Klauzula: mediacyjna, med-arb i arbitrażowa - czyli jak zapobiegać przyszłym konfliktom Mediacja jest jedną z alternatyw dla postępowania sądowego w kestii rozwiązywania różnego rodzaju sporów, w tym także gospodarczych. Jest to proces, na który mogą się zdecydować wszyscy Ci, którym zależy na skutecznym, szybkim, względnie tanim i satysfakcjonującym sposobie rozwiązania konfliktu. Warto aby na tę metodę m.in. ze względu na poufność całego procesu oraz możliwość kontynuowania dalszych relacji biznesowych zwrócili uwagę przede wszystkim przedsiębiorcy, dla których sala rozpraw oznacza nie tylko starę czasu i pieniędzy, ale przede wszystkim utratę renomy i zaufania kontrahentów oraz klientów. Należy podkreślić, że mediacja jest nie tylko sposobem poradzenia sobie z już istniejącym sporem, ale także możliwością zapobiegania ewentualnym przyszłym sytuacjom konfliktowym. Jak zatem zainicjować postępowanie mediacyjne w przypadku zaistnienia sporu? Istnieje kilka możliwości postępowania w takiej sytuacji. Wybór jednej z nich zależy tak naprawdę od woli stron rozwiązania w kwestii rozwiązania problemu w sposób polubowny i chęci ich aktywnego zaangażowania w ten proces. Po pierwsze, strony już istniejącego konfliktu mogą podjąć wspólną, zgodną decyzję o skierowaniu sprawy do mediacji i razem wybrać mediatora, celem zawarcia z nim umowy na przeprowadzenie mediacji. W związku z tym udają się do instytucji lub organizacji zrzeszającej mediatorów i składają tam wniosek o przeprowadzenie mediacji. Obok sytuacji, w której obie strony już po zaistnieniu sporu, zgodnie decydują się na jego polubowne rozwiązanie, w praktyce zdarza się, że tylko jedna ze stron zgłasza się do stosownej instytucji/organizacji szukając pomocy w osobie mediatora, który pomógłby rozwiązać jej konflikt. Osoba taka składa wniosek o wszczęcie postępowania mediacyjnego. W tym przypadku, mediator a w zasadzie instytucja/organizacja do której zgłosiła się strona sporu, staje się pośrednikiem między skonfliktowanymi stronami. Taka instytucja/organizacja nawiązuje kontakt z drugą stroną i ustala czy dana osoba jest zainteresowana rozwiązaniem problemu poprzez udział w postępowaniu mediacyjnym. Jeżeli osoba ta wyrazi chęć udziału w mediacji akceptuje tym samym wniosek o jej przeprowadzenie i dzięki temu można rozpocząć postępowanie mediacyjne. Jeżeli zaś druga strona problemu nie wyrazi zgody na udział w mediacji, oznacza to odrzucenie przez nią wniosku o wszczęcie postępowania mediacyjnego. Tym samy mediacja nie zostaje wszczęta. Kolejną, nieco odmienną, możliwością rozpoczęcia
rozwiązywania sporu jest skierowanie sprawy do mediacji przez sędziego, na drodze postępowania sądowego. Wskazana sytuacja różni się od pozostałych faktem, że w dwóch pierwszych przypadkach, strony jeszcze przed ewentualnym poddaniem sporu pod rozstrzygnięcie sądowe a więc przed uruchomieniem postępowania sądowego, decydują się na próbę jego polubownego rozwiązanaia, poprzez zainicjowanie i udział w postępowaniu mediacyjnym. W odniesieniu do ostatniej wskazanej możliwości, mowa jest o sytuacji gdy strony, które wdały się w spór i wszczęły postępowanie sądowe, zostają skierowane przez sąd postanowieniem do udziału w postępowaniu mediacyjnym. W takim przypadku to sąd, co do zasady, wyznacza mediatora, który kontaktuje się ze stronami i ustala chęć ich udziału w mediacji. Należy podkreślić, że mimo skierowania sprawy do mediacji przez sąd, strony mogą odmówić udziału w niej. Mediacja jest bowiem procesem dobrowolnym co oznacza, że może być prowadzona