INFORMACJA DOTYCZĄCA OCENY PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG I WNIOSKÓW w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim 1 w Białymstoku w 2015 r.



Podobne dokumenty
Protokół. z kontroli w zakresie ewidencjonowania, przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków przeprowadzonej w Radzie Miasta Nowy Sącz.

Materiał informacyjny zawierający ocenę przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków za rok 2015 w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi.

Rozdział 1 Postanowienia ogólne

ZARZĄDZENIE NR 51/2017 STAROSTY JAROSŁAWSKIEGO

Analiza przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w 2013 roku przez Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi.

ZARZĄDZENIE Nr 1/2016. WÓJTA GMINY Rogowo. z dnia 02 stycznia 2016 r.

Łódź, 15 września 2011 r. PNK-IV WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 27 listopada 2012 r. Aleksander Marek Skorupa. Wystąpienie pokontrolne

Materiał informacyjny zawierający ocenę przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków za rok 2014 w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi.

WOJEWODA ŚWIĘTOKRZYSKI

Rozdział 1. Przyjmowanie skarg i wniosków

PNK-IV Łódź, 10 września 2013 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyjmowania i rozpatrywania petycji w Warmińsko- Mazurskim Urzędzie Wojewódzkim w Olsztynie.

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

ŁÓDŹ, ul. Piotrkowska 104

Łódź, 2 września 2011 r. PNK-IV WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Wystąpienie pokontrolne

Warszawa, dnia 14 września 2016 r. Poz. 66. z dnia 30 sierpnia 2016 r.

Rada Powiatu Grodziskiego Starostwo Powiatu Grodziskiego ul. Tadeusza Kościuszki Grodzisk Mazowiecki

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Adres jednostki kontrolowanej: ul. Grunwaldzka 4, Krzeszowice. I. Organizacja przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków

Z A R Z Ą D Z E N I E NR BURMISTRZA RADZYMINA z dnia 16 lutego 2016 r.

PROTOKÓŁ z kontroli Rady Miasta Nowy Sącz

PNK-IV Łódź, 3 marca 2014 r.

PROTOKÓŁ KONTROLI. Starostwo Powiatowe w Tomaszowie Mazowieckim w zakresie spraw będących przedmiotem kontroli działa na podstawie:

ZARZĄDZENIE NR BURMISTRZA RADZYMINA z dnia 30 stycznia 2013 r.

ZARZĄDZENIE NR 3055/2013 PREZYDENTA MIASTA KRAKOWA Z DNIA

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 25 marca 2016 r. Wystąpienie pokontrolne

USTAWA z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (wyciąg stan prawny na dzień 11 kwietnia 2011 roku ¹)

WOJEWODA ŁÓDZKI. Pan Andrzej Werle Wójt Gminy Nieborów. Pan Tadeusz Kozioł Przewodniczący Rady Gminy w Nieborowie

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Pan Adrian Czubak Wojewoda Opolski

REGULAMIN W SPRAWIE ORGANIZACJI PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW W URZĘDZIE MIEJSKIM W RADOMIU. I. Postanowienia ogólne.

Wystąpienie pokontrolne

Pan Stanisław Pora Wójt Gminy Sienno Urząd Gminy w Siennie ul. Rynek 36/ Sienno

Pan Tomasz Matuszewski Starosta Powiatu Gostynińskiego Starostwo Powiatowe w Gostyninie ul. Dmowskiego Gostynin

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 12 sierpnia 2015 r. Wystąpienie pokontrolne

Warszawa, dnia 27 kwietnia 2016 r. Poz. 17

POSTANOWIENIA OGÓLNE

P R O T O K Ó Ł K O N T R O L I

SPRAWOZDANIE Z KONTROLI

Łódź, 31 maja 2012 r. PNK-IV WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Pan Andrzej Rószkowski Pomorski Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Warszawa, dnia 18 grudnia 2015 r. Pozycja 59

WOJEWODA ŁÓDZKI Łódź, 22 listopada 2012 r.

PNK- IV Łódź, 3 marca 2014 r. Pan Piotr Maks Łódzki Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska ul. Lipowa 16, Łódź

Uchwała Nr XV / 85 / 2007 Rady Powiatu Lubańskiego z dnia 25 października 2007 roku. Rada Powiatu Lubańskiego uchwala, co następuje:

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI NK-KS MF

REGULAMIN PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG I WNIOSKÓW.

