Załącznik nr 5 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia Na obsługę organizacji 2 eventów o charakterze wizerunkowym na potrzeby Wrocławskiego Centrum Badań EIT+ Sp. z o.o. Zamówienie usług z zakresu event marketing i Public Relations (w tym: kampania medialna, planowanie i zakup powierzchni w prasie, Media Relations) w ramach konferencji ASEPS oraz zamówienie usług z zakresu event marketingu, patronatu medialnego w ramach spotkania biznesowego EAIF z terminem realizacji do 31 stycznia 2012 r. Przedmiotem zamówienia jest wypracowanie warunków współpracy dotyczących organizacji 2 eventów o zasięgu międzynarodowym opisanych szczegółowo poniżej w zakresie następujących usług: organizacja konferencji, spotkań biznesowych, koncepcji wystaw mających na celu wymianę myśli i doświadczeń przedstawicieli różnych środowisk: świata nauki i biznesu przygotowanie założeń i realizacja kampanii informacyjnej dotycząca wyżej wymienionych zdarzeń obsługa przebiegu konferencji i wydarzeń w kraju i za granicą obsługa PR i raport efektów medialnych po evencie przygotowanie koncepcji wystawy w Parlamencie Europejskim oraz profesjonalnej prezentacji multimedialnej dotyczącej przedstawienia marki i profilu badawczego Zamawiającego jako instytucji poszukującej innowacyjnych rozwiązań technologicznych Zamawiający ma zamiar zorganizować 2 eventy do 31 stycznia 2012 r. Pierwszy z nich to konferencja naukowa o nazwie ASEPS 2011, która odbędzie się w dniach 26-29 października 2011 r. we Wrocławiu z przewidywaną liczbą uczestników maksymalnie do 200 osób. Drugi event to spotkanie biznesowe EAIF, European Academia to Industry Forum, które trwać będzie 5 dni i zostanie zorganizowane w jednym z najbardziej prestiżowych miejsc w Europie - Parlamencie Europejskim w Brukseli. EAIF będzie zasadniczo skupione wokół 2 głównych punktów: konferencji złożonej z paneli dyskusyjnych dedykowanej 60 zaproszonym gościom i wystawy promującej EIT+ zorganizowanej w najbardziej reprezentacyjnym holu Parlamentu Europejskiego, dostępnej dla wszystkich osób odwiedzających budynek Parlamentu. Przewidziany termin realizacji eventu to 5-9 grudnia 2011 r.
W związku z tym, że Zamawiający jest zobligowany do stosowania Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień Publicznych (tekst jedn. Dz. U. 2010 r. Nr 113 poz. 759), Wykonawca będzie zobligowany do opracowania dokumentacji merytorycznej niezbędnej do przygotowania i przeprowadzania przez Zamawiającego postępowania o zamówienie publiczne w odpowiednim trybie i progu wartości szacunkowej zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Szczegółowy zakres zamawianych usług obejmuje: 1. W ramach konferencji ASEPS 2011 Zamawiający zleci Wykonawcy działania obejmujące obsługę z zakresu event marketingu i Public Relations. 2. W ramach spotkania biznesowego EAIF Zamawiający zleci Wykonawcy działania obejmujące obsługę z zakresu event marketingu, patronatu medialnego w tym opracowanie koncepcji we współpracy z Zamawiającym wystawy promującej WCB EIT+, której tematyka będzie się zawierać w obszarze nowoczesnych technologii oraz pełna jej realizacja, m.in. uwzględniająca aranżację wyznaczonej przestrzeni w Parlamencie Europejskim. Strona 2 z 8
I. Opis konferencji ASEPS: Konferencja Asia-Europe Physics Summit (ASEPS) Data konferencji: 26-29 Październik 2011r. Miejsce konferencji: Wrocław, Regionalne Centrum Turystyki Biznesowej (Hala Stulecia) w dniach 26-28.10.2011 r. oraz Aula Leopoldina w dniu 29.10.2011 r. Przewidywana liczba uczestników: max. 200 osób Europejskie Towarzystwo Fizyczne (European Physical Society) we współpracy z trzema towarzystwami fizycznymi z Polski, Niemiec i Francji organizuje Konferencję ASEPS: Asia-Europe Physics Summit. Partnerem organizacyjnym wydarzenia jest spółka Wrocławskie Centrum Badań EIT+. ASEPS to platforma mająca na celu scalenie azjatycko-europejskich strategii programowych fizyki poprzez dyskusję na temat priorytetów naukowych i