REGULAMIN ORGANIZACYJNY MYSŁOWICKIEGO OŚRODKA KULTURY w MYSŁOWICACH
SPIS TREŚCI Postanowienia wstępne. I. Postanowienia ogólne. II. Organizacja Mysłowickiego Ośrodka Kultury III. Organy zarządzające i doradcze MOK IV. Zakres działania działów i filii MOK V. Postanowienia końcowe
I. Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin Organizacyjny określa strukturę wewnętrzną oraz zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych Mysłowickiego Ośrodka Kultury zwanym dalej MOK 2. Regulamin Organizacyjny nadaje Dyrektor MOK po zaciągnięciu opinii Organizatora 3. Szczególową strukturę organizacyjną MOK przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego 4. Wszelkie zmiany w regulaminie organizacyjnym oraz schemacie organizacyjnym dokonywane są przez Dyrektora MOK po zaciągnięciu opinii Organizatora, oraz opinii działających w instytucji organizacji związkowych i stowarzyszeń twórczych Podstawą prawną Regulaminu Organizacyjnego Miejskiego MOK jest rozdz. III 8 Statutu nadanego Uchwałą nr XII/204/11 Rady Miasta Mysłowice z dnia 30 czerwca 2011r. W działalności MOK mają szczególne zastosowanie przepisy: Ustawa z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z późniejszymi zmianami; Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. roku z późniejszymi zmianami; Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 z późniejszymi zmianami; Ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. z późniejszymi zmianami; Kodeks pracy wraz z przepisami wykonawczymi. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 2. Mieście rozumie się przez to gminę Mysłowice, Radzie Miejskiej rozumie się przez to Rada Miasta Mysłowice, Prezydencie rozumie się przez to Prezydenta Miasta Mysłowice, Dziale rozumie się przez to wymienioną w Regulaminie komórkę organizacyjną, Zastępcy Dyrektora rozumie się Zastepcę Dyrektora Mysłowickiego Ośrodka Kultury Kierowniku Działu rozumie się przez to kierownika komórki organizacyjnej, Bezpośrednim przełożonym rozumie się przez to kierownika działu i inne wyższe stanowiska kierownicze. 3 Oświadczenia woli w zakresie prawa i obowiązków majątkowych w imieniu MOK składa Dyrektor i Główny Księgowy.
II. Organizacja Mysłowickiego Ośrodka Kultury 4 1. Funkcjonowanie MOK opiera się na zasadzie służbowego podporządkowania, podziału obowiązków oraz indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań. 2. W skład organów zarządzających i doradczych MOK wchodzą: Dyrektor, Zastepca Dyrektora - Głowny Instruktor, Główny Księgowy oraz Kierownicy Działów. 3. Podstawowymi komórkami organizacyjnymi MOK są działy, którymi kierują Kierownicy podlegających służbowo bezpośrednio Dyrektorowi MOK lub Zatępcy Dyrektora. 4. W razie niemożności wykonywania funkcji przez kierownika zastępuje go wyznaczony przez niego za zgodą Dyrektora pracownik. 5 1. W strukturze MOK funkcjonują niżej wymienione komórki organizacyjne, które są podporządkowane Dyrektorowi MOK: - Dział Finansowy - Dział Administracja, Sekretariat, Kadry - Dział Techniczny - Dział Mediów - Dział Merytoryczny Animacji Kultury 2. Dyrektorowi MOK podlega Zastępca Dyrektora, któremu podporządkowany jest Dział Organizacyjno-Merytoryczny, w którego skład wchodzą następujące filie: -Filia Kosztowy -Filia Wesoła -Filia Brzęczkowice -Filia Brzezinka -Filia Janów -Filia Krasowy -Filia Dziećkowice -Filia Morgi
III. Organy zarzadzające i doradcze MOK 6 Dyrektor Mysłowickiego Ośrodka Kultury 1. Pracami MOK kieruje i zarządza Dyrektor, który odpowiada za jego działalność i reprezentuje go na zewnątrz. 2. Dyrektor jednoosobowo kieruje MOK przy pomocy Zastępcy Dyrektora oraz Głównego Księgowego. 3. Dyrektor posiada prawa i obowiązki pracodawcy, sprawuje ogólny nadzór organizacyjno administracyjny nad działalnością MOK, a w szczególności nadzoruje gospodarowanie środkami publicznymi pod względem celowości oraz legalności działań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 4. Dyrektor, w imieniu pracodawcy, którym jest MOK wykonuje w stosunku do pracowników wszystkie czynności z zakresu prawa pracy. 