INSTRUKCJA PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG, WNIOSKÓW ORAZ PETYCJI W URZĘDZIE MIASTA W DZIERŻONIOWIE

WOJEWODA ŚWIĘTOKRZYSKI

ZARZĄDZENIE Nr 3 /2007 KOMENDANTA POWIATOWEGO PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ w PIASECZNIE

3. Prowadzenie postępowań wyjaśniających oraz przygotowywanie projektów odpowiedzi na wpływające skargi, wnioski i petycje.

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

ZARZĄDZENIE Nr Or BURMISTRZA KOLONOWSKIEGO. z dnia 3 marca 2016 r.

Wystąpienie pokontrolne

Regulamin wewnętrzny Spółki Miejski Zarząd Budynków Sp. z o.o. w Tarnowie (zwana dalej: Spółką ) w zakresie przyjmowania i załatwiania skarg..

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 1 października 2018 r. Wystąpienie pokontrolne

PROTOKÓŁ KONTROLI. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi:

Zarządzenie Nr 333/2015 Burmistrza Starego Sącza z dnia 1 grudnia 2015 r.

ZARZĄDZENIE NR 357/15 PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN z dnia 16 września 2015 r.

w sprawie przyjęcia Regulaminu organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Miejskim Zarządzie Oświaty w Tychach

Wystąpienie pokontrolne

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 9 lipca 2012 r. Aleksander Marek Skorupa. Wystąpienie pokontrolne

Zarządzenie Nr BO Burmistrza Ozimka z dnia 10 stycznia 2012r.

SPRAWOZDANIE 2009 SKARGI I WNIOSKI

Wystąpienie pokontrolne

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

ZARZĄDZENIE NR 2622/2006 PREZYDENTA MIASTA KRAKOWA Z DNIA 30 listopada 2006 roku

WOJEWODA ŚWIĘTOKRZYSKI

Regulamin organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sopocie

PROTOKÓŁ KONTROLI. Komenda Wojewódzka Policji w Łodzi w zakresie spraw będących przedmiotem kontroli działa na podstawie:

Regulamin Organizacyjny Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Myślenicach

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 20 kwietnia 2015 r. Wystąpienie pokontrolne

ZARZĄDZENIE NR Dyrektora Miejsko-Gminnego Zespołu Oświaty w Drezdenku z dnia 14 marca 2013 r.

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 28 kwietnia 2016 r. Wystąpienie pokontrolne

4) w 14 po ust. 4 dodaje się ust. 4a w brzmieniu:

Jednolite zasady przyjmowania, rozpatrywania, załatwiania oraz ewidencjonowania skarg, wniosków i petycji w Urzędzie Miasta Jastrzębie-Zdrój.

w sprawie trybu i zasad przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Miejskim w Kowalewie Pomorskim

Wystąpienie pokontrolne

WOJEWODA ŁÓDZKI. PNK-IV Łódź, 7 grudnia 2011 r. Pan Ryszard Rytter Starosta Poddębicki

PNK.IV.0932/22/10 Łódź, 18 listopada 2010 r.

ZARZĄDZENIE NR 21/2013 BURMISTRZA BARCINA. z dnia 12 lipca 2013 r.

Przyjmowanie skarg i wniosków

NK-KS MI Wrocław, dnia 5 grudnia 2016 r. Wystąpienie pokontrolne

PNK-IV Łódź, 13 maja 2014 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Analiza ze sposobu przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków przez Kuratorium Oświaty w Gdańsku w 2013 roku

Zarządzenie Nr 83/2018

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE. Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 2

Instrukcja rozpatrywania skarg klientów Banku Spółdzielczego w Kielcach

KARTA USŁUGI. Złożenie skargi lub wniosku

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

Zarządzenie Nr 1/2017/2018 Dyrektora I Liceum Ogólnokształcącego w Radzyniu Podlaskim z dnia 01 września 2017 r.

