Skrócona instrukcja obsługi programu Mediamanager Spis treści : 1. Informacje podstawowe 2. Logowanie 3. Tworzenie własnej struktury katalogowej 4. Dodawanie dokumentów do systemu 5. Udostępnianie dokumentów 6. Korzystanie z funkcji Aktówka 1. Informacje podstawowe Mediamanager 2.1 jest systemem wspierającym zarządzanie dokumentami elektronicznymi. Podstawowymi funkcjami realizowanymi przez oprogramowanie jest przetrzymywanie, zarządzanie i wymiana dokumentów elektronicznych ze szczególnym uwzględnieniem możliwości ich wspólnego udostępniania wśród użytkowników systemu lub odbiorców zewnętrznych. System Mediamanager stanowi zatem swoistego rodzaju teczkę internetową, w której użytkownicy mogą przetrzymywać bezpiecznie dane, mieć do nich dostęp z każdego urządzenia na świecie z zainstalowaną przeglądarką WWW oraz współdzielić je z innymi.
2. Logowanie, tworzenie własnej struktury katalogowej Rozpoczynając pracę użytkownik musi wprowadzić swój indywidualny identyfikator (nazwa użytkownika) i hasło. Pracownicy Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu posiadający uniwersytecką pocztę elektroniczną stosują tą samą nazwę użytkownika i hasło jak w przypadku logowania się do e-maila. Po wprowadzeniu danych, akceptujemy klikając w przycisk LOGIN. Użytkownik nie posiadający konta, ma możliwość jego założenia poprzez elektroniczny formularz znajdujący się na stronie internetowej UM. Link do formularza znajduje się poniżej okna logowania. Po zalogowaniu, system prosi użytkownika o dokonanie wyboru strony startowej tj. widoku od którego każdorazowo system będzie witał użytkownika w systemie (rekomendowane Przeglądaj)
3. Tworzenie własnej struktury katalogowej Moduł Przeglądaj stanowi podstawę systemu. Umożliwia tworzenie własnej struktury oraz uzyskanie do niej dostępu wraz z przechowywanymi dokumentami. Po zalogowaniu, nowy użytkownik ma do dyspozycji pusty katalog którego nazwa jest zarazem nazwą użytkownika systemu : Okno podzielone jest na 3 części górna to główne menu systemu oraz ikony umożliwiające zarządzanie strukturą katalogową (utwórz, zmień nazwę, przenieś, usuń). Lewa część to sktruktura katalogowa analogiczna do znanych struktur występujących chociażby w systemie Windows. Prawa część okna to prezentacja zawartości wybranego katalogu lista dokumentów. Po wybraniu dokumentu wyświetlą się jego podstawowe atrybuty takie jak wielkość, data dodania do systemu itd. Użytkownik chcąc otworzyć plik do wglądu, nie klika w jego nazwę tylko w ikonkę z prawej strony w kolumnie AKCJE! Po rozwinięciu tej ikony możliwe będzie otwarcie/zapisanie dokumetu.
4. Dodawanie dokumentów do systemu Po utworzeniu struktury katalogów, indywidualnej każdemu użytkownikowi, czas uzupełnić katalogi dokumentami. Do tego celu służy ikona znajdująca się na górnym pasku DOKUMENT. 1. Z lewej strony wybieramy katalog do którego chcemy dołączyć dokument(y) 2. Będąc już w katalogu klikamy w ikonę Dokument 3. W nowo otwartym pustym oknie klikamy w dodaj a następnie wybieramy dokument który chcemy przenieść z naszego dysku lokalnego do systemu 4. Chcąc dodać więcej niż jeden dokument klikamy ponownie w dodaj i wybieramy kolejny dokument lista będzie uzupełniać się kolejnymi dokumentami : 5. Po uzupełnienia listy wszystkimi zamierzonymi dokumentami klikamy Prześlij. Maksymalna ilość plików przesyłana jednorazowo to 10 sztuk 6. Po ukończeniu przesyłania (czas przesyłania uzależniony jest od prędkości sieci oraz wielkości dokumentu) pliki widoczne są już w systemie.
5. Udostępnianie dokumentów Funkcja udostępniania dokumentów jest kluczowym elementem systemu. Umożliwia przedstawienie swoich dokumentów innym użytkownikom systemu oraz użytkownikom zewnętrznym. 1. Zaznaczamy dokumenty przeznaczone do udostępnienia poprzez odznaczenie okienek jak na rysunku : 2. Z górnego menu wybieramy udostępnij elementy i klikamy w ikonę strzałki z prawej strony okna 3. W nowo otwartym oknie uzupełniamy odbiorców oraz okres ważności
Odbiorcą może być użytkownik systemu (wybieramy z rozwijanej listy i dodajemy do listy ikoną plus ), odbiorca zewnętrzny (wpisujemy adres email i dodajemy odbiorcę do listy ikoną plus ) oraz grupa odbiorców. Grupę możemy zdefiniować w module Udostępnienia -> Grupy odbiorców 4. Po uzupełnieniu listy odbiorców oraz ewentualnym określeniu terminu ważności udostępnienia klikamy Dalej (Wiadomość) 5. W kolejnym kroku uzupełniamy okna jak w standardowym mailu tj. tytuł oraz treść maila która będzie załączona do udostępnionych dokumentów 6. Udostępnienie kończymy klikając w utwórz Listę dokumentów udostępnionych przez nas innym użytkownikom, oraz listę dokumentów udostępnionych nam, dostępną mamy w module Udostępnienie (górne menu).
6. Korzystanie z funkcji Aktówka Udostępnianie dokumentu(ów) opisane w punkcie 5-tym jest możliwe jedynie w przypadku, gdy dokumenty znajdują się w tym samym katalogu. Jeśli chcemy udostępnić dokumenty znajdujące się w różnych lokalizacjach, korzystamy z funkcji aktówka która to umożliwia nam tymczasowe zebranie dokumentów w jednym miejscu i udostępnienie ich analogicznie jak w punkcie 5-tym (Udostępnianie dokumentów) 1. Dokumenty przeznaczone do udostępnienia odznaczamy i następnie z rozwijanego okna górnego wybieramy dodaj do aktówki 2. Aktówka widoczna jest na samym dole lewej części okna Przeglądaj pod strukturą katalogową 3. Dodając kolejne dokumenty do aktówki, liczba w nawiasie przy nazwie będzie rosła w zależności od ilości dodanych dokumentów 4. Po uzupełnieniu aktówki wszystkimi zamierzonymi dokumentami klikamy w Aktówka w prawej części okna wyświetli się jej zawartość 5. Chcąc usunąc elementy z aktówki musimy je zaznaczyć i następnie z górnego rozwijanego okna wybrać usuń z aktówki. 6. Zaznaczając wszystkie dokumenty, możemy je udostępnić innym użytkownikom postępując analogicznie jak w punkcie 5 (Udostępnianie dokumentów)