Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim Rozdział I 1 Przepisy ogólne Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy określa zasady wewnętrznej organizacji oraz strukturę i zakres działania komórek organizacyjnych, wchodzących w jego skład. 2 Ilekroć w regulaminie jest mowa o : 1. Zarządzie należy przez to rozumieć Zarząd Powiatu Ostrowieckiego. 2. Staroście należy przez to rozumieć Starostę Powiatu Ostrowieckiego. 3. PUP - należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim. 4. Dyrektorze- należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim. 5. Zastępcy należy przez to rozumieć Zastępcę Dyrektora PUP. 6. PRRP należy przez to rozumieć Powiatową Radę Rynku Pracy w Ostrowcu Św. 7. Komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć CAZ, dział, referat lub samodzielne stanowisko pracy w PUP. 8. EFS należy przez to rozumieć Europejski Fundusz Społeczny. 9. PFRON należy przez to rozumieć Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. 10. EURES należy przez to rozumieć Europejskie Służby Zatrudnienia. 11. BIP należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej. 12. CAZ należy rozumieć Centrum Aktywizacji Zawodowej wyspecjalizowana komórka organizacyjna w ramach Powiatowego Urzędu Pracy. 13. KFS należy przez to rozumieć Krajowy Fundusz szkoleniowy. 14. IPD należy przez to rozumieć Indywidualny Plan Działania. 15. PAI należy przez to rozumieć Program Aktywizacja i Integracja. 16. DK należy przez to rozumieć Doradca Klienta. 3 1. Siedzibą PUP jest budynek przy Alei 3-go Maja 36 w Ostrowcu Św. 1
2. Powiatowy Urząd Pracy obejmuje zasięgiem swojego działania obszar Powiatu Ostrowieckiego. 3. Utworzenie, likwidacja lub zmiana obszaru działania PUP wymaga zgody ministra właściwego do spraw pracy. 4 1. Do zakresu działania Powiatowego Urzędu Pracy należy wykonywanie zadań wynikających z ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych ( Dz. U. z 2011r. Nr 127 poz. 721 z późn. zm.), ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( Dz. U. z 2013r. poz. 1442 z późn. zm.), ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ( Dz. U. z 2013r. poz. 674 z późn. zm.), ustawy z dnia 27 sierpnia 2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych ( Dz. U. z 2008r. Nr 164 poz. 1027 z późn. zm.) i przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. 2. Powiatowy Urząd Pracy działa ponadto na podstawie : Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) Ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2013r., poz. 595 z późń. zm. ). Ustawy z dnia 24 lipca 1998r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej w związku z reformą ustrojową państwa ( Dz. U. Nr 106 poz. 668 z późn. zm.). Ustawy z dnia 13 października 1998r. przepisy wprowadzające ustawy reformujące administracje publiczną ( Dz. U. Nr 133 poz. 872 z późn. zm.). Ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej ( Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.). Ustawy z dnia 13 czerwca 2003r. o zatrudnieniu socjalnym (Dz. U. z 2011r. Nr 43, poz. 225 z późn. zm.). Ustawy z dnia 13 listopada 2003r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. z 2010r. Nr 80, poz.526 z późn. zm.). Ustawy z dnia 30 kwietnia 2004r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej ( Dz. U. z 2007r Nr 59, poz. 404 z późn. zm.). Ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych ( Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.). Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 885 z późn. zm.) Ustawy z dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych ( Dz. U. Nr 182, poz. 1228 ). Ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2013r. poz. 235 z późn. zm.) 2
Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 30 grudnia 1998r. w sprawie dostosowania organizacji i obszaru działania wojewódzkich i powiatowych urzędów pracy do organizacji administracji publicznej ( Dz. U. Nr 166 poz. 1247) Statutu Powiatowego Urzędu Pracy. Porozumień zawartych z organami, organizacjami i instytucjami, zajmującymi się problematyką zatrudnienia i przeciwdziałania bezrobociu. Regulaminu organizacyjnego uchwalonego przez Zarząd Powiatu. 3. Zasady gospodarki finansowej PUP oraz zasady wynagradzania pracowników ustalają odrębne przepisy. 5 PUP realizuje swoje zadania przy współpracy z Powiatową Radą Rynku Pracy, organami jednostek samorządu terytorialnego, Ochotniczymi Hufcami Pracy, agencjami zatrudnienia, instytucjami szkoleniowymi, instytucjami dialogu społecznego, instytucjami partnerstwa lokalnego, zarządami funduszy celowych. Rozdział II Kierownictwo powiatowego urzędu pracy 6 1. Całokształtem działalności PUP kieruje zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa Dyrektor i ponosi za nią pełną odpowiedzialność przed Starostą Powiatu Ostrowieckiego. 2. Dyrektor PUP w stosunku do pracowników PUP jest pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy. 3. Dyrektor PUP kieruje działalnością Urzędu przy pomocy swojego zastępcy i kierowników komórek organizacyjnych. 4. Podczas nieobecności Dyrektora PUP kierownictwo sprawuje Zastępca Dyrektora PUP. Zakres zastępstwa obejmuje wszystkie zadania i kompetencje Dyrektora PUP z wyłączeniem spraw kadrowych. 5. Realizacje zadań finansowych Urzędu zapewnia Główny Księgowy Kierownik Działu Finansowo Księgowego. 6. Dyrektor Urzędu zapewnia funkcjonowanie i koordynuję kontrolę zarządczą. 7. Dyrektor PUP reprezentuje Urząd na zewnątrz. 3