Regulamin rozpatrywania skarg i wniosków w Narodowym Funduszu Zdrowia

Tryb przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Archiwum Państwowym w Krakowie

Załącznik 11 REGULAMIN PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW

Transkrypt:

Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku INFORMACJA DOTYCZĄCA OCENY PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG I WNIOSKÓW w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim 1 w Białymstoku w 2015 r. 1 Informacja obejmuje również skargi i wnioski, które w okresie sprawozdawczym zostały załatwione przez Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego 1

Białystok, czerwiec 2016 r. I. CZĘŚĆ OGÓLNA 1. Przepisy regulujące zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i ewidencjonowania skarg i wniosków w Urzędzie Organizacja i tryb przyjmowania, rozpatrywania i ewidencjonowania skarg i wniosków w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku (dalej PUW lub Urząd) odbywa się w oparciu o następujące przepisy: ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23); rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46); rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67); zarządzenie Nr 204/2015 Wojewody Podlaskiego z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku; zarządzeniem tym zmieniono zarządzenie Nr 166/2014 Wojewody Podlaskiego z dnia 30 grudnia 2014 r. w tej samej sprawie; Regulamin Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego wprowadzony zarządzeniem Nr 203/2015 Wojewody Podlaskiego z dnia 28 grudnia 2015 r. wraz ze zm. 2. Organizacja komórki realizującej zadania w zakresie przyjmowania, rozpatrywania i ewidencjonowania skarg i wniosków. Czy w strukturze Urzędu została wyodrębniona komórka organizacyjna, która koordynuje przyjmowanie i załatwianie skarg/wniosków? W PUW rozpatrywanie i merytoryczne załatwianie skarg i wniosków należy do komórek organizacyjnych Urzędu właściwych ze względu na przedmiot sprawy w ramach realizacji zadań regulaminowych, na zasadach określonych w k.p.a. Załatwianie skarg i wniosków w PUW polega na rozpatrzeniu wszystkich okoliczności sprawy, jej rozstrzygnięciu, wydaniu poleceń lub dokonaniu odpowiednich wystąpień, usunięciu stwierdzonych uchybień i przyczyn ich powstania oraz zawiadomieniu osób zainteresowanych o sposobie załatwienia. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisują upoważnieni przez Wojewodę dyrektorzy wydziałów lub pracownicy. Organizację przyjmowania i koordynowanie rozpatrywania skarg, wniosków i petycji zapewnia Wydział Nadzoru i Kontroli. Zgodnie z 37 Regulaminu PUW do zadań Wydziału Nadzoru i Kontroli należy: sprawowanie nadzoru nad Centralnym Rejestrem Skarg, Wniosków i Petycji wpływających do Urzędu; 2

opracowywanie ocen przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków i petycji przez wydziały, jednostki rządowej administracji zespolonej i jednostki organizacyjne podległe Wojewodzie; przygotowywanie ocen sposobu przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków przez jednostki samorządu terytorialnego. 3. Terminowość rozpatrywania skarg/wniosków W PUW w 2015 r. w 3 przypadkach przekroczono termin przy załatwianiu skarg. Przekroczenie terminu w 2 przypadkach nastąpiło przy przekazywaniu skarg wg właściwości, a w 1 przypadku przy załatwianiu skargi we własnym zakresie. W PUW w 2015 r. w 1 przypadku przekroczono termin przy przekazywaniu wniosku wg właściwości. Przyczyny niedotrzymania terminów przy rozpatrywaniu skarg/wniosków Przyczyny przekroczenia terminów przy rozpatrywaniu skargi we własnym zakresie: W jednym przypadku udzielenie odpowiedzi skarżącemu nastąpiło z uchybieniem terminu wynikającego z przepisów k.p.a. Zgodnie z art. 237 k.p.a., załatwienie skargi powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. W analizowanej sprawie, przekroczenie miesięcznego terminu na załatwienie sprawy było wynikiem niewłaściwego jego obliczenia, tj. błędnego zastosowania reguły, iż przy obliczaniu terminu miesięcznego nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło tj. dnia wpływu do urzędu skargi. Analiza jednak obowiązującego orzecznictwa wykazała, iż w przypadku obliczania terminu określonego w miesiącach, nie ma zastosowania reguła, iż przy obliczaniu terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło, gdyż znajduje ona zastosowanie jedynie przy obliczaniu terminów określanych w dniach (np. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 3 grudnia 2010 r. II SA/Go 748/10, LEX nr 753149). Błędne określenie początku biegu terminu w konsekwencji doprowadziło do sytuacji, iż udzielenie odpowiedzi skarżącemu nastąpiło z jego uchybieniem (jeden dzień). Przyczyny przekroczenia terminów przy przekazywaniu skarg zgodnie z właściwością: 1) Skarga dotycząca nieprawidłowości w realizacji przez Gminę programu Pomoc państwa w dożywianiu dzieci na lata 2014-2020 została załatwiona z przekroczeniem 7-dniowego terminu wyznaczonego na przekazanie wg właściwości. Niedotrzymanie terminu przekazania skargi nastąpiło w wyniku wstępnego błędnego zakwalifikowania sprawy jako załatwianej bezpośrednio, dla której termin rozpatrzenia wynosi miesiąc. 2) Pismo przekazujące skargę na lekarza pracującego na Oddziale Neurochirurgii Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego w Białymstoku oraz na Dyrektora Szpitala zostało podpisane w ustawowym 7-dniowym terminie, jednakże z przyczyn technicznych skarga została przekazana następnego dnia roboczego. 3