tylko wtedy, gdy strony wyrażą zgodę na przeprowadzenie i udział w niej. Warto jednak pamiętać, że wspomniane wyżej sposoby wszczęcia postępowania mediacyjnego odnoszą się do sytuacji, w której pomiędzy stronami już doszło do zaistnienia sporu. Podkreślenia wymaga fakt, że niezwykle ważną możliwością jest jednak zapobieganie tego typu sytuacjom i myślenie o tym już na etapie tworzenia i zawierania umów. Można bowiem od razu wchodząc z drugą osobą w relacje biznesowe zabezpieczyć się przed długim i niepewnym, co do wyniku, postępowaniem sądowym w przypadku ewentualnego sporu. Sposobem na zapobieganie konfliktom jest umieszczenie w umowie tzw. klauzuli mediacyjnej. Klauzula mediacyjna jest postanowieniem zapisanym w umowie, w którym strony zobowiązują się, do skorzystania z mediacji zanim skierują sprawę do sądu, w przypadku zaistnienia sporu na tle zawartej umowy. Celem klauzuli mediacyjnej jest tak naprawdę ochrona łączącego strony stosunku umownego. Klauzula pozwala bowiem na rozwiązanie konfliktu we wczesnym jego stadium. Zmusza bowiem strony do podjęcia rozmów przed wstąpieniem na drogę sądową. Dzięki klauzuli mediacyjnej i podjęciu mediacji strony mogą poznać swoje stanowiska, przeanalizować przyczyny nieporozumień, czy też ocenić szanse na znalezienie wspólnego rozwiązania próblemu i spróbować go poszukać. Strony mają zatem możliwość dyskusji, która polega m.in. na wymiane zdań i poglądów w kontrolowanej, neutralnej atmosferze. To z kolei pozwala uspokoić niepotrzebne emocje i pomaga stronom wrócić na tory racjonalnego myślenia. Strony dzięki udziałowi w postępowaniu mediacyjnym mają także możliwość analizy swoich szans na wygraną procesu sądowego oraz mogą ocenić skutki wygranej lub przegranej. Takie postępowanie pozwala
zatem na wszechstronną i rzetelną ocenę konkretnej sytuacji. Zastosowanie postępowania mediacyjnego dającego wspomniane korzyści m.in. w odniesieniu do rzetelnej oceny sytuacji jest możliwe dzięki klauzuli mediacyjnej. Klauzula mediacyjna zatem pozwala zachować przedsiębiorcom twarz, uniknąć podjęcia emocjonalnych, nieprzemyślanych i niedowracalnych w skutkach decyzji. Stwarza szansę na dojście do porozumienia, które będzie korzystne dla obu stron sporu, co z kolei daje możliwość zachowania i kontynuowania relacji biznesowych. Klauzula taka może brzmieć następująco: Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub pozostające w związku z nią - będą rozwiązywane w trybie postępowania mediacyjnego przez mediatorów Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji przy Izbie Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku, w oparciu o Regulamin Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji. Jeżeli spór nie zostanie rozwiązany zgodnie z Regulaminem Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji w terminie 30 dni od złożenia wniosku o przeprowadzenie mediacji lub w innym terminie uzgodnionym pisemnie przez strony, każda ze stron może poddać spór pod rozstrzygnięcie właściwego sądu. Warto zaznaczyć, że obok prostej klauzuli mediacyjnej, strony mogą uwzględnić tzw. klauzulę med arb, która łączy w sobie obowiązek przeprowadzenia postępowania mediacyjnego, a w przypadku niezawarcia ugody w postępowaniu mediacyjnym, postępowania arbitrażowego. Takie rozwiązanie pozwala, co do zasady, na całkowite uniknięcie rozwiązania sporu na drodze postępowania sądowego. Przykładowa klauzula medarb może brzmieć następująco: Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub pozostające w związku z nią - będą rozwiązywane w trybie