5. W przypadku nieobecności Dyrektora pracą MOK kieruje Zastępca Dyrektora - a w razie jego nieobecności Główny Księgowy. 6. Dyrektor ma prawo tworzyć nowe komórki organizacyjne oraz likwidować lub łączyć istniejące. 7. Do zadań Dyrektora należy planowanie pracy MOK oraz pewnienie nadzoru nad wykonywaną działalnością MOK poprzez: a) racjonalną gospodarkę majątkiem MOK, b) rozwój i upowszechnianie kultury w zakresie działalności MOK, c) inicjowanie i nawiązywanie współpracy z instytucjami kultury oraz innymi podmiotami, d) stała współpraca z Wydziałem Kultury Urzędu Miasta Mysłowice, e) podejmowanie wszelkich decyzji w zakresie opracowywania i realizowania planów działalności merytorycznej i finansowej oraz składanej sprawozdawczości, f) podejmowanie decyzji i rozstrzygnięc w sprawach kadrowych, g) wydawanie w obowiązującym trybie regulaminów, instrukcji, wytycznych i realizację poleceń władz zwierzchnich, h) prawidłową organizację pracy, i) powoływanie stałych komisji i ustalenie ich kompetencji oraz składów osobowych, j) stworzenie warunków do doskonalenia i dokształcania zawodowego pracowników MOK k) zapewnienie właściwych warunków pracy i przestrzeganie obowiązujących przepisów bhp i p. poż., l) rozpatrywanie skarg i wniosków, 8. Dyrektor MOK sprawuje bezpośredni nadzór nad Działami, Filiamii oraz samodzielnymi stanowiskami pracy, w przypadku których bezpośredni nadzór nie jest sprawowany przez Zastępcę Dyrektora lub Głównego Księgowego. 7 Zastępca Dyrektora 1.Do zadań Zastępcy Dyrektora należy: a) planowanie imprez w porozumieniu z Dyrektorem, b)planowanie, kontrola, nadzór prac w podległych filiach MOK, c) opracowywanie projektów programów artystycznych i planów repertuarowych długoterminowych oraz przedstawianie ich do zatwierdzenia Dyrektorowi,
c) nadzór i kontrola nad realizacją programów artystycznych i planów repertuarowych zatwierdzonych przez Dyrektora, d) nadzorowanie poziomu artystycznego wydawnictw związanych z działalnością MOK, f) uczestnictwo w działaniach MOK w zakresie sponsoringu, public relations, promocji, reklamy, sprzedaży, g) nadzór i kontrola nad organizacją i realizacją dużych projektów kulturalnych kluczowych dla miasta, h) poszukiwanie źródeł finansowania dla projektów realizowanych przez MOK, j) sporządzanie ofert, wniosków, projektów artystycznych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w celu otrzymywania dotacji unijnych, ministerialnych itp., k) prowadzenie i rozliczanie dotacji celowych, grantów oraz innych źródeł finansowania, l) monitoring, wstępna kontrola finansowa i merytoryczna realizacji projektów, m) uczestniczenie w konferencjach, forach, panelach dyskusyjnych oraz szkoleniach, n) wykonywanie wszelkich innych czynności zleconych przez Dyrektora, w tym na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, o) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad Działem Merytorycznym Animacji Kultury oraz filiami, zastępowanie Dyrektora MOK w czasie jego nieobecności w zakresie ogólnego kierownictwa MOK. 8 Główny Księgowy 1.Główny księgowy prowadzi gospodarkę finansową MOK i nadzoruje pracę Działu księgowego, 2. Kieruje całokształtem spraw z zakresu rachunkowości, sprawozdawczości i gospodarki finansowej. 3. Dokonuje kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych oraz ich zgodności z planem finansowym. 4. Do kompetencji Głównego Księgowego należy w szczególności: a) nadzór nad prawidłowym prowadzeniem gospodarki finansowej, b) kontrola legalności dokumentów, c) sporządzanie sprawozdań finansowych, d) nadzór nad prawidłowym naliczaniem i terminowym odprowadzaniem podatków, składek ZUS i innych zobowiązań wobec budżetu, e) stałe analizowanie przychodów i kosztów MOK, f) przestrzeganie przepisów związanych z finansami MOK, g) cykliczne sporządzanie raportów i przekazywanie Dyrektorowi informacji dotyczącej bieżącej sytuacji finansowej MOK, h) przeprowadzanie kontroli wewnętrznej. 9 Kierownicy działów 1. Pracami komórek organizacyjnych kierują ich kierownicy. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za sprawną i efektywną realizację zadań im przypisanych.