Przyczyny przekroczenia terminów przy przekazywaniu wniosku zgodnie z właściwością: Wniosek dotyczący zasad lokowania produkcji artykułów tekstylnych na potrzeby służb mundurowych i wojska został przekazany po upływie ustawowego terminu, ponieważ z przyczyn niezależnych od pracownika wpłynął na jego stanowisko dopiero w ostatnim dniu terminu. 4. Czy w każdym przypadku dopełniono obowiązku informowania skarżącego/ wnioskodawcy o sposobie załatwienia skargi/wniosku? W każdym przypadku skarżący/wnioskodawcy byli informowani o sposobie załatwienia skargi/wniosku. 5. Czy podjęto działania naprawcze mające na celu usunięcie nieprawidłowości sygnalizowanych w skargach? W sytuacji, gdy potwierdziła się słuszność zarzutów wskazanych w skardze, podejmowane były odpowiednie czynności naprawcze w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości, tj.: występowano do właściwych organów o podjęcie określonych działań celem doprowadzenia zaistniałej sytuacji do stanu zgodnego z prawem; występowano do organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego o podjęcie uchwał; prowadzono postępowania nadzorcze w stosunku do aktów prawnych organów samorządu terytorialnego kończące się stwierdzeniem nieważności uchwały, czy zarządzenia podjętego z naruszeniem prawa. Ponadto, kwestie poruszane w rozpatrywanych skargach były wykorzystywane jako materiał do omówienia na spotkaniach z przedstawicielami organów I instancji administracji architektoniczno budowlanej organizowanych przez PUW. Nieprawidłowości sygnalizowane w skargach były również tematem kontroli przeprowadzanych przez pracowników PUW. 6. W jaki sposób wykorzystano zgłoszone wnioski? W okresie sprawozdawczym do PUW wpłynęło 57 wniosków, z których 6 rozpatrzono i załatwiono we własnym zakresie. Wnioski załatwione we własnym zakresie dotyczyły: Pięć skierowanych do organu nadzoru wniosków zainicjowało przeprowadzenie przez organ postępowań wyjaśniających, których przedmiotem była analiza podniesionych we wnioskach problemów. Organ nadzoru poddał szczegółowej analizie zapisy kwestionowanych uchwał w korelacji z przepisami prawa oraz obowiązującą linią orzeczniczą, jak też celem ustalenia 4