możliwych wspólnych udziałów w budowie infrastruktury i sieci w ramach współpracy azjatycko-europejskiej. ASEPS promuje synergię pomiędzy różnymi działami fizyki oraz pomiędzy fizyką a innymi obszarami badań: biologią i zdrowiem, środowiskiem, energią, jak również wspiera zaangażowanie krajów rozwijających się w rozwój badań naukowych w celu likwidowania różnic w poziomie wiedzy oraz poziomie zaawansowania rozwoju cyfrowych społeczeństw. ASEPS przyczynia się do rozwinięcia współpracy pomiędzy regionami dzięki inicjowaniu tworzenia wspólnych laboratoriów, centrów warsztatowych i szkół zapewniających edukację i trening. Forum nasze ma na celu poprawę komunikacji ze społeczeństwem, w szczególności pomiędzy naukowcami, decydentami politycznymi i przedstawicielami przemysłu. Mottem Konferencji ASEPS 2011 jest Fizyka dla zrównoważonego rozwoju ( Physics for sustainable development ). Celem natomiast będzie pokazanie potencjału naukowego w dziedzinie szeroko rozumianej fizyki w Europie i Azji pod kątem poszukiwania synergii oraz budowania wspólnych przedsięwzięć naukowo-technologicznych i edukacyjnych. Do udziału w tym międzykontynentalnym wydarzeniu zaproszeni są przedstawiciele wiodących ośrodków naukowych, kluczowych instalacji badawczych na kontynentach Azji i Europy (ESFRI), globalnych partnerów przemysłowych, organizacji pozarządowych oraz władz rządowych odpowiedzialnych za rozwój nauki i innowacji. Konferencja oprócz wykładów plenarnych dotyczących najważniejszych zagadnień S & T, infrastruktury i polityki badawczej, będzie miała charakter równoległych warsztatów, które wypracują stanowiska w tematach takich jak współpraca z krajami rozwijającymi się, fizyka a energia dla świata, rozwój fizyki i technologii w nadchodzącym dziesięcioleciu. Konferencji towarzyszyć będzie naukowa sesja posterowa o charakterze oferty współpracy. Aktualne informacje oraz rejestracja: www.aseps.net Planowana jest standardowa usługa cateringowa w postaci lunchu, z ciągłą przerwą kawową dla wszystkich uczestników oraz dwie uroczyste kolacje (pierwszego i drugiego dnia konferencji) dla Strona 3 z 8
wszystkich uczestników. Uroczysta kolacja 26.10.2011 r., czyli Welcome Reception odbędzie się w Sali Rycerskiej Ratusza, natomiast kolacja 27.10.2011 r. będzie miała miejsce w RCTB. Usługa cateringowa została już zorganizowana i zapewniona przez Zamawiającego. Zakres czynności Wykonawcy w ramach konferencji ASEPS: 1. Przedmiotem zamówienia z zakresu event marketingu będą: - kontakt z hotelami i przewoźnikami miejskimi/ indywidualnymi i dokonywanie rezerwacji w zależności od potrzeb Zamawiającego (tylko dla wykładowców), z wyłączeniem rezerwacji samolotów - współpraca z Urzędem Miejskim Wrocławia, opracowanie scenariusza uroczystej kolacji Welcome Reception dn. 26 Października 2011r., nadzór nad usługą cateringową i przebiegiem kolacji, kontrola techniczna - organizacja i uczestnictwo w lokalnych spotkaniach z podwykonawcami, kontrahentami itp. w ramach działań przygotowawczych - współpraca z Regionalnym Centrum Turystyki Biznesowej, w tym: kontrola techniczna nad przebiegiem eventów (nadzór, próby generalne, dostęp do Internetu, sprzętu multimedialnego i nagłośnienia) zagospodarowanie i aranżacja przestrzeni eventu (organizacja recepcji, punktów sponsorskich, sesji posterowych) nadzór nad infrastrukturą (oznakowanie budynków, ustalenie ciągów komunikacyjnych) - wolontariusze (rekrutacja, organizacja pracy i bieżące zarządzanie wolontariuszami) - nadzór nad procesem rejestracji uczestników, bieżąca obsługa procesu, udzielenie odpowiedzi na pytania rejestrujących się osób - stała obecność przedstawiciela ze strony Wykonawcy podczas trwania konferencji oraz dzień przed konferencją w RCTB (25-28.10.2011) oraz w Auli Leopoldina (29.10.2011) - obsługa fotograficzna wykonanie fotoreportażu z przebiegu konferencji i Welcome Reception oraz dostarczenie wybranych przez Zamawiającego zdjęć w postaci plików cyfrowych wysokiej