3. Ogólny zakres działania kierowników komórek organizacyjnych obejmuje: a) opracowywanie szczegółowego zakresu, podziału zadań i czynności dla podległych im pracowników, b) kierowanie całością spraw przypisanych do realizacji podporządkowanym im komórkom organizacyjnym, c) wydawanie szczegółowych wytycznych i dyspozycji dotyczących sposobu realizacji zadań, d) podejmowanie decyzji w sprawach przekazanych do ich kompetencji przez Dyrektora, Zastępcy lub Głównego księgowego, e) sprawowanie nadzoru nad zgodnym z obowiązującymi przepisami prowadzeniem dokumentacji, f) egzekwowanie dyscypliny pracy, ładu i porządku w podległej komórce organizacyjnej, g) przestrzeganie przepisów bhp i ppoż. i egzekwowania tego od podległych pracowników. IV. Zakres działania działów i filii MOK 10 Dział finansowy 1. Działem finansowym kieruje i sprawuje nad nim nadzór Główny księgowy MOK. 2.Do zadań Działu Finansowo - Księgowego należy prowadzenie spraw związanych z planowaniem, sprawozdawczością i analizą ekonomiczną wykonania planu, prowadzenia księgowości na zasadach określonych w ustawie rachunkowości, o finansach publicznych, a w szczególności: - kontrolowanie wykorzystania posiadanych środków finansowych, - opracowywanie planów finansowych MOK, - zgłoszone do rozrachunku, kontrolowanie terminowości wpłat oraz nalicza odsetki za zwłokę, - ewidencjonowanie i weryfikacja faktur i innych dokumentów finansowych stanowiących zobowiązanie MOK, przestrzeganie prawidłowości obiegu dokumentów i terminów zapłaty, - realizacja rozliczeń gotówkowych i przestrzeganie ich terminowości,prowadzenie rozrachunków publiczno-prawnych, wypełnianie obowiązujących deklaracji, - prowadzienie bieżących analiz sald miesięcznych dla potrzeb analiz i sprawozdawczości finansowej, - prowadzenie syntetycznej i analitycznej ewidencji księgowej zgodnie z zasadami określonymi w zakładowym planie kont, - sporządzanie sprawozdawczości finansowej z działalności MOK, - formalna i rachunkowa kontrola dokumentacji finansowej wszystkich komórek organizacyjnych - prowadzenie systematycznej analizy dokumentów księgowych oraz dokonywanie kontroli wewnętrznej, - prowadzenie rejestru sprzedaży (fakturowanie sprzedaży usług i towarów), - obsługa kasowa i bankowa MOK, - obsługa ZFŚS,
- kompletowanie pełnej dokumentacji stanowiącej podstawę do ustalenia wynagrodzeń, zasiłków i innych świadczeń na rzecz pracowników i członków ich rodzin z tytułu wykonywania pracy w MOK, - rozliczanie funduszu płac, - prowadzenie i załatwianie spraw związanych z naliczaniem i odprowadzaniem podatku od wynagrodzeń, podatku VAT, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne i innych potrąceń, - prowadzenie spraw związanych z zasiłkami ZUS, - prowadzenie pod względem księgowym środków trwałych i majątku nietrwałego, - rozliczanie dotacji otrzymanych z budżetu Miasta, - kontrola finansowa realizacji projektów kulturalnych dofinansowanych w różnych źródeł MOK. 11 Dział Administracja, Sekretariat, Kadry Do zadań Działu Administracyja, Sekretariat, Kadry należą prace w szczególności: - planowanie, rekrutacja i dobór kadr ze szczególnym uwzględnieniem kadr kwalifikowanych, - prowadzenie ewidencji i dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie, - prowadzenie całokształu spraw związanych z urlopami, wyjazdami służbowymi, szkoleniami, przeszeregowaniem, zwalnianiem i nagradzaniem pracowników, - przygotowywanie, stosownie do decyzji Dyrektora, dokumentów związanych ze stosunkiem pracy oraz dokumentów dotyczących osób współpracujących z MOK na podstawie umów cywilnoprawnych, - prowadzenie ewidencji i rejestracji akt osobowych pracowników oraz umów cywilnoprawnych, - nadzór i kontrola nad przestrzeganiem dyscypliny pracy w MOK, - sporządzanie terminowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami harmonogramów pracy podległych pracowników, - prowadzenie