stanu faktycznego, zwracał się o szczegółowe wyjaśnienia do właściwych organów jednostek samorządu terytorialnego. W jednym przypadku w wyniku rozpatrzenia wniosku, dotyczącego nieprecyzyjnych informacji dla bezrobotnych na stronach internetowych jednego z powiatowych urzędów pracy nastąpiło dostosowanie treści informacji do obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa. 7. Zestawienie skarg i wniosków załatwionych według problematyki Zestawienie skarg: a) Działalność jednostek samorząd terytorialnego 70, b) Ochrona zdrowia oraz pomoc społeczna 4, c) Sprawy mieszkaniowe oraz gospodarka nieruchomościami 0, d) Geodezji i kartografia 32, e) Ochrona środowiska 0, f) Działalność straży miejskiej/gminnej oraz straży pożarnej 0, g) Sprawy obywatelskie oraz z zakresu stanu cywilnego 6, h) Organizacja ruchu, transport drogowy oraz inwestycje drogowe 2, i) Oświata i nauka 0, j) Budżet oraz sprawy finansowe 0, k) Działalność pracowników urzędu 5, l) Działalność jednostek podległych 4, m) Inne - 9. Zestawienie wniosków: a) Wnioski o stwierdzenie nieważności uchwały 3, b) Wnioski o przeprowadzenie kontroli funkcjonowania organu 2, c) Działalność powiatowych urzędów pracy w zakresie upowszechniania informacji dla osób bezrobotnych na temat trybu rejestracji 1. 8. Zestawienie skarg, w których potwierdzone zostały zarzuty przedstawione przez skarżącego W okresie sprawozdawczym w przypadku 17 skarg zarzuty przedstawione przez skarżących potwierdziły się i dotyczyły one: 1. Działalności organów samorządu terytorialnego oraz aktów prawnych tych organów (13 skarg). Skargi te dotyczyły przede wszystkim bezczynności ww. organów bądź podejmowania uchwał przez organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego. Skarżący kwestionowali również sposób obsadzania stanowiska sekretarza gminy, obowiązujący w radzie powiatu sposób składania interpelacji oraz udzielania odpowiedzi na nie, brak zapewnienia warunków tajności głosowania w trakcie posiedzenia organu stanowiącego. 5

W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami w trakcie badania skarg podjęto następujące działania: występowano do organów wykonawczych o podjęcie określonych działań celem doprowadzenia zaistniałej sytuacji do stanu zgodnego z prawem, występowano do organów stanowiących j.s.t. o podjęcie uchwał, prowadzono postępowania nadzorcze w stosunku do aktów prawnych organów samorządu terytorialnego kończące się stwierdzeniem nieważności uchwały, czy zarządzenia podjętego z naruszeniem prawa, występowano ze skargami do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego o stwierdzenie nieważności uchwały. W każdym przypadku, niezależnie od poinformowania skarżącego o zasadności jego skargi, organ nadzoru informował również właściwy organ o stwierdzonych uchybieniach i zobowiązywał do podjęcia stosownych czynności w omawianym zakresie celem wyeliminowania nieprawidłowości. 2. Spraw obywatelskich oraz zakresu stanu cywilnego 2 skargi. Skargi uznane za zasadne związane były z realizacją przez organy gmin zadań dotyczących dowodów osobistych. W jednym przypadku skarga dotyczyła odmowy wydania dowodu osobistego przez Wójta Gminy Dziadkowice w terminie wyznaczonym do jego odbioru. Skarga została uznana za częściowo zasadną z uwagi na fakt, że jakkolwiek organ faktycznie zobowiązany był odmówić skarżącemu wydania dowodu osobistego, to jednak powinno to nastąpić w formie decyzji administracyjnej. Uchybienie zostało skorygowane i organ wydał decyzję o odmowie wydania dowodu osobistego. W drugim przypadku skarga dotyczyła faktycznej odmowy wydania dowodu osobistego przez Prezydenta Miasta Łomża. Skarga uznana za częściowo zasadną z uwagi na fakt, że jakkolwiek przy odbiorze nowego dowodu osobistego winien być okazany poprzedni dowód osobisty w celu jego unieważnienia (co jest zgodne z obowiązującym w tym zakresie przepisami), to jednak w sytuacji, gdy stary dowód był już nieważny w momencie składania wniosku o wydanie nowego dowodu osobistego, to zaniechanie przedłożenia starego dowodu osobistego przez wnioskodawcę w chwili odbioru nowego dowodu osobistego (chociaż stanowi naruszenie przepisów) nie może jednak stanowić podstawy do odmowy wydania nowego dokumentu. Organ został zobowiązany do wydania nowego dowodu osobistego wnioskodawcy, z zastrzeżeniem, że jeżeli wnioskodawca nie okaże starego dowodu osobistego, to winno to być udokumentowane np. w formie notatki służbowej dołączonej do koperty dowodowej. 3. Działalności jednostek podległych 1 skarga. Skarga dotyczyła naboru na wolne stanowisko pracy w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Białymstoku. W wyniku skargi PUW przeprowadził kontrolę doraźną w wyniku której, zostały wydane zalecenie w celu poprawy procedury naboru w Inspektoracie. Skarga została uznana za zasadną. 4. Funkcjonowania Biuletynu Informacji Publicznej i strony internetowej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku 1 skarga. 6