rozdzielczości na płytach CD lub DVD - koordynacja wydawnictwa materiałów konferencyjnych i pokonferencyjnych, np. kroniki konferencyjnej i księgi abstraktów, nadzór nad zbieraniem wykładów i not biograficznych prelegentów, standaryzacja graficzna i wizualna - follow up eventu- wysyłka materiałów do uczestników (w formie drukowanej i/lub elektronicznej na nośniku w postaci płyty CD) 2. Przedmiotem zamówienia z zakresu Public Relations (w tym: kampania medialna, planowanie i zakup powierzchni w prasie oraz Media Relations) będą: - kampania medialna założenia i cele opracowane wspólnie z Zamawiającym m.in.: hasło przewodnie i constanse informacyjne, dokładny harmonogram działań w ramach kampanii, spójność wizerunkowa sporządzenie klucza prasowego: sporządzenie listy mediów branżowych (lokalnych i ogólnopolskich), z którymi Wykonawca planuje nawiązanie współpracy na rzecz Zamawiającego, w tym listy patronów medialnych oraz tytułów prasowych, w których Zamawiający wykupi reklamy - stworzenie oferty patronackiej - bezpośredni kontakt z twarzami eventu i Zamawiającym, pozyskanie patronów honorowych i partnerów - plan reklam, wywiadów, informacji, artykułów (reklamy prasowe i internetowe); o treści i formie graficznej wyszczególnionych materiałów decyduje Zamawiający - przygotowanie zestawu materiałów dla mediów (materiały bazowe opracowane na podstawie materiałów dostarczonych przez Zamawiającego, teczka prasowa, zdjęcia) Strona 4 z 8
- dokonywanie zakupu powierzchni reklamowej w prasie w imieniu Zamawiającego po uzgodnieniu z Zamawiającym - nadzór nad procesem przyznawania akredytacji dla dziennikarzy, opracowanie, rozpowszechnianie i nadzór nad przestrzeganiem przez dziennikarzy regulaminu współpracy z mediami oraz zaprojektowanie zaproszenia dla dziennikarzy - koordynacja wywiadów - opracowanie, redagowanie, wysyłanie komunikatów i materiałów prasowych - koordynacja spotów radiowych i telewizyjnych - monitoring mediów branżowych i specjalistycznych, związanych z tematyką konferencji - organizacja biura prasowego eventu, spotkań prasowych i briefingów - działania przygotowawcze dotyczące organizacji i przeprowadzenia konferencji prasowej - przetwarzanie opracowanych reklam do formatów medialnych - obsługa medialna podczas i po evencie: artykuły, newsy, wywiady, nagrania, reportaże, spotkania, briefingi, konferencje i materiały prasowe) - księga monitoringu (zebranie wszystkich informacji prasowych) - follow up kampanii medialnej 3. Inne: Przygotowanie i dostarczenie Zamawiającemu jednolitego raportu z przeprowadzonych działań w ramach konferencji ASEPS 2011 z zakresu event marketingu i obsługi PR. Raport zawierać będzie także kompleksowe dane kwotowe i liczbowe związane z działaniami opisanymi w Opisie Przedmiotu Zamówienia. W zakresie event marketingu raport zawierać powinien między innymi taki informacje jak: szczegółowy opis przeprowadzonych czynności zgodnie z harmonogramem, problemów i sytuacji kryzysowych, które pojawiły się podczas realizacji zadań; informacje dotyczące logistyki, wyposażenia technicznego, obsługi technicznej; lista uczestników, wykładowców i prelegentów. W zakresie działań obsługi PR, raport powinien składać się z takich części jak: opis kampanii medialnej, patronaty medialne, opracowania medialne (opracowania tekstowe, publikacje w prasie drukowanej i w serwisach internetowych), media relations, media plan, dodatkowe działania i podsumowanie działań. Raport powinien zostać dostarczony Zamawiającemu drogą elektroniczną (na nośniku w postaci płyty CD) oraz w wersji drukowanej w formacie A4, full color, w ilość sztuk 2. II. Opis spotkania biznesowego EAIF: Spotkanie biznesowe EAIF European Academia to Industry Forum Data eventu: 5-9 grudnia 2011 r. Miejsce eventu: Bruksela, Parlament Europejski Czas trwania: max. 5 dni Przewidywana liczba uczestników: max. 60 osób Spotkanie biznesowe w Brukseli połączone z wystawą będzie podstawą do zaprezentowania profilu badawczego WCB EIT+ wśród firm i organizacji szukających innowacyjnych rozwiązań technologicznych. Rezultaty prowadzonych prac badawczych są lokowane w obszarach gospodarczych zgodnie z prognozami rozwoju rynku europejskiego i światowego. Działalność WCB Strona 5 z 8