kart ewidencji czasu pracy pracowników, kontrola obecności pracowników, - opracowanie planów zakupów materiałów biurowych, środków administracyjno gospodarczych oraz eksploatacyjnych, odzieży roboczej, a także ich zakupy, - zlecenie drobnych napraw gospodarczych, - nadzór nad pracą sprzątaczek, portierów i pracowników gospodarczych, - nadzór nad utrzymaniem czystości budynków MOK i terenów przyległych, - planowanie związane z prowadzeniem Działu, - prowadzenie gospodarki materiałowej w zakresie środków trwałych, wyposażenia oraz drobnego sprzętu nie będącego wyposażeniem zgodnie z obowiązującymi przepisami i instrukcjami, - administrowanie obiektem MOK zgodnie z obowiązującymi przepisami o gospodarowaniu nieruchomościami, - nadzór nad prawidłowym zabezpieczeniem majątku MOK przy współpracy z odpowiednimi instytucjami zgodnie z obowiązującymi przepisami, - kontrola, zabezpieczenie i eksploatacja techniczna obiektów MOK, - ewidencja i aktualizacja posiadanej dokumentacji technicznej, - planowanie i nadzór nad realizacją remontów, prac konserwacyjnych i porządkowych, - wykonywanie drobnych robót malarskich, stolarskich, ślusarskich, murarskich, instalacyjnych oraz innych napraw w systemie zleceń wewnętrznych,
- realizacja zakupów w zakresie min art. biurowych, druków, sprzętu komputerowego, art. spożywczych itp. za wyjątkiem sprzętu technicznego wykorzystywanego do organizacji imprez, - dokonywanie okresowych kontroli ocen oraz analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stanu bezpieczeństwa przeciwpożarowego, - prowadzenie wszelkich rejestrów związanych z zakresem pracy działu wymaganych przepisami, - rejestracja korespondencji wpływającej i wychodzącej oraz przedkładanie jej Dyrektorowi, - prowadzenie rejestracji wszelkiego rodzaju umów i zleceń MOK, - przyjmowanie oraz ewidencjonowanie skarg i wniosków, przestrzeganie terminowości w ich załatwianiu, - podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem spotkań, konferencji i zebrań organizowanych przez Dyrektora, - prowadzenie obsługi sekretariatu oraz wykonywanie pozostałych czynności związanych z bieżącą działalnością sekretariatu, - planowanie, przygotowanie i realizacja zamówień publicznych oraz prowadzenie rejestrów, procedur. sporządzanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami, - prowadzenie ewidencji i dokumentacji udzielonych zamówień publicznych, - kontrola nad właściwym przebiegiem postępowania oraz dokumentacją dotyczącą wydatkowania środków w trybie ustawy prawo zamówień publicznych, - sporządzanie dokumentacji i terminowe załatwianie powierzonych spraw zgodnie z obowiązującymi instrukcjami oraz przepisami, - prowadzenie ewidencji i nadzór nad transportem służbowym MOK. 12 Dział Techniczny Do zadań Działu Technicznego należy w szczególności: - zabezpieczenie w sprzęt nagłaśniający, oświetleniowy i inne niezbędne wyposażenie techniczne przy organizacji i współorganizacji imprez organizowanych przez MOK, - nadzór nad użytkowanym sprzętem, konserwacja i drobne naprawy, - nadzór nad wykonywaniem wszelkich prac związanych z nagłośnieniem, oświetleniem i obsługą sprzętu audio wideo podczas imprez organizowanych i współorganizowanych przez MOK, - obsługa, konserwacja i naprawa urządzeń technicznych sceny, - transport urządzeń technicznych i transport ogólny, - zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sceny, - przygotowanie sal do wynajmu zgodnie ze zleceniem wynajmującego, - sporządzenie zapotrzebowania i realizacja zakupów sprzętu niezbędnego do organizacji imprez, - utrzymywanie w stałej gotowości technicznej urządzeń niezbędnych przy realizacji imprez kulturalnych, - prowadzenie wynajmu sprzętu nagłośnieniowego, oświetleniowego, - obsługa techniczna imprez własnych, współorganizowanych, zleconych, - kontrola i zabezpieczenie techniczne imprez organizowanych przez MOK.