Rozdział III Komórki organizacyjne PUP 7 1. W PUP mogą być tworzone następujące komórki organizacyjne: dział, referat, samodzielne stanowiska pracy oraz zespoły/komisje zadaniowe. 2. Dział jest komórką organizacyjną grupującą co najmniej 5 stanowisk pracy zajmującym się realizacją zadań o określonej problematyce lub kilkoma pokrewnymi zagadnieniami w sposób kompleksowy. 3. Referat jest co najmniej 4 osobową komórką organizacyjną realizującą zadania o jednorodnej problematyce. Referat może być tworzony jako samodzielna komórka organizacyjna lub w obrębie działu. 4. Samodzielne stanowisko pracy jest najmniejszą komórką organizacyjną, którą tworzy się w sytuacji koniecznego organizacyjnego wyodrębnienia określonej problematyki bez uzasadniania powołania większej komórki organizacyjnej. 5. Zespół/komisja zadaniowa to komórka organizacyjna składająca się z pracowników różnych komórek organizacyjnych powołana w celu realizacji określonego zadania w określonym terminie. 6. O ilości utworzonych działów i samodzielnych stanowisk pracy decyduje Dyrektor Urzędu w oparciu o posiadane etaty. 7. W celu realizacji określonych zadań w Urzędzie Dyrektor Urzędu może powoływać zespoły i komisje zadaniowe. 8. Kierownicy komórek organizacyjnych określają ich strukturę wewnętrzną oraz zakres działania i przedstawiają Dyrektorowi PUP do zatwierdzenia. 9. Dyrektor i Kierownicy komórek organizacyjnych mają prawo łączyć zadania przewidziane w schemacie organizacyjnym dla wielu stanowisk. 10. Dyrektor PUP może zlecić jednostce zewnętrznej (kancelarii prawnej), obsługę prawną PUP. 8 Wewnętrzna organizacja każdej komórki organizacyjnej obejmuje: Zakres działania określony w regulaminie organizacyjnym Wykaz stanowisk służbowych Zakres czynności pracowników 4
Rozdział IV Struktura Organizacyjna Powiatowego Urzędu Pracy 9 W PUP tworzy się następujące komórki organizacyjne 1. Centrum Aktywizacji Zawodowej - symbol CAZ w ramach którego funkcjonują: - Stanowisko specjalisty ds. rozwoju zawodowego - symbol CAZ 1 - Stanowisko doradcy zawodowego - symbol CAZ 2 - Stanowisko ds. pośrednictwa pracy realizującego zadania sieci EURES oraz zadań związanych z zatrudnieniem cudzoziemców - symbol CAZ 3 - Stanowisko ds. programów - symbol CAZ 4 - Stanowisko ds. instrumentów rynku pracy - symbol CAZ 5 - Stanowisko ds. rehabilitacji osób niepełnosprawnych - symbol CAZ 6 - Stanowisko ds. kontroli umów zawartych z FP - symbol CAZ 7 - Referat Pośrednictwa Pracy w ramach którego funkcjonują: - Stanowisko ds. pośrednictwa pracy - symbol CAZ 8 - Stanowisko ds. pośrednictwa pracy osób niepełnosprawnych - symbol CAZ 9 2. Dział Ewidencji i Świadczeń - symbol EŚ w ramach którego funkcjonują: - Stanowisko ds. rejestracji - symbol EŚ 1 - Stanowisko ds. informacji - symbol EŚ 2 - Stanowisko ds. ewidencji i świadczeń - symbol EŚ 3 - Stanowisko ds. naliczania zasiłków - symbol EŚ 4 3. Dział Finansowo Księgowy - symbol FK w ramach którego funkcjonują: - Stanowisko ds. księgowości budżetowej - symbol FK 1 - Stanowisko ds. obsługi funduszy celowych - symbol FK 2 - Stanowisko ds. obsługi kasowej - symbol FK 3 4. Dział Organizacyjno-Administracyjny - symbol OA w ramach którego funkcjonują: - Stanowisko ds. kadr i szkoleń - symbol OA 1 - Stanowisko ds. statystyki i analiz - symbol OA 2 5
- Stanowisko ds. informatyki - symbol OA 3 - Stanowisko ds. obsługi sekretariatu - symbol OA 4 - Stanowisko ds. administracyjno-gospodarczych - symbol OA 5 - Stanowisko ds. BHP, kierowca - symbol OA 6 5. Stanowisko ds. obsługi prawnej - symbol SP 10 1. Dyrektor PUP nadzoruje bezpośrednio następujące komórki organizacyjne: - Centrum Aktywizacji Zawodowej Instrumenty i usługi rynku pracy - symbol CAZ - Dział Finansowo-Księgowy - symbol FK - Dział Organizacyjno-Administracyjny - symbol OA - Stanowisko ds. obsługi prawnej - symbol SP 2. Z-ca Dyrektora Urzędu nadzoruje: - Referat Pośrednictwa Pracy - symbol CAZ - Dział Ewidencji i Świadczeń - symbol EŚ 3. Główny Księgowy PUP kieruje Działem Finansowo- Księgowym a zakres jego działania określają odrębne przepisy. 4. Szczegółowy zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych PUP określa Rozdział V niniejszego Regulaminu. 5. Szczegółową strukturę organizacyjną PUP z podziałem na stanowiska pracy określa schemat będący załącznikiem Nr 1 do Regulaminu. 11 1. Do kompetencji Dyrektora PUP należy w szczególności: Realizacja zadań określonych w art. 9 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Sporządzanie i przedkładanie do zatwierdzenia przez Zarząd Powiatu planów finansowych PUP, propozycji ich zmian zaistniałych w trakcie realizacji oraz podział środków Funduszu Pracy. Zatwierdzanie sprawozdań i informacji z działalności Urzędu oraz materiałów przedkładanych Radzie Powiatu, Zarządowi i PRRP. Pozyskiwanie i gospodarowanie z upoważnienia Starosty środkami finansowymi na realizację zadań z zakresu aktywizacji lokalnego rynku pracy w tym z funduszy krajowych i unijnych. Zatrudnianie, wynagradzanie pracowników Urzędu, ocenianie podległych pracowników oraz powoływanie i odwoływanie Zastępcy Dyrektora PUP. 6
Współpraca z administracją rządową i Powiatową Radą Rynku Pracy, jednostkami samorządu terytorialnego, instytucjami dialogu społecznego, agencjami zatrudnienia, instytucjami partnerstwa lokalnego, Ochotniczymi Hufcami Pracy oraz instytucjami szkoleniowymi w zakresie współtworzenia i realizacji polityki rynku pracy na terenie powiatu. Inicjowanie, organizowanie i finansowanie usług i instrumentów rynku pracy, Gospodarowanie środkami finansowymi na realizację zadań z zakresu aktywizacji lokalnego rynku pracy. Nadzór w zakresie ustalania profili pomocy dla bezrobotnych. Współdziałanie z Powiatowymi Radami Rynku Pracy w zakresie promocji zatrudnienia oraz wykorzystywania środków Funduszu Pracy. Realizacja zadań wynikających z koordynacji systemu zabezpieczenia społecznego państw oraz swobodnego przepływu pracowników miedzy państwami Unii Europejskiej. Wydawanie zarządzeń i poleceń służbowych oraz z upoważnienia Starosty decyzji, postanowień administracyjnych oraz zaświadczeń. Opracowywanie i przedkładanie do zatwierdzenia przez Zarząd Powiatu Regulaminu organizacyjnego PUP. Planowanie, wytyczanie kierunków działania, organizacja pracy Urzędu oraz prowadzenie polityki kadrowej. Koordynowanie i nadzorowanie realizacji wyznaczonych zadań Urzędu. Określanie zakresów czynności dla podległych w strukturze organizacyjnej kierowników komórek organizacyjnych. Tworzenie odpowiednich warunków organizacyjnych dla realizacji projektów współfinansowanych z EFS. Nadzór nad realizacją działalności kontrolnej wewnętrznej i zewnętrznej. Nadzór nad prawidłowym przebiegiem procedury odwoławczej od decyzji i postanowień, wydanych w podległych komórkach organizacyjnych. Zawieranie umów wynikających z zakresu działania PUP, w ramach udzielonych pełnomocnictw. Udzielanie pełnomocnictw procesowych, w sprawach wynikających z zakresu działania PUP( w granicach posiadanych upoważnień). Koordynacja zadań z zakresu analiz rynku pracy i badań statystycznych prowadzonych w PUP oraz dokonywanie ocen dotyczących rynku pracy na potrzeby Powiatowej Rady Rynku Pracy oraz organów zatrudnienia. Koordynacja zadań z zakresu obsługi informatycznej urzędu. Nadzór nad podnoszeniem kwalifikacji pracowników podlegających komórce organizacyjnej. 2. Do kompetencji Zastępcy Dyrektora należą przede wszystkim kompetencje Dyrektora PUP w czasie jego nieobecności z wyłączeniem spraw kadrowych a ponadto: Planowanie i wytyczanie kierunków działania i organizacji podległych komórek organizacyjnych. Nadzór nad prawidłowym przebiegiem procedury odwoławczej od decyzji i postanowień wydanych w podległej komórce organizacyjnej. Przygotowanie projektu zakresów czynności dla kierowników nadzorowanych komórek organizacyjnych. 7