EIT+ znalazła uznanie w oczach krajowych przedsiębiorstw (m.in. KGHM, Skotan), władz samorządów gospodarczych, a także polskich deputowanych do Parlamentu Europejskiego. Planowana jest usługa cateringowa w postaci lunchu (trzeci dzień spotkania), cocktail towarzyszący wystawie (drugi i czwarty dzień spotkania) oraz kolacja poza terenem Parlamentu Europejskiego (trzeci dzień spotkania) dla wszystkich uczestników. Zamawiający będzie oczekiwał od Wykonawcy opracowania, we współpracy z Zamawiającym, koncepcji wystawy promującej Wrocławskie Centrum Badań EIT+, której tematyka zawierać się będzie w obszarze nowoczesnych technologii oraz jej wizualizacji, w tym aranżacja w wyznaczonej przestrzeni Parlamentu Europejskiego. Wszelkie koszty związane z produkcją i realizacją wystawy, w tym koszty materiałów, eksponatów, montażu i demontażu ponosi Zamawiający. Zamawiający oczekuję od Wykonawcy przedstawienie jednej koncepcji wystawy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszania uwag, komentarzy lub propozycji zmian w terminie jednego dnia roboczego od momentu zapoznania się z koncepcją wystawy. Od momentu zgłoszenia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca ma dwa dni robocze by wprowadzić zmiany. Ostateczna wersja koncepcji wystawy zostanie zaakceptowana przez Zamawiającego w uzgodnieniu z Wykonawcą. Obsługa tłumaczeniowa na potrzeby konferencji, współpraca z biurem tłumaczeń w zakresie: tłumaczeń pisemnych i ustnych, symultanicznych i konsekutywnych, z j. polskiego na j. angielski i z j. angielskiego na j. polski ; tłumaczeń materiałów konferencyjnych, prezentacji, not biograficznych prelegentów itp. zostanie zapewniona we własnym zakresie przez Zamawiającego. Zakres czynności Wykonawcy w ramach spotkania EAIF: 1. Przedmiotem zamówienia z zakresu event marketingu będą: - kontakt z hotelami, przewoźnikami miejskimi/indywidualnymi i dokonywanie rezerwacji pod nadzorem Zamawiającego, z wyłączeniem rezerwacji samolotów - ustalenie koncepcji wystawy oraz jej programu w porozumieniu z Zamawiającym ( w tym: ustalenie warunków technicznych, ustalenie terminów, stworzenie scenariusza wystawy wraz z jej dokładnym opisem, stworzenie listy przedmiotów wystawy zgodnie w wymogami Parlamentu Europejskiego, aranżacja przestrzeni i wizualizacja wystawy); - ustalenie programu uroczystej kolacji zorganizowanej poza terenem Parlamentu Europejskiego w porozumieniu z Zamawiającym (w tym: kontakt z restauracjami, ustalenie menu, złożenie rezerwacji, potwierdzenie zamówień rezerwacji drogą mailową) - kontakt z firma cateringową Sodexo obsługującą Parlament Europejski w celu ustalenia menu lunchu oraz koktajli podczas trwania spotkania biznesowego pod nadzorem Zamawiającego - opracowanie plakatu promującego EAIF, przedstawienie koncepcji oraz opracowanie graficzne - przygotowanie części merytorycznej umów z podwykonawcami (catering, transport, hotele itp.) oraz części merytorycznej do przetargu/ zapytania zgodnie z uwarunkowaniami ustawy Prawo zamówień publicznych w uzgodnieniu z Zamawiającym. WCB EIT + Sp. z o.o. zgodnie z art. 3 ustawy jest zobligowana do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych - stała obecność przedstawiciela ze strony Wykonawcy na terenie Parlamentu Europejskiego podczas trwania spotkania biznesowego (ilość dni zostanie uzgodniona z Zamawiającym) - pozyskanie i kontakt z patronami honorowymi i partnerami - obsługa fotograficzna wykonanie fotoreportażu z przebiegu spotkania i uroczystej kolacji oraz dostarczenie wybranych przez Zamawiającego zdjęć w postaci plików cyfrowych wysokiej rozdzielczości na płytach CD lub DVD Strona 6 z 8