13 Dział Mediów 1. Do zadań Działu Mediów należy organizowanie działalności publikacyjnej, wydawniczej oraz informacyjnej w następujących formach: - współpraca ze środowiskiem placówkami kultury, oświaty, stowarzyszeniami, instytucjami artystycznymi, mediami w zakresie przygotowania i realizacji wydawnictw i programów TV, - reprezentowanie interesów placówki w zakresie działalności merytoryczno programowej, reklamy imprez, - współpraca z Urzędem Miasta - min. terminowe sporządzanie sprawozdań z działalności merytorycznej we współpracy z pozostałymi działami MOK, nadzór nad dokumentacją, - organizacja pracy redakcyjnej, - przygotowywanie materiałów prasowych do składu gazety oraz opracowanie merytoryczne gazety, - nadzór nad treścią, poprawnością języka materiałów prasowych, - nadzór nad ogólnym kształtem gazety oraz zatwierdzanie jej do druku, - wydawanie i kolportaż gazety, - współpraca przy planowaniu i wdrożeniu projektów dotyczących działalności merytorycznej MOK. 14 Dział Merytoryczny Animacji Kultury 1. Dział Merytoryczny Animacji Kultury podlega bezpośredno Zastępcy Dyrektora i jego strukturę tworzy pion Kierownika działu Merytorycznego Animacji Kultury oraz pion podległych filii wymienionych w 5 pkt. 2. 2. Filie jako jednostki organizacyjne MOK realizują zadania statutowe w dzielnicach miasta. 3. Pracami filii kieruje Zastępca Dyrektora, do którego zadań należy: - organizacja imprez, zajęc kulturalnych i artystycznych w dzielnicy, - inicjowanie i współdziałanie z innymi filiami MOK, - nadzór nad nad umowami dotyczącymi filii, - ustalanie harmonogramów pracy filii. Do zadań Działu Merytorycznego Animacji Kultury należy: - tworzenie oferty kulturalnej, organizacja imprez i wydarzeń kulturalnych: impresaryjnych, okolicznościowych, cyklicznych, - tworzenie i rozwijanie oferty zajęć stałych dla wszystkich środowisk społecznych i grup wiekowych, - nadzór nad pracą instruktorów zajęć stałych, - sporządzanie umów i porozumień dotyczących współpracy i współorganizacji imprez, spotkań itp. - sporządzanie preliminarzy imprez i rozliczanie zakupów i usług na podstawie umów i faktur, - współpraca z placówkami oświatowymi, instytucjami kultury, instytucjami artystycznymi, społecznymi, pozarządowymi, stowarzyszeniami promocja uzdolnionych uczestników zajęć: udział w konkursach, przeglądach, plenerach itd.
- współpraca z Urzędem Miejskim w zakresie planowania i realizacji imprez i wydarzeń kulturalnych, - prowadzenie działań promocyjnych, reklamowych i marketingowych oraz działań przy pozyskiwaniu środków pozabudżetowych na działalność kulturalną, - organizacja, prowadzenie oraz rozwijanie Galerii MOK, - współpraca z instytucjami kulturalnymi, artystycznymi, społecznymi z terenu miasta, regionu, kraju w zakresie rozwoju kulturalnego, - organizowanie zajęć i spotkań edukacyjnych dla szkół i przedszkoli, - wspieranie lokalnych inicjatyw kulturalnych pod względem merytorycznym, organizacyjnym i realizacyjnym. V. Postanowienia końcowe 15 Zasady porządku i dyscypliny pracy w MOK określa Dyrektor we wprowadzonym Regulaminie pracy. 16 Zmiany niniejszego Regulaminu dla ich skuteczności wymagają trybu właściwego dla jego nadania. 17 Regulamin wchodzi w życie z dniem nadania, po uprzednim zaopiniowaniu przez Prezydenta oraz organizacji związkowych i stowarzyszeń twórczych, o ile działają w MOK. 18 W sprawach nie uregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeksu Pracy ( Dz. U. Nr 21 poz. 94 z późn.zm.) Wykaz załączników do Regulaminu organizacyjnego: Schemat organizacyjny