwe było zadawanie pyta odnonie omawianych punktów. S Ostateczni Odbiorcy, których zdaniem samodzielne napisanie poprawnego wniosku jest niemoliwe lub bardzo trudne. Dotyczy to przede wszystkim mikro i małych przedsibiorstw, gdzie poza włacicielem zatrudnionych jest kilka osób i właciciel samodzielnie pisze wniosek do SPO-WKP. Ze wzgldu na takich odbiorców, warto popracowa nad uproszczeniem wniosku i przygotowaniem instrukcji napisanych prostym jzykiem i dajcych jednoznaczne wytyczne. Optymalne byłoby stworzenie formatu wniosku, który nie ulegałby zmianom do terminu składania wniosków. Według badanych beneficjentów nie ma specjalnych preferencji, która forma wniosku jest wygodniejsza, czy jest to formularz, czy generator. Wane wniosek był aktualny i nie zmieniał si kilkakrotnie w czasie jego przygotowywania. 11
2 Spis treci 1 Streszczenie Raportu 3 1.1 Cel, zakres i metodologia badania 3 1.2 Najwaniejsze wyniki badania 4 1.3 Główne rekomendacje 7 2 Spis treci 12 3 Wprowadzenie 14 3.1 Wstp 14 3.2 Cele oceny 14 3.3 Zakres oceny a działania SPO-WKP 15 3.3.1 Załoenia SPO WKP 15 3.3.2 Strategia realizacji celu SPO-WKP 16 3.3.3 Priorytet 7 3.3.4 Priorytet 2 19 3.3.5 Instytucje odpowiedzialne za wdraanie i zarzdzanie SPO WKP 22 3.3.6 Monitorowanie SPO-WKP 24 3.3.7 Procedura aplikacyjna w ramach SPO-WKP 24 3.3.8 Finansowanie projektów i weryfikacja płatnoci 25 4 Opis zastosowanej metodologii oraz ródła informacji wykorzystywanych w badaniu 27 4.1 Pragmatyczne podejcie do ewaluacji 27 4.2 Podstawowe kryteria 27 4.3 Kluczowe pytania ewaluacyjne 28 4.4 Etapy realizacji badania ewaluacyjnego 29 4.5 Próba badawcza 30 4.6 Zastosowana metodologia badania i analizy 32 4.6.1 Wstp 32 4.6.2 Zastosowane narzdzia i metody 33 5 Opis wyników ewaluacji 35 5.1 Bariery/problemy w absorpcji przewidzianych w Programie rodków 35 5.1.1 Opis wyników 35 5.1.2 Podsumowanie 41 5.2 Ocena i najwiksze problemy w aplikowaniu o rodki Programu 42 5.2.1 Opis 42 5.2.2 Podsumowanie 58 5.3 Ocena zasad przyznawania pomocy oferowanej w ramach Programu 61 12
5.3.1 Opis 61 5.3.2 Podsumowanie 66 5.4 Trafno instrumentów wsparcia oferowanych w ramach SPO-WKP 67 5.4.1 Opis 67 5.4.2 Podsumowanie 71 5.5 Przyczyny nie ubiegania si o rodki w ramach działa Programu 72 5.5.1 Opis 72 5.5.2 Podsumowanie 74 6 Wnioski i rekomendacje 75 6.1 Bariery/problemy w absorpcji przewidzianych w Programie rodków 75 6.2 Ocena i najwiksze problemy w aplikowaniu o rodki Programu 76 6.3 Ocena zasad przyznawania pomocy oferowanej w ramach Programu 79 6.4 Trafno instrumentów wsparcia oferowanych w ramach SPO-WKP 80 6.5 Przyczyny nie ubiegania si o rodki w ramach działa Programu 80 7 Aneksy przedstawiajce zestawienia i analiz danych 82 7.1 List przewodni do Odbiorców Ostatecznych 82 7.2 Kwestionariusz do wypełnienia przez Beneficjenta 83 7.3 Scenariusz wywiadu pogłbionego 91 7.4 Zestawienia i analiza danych z Kwestionariuszy wypełnionych przez Beneficjentów 93 13