Podpisywanie pism wychodzących na zewnątrz Urzędu oraz wydawanie decyzji administracyjnych z upoważnienia Starosty. Kierowanie podległymi komórkami w czasie nieobecności kierownika. Kontrola przestrzegania wykonywania przepisów ustaw w zakresie przypisanych zadań. Wykonywanie innych zadań wynikających z odrębnego upoważnienia Dyrektora PUP. 12 1. Do podstawowych zadań, obowiązków i uprawnień wspólnych dla kierowników komórek organizacyjnych należy: Koordynowanie i nadzorowanie pracy komórki organizacyjnej, jak również bieżąca współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi. Podejmowanie decyzji oraz wydawanie dyspozycji w granicach wynikających z zakresu zadań działu na podstawie upoważnienia Dyrektora PUP. Szczegółowe zaznajomienie pracowników z zadaniami komórki organizacyjnej, zakresem współpracy z innymi komórkami PUP oraz ustaleniami dyrekcji i przekazywanie do wiadomości i wykonania otrzymanych poleceń, dyspozycji oraz aktów normatywnych. Dbałość o rozwój zawodowy podległych pracowników a w szczególności : umożliwianie pracownikom kierowanego działu uczestnictwa w szkoleniach organizowanych dla potrzeb służb zatrudnienia. Udzielanie pomocy podległym pracownikom w zakresie opracowywania procedur i wytycznych dotyczących realizacji zadań. Kontrolowanie pracy działu pod względem merytorycznym i formalnym w oparciu o przepisy ustaw i obowiązujących standardów. Dokonywanie okresowych ocen przydatności zawodowej pracowników działu a w szczególności nowoprzyjętych. Nadzór nad stosowaniem przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, przepisów wykonawczych i innych, koniecznych do właściwego realizowania zadań PUP. Współpraca z organami samorządu powiatu, gmin, administracji rządowej, organizacjami pozarządowymi i instytucjami w zakresie przeciwdziałania bezrobociu. Współpraca z partnerami rynku pracy w celu tworzenia nowych miejsc pracy i zwiększania zatrudnienia. Zwiększanie dostępności do oferowanych przez PUP usług oraz ich popularyzacja. Dbałość o wizerunek Urzędu jako instytucji wsparcia, pomocy. Sprawowanie nadzoru merytorycznego nad informacjami zamieszczonymi na stronie internetowej Urzędu oraz na stronie Biuletynu Informacji Publicznej. 8
Wykonywanie kontroli pracy komórki organizacyjnej pod względem merytorycznym i formalnym. Umożliwianie pracownikom dostępu do ukazujących się przepisów prawnych i innych aktów normatywnych celem zapoznania się z ich treścią i stosowaniem. Przygotowywanie projektów dokumentacji, wzorów wniosków, umów, zarządzeń itp. stosowanych w Urzędzie w zakresie działania swojego działu/referatu. Opiniowanie doboru obsady osobowej kierowanego działu, wnioskowanie wysokości wynagrodzenia, przeszeregowań, nagród, kar dla podległych pracowników. Prawo żądania od innych komórek organizacyjnych pup materiałów, informacji i opinii potrzebnych do wykonywania zadań. Podpisywanie korespondencji wewnętrznej i parafowanie pism wychodzących przed podaniem do podpisu Dyrektorowi PUP lub jego Zastępcy. Ustalanie i aktualizowanie szczegółowych zakresów czynności dla podległych pracowników. Powierzanie w uzasadnionych przypadkach podległym pracownikom wykonywania czynności i zadań dodatkowych nie objętych zakresem czynności. Wyznaczanie zastępstwa w przypadku urlopu lub długotrwałej nieobecności w pracy pracownika z innych przyczyn. Opracowywanie i przedkładanie do zaaprobowania Dyrekcji PUP właściwych merytorycznie materiałów i informacji rozpatrywanych przez Radę Powiatu, Zarząd Powiatu oraz PRRP. Zapewnienie sprawnej organizacji pracy na poszczególnych stanowiskach Kontrolowanie przestrzegania przez podległych pracowników dyscypliny pracy, regulaminu pracy, przepisów o ochronie danych osobowych i informacji niejawnych. Reprezentowanie Urzędu na zewnątrz w zakresie powierzonych kompetencji w oparciu o uzyskane upoważnienie od Dyrektora PUP. Rzetelne oraz terminowe sporządzanie sprawozdań, analiz i innych materiałów informacyjnych z obszaru działania działu/referatu. Przestrzeganie przepisów bhp i p. poż. Sprawowanie kontroli zarządczej i zarządzanie ryzykiem. 2. W związku z przydzielonymi zadaniami, w uzasadnionych przypadkach, kierownicy działów maja prawo wystąpić do Dyrektora PUP o przekazanie materiałów, informacji i opinii niezbędnych do wykonywania tych zadań. 3. Przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio do samodzielnych stanowisk pracy. 13 1. Postanowienia 12 mają również zastosowanie w odniesieniu do Głównego Księgowego, który bezpośrednio kieruje Działem Finansowo Księgowym. 9