postępowania mediacyjnego przez mediatorów Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji przy Izbie Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku, w oparciu o Regulamin Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji. Jeżeli spór nie zostanie rozwiązany zgodnie z Regulaminem Podlaskiego Centrum Arbitrażu i Mediacji w terminie 45 dni od złożenia wniosku o przeprowadzenie mediacji lub w innym terminie uzgodnionym pisemnie przez strony, spór zostanie skierowany i ostatecznie rozstrzygnięty w trybie postępowania arbitrażowego, zgodnie z Regulaminem Sądu Arbitrażowego przy Izbie Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku. Obok klauzuli mediacyjnej, czy klauzuli med-arb jeszcze inną możliwością jest zrezygnowanie zarówno z postępowania mediacyjnego, jak i postępowania sądowego i poddanie ewentualnego sporu wyłącznie pod rozstrzygnięcie sądu arbitrażowego. W tym celu
należy w umowie sformułować klauzulę arbitrażową, która może brzmieć następująco: Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub powstałe w związku z nią będą rozstrzygane ostatecznie przez Sąd Arbitrażowy przy Izbie Przemysłowo-Handlowej w Białymstoku zgodnie z Regulaminem tego Sądu, obowiązującym w dacie wniesienia pozwu. Umieszczenie w umowie klauzuli arbitrażowej, oznacza że w przypadku zaistnienia sporu, jedna ze stron - celem zainicjowania postępowania arbitrażowego - powinna sformułować pozew, w którym m.in. wskaże: strony postępowania, zapis na sąd polubowny (wspomnianą klauzulę arbitrażową z umowy), żądanie wraz z uzasadnieniem, dowody, czy wartość przedmiotu sporu. Ponadto w zależności od postanowień regulaminu sądu arbitrażowego, który będzie rozstrzygać spór, strona może wskazać arbitra lub arbitrów. Jedynie dla ogólnego zrozumienia instytucji postępowania arbitrażowego należy w tym miejscu zaznaczyć, że po wniesieniu stosownych opłat, sąd arbitrażowy prześle pozew stronie przeciwnej, która powinna sformułować odpowiedź na pozew oraz stosownie do postanowień regulaminu sądu arbitrażowego rozstrzygającego spór wskazać arbitra lub arbitrów zajmujących się rozpatrzeniem sporu. Po wyborze arbitra lub arbitrów oraz ich przewodniczącego, panel arbitrów rozpatruje sprawę na rozprawie, stosowanie do zapisu regulaminu sądu arbitrażowego. Rozprawa, podobnie jak postępowanie mediacyjne, jest niejawna i może w niej wziąć udział tylko określona grupa osób. Arbitrzy po rozpoznaniu sprawy wydają wyrok, który co do zasady, nie podlega zaskarżeniu i jest ostateczny. Mimo podobieństw postępowań sądowego i arbitrażowego, arbitraż jest bardziej spotkaniem (niż sztywnym postępowaniem, jakie toczy się przed sądem), w którym biorą udział wyłącznie osoby zainteresowane rozwiązaniem sporu (strony postępowania i ewentualnie ich pełnomocnicy). Ponadto postępowanie arbitrażowe jest bardziej elastyczne w kwestii dowodów (np. strony mogą ustalić sposób prowadzenia postępowania dowodowego) i prowadzone przez arbitrów - ekspertów znających się na określonym problemie, zobowiązanych do zachowania bezstronności i poufności. Dzięki temu postępowanie arbitrażowe jest szybsze, poufne i bardziej efektywne od postępowania sądowego. Warto zatem już dzisiaj zapobiegać powstawaniu przyszłych konfliktów, poprzez mądre konstruowanie umów, w których jedną z kluczowych ról odgrywa klauzula odnosząca się do polubownego i pozasądowego rozwiązania sporu. oprac. dr Marta Janina Skrodzka
(w oparciu o opracowanie autorki, które ukazało się w Kurierze Porannym z dnia 8.12.2014r.) Wydział Prawa Uniwersytetu w Białymstoku