W związku ze skargą zostało przeprowadzone postępowanie wyjaśniające. W jego wyniku Biuro Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych na podstawie logów systemowych, zweryfikowało przyczyny niedostępności strony internetowej PUW w zakresie spraw obywatelskich, co podnoszono między innymi w skardze. Przyczyny niedostępności zostały przeanalizowane, tak aby nie wystąpiły w przyszłości. II. REJESTRACJA I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI W URZĘDZIE 1. Opis systemu rejestracji skarg i wniosków, ze wskazaniem czy jest to odrębna ewidencja? Skargi i wnioski wpływające do PUW rejestrowane są w Centralnym Rejestrze Skarg, Wniosków i Petycji (CRSWiP) oraz we właściwych teczkach aktowych (zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną). CRSWiP obsługiwany jest przez system informatyczny Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD). Dyrektorzy wydziałów zobowiązani są do zapewnienia należytej organizacji przyjmowania, ewidencjonowania i załatwiania skarg i wniosków. Rejestrowanie skarg i wniosków dyrektorzy wydziałów powierzają imiennie wyznaczonym pracownikom. 2. Informacja, czy sposób rejestracji i przechowywania dokumentacji ułatwia kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków? Skargi i wnioski wpływające do PUW są rejestrowane i przechowywane w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. W Urzędzie całość akt skargowych prowadzona jest w systemie informatycznym EZD, dlatego też, w każdym czasie istnieje możliwość sprawdzenia, przez pracowników oraz ich przełożonych, przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. III. PRZYJĘCIA KLIENTÓW W SPRAWACH SKARG I WNIOSKÓW Zasady organizacji przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków zostały określone w Regulaminie organizacyjnym PUW. Zgodnie z Regulaminem interesantów przyjmują: Wojewoda, Wicewojewoda, Dyrektor Generalny oraz Podlaski Wojewódzki Inspektor Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego - w każdy wtorek, w godzinach od 11.00 do 16.00; Dyrektorzy wydziałów, pracownicy Urzędu i Delegatury Urzędu - codziennie w godzinach pracy. Przyjęcia interesantów przez kierownictwo Urzędu odbywają się po uprzednim ustaleniu szczegółowego terminu spotkania z pracownikiem Wydziału Nadzoru i Kontroli, który zajmuje się obsługą oraz ustaleniem kolejności przyjęć interesantów. 7

W PUW rejestr przyjęć przez kierownictwo Urzędu interesantów w sprawach skarg i wniosków prowadzony jest przez pracownika Wydziału Nadzoru i Kontroli. W czasie przyjęć, klientom Urzędu udzielane są informacje m.in. o sposobie rozpatrzenia ich spraw, o organach właściwych do rozpatrzenia poruszanych przez nich kwestii, o zakresie kompetencji należących do Wojewody. W przypadku konieczności podjęcia dodatkowych działań lub udzielenia wyjaśnień na piśmie, skargi i wnioski w trakcie przyjęć interesantów przyjmowane są do protokołu. Zgodnie z obowiązkiem wynikającym z k.p.a., w widocznym miejscu w siedzibie Urzędu, znajduje się pełna informacja wizualna w sprawie przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków. Informacja ta, jest również opublikowana na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu. W PUW ocena przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków dokonywana jest corocznie. Ponadto, informacje dotyczące np. liczby skarg wpływających do Urzędu, sposób oraz terminowość ich rozpatrywania przygotowywane są w ciągu roku, w zależności od potrzeb kierownictwa Urzędu. Sporządził: Janusz Pełkowski Starszy inspektor wojewódzki Wydział Nadzoru i Kontroli Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku tel. (85) 74-39-512 Białystok, 06.06.2016 r. 8