2. Obowiązki i uprawnienia Głównego Księgowego określają odrębne przepisy Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2013r. poz. 885 z późniejszymi zmianami) oraz ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2013r. poz. 330 z późn. zm. ). 3. W zakresie realizacji zadań merytorycznych Główny Księgowy podlega bezpośrednio Dyrektorowi PUP. Rozdział V Zakres zadań komórek organizacyjnych Powiatowego Urzędu Pracy 14 1. Do zakresu podstawowych zadań Centrum Aktywizacji Zawodowej w ramach którego funkcjonują wymienione poniżej stanowiska pracy, należy w szczególności: A/ Stanowisko ds. rozwoju zawodowego: Informowanie o możliwościach i zasadach korzystania ze szkoleń proponowanych przez urząd oraz promowanie tej formy aktywizacji. Ustalanie profili pomocy dla bezrobotnych. Przygotowanie i nadzór nad realizacją indywidualnego planu działania. Diagnozowanie zapotrzebowania na zawody, specjalności i kwalifikacje na rynku pracy oraz diagnozowanie potrzeb szkoleniowych osób uprawnionych do szkolenia. Sporządzanie i upowszechnianie planu szkoleń. Organizowanie szkoleń na wniosek osób bezrobotnych, w ramach umów trójstronnych i szkoleń grupowych. Organizowanie szkoleń polegające na wyborze instytucji szkoleniowych i zawieraniu umów szkoleniowych z instytucjami szkoleniowymi lub powierzanie przeprowadzenia szkolenia zakładanej i prowadzonej przez starostę instytucji szkoleniowej. Kierowanie osób na szkolenia, monitorowanie przebiegu szkoleń oraz prowadzenie analiz skuteczności i efektywności szkoleń. Finansowanie kosztów studiów podyplomowych. Finansowanie kosztów egzaminów umożliwiających uzyskanie świadectw, dyplomów, zaświadczeń, określonych uprawnień zawodowych lub tytułów zawodowych oraz kosztów uzyskania licencji niezbędnych do wykonywania danego zawodu. Udzielanie pożyczek na sfinansowanie kosztów szkolenia. Organizowanie i finansowanie przygotowania zawodowego dorosłych. Współpraca z instytucjami w zakresie organizacji szkoleń. Finansowanie działań na rzecz kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców w ramach Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Organizowanie szkoleń w ramach bonów szkoleniowych. Inicjowanie działań w zakresie aktywizacji i integracji społecznej bezrobotnych, które są realizowane w ramach Programu Aktywizacja i Integracja. Refundowanie kosztów opieki nad dzieckiem lub dziećmi w przypadku skierowania na przygotowanie zawodowe dorosłych lub szkolenie 10
Finansowanie, w formie zwrotu, poniesionych kosztów z tytułu przejazdu na szkolenie lub egzamin. B/ Stanowisko ds. poradnictwa zawodowego: Ustalanie profili pomocy dla bezrobotnych. Przygotowanie i nadzór nad realizacją indywidualnego planu działania. Udzielanie bezrobotnym i poszukującym pracy pomocy w wyborze odpowiedniego zawodu lub miejsca pracy oraz w planowaniu rozwoju kariery zawodowej, a także na przygotowywaniu do lepszego radzenia sobie w poszukiwaniu i podejmowaniu pracy, w szczególności na: udzielaniu informacji o zawodach, rynku pracy oraz możliwościach szkolenia i kształcenia, umiejętnościach niezbędnych przy aktywnym poszukiwaniu pracy i samozatrudnieniu, udzielaniu porad z wykorzystaniem standaryzowanych metod ułatwiających wybór zawodu, zmianę kwalifikacji, podjęcie lub zmianę zatrudnienia, w tym badaniu zainteresowań i uzdolnień zawodowych, kierowaniu na specjalistyczne badania psychologiczne i lekarskie umożliwiające wydawanie opinii o przydatności zawodowej do pracy i zawodu albo kierunku szkolenia, inicjowaniu, organizowaniu i prowadzeniu grupowych porad zawodowych dla bezrobotnych i poszukujących pracy. Pomoc pracodawcom: w doborze kandydatów do pracy spośród bezrobotnych i poszukujących pracy, we wspieraniu rozwoju zawodowego pracodawcy i jego pracowników przez udzielanie porad zawodowych. Inicjowanie, organizowanie i prowadzenie szkoleń z zakresu umiejętności poszukiwania pracy. C/ Stanowisko ds. pośrednictwa pracy realizującego zadania sieci EURES oraz zadań związanych z zatrudnieniem cudzoziemców: Informowanie bezrobotnych i poszukujących pracy oraz pracodawców o aktualnej sytuacji i przewidywanych zmianach na lokalnym rynku pracy i w państwach Unii Europejskiej, z uwzględnieniem występujących tam zawodów deficytowych i nadwyżkowych, Świadczenie usług poradnictwa i doradztwa na rzecz osób poszukujących i podejmujących pracę za granicą oraz informowanie osób mobilnych o konieczności dokonania ubezpieczenia społecznego związanego z podjęciem pracy. Udzielanie bezrobotnym i poszukującym pracy pomocy w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia zgodnie z prawem swobodnego przepływu pracowników w Unii Europejskiej. Przeciwdziałanie i zwalczanie przeszkód w mobilności w dziedzinie zatrudnienia. Kierowanie i dobór kandydatów na wolne miejsca pracy, pomoc w podjęciu świadomej decyzji dotyczącej podjęcia pracy za granicą. Świadczenie i promocja usług EURES. Inicjowanie i organizowanie kontaktów bezrobotnych i poszukujących pracy z pracodawcami. 11
Współdziałanie z innymi urzędami pracy w zakresie wymiany informacji o możliwości uzyskania zatrudnienia i szkolenia na terenie ich działania, wspieranie współpracy w ramach sieci EURES. Informowanie członków rodzin pracowników mobilnych o przysługujących im prawach. Pomoc w prowadzeniu rekrutacji na rzecz pracodawców, którzy chcą zatrudnić pracowników z innych państw. Rejestracja oświadczeń podmiotów zamierzających powierzyć pracę obywatelom Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Mołdawii, Armenii, Federacji Rosyjskiej, Ukrainy. Badanie i analizowanie sytuacji na lokalnym rynku pracy w związku z postepowaniem o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca lub postepowaniem o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy. Realizacja zagadnień dotyczących pośrednictwa pracy na rzecz pracodawców zamierzających zatrudnić cudzoziemców, dla których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę. D/ Stanowisko ds. programów rynku pracy: Przygotowanie projektów w zakresie promocji zatrudnienia, w tym przeciwdziałania bezrobociu, łagodzenia skutków bezrobocia i aktywizacji zawodowej bezrobotnych, wynikających z programów operacyjnych współfinansowanych ze środków EFS i Funduszu Pracy oraz koordynowanie wdrażanych programów. Współpraca z Wojewódzkim Urzędem Pracy w zakresie realizacji programów regionalnych. Opracowywanie programów specjalnych we współpracy z pozostałymi stanowiskami CAZ. Nadzór nad realizacją projektów pilotażowych. Monitoring, sprawozdawczość i ocena realizacji programów. Działania informacyjne i promocyjne związane z realizowanymi projektami. Nadzorowanie wykonania budżetu w realizowanych projektach, współpraca w tym zakresie z Działem Finansowo Księgowym. Rozpoznanie sytuacji na rynku pracy i podejmowaniem działań monitorujących rynek pracy. Określenie istniejących grup ryzyka i ich rozmiarów na podstawie analiz lokalnego rynku pracy. Współpraca z partnerami rynku pracy Organizacja i realizacja wewnętrznej kontroli instytucjonalnej. E/ Stanowisko ds. instrumentów rynku pracy: Organizacja prac interwencyjnych. Organizacja robót publicznych przy współpracy z powiatem, gminami, organizacjami pozarządowymi. Organizacja staży, w tym w ramach bonu stażowego, zawieranie umów z pracodawcami i nadzór nad odbywaniem stażu. Przygotowanie dokumentów do naliczenia stypendium bezrobotnym odbywającym staż oraz w ramach bonów stażowych zwrotu kosztów przejazdu dla bezrobotnego i premii dla pracodawcy. 12
Przygotowanie dokumentacji i rozliczanie: kosztów przejazdu do miejsca odbywania stażu poza miejscem stałego zamieszkania, kosztów zakwaterowania oraz refundacji bezrobotnemu odbywającemu staż kosztów opieki nad dzieckiem lub dziećmi lub osobą zależną. Organizacja jednorazowych refundacji pracodawcy kosztów z tytułu opłacanych składek na ubezpieczenie społeczne w związku z zatrudnieniem skierowanego bezrobotnego. Przyznawanie bezrobotnym jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej. Refundacja podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą producentom rolnym, niepublicznym przedszkolom i niepublicznym szkołom kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego z uwzględnieniem sytuacji na lokalnym rynku pracy. Zawieranie umów i refundowanie świadczeń dla osób realizujących indywidualny program zatrudnienia socjalnego. Organizacja na wniosek gminy prac społecznie użytecznych. Przyznawanie pracodawcom lub przedsiębiorcom środków zwanych grantem na utworzenie stanowiska pracy w formie telepracy dla skierowanego bezrobotnego rodzica powracającego na rynek pracy lub bezrobotnego sprawującego opiekę nad osobą zależną. Przyznawanie pracodawcom świadczeń aktywizacyjnych za zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy skierowanego bezrobotnego rodzica powracającego na rynek pracy lub bezrobotnego sprawującego opiekę nad osobą zależną. Organizacja refundacji pracodawcy kosztów poniesionych na składki na ubezpieczenia społeczne za skierowanych do pracy bezrobotnych do 30 roku życia podejmujących zatrudnienie pierwszy raz w życiu. Przyznawanie pracodawcy lub przedsiębiorcy dofinansowania wynagrodzenia za zatrudnienie skierowanego bezrobotnego, który ukończył 50 rok życia. Zawieranie umów o przyznanie bonu na zasiedlenie dla bezrobotnego do 30 roku życia w związku z podjęciem przez niego pracy poza miejscem stałego zamieszkania. Organizacja refundacji pracodawcy części kosztów wynagrodzenia i składek na ubezpieczenie społeczne zatrudnionego bezrobotnego do 30 roku życia w ramach bonu zatrudnieniowego. Przygotowanie dokumentacji do finansowego rozliczenia realizowanych instrumentów. Monitoring zawartych umów. Kontrola zgodności udzielonej pomocy publicznej dla przedsiębiorców w ramach stosowanych instrumentów rynku pracy z warunkami jej dopuszczalności. Prowadzenie sprawozdawczości udzielanej pomocy publicznej. F/ Stanowisko ds. rehabilitacji zawodowej osób niepełnosprawnych: Finansowanie wydatków na instrumenty lub usługi rynku pracy określone w ustawie o promocji w odniesieniu do osób niepełnosprawnych. 13
Przyznanie osobom niepełnosprawnym środków na podjęcie działalności gospodarczej, rolniczej albo wniesieniu wkładu do spółdzielni socjalnej. Przyznanie zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej. Przygotowanie dokumentacji do finansowego rozliczenia zawartych umów. Kontrola zgodności udzielonej pomocy publicznej dla przedsiębiorstw w ramach stosowanych instrumentów. G/ Stanowisko ds. kontroli umów zawartych z FP: Zakres kontroli w ramach obowiązków: Umowy zawarte z PUP o przyznanie środków na podjęcie działalności gospodarczej. Umowy zawarte z PUP w sprawie refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy. Umowy zawarte z PUP o zorganizowanie stażu. Umowy zawarte z PUP o zorganizowanie przygotowania zawodowego dorosłych. Umowy zawarte z PUP o zorganizowanie prac interwencyjnych. Umowy zawarte z PUP w sprawie zwrotu ze środków PFRON kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej oraz przyznania środków na podjęcie działalności gospodarczej, rolniczej albo wniesienia wkładu do spółdzielni socjalnej. Umowy zawarte z PUP o zorganizowanie szkoleń. Umowy zawarte z PUP o finansowanie kosztów kształcenia ustawicznego ze środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Umowy zawarte z PUP o zorganizowanie robót publicznych. Umowy zawarte z PUP o refundacje świadczeń indywidualnego zatrudnienia socjalnego. Porozumienia zawarte z PUP w sprawie organizacji prac społecznie użytecznych. Umowy zawarte z PUP w sprawie przyznania pracodawcy lub przedsiębiorcy grantu na utworzenie stanowiska pracy w formie telepracy. Umowy w sprawie przyznania pracodawcy świadczenia aktywizacyjnego za zatrudnienie skierowanego bezrobotnego. Umowy zawarte z PUP w sprawie: refundacji pracodawcy kosztów z tytułu opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w związku z zatrudnieniem skierowanego bezrobotnego, refundacji pracodawcy kosztów poniesionych na składki na ubezpieczenia społeczne za skierowanych do pracy bezrobotnych do 30 roku życia, dofinansowania pracodawcy lub przedsiębiorcy wynagrodzenia za zatrudnienie skierowanego bezrobotnego, który ukończył 50 rok życia, refundacji pracodawcy części kosztów wynagrodzenia i składek na ubezpieczenie społeczne w ramach bonu zatrudnieniowego. Do zakresu podstawowych zadań Referatu Pośrednictwa Pracy należy: H/ Stanowisko ds. pośrednictwa pracy: Ustalanie profili pomocy dla bezrobotnych. 14
Przygotowanie i nadzór nad realizacją indywidualnego planu działania. Udzielanie pomocy bezrobotnym i poszukującym pracy w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia oraz pracodawcom w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych oraz informowanie o przysługujących im prawach i obowiązkach. Pozyskiwanie ofert pracy oraz prowadzenie wymaganej w tym zakresie dokumentacji. Upowszechnianie ofert pracy. Udzielanie pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, w związku ze zgłoszoną ofertą pracy. Informowanie bezrobotnych i poszukujących pracy oraz pracodawców o aktualnej sytuacji i przewidywanych zmianach na rynku pracy. Inicjowanie i organizowanie kontaktów bezrobotnych i poszukujących pracy z pracodawcami. Współdziałanie z innymi urzędami pracy w zakresie wymiany informacji o możliwościach uzyskania zatrudnienia i szkolenia na terenie ich działania. Współpraca z instytucjami rynku pracy realizującymi zadania określone w ustawie. Pozyskiwanie informacji z innych źródeł niezbędnych do oceny sytuacji na rynku pracy w obszarze działania PUP. Współpraca z Bankiem Gospodarstwa Krajowego i pośrednikami finansowymi dotycząca pożyczek na utworzenie stanowiska pracy dla bezrobotnego skierowanego przez PUP, w tym opiniowanie wniosków o udzielenie pożyczki, kierowanie bezrobotnych na utworzone stanowiska pracy oraz monitorowanie zatrudnienia we współpracy z pośrednikami finansowymi. Współpraca z Wojewódzkim Urzędem Pracy w zakresie zlecania działań aktywizacyjnych, w tym rekrutacja i kierowanie bezrobotnych do realizatora działań. Rozpatrywanie wniosków : o zwrot kosztów przejazdu z miejsca zamieszkania i powrotu do miejsca zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, o zwrot kosztów zakwaterowania osobie skierowanej do pracy, o przyznanie dodatku aktywizacyjnego, o stypendium przysługujące z tytułu podjęcia nauki w szkole ponadgimnazjalnej dla dorosłych. o zwrot kosztów opieki nad dzieckiem lub osobą zależną. I/ Stanowisko ds. pośrednictwa pracy osób niepełnosprawnych: Ustalanie profili pomocy dla bezrobotnych. Przygotowanie i nadzór nad realizacją indywidualnego planu działania. Udzielanie pomocy bezrobotnym i poszukującym pracy w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia oraz pracodawcom w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych oraz informowanie o przysługujących im prawach i obowiązkach. Pozyskiwanie ofert pracy oraz prowadzenie wymaganej w tym zakresie dokumentacji. Upowszechnianie ofert pracy. Udzielanie pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, w związku ze zgłoszoną ofertą pracy. Informowanie bezrobotnych i poszukujących pracy oraz pracodawców o aktualnej sytuacji i przewidywanych zmianach na rynku pracy. 15
Inicjowanie i organizowanie kontaktów bezrobotnych i poszukujących pracy z pracodawcami. Współdziałanie z innymi urzędami pracy w zakresie wymiany informacji o możliwościach uzyskania zatrudnienia i szkolenia na terenie ich działania. Współpraca z instytucjami rynku pracy realizującymi zadania określone w ustawie. Pozyskiwanie informacji z innych źródeł niezbędnych do oceny sytuacji na rynku pracy w obszarze działania PUP. Współpraca z Bankiem Gospodarstwa Krajowego i pośrednikami finansowymi dotycząca pożyczek na utworzenie stanowiska pracy dla bezrobotnego skierowanego przez urząd, w tym opiniowanie wniosków o udzielenie pożyczki, kierowanie bezrobotnych na utworzone stanowiska pracy oraz monitorowanie zatrudnienia we współpracy z pośrednikami finansowymi. Współpraca z Wojewódzkim Urzędem Pracy w zakresie zlecania działań aktywizacyjnych, w tym rekrutacja i kierowanie bezrobotnych do realizatora działań. Rozpatrywanie wniosków : o zwrot kosztów przejazdu z miejsca zamieszkania i powrotu do miejsca zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, o zwrot kosztów zakwaterowania osobie skierowanej do pracy, o przyznanie dodatku aktywizacyjnego, o stypendium przysługujące z tytułu podjęcia nauki w szkole ponadgimnazjalnej dla dorosłych, o zwrot kosztów opieki nad dzieckiem lub osobą zależną. 15 Do zakresu podstawowych zadań Działu Ewidencji i Świadczeń w ramach którego funkcjonują niżej wymienione stanowiska, należy w szczególności: A/ Stanowisko ds. rejestracji: Rejestrowanie osób bezrobotnych i poszukujących pracy. Ustalanie statusu osoby zgłaszającej się. Ustalanie prawa do zasiłku. B/ Stanowisko ds. informacji: Gromadzenie i upowszechnianie informacji o usługach wewnątrz Urzędu. Kierowanie klientów Urzędu do odpowiednich komórek organizacyjnych według właściwości. Udostępnianie klientom Urzędu informacji w formie broszur, ulotek, biuletynów itp. Udzielanie klientom wyjaśnień i informacji dotyczących zakresu zadań PUP, podstawowych praw i obowiązków bezrobotnych i poszukujących pracy. C/ Stanowisko ds. ewidencji i świadczeń bezrobotnych: Obsługa bezrobotnych z prawem do zasiłku. 16
Obsługa bezrobotnych bez prawa do zasiłku. Przygotowywanie decyzji dla bezrobotnych. Kompletowanie i przygotowywanie akt spraw odwoławczych. Rozpatrywanie odwołań od decyzji. Naliczanie i weryfikacja wypłat zasiłków i świadczeń. Naliczanie: kosztów przejazdu z miejsca zamieszkania i powrotu do miejsca zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, kosztów zakwaterowania osobie skierowanej do pracy, naliczanie dodatków aktywizacyjnych, stypendium przysługującego z tytułu podjęcia nauki w szkole ponad gimnazjalnej dla dorosłych kosztów zwrotu opieki nad dzieckiem do lat 7-miu lub osobą zależną. Przygotowywanie i wydawanie dokumentów klientom urzędu. Zgłaszanie bezrobotnych do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz dokonywanie wszelkich zmian z tym związanych. Współpraca z pośrednikiem pracy. Realizacja zadań wynikających z koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w zakresie świadczeń dla bezrobotnych. Przygotowywanie decyzji o: uznaniu lub odmowie uznania danej osoby za bezrobotną lub poszukującą pracy oraz utracie tego statusu, przyznaniu, odmowie przyznania, wstrzymaniu lub wznowieniu wypłaty oraz utracie lub pozbawieniu prawa do zasiłku, stypendium z tytułu odbywania szkolenia, kontynuowania nauki i studiów podyplomowych, dodatków aktywizacyjnych, obowiązku zwrotu nienależnie pobranego zasiłku, stypendium z tytułu odbywania szkolenia, kontynuowania nauki i studiów podyplomowych, dodatków aktywizacyjnych, odroczeniu terminu spłaty, rozłożeniu na raty lub umorzeniu części albo całości nienależnie pobranego świadczenia w postaci zasiłku, stypendium z tytułu odbywania szkolenia, kontynuowania nauki i studiów podyplomowych oraz dodatków aktywizacyjnych, które nie były kierowane do egzekucji. Pozyskiwanie, wymienianie lub udostępnianie informacji na wniosek złożony, w szczególności w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych w zakresie niezbędnym do realizacji zadań określonych w ustawie. D/ Stanowisko ds. naliczania zasiłków: Tworzenie bazy danych statystycznych. Przygotowywanie raportów. Przygotowywanie informacji dla potrzeb analizy rynku pracy. Przygotowywanie wydruków i list płatniczych dla bezrobotnych. Przesyłanie danych dotyczących ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego za osoby bezrobotne drogą elektroniczną do ZUS. 17