3 Wprowadzenie 3.1 Wstp Niniejszy raport został przygotowany zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Gospodarki i Pracy zawartymi w opisie zakresu badania. W raporcie zostały zawarte informacje uaktualnione w stosunku do złoonej i zaakceptowanej oferty a wynikajce z analizy i oceny uzyskanych danych i informacji. Prace badawcze i analityczne przeprowadzono w okresie od 21 wrzenia do 25 padziernika 2005 r 4. W całej ocenie zaprezentowano niezalene i obiektywne opinie i oceny poszczególnych elementów badania wynikajce z analizy danych, dowiadczenia ewaluatorów i zastosowanej metody ewaluacji. Aby poszerzy spektrum obserwacji, jak najszerzej przedstawiono reprezentatywne opinie uzyskane od osób bezporednio zaangaowanych w realizacj projektów. 3.2 Cele oceny Analiza Problemy i bariery w postpie realizacji Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost konkurencyjnoci przedsibiorstw, lata 2004-2006, w ocenie Ostatecznych Odbiorców Programu stanowi ocen uzupełniajc Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost konkurencyjnoci przedsibiorstw, lata 2004-2006 (SPO WKP). Cztery podstawowe cele niniejszej oceny to: 1. Uzyskanie i dostarczenie Instytucji Zarzdzajcej SPO-WKP (IZ) istotnych informacji dotyczcych jakoci Programu i działa realizowanych w jego ramach. 2. Identyfikacja, poprzez analiz informacji uzyskanych od Ostatecznych Odbiorców (beneficjentów) Programu, przyczyn zrónicowanego zainteresowania Ostatecznych Odbiorców (beneficjentów) poszczególnymi działaniami Programu, okrelenie problemów w wykorzystaniu rodków Programu oraz dokonanie oceny trafnoci instrumentów wsparcia oferowanych w ramach SPO-WKP. 14
3. Uzyskanie informacji umoliwiajcych Instytucji Zarzdzajcej podjcie optymalnych decyzji w zakresie działa informacyjno-doradczoszkoleniowych majcych na celu generowanie projektów w obszarach najmniejszego zainteresowania Ostatecznych Odbiorców (beneficjentów). 4. Wykorzystanie w ocenie ex-post SPO-WKP oraz ocenie szacunkowej programu operacyjnego przygotowywanego na okres programowania 2007 2013 wyników z obecnej oceny. Z powyszych celów wynikły podstawowe wnioski wpływajce na proponowane metody badawcze i metodologi oceny: Ad. 1: Koncentracja na ocenie jakociowej uzyskanych wyników ograniczajc tym samym moliwo zastosowania metod ekonometrycznych; Ad. 2: Koncentracja na wynikach analizy informacji i danych uzyskanych od Ostatecznych Odbiorców (jednake uzupełnionych analiz dokumentów programowych) ogranicza zastosowanie metod badawczych do kwestionariuszy i wywiadów zastosowanych wobec tyche Odbiorców. Uznano, i nieefektywne dla przejrzystoci uzyskanych wyników byłoby poszerzanie grupy badawczej o przedstawicieli innych instytucji, ni Ostateczni Odbiorcy. Ad. 3: Wykonawca miał w swoich wnioskach i rekomendacjach zaproponowa działania i zmiany, które mog by zastosowane przez Instytucj Zarzdzajc ich wdroenie jeszcze w obecnym okresie programowania; Ad. 4: Konieczno przestrzegania zasad, kryteriów i standardów ewaluacji. 3.3 Zakres oceny a działania SPO-WKP 3.3.1 Załoenia SPO WKP Sektorowy Program Operacyjny Wzrost konkurencyjnoci przedsibiorstw, lata 2004-2006 (w niniejszej ocenie nazywany SPO WKP), jest podstawowym instrumentem stworzonym dla wsparcia rozwoju gospodarczego i wzrostu zatrudnienia w sektorze przedsibiorstw. SPO-WKP okrela cele, priorytety i działania dotyczce realizacji polityki w zakresie przedsibiorczoci i innowacyjnoci. Ze szczególnym uwzgldnieniem sektora małych i rednich przedsibiorstw (M P), przy wykorzystaniu zasobów sfery naukowobadawczej oraz korzyci zwizanych ze stosowaniem nowoczesnych technologii, w tym technologii informacyjnych oraz technologii wspierajcych ochron rodowiska. 15