- przygotowanie zdjęć do projekcji (pozyskiwanie zdjęć dotyczących Polski, Wrocławia i WCB EIT+ oraz nadzór nad ujednoliceniem prezentacji w wykorzystaniem ww zdjęć) - nadzór nad prawidłową projekcją promocyjnego filmu 3D przygotowanego specjalnie na potrzeby EAIF - follow up eventu- wysyłka materiałów do uczestników (w formie drukowanej i/lub elektronicznej na nośniku w postaci płyty CD) - stały kontakt i współpraca z dziennikarzami obecnymi w Parlamencie Europejskim nad przygotowaniem relacji prasowej z eventu, fotorelacji lub/i relacji filmowych na zlecenie Zamawiającego - udostępnianie dziennikarzom materiałów bazowych (materiały bazowe opracowane na postawie materiałów dostarczonych przez Zamawiającego) w uzgodnieniu z Zamawiającym - sporządzenie klucza prasowego: sporządzenie listy mediów branżowych (lokalnych i ogólnopolskich), z którymi Wykonawca planuje nawiązanie współpracy na rzecz Zamawiającego, w tym listy patronów medialnych oraz tytułów prasowych, w których Zamawiający wykupi reklamy - działania przygotowawcze dotyczące organizacji i przeprowadzenia spotkań z dziennikarzami 2. Inne: Przygotowanie i dostarczenie Zamawiającemu jednolitego raportu z przeprowadzonych działań w ramach spotkania biznesowego EAIF 2011 z zakresu event marketingu, patronatu medialnego, w tym przygotowania i realizacji wystawy. Raport zawierać będzie także kompleksowe dane kwotowe i liczbowe związane z działaniami opisanymi w Opisie Przedmiotu Zamówienia. W zakresie event marketingu raport zawierać powinien między innymi taki informacje jak: szczegółowy opis przeprowadzonych czynności zgodnie z harmonogramem, problemów i sytuacji kryzysowych, które pojawiły się podczas realizacji zadań; informacje dotyczące logistyki, wyposażenia technicznego, obsługi technicznej; lista uczestników i prelegentów. Oddzielna część raportu powinna zostać poświęcona tematyce wystawy, w szczególności jej koncepcji oraz realizacji, szczegółowy opis działań podjętych podczas aranżacji przestrzeni Parlamentu Europejskiego. W zakresie patronatu medialnego raport zawierać powinien szczegółowy opis pozyskania patronatu oraz jego efektów w postaci publikacji prasowych. Raporty powinny zostać dostarczone Zamawiającemu drogą elektroniczną (na nośniku w postaci płyty CD) oraz w wersji drukowanej w formacie A4, full color, w ilości 2 egzemplarzy. VI. Sposób i wymogi realizacji zamówienia: 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do organizacji spotkań grupy roboczej składającej się z przedstawicieli ze strony Wykonawcy i Zamawiającego według ustalonej częstotliwości. Spotkania robocze będą odbywać się w siedzibie Zamawiającego lub w innym miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Zamawiający nie odpowiada za koszty stawienia się na umówione spotkania robocze poniesione przez Wykonawcę. Spotkania robocze będą odbywać się max. 1 raz w tygodniu w zależności od potrzeb Zamawiającego. 2. Zamawiający nie pokrywa kosztów Wykonawcy związanych z realizacją zamówienia (podróż, nocleg, transport oraz wyżywienie) w przypadku obu eventów. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania i/lub przesunięcia w czasie spotkania biznesowego EAIF z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, informując o tym fakcie Wykonawcę w terminie do 05.11.2011 r. W związku z powyższym Wykonawca nie będzie miał żadnych roszczeń. 2. Wykonawca zobowiązuje się do rozpoczęcia realizacji usługi od momentu podpisania umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania zleceń drogą elektroniczną lub kurierem. Strona 7 z 8
4. Wykonawca zobowiązuje się do bezpłatnego dostarczania materiałów stworzonych w ramach usługi drogą elektroniczną lub kurierem. 5. Wykonawca zobowiązuje się do wystawienia faktury VAT za każdy event z osobna. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo po uzgodnieniu z Wykonawcą do zmian w szczegółowym harmonogramie prac. Zmiany muszą zostać zatwierdzone przez obie strony. Zmiany będą nanoszone uwzględniając termin podpisania umowy. Strona 8 z 8