16 1. Do podstawowego zakresu zadań Głównego Księgowego należy: Nadzór nad działalnością Działu Finansowo- Księgowego i odpowiedzialnością za prawidłową realizację zadań merytorycznych podległej komórce organizacyjnej. Koordynacja prac w zakresie opracowywania projektu budżetu PUP. Analiza wykonania budżetu PUP i opracowywanie zmian. Nadzór nad prawidłowym wykorzystaniem środków budżetowych, środków funduszy celowych oraz środków EFS Opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych związanych z prowadzeniem rachunkowości. 2. Do zakresu podstawowych zadań Działu Finansowo- Księgowego, w ramach którego funkcjonują wymienione poniżej stanowiska pracy należy w szczególności: A/ Stanowisko ds. księgowości budżetowej: 1/Prowadzenie obsługi finansowo- księgowej PUP w tym: Dekretowanie dokumentów księgowych. Dokonywanie kontroli formalno- rachunkowej dowodów księgowych. Właściwe przygotowanie dokumentów księgowych do zatwierdzenia i wypłat. Właściwe ewidencjonowanie operacji finansowych. Uzgadnianie i rozliczanie kont rozrachunkowych. Ewidencji majątku PUP oraz dokonywanie jego przeszacowania oraz naliczanie umorzeń i amortyzacji. Przekazywanie środków usługodawcom, kontrahentom i innym podmiotom w oparciu o stosowną dokumentację. Sporządzanie list płac dla pracowników Urzędu w ramach zawartych umów oraz przekazywanie środków na wynagrodzenia. Dokonywanie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz prowadzenie, sporządzanie przekazywanie stosownej dokumentacji w tym zakresie. Sporządzanie deklaracji podatkowych i przekazywanie naliczonego podatku do Urzędu Skarbowego. Wydawanie pracownikom dokumentów potwierdzających osiągane wynagrodzenie ( Rp 7 i inne obsługa rachunkowa ZFŚS). Sporządzanie sprawozdawczości budżetowej i finansowej wynikającej z obowiązujących przepisów prawa. B/ Stanowisko ds. obsługi funduszy celowych: Planowanie środków funduszy celowych. 18
Wykonywanie i ewidencjonowanie operacji związanych z funduszami celowymi oraz prowadzenie pełnych rozliczeń w tym zakresie. Obsługa finansowa projektów finansowanych z Europejskich Funduszy Strukturalnych. Kontrola wydatków opisanych fakturami od odbiorców pomocy, zgodnie z postanowieniami umowy finansowania. Dokonywanie refundacji wydatków poniesionych przez odbiorców pomocy. Współpraca z samodzielnym stanowiskiem do spraw programów w zakresie uzgadniania w przedkładanych fakturach. Windykacja należności PUP, w tym nienależnie pobranych świadczeń oraz zwrotów pożyczek. Kontrola dyscypliny wydatków funduszy celowych. Sporządzanie sprawozdawczości zgodnie z obowiązującymi przepisami. Prowadzenie dokumentacji związanej ze świadczeniami przysługującymi rolnikom zwalnianym z pracy. C/ Stanowisko ds. obsługi kasowej: Prowadzenie obsługi finansowo-księgowej Budżetu, Funduszu Pracy i realizowanych projektów. Obsługa kasowa. 17 Do zakresu podstawowych zadań Działu Organizacyjno-Administracyjnego w ramach którego funkcjonują niżej wymienione stanowiska pracy, w szczególności należy: A/ Stanowisko ds. kadr i szkoleń: Opracowywanie projektów zmian w Regulaminie Organizacyjnym. Opracowywanie aktów normatywnych Dyrektora PUP. Opracowywanie projektów regulaminów wewnętrznych Urzędu. Projektowanie i nadzór nad funkcjonowaniem obiegu informacji w Urzędzie. Przygotowywanie projektów oraz prowadzenie rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu. Zarządzanie danymi dotyczącymi składników płacy pracowników. Kontrola dyscypliny pracy. Organizowanie i sprawowanie nadzoru nad przebiegiem praktyk zawodowych i staży w Urzędzie. Prowadzenie spraw związanych z przeszeregowaniem i awansowaniem pracowników. Opracowywanie planu szkoleń pracowników Urzędu. Realizacja zadań wynikających z ustawy o powszechnym ubezpieczeniu społecznym w zakresie spraw pracowniczych. Kompletowanie dokumentacji i przygotowywanie wniosków o przyznanie renty i emerytury dla pracowników Urzędu. 19
Obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Opracowywanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej, analiz i informacji dotyczącej pracowników Urzędu. Współdziałanie z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w zakresie kierowania pracowników Urzędu na szkolenie, specjalistyczne kursy. Opracowanie zbiorczej dokumentacji kontroli zarządczej. B/ Stanowisko ds. informacji i analiz: Sporządzanie sprawozdań statystycznych. Opracowywanie badań, analiz i sprawozdań oraz dokonywanie ocen dotyczących rynku pracy na potrzeby PRRP oraz organów zatrudnienia. Inicjowanie i realizowanie badań i analiz wykorzystywanych w działaniach prowadzonych przez Urząd. Prowadzenie monitoringu zawodów nadwyżkowych i deficytowych. Współpraca z partnerami zewnętrznymi w sprawie przekazywania informacji o stanie i strukturze bezrobocia. C/ Stanowisko ds. informatyki: Nadzór nad programami użytkowymi wykorzystywanymi w PUP i administrowanie siecią komputerową, nadawanie i ograniczanie uprawnień, w porozumieniu z Dyrektorami PUP, do korzystania z zasobów sieci i Internetu. Czuwanie nad właściwym zabezpieczeniem danych wykonywanie okresowych archiwizacji oraz ich przechowywanie. Utrzymywanie systemu i sprzętu informatycznego w stałej sprawności poprzez bieżącą konserwację, dokonywanie okresowych przeglądów, napraw i modernizacji. Prowadzenie i nadzór nad aktualizacją strony BIP i strony internetowej PUP Tworzenie baz danych statystycznych. Przygotowywanie okresowych raportów i analiza określonych danych. Nadzór i kontrola prawidłowości eksploatacji wyposażenia informatycznego, udzielanie instruktarzu i pomocy pracownikom Urzędu. Organizowanie i prowadzenie wewnętrznych szkoleń w zakresie eksploatacji sprzętu komputerowego oraz oprogramowania. Planowanie potrzeb w zakresie zakupów materiałów eksploatacyjnych, części zamiennych oraz czuwanie nad ich właściwym przechowywaniem. Ponoszenie odpowiedzialności za powierzony sprzęt komputerowy, prowadzenie ewidencji i aktualizacji sprzętu i oprogramowania. Nadzór nad przestrzeganiem zasad wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych, informacji niejawnych i ustawy o ochronie praw autorskich. Przygotowywanie okresowych zestawień statystycznych oraz informacji potrzebnych do sporządzania analiz. D/ Stanowisko ds. obsługi sekretariatu: Obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Urzędu. Gromadzenie i przechowywanie korespondencji Dyrektora Urzędu. Obsługa kancelaryjna Urzędu. 20
Obsługa podsystemu obiegu dokumentów E- DOK. E/ Stanowisko ds. administracyjno-gospodarczych: Prowadzenie prenumeraty dzienników urzędowych oraz prasy dla potrzeb Urzędu. Archiwizowanie zbioru Dzienników Ustaw, Monitorów Polski. Administrowanie majątkiem Urzędu. Prowadzenie składnicy akt. Gospodarowanie środkami trwałymi i przedmiotami nietrwałymi oraz prowadzenie ich ewidencji. Dbanie o utrzymanie czystości i porządku w pomieszczeniach PUP sprzątaczki. Prowadzenie spraw związanych z realizacją inwestycji i remontów siedziby Urzędu. Prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi PUP. F/ Stanowisko ds. BHP., Kierowca: Utrzymanie sprawności technicznej samochodu służbowego oraz prowadzenie stosownej dokumentacji. Prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Planowanie i dokonywanie zakupów wyposażenia i materiałów biurowych, zamawianie pieczęci, tablic i druków urzędowych. 18 Do zakresu podstawowych zadań Stanowiska ds. Obsługi Prawnej należy realizacja postanowień ustawy z dnia 6 lipca 1982r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2010r. Nr 10, poz. 65 z późn. zm.) a w szczególności: 1. Zastępstwo procesowe i prawne przed sądami i urzędami. 2. Obsługa prawna Urzędu. 3. Sporządzanie opinii prawnych. 4. Opiniowanie projektów umów, zarządzeń, pism i innych dokumentów powodujących lub mających spowodować skutki prawne. 19 Każdy pracownik Urzędu jest odpowiedzialny za: 1. Dokładną znajomość przepisów obowiązujących na powierzonym odcinku pracy. 2. Właściwe stosowanie przepisów prawa materialnego i procesowego oraz instrukcji i regulaminów. 3. Przestrzeganie tajemnicy państwowej i służbowej, w szczególności informacji o których mowa w ustawie z dnia 29. sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych 21
( Dz. U. z 2002r. Nr 101 poz. 926 z późn. zm.) i w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych ( Dz. U. Nr 182 poz. 1228 z późn. zm.). 4. Zapewnienie formy i trybu gwarantującego prawidłowe i szybkie załatwienie spraw, prawidłowe ewidencjonowanie i przechowywanie akt sprawy, zbiorów zarządzeń, rejestrów. 5. Stan wyposażenia przekazanego do użytkowania. 6. Przestrzeganie zasad bezpieczeństwa informacji zgodnie z obowiązującą instrukcją. Rozdział VI Zasady podpisywania pism, dokumentów finansowych, decyzji i aktów normatywnych 20 1. Przelewy, czeki i inne dokumenty obrotu pieniężnego i materiałowego, jak również inne dokumenty o charakterze rozliczeniowym i kredytowym, stanowiące podstawę do otrzymania lub wydatkowania środków pieniężnych PUP podpisują: Dyrektor PUP lub Zastępca jako dysponenci Główny Księgowy PUP 2. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów księgowych ustalone są odrębną instrukcją. 21 1. Wewnętrzne akty normatywne oraz wszelkiego rodzaju korespondencję podpisuje Dyrektor PUP, Zastępca Dyrektora PUP lub osoba pisemnie upoważniona, zgodnie z zakresem upoważnienia. 2. W ramach upoważnienia podpisanego przez Starostę Dyrektor PUP, Zastępca Dyrektora PUP lub inni pracownicy Urzędu załatwiają sprawy w imieniu Starosty, w tym podpisują decyzje, postanowienia i zaświadczenia wydane w trybie przepisów o postępowaniu administracyjnym. 3. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania pism, dokumentów określa obowiązująca Instrukcja Kancelaryjna oraz inne przepisy regulujące sposób ich podpisywania w ramach realizacji projektów unijnych. Rozdział VII Organizacja pracy Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrowcu Świętokrzyskim 22
22 1. Czas pracy pracowników PUP nie może przekraczać 40 godzin tygodniowo i 8 godzin dziennie, 2. Ustala się następujący tygodniowy rozkład czasu pracy pracowników PUP: Od poniedziałku do piątku w godz. 7.00-15.00 Wszystkie soboty są wolne od pracy, 3. Ustala się czas przyjęć interesantów od godz. 8.00 do 14.00 4. Dyrektor lub jego Zastępca przyjmują interesantów w ramach skarg i wniosków w ustalonym odrębnie czasie pracy, podanym do powszechnej wiadomości. 5. Dyrektor PUP może w przypadkach indywidualnych, na wniosek pracownika wyrazić zgodę na inny czas pracy z zachowaniem 8- godzinnego dnia pracy i 40 godzinnego tygodnia pracy. 6. Dyrektor PUP może w uzasadnionych przypadkach ustalić inny niż wymieniony w ust. 2 i 3 czas pracy Urzędu z zachowaniem 8 godzinnego dnia pracy i 40 godzinnego tygodnia pracy. 23 Pracownicy PUP zobowiązani są potwierdzać swoje przybycie do pracy przez podpisywanie listy obecności. Rozdział VIII Zasady organizacji przyjmowania, rejestrowania i załatwiania skarg i wniosków 24 1. Skargi i wnioski wpływające do PUP i wnoszone ustnie do protokołu podlegają zarejestrowaniu w Rejestrze Skarg i Wniosków prowadzonym przez pracownika Urzędu zgodnie z zakresem zadań przydzielonych przez Dyrektora PUP. 2. Pracownicy przyjmujący skargi i wnioski zgłaszane przez klientów ustnie sporządzają na tę okoliczność protokoły, 3. Odpowiedzi i wyjaśnienia dotyczące zarzutów w skardze wniosku, merytoryczny dział przekazuje właściwemu pracownikowi najpóźniej na 7 dni przed upływem terminu załatwienia tej sprawy. 4. Całość spraw związanych z załatwianiem skarg i wniosków w zakresie prowadzenia dokumentacji terminowego załatwienia spraw oraz sprawozdawczości z tego zakresu prowadzi właściwy pracownik. 5. Szczegółowe zasady przyjmowania skarg i wniosków określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków ( Dz. U. Nr 5, poz. 46 ). 23
Rozdział IX Postanowienia końcowe 25 Spory kompetencyjne pomiędzy komórkami organizacyjnymi PUP rozstrzyga Dyrektor. 26 Sprawy nieuregulowane szczegółowo w niniejszym regulaminie będą ustalane w formie zarządzeń Dyrektora PUP. 27 Regulamin Organizacyjny wchodzi w życie od następnego dnia po uchwaleniu przez Zarząd